В процессе предпринимательской и других видов деятельности в хозяйствующем субъекте совершается большое количество хозяйственных операций. Поэтому без систематизации их по определенным признакам для эффективной организации бухгалтерского дела не обойтись.
Обычно для контроля за полнотой регистрации хозяйственных операций применяют регистры в виде хронологического, систематического или комбинированного журналов. По своему содержанию и форме они различаются в условиях ручного ведения и при использовании электронно-вычислительной техники (компьютеров). О содержании и правилах составления таких регистров будет рассказано ниже. Здесь же отметим следующее.
В небольших организациях в условиях ручного ведения учета хозяйственные операции фиксируются в порядке хронологических записей. В регистре, приспособленном для таких записей, производят записи последовательно, исходя из времени совершения той или иной хозяйственной операции, вне зависимости от ее содержания, с целью контроля за своевременным и полным отражением в учете всех фактов хозяйственной деятельности. Примером хронологического регистра может служить приведенный в табл. 1 фрагмент регистрационного журнала, где в календарной последовательности дат отражаются хозяйственные операции и обосновывающие их учетные документы.
Систематические регистры предназначены для записи по определенной, заранее заданной системе группировки однородных хозяйственных операций за установленный период. Такая группировка позволяет проследить состояние и движение отдельных видов хозяйственных средств и источников их формирования. Примером систематического регистра может служит кассовая книга кассира, где в хронологической последовательности заносятся все операции по поступлению и выдаче денежных средств за определенный период (день, неделю, декаду и т. д.).
Таблица 1
Регистрационный журнал за I квартал 200х г.
Порядковый номер записи | Дата записи | Наименование документа | Дата составления документа | Краткое содержание документа | Сумма, в руб. и коп. |
….. | ….. | ….. | ….. | ….. | ….. |
21 | 22.02 | Накладная | 20.02 | Поступление материалов от фирмы «Элита» | 250 000-00 |
22 | 24.02 | Расходный ордер | 22.02 | Выданы в цех № 2 материалы | 125 000-00 |
….. | ….. | ….. | ….. | ….. | ….. |
Комбинированные регистры служат для одновременной записи хозяйственных операций в хронологическом и систематическом порядке. К таким регистрам при ручной технике бухгалтерского учета следует отнести, прежде всего, журналы-ордера, в которых запись хозяйственных операций (единичных или предварительно сгруппированных по однородным признакам) осуществляется в указанном порядке.
В условиях автоматизации бухгалтерского дела в большинстве предлагаемых пакетов программ рекомендованы книги учета хозяйственных операций. Особенностью таких книг является, как правило, совмещение записей всех хозяйственных операций из учетных бумажных или электронных документов (хронологическая запись) с проставлением данных, предусмотренных в программе автоматизации учета.
По своему построению, составу реквизитов каждой записи и способу ввода информации в память компьютера, порядку автоматизированной обработки первичных данных книги учета хозяйственных операций значительно различаются. Например, в самой распространенной в России программе автоматизации ведения бухгалтерского учета «1С: Бухгалтерия 8.0» формируются журнал операций и журнал проводок (фрагмент журнала операций приведен на рис. 1).
Перечисленные выше стадии учетного процесса органически взаимосвязаны и в совокупности представляют систематизацию, обобщение и группировку фактов хозяйственной деятельности. На этих стадиях происходят техническая обработка информации, содержащейся в первичных документах, ее систематизация в соответствии с требованиями организации бухгалтерского учета, управления и контроля. Здесь немаловажное значение имеет группировка и обобщение учетной информации в форме, пригодной как для целей внутреннего управления, так и для внешних пользователей.
Сущность этих и последующих стадий учетного процесса, отражение полученной и сгруппированной информации о фактах хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета изучается в дисциплине «Бухгалтерский (финансовый) учет». Изложенное выше показывает, что содержание бухгалтерского дела и содержание бухгалтерского (финансового) учета тесно взаимосвязаны и потому порой трудно отделить одну дисциплину от другой.
Вопрос: Общие требования к первичным учетным документам
Определение понятия первичного учетного документа. Под первичным учетным документом понимается письменно оформленное свидетельство о совершенной хозяйственной операции (факте хозяйственной деятельности), имеющее как экономическое, так и правовое (доказательное, оправдательное) значение. Независимо от того, на бумажном или небумажном носителе отображены факты хозяйственной деятельности, понятие первичного учетного документа не претерпевает изменений в части юридической доказательности и основы бухгалтерского учета. Такое однозначное определение понятия «первичные учетные документы» предопределяет набор общих требований к ним независимо от их вида и назначения.
Факт хозяйственной деятельности (хозяйственная операция), зафиксированный в первичном учетном документе, должен раскрывать суть и все особенности учетной информации. Он служит базой для оперативного управления и контроля за хозяйственными процессами, совершаемыми в хозяйствующем субъекте, и должен содержать сведения, необходимые и достаточные для рациональной организации бухгалтерского учета, осуществления контроля за хозяйственными процессами, анализа этих процессов и выполнения других функций управления хозяйствующим субъектом, а также для составления бухгалтерской, статистической, налоговой и внутрихозяйственной отчетности и, что особенно важно, служить основой юридической доказательности в определенных ситуациях.
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения факта хозяйственной деятельности, а если это не представляется возможным — непосредственно после его совершения (окончания).
И еще на одно требование обратим внимание. Первичный учетный документ может считаться свидетельством совершенного факта хозяйственной деятельности и приниматься к учету при условии, что он содержит весь перечень обязательных реквизитов. Под реквизитом принято понимать обязательные данные каждого документа (при отсутствии которых он теряет силу), предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете».
При необходимости в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты с целью получения необходимой и достоверной информации о факте хозяйственной деятельности.
Содержание первичного учетного документа. Минимальный перечень обязательных реквизитов установлен для обеспечения экономических и юридических доказательств совершенного факта хозяйственной деятельности. Такими реквизитами являются:
- наименование документа (формы); дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.
Наименование документа заключает в себе финансово-экономическое и правовое содержание факта хозяйственной деятельности, его назначение и другие аспекты. Отсутствие наименования документа или неясное его отражение означает, что данный документ не имеет юридической силы и потому не может быть принят к бухгалтерскому учету. Замена наименованием кодом (шифром) в бумажном носителе не может служить основанием для признания документа.
Дата составления документа отображает период совершения факта хозяйственной деятельности, позволяет правильно относить зафиксированный факт (хозяйственную операцию) к соответствующему отчетному периоду, осуществлять контрольные функции бухгалтерии за его достоверностью и законностью.
Немаловажное значение имеет правильность проставления даты. От первого до десятого числа месяца даты рекомендуется проставлять с добавлением цифры «ноль» (01—09). Это относится и к указанию: в каком месяце и году составлен документ. Проставление двузначных цифр даты (например, 03.06.2006) позволяет избежать неточностей и даже злоупотреблений при оформлении фактов хозяйственной деятельности.
Наименование организации (хозяйствующего субъекта) позволяет определить место совершения факта хозяйственной деятельности, субъект, которым сформирован документ или от имени которого он составлен. При отсутствии в документе наименования хозяйствующего субъекта тот теряет свою адресность, не может быть исполнен и принят к учету.
Содержание хозяйственной операции (факта хозяйственной деятельности) является сердцевиной первичного документа, ибо раскрывает объект документирования, его правильность, достоверность и правоспособность. Информация о факте должна быть достаточной для понимания сущности факта, соответствовать назначению (названию) документа, способствовать определению полномочий должностного лица, уполномоченного разрешать проведение хозяйственной операции, зафиксированной в документе.
Измерители хозяйственной операции являются важнейшим показателем, характеризующим факт хозяйственной деятельности, с одной стороны, и условие рациональной организации бухгалтерского учета — с другой. Особенно это относится к измерителю в денежном выражении. Обязанность оценки объектов бухгалтерского учета (активов, капитала, обязательств, доходов и расходов) в денежном выражении зафиксирована в Федеральном законе «О бухгалтерском учете».
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 |
