Измерение факта хозяйственной деятельности в натуральном выражении (в единицах веса, штуках и др.) расширяет информацион­ную базу о конкретном факте, а по некоторым фактам (в основном по материально-производственным запасам) является обязательным.

Отсутствие соответствующих измерителей в первичном учетном документе превращает его в документ, который не может быть ис­полнен и принят к учету.

Наименование должностных лиц и их подписи на документе — важнейшие требования к оформлению первичных учетных доку­ментов. По действующему законодательству должностное лицо, со­ставившее и подписавшее документ, несет ответственность за со­вершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Такая правовая норма должна быть зафиксирована в официальном документе (инструкции, приказе, распоряжении, постановлении в зависимости от принятой практики), подписанном или утвержден­ном руководителем хозяйствующего субъекта. Обычно в таком до­кументе устанавливаются полномочия должностных лиц по совер­шению хозяйственной операции (право разрешать совершать опе­рацию и в то же время нести ответственность за ее правомерность и достоверность). Соблюдение указанных норм должно благоприятно сказываться на организации бухгалтерского дела и бухгалтерского учета в целом.

Первичные документы, создаваемые на машинных носителях, имеют некоторые особенности. Так, подписи должностных лиц, могут быть заменены знаками (кодами, паролями), идентифицирующими подписи лиц совершивших хозяйственные операции (электронные подписи). В этих случаях официально (в документах, подписываемых или утверждаемых руководителем хозяйствующего субъекта) уста­навливаются вид и порядок обеспечения юридической доказатель­ности (правомочности) должностных лиц и порядок изготовления копий документов, созданных на ПК, на бумажном носителе по договоренности со сторонними участниками хозяйственных опера­ций и/или по требованию органов государственной власти (налого­вых инспекций, следственных органов и др.).

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» раз­решает хозяйствующим субъектам обмениваться электронными до­кументами без создания документов на бумажном носителе. Такие документы принимаются к проверке и учету в указанном виде. При необходимости могут быть созданы копии на бумажном носителе.

Вопрос: Классификация первичных учетных документов

Необходимость классификации учетных документов. Как отмечалось ранее, даже в среднем по размерам хозяйствующем субъекте в течение только одного отчетного периода (например, календарного месяца) обращается (составляется, поступает из вне, направляется в другие организации) от нескольких сотен до нескольких тысяч первичных учетных бумажных докумен­тов и бумажных копий электронных документов.

Всвязи с изобилием различных по назначению и способу со­ставления документов возникает необходимость их классификации.

Существует несколько признаков классификации первичных учетных документов, используемых для надлежащей организации бухгалтерского учета. Наиболее распространены группировки доку­ментов в зависимости от их назначения, объема обобщения в них фактов хозяйственной деятельности, способа составления и др.

Классификация документов по назначению. По назначению документы принято классифицировать  на  распорядительные,  оправдательные (исполнительные) и документы бухгалтерского оформления (бухгалтерские справки).

Распорядительными принято называть документы, предусматри­вающие поручения (распоряжения) совершить определенную хозяйст­венную операцию. Такие документы в первую очередь определяют изменения в размерах активов (денежных средств, материально-производственных запасов). Их подписывают, как правило, руководи­тель хозяйствующего субъекта и главный бухгалтер. В некоторых до­кументах наряду с распоряжением содержатся сведения о фактическом совершении предусмотренных фактов хозяйственной деятельности.

Примерами распорядительных документов являются доверен­ность (рис. 7.1), расходный кассовый ордер, платежное поручение, приказ (распоряжение) о приеме на работу и др.

В качестве образца оправдательного документа приводится вы­держка из приходного ордера (форма № М-4), в котором отражена операция по поступлению материалов во исполнение поручения, данного в доверенности экспедитору (рис.3).

В распорядительном документе (в данном случае, в доверенности) указывают наименование организации, содержание подлежащего исполнению факта хозяйственной деятельности (в нашем примере получение материалов), исполнителей хозяйственной операции, сроки исполнения и др. Так, в доверенности должны быть приве­дены не только должность и фамилия исполнителя поручения, но и его паспортные данные во избежание злоупотреблений, перечень материалов, подлежащих получению, и подписи должностных лиц, давших распоряжению выполнить хозяйственную операцию.

Исполнение поручения и удостоверение о совершении факта хозяйственной деятельности оформляют оправдательными (испол­нительными) документами. Их составляют в момент совершения хозяйственной операции или сразу после ее завершения и свиде­тельствуют о ее выполнении. Примерами оправдательных докумен­тов могут служить приходные ордера, накладные, акты и т. д. Имен­но оправдательные документы предоставляют собой регистрацию совершения факта хозяйственной деятельности, иными словами, первую стадию учетного процесса, с одной стороны, и способ кон­троля за выполнением распоряжений, предусмотренных в распоря­дительных документах, — с другой.

В приведенном в качестве образца приходном ордере по опри­ходованию на складе хозяйствующего субъекта соблюдены требова­ния к оформлению первичного учетного документа, предусмотрен­ные в действующем законодательстве и нормативно-правовых актах по бухгалтерскому учету.

Особое значение придается оправдательным и исполнительным документам при оформлении операций по выработке и оплате тру­да. В этих документах по существу оформляют денежные взаимоотношения между работодателем и наемным работником. Поэтому содержание таких документов должно быть понятным для обеих сторон. В оформлении операций по выработке и оплате труда при­нимает участие большой круг оперативных, технических и испол­нительных работников. Следовательно, первичные документы должны быть просты для заполнения, группировки и обработки й вместе с тем приспособлены для контроля. К таким документам относятся маршрутный лист, ведомость учета выработки бригады, наряд, доплатной и простойный листки, акт о браке и др.

Документы бухгалтерского оформления составляют в основном работники бухгалтерской службы, используя для этого распоряди­тельные и оправдательные (исполнительные) документы для систе­матизации, обеспечения и ускорения учетных записей на счетах бухгалтерского учета.

В большинстве документов бухгалтерского оформления отража­ются операции, подлежащие или уже отраженные на счетах бухгал­терского учета. К таким документам относятся ведомости начисле­ния и распределения сумм амортизации, расчет резервов на оплату отпусков и др.

В состав документов бухгалтерского оформления включаются также бухгалтерские справки, составляемые для подготовки прово­док (записей) по счетам бухгалтерского учета. Назовем среди них расчеты распределения транспортно-заготовительных расходов и общепроизводственных (цеховых) расходов для их соответственного включения в себестоимость израсходованных материалов и в себе­стоимость изготовленной продукции, выполненных работ и оказан­ных услуг, листки-расшифровки сумм отдельных хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета по журнально-ордерной форме счетоводства и по автоматизированной форме учета.

Выше отмечалось, что нередко первичные учетные документы совмещают функции распорядительных и оправдательных (испол­нительных) документов или оправдательных документов и докумен­тов бухгалтерского оформления. Такие документы (авансовый отчет подотчетного лица, расходный кассовый ордер, товарно-транспорт­ная накладная) принято называть комбинированными. Преимущест­во их заключается в том, что они уменьшают количество первичных учетных документов, упрощают контроль за законностью и досто­верностью информации, а также их обработку и группировку.

Например, в расходном кассовом ордере содержится распоря­жение выдать определенному лицу денежные средства из кассы, удостоверяется факт выдачи денег, т. е. факт исполнения распоря­жения, подтверждается факт расходования денег для материально ответственного лица — кассира. Допускается также отражение бух­галтером корреспонденции счетов для облегчения записей этих проводок в учетном регистре (отчете кассира и бухгалтерском реги­стре по учету кассовых операций).

Классификация документов по объему обобщения в них информации. Все документы, кроме чисто распорядительных не совмещенных с оправдательными документами, принято классифицировать исходя из объема содержащейся в них информации напервичные и вторичные (сводные).

Первичными документами являются документы, оформляемые в момент совершения факта хозяйственной деятельности и потому представляющие собой первое свидетельство его осуществления.

Вторичные (сводные) документы составляют на основе первич­ных документов, содержащих информацию об уже совершенных фактах хозяйственной деятельности, как правило, однородных по содержанию. Подобные документы иногда называют документами последующего оформления.

Примерами первичных документов могут служить требования-накладные структурных подразделений на отпуск материально-про­изводственных запасов для изготовления продукции (товара), акты на списание отдельных объектов основных средств, кассовые ордера и др.

Вторичными сводными документами являются документы бух­галтерского оформления (ведомость начисления и распределения амортизационных отчислений), отчет кассира, в котором перечисле­ны приходные и расходные кассовые ордера, исполненные за опре­деленный промежуток времени, авансовые отчеты подотчетных лиц и др. При группировке и создании сводных документов нередко про­исходит смешение понятий документов и бухгалтерских регистров. Об этом будет рассказано в следующих главах учебника.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13