В качестве образца вторичного (сводного) документа или доку­мента последующего оформления приведем авансовый отчет подот­четного лица (рис. 4). Он может составляться на бумажном и ма­шинном носителях информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает пе­речень оправдательных документов, подтверждающих произведен­ные им расходы, и прилагает командировочное удостоверение, если поручение было связано с командировкой. К оправдательным до­кументам относятся железнодорожные или авиационные билеты, квитанции, товарные чеки, чеки контрольно-кассовых машин и др. В отчете лицо проставляет фактически израсходованные денежные средства.

После проверки в бухгалтерской службе целевого расходования средств и наличия оправдательных документов, подтверждающих правильность произведенных расходов, в последующих графах отче­та бухгалтер проставляет суммы, принятые к бухгалтерскому учету. По расходам, произведенным сверх установленных норм (транс­портные расходы, гостиничные расходы и др.), подотчетное лицо должно получить решение руководителя хозяйствующего субъекта с разрешением возместить перерасход или отказом в этом.

Вчасти использования иностранной валюты есть особенности при заполнении авансового отчета. На лицевой стороне отчета при­водится сумма валюты на день выдачи ее из кассы с одновременным проставлением суммы в рублях по курсу на эту дату. При использо­вании валюты в графах 6 и 8 оборотной стороны отчета проставляет­ся сумма израсходованной валюты, а в графах 5 и 7 — сумма расхо­дов в рублях на дату признания расходов по курсу на эту дату. Поло­жительные или отрицательные курсовые разницы отражаются в учете в соответствии с действующим законодательством.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Произведенные расходы принимаются к учету после утвержде­ния авансового отчета руководителем или уполномоченным на это лицом.

Классификация документов по способу составления. Первичные учетные документы по способу со­ставления можно классифицировать на доку­менты разовые и накопительные.

Разовыми документами принято называть документы, составляемые одномоментно, в один прием для отражения одного или нескольких фактов хозяйственной деятельности.

Накопительными обычно называют документы, составляемые постепенно на протяжении определенного периода (дня, смены, декады и т. д.) с целью отражения однородных, систематически по­вторяющихся фактов хозяйственной деятельности (операций), ко­торые накапливаются в месте их совершения по мере появления.

Такие документы оформляют по истечении срока, установленного для их окончательного заполнения.

Накапливание однородных хозяйственных операций в одном документе существенно сокращает количество документов, облегча­ет контроль за достоверностью операций и обработку содержащейся в них информации, сокращает количество записей в бухгалтерском учете, если такие действия не отражаются на скорости получения информации для целей управления.

К разовым документам относятся платежные поручения, при­ходные и расходные кассовые ордера, акты на прием - передачу от­дельных видов активов и др.

Накопительными считаются документы, предназначенные для оформления производственных процессов и оплаты труда. Это ли­митно-заборные карты, маршрутные листы, наряды на выполнение определенных операций.

Некоторые документы составляются в двух и более экземплярах, если к фактам хозяйственной деятельности причастны одновременно несколько структурных подразделений. Так, лимитно-заборная кар­та служит доказательством выдачи производственных запасов (ма­териалов, полуфабрикатов) из мест их хранения (документ склада) и получения этих запасов в месте их переработки (цех-получатель, мастерская и т. д.) в течение установленного срока действия доку­мента или предусмотренного в карте лимита отпуска запасов в про­изводство.

Классификация документов по месту составления. Первичные  учетные документы по месту их составления можно классифицировать на внутренние и внешние.

Квнутреннимотносятся первичные учетные документы, составляемые в пределах хозяйствующего субъекта. По количеству они составляют подавляющее большинство. Это и кассовые документы, документы по отпуску материально-производ­ственных запасов в производство, документы (акты) по вводу в эксплуатацию объектов основных средств, по оплате труда и т. д.

Внешними являются документы, составленные в сторонних ор­ганизациях и поступившие в хозяйствующий субъект в подтвержде­ние факта предпринимательской деятельности между юридически­ми лицами. По количеству составляя меньшинство, по содержанию они оказывают существенное влияние на изменение состава акти­вов хозяйствующего субъекта. Речь идет о расчетных документах поставщиков и подрядчиков (платежные поручения, платежные требования-поручения, векселя и др.), документах по взаимоотно­шениям с кредитными организациями (выписки из расчетных ивалютных счетов с приложенными документами, подтверждающими списание со счетов или зачисление на счета денежных средств).

На внешние документы распространяется требование текущей проверки законности зафиксированных в них фактов хозяйствен­ной деятельности (проверка соответствия заказу материально-произ­водственных запасов, их соответствия по номенклатуре и количеству договорам купли-продажи, договорной цене и др.), а также правиль­ности арифметических подсчетов.

В какой-то степени это относится и к расчетным документам банков (проверка правильности оплаты счетов поставщиков и за­числения денежных средств от покупателей и заказчиков). В то же время выписки банков можно отнести к разряду сводных докумен­тов, если в них содержатся данные нескольких приложенных рас­четных документов.

Классификация документов по характеру хозяйственных операций. В последнее время первичные учетные документы стали классифицировать по признаку хозяйственных операций. В связи с этим они

подразделяются на кассовые, банковские, расчетные, материальные, производственные, по оплате  труда,  бухгалтерского  оформления (справки бухгалтера), документы, в которых совмещаются регистра­ция фактов хозяйственной деятельности и записи на счетах бухгал­терского учета.

По признаку количества зарегистрированных фактов хозяйст­венной деятельности первичные учетные документы подразделяют наоднопозиционные и многопозиционные. Кпервым относят уже из­вестные из предыдущего изложения приходные ордера и лимитно-заборные карты по одному номенклатурному номеру материалов, наряды на выполнение конкретной производственной операции и т. д. Многопозиционными считаются приходные ордера и лимитно-заборные карты, в которых фиксируют поступление материалов нескольких видов (номенклатурных номеров).

Первичные учетные документы классифицируют и по другим при­знакам (по степени типизации, по подлинности составления и т. д.). Мы привели лишь наиболее распространенные признаки класси­фикации.

Таким образом, классификацию бухгалтерских документов мож­но представить в следующем виде (табл. 2).

Таблица2

Классификация первичных учетных документов

По признаку классификации

Определение учетных документов

1

2

Назначению

Распорядительные

Оправдательные

Исполнительные

Бухгалтерского оформления

Объему обобщения информации

Первичные

Вторичные

Сводные

Способу составления

Разовые

Накопительные

Месту составления

Внутренние

Внешние

Характеру хозяйственных операций

Кассовые

Банковские

Расчетные

Материальные

Производственные

По оплате труда

Справка бухгалтера

Количеству зарегистрированных операций

Однопозиционные

Многопозиционные

Степени типизации

Унифицированные

Типовые

Специализированные

Подлинности составления

Подлинники

Дубликаты

Копии

Применение унифицированных форм документов показало, что для одних хозяйствующих субъектов количество показателей во многих формах было излишним из-за небольшого числа хозяйст­венных операций. Для других, наоборот, информации, содержа­щейся в утвержденных в централизованном порядке формах, было недостаточно. Поэтому требование о применении форм первичных учетных документов без каких-либо изменений и дополнений при­шло в противоречие с правом хозяйствующих субъектов самим определять объем информации с соблюдением количества обязатель­ных реквизитов в применяемых формах первичных документов.

Таким образом, с уменьшением влияния государства на проце­дуры и правила организации бухгалтерского учета должно также уменьшаться влияние и на организацию первичного учета, иными словами, на применение унифицированных форм первичных учет­ных документов.

Вопрос: Организация документооборота

Понятие документооборота. Важнейшим условием рациональной организации бухгалтерского дела является определение порядка и сроков прохождения отдельных ви­дов первичных учетных документов, а также функций каждого ис­полнителя по составлению, оформлению и представлению доку­ментов в установленные сроки и определенные адреса.

Движение первичных учетных документов и документов других типов, необходимых для организации бухгалтерского учета, от мо­мента составления в данном хозяйствующем субъекте или получения от других сторонних клиентов (юридических и физических лиц), а так­же проверка, группировка, обобщение вплоть до момента сдачи в ар­хив принято называть документооборотом.

Для эффективной организации бухгалтерского дела и достовер­ного ведения бухгалтерского учета очень важно, чтобы документы, поступали в бух­галтерскую службу и/или в вычислительный центр.

Документооборот призван обеспечить нормальный ритм дея­тельности хозяйствующего субъекта, получение своевременной и достоверной информации для управления и принятия решений (особенно в случаях появления отклонений от заданных параметров деятельности), удовлетворения потребностей внутренних и внешних пользователей информации, прежде всего в части финансового со­стояния хозяйствующего субъекта и финансовых результатов за от­четный период. Следовательно, порядок представления документов в установленные сроки и адреса имеет первостепенное значение.

Расписание сроков составления, представления и обработки пер­вичных документов принято называть графиком в учете. Этот доку­мент обычно включает перечень и сроки учетных работ, выполняемых причастными к ним специалистами (оперативными работниками, должностными лицами структурных подразделений и др.) хозяйст­вующего субъекта и работниками бухгалтерской службы и/или вы­числительного центра, а также образцы форм документов. Обычно в графике или отдельном распорядительном документе (приказе, распоряжении, инструкции, утвержденной руководителем хозяйст­вующего субъекта) определяют перечень исполнителей, ответствен­ных за составление и достоверность документа, а также перечень должностных лиц, имеющих право подписи документа.

Обычно графики (инструкции) составляют по отдельным участ­кам бухгалтерского учета. Это ограничивает круг исполнителей, де­лает документ более компактным. По каждому виду документов в графике указывают исполнителя (составителя): адресат, т. е. службу, куда представляют документ, сроки представления и обработки и другие показатели, необходимые для надлежащей организации бух­галтерского учета и бухгалтерского дела.

Покажем сказанное на примере первичной документации по учету материалов. Для иллюстрации используем операции по отпуску материалов в производство по требованию-накладной унифициро­ванной формы М-11

Помимо графика по отдельным участкам составляют сводный график, который обычно подписывает главный бухгалтер и утвер­ждает приказом руководитель хозяйствующего субъекта. Независимо от техники исполнения (ручной или автоматизированной) графики целесообразно строить исходя из сосредоточения учетного процесса непосредственно в бухгалтерской службе. К графику обычно состав­ляют рабочие инструкции о порядке ведения первичного учета — заполнения форм документов и дальнейшего их продвижения вплоть до сдачи в архив. При этом проводится инструктаж исполнителей графиков.

Вопросы для самоконтроля

Почему группировку и систематизацию данных первичных учетных документов принято считать второй стадией учетного процесса? Какие документы применяют для этих целей? Что понимается под бухгалтерским регистром (регистром бухгал­терского учета)? Кому предоставлено право устанавливать формы бухгалтерских регистров? Назовите бухгалтерские регистры, установленные в централизо­ванном порядке. Какие общие  методологические  принципы  определены  Мини­стерством финансов РФ для учетных регистров? Возможна ли классификация регистров бухгалтерского учета? Назовите основные признаки, используемые для классификации бухгалтерских регистров. Различается ли техника ведения бухгалтерских регистров в зави­симости от техники и технологии их ведения? Какова роль бухгалтерских регистров в организации аналитиче­скою и синтетического учета? Можно ли при организации бухгалтерского учета обойтись без учетных регистров?

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13