СЛАЙД 1 «О повышении качества и доступности государственных услуг, выполняемых Государственным архивом Ростовской области в интересах граждан и общества»
Организуя работу по предоставлению государственных услуг по информационному обеспечению граждан и организаций на основе архивных документов, исполнению социально-правовых запросов, обслуживанию пользователей в читальном зале, госархив активно работает в направлении создания необходимых условий для оказания как можно более качественных и доступных услуг, в том числе с использованием современных технологий.
СЛАЙД 2 Под руководством Комитета по управлению архивным делом Ростовской области госархивом разработаны и внедрены в работу административные регламенты, которые являются основными документами, регулирующими порядок предоставления государственных услуг. Утвержденные регламенты размещены на сайте архива.
СЛАЙД 3 В целях повышения качества обслуживания населения и сокращения сроков исполнения запросов в ГАРО действует электронная база «Запросы», где регистрируются все виды обращений, поступающие в архив.
Электронная база содержит более 34000 ответов и позволяет проводить проверку на повторность запроса, отслеживать статус и сроки исполнения запроса, а также проводить поиск выявленной информации по ранее подготовленным архивным справкам и информационным письмам.
СЛАЙД 4 Социально-правовые запросы в 2014 г. составили 40% от всего объема обращений, поступивших в госархив. Это запросы о награждении граждан орденами, медалями; о реабилитации жертв политических репрессий; об угоне мирных граждан в Германию, перемене фамилии и пр. В этом году, в связи с 70-летием празднования Победы, отмечено значительное увеличение запросов, связанных с поиском гражданами мест захоронений погибших или пропавших без вести в годы войны. В результате совместной деятельности сотрудников госархива и Военкомата Ростовской области был подготовлен ответ гражданам о местах хранения сведений последней паспортизации воинских захоронений области (списки захороненных воинов отложились в районных и городских администрациях, Военном комиссариате области, а также в районных и городских военкоматах).
В рамках сотрудничества с Военкоматом Ростовской области в целях оптимизации работы военкомата по розыску мест гибели и захоронений военнослужащих в годы Великой Отечественной войны госархивом были переданы в военкомат:
- оцифрованные справочники архива по административно-территориальному делению области за разные годы
- сведения о госпиталях, дислоцировавшихся в г. Ростове-на-Дону и Ростовской области в период ВОВ и пр.
В целях эффективности исполнения социально-правовых запросов и ускорения поиска нужной информации работники ГАРО создают тематические картотеки, базы данных и регулярно их пополняют сведениями:
- это, к примеру, картотека решений и распоряжений Ростгорисполкома за 70-е - 80 –е гг., по которым составлено более 23000 электронных карточек. В этой работе архиву активно помогали студенты исторического факультета Института истории и международных отношений ЮФУ.
Продолжается систематизация рабочих картотек для оперативного наведения запросов, связанных с реализацией Указов Президента РФ по реабилитации жертв политических репрессий.
По запросу казачьего общества «Егорлыкский юрт» проведен поиск сведений и документов о репрессированных жителях и уроженцах ст. Егорлыкской и Егорлыкского района. Обществу передана 151 справка и 288 листов копий документов.
Члены казачьего общества выразили признательность работникам ГАРО за проведенную работу по восстановлению исторической справедливости в отношении донских казаков и других жителей донского края, подвергшихся репрессиям в 20-30-е годы XX в.
СЛАЙД 5 Ежегодно, в среднем на 100 обращений, возрастает количество сложных тематических и генеалогических запросов. В связи с неослабевающим интересом граждан к генеалогическому поиску работники ГАРО дали интервью на радио «Дон-ТР» об основах генеалогического поиска по документам госархива, а т. ж. выступили с рассказом о генеалогическом поиске на круглом столе, организованном комитетом по молодежной политике Ростовской области и Агентством развития молодежных инициатив во время фестиваля клубов молодых семей.
СЛАЙД 6 Для оперативного и результативного исполнения запросов в госархиве активно оптимизируется информационно-программная система «Комплекс_Архив», одной из основных целей которой является создание единого информационного массива, позволяющего проводить сквозной многоаспектный поиск по всем информационным ресурсам архива.
В настоящее время «Комплекс_Архив» насчитывает около 250 тыс. записей. В модуль электронных описей вносятся заголовки дел, прежде всего оцифрованных, а также заголовки описей в плановом порядке.
СЛАЙД 7 В течение 2014 г. в читальном зале ГАРО работало более четырехсот пользователей, треть из которых занимались изучением своей родословной. В целях повышения качества и доступности государственной услуги по обслуживанию пользователей в читальном зале госархивом проведены следующие мероприятия:
- оборудованы компьютерами и сканирующими устройствами 4 рабочих места пользователей читального зала, готовятся к вводу в эксплуатацию еще 4 компьютера
- для предоставления пользователям оцифрованных дел создана специальная программа, позволяющая при поступлении требования от пользователя предоставить дело для просмотра на одном из свободных компьютеров читального зала
- по заказам пользователей организована оцифровка дел, находящихся в плохом физическом состоянии и ранее не выдававшихся в читальный зал
- на компьютерах, установленных в читальном зале для пользователей размещен весь, имеющийся в распоряжении госархива электронный научно-справочный аппарат.
СЛАЙД 8 Создание сайта – является необходимым условием повышения качества и доступности государственных услуг. Сайт ГАРО начал функционировать в 2011 г. В первую очередь нами были размещены: порядок исполнения запросов, анкеты-заявления, различные справочные сведения: о работе стола справок и читального зала, список фондов ГАРО и филиалов, сведения о новых поступлениях и рассекреченных документах.
СЛАЙД 9 Затем сайт стал наполняться информационным контентом. Так на сайте архива размещены подборки документов: по истории Дона в период Великой Отечественной войны (более двухсот электронных копий архивных документов), «К 200-летию Битвы народов под Лейпцигом», 155- летию со дня рождения и пр.
СЛАЙД 10 В 2014 г., в рамках празднования Года Культуры в России, на сайте создан тематический электронный проект «Культура Дона», где в течение 2014 года публиковались документы и печатные материалы о культурной жизни края.
В проекте опубликовано 8 тематических подборок, которые насчитывают почти 900 цифровых документальных файлов.
Любой документ из этих подборок пользователь может просмотреть и скачать в режиме on-line.
СЛАЙД 11 На сайте также размещаются виртуальные выставки. На сегодняшний день представлено 9 тематических выставок. Мы используем постерный тип размещения, т. е. выставка полностью подготовлена под фотопечать, что позволяет любому желающему ознакомиться с выставкой на сайте, скачать ее и экспонировать (после распечатки) в образовательном или любом другом учреждении, а также может использоваться в качестве электронного ресурса.
Помимо этого реализуется совместный проект Донской публичной библиотеки, ростовских и областных музеев и архивов.
СЛАЙД 12 На сайте Донская электронная библиотека в разделе "Коллекция Государственного архива Ростовской области" размещены цифровые копии районных газет 1943 года, некоторые публикации архива, а также документы, подготовленные сотрудниками в связи с памятными датами, историческими событиями или фактами, представляющими интерес для широкой аудитории.
Отмечу главное позитивное явление. С увеличением количества информационных ресурсов, размещенных на сайте ГАРО, постепенно растет аудитория удаленных пользователей. Только за период празднования Победы в Великой Отечественной войне сайт госархива посетили 1060 человек. В 2014 году аудитория сайта госархива составила более 20000 человек.
СЛАЙД 13 В целях оценки качества и доступности оказания госуслуг проводится ежеквартальный мониторинг, результаты которого передаются в комитет по управлению архивным делом Ростовской области. Результаты мониторинга показывают, что почти 90 процентов пользователей высоко оценивают работу сотрудников архива.
В плане работ госархива для улучшения качества и доступности предоставления госуслуг предусмотрено продолжение работ по оцифровке, каталогизации документов в целях создания расширенного научно-справочного аппарата к документам, а также продолжение совершенствования работы читального зала путем его дальнейшей компьютеризации и активизация работ по предоставлению электронных документов в on-line режиме.
Слайд 14
Зав. отделом информации,
публикации и ИПС ГАРО
