Политика улучшения показателей сотрудника в ТОО «Iteca» (стр. 3 )

Первое заседание назначается на третий рабочий день в июне (5 июня понедельник).

На заседаниях присутствуют Директор по продажам, HR-менеджер, секретарь для составления протокола, Наставник по продажам).

На ежемесячной основе в таблицу  с именами всех сотрудников департамента продаж записываются  их результаты.

После выявления сотрудника, кто значительно не достиг установленного для него плана продаж, коллегия рассматривает и обсуждает причину такого невыполнения своей основной рабочей функции.  Возможно, для этого есть веская причина (например, отсутствие - праздник / болезнь), соответственно в этом случае сотрудник не будет подвергаться Процессу улучшения показателей. 

В случае отсутствия очевидной объективной причины для того, чтобы сотрудник  ухудшал свои показатели, с ним будет проведен неофициальный разговор  как можно скорее. После неофициальной встречи сотруднику предоставляется  почти полный календарный месяц, чтобы  исправить сложившуюся ситуацию и не доводить дело до перехода к официальным встречам.

В случае,  если у данного сотрудника, ситуация по продажам не улучшается, он будет подвергнут  последующим 3м официальным встречам с возможностью обжалования решения Руководства.

Этапы Процесса управления показателями эффективности для сотрудника отдела продаж:

Неофициальной встречи сотрудника с его непосредственным руководителем, где работнику будет озвучена соответствующая проблема
Первой официальной встречи, основанной на следующих документах:

- Служебная записка на имя Директора компании о наличии или совершении дисциплинарного проступка работником

- Письменное объяснения работника своего проступка

- В случае отказа работника от дачи письменного объяснения – издается соответствующий Акт работодателя об отказе от объяснения

- Приказ работодателя о Наложении дисциплинарного взыскания в виде Замечания ИЛИ Распоряжение работодателя об устранении соответствующей проблемы и исключении работника из Процесса Управления показателями эффективности

Второй официальной встречи, основанной на следующих документах:

- Служебная записка на имя Директора компании о наличии или совершении повторного дисциплинарного проступка работником

- Письменное объяснения работника своего проступка

- В случае отказа работника от дачи письменного объяснения – издается соответствующий Акт работодателя об отказе от объяснения

- Приказ работодателя о Наложении дисциплинарного взыскания в виде Выговора ИЛИ Распоряжение работодателя об устранении соответствующей проблемы и исключении работника из Процесса Управления показателями эффективности

  Третьей официальной встречи,  основанной на следующих документах:

- Служебная записка на имя Директора компании о наличии или совершении повторного дисциплинарного проступка работником

- Письменное объяснения работника своего проступка

- В случае отказа работника от дачи письменного объяснения – издается соответствующий Акт работодателя об отказе от объяснения

- Приказ работодателя о Наложении дисциплинарного взыскания в виде Расторжения Трудового Договора с работником ИЛИ Распоряжение работодателя об устранении соответствующей проблемы и исключении работника из Процесса Управления показателями эффективности

Пятая официальная встреча возможна в случае несогласия работника (Обжалованием) с принятым решением руководства и  инициируеся Работником.

Возможные результаты процесса улучшения показателей эффективности:

Показатели сотрудника улучшаются до удовлетворительного уровня и план по улучшению показателей можно закончить Процесс по улучшению показателей продлевается, если улучшения есть, но должны быть продемонстрированы в течение более долгого времени Обе стороны соглашаются, что работник перейдет на другую должность или в другой отдел, который больше соответствует его навыкам и способностям Работник получает официальное предупреждение в отношении профессиональной пригодности\непригодности После достаточного периода времени, если работник не продемонстрировал никаких улучшений или если такие улучшения оказались незначительными, и если работника предупреждали о том, что такое возможно, увольнение по причине профессиональной непригодности и расторжение трудовых отношений с работником после уведомления может быть правильным решением (в соответствии со ст.52. п1. пп.16 ТК РК)

Неофициальная процедура  (присутствует только Работник и его линейный менеджер)

Вы можете обратиться к Вашему руководителю, если чувствуете, что не справляетесь с какой-либо сферой в Вашей работе.  Вы не будете наказаны, и Вас никто не обвинит, если Вы выразите такого рода обеспокоенность, и будут приняты все меры, чтобы оказать Вам поддержку. 

Когда неприемлемый результат определен впервые, руководитель и работник встречаются для неофициального обсуждения причин низких результатов. 

Возможные результаты неофициального обсуждения:

Если случай низких результатов связан с небрежностью, халатностью или недостатком воли, это можно рассматривать как ненадлежащее исполнение обязанностей с последующими Дисциплинарными мерами. Если обсуждение покажет, что проблемы связаны с Вашей личной жизнью, может быть предложена консультация/поддержка. Если проблема связана со здоровьем, мы можем попросить Вашего согласия на предоставление медицинского заключения, чтобы убедиться, что мы знаем как наилучшим образом поддержать Вас на Вашем рабочем месте.  Если окажется, что причиной проблемы является плохое руководство, плохие процедуры, трудные рабочие взаимоотношения или какие-либо другие причины на рабочем месте, вне Вашего контроля, тогда будут предприняты соответствующие меры для расследования и разрешения проблемы.  Если будет установлено, что низкие результаты связаны с Вашей неспособностью достигать требуемых результатов, например, из-за отсутствия ключевых навыков, тогда будет инициирована официальная процедура улучшения показателей, в которой Вы будете обязаны участвовать.  При необходимости, записи любого такого неофициального обсуждения могут быть подшиты в Ваше личное дело, но в целом они не будут приниматься во внимание с целью вынесения решения о профессиональной пригодности в будущем.

Официальная процедура (присутствует Работник, линейный менеджер работника, HR менеджер, Наставник, секретарь )

Цель официальной части процедуры - убедиться, что Вам предоставлена возможность достичь ожидаемых стандартов.  На каждой официальной встрече во время процесса может присутствовать Ваш коллега по работе (в роли сопровождающего). Также на собрании будет присутствовать секретарь для записи встречи и в качестве свидетеля.  Если Вы придете в сопровождении указанных выше лиц, необходимо сообщить об этом Вашему руководителю до встречи, и предоставьте имя сопровождающего лица.

Обычно работников не увольняют по причине низких результатов без предварительных предупреждений.  Тем не менее, в случае, если работник еще не закончил свой испытательный период, увольнение без предварительных предупреждений может быть подходящим решением в таком случае (в соответствии со ст. п.1 пп.7 ТК РК).

Используемая процедура будет зависеть от обстоятельств, но может включать рассмотрение личного дела, включая любые аттестации, сбор любых соответствующих документов, наблюдение за Вашей работой и, при необходимости, конфиденциальная беседа с Вами и/или другими лицами, относительно Вашей работы.

Шаг 1: первая официальная встреча относительно улучшения показателей

Ваш руководитель в письменной форме пригласит Вас обсудить проблемы, связанные с Вашей работой.  В письме будут указаны такие проблемы.

Вы должны предпринять все разумные меры, чтобы присутствовать на такой встрече.  Если Вы, или выбранное Вами сопровождающее лицо, не можете присутствовать в указанный день, Вы можете порекомендовать другую подходящую дату, но не позже, чем пять рабочих дней после первоначально предложенной даты. 

Цель встречи - глубже и более объективно рассмотреть текущее профессиональное несоответствие.  Ваш руководитель четко и конкретно объяснит в каком отношении Вы не выполняете требуемые стандарты.  Также Вы проверите, была ли Вам разъяснена информация о Ваших должностных обязанностях, стандартах работы, сроках сдачи, приоритетах и т. д.

Ваш менеджер соберет информацию/документацию, чтобы указать на четкие причины низких результатов. Примерами могут быть копии целей и должностная инструкция, выполнение их работником, общие суммы выручки, копии работ с указанием ошибок или слабых мест, жалобы и т. д.

Вам будет предложено изложить свою точку зрения или объяснить очевидное профессиональное несоответствие. 

Если у Вас есть какие-либо подтверждения Вашей работы или любая другая соответствующая документация, которую Вы бы хотели предоставить на рассмотрение руководителю, пожалуйста, отправьте копии Вашему руководителю заранее  до встречи. 

Если есть какие-то вещи, о которых не известно Вашему руководителю, и которые могут влиять на Ваши результаты, сообщите об этом Вашему руководителю и обсудите как можно их преодолеть, или как это может улучшить Вашу работу.  Если Вам необходимо дальнейшее обучение, обратитесь за ним, но скажите конкретно что и почему Вам нужно.

Если в ходе беседы окажется, что проблема исходит из недостатка знаний, навыков или обучения, тогда Ваш руководитель вместе с Вами продумает план по исправлению этой ситуации, предоставив необходимое обучение, тренировку или курирование. 

Ваш руководитель определит и согласует с Вами цели вместе со сроками для Вашего улучшения.  Будет согласована вторая официальная дата аттестации, тем не менее Ваш руководитель будет встречаться с Вами регулярно в течение этого периода времени, чтобы обсуждать с Вами прогресс до такой даты. 

После собрания Вы получите, в письменной форме, план действий, включающий:

Обзор проблемы        Необходимые улучшения        Согласованные сроки для достижения таких улучшений        Детали о какой-либо поддержке, включая обучение, которые будут Вам предоставлены в помощь Любую собранную информацию и документацию, например, документы и отчеты других лиц        Дату следующей встречи Подтверждение, что это является первой стадией официальной процедуры, и является эквивалентом первого письменного предупреждения в рамках дисциплинарной процедуры – официальное Замечание. Подтверждение, что Замечание  будет оставаться "действительным" в течение шести месяцев со дня его официального издания.        Подтверждение, что если Вы не улучшите требуемый стандарт, это приведет ко второй официальной встрече по улучшению показателей*

*если низкие результаты оказывают серьезное действие на общую деятельность Компании, руководитель может пропустить вторую официальную аттестацию и план действий, и перейти сразу к заключительной встрече по улучшению показателей.