Политика улучшения показателей сотрудника в ТОО «Iteca» (стр. 1 )

Политика улучшения показателей сотрудника в ТОО «Iteca»

Политика улучшения показателей сотрудника была создана с целью поддержки сотрудника компании, который по объективным причинам не достигает соответствующих стандартов должности (не справляется с объемом своей работы или с другими аспектами своей работы).

Политика улучшения показателей сотрудника содержит:

-  Процесс управления эффективностью сотрудников, который предоставляет возможность сотрудникам улучшить свои результаты

- Процесс улучшения показателей для сотрудников отдела продаж

- Форму заполнения персонального плана по улучшению показателей

- Инструкции  для линейных менеджеров

- официальные письма и документы для сотрудника, который будет подвергнут процесс улучшения показателей

- ссылки на статьи Трудового Кодекса Республики Казахстан о порядке применения дисциплинарных взысканий, о сроках наложения и действия дисциплинарных взысканий

Успех Компании зависит от достижения и сохранения высоких стандартов деятельности всеми работниками компании. Результаты работы сотрудников рассматриваются постоянно (линейными руководителями не реже 1го раза за 1 месяц), так как заключенные с сотрудниками Трудовые договора предусматривают ответственность работников выполнять свои должностные обязанности надлежащим образом. Должностные обязанности сотрудника прописаны в его персональной Должностной инструкции, утвержденной Работодателем и подписанной Работником.

В случае выявления определенной проблемы, связанной с низкими результатами работника (а именно недобросовестного исполнения работником своих должностных обязанностей), для такого работника назначается "Процесс управления эффективностью", в котором разъясняются отношения Работника и Работодателя.

Все работники обязаны ознакомиться с содержанием и процессом управления эффективностью, который содержит данная Политика.

ПРОЦЕСС УПРАВЛЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬЮ

В любой момент своей карьеры работник может испытывать трудности при выполнении своих должностных обязанностей, которые возлагаются на него. Иногда об этом нужно просто сказать сотруднику и поддержать такого работника, но иногда это может означать, что у работника нет достаточных способностей, чтобы продолжать свою работу в ТОО «Iteca».

Процесс управления показателями эффективности отдельного работника включает:

- 1 неформальную, 3 официальные встречи и Обжалование

- обсуждение существующей проблемы

- определение плана действий (сотруднику предоставляется возможность обучения, Наставничество, другая возможная помощь со стороны Работодателя в зависимости от конкретной ситуации)

- официальную оценку его прогресса или регресса в течение определенного срока

Желательным результатом такого процесса является достижение приемлемого уровня эффективности (то есть устранение проблемы или трудности, ее разрешение). Если такой уровень не достигнут, возможно, что работник будет уволен.

Этапы Процесса управления показателями эффективности:

Неофициальной встречи сотрудника с его непосредственным руководителем, где работнику будет озвучена соответствующая проблема
Первой официальной встречи, основанной на следующих документах:

- Служебная записка на имя Директора компании о наличии или совершении дисциплинарного проступка работником

- Письменное объяснения работника своего проступка

- В случае отказа работника от дачи письменного объяснения – издается соответствующий Акт работодателя об отказе от объяснения

- Приказ работодателя о Наложении дисциплинарного взыскания в виде Замечания ИЛИ Распоряжение работодателя об устранении соответствующей проблемы и исключении работника из Процесса Управления показателями эффективности

Второй официальной встречи, основанной на следующих документах:

- Служебная записка на имя Директора компании о наличии или совершении повторного дисциплинарного проступка работником

- Письменное объяснения работника своего проступка

- В случае отказа работника от дачи письменного объяснения – издается соответствующий Акт работодателя об отказе от объяснения

- Приказ работодателя о Наложении дисциплинарного взыскания в виде Выговора ИЛИ Распоряжение работодателя об устранении соответствующей проблемы и исключении работника из Процесса Управления показателями эффективности

  Третьей официальной встречи,  основанной на следующих документах:

- Служебная записка на имя Директора компании о наличии или совершении повторного дисциплинарного проступка работником

- Письменное объяснения работника своего проступка

- В случае отказа работника от дачи письменного объяснения – издается соответствующий Акт работодателя об отказе от объяснения

- Приказ работодателя о Наложении дисциплинарного взыскания в виде Расторжения Трудового Договора с работником ИЛИ Распоряжение работодателя об устранении соответствующей проблемы и исключении работника из Процесса Управления показателями эффективности

Пятая официальная встреча возможна в случае несогласия работника (Обжалованием) с принятым решением руководства и  инициируеся Работником.

Возможные результаты процесса улучшения показателей эффективности:

Показатели сотрудника улучшаются до удовлетворительного уровня и план по улучшению показателей можно закончить Процесс по улучшению показателей продлевается, если улучшения есть, но должны быть продемонстрированы в течение более долгого времени Обе стороны соглашаются, что работник перейдет на другую должность или в другой отдел, который больше соответствует его навыкам и способностям Работник получает официальное предупреждение в отношении профессиональной пригодности\непригодности После достаточного периода времени, если работник не продемонстрировал никаких улучшений или если такие улучшения оказались незначительными, и если работника предупреждали о том, что такое возможно, увольнение по причине профессиональной непригодности и расторжение трудовых отношений с работником после уведомления может быть правильным решением (в соответствии со ст.52. п1. пп.16 ТК РК)

Неофициальная процедура 

Вы можете обратиться к Вашему руководителю, если чувствуете, что не справляетесь с какой-либо сферой в Вашей работе.  Вы не будете наказаны, и Вас никто не обвинит, если Вы выразите такого рода обеспокоенность, и будут приняты все меры, чтобы оказать Вам поддержку. 

Когда неприемлемый результат определен впервые, руководитель и работник встречаются для неофициального обсуждения причин низких результатов. 

Возможные результаты неофициального обсуждения:

Если случай низких результатов связан с небрежностью, халатностью или недостатком воли, это можно рассматривать как ненадлежащее исполнение обязанностей с последующими Дисциплинарными мерами. Если обсуждение покажет, что проблемы связаны с Вашей личной жизнью, может быть предложена консультация/поддержка. Если проблема связана со здоровьем, мы можем попросить Вашего согласия на предоставление медицинского заключения, чтобы убедиться, что мы знаем как наилучшим образом поддержать Вас на Вашем рабочем месте.  Если окажется, что причиной проблемы является плохое руководство, плохие процедуры, трудные рабочие взаимоотношения или какие-либо другие причины на рабочем месте, вне Вашего контроля, тогда будут предприняты соответствующие меры для расследования и разрешения проблемы.  Если будет установлено, что низкие результаты связаны с Вашей неспособностью достигать требуемых результатов, например, из-за отсутствия ключевых навыков, тогда будет инициирована официальная процедура улучшения показателей, в которой Вы будете обязаны участвовать.  При необходимости, записи любого такого неофициального обсуждения могут быть подшиты в Ваше личное дело, но в целом они не будут приниматься во внимание с целью вынесения решения о профессиональной пригодности в будущем.

Официальная процедура

Цель официальной части процедуры - убедиться, что Вам предоставлена возможность достичь ожидаемых стандартов.  На каждой официальной встрече во время процесса может присутствовать Ваш коллега по работе (в роли сопровождающего). Также на собрании будет присутствовать секретарь для записи встречи и в качестве свидетеля.  Если Вы придете в сопровождении указанных выше лиц, необходимо сообщить об этом Вашему руководителю до встречи, и предоставьте имя сопровождающего лица.

Обычно работников не увольняют по причине низких результатов без предварительных предупреждений.  Тем не менее, в случае, если работник еще не закончил свой испытательный период, увольнение без предварительных предупреждений может быть подходящим решением в таком случае (в соответствии со ст. п.1 пп.7 ТК РК).

Используемая процедура будет зависеть от обстоятельств, но может включать рассмотрение личного дела, включая любые аттестации, сбор любых соответствующих документов, наблюдение за Вашей работой и, при необходимости, конфиденциальная беседа с Вами и/или другими лицами, относительно Вашей работы.

Шаг 1: первая официальная встреча относительно улучшения показателей

Ваш руководитель в письменной форме пригласит Вас обсудить проблемы, связанные с Вашей работой.  В письме будут указаны такие проблемы.

Вы должны предпринять все разумные меры, чтобы присутствовать на такой встрече.  Если Вы, или выбранное Вами сопровождающее лицо, не можете присутствовать в указанный день, Вы можете порекомендовать другую подходящую дату, но не позже, чем пять рабочих дней после первоначально предложенной даты. 

Цель встречи - глубже и более объективно рассмотреть текущее профессиональное несоответствие.  Ваш руководитель четко и конкретно объяснит в каком отношении Вы не выполняете требуемые стандарты.  Также Вы проверите, была ли Вам разъяснена информация о Ваших должностных обязанностях, стандартах работы, сроках сдачи, приоритетах и т. д.

Ваш менеджер соберет информацию/документацию, чтобы указать на четкие причины низких результатов. Примерами могут быть копии целей и должностная инструкция, выполнение их работником, общие суммы выручки, копии работ с указанием ошибок или слабых мест, жалобы и т. д.