Необходимость развития информатизации общества (стр. 3 )

12. Понятие экономической информации и ее особенности

Экономическая информация - это совокупность различных сведений экономического характера, которые можно фиксировать, передавать, обрабатывать, хранить и использовать в процессе планирования, учета, контроля, анализа на всех уровнях управления экономикой.

Экономическая информация отражает состояние экономического объекта в пространстве и во времени, поэтому важным для пользователя является понятие адекватности информации или уровня соответствия создаваемого информационного образа реальному объекту.

Адекватность экономической информации выражается в 3 аспектах:

Синтаксический означает исследование информации без анализа смысла и полезности в целом как однородного потока, который измеряется количественно;

Семантический предполагает исследование смысла сообщения (все, что не понимается - отбрасывается);

Прагматический заключается в оценке полезности сообщения для принятия конкретных решений.

Особенности экономической информации:

Большие объемы;

Цикличность (повторяемость) ее получения и преобразования;

Преимущественное представление в виде цифр и букв;

Относительно простые алгоритмы расчета;

Значительный удельный вес логических операций при ее обработке;

Многообразие ее источников и получателей.

13. Простые и составные единицы экономической информации

Можно выделить простые и составные информационные совокупности. Неделимой информационной совокупностью являются реквизиты-признаки и реквизиты-основания.

Реквизиты-признаки характеризуют качественные свойства отражаемых сущностей (например, наименование товара, его номенклатурный номер, единица измерения, номер склада, вид операции, корреспондирующий счет и др.).

Реквизиты-основания представляют собой количественно-суммовые величины, характеризующие данную сущность (например, количество, сумма, стоимость).

Сочетания одного реквизита-основания с соответствующими ему реквизитами-признаками образуют экономический показатель. В документе содержится один или несколько показателей.

Информация одного документа составляет информационное сообщение.

Совокупность однородных информационных сообщений составляет информационный массив (файл). Примером является файл поступления товаров на склад, состоящий из информационных сообщений, содержащихся в приходных ордерах.

Информация по какому-либо взаимосвязанному комплексу задач составляет информационный поток. Примером является информационный поток по учету заработной платы.

Совокупность всех информационных потоков по той или иной функции управления составляет информационную подсистему, например, бухгалтерский учет.

Совокупность информационных подсистем экономического объекта составляет его информационную систему.

14. Структура и содержание информационного обеспечения

Информационное обеспечение - важнейшая обеспечивающая подсистема АИС, предназначенная для снабжения пользователей своевременной и достоверной информацией, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений; представляет собой совокупность средств и методов построения информационной системы экономического объекта.

Информационное обеспечение бывает 2 видов: внемашинное (включает системы показателей, классификаторов и кодов и документации) и внутримашинное (различные файлы на машинных носителях, автоматизированные банки данных).

Информационное обеспечение делится на:

системы показателей данной предметной области (напр. показатели бухгалтерского учета, финансово-кредитной отчетности, анализа...);

системы классификации и кодирования;

документация;

потоки информации - варианты организации документооборота;

различные информационные массивы (файлы) с различной степенью организации;

Наиболее сложной организацией информационного обеспечения является автоматизированный банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между различными пользователями.

В ходе проектирования информационного обеспечения:

определяется состав показателей, необходимый для решения экономических задач, их объемно-временные характеристики;

разрабатываются различные классификаторы и коды;

выявляется возможность применения унифицированной системы документации для отражения показателей, проектируются формы новых первичных документов, приспособленных к компьютерной обработке;

определяется состав базы данных и ее организация;

проектируются формы вывода результатов обработки.

15. Системы классификации и кодирования

При обработке экономических данных и составлении различных сводок возникает необходимость в группировке по реквизитам-признакам, которая осуществляется на основе систем классификации и кодирования.

Классификация - это распределение элементов множества на подмножества на основании зависимостей внутри признаков. В единую систему классификации и кодирования входят самые разнообразные классификаторы: общегосударственные, отраслевые, локальные (составленные для АИС предприятий).

После классификации идет кодирование - процесс присвоения новых условных обозначений различным позициям по определенным правилам, установленным системой кодирования. Наибольшее распространение получили системы кодирования: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная.

Коды могут быть следующих видов: цифровые, буквенные, смешанные.

К кодам предъявляются следующие требования:

должны охватывать все номенклатуры, по которым делается группировка;

быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта;

должны быть стабильными, часто не пересматриваться;

иметь резерв на случай появления новых позиций номенклатуры;

быть экономичными, т. е. обладать минимальной значностью.

Назначение кодов состоит в обеспечении группировки информации, подсчете итогов по группировочным признакам и их печати в выходных ведомостях. Коды необходимы для удобства поиска информации, хранения и выборки, передачи ее по каналам связи.

16. Проектирование документации

Входные и выходные документы являются формами носителей информации, имеющими юридическую силу. Во входных документах содержится первичная информация, отражающая состояние экономического объекта и его системы управления, а в выходных документах - сводно-группировочные сведения, которые являются результатом обработки ранее полученной информации. По способу заполнения и те и другие документы получаются вручную либо при помощи технических средств.
В финансово-кредитных организациях используется только унифицированная документация; требования к таким документам:

стандартные формы построения, предусматривающие определенные размеры бланков и выделение заголовочной, содержательной и оформительной частей;

приспособление к компьютерной обработке;

включение всех необходимых для целей управления реквизитов и исключение их дублирования.

Первичные документы могут быть и не унифицированные в виду многообразия отраслевых форм и специфики их построения для учета труда и заработной платы, производственных запасов, сбыта и реализации продукции и пр. Если нет возможности применить унифицированные формы документов в какой-либо задаче, то проектируются новые формы первичных документов, приспособленные к автоматизированной обработке. Первичные документы формируются либо традиционными способами до ввода в компьютер, либо непосредственно на компьютере. В любом случае следует спроектировать документ по существу, т. е. включить в него те реквизиты, которые необходимы для целей управления и определяют правовую сторону хозяйственных операций.

Проектирование форм документов, выписываемых вручную или на печатающих машинках сводится к удобному расположению реквизитов на бланках. В заголовочной части помещаются постоянные справочно-группировочные признаками с их названиями и кодовыми обозначениями, в содержательной части переменные признаки и количественно-суммовые реквизиты, в оформляющей части - подписи юридических лиц, ответственных за хозяйственные операции. Реквизиты, подлежащие вводу в ПЭВМ путем набора на клавиатуре, обводятся утолщенными линиями. Ввод информации с первичных документов на клавиатуре компьютера ведется по макетам, отраженным на экране дисплея.

Чаще всего экономические данные выводятся на бумажные носители и на дисплей в форме таблиц, но имеет значение и графическое изображение в виде гистограмм. Проектирование формы сводки заключается в удобном расположении реквизитов на бланке. Обычно группировочные признаки располагаются по степени убывания уровня их подчиненности, а количественно-суммовые итоги - по степени возрастания итогов. В ходе проектирования разрабатываются "шапки" выходных таблиц, записываемые на машинные носители и используемые при печати сводок на ПЭВМ. Исходные данные набираются на клавиатуре, а для вычисления промежуточных величин и итоговых строк в соответствующие клетки помещаются формулы расчета.

17. Внутримашинное информационное обеспечение

Включает организацию файлов, массивов в памяти компьютера. Файл - совокупность однородной жестко организованной и поименованной информации, расположенной на машинном носителе. Это могут быть файлы данных и программные файлы, постоянные и текущие (переменные) файлы, промежуточные и выходные файлы. Пофайловая локальная организация информационного обеспечения используется при незначительных объемах информации, предполагает жесткую привязку файлов к отдельным несложным задачам и исключает установление связи между файлами и работу в диалоге. Интегральный подход к созданию внутримашинного информационного обеспечения предполагает использование автоматизированных банков данных и баз знаний (АБД и БЗ).
Автоматизированный банк данных (АБД) - система специальным образом организованных данных, а также технических, программных, языковых и организационно-методических средств, предназначенных для коллективного использования пользователями или решения разных экономических задач.
Базы знаний (или экспертные системы) - специальные компьютерные системы, основанные на обобщении, анализе и оценке знаний высококвалифицированных специалистов-экспертов. Основными элементами информационной технологии, используемой в базах знаний, являются:

интерфейс пользователя (предназначен для взаимодействия пользователя с экспертной системой);