Курс лекций по дисциплине «Архивоведение» (стр. 10 )

План лекции:

1. Задачи архивов организаций

2. Функции архивов организаций

3. Организация работы архивов организаций

1. Задачи архивов организаций. Задачами архива организаций являются:

● комплектование архива документами, состав которых предусмотрен

положением об архиве;

● обеспечение сохранности и ведение учета документов;

● обеспечение использования документов;

● подготовка и передача документов Национального архивного фонда

Республики Беларусь на постоянное хранение в соответствии с требованиями,

установленными руководящим органом по архивам и делопрозводству;

● осуществление методического руководства и проверок состояния организации

34

документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации

документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

2. Функции архивов организаций. Функциями архивов организаций, в

соответствии с задачами являются:

● прием на хранение документов структурных подразделений организации, а

также других организаций, являющихся источниками комплектования архива;

● проведение экспертизы ценности хранящихся в архиве документов и оказание

методической помощи по проведению экспертизы ценности документов, находящихся в

структурных подразделениях;

● участие в работе Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) или экспертной

комиссии (ЭК) организации;

● проверка соответствия формирования и оформления дел в делопроизводстве

организации и подведомственных организаций установленным требованиям;

● ведение учѐта и обеспечение сохранности документов;

● создание научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам;

● создание страхового фонда копий документов архива;

● предоставление в соответствующее учреждение государственной архивной

службы сведений о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве;

● выполнение запросов организаций и частных лиц, выдача копий документов,

архивных справок (выписок) и дел во временное пользование, обеспечение работы

исследователей;

● подготовка и передача на госхранение документов Национального архивного

фонда Республики Беларусь и др.

3. Организация работы архивов организаций. Работа архива осуществляется в

соответствии с положением об архиве, в котором определяется правовой статус, задачи,

функции, права, источники комплектования архива и состав документов, поступающих на

хранение. Положение о центральном отраслевом архиве, центральном архиве

министерства (системы, объединения) согласовывается с руководящим органом в сфере

управления архивным делом. Положение об объединенном ведомственном и

ведомственном архиве согласовывается с соответствующим учреждением

государственной архивной службы Республики Беларусь. Положение об архиве,

являющемся учреждением, согласовывается с соответствующим учреждением

государственной архивной службы и утверждается руководителем организации.

Положение об архиве, являющемся структурным подразделением или частью

структурного подразделения организации, утверждается руководителем организации, в

составе которой он функционирует.

Согласно штатному расписанию на имеющиеся в архиве должности

разрабатываются должностные инструкции, которые согласовываются с юридической

службой и утверждаются руководителем организации, руководителем структурного

подразделения, частью которого является архив, заведующим архивом (если архив

является структурным подразделением) или его директором (если архив является

учреждением). Лицо, ответственное за архив, назначается приказом директора

организации. Обязанности лица, ответственного за архив, оговариваются в

соответствующей должностной инструкции.

В архиве составляются: годовой план работы; годовой план-график приема дел от

источников комплектования архива; годовой отчет архива. Годовое планирование

проводится на основе определения главных задач работы архива на планируемый год с

учетом бюджета рабочего времени. Годовой план составляется с указанием конкретных

видов работы, ее единиц измерения, объема, бюджета рабочего времени, срока

исполнения и исполнителя. При разработке плана работы и определения бюджета времени

используются действующие нормы времени и выработки на основные виды работ,

проводимые в архивах. Планы подписываются заведующим архивом и утверждаются

35

руководителем организации, которой он непосредственно подчинен, или руководителем

структурного подразделения, в составе которого функционирует архив.

По итогам работы архивом составляется текстовый отчет о выполнении годового

плана. Один экземпляр отчета по взаимной договоренности госархива и организации

может направляться в соответствующий госархив. Архивы совместно со службой ДОУ

осуществляют контроль за состоянием архивов и организацией документов в

делопроизводстве в подведомственных организациях. Работа архива с

подведомственными организациями фиксируется в соответствующих карточках.

Проверки в подведомственных организациях проводятся не реже 1 раза в пять лет, а в

структурных подразделениях самой организации не реже одного раза в год. По итогам

каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя

организации, в которой освещается состояние и работа архива, намечаются меры по

ликвидации обнаруженных недостатков и дальнейшему улучшению работы.

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Как организуется деятельность архивов организаций?

2. Кто отвечает за организацию и деятельность архивов организаций?

3. Перечислите основные задачи и функции архивов организаций.

4. Опишите основные подходы по организации работы архивов организаций.

36

5. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПРЕДЕЛАХ АРХИВОВ И АРХИВНЫХ

ФОНДОВ

Ключевые понятия: фондирование, фондообразователь, документальный фонд,

архивный фонд учреждения, архивный фонд личного происхождения, личный фонд,

семейный фонд, фамильный фонд, объединенный архивный фонд, архивная коллекция,

принцип происхождения (провениенции), принцип недробимости архивного фонда,

хронологические границы фонда, крайние даты фонда, систематизация дел, схема

систематизации, принципы систематизации дел, единица хранения (дело)

Лекции:

1. Классификация документов в пределах архивов

2. Классификация документов в пределах архивных фондов

5.1. Классификация документов

в пределах архивов

План лекции:

1. Фондирование и виды архивных фондов

2. Основные правила фондирования

3. Специфика формирования различных видов фондов

4. Определение хронологических границ и крайних дат фондов

1. Фондирование и виды архивных фондов. Под классификацией документов в

пределах архива понимается их группировка по архивным фондам. Практическое ее

осуществление называется фондированием. Фондирование чаще всего проводится при

отборе документов учреждений на постоянное хранение. Весь комплекс документов,

образующихся в деятельности учреждения (организации, предприятия, общественного

объединения и т. д.) или отдельного лица (семьи, рода), составляет его документальный

фонд. Учреждение (или лицо), образующее в процессе своей деятельности

документальный фонд, называется фондообразователем.

Часть документального фонда, имеющая историческое, политическое, народно-

хозяйственное, научное, социальное, культурное значение, составляет архивный фонд и

подлежит государственному хранению. Архивный фонд является основной

классификационной единицей для группировки документов в пределах архива, который

представляет собой совокупность документов и образуется в процессе деятельности

юридических и физических лиц.

Разновидностями архивного фонда являются: фонд учреждения, фонд личного

происхождения, объединенный архивный фонд и архивная коллекция.

Архивный фонд учреждения – это комплекс документов, образовавшихся в

деятельности конкретного учреждения и подлежащих передаче на постоянное хранение.

Архивный фонд личного происхождения состоит из документов, созданных в

процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

Объединенный архивный фонд представляет собой комплекс документов,

образовавшихся в деятельности двух и более учреждений, имевших между собой

исторические или логически обусловленные связи (однородность целевого назначения,

деятельности на определенной территории, подчиненность, единство объекта и времени

деятельности и т. д.).

37

Архивная коллекция – это совокупность отдельных документов, представляющих

научно-историческую ценность и объединенных по одному или нескольким признакам

(тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и др.).

2. Основные правила фондирования. Работа по фондированию документов

осуществляется:

● в делопроизводстве учреждений, в процессе формирования дел на основе

номенклатур и отбора документов структурных подразделений для постоянного хранения;

● в архивах госорганов («ведомственных архивах») и иных организаций при

отборе документов на постоянное хранение;

● в государственных архивах при необходимости создания объединенных

архивных фондов и архивных коллекций, исправления ошибок фондирования, описания

документов, переработки описей.

Материалы архивного фонда организации или лица представляют собой

исторически сложившийся комплекс документов. Единство происхождения, тесные

исторические и логические связи, существующие между документами таких фондов,

обусловливают требование соблюдения их целостности. Поэтому процесс фондирования

осуществляется на основании принципа происхождения (провениенции). В то же время

должен соблюдаться принцип недробимости архивных фондов, в соответствии с которым

комплектование архивов должно осуществляться таким образом, чтобы материалы одного

фонда полностью концентрировались в одном архиве. Разделение документов одного

происхождения при этом считается серьезным нарушением. Исторические связи могут

существовать не только между документами внутри архивного фонда, но и между

несколькими архивными фондами и группами фондов, образующих комплексы. Их