б) Сведения о способах проведения и масштабах методической работы с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, в отношении которых проводятся проверки, направленной на предотвращение нарушений с их стороны.
В Главархиве Москвы регулярно проводится методическая работа по профилактике правонарушений. Она включает в себя:
1) Информирование о наличии нормативных документов, в которых отражены требования в области архивного дела, об изменениях в них путем размещения на официальном сайте Главархива Москвы в сети Интернет, по телефону, электронной почте, направлением информационных писем.
2) Разработка методических рекомендаций по выполнению нормативных требований (например, «Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу: Методические рекомендации», «Примерная номенклатура дел органов самоуправления муниципальных образований города Москвы» и т. д.).
3) Предоставление возможности получения указанных разработок путем размещения их на официальном сайте Главархива Москвы в сети Интернет, направление их по почте (в том числе электронной), размещение разработок в справочно-информационных фондах научных организаций.
4) Оказание методической помощи организациям по выполнению нормативных требований архивного дела, в том числе с выездом в организации, по телефону, консультирование по электронной почте, в «Гостевой книге» официального сайта Главархива Москвы, а также в письменном виде.
5) Проведение совещаний с организациями – источниками комплектования городских архивов.
6) Размещение информации о проведенных проверках с указанием наиболее часто встречающихся нарушений нормативных требований в области архивного дела.
Указанная профилактическая работа осуществляется в плановом порядке, а также по запросам организаций.
Для повышения эффективности результатов проверок Главархив Москвы осуществляет контроль за исполнением юридическими лицами рекомендаций, выданных по результатам проверок, и оказывает необходимую методическую помощь.
Контроль за устранением выявленных нарушений осуществляют должностные лица Управления по контролю за соблюдением архивного законодательства, архивных отделов по административным округам и отделов комплектования городских архивов Главархива Москвы (кураторы организаций).
Должностные лица Архивных отделов по административным округам и отделов комплектования городских архивов Главархива Москвы: отслеживают устранение выявленных нарушений в установленные сроки; при необходимости проводят информирование организаций о путях устранения недостатков, о приближении сроков устранении выявленных нарушений, о необходимости представления подготовленных организациями документов на рассмотрение ЦЭПК Главархива Москвы в форме писем, направляемых в их адрес по почте, напоминанием в устной форме по телефону; оказывают методическую и практическую помощь по устранению нарушений и подготовке документов к архивному хранению, подготовке нормативно-методических документов организации по архивному делу.
Должностные лица Управления по контролю за соблюдением архивного законодательства также принимают меры по контролю за устранением выявленных недостатков: рассматривают информацию организации об объективных причинах, повлекших за собой невыполнение мероприятий по устранению выявленных нарушений в срок; направляют запросы в организации о принятых мерах по устранению выявленных нарушений; при необходимости также оказывают методическую помощь.
Юридические лица, в отношении которых была проведена проверка, после ознакомления с результатами проверки приводят деятельность организации в области архивного дела в соответствии с нормативными требованиями, о чем в письменном виде информируют Главархив Москвы.
По состоянию на 31 декабря 2012 года большинство организаций, проверенных в 2012 году, письменно проинформировали Главархив Москвы о проделанной работе по устранению выявленных нарушений или о планах мероприятий по устранению выявленных нарушений.
Организациями в основном были выполнены те рекомендации Главархива Москвы, сроки, выполнения которых в настоящий момент истекли. В частности, были выполнены такие рекомендации, как подготовка положений об архиве и экспертных комиссиях организации, заведения соответствующих учетных журналов, назначении сотрудников, ответственных за ведение архива, проведение розыска документов, приведение в порядок помещений архива.
Часть рекомендаций не выполнена к настоящему моменту, т. к. выполнение отдельных рекомендаций Главархива Москвы рассчитано на более длительный срок. По рекомендациям Главархива Москвы в организациях начата работа по упорядочению документов, рассматриваются вопросы о выделении новых помещений под архив, выделении средств на ремонт помещений и др. Выполнение указанных рекомендаций находятся под контролем работников Главархива Москвы.
в) Сведения об оспаривании в суде юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями оснований и результатов проведения в отношении их мероприятий по контролю (количество удовлетворенных судом исков, типовые основания для удовлетворения обращений истцов, меры реагирования, принятые в отношении должностных лиц органов государственного контроля (надзора), муниципального контроля).
Основания и результаты проведения в отношении мероприятий по контролю, проведенных Главархивом Москвы, не оспаривались ни официальными письмами, ни в судебном порядке.
6. Анализ и оценка эффективности государственного контроля (надзора), муниципального контроля
Работа по контролю осуществлялась в соответствии с планом проверок на 2012 год, согласованным с Прокуратурой города Москвы и утвержденным начальником Главархива Москвы. План проверок был выполнен на 100%. Всего было проведено 15 проверок (с учетом проверок в органах исполнительной власти и местного самоуправления), из них 3 проверки в организациях, не являющихся органами исполнительной власти и местного самоуправления. В 2011 году было проведено 9 плановых выездных проверок в отношении организаций, не являющихся органами исполнительной власти и местного самоуправления.
Уменьшения количества проверок в отношении юридических лиц, не являющихся органами исполнительной власти и местного самоуправления, и увеличение проверок в отношении последних обусловлено тем, что архивные документы органов исполнительной власти и местного самоуправления являются наиболее значимыми для формирования Архивного фонда Москвы и наиболее востребованными для обеспечения социально-правовых потребностей граждан и организаций.
В связи с основной управленческой целью Главархива Москвы – формирование и хранение Архивного фонда Москвы, приоритетными субъектами для контроля являются организации, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Москвы и являющиеся источниками комплектования городских архивов Москвы. На начало 2011 года – 760 организаций, на начало 2012 года – 753 организации. Таким образом, доля юридических лиц, в отношении которых были проведены проверки в 2012 году, составляет 2 %.
Всего в соответствии с действующим законодательством Главархив Москвы имеет право проводить контрольные мероприятия в области архивного дела в 24 800 организациях города Москвы.
В отношении одного юридического лица в год проводилось не более 1 проверки.
Главархивом Москвы внеплановые проверки не проводились, заявления в Прокуратуру города Москвы о проведении внеплановых проверок не направлялись.
Все проверки в 2012 году Главархивом Москвы были проведены без нарушений требований законодательства о порядке их проведения, результаты проверок не признавались недействительными.
В ходе контрольных мероприятий протоколы об административных правонарушениях не составлялись, дела об административных правонарушениях не возбуждались.
Однако были выявлены нарушения, которые были отмечены в актах проверки с рекомендациями по их устранению. В 67 % организаций были выявлены нарушения (показатели относятся к организациям, не являющимся органами исполнительной власти или местного самоуправления). Как уже ранее отмечалось, большинство рекомендаций по устранению выявленных нарушений были выполнены. Сроки устранения остальных еще не истекли.
В процессе проверок не были выявлены юридические лица, в деятельности которых обнаружены нарушения обязательных требований, представляющих непосредственную угрозу или явившихся причиной причинения вреда жизни и здоровью граждан, вреда животным, растениям, окружающей среде, объектам культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов Российской Федерации, имуществу физических и юридических лиц, безопасности государства, а также возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера.
Результатом контрольных мероприятий Главархива Москвы является пресечение нарушений нормативных требований в области архивного дела, которые могут привести к порче и утрате архивных документов, что недопустимо.
По оценке Главархива Москвы исполнение обязательных требований в области архивного дела юридическими лицами является недостаточным. В ряде организаций не оказывают должного внимания обеспечению деятельности архивов и сохранности документов. В большинстве организаций под архив выделяются неприспособленные помещения, в штатах не всегда имеются должности архивистов, которые подлежат сокращению в первую очередь.
За последнее время можно проследить тенденцию по уменьшению количества штатных работников архивов, но увеличению количества назначенных ответственных за архив лиц, которые совмещают эту работу с другими обязанностями, хотя это и не противоречит правилам работы архивов организаций. Это осложняет выполнение обязательных требований по архивному делу, в том числе по упорядочению документов, их учету и использованию.
В то же время контрольные мероприятия позволили повысить качество формирования Архивного фонда Москвы, улучшить состояние архивного дела в организациях города Москвы, привлечь внимание организаций к обеспечению сохранности архивных документов, а также предотвратить возможную порчу или утрату архивных документов.
Учитывая положительные результаты контрольных мероприятий Главархива Москвы представляется целесообразным расширить эту сферу деятельности. В соответствии с этим Главархив Москвы запланировал на 2013 год увеличение количества проверок – до 18 проверок в отношении юридических лиц (с учетом проверок в органах исполнительной власти и местного самоуправления в городе Москве).
7. Выводы и предложения по результатам государственного контроля (надзора), муниципального контроля
Осуществление регионального государственного контроля в области архивного дела в 2012 году позволило сделать следующие выводы:
- Состояние нормативно-правового регулирования контроля за соблюдением архивного законодательства является удовлетворительным. Имеются достаточно подробные и доступные для юридических лиц нормативные документы, устанавливающие обязательные требования к осуществлению деятельности в области архивного дела, соблюдение которых подлежит проверке.
- В 2012 году Главархивом Москвы план проведения плановых проверок юридических лиц выполнен на 100 %. Юридические лица не препятствовали проведению проверок, оказывали необходимое содействие. Отчасти это связано с тем, что планы проверок согласовываются и их выполнение контролируется Прокуратурой города Москвы.
- Большинство рекомендаций Главархива Москвы, данных в актах проверок, были выполнены. Сроки устранения остальных рекомендаций еще не истекли (по упорядочению больших массивов документов и др.).
- Активная профилактическая работа Главархива Москвы по предотвращению нарушений в области архивного дела, привела к тому, что в 2012 году количество выявленных нарушений снизилось.
- Контрольные мероприятия позволили выявить ряд нарушений в работе архивов организаций и предотвратить возможную порчу или утрату архивных документов. После проверок в ряде организаций были выделены помещения, отвечающие нормативным требования для размещения архива, или проведены ремонты имеющихся помещений, что способствует обеспечению сохранности документов.
По оценке Главархива Москвы работа архивов организаций ещё не в полной мере соответствует нормативным требованиям. В частности, не во всех организациях имеются актуальные номенклатуры дел, имеются недостатки в формировании дел в делопроизводстве организаций, несвоевременно проводится экспертиза ценности документов и их упорядочение, передача документов из структурных подразделений в архив организации не оформляется в установленном порядке, во многих организациях из-за недостатка площадей документы постоянно хранятся в структурных подразделениях и др. В большинстве проверенных организаций отсутствуют штатные работники архивов, а имеющиеся – обладают недостаточной квалификаций.
Контроль, осуществляемый Главархивом Москвы, в значительной мере способствует развитию архивного дела в Москве, повышению качества формирования Архивного фонда Москвы и улучшению работы архивов организаций.
Для повышения эффективности контроля в области архивного дела представляется целесообразным расширить профилактическую работу по предотвращению нарушений (в том числе непосредственное взаимодействие работников Главархива Москвы с архивами организаций города), усилить контроль за выполнением рекомендаций, данных в ходе проверок.
Представляется необходимым увеличить объем контрольных мероприятий, осуществляемых в рамках регионального государственного контроля в области архивного дела в городе Москве, учитывая его результативность для обеспечения сохранности документов организаций, обеспечивающих социальные гарантии граждан и имеющие правовое значение для организаций.
Начальник Главного архивного управления города Москвы
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 |
