ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ
главного советника
отдела делопроизводства департамента делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций Правительства Ульяновской области
1. Общие положения
1.1. Название и цель учреждения должности
Должность государственной гражданской службы Ульяновской области главного советника (далее – главный советник) учреждается в отделе делопроизводства департамента делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций Правительства Ульяновской области (далее – отдел) с целью обеспечения контроля за исполнением поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, документов поступающих в адрес Губернатора-Председателя Правительства Ульяновской области.
1.2. Место должности в Реестре должностей государственной гражданской службы Ульяновской области
Должность главного советника относится к категории «специалисты», к главной группе должностей государственной гражданской службы.
1.3. Порядок назначения и освобождения от должности
Главный советник назначается на должность и освобождается от должности распоряжением Правительства Ульяновской области в порядке, установленном законодательством.
1.4. Непосредственная подчинённость
Главный советник непосредственно подчиняется заместителю директора департамента делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций Правительства Ульяновской области – начальнику отдела делопроизводства (далее – начальник отдела).
1.5. Порядок замещения и делегирования полномочий
В период отсутствия главного советника отдела его полномочия исполняются консультантом отдела делопроизводства.
Главный советник осуществляет замещение должности консультанта во время его отсутствия в порядке, установленном законодательством.
1.7. Возможность совмещения должностей и функций
В соответствии с п.2 ст.14 Федерального закона от 01.01.2001 «О государственной гражданской службе Российской Федерации» главный советник отдела в праве с предварительным уведомлением начальника отдела выполнять иную оплачиваемую работу, если это не повлечёт за собой конфликта интересов.
2. Квалификационные требования и требования к личностным качествам
2.1. Квалификационные требования, предъявляемые к образованию, к стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности
На должность главного советника назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Государственное и муниципальное управление», «Юриспруденция» либо иное высшее профессиональное образование при наличии стажа не менее четырёх лет стажа государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или по специальности не менее пяти лет.
2.2. Квалификационные требования, предъявляемые к уровню и характеру знаний и навыков
2.2.1. Знания законодательных и иных нормативных правовых актов, регламентирующих профессиональную деятельность
главный советник должен на высоком уровне знать:
- Конституцию Российской Федерации;
- законодательство Российской Федерации в сфере государственного управления, государственной гражданской службы, информатизации, применения автоматизированных информационных систем, нормативные акты, касающиеся документации и ведения делопроизводства;
- Устав Ульяновской области, нормативные правовые акты Ульяновской области, регламентирующие полномочия, организацию и деятельность органов государственной власти Ульяновской области;
- организационно-правовые документы Правительства Ульяновской области.
2.2.2. Уровень профессиональных знаний в соответствующей сфере, позволяющей эффективно выполнять функциональные обязанности, владение современными профессиональными технологиями
главный советник должен на высоком уровне знать:
- Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ) (в части, не противоречащей законодательству);
- Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти ;
- Инструкцию по делопроизводству, утвержденную постановлением Правительства Ульяновской области от 01.01.2001 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области»;
- Основные правила работы архивов организаций;
- Перечень типовых управленческих архивных документов; образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения;
- правила предоставления услуг телеграфной, телефонной и почтовой связи;
- нормативные акты по нормированию труда;
- стандарты и другие документы по стандартизации, в которых содержатся положения, применяемые в области работы с документами.
2.2.3. Профессиональные навыки
Главный советник должен:
- обладать навыками планирования работы и контроля качества выполненной работы;
- уметь свободно обобщать и анализировать информацию, готовить предложения по устранению и разрешению возникающих проблем;
- обладать высоким уровнем работы с документами, знать современные методы работы с документами, уметь дать исчерпывающую консультацию;
- свободно ориентироваться в постановке учёта и отчётности в подразделении, знать как можно быстро получить необходимую информацию;
- знать распределение обязанностей между руководством;
- уметь осуществлять служебное взаимодействие в пределах своей компетенции с органами государственной власти субъектов Российской Федерации, Ульяновской области, структурными подразделениями Правительства Ульяновской области;
- свободно владеть основными программными продуктами (текстовыми редакторами и электронными таблицами), уметь пользоваться правовыми базами данных (Консультант Плюс, Гарант, Кодекс), эффективно использовать Интернет;
- уметь работать в системе электронного документооборота «CompanyMedia»;
- иметь навыки по использованию копировальной техники, средств факсимильной связи.
2.3. Требования, предъявляемые к личностным качествам
Главный советник должен обладать следующими личностными качествами:
- обладать высокими организаторскими навыками, уметь организовать коллектив на выполнение поставленных задач;
- уметь планировать работу и осуществлять контроль качества;
- уметь налаживать деловые связи, способствующие эффективному решению задач;
- уметь принимать взвешенные решения и оценивать возможные последствия этих решений;
- объективно оценивать работу сотрудников и её результаты, уметь использовать возможности стимулирования работы подчиненных;
- проявлять заинтересованность в служебном росте и повышении квалификации подчинённых.
3. Должностные обязанности
Главный советник:
3.1. Осуществляет контроль за своевременным и качественным исполнением поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, документов поступающих в адрес Губернатора-Председателя Правительства Ульяновской области., ведёт оперативный учёт прохождения наиболее срочных и важных поручений.
3.2. Проводит проверки по выполнению поручений Президента и Правительства Российской Федерации в структурных подразделениях Правительства Ульяновской области, в исполнительных органах государственной власти Ульяновской области
3.3. Проводит анализ материалов проведённых проверок по исполнению поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
3.4. Систематически информирует начальника отдела о состоянии исполнительской дисциплины по поручениям Президента и Правительства Российской Федерации с указанием причин переноса и невыполнения.
3.5. Еженедельно готовит информацию о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации и предоставляет её заместителю руководителя аппарата Губернатора и Правительства Ульяновской области – директору департамента делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций.
3.6. Вносит предложения руководству департамента по совершенствованию контроля за своевременным и качественным исполнением поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
3.7. Составляет аналитический отчёт об исполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации и предоставляет ее начальнику отдела (месяц, квартал, полугодие, год ).
3.8. Участвует в планировании работы отдела.
3.9. Осуществляет систематизацию, подготовку к передаче на хранение документов в архив.
3.10. Организует и принимает участие в совещаниях с руководителями служб делопроизводства исполнительных органов государственной власти и администраций муниципальных образований Ульяновской области, старшими специалистами приёмных руководителей аппарата Правительства Ульяновской области и исполнительных органов государственной власти Ульяновской области.
3.11. Принимает на себя дополнительный объём обязательств и оказывает содействие сотрудникам отдела в случае, если этого требуют приоритетные задачи и установленные предельные сроки.
3.12. Соблюдает установленные правила внутреннего служебного распорядка.
3.13. Соблюдает установленный Порядок рассмотрения актов прокурорского реагирования в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области.
3.14. Подготавливает и (или) участвует в подготовке ответов на акты прокурорского реагирования органов прокуратуры и заключения органов юстиции о результатах юридической экспертизы нормативных правовых актов Губернатора и (или) Правительства Ульяновской области.
3.15. Рассматривает обращения граждан и организаций по вопросам деятельности отдела.
4. Права
Главный советник имеет право:
4.1. Докладывать начальнику отдела обо всех выявленных недостатках в работе в пределах своей компетенции.
4.2. Вносить на рассмотрение начальника отдела предложения по вопросам совершенствования работы отдела.
4.3. Принимать участие в подготовке и проведении совещаний, семинаров и других организационных мероприятий по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.
4.4. Пользоваться электронными правовыми базами данных, справочно-информационным фондом и другими источниками информации.
4.5. Запрашивать в подразделениях Правительства области информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.
4.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением действующих норм и правил.
5. Ответственность
Главный советник нёсет ответственность:
5.1. За выполнение функций и задач, возложенных на структурное подразделение.
5.2. За нарушение своих должностных обязанностей, повлекшее за собой причинение вреда исполнительному органу государственной власти и (или) нарушение законодательства Российской Федерации.
5.3. За представление гражданским служащим представителю нанимателя подложных документов или заведомо ложных сведений.
5.4. За разглашение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую федеральными законами тайну, и служебной информации, ставших известными ему в связи с исполнением должностных обязанностей.
5.5. За утрату или порчу по его вине служебных документов.
Главный советник несёт административную, уголовную и иную ответственность в соответствии с законодательством.
6. Перечень вопросов для самостоятельного решения
6.1. Перечень вопросов, по которым главный советник вправе самостоятельно
принимать управленческие и иные решения
Главный советник вправе самостоятельно принимать решения по следующим вопросам:
- осуществление контроля за своевременным и качественным исполнением поручений структурными подразделениями и должностными лицами Правительства Ульяновской области, ведению оперативного учёта прохождения наиболее срочных и важных документов;
- об отказе в приёме документов по исполнению контроля, оформленных не в надлежащем порядке и не раскрывающих полноту ответа исполнения;
- незамедлительное возвращение корреспондентам ошибочно доставленную корреспонденцию.
6.2. Перечень вопросов, по которым главный советник обязан самостоятельно
принимать управленческие и иные решения
Главный советник обязан самостоятельно принимать решения по следующим вопросам:
- организация учёта и хранения переданных ему на исполнение документов;
- оказание консультативной помощи сотрудникам структурных подразделений Правительства Ульяновской области по вопросам организации исполнения контроля.
7. Перечень вопросов, по которым главный советник вправе или обязан участвовать
при подготовке проектов правовых актов и (или) проектов управленческих решений
7.1. Главный советник вправе участвовать в подготовке проектов всех нормативных правовых актов, разрабатываемых отделом делопроизводства.
7.2. Главный советник обязан вносить предложения при подготовке проектов нормативных правовых актов по вопросам подготовки проектов актов Губернатора – Председателя Правительства области.
8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений
Сроки подготовки, рассмотрения, порядок оформления, согласования проектов документов, принятия проектов управленческих и иных решений, исполнения документов и поручений устанавливаются в соответствии с законодательством Российской Федерации, Регламентом Правительства Ульяновской области, инструкцией по делопроизводству и другими нормативными правовыми актами Ульяновской области либо резолюцией руководителя.
9. Порядок служебного взаимодействия главного советника в связи с исполнением им должностных обязанностей
Главный советник взаимодействует:
9.1. С начальником отдела – в порядке подчинённости.
9.2. Со структурными подразделениями Правительства Ульяновской области – по вопросам работы по исполнению документов, взятых на контроль.
9.3. С Министерством информационных технологий Правительства Ульяновской области: по вопросам эксплуатации компьютерной техники, разработки и применения компьютерных программ обработки документов.
10. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности главного советника
Показателями результативности работы главного советника отдела являются:
- своевременное и качественное исполнение поручений Президента и Правительства Российской Федерации, взятых на контроль;
- соблюдение сроков исполнения поручений Президента и Правительства Российской Федерации, взятых на контроль;
- наличие аналитической информации о выполнении поручений Президента и Правительства Российской Федерации.
