Академия управления
при Президенте Республики Беларусь
Система открытого образования
Делопроизводство
Курс лекций
Минск
2005
УДК 651.4/.9 (076.6)
ББК 65.050.9(2)2
Г13
Серия основана в 2001 году
Рекомендовано к изданию Комиссией по приемке и аттестации электронных версий учебных и учебно-методических материалов Академии управления при Президенте Республики Беларусь.
Печатается по решению редакционно-издательского совета Академии управления при Президенте Республики Беларусь.
Гаева, И. И. Г13 Делопроизводство: курс лекций / , – Мн.: Акад. упр. при Президенте Респ. Беларусь, 2005. – 222 с. ISBN -4 Курс лекций посвящен изучению технологии организации делопроизводства. Он содержит как теоретические сведения, касающиеся делопроизводства и документоведения, так и большое количество практических примеров. Модульность построения материала позволяет освоить материал, начиная с любого раздела. УДК 651.4/.9(076.6) ББК 65.050.9(2)2
ISBN 481-4 | ã | , , 2005 |
| ã | Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2005 |
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 4
ТЕМА 1. ПРЕДМЕТ, СОДЕРЖАНИЕ И ЗАДАЧИ КУРСА 4
Контрольные вопросы к теме №1 4
ТЕМА 2. ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТЕ. СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 4
Понятие о документе 4
Функции документов 4
Способы документирования 4
Материальные носители информации 4
Свойства документа 4
Классификация документов по различным признакам 4
Контрольные вопросы к теме №2 4
ТЕМА 3. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА. ТРЕБОВАНИЯ
К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 4
Унификация и стандартизация 4
Оформление реквизитов 4
Требования к бланкам документов 4
Требования к изготовлению документов 4
Контрольные вопросы к теме №3 4
ТЕМА 4. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ.
ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ 4
Организационно-распорядительная документация 4
Информационно-справочные документы 4
Документирование деятельности коллегиальных органов 4
Система плановой документации 4
Система отчетной документации 4
Кадровая документация 4
Основные виды документов по личному составу 4
Система бухгалтерской документации 4
Контрольные вопросы к теме №4 4
ТЕМА 5. ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 4
Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на
республиканском уровне 4
Государственные стандарты на документацию 4
Общегосударственные классификаторы технико-экономической и социальной информации 4
Ведомственные нормативные акты 4
Контрольные вопросы к теме №5 4
ТЕМА 6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 4
Понятие «документооборот» и его развитие 4
Основные правила организации
документооборотав организации (учреждении) 4
Схема движения и технология обработки документов 4
Учет объема документооборота 4
Регистрация документов 4
Контроль исполнения документов 4
Контрольные вопросы к теме №6 4
ТЕМА 7. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, МЕТОДИКА ЕЕ СОСТАВЛЕНИЯ И ПРИМЕНЕНИЯ В
ПРАКТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 4
Номенклатура дел 4
Виды номенклатур дел 4
Требования к составлению номенклатуры 4
Заголовки и их составление в номенклатуре дел 4
Порядок составления и утверждения
номенклатуры дел 4
Требования к заполнению формы номенклатуры дел 4
Установление сроков хранения дел 4
Контрольные вопросы к теме №7 4
ТЕМА 8. ФОРМИРОВАНИЕ И ТЕКУЩЕЕ
ХРАНЕНИЕ ДЕЛ 4
Формирование и оформление дел 4
Организация оперативного хранения дел 4
Контрольные вопросы к теме №8 4
ТЕМА 9. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ И
ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ ДЛЯ ДАЛЬНЕЙШЕГО ХРАНЕНИЯ 4
Экспертиза ценности документов 4
Проведение экспертизы ценности 4
Оформление дел 4
Оформление обложки дела 4
Составление описей 4
Порядок передачи документов на хранение в архив 4
Контрольные вопросы к теме №9 4
ТЕМА 10. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА 4
Организация работы с документами, которые отнесены к государственным секретам 4
Организация работы с документами,
содержащими конфиденциальную информацию 4
Права доступа к конфиденциальным документам организации 4
Прием регистрация конфиденциальных документов 4
Печатание, размножение и рассылка документов 4
Группировка исполненных документов в дела 4
Использование документов, дел и изданий,
снятие с дел грифа ограничения доступа 4
Контрольные вопросы к теме №10 4
ТЕМА 11. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 4
Электронный и бумажный документооборот 4
Электронно–цифровая подпись 4
ИОК (PKI) – инфраструктура открытых ключей 4
Организация систем электронного документооборота 4
Основные понятия о системах электронного документооборота 4
Основные свойства СЭД 4
Общая классификация СЭД 4
Примеры реализации систем электронного документооборота 4
Контрольные вопросы к теме №11 4
ГЛОССАРИЙ 4
ЛИТЕРАТУРА 4
Из курса лекций для слушателей, студентов Академии управления при Президенте Республики Беларусь.
Одной из важнейших задач современного управления является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в организации. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка: анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений. Интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными и некачественными решениями столь существенны, что значение их организации становится первостепенным. При этом уровень знаний и умения руководителя в области организации документационного управления становится определяющим для всей организации и достигаемых ею результатов.
В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительная деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т. п. Во время проведения ревизий проверяют именно документы, т. к. они служат основным доказательством фактов. Роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить. Документы в сфере права и управления. Государственные органы на основе документов и с их помощью вырабатывают внутреннюю и внешнюю политику, управляют государством. Документы являются руководящими актами для нижестоящих органов, с их помощью контролируется соблюдение законности, а воля государственных органов доводится до сведения исполнителей. Именно документы (зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу) служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками в суде.
В управленческой сфере документ является: 1) носителем информации; 2)средством фиксации и передачи управленческих решений.
Особое место отводится документам на машинных носителях, безбумажной технологии обмена информации и т. п. Как носитель информации документ обеспечивает взаимодействие частей (структурных подразделений), организации, предприятия, фирмы. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения, источником для анализа, материалом для справочно-поисковой работы.
Роль и место документов в экономике. Документы играют важную роль в организации хозяйственной жизни государства. Без документов, отражающих деятельность предприятий и учреждений, невозможно составить ни перспективный, ни текущий план, невозможно провести анализ хозяйственной деятельности. Внутри предприятий документирование хозяйственных процессов распространяется на все этапы его деятельности: снабжение, выпуск продукции, сбыт, оплату труда и др. С помощью документов осуществляется фиксация этих этапов, удостоверяется их правовая обоснованность.
Роль документов в социальных процессах. Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается. Важно, чтобы кадровая документация велась в соответствии с требованиями КЗоТ и Инструкции по ведению трудовых книжек. Документы в управлении производственными процессами (научно-техническая документация). Техническая документация предназначена для решения научно-исследовательских проблем, возведения новых зданий и сооружений, изготовления предметов промышленного производства и т. п. Она сохраняет свое практическое значение и после окончания строительства или снятия изделия с серийного производства и выполнения других работ, поэтому хранится в технических архивах. Для эксплуатации различного оборудования также необходимо наличие технической документации.
Таким образом, по мнению специалистов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко-видеозаписи. Документ изготовляется на специальном материале (бумаге, фотопленке и т. п.).
Предлагаемое учебное пособие призвано помочь управленческим работникам получить необходимые знания и навыки. Изучив его, вы сможете:
· получить представление о современных подходах к организации делопроизводства;
· познакомиться с различного рода документами и с тем где, когда и как тот или иной документ надо использовать;
· научиться оформлять документы в соответствии с существующими правилами;
· получить общее понятие о современном состоянии и передовых достижениях в области электронных систем управления документооборотом.
Авторы выражают благодарность преподавателю кафедры управления информационными ресурсами Академии управления при Президенте Республики Беларусь за оказанную помощь и консультации при создании этого курса лекций.
ТЕМА 1. ПРЕДМЕТ, СОДЕРЖАНИЕ И ЗАДАЧИ КУРСА
Основные понятия:
делопроизводство; документоведение; документы; ГСДОУ; ОКУД.
В процессе работы любой системы управления неизбежно возникает проблема передачи управляющих воздействий, контроля реакции на них и выдачи корректирующих воздействий. Приходится решать ее и при управлении коллективами людей. Человечество в процессе развития выработало способы их решения, в частности с помощью объектов, содержащих информацию – документов. Закономерности их жизненного цикла и правила работы с ними изучает дисциплина, называемая делопроизводство, составной частью которой является документоведение.
Документоведение сравнительно молодая научная дисциплина, которая выросла сначала в рамках архивоведения и лишь в 1942 г. профессор разработал самостоятельный курс «История и организация делопроизводства в СССР», а год спустя, ввел в оборот термин «документоведение». К концу 1950-х – началу 1960-х годов объемы информации увеличиваются в связи с научно-технической революцией, что приводит к росту количества документов. Возникает острая необходимость в научных исследованиях в этой области, а также в подготовке высококвалифицированных кадров, что послужило дальнейшим толчком к развитию документоведения как научной и учебной дисциплины.
Делопроизводство определяется как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т. е. весь процесс с момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.
Документоведение – научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии:
· закономерности образования документов;
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 |
