Делопроизводство (стр. 1 )

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Академия управления
при Президенте Республики Беларусь

Система открытого образования

Делопроизводство

Курс лекций

Минск

2005

УДК 651.4/.9 (076.6)

 
ББК 65.050.9(2)2

Г13

Серия основана в 2001 году

Рекомендовано к изданию Комиссией по приемке и аттестации электронных версий учебных и учебно-методических материалов Академии управления при Президенте Республики Беларусь.

Печатается по решению редакционно-издательского совета Академии управления при Президенте Республики Беларусь.

Гаева, И. И.

Г13 Делопроизводство: курс лекций / ,  – Мн.: Акад. упр. при Президенте Респ. Беларусь, 2005. – 222 с.

ISBN -4

Курс лекций посвящен изучению технологии организации делопроизводства. Он содержит как теоретические сведения, касающиеся делопроизводства и документоведения, так и большое количество практических примеров. Модульность построения материала позволяет освоить материал, начиная с любого раздела.

УДК 651.4/.9(076.6)

ББК 65.050.9(2)2

 


ISBN 481-4

ã

, , 2005

ã

Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2005

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 4

ТЕМА 1. ПРЕДМЕТ, СОДЕРЖАНИЕ И ЗАДАЧИ КУРСА 4

Контрольные вопросы к теме №1 4

ТЕМА 2. ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТЕ. СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 4

Понятие о документе 4

Функции документов 4

Способы документирования 4

Материальные носители информации 4

Свойства документа 4

Классификация документов по различным признакам 4

Контрольные вопросы к теме №2 4

ТЕМА 3. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА. ТРЕБОВАНИЯ
К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
4

Унификация и стандартизация 4

Оформление реквизитов 4

Требования к бланкам документов 4

Требования к изготовлению документов 4

Контрольные вопросы к теме №3 4

ТЕМА 4. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ.
ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
4

Организационно-распорядительная документация 4

Информационно-справочные документы 4

Документирование деятельности коллегиальных органов 4

Система плановой документации 4

Система отчетной документации 4

Кадровая документация 4

Основные виды документов по личному составу 4

Система бухгалтерской документации 4

Контрольные вопросы к теме №4 4

ТЕМА 5. ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 4

Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на
республиканском уровне
4

Государственные стандарты на документацию 4

Общегосударственные классификаторы технико-экономической и социальной информации 4

Ведомственные нормативные акты 4

Контрольные вопросы к теме №5 4

ТЕМА 6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 4

Понятие «документооборот» и его развитие 4

Основные правила организации
документооборотав организации (учреждении)
4

Схема движения и технология обработки документов 4

Учет объема документооборота 4

Регистрация документов 4

Контроль исполнения документов 4

Контрольные вопросы к теме №6 4

ТЕМА 7. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, МЕТОДИКА ЕЕ СОСТАВЛЕНИЯ И ПРИМЕНЕНИЯ В
ПРАКТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
4

Номенклатура дел 4

Виды номенклатур дел 4

Требования к составлению номенклатуры 4

Заголовки и их составление в номенклатуре дел 4

Порядок составления и утверждения
номенклатуры дел
4

Требования к заполнению формы номенклатуры дел 4

Установление сроков хранения дел 4

Контрольные вопросы к теме №7 4

ТЕМА 8. ФОРМИРОВАНИЕ И ТЕКУЩЕЕ
ХРАНЕНИЕ ДЕЛ
4

Формирование и оформление дел 4

Организация оперативного хранения дел 4

Контрольные вопросы к теме №8 4

ТЕМА 9. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ И
ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ ДЛЯ ДАЛЬНЕЙШЕГО ХРАНЕНИЯ
4

Экспертиза ценности документов 4

Проведение экспертизы ценности 4

Оформление дел 4

Оформление обложки дела 4

Составление описей 4

Порядок передачи документов на хранение в архив 4

Контрольные вопросы к теме №9 4

ТЕМА 10. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА 4

Организация работы с документами, которые отнесены к государственным секретам 4

Организация работы с документами,
содержащими конфиденциальную информацию
4

Права доступа к конфиденциальным документам организации 4

Прием регистрация конфиденциальных документов 4

Печатание, размножение и рассылка документов 4

Группировка исполненных документов в дела 4

Использование документов, дел и изданий,
снятие с дел грифа ограничения доступа
4

Контрольные вопросы к теме №10 4

ТЕМА 11. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 4

Электронный и бумажный документооборот 4

Электронно–цифровая подпись 4

ИОК (PKI) – инфраструктура открытых ключей 4

Организация систем электронного документооборота 4

Основные понятия о системах электронного документооборота 4

Основные свойства СЭД 4

Общая классификация СЭД 4

Примеры реализации систем электронного документооборота 4

Контрольные вопросы к теме №11 4

ГЛОССАРИЙ 4

ЛИТЕРАТУРА 4


Из курса лекций для слушателей, студентов Академии управления при Президенте Республики Беларусь.

Одной из важнейших задач современного управления является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в организации. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка: анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений. Интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными и некачественными решениями столь существенны, что значение их организации становится первостепенным. При этом уровень знаний и умения руководителя в области организации документационного управления становится определяющим для всей организации и достигаемых ею результатов.

В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительная деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т. п. Во время проведения ревизий проверяют именно документы, т. к. они служат основным доказательством фактов. Роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить. Документы в сфере права и управления. Государственные органы на основе документов и с их помощью вырабатывают внутреннюю и внешнюю политику, управляют государством. Документы являются руководящими актами для нижестоящих органов, с их помощью контролируется соблюдение законности, а воля государственных органов доводится до сведения исполнителей. Именно документы (зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу) служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками в суде.

В управленческой сфере документ является: 1) носителем информации; 2)средством фиксации и передачи управленческих решений.

Особое место отводится документам на машинных носителях, безбумажной технологии обмена информации и т. п. Как носитель информации документ обеспечивает взаимодействие частей (структурных подразделений), организации, предприятия, фирмы. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения, источником для анализа, материалом для справочно-поисковой работы.

Роль и место документов в экономике. Документы играют важную роль в организации хозяйственной жизни государства. Без документов, отражающих деятельность предприятий и учреждений, невозможно составить ни перспективный, ни текущий план, невозможно провести анализ хозяйственной деятельности. Внутри предприятий документирование хозяйственных процессов распространяется на все этапы его деятельности: снабжение, выпуск продукции, сбыт, оплату труда и др. С помощью документов осуществляется фиксация этих этапов, удостоверяется их правовая обоснованность.

Роль документов в социальных процессах. Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается. Важно, чтобы кадровая документация велась в соответствии с требованиями КЗоТ и Инструкции по ведению трудовых книжек. Документы в управлении производственными процессами (научно-техническая документация). Техническая документация предназначена для решения научно-исследовательских проблем, возведения новых зданий и сооружений, изготовления предметов промышленного производства и т. п. Она сохраняет свое практическое значение и после окончания строительства или снятия изделия с серийного производства и выполнения других работ, поэтому хранится в технических архивах. Для эксплуатации различного оборудования также необходимо наличие технической документации.

Таким образом, по мнению специалистов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко-видеозаписи. Документ изготовляется на специальном материале (бумаге, фотопленке и т. п.).

Предлагаемое учебное пособие призвано помочь управленческим работникам получить необходимые знания и навыки. Изучив его, вы сможете:

· получить представление о современных подходах к организации делопроизводства;

· познакомиться с различного рода документами и с тем где, когда и как тот или иной документ надо использовать;

· научиться оформлять документы в соответствии с существующими правилами;

· получить общее понятие о современном состоянии и передовых достижениях в области электронных систем управления документооборотом.

Авторы выражают благодарность преподавателю кафедры управления информационными ресурсами Академии управления при Президенте Республики Беларусь за оказанную помощь и консультации при создании этого курса лекций.

ТЕМА 1. ПРЕДМЕТ, СОДЕРЖАНИЕ И ЗАДАЧИ КУРСА

Основные понятия:

делопроизводство; документоведение; документы; ГСДОУ; ОКУД.

В процессе работы любой системы управления неизбежно возникает проблема передачи управляющих воздействий, контроля реакции на них и выдачи корректирующих воздействий. Приходится решать ее и при управлении коллективами людей. Человечество в процессе развития выработало способы их решения, в частности с помощью объектов, содержащих информацию – документов. Закономерности их жизненного цикла и правила работы с ними изучает дисциплина, называемая делопроизводство, составной частью которой является документоведение.

Документоведение сравнительно молодая научная дисциплина, которая выросла сначала в рамках архивоведения и лишь в 1942 г. профессор разработал самостоятельный курс «История и организация делопроизводства в СССР», а год спустя, ввел в оборот термин «документоведение». К концу 1950-х – началу 1960-х годов объемы информации увеличиваются в связи с научно-технической революцией, что приводит к росту количества документов. Возникает острая необходимость в научных исследованиях в этой области, а также в подготовке высококвалифицированных кадров, что послужило дальнейшим толчком к развитию документоведения как научной и учебной дисциплины.

Делопроизводство определяется как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т. е. весь процесс с момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Документоведение – научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии:

· закономерности образования документов;

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15



Подпишитесь на рассылку:

Делопроизводство

Проекты по теме:

Основные порталы, построенные редакторами

Домашний очаг

ДомДачаСадоводствоДетиАктивность ребенкаИгрыКрасотаЖенщины(Беременность)СемьяХобби
Здоровье: • АнатомияБолезниВредные привычкиДиагностикаНародная медицинаПервая помощьПитаниеФармацевтика
История: СССРИстория РоссииРоссийская Империя
Окружающий мир: Животный мирДомашние животныеНасекомыеРастенияПриродаКатаклизмыКосмосКлиматСтихийные бедствия

Справочная информация

ДокументыЗаконыИзвещенияУтверждения документовДоговораЗапросы предложенийТехнические заданияПланы развитияДокументоведениеАналитикаМероприятияКонкурсыИтогиАдминистрации городовПриказыКонтрактыВыполнение работПротоколы рассмотрения заявокАукционыПроектыПротоколыБюджетные организации
МуниципалитетыРайоныОбразованияПрограммы
Отчеты: • по упоминаниямДокументная базаЦенные бумаги
Положения: • Финансовые документы
Постановления: • Рубрикатор по темамФинансыгорода Российской Федерациирегионыпо точным датам
Регламенты
Термины: • Научная терминологияФинансоваяЭкономическая
Время: • Даты2015 год2016 год
Документы в финансовой сферев инвестиционнойФинансовые документы - программы

Техника

АвиацияАвтоВычислительная техникаОборудование(Электрооборудование)РадиоТехнологии(Аудио-видео)(Компьютеры)

Общество

БезопасностьГражданские права и свободыИскусство(Музыка)Культура(Этика)Мировые именаПолитика(Геополитика)(Идеологические конфликты)ВластьЗаговоры и переворотыГражданская позицияМиграцияРелигии и верования(Конфессии)ХристианствоМифологияРазвлеченияМасс МедиаСпорт (Боевые искусства)ТранспортТуризм
Войны и конфликты: АрмияВоенная техникаЗвания и награды

Образование и наука

Наука: Контрольные работыНаучно-технический прогрессПедагогикаРабочие программыФакультетыМетодические рекомендацииШколаПрофессиональное образованиеМотивация учащихся
Предметы: БиологияГеографияГеологияИсторияЛитератураЛитературные жанрыЛитературные героиМатематикаМедицинаМузыкаПравоЖилищное правоЗемельное правоУголовное правоКодексыПсихология (Логика) • Русский языкСоциологияФизикаФилологияФилософияХимияЮриспруденция

Мир

Регионы: АзияАмерикаАфрикаЕвропаПрибалтикаЕвропейская политикаОкеанияГорода мира
Россия: • МоскваКавказ
Регионы РоссииПрограммы регионовЭкономика

Бизнес и финансы

Бизнес: • БанкиБогатство и благосостояниеКоррупция(Преступность)МаркетингМенеджментИнвестицииЦенные бумаги: • УправлениеОткрытые акционерные обществаПроектыДокументыЦенные бумаги - контрольЦенные бумаги - оценкиОблигацииДолгиВалютаНедвижимость(Аренда)ПрофессииРаботаТорговляУслугиФинансыСтрахованиеБюджетФинансовые услугиКредитыКомпанииГосударственные предприятияЭкономикаМакроэкономикаМикроэкономикаНалогиАудит
Промышленность: • МеталлургияНефтьСельское хозяйствоЭнергетика
СтроительствоАрхитектураИнтерьерПолы и перекрытияПроцесс строительстваСтроительные материалыТеплоизоляцияЭкстерьерОрганизация и управление производством

Каталог авторов (частные аккаунты)

Авто

АвтосервисАвтозапчастиТовары для автоАвтотехцентрыАвтоаксессуарыавтозапчасти для иномарокКузовной ремонтАвторемонт и техобслуживаниеРемонт ходовой части автомобиляАвтохимиямаслатехцентрыРемонт бензиновых двигателейремонт автоэлектрикиремонт АКППШиномонтаж

Бизнес

Автоматизация бизнес-процессовИнтернет-магазиныСтроительствоТелефонная связьОптовые компании

Досуг

ДосугРазвлеченияТворчествоОбщественное питаниеРестораныБарыКафеКофейниНочные клубыЛитература

Технологии

Автоматизация производственных процессовИнтернетИнтернет-провайдерыСвязьИнформационные технологииIT-компанииWEB-студииПродвижение web-сайтовПродажа программного обеспеченияКоммутационное оборудованиеIP-телефония

Инфраструктура

ГородВластьАдминистрации районовСудыКоммунальные услугиПодростковые клубыОбщественные организацииГородские информационные сайты

Наука

ПедагогикаОбразованиеШколыОбучениеУчителя

Товары

Торговые компанииТоргово-сервисные компанииМобильные телефоныАксессуары к мобильным телефонамНавигационное оборудование

Услуги

Бытовые услугиТелекоммуникационные компанииДоставка готовых блюдОрганизация и проведение праздниковРемонт мобильных устройствАтелье швейныеХимчистки одеждыСервисные центрыФотоуслугиПраздничные агентства

Блокирование содержания является нарушением Правил пользования сайтом. Администрация сайта оставляет за собой право отклонять в доступе к содержанию в случае выявления блокировок.