Документоведение и делопроизводство. Рекомендовано в качестве учебного пособия редакционно-издательским советом Томского политехнического университета (стр. 1 )

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«ТОМСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

,

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

И

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Рекомендовано в качестве учебного пособия

Редакционно-издательским советом

Томского политехнического университета

Издательство

Томского политехнического университета

2009

УДК 002.2

ББК Я9

К32

,

К32 Документоведение и делопроизводство : учебное пособие. – Томск: Изд-во Томского политехнического университета, 2009. – 140 с.

В учебном пособии изложены основные правила организации и ведения делопроизводства, рассмотрены вопросы его законодательного и нормативного регулирования, составления и оформления документов, а также организации работы с документами.

Учебное пособие составлено с учетом программ по другим курсам, предусматривающих подготовку специалистов по широкому кругу вопросов управления, и предназначено для студентов направления 040100 «Социальная работа», специальностей 040101 «Социальная работа» и 080505 «Управление персоналом» всех форм обучения.

УДК 002.2

ББК Я9

Рецензенты

Доктор философских наук, профессор,

заведующая кафедрой социальной работы

Сибирского государственного медицинского университета

Кандидат юридических наук,

директор Западно-Сибирского филиала

Российской академии правосудия

© , 2008

© Томский политехнический университет, 2009

© Оформление. Издательство Томского политехнического

университета, 2009

ВВЕДЕНИЕ




Цель изучения дисциплины «Документоведение и делопроизводство» – углубленное изучение документа и систем документации в их историческом развитии, теоретических и практических проблем создания документированной информации учреждений любой организационно-правовой формы.

Основные задачи данной учебной дисциплины :

·  показать взаимосвязь информации и документа;

·  проследить эволюцию документа как носителя информации;

·  проанализировать процесс развития систем документации;

·  ознакомить с современными требованиями к документам;

·  привить навыки проектирования унифицированных форм документов, систем документации и информационно-документационной системы учреждения в целом.

История создания документов тесно связана с эволюцией рисунка и письменности. Наскальные рисунки были первыми сообщениями, передававшими информацию от одного человека к другому. В разное время материальными носителями документа были клинописные таблички и папирус, берестяные грамоты и пергамент. Документ проделал долгий путь в истории, пока основным материалом его создания не стала бумага.

В конце XIX в. в дело создания документа пришла механизация, но, несмотря на широкое распространение различных пишущих машинок, процесс создания документа оставался достаточно трудоемким. Настоящая революция в делопроизводстве произошла с появлением персональных компьютеров.

В русском языке термин «документ» (от лат documentum доказательство, свидетельство) появился благодаря Петру I, который ввел соответствующую регламентацию работы с документами, получившую затем название «делопроизводство».




Делопроизводство отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ – материальный объект, являющийся носителем определенной информации и предназначенный для ее передачи во времени и пространстве.

Документоведение это комплексная наука о документе и документно-коммуникационной деятельности, изучающая в историческом, современном и прогностическом планах процессы создания, распространения и использования документных источников информации в обществе. Документоведение исследует документ как систему, его свойства, параметры, структуру, функции, методы и способы документирования, классификацию и типологизацию документов.

Объектом документоведения как науки является комплексное изучение документа как системного объекта, специально созданного для хранения и распространения (передачи) информации в пространстве и времени.

Предметом документоведения является создание научного знания о документе в единстве его информационной и материальной составляющих, о закономерностях создания и функционирования документов в обществе.

Основной объект делопроизводства – документ, который содержит в себе другие объекты: тексты, рисунки, таблицы и т. д.

Задача делопроизводства – оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации). Кроме того, это и организация документооборота в учреждении.

Предмет делопроизводства – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации); надлежащая организация документооборота в учреждении согласно требованиям ГОСТа.




Понятие «делопроизводство» включает множество правил подготовки и использования разного рода документов. Делопроизводитель должен уметь вести деловую переписку, заполнять бланки, оформлять служебные документы, заявления, извещения и пр. Для всех перечисленных типов документов существуют свои специальные правила, которые необходимо соблюдать. В случае малейшей оплошности, допущенной в оформлении документа, его приходится переделывать целиком.

Значение документационного обеспечения как одной из важнейших и неотъемлемых сфер управленческой деятельности состоит в его универсальности, которая определяется использованием рациональных форм и методов создания и обработки документов, организацией работы по их исполнению, сохранности и использования документной информации в будущем. Внедрение рыночных форм в экономическую и социальную сферу увеличило не только объем документов, но и их разновидности. В этих условиях эффективность документирования управленческой деятельности возможна только при высоком содержательном уровне документов и совершении обязательных делопроизводственных операций, которые придадут документам юридическую силу.

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации – это комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.




Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций, что является весьма важным для развития предпринимательской деятельности, повышения ее эффективности и качества.

Нормативная база делопроизводства представляет собой совокупность законов и нормативных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации.

Данное учебное пособие составлено с учетом программ по другим курсам, предусматривающих подготовку специалистов по широкому кругу вопросов управления. Рекомендации по документированию в данном пособии носят универсальный характер и могут быть применены на любом предприятии вне зависимости от его профиля, вида собственности и штатной численности.

1. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ

Документы возникли вместе с письменностью вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем стали средством общения, передачи информации.

В Древнерусском государстве и в период феодальной раздробленности государственных учреждений не существовало. Их функции выполняли отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без штата чиновников, либо с очень ограниченным штатом. В период правления Владимира Святославовича (978 – 1015 гг.) документируются правовые отношения, создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания. С развитием законодательных основ государства наряду с объемными многостраничными правовыми актами создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (грамоты, записи и т. д.).




В Древнерусском государстве выработалась процедура отмены юридической силы документов (материалы уничтожались в присутствии свидетелей). Особо важные документы уничтожались специально выбранной комиссией, часто публично. Достаточно распространенная практика подделки и подчистки текстов потребовала внесения в судные грамоты указаний об аннулировании подложных документов. Появляются также элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования.

Несмотря на постоянное расширение практики документирования управленческих действий, говорить о делопроизводстве в период Древнерусского государства и феодальной раздробленности как о системе определенных норм и правил было преждевременно.

Система государственного делопроизводства начинает складываться с середины XV века в период формирования русского централизованного государства, когда отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица, по приказу князя превратились в постоянные присутственные места – избы или приказы. Во главе отдельного приказа стоял приказной судья, назначаемый из думных чинов, в ведении которого состояли дьяки. В ведении дьяков находились подьячие. В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления четко не разграничивались. Распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям. Дьяки и подьячие занимались организацией и ведением делопроизводства. На местах в ведении приказов состояли воеводы, управлявшие территориями и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою «канцелярию» – приказную избу и помощников – «меньших» воевод и дьяков. В приказной избе хранились государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказы и приказные избы представляли собой одновременно и присутствие, и канцелярию, и архив.




В делопроизводстве приказов использовалась специфическая форма документа – столбец, иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная сторона использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. Бумаги, не сформированные в столбцы, тетради или книги, сгруппировывались в связки.

Все существовавшие в период приказного делопроизводства документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Приказы представляли царю отписки или доклады; воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы; приказы между собой сносились памятями; обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов не выделилось из текста, т. е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана. Челобитная заканчивалась заверительной надписью с указанием имен послухов (свидетелей), места и даты составления челобитной.




Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие этапы :

·  поступление документа на рассмотрение;

·  подготовка дела к «докладу»;

·  рассмотрение и решение дела;

·  оформление документа, содержащего решение.

Рассмотрение дела в приказе начиналось по инициативе царя или по жалобе, извету, челобитной или отписке. По указу царя либо сразу готовилось решение, либо начиналось исполнение, т. е. рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов. Руководители приказов (судьи) не ставили своих подписей на документах. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа. Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами.

В приказной период создается система делопроизводства, складываются кадры делопроизводственных служащих. Однако в этот период отсутствовал систематический порядок в делопроизводстве.

В результате петровских реформ в области управления сложилась новая система учреждений (Сенат, Синод, Кабинет и коллегии – в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы – на местах).

Всего за 1718 – 1720 гг. вместо упраздненных приказов было создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат. Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I в 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа – коллегий. Регламент подробно разрабатывает все вопросы деятельности канцелярии, вопросы регистрации документов и ответственности за принимаемые решения. В Генеральном регламенте подробно проработаны вопросы документирования и движения дел (документооборота). Введены подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Генеральный регламент устанавливал процедуру рассмотрения и решения вопроса: вступление дела, подготовку дела к слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и принятие решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль над исполнением решения, архивное хранение дел. Разрабатываются «генеральные формуляры» образцы, по которым следовало составлять документы. В коллежском делопроизводстве становится самостоятельным элементом формуляра дата документа, наименование документа. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей.




Губернская реформа 1775 г. Екатерины II внесла единообразие в устройство губерний, разграничив места на административные, судебные и финансовые. Реформа затронула и центральные учреждения, уничтожив большинство коллегий и оставив всего лишь три (Иностранных дел, Военную и Морскую). Губернские учреждения были подчинены непосредственно Сенату. Сенат и коллегии давали губернатору указы, а он, в свою очередь, представлял верховной власти рапорты и доношения. Присутственным учреждениям губернии (Губернскому правлению, палатам гражданского и уголовного суда, Приказу общественного призрения и др.) губернатор давал предложения, получая от них представления. Между собой присутственные места обменивались сообщениями, Губернское правление получало указы от Сената и раздавало указы подчиненным местам и лицам.

В XVIII в. развитие делопроизводства характеризовалось усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, бюрократического начала.

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления (высшие и центральные учреждения) и вместе с реформами Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений.

В основу всей организации министерств был положен принцип единоначалия: директора, возглавлявшие департаменты, подчинялись непосредственно министру, начальники отделений – директорам департаментов, столоначальники – начальникам отделений.




В систему делопроизводства вводилось единообразие от создания документов и до их архивного хранения. Все поступающие в министерство дела делились на три категории: текущие дела (дела, поступавшие на общих основаниях в соответствии с установленным порядком), чрезвычайные дела (для решения которых требовалось принятие новых постановлений или дела по обнаруженным злоупотреблениям) и срочные дела.

Документы, создававшиеся в процессе «производства дела», можно разделить на две группы :

1)  документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.);

2)  документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе «исполнительные бумаги».

От вышестоящих учреждений министерства получали: от императора – указы, повеления; от Государственного совета – высочайше утвержденные мнения; от Сената – сенатские указы; от Комитета министров выписки из журналов заседаний. Министры в вышестоящие инстанции направляли высочайшие доклады (императору), мнения, предложения, представления. С равными учреждениями министерства обменивались посредством отношений, сообщений, официальных писем. Подведомственным местам и лицам направляли предписания министров, от них получали рапорты, донесения, представления.

Самостоятельную стадию «производства дела» составляла «отправка дел», включавшая регистрацию отправляемых документов в журналах и непосредственно отправку (запечатывание в пакет, надписание адреса и др.). Для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным местам и лицам, существовали отдельные журналы. Особенность последних состояла в том, что они предусматривали запись сведений (об исполнении отправленной бумаги), которые обязано было сообщать каждое присутственное место особыми рапортами. Эти сведения использовались для контроля исполнения документов, поскольку дело не считалось завершенным, пока не был получен рапорт об исполнении или о невозможности исполнения решения.




Ревизия дел (проверка ведения дел) предусматривала проверку порядка хранения документов и дел, правильности составления заголовков дел, сроков рассмотрения дел, причин задержки в рассмотрении дел.

Последняя стадия «производства дел» – отчеты: отчеты в суммах, отчеты в делах и отчеты в «видах и предположениях». Отчеты в суммах являлись финансовыми отчетами, отчеты в делах – отчетами о деятельности, последние отчеты представляли собой планы работы на следующий год. Отчеты готовились отделениями, каждым по своему направлению, затем обобщались в департаментах. На основе отчетов департаментов директор канцелярии составлял сводные отчеты по министерству.

В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения (автора) в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка. Появилась и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»). Реквизит «Адресат», появившийся еще в коллежском делопроизводстве, принял устойчивый вид – это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ, и его личную подпись.




На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи можно было достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе, и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники (сборники образцов документов), которые появились уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII в. начинают издаваться регулярно. Цель издания сборников образцов документов – дать полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием «обряда делопроизводства» и приложением форм документов. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. начинают использоваться пишущие машинки. Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки – телеграммы, изобретение телефона привело к появлению телефонограмм.

Происшедший в 1917 г. социально-политический переворот (сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции) привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который зарождался на принципиально новых основах, хотя и усвоил многие старые традиции. Постепенно документы, создаваемые в сфере планирования, становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме. В 1970 г. был разработан проект основных положений Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т. е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. В новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной в 1988 г., были учтены элементы новых информационных технологий.




Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы, общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций.

2. ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением ГСДОУ, унифицированных систем документации (УСД) и Государственных классификаторов технико-экономической информации

Государственные классификаторы представляют собой систематизированные перечни наименований и кодов объектов классификации и классификационных группировок, разработанных и утвержденных в установленном порядке, обязательных для применения при обеспечении автоматизации процессов обработки информации.

Унифицированные системы документации – это комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УСД предназначены для использования как в условиях применения средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования средств вычислительной техники.




Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. В дальнейшем органы государственного управления, предприятия (объединения), учреждения и общественные организации именуются «организациями».

Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения распространяются на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии. Документационное обеспечение деятельности организаций, действующих в соответствии со специальными положениями, а также порядок работы с секретными документами и документами для служебного пользования устанавливаются специальными инструкциями.

Единые требования ко всем системам документации внедряются путем издания государственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику республики (отрасли), а также отраслевых унифицированных систем документации, типовой номенклатуры дел, типовых перечней документов с указанием сроков их хранения. На их основе подведомственные организации разрабатывают нормативные акты, организующие документационное обеспечение управления.




Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы), а также на искусственных языках с использованием магнитных лент, дисков, кристаллов и др.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.

Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности :

·  с отраслевыми, функциональными, территориальными, региональными подразделениями, совещательными органами и при необходимости общественными организациями;

·  работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главные, старшие специалисты и т. д.);

·  с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);

·  с юридической службой
;

·  службой документационного обеспечения;




·  с заместителем председателя коллегиального органа или с заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности :

·  с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

·  с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

·  с общественными организациями (в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов);

·  с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т. д.);

·  с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции – в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами (устав или положение об организации, должностная инструкция, приказ о распределении обязанностей и др.).

Две или более подписи проставляются в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Документы денежного, материального или кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер); совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.




Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем.

Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.

Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.

Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

Документы-приложения могут быть трех видов:

1)  утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение);

2)  поясняющие или дополняющие содержание другого документа;

3)  направляемые с письмом в другие организации.

При наличии нескольких приложений они нумеруются. При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера.

Состав реквизитов и порядок оформления документов-приложений должен соответствовать требованиям унифицированной системы документации, к которой относится документ-приложение.

В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

Стандартизация документов – форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов :

·  государственные стандарты (ГОСТ);

·  отраслевые стандарты (ОСТ).

При оформлении управленческих документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов :

·  оперативное и качественное их исполнение и поиск;

·  возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники;

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6



Подпишитесь на рассылку:

Делопроизводство

Документоведение

Проекты по теме:

Томск
Б
В
Г
Г
ГазетыГазопроводГазоснабжениеГазпромГарантииГенеральные планыГеодезия и картографияГеологияГидравликаГимназииГлобализацияГородские округаГородские поселенияГосударственная аккредитацияГосударственная думаГосударственная казнаГосударственная политикаГосударственная пошлинаГосударственное администрированиеГосударственное потреблениеГосударственное регулированиеГосударственное управлениеГосударственные должностиГосударственные доходыГосударственные интересыГосударственные налогиГосударственные предприятияГосударственные расходыГосударственные резервыГосударственные субсидииГосударственный бюджетГосударственный долгГосударственный контрольГосударственный кредитГосударственный сектор в экономикеГрадостроительный кодексГрадостроительствоГражданская оборонаГражданская службаГражданский кодексГражданское правоГражданско-правовые договорыГрамматикаГрамотностьГрафикиГрузовой транспортГрупповые программы
Д
Д
Дачи и коттеджиДекларацииДелопроизводствоДемократизацияДенежные расходыДенежные средстваДепартаментыДепозитыДеревняДетские домаДетское дополнительное образованиеДетское питаниеДеятельность администрацийДеятельность комитетовДеятельность медицинских организацийДеятельность органов исполнительной властиДиагностикаДипломные работыДипломыДистационное образование и курсыДисциплиныДоговора аренды имуществаДоговора арендыДоговора возмездного оказания услугДоговора инвестированияДоговора комиссииДоговора на оказание услугДоговора на подрядДоговора обслуживанияДоговора перевозкиДоговора подрядаДоговора предоставления общего образованияДоговора предоставления правДоговора продажиДоговора содержанияДоговора управленияДоговора участияДоговора-офертыДокладыДокументоведениеДокументыДолгосрочные целевые программы - постановленияДолевое строительствоДолевое участиеДома культурыДома творчестваДополнительное образованиеДополнительный бюджетДорожное хозяйствоДостиженияДоходыДошкольное образование
Е
Ж
З
И
И
Избирательные комиссииИзбирательные объединенияИзвещенияИздательские домаИздательстваИменные ценные бумагиИмпортИмущественное правоИмущественные договораИмущество - административные регламентыИмуществоИнвестиции в строительствеИнвестицииИнвестиционная деятельностьИнвестиционные паспорта и планыИнвестиционные программыИнвестиционный капиталИндивидуальное предпринимательствоИнженерияИнженерные системыИнновацииИнновационные проектыИнновационные технологииИнспекцииИнститутыИнструкцииИнструментальные и математические методыИнструментыИнтеллектуальная собственностьИнформативная рекламаИнформатизацияИнформационная безопасностьИнформационная культураИнформационное обеспечениеИнформационные бюллетениИнформационные технологииИнформацияИпотекаИскусствоИсполнение обязательствИспользованиеИсследованияИсторияИтоги
К
К
КадастрыКалендарные планыКанализацияКапиталКлассные руководителиКодексы поведенияКоллективные договораКомитеты по градостоительствуКомитетыКоммерцияКоммерческие банкиКоммерческие организацииКоммунальное хозяйствоКоммунальные услугиКомпанииКомпенсационные выплатыКомпьютерная техника и расходные материалыКондиционирование и вентиляцияКонкуренцияКонкурсная документацияКонкурсыКонсолидированный бюджетКонспектыКонструкторское и технологическое проектированиеКонтактыКонтрактыКонтрольКонтрольные работыКонференцииКооперацияКоррекционная работаКотельное оборудованиеКотировочные комиссииКотировочные ценыКраеведениеКредитованиеКредитыКрестьянствоКровельные материалыКруглые столыКультураКультурные центрыКурсовые работы
Л
М
Н
О
О
ОбеспечениеОбзорыОблицовка и отделкаОборудованиеОбразовательные программыОбразцы документовОбращенияОбслуживаниеОбучениеОбщеобразовательные программыОбщественная палатаОбщественно-государственные объединенияОбщественностьОбщественные работыОбществознаниеОбъединенияОбъекты для ввода в эксплуатациюОбъекты недвижимостиОбязательства имущественного характераОграниченная ответственностьОздоровительные программыОзеленениеОлимпиадыОперативное управлениеОплата жильяОпределенияОпросыОрганизации контроляОрганизацииОрганизационная документацияОрганизация перевозок и управление на транспортеОрганизация событий и праздниковОрганы местного самоуправленияОргтехникаОтветственностьОтветыОткрытые торгиОтношения собственностиОтраслиОтходы производстваОтчеты по практикеОтчетыОхрана порядкаОхрана природыОхрана труда в строительствеОхрана трудаОхранаОценка имуществаОценкиОценочная деятельность
П
П
ПамяткиПартнерствоПатриотизмПедагогикаПедагогические программыПенсионное обеспечениеПенсионный фондПервенствоПереселениеПланированиеПлановые проверкиПланы мероприятийПланы развитияПланы социального развитияПланыПовестки дняПодготовка к вступительным экзаменамПодготовкаПодразделенияПодрядное строительствоПожарная безопасностьПожарная охранаПокупка бизнесаПолезные ископаемыеПолитикаПолицияПолное образованиеПоложенияПомощь детямПорядок ипотеки и общего кредитованияПоселенияПоставка оборудованияПоставкиПостановленияПотребительский рынокПоэзияПояснительные запискиПрава и обязанности гражданПравила внутреннего трудового распорядкаПравила пользованияПраво собственностиПравовые актыПравовые нормыПравонарушенияПрактика менеджментаПрактикаПрактические работыПредложенияПредписанияПредпринимательская деятельностьПредпринимательствоПредприятияПрезентацииПреподавательские составыПресс-релизыПриватизация муниципального имуществаПриватизацияПриговорыПрием в университетыПриказы министерства здравоохраненияПриказы о проведении конкурсовПриказы о проведении олимпиадПриказы о проведении экзаменовПриказы об аттестацииПриказы об утверждении образовательных программ*Приказы об утверждении плановПриказы об утверждении положенийПриказы образовательным учреждениямПриказы по школамПриказыПриложения к решениям и договорамПриложенияПриоритетыПрогнозыПрограммы конкурсовПрограммы курсовПрограммы мероприятийПрограммы обученияПрограммы повышения квалификацииПрограммы развитияПрограммы семинаровПрограммы сопровожденияПрограммыПрогрессПродажаПроектированиеПроектная деятельностьПроектная документацияПроектно-сметная документацияПроектные декларацииПроектные работыПроекты договоровПроекты постановленийПроекты правилПроекты самоуправленияПроектыПроизводственные объектыПроизводствоПроишествияПрокуратураПромежуточная аттестацияПромышленность строительных материаловПропагандаПросвещениеПротоколы аукционов на капитальный ремонтПротоколы в отношении многоквартирных домовПротоколы в отношении объектов недвижимостиПротоколы внеочередных собранийПротоколы вскрытия конвертовПротоколы заседаний в отношении земельных вопросовПротоколы заседаний комиссий по размещению запросов котировокПротоколы заседаний сельских поселенийПротоколы заседаний советовПротоколы заседанийПротоколы заявок на ремонт помещенийПротоколы котировочных заявокПротоколы некоммерческих партнерствПротоколы общих собранийПротоколы оценок котировочных заявокПротоколы проведения котировок ценПротоколы проведения олимпиадПротоколы проведения торговПротоколы публичных слушанийПротоколы рассмотрения заявокПротоколы союзов строителейПротоколыПрофессиональная деятельностьПрофессиональное образованиеПрофессиональное совершенствованиеПрофилактикаПрофсоюзыПроцессыПубличные офертыПубличные слушания
Р
С
С
СадоводствоСаморегулированиеСамоуправлениеСанитарная очисткаСантехникаСельские поселенияСельское хозяйствоСельскохозяйственное оборудованиеСеминарыСервисСервисное обслуживаниеСистемы безопасностиСкорая медицинская помощьСлужбаСметная документацияСметы в строительствеСобственностьСобственный капиталСовместная деятельностьСоглашенияСоревнованияСотрудничествоСоциальная защитаСоциальная инфраструктураСоциальная политикаСоциальная помощьСоциальная сфераСоциальное обеспечениеСоциальное обслуживаниеСоциальное партнерствоСоциальное регулированиеСоциальное страхованиеСоциальные выплатыСоциальные пенсииСоциологические исследованияСоциологияСоюзы строителейСпортивное ориентированиеСпортивные клубыСпортивный туризмСправочникиСреднее образованиеСреднее предпринимательствоСредства производстваСтандартизацияСтандартыСтатистикаСтатьиСтихотворенияСтрахованиеСтраховая медицинаСтраховая ответственностьСтраховое правоСтроительно-монтажные работыСтроительные бюджетыСтроительствоСтройматериалыСтруктурыСтуденческие конкурсыСубсидииСубъектыСфера услугСчетные палатыСырье
Т
Ф
Х
Ц
Ч
Ш
Ю
Основные порталы, построенные редакторами

Домашний очаг

ДомДачаСадоводствоДетиАктивность ребенкаИгрыКрасотаЖенщины(Беременность)СемьяХобби
Здоровье: • АнатомияБолезниВредные привычкиДиагностикаНародная медицинаПервая помощьПитаниеФармацевтика
История: СССРИстория РоссииРоссийская Империя
Окружающий мир: Животный мирДомашние животныеНасекомыеРастенияПриродаКатаклизмыКосмосКлиматСтихийные бедствия

Справочная информация

ДокументыЗаконыИзвещенияУтверждения документовДоговораЗапросы предложенийТехнические заданияПланы развитияДокументоведениеАналитикаМероприятияКонкурсыИтогиАдминистрации городовПриказыКонтрактыВыполнение работПротоколы рассмотрения заявокАукционыПроектыПротоколыБюджетные организации
МуниципалитетыРайоныОбразованияПрограммы
Отчеты: • по упоминаниямДокументная базаЦенные бумаги
Положения: • Финансовые документы
Постановления: • Рубрикатор по темамФинансыгорода Российской Федерациирегионыпо точным датам
Регламенты
Термины: • Научная терминологияФинансоваяЭкономическая
Время: • Даты2015 год2016 год
Документы в финансовой сферев инвестиционнойФинансовые документы - программы

Техника

АвиацияАвтоВычислительная техникаОборудование(Электрооборудование)РадиоТехнологии(Аудио-видео)(Компьютеры)

Общество

БезопасностьГражданские права и свободыИскусство(Музыка)Культура(Этика)Мировые именаПолитика(Геополитика)(Идеологические конфликты)ВластьЗаговоры и переворотыГражданская позицияМиграцияРелигии и верования(Конфессии)ХристианствоМифологияРазвлеченияМасс МедиаСпорт (Боевые искусства)ТранспортТуризм
Войны и конфликты: АрмияВоенная техникаЗвания и награды

Образование и наука

Наука: Контрольные работыНаучно-технический прогрессПедагогикаРабочие программыФакультетыМетодические рекомендацииШколаПрофессиональное образованиеМотивация учащихся
Предметы: БиологияГеографияГеологияИсторияЛитератураЛитературные жанрыЛитературные героиМатематикаМедицинаМузыкаПравоЖилищное правоЗемельное правоУголовное правоКодексыПсихология (Логика) • Русский языкСоциологияФизикаФилологияФилософияХимияЮриспруденция

Мир

Регионы: АзияАмерикаАфрикаЕвропаПрибалтикаЕвропейская политикаОкеанияГорода мира
Россия: • МоскваКавказ
Регионы РоссииПрограммы регионовЭкономика

Бизнес и финансы

Бизнес: • БанкиБогатство и благосостояниеКоррупция(Преступность)МаркетингМенеджментИнвестицииЦенные бумаги: • УправлениеОткрытые акционерные обществаПроектыДокументыЦенные бумаги - контрольЦенные бумаги - оценкиОблигацииДолгиВалютаНедвижимость(Аренда)ПрофессииРаботаТорговляУслугиФинансыСтрахованиеБюджетФинансовые услугиКредитыКомпанииГосударственные предприятияЭкономикаМакроэкономикаМикроэкономикаНалогиАудит
Промышленность: • МеталлургияНефтьСельское хозяйствоЭнергетика
СтроительствоАрхитектураИнтерьерПолы и перекрытияПроцесс строительстваСтроительные материалыТеплоизоляцияЭкстерьерОрганизация и управление производством

Каталог авторов (частные аккаунты)

Авто

АвтосервисАвтозапчастиТовары для автоАвтотехцентрыАвтоаксессуарыавтозапчасти для иномарокКузовной ремонтАвторемонт и техобслуживаниеРемонт ходовой части автомобиляАвтохимиямаслатехцентрыРемонт бензиновых двигателейремонт автоэлектрикиремонт АКППШиномонтаж

Бизнес

Автоматизация бизнес-процессовИнтернет-магазиныСтроительствоТелефонная связьОптовые компании

Досуг

ДосугРазвлеченияТворчествоОбщественное питаниеРестораныБарыКафеКофейниНочные клубыЛитература

Технологии

Автоматизация производственных процессовИнтернетИнтернет-провайдерыСвязьИнформационные технологииIT-компанииWEB-студииПродвижение web-сайтовПродажа программного обеспеченияКоммутационное оборудованиеIP-телефония

Инфраструктура

ГородВластьАдминистрации районовСудыКоммунальные услугиПодростковые клубыОбщественные организацииГородские информационные сайты

Наука

ПедагогикаОбразованиеШколыОбучениеУчителя

Товары

Торговые компанииТоргово-сервисные компанииМобильные телефоныАксессуары к мобильным телефонамНавигационное оборудование

Услуги

Бытовые услугиТелекоммуникационные компанииДоставка готовых блюдОрганизация и проведение праздниковРемонт мобильных устройствАтелье швейныеХимчистки одеждыСервисные центрыФотоуслугиПраздничные агентства

Блокирование содержания является нарушением Правил пользования сайтом. Администрация сайта оставляет за собой право отклонять в доступе к содержанию в случае выявления блокировок.