8.2 Структура документа. Формуляр современного управленческого документа. Состав реквизитов, способы их расположения. Постоянная, переменная часть реквизитов.
Требования к оформлению реквизитов заголовочной части документа. Порядок обозначения наименования организации – автора документа, справочные данные об авторе. Реквизит «Наименование вида документа». Виды документов, определяемые законодательными и нормативными актами.
Обозначение адресата. Порядок оформления почтового адреса. Различные способы адресования.
Даты документа и порядок их оформления. Дата в составе других реквизитов.
Удостоверение документа – подпись, оттиск печати, утверждение. Перечень утверждаемых документов. Оформление реквизитов «подпись», «гриф утверждения документа». Порядок проставления оттиска печати. Виды печатей. Состав документов, на которые ставится оттиск печати. Реквизиты печати. Регистрация печатей. Инструкции, регламентирующие порядок использования, хранения, замены печатей. Должностные лица, обладающие правом удостоверения служебных документов. Порядок визирования документов. Оформление реквизитов «виза согласования», «гриф согласования». Визирование на отдельном листе. Оформление замечаний к проекту документов.
Отметки на документе. Требования к содержанию и оформлению резолюции. Оформление реквизита на отдельном листе.
Отметки юридически значимые и делопроизводственные. Должностные лица, проставляющие отметки. Расположение, оформление данных реквизитов.
8.3 Требования к оформлению текстов служебных документов. Этапы подготовки текста. Рубрикация текста на разделы, подразделы. Нумерация разделов, оформление заголовков, абзаца. Структура текстов отдельных видов документов (приказа, протокола, акта, письма и др.). Трафаретные тексты, простые и сложные. Элементы текста. Понятие «заголовок к тексту». Назначение заголовка, его место в формуляре документа. Приложения к тексту и порядок их оформления. Логическая структура текста. Деловая лексика. Стандартизация словосочетаний, используемых в текстах служебных документов. Аббревиатура и способы ее образования. Правописание названий учреждений, организаций, должностей, званий. Использование синонимов. Особенности делового стиля. Методика редактирования документа. Типичные ошибки в языке и стиле документов.
8.4 Понятие «бланк документа». Виды бланков и порядок расположения реквизитов в бланке (угловое и центрованное). Общий бланк, бланк письма, бланк должностного лица, бланк конкретного вида документа, бланк структурного подразделения. Состав реквизитов, назначение, особенности оформления различных видов бланков. Бланки с изображением Государственного герба и герба субъекта Федерации. Особенности работы с бланками, имеющими изображение гербовой символики.
8.5 Общие требования к оформлению документов. Форматы документов на бумажных носителях. Создание документов. Нумерация страниц, оформление полей.
Часть 3
Тема 9. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РАЗЛИЧНЫХ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
9.1 Понятия «система документации» и «унифицированная система документации». История формирования систем в делопроизводстве. Системы документации учреждений дореволюционной России. Формирование систем в советское время. Основания классификации систем, унификация их состава. Унифицированные системы документации, действующие в настоящее время. Государственная система документации. Функциональные, отраслевые и ведомственные системы документации, их взаимосвязь. Корпоративная система документации. Взаимодействие систем. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Особенности системы, ее состав.
9.2 Назначение системы организационно-правовой документации. Организационно-правовые документы – уставы, положения, штатные расписания, структура и штатная численность, регламенты. Требования к их составлению. Структура текстов, порядок удостоверения организационно-правовых документов. Оформление учредительных документов. Унификация штатного расписания. Оформление инструкции. Структура регламента.
9.3 Распорядительные документы – постановления, решения, приказы, распоряжения и др. Порядок их составления и оформления. Правовые акты федерального уровня, ведомственного уровня, уровня субъекта РФ. Распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиальности и единоличного принятия решения. Этапы подготовки распорядительных документов. Порядок их составления и оформления. Виды приказов. Особенности оформления приказов по личному составу. Структура, элементы текстов распорядительных документов. Правила подготовки и государственной регистрации нормативно-правовых актов.
9.4 Система информационно-справочной документации. Справки, акты, докладные и объяснительные записки, доверенности, служебные письма, телефонограммы, телеграммы, факсограммы. Разновидности информационно-справочных документов, их составление и оформление.
9.5 Особенности документирования деятельности коллегиальных органов. Положение о коллегиальном органе. Регламент работы коллегиального органа. План работы коллегии. Документирование хода заседания. Структура текста протокола. Полные и краткие формы протоколов. Формулирование повестки дня. Порядок удостоверения протокола. Выписка из протокола.
9.6 Система плановой документации. План, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема. Федеральные, отраслевые, территориальные планы и программы. Состав реквизитов и оформление плана работы организации. Виды планов.
9.7 Система отчетной документации: государственная статистическая отчетность, ведомственная отчетность, внутриучрежденческая отчетность. Разработка унифицированных форм отчетной документации. Сроки представления отчетности. Требования к оформлению отчета.
9.8 Унифицированная система первичной учетной документации по труду и его оплате. Система и комплексы кадровой документации. Документация по личному составу – трудовые договоры, приказы по личному составу, трудовые книжки. Унифицированные формы первичной учетной документации по труду и его оплате. Система бухгалтерской документации. Порядок заполнения унифицированных форм. Виды бухгалтерской документации.
9.9 Специфические и корпоративные системы документации. Система научно-исследовательской и проектно-конструкторской документации. Система банковской документации. Корпоративные системы документации. Специфическая документация торговой организации. Система документации учебного заведения. Документирование процессов менеджмента качества продукции и услуг. Система документации по охране труда.
9.10 Разработка унифицированных систем документации, закрепление их состава в ОКУД. Характеристика унифицированных систем документации. Государственные стандарты на унифицированные системы. Требования к построению формуляра – образца. Общероссийские и отраслевые унифицированные формы документов; унификация документации предприятия, учреждения, ее закрепление в стандарте, Табеле, Альбоме.
Тема 10. ПРОСТЫЕ И СЛОЖНЫЕ КОМПЛЕКСЫ ДОКУМЕНТОВ. НАУЧНО-ИСТОРИЧЕСКАЯ И ПРАКТИЧЕСКАЯ ЦЕННОСТЬ ДОКУМЕНТОВ
10.1 Простые и сложные комплексы документов. Понятие «комплекс документов». Первичные комплексы документов. Признаки группировки документов в первичные комплексы. Номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический признаки заведения дел. Существующая практика первичной группировки текстовых документов. Особенности первичных комплексов технических документов. Личное дело.
Понятия «сложные комплексы документов», «документальный фонд». Документальные фонды учреждений, организаций, предприятий, структурных подразделений. Подвижность документального фонда. Понятие «архивный фонд». Архивный фонд личного происхождения. «Объединенные архивные фонды». Понятия «коллекция документов», «архив». Межведомственные, ведомственные архивы. Архивы организаций, предприятий, учреждений. Государственные архивы. Государственный архивный фонд.
10.2 Научно-историческая и практическая ценность документов. Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Принципы и критерии ценности документов. Возникновение и развитие экспертизы. Перечни документов с указанием сроков хранения. Анализ авторства, содержания, датирования, достоверности документов. Методика определения происхождения и содержания ранних документов. Определение места и времени создания документа. Повторяемость, периодичность образования документов. Виды повторяемых документов. Дублетные документы. Факторы, вызывающие возникновение документов с повторяющейся информацией.
Особенности критериев научно-технической документации, кинофотофонодокументов.
Выборочная оценка документов. Изучение документации по тематике, конструкциям. Особенности оценки машиночитаемых документов.
Тема 11. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННЫХ
ПРОЦЕССОВ
11.1 Управление документационными процессами. Информация – полноценный ресурс, важный элемент социальной и политической жизни общества. Факторы, влияющие на увеличение объема информации и количества документов в современных условиях. Влияние научно-технической революции на информационно-документационные процессы.
Увеличение объема документооборота в управленческой сфере. Необходимость регулирования процесса документообразования. Задача управления документацией в организациях. Необходимый комплекс документов для обеспечения каждой функции управления. Межотраслевая и отраслевая унификация форм управленческих документов. Современные задачи правового регулирования процесса образования документов. Формы правового регулирования.
Проблемы автоматизации управления документацией. Задачи упорядочения и регламентации ведения документации на нетрадиционных носителях. Использование информационного менеджмента как новой методологии построения системы управления документацией.
11.2 Применение новых технологий в документировании.
Электронный документ и проблема его правового статуса. Придание юридической силы документу в электронной форме. Особенности согласования электронного документа. Возможность ускорения процедуры согласования. Электронно-цифровая подпись.
Использование компьютерных технологий при создании и оформлении документов. Применение баз данных, шаблонов, текстовых редакторов. Программные продукты по делопроизводству. Текстовые редакторы, словари, проверка грамотности и орфографии. Бездокументный обмен информацией в управлении. Задачи информационного менеджмента.
5. Использование информационных технологий
в изучении дисциплины
|
Виды аудиторных занятий | |||
|
Лекции |
Практические занятия | ||
|
Тема лекции |
Виды информационных технологий |
Тема практического занятия |
Виды информационных технологий |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Предмет, содержание и задачи курса |
Презентация |
Современное законодательное регулирование и нормативно-методическое обеспечение в области делопроизводства и архивного дела |
«Гарант», «Консультант», папки с нормативными актами и заданиями в компьютерном классе |
|
Структура документа. Требования к оформлению реквизитов служебных документов |
Презентация |
Структура документа. Требования к оформлению реквизитов служебных документов |
Тесты, задания в электронном варианте, коллекции бланков, образцы оформления документов в электронном варианте |
|
Системы документации. Оформление управленческих документов |
Мультимедийные технологии |
Виды бланков служебных документов, проектирование бланков |
6. Практические занятия
Часть 1
Модуль 1
Практическое занятие №1 (6 часов)
Тема: Теоретические основы документоведения. Понятие о документе. Функциональный анализ документа
1.1 Теоретические основы документоведения (2 часа)
Вопросы для обсуждения:
1. Предпосылки формирования документоведения как науки. Зарождение и развитие института документирования информации.
2. Характеристика предмета, объекта документоведения. Соотношение понятий «документоведение», «делопроизводство», «документационное обеспечение управления».
3. Вклад , , В. Д. Банасюкевича, , М. П. Илюшенко и других специалистов в развитие отечественного документоведения.
4. Междисциплинарная связь документоведения в системе наук.
5. Современная терминология в области делопроизводства.
Задания для самостоятельной работы студентов:
1. Выяснить период, когда появилось понятие «документоведение».
2. Охарактеризовать взгляды Поля Отле на документоведение.
3. Проследить отличие в объектах изучения документоведения и делопроизводства.
4. Выявить роль палеографии и дипломатики для развития документоведения.
5. Составить библиографический список работ известных отечественных документоведов, посвященных теории документа.
6. Выяснить правовое закрепление терминологии в области делопроизводства.
Методические рекомендации по подготовке к занятию
Начать рассмотрение темы необходимо с объяснения предпосылок формирования документоведения как науки: потребность человека в расширении коммуникации, рост объемов документации, накопление опыта в практической сфере. Затем следует охарактеризовать теоретические подходы к документации, разработанные Полем Отле и Анри Лафонтеном. Выяснить структуру документоведения. Подчеркнуть связь документоведения с историческими науками (источниковедение, историография, вспомогательные исторические науки); с правовыми науками (гражданское, трудовое, информационное, административное право); с информационными науками (информатика, защита информации, документалистика); с науками об управлении (менеджмент, теория организации, информационный менеджмент).
Проследить, как зарождался институт документирования информации. Для этого следует ознакомиться с гипотезами ученых о происхождении письменности. Рассказать об изобретении алфавита, о происхождении славянской письменности.
Тематика докладов по теме:
1. Вклад Поля Отле в развитие документоведения.
2. Документоведение в системе исторических наук.
3. Историографический обзор работ .
4. Историографический анализ работ о документе, документоведении.
5. Влияние наук об управлении на документоведение.
Список источников и литературы
Источники
1. Основные источники
1.1 Федеральный закон Российской Федерации от 01.01.01 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2006. – №25. – Ст. 1569.
1.2 ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. – М.: Стандартинформ, 2007.
1.3 ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998.
1.4 Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД, 1991.
1.5 ИСО 51127:2001. Информация и документация. Словарь. – М.: Госстандарт России, 2001.
1.6 ИСО 15489-1:2001. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общая часть. – М.: Госстандарт России, 2001.
2. Дополнительные источники
2.1 Федеральный закон Российской Федерации от 01.01.01 г. №1-ФЗ «Об электронно-цифровой подписи» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2002. – №2. – Ст. 127.
2.2 ГОСТ Р 1.12–2004. Стандартизация в Российской Федерации. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 2004.
2.3 ГОСТ ИСО 9000–2001. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. – М.: Госстандарт России, 2001.
2.4 ГОСТ Р 52292–2004. Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 2004.
2.5 ГОСТ Р 50922–96. Защита информации. Основные термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1996.
Литература
1. Основная литература
1.1 Кушнаренко, : Учебник / . – К.: Т-во «Знания», 2007.
1.2 Ларьков, проблемы документоведения на современном этапе / // Документ в меняющемся мире: Материалы Первой Всероссийской научно-практической конференции. – Томск: ТГУ, 2004. – С. 3–13.
1.3 Ларьков, : Учебное пособие / Н. С. Ларьков. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2006.
1.4 Плешкевич, институт документирования информации: истоки зарождения / // Делопроизводство. – 2004. – №1. – С. 75–77.
1.5 Сокова, и его роль в исторической науке и управленческой деятельности / // Делопроизводство. – 2004. – №4. – С. 4–8.
1.6 Чуковенков, в области делопроизводства / А. Ю. Чуковенков // Секретарь-референт. – 2007. – №1. – С. 29–34.
2. Дополнительная литература
2.1 Гельб, изучения письма (основы граммотологии) / И. Е. Гельб. – М.: Наука, 1982.
2.2 Кузнецова, профессии документоведа в XIX–XX вв. / // Делопроизводство. – 2003. – №1. – С. 74–77.
2.3 Кузнецова, как отражение системы и технологии управления (тезисы доклада) / // Делопроизводство. – 2003. – №2. – С. 12–13.
2.4 Ларин, документацией в организациях / М. В. Ларин. – М.: Научная книга, 2002.
2.5 Мингалев, закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления (Проблемы изучения): Учебное пособие / . – М., 1983.
2.6 Митяев, , его задачи и перспективы развития / // Вопросы архивоведения. – 1964. – №2. – С. 27–37.
2.7 Развитие советского документоведения (1917–1981 гг.). – М.: Главархив. ВНИИДАД, 1983.
2.8 Семилетов, как продукт технологического процесса документирования / // Делопроизводство. – 2002. – №3. – С. 20–23.
2.9 Сокова, как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи / // Документирование управленческой деятельности. – М., 1986. – С. 5–30.
1.2 Понятие о документе (2 часа)
Вопросы для обсуждения:
1. Эволюция понятия «документ».
2. Современные термины «документ», «документированная информация», «информация» в документоведении. Взаимосвязь понятий.
3. Требования к информации, закрепляемой в документах.
4. Трактовка понятия «документ» в других отраслях науки.
5. Понятия «электронный документ», «электронное сообщение».
Задания для самостоятельной работы студентов:
1. Показать роль документа в современном мире, в различных областях деятельности человека.
2. Охарактеризовать теоретические подходы к определению документа, разработанные Полем Отле и Анри Лафонтеном.
3. Проследить эволюцию понятия «документ» по ГОСТам на терминологию. Дать современные определения понятий «документ», «документированная информация», закрепленные в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
4. Пояснить информационную природу документа. Дать понятие мегаинформации. Определить виды и свойства информации. Выяснить взаимосвязь понятий «документ» и «информация», роль социальной информации в документообразовании. Определить зависимость вида документа от социальной информации: оперативной, ретроспективной, перспективной.
5. Выписать из терминологических и энциклопедических словарей понятия «документ», «информация». С помощью компьютера построить схему различных толкований в порядке от широкого к более узкому его значению.
6. Составить аннотации к пяти статьям из периодических изданий по теме занятия.
Методические рекомендации по подготовке к занятию
Начать изучение темы с рассмотрения эволюции понятия «документ» в дореволюционный период России. Проследить влияние накопленных практических знаний на определение. Дать понятия «документация» и «документ», предложенные Отле в первой половине ХХ века. Трактовка документа в широком смысле и в узком понимании. Определить вклад в уточнение и развитие понятия «документ» известных специалистов Г. Г. Воробьева, Р. С. Гиляровского, О. П. Коршунова, , А. И. Чернова и др.
Выяснить, в каких научных дисциплинах и сферах практической деятельности используется понятие «документ». Попытаться сформулировать перспективы дальнейшей теоретической разработки и практического использования понятий «информация» и «документ».
Изучить пять статей из журналов «Секретарское дело», «Делопроизводство», посвященных понятиям «документ», «информация», составить аннотации к ним.
Тематика докладов по теме:
1. Определение понятия «документ» в зарубежных странах.
2. Документ: эволюция термина и предмет документоведения.
3. Значение документной информации в современном обществе.
4. Вклад Поля Отле в научное знание о документе.
5. Социальная природа документа.
Список источников и литературы
Источники
1. Основные источники
1.1 Федеральный закон Российской Федерации от 01.01.01 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2006. – №25. – Ст. 1569.
1.2 Федеральный закон Российской Федерации от 01.01.01 г. №1-ФЗ «Об электронно-цифровой подписи» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2002. – №43. – Ст. 4169.
1.3 ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998.
1.4 Краткий словарь видов и разновидностей документов / Отв. ред. А. С. Малитиков. – М.: ВНИИДАД, 1984.
1.5 Большая советская энциклопедия / Гл. ред. . – 3-е изд. – М.: Изд-во «СЭ». – 1972. – Т. 8. – С. 1196–1197.
2. Дополнительные источники
2.1 Федеральный закон Российской Федерации от 01.01.01 г. №77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (с изм. 2002 г.) // Собрание законодательства Российской Федерации. – 1995. – №1. – Ст. 1.
2.2 Федеральный закон Российской Федерации от 01.01.01 г. №78-ФЗ «О библиотечном деле» (в ред. от 01.01.2001) // Собрание законодательства Российской Федерации. – 1995. – №3. – Ст. 2.
2.3 Федеральный закон Российской Федерации от 01.01.01 г. «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2004. – №43. – Ст. 4169.
2.4 ГОСТ 16487–83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт, 1983.
2.5 ГОСТ 16487–70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт, 1970.
2.6 Даль, словарь живого великорусского языка / В. И. Даль. – М.: Гос. изд-во иностр. и нац. словарей. – 1995. – Т. 1. – С. 615–616.
2.7 Толковый словарь русского языка / Под ред. . – Т. 1–3. – М.: Гос. изд-во иностр. и нац. словарей, 1931. – Т. 1.
Литература
1. Основная литература
1.1 Гельман-Виноградов, К. Б. О сложностях трактовки понятия «документ» и способах их преодоления / -Виноградов // Делопроизводство. – 2005. – №2. – С. 16–24.
1.2 Илюшенко, информация: свойства и особенности / // Делопроизводство. – 2006. – №2. – С. 20–24.
1.3 Кукарина, понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации / // Делопроизводство. – 2003. – №1. – С. 43–52.
1.4 Кушнаренко, : Учебник / . – К.: Т-во «Знания», 2007.
1.5 Лейченко, мир – это документ. / // Делопроизводство. – 2006. – №3. – С. 10.
1.6 Плешкевич, проблемы формирования понятия «документ» в различных сферах деятельности / Е. А. Плешкевич // Научные и технические библиотеки. – 2005. – №7. – С. 50–58.
1.7 Плешкевич, Е. А. О понятии «документ» в документоведении и других науках / // Научно-техническая информация. – Сер. 1. – 2004. – №4. – С. 10–15.
1.8 Сафиуллина, как ведущий носитель смысла в социально-коммуникативных процессах: докл. на Х Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» / // Делопроизводство. – 2004. – №1. – С. 22–24.
1.9 Столяров, – понятие конвенциональное (в порядке дискуссии) / // Делопроизводство. – 2005. – №4. – С. 11–18.
1.10 Столяров, подход к определению документа / // Научные и технические библиотеки. – 2005. – №7. – С. 50–58.
1.11 Столяров, составляющая документа / Ю. Н. Столяров // Делопроизводство. – 2005. – №2. – С. 25–30.
1.12 Терминологический словарь по теории и практике научной информации. – М., 1964.
1.13 Титунова, И. Б. К вопросу об определении понятия «документ» / И. Б. Титунова // Делопроизводство. – 2006. – №3. – С. 7–9.
1.14 Филенко, понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / // Делопроизводство. – 2006. – №2. – С. 59–66.
2. Дополнительная литература
2.1 Данилин, С. И. О современном понятии информации / С. И. Данилин // Информационные технологии. – 2003. – №11. – С. 53–57.
2.2 Демушкин, изменения в развитии понятия «информация» / // Делопроизводство. – 2004. – №3. – С. 63–66.
2.3 Илюшенко, информация: свойства и особенности / // Делопроизводство. – 2006. – №2. – С. 20–24.
2.4 Илюшенко, М. П. К понятию «документ» (эволюция термина и предмет документоведения) / // Советские архивы. – 1986. – №1. – С. 26–31.
2.5 Костомаров, М. Н. «Многоликий Янус» – документ в системе информационного менеджмента / // Делопроизводство. – 1988. – №1. – С. 22–23.
2.6 Костякова, понятия «документ» в зарубежном законодательстве, терминологических стандартах и словарях / Л. Г. Костякова, // Научно-техническая терминология: научно-технический реферативный сборник. – 1986. – №10. – С. 16–20.
2.7 Ларин, понятия «документ» / // Делопроизводство. – 2000. – №1. – С. 5–9.
2.8 Медведева, трактовка понятия «информация» / // Научные и технические библиотеки. – 1998. – №8. – С. 10–23.
2.9 Плешкевич, о документе: к истории вопроса / Е. А. Плешкевич // Отечественные архивы. – 2003. – №4. – С. 26–28.
2.10 Плешкевич, подход к определению понятия «документ» в книговедческих дисциплинах / // Научная техническая информация. Серия 1. – 2005. – №3. – С. 4–7.
2.11 Семилетов, как продукт технологического процесса документирования / // Делопроизводство. – 2002. – №3. – С. 20–23.
2.12 Сокова, документ и электронный архив: доклад на V Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» / // Делопроизводство. – 1999. – №1. – С. 6–10.
2.13 Столяров, определение документа нуждается в пересмотре / // Документация в информационном обществе: унификация и стандартизация межведомственного и корпоративного документооборота: доклады и сообщения на девятой Международной научно-практической конференции. 5–6 декабря 2002 г. – М.: Росархив. ВНИИДАД. – 2003. – С. 179–184.
2.14 Тихонов, характеристики, состав и классификация электронных документов / // Делопроизводство. – 1999. – №2. – С. 48–49.
2.15 Урсул, информации и информатизации общества / // Научно-техническая информация. Сер. 2. – 1991. – №6. – С. 1–8.
2.16 Янковая, документационного обеспечения управления / // Делопроизводство. – 1999. – №1. – С. 41–44.
1.3 Функциональный анализ документа (2 часа)
Вопросы для обсуждения:
1. Классификация функций документа. Практическая значимость выделения функций в документах.
2. Характеристика функций. Примеры документов, в которых доминируют определенные функции.
Задания для самостоятельной работы студентов:
1. Дать классификацию функций документов, охарактеризовав точки зрения по данному вопросу специалистов в области документоведения , , Н. С. Ларькова.
2. Заполнить таблицу:
Функции документа
|
Функции |
Наименование вида документа, в котором доминирует функция |
|
1 |
2 |
|
Общие функции: 1. 2. | |
|
Специальные функции: 1. 2. |
3. Выяснить понятие «информационная емкость документа».
4. Определить функции документа оперативные и постоянно-действующие.
5. Пояснить выражение «полифункциональность документа».
6. Провести анализ статей из специализированных журналов по теме занятия.
Методические рекомендации по подготовке к занятию
Начать изучение темы необходимо с определения понятия «функция документа». Выяснить классификацию функций, предложенную М. П. Илюшенко в 1970-е годы. Далее необходимо сравнить данную классификацию с подходами к этому вопросу Н. С. Ларькова и , отметив положительные и отрицательные стороны.
Подчеркнуть, что документ полифункционален, функции с течением времени меняют свое доминирующее значение. Необходимо привести примеры документов, в которых доминируют информационная, социальная, коммуникативная, культурная, правовая, управленческая, учетная функции, функция исторического источника.
Обратить внимание на практическое значение выделения функций в документах, в частности, для их классификации, с целью формирования локальных систем документации по тематическому признаку.
Из статей известных авторов-документоведов сделать выписки, сопоставив точки зрения на функции документа. Сформулировать собственные выводы.
Тематика докладов по теме:
1. Функция статистического учета в документах.
2. Управленческая функция документа.
3. Политическая, идеологическая функции документов.
Список источников и литературы
Источники
1. Основные источники
1.1 Федеральный закон Российской Федерации от 01.01.01 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2006. – №25. – Ст. 1569.
1.2 Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД, 1991.
2. Дополнительные источники
2.1 ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998.
Литература
1. Основная литература
1.1 Илюшенко, информация: свойства и особенности / // Делопроизводство. – 2006. – №2. – С. 20.
1.2 Илюшенко, анализ документа / М. П. Илюшенко // Делопроизводство. – 1999. – №2. – С. 46; 2000. – №1. – С. 20–23.
1.3 Кузнецова, документа (функции документа) / Т. В. Кузнецова // Секретарское дело. – 2004. – №12. – С. 14–16.
1.4 Кушнаренко, : Учебник / . – К.: Т-во «Знания», 2007.
1.5 Ларьков, / . – М.: АСТ: Восток-Запад, 2006.
1.6 Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В. А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп.– М.: Инфра-М, 2002.
2. Дополнительная литература
2.1 Воробьев, : информационный анализ / Г. Г. Воробьев. – М., 1973.
2.2 Илюшенко, М. П. К вопросу о функциях документа / М. П. Илюшенко // Советские архивы. – 1973. – №5. – С. 10–17.
2.3 Семилетов, как продукт технологического процесса документирования / // Делопроизводство. – 2002. – №3. – С. 20–23.
2.4 Тартаковский, функции источников как методологическая проблема источниковедения / // История СССР. – 1983. – №3. – С. 117–119.
Контрольные мероприятия по темам модуля 1:
1. Тестирование.
2. Выполнение контрольной работы.
Модуль 2
Практическое занятие №2 (4 часа)
Тема: Способы и средства документирования
2.1 Способы документирования (2 часа)
Вопросы для обсуждения:
1. Древнейшие способы передачи информации.
2. Этапы развития способов документирования.
3. Техническое документирование, область применения.
4. Фотодокументирование: история развития, значение фотодокументов в различных областях деятельности человека.
5. Фонодокументирование: возникновение, применение.
6. Видеодокументирование как способ записи информации. Использование видеозаписи.
7. Электронное документирование.
8. Перфорированный, голографический документ.
9. Новейшие технологии в документировании.
10. Стенографирование как способ фиксации информации.
11. Основы технологии копирования документов.
Задания для самостоятельной работы студентов:
1. Дать понятие, характеристику способов документирования, оформить таблицу.
Способы документирования
|
Способ документирования |
Понятие (по ГОСТу, энциклопедиям, словарям) |
Средство документирования |
Материальный носитель |
Дата открытия способа документирования. Автор открытия |
Виды документов |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
2. Раскрыть особенности технологии записи информации различными способами.
3. Дать характеристику основных технологий копирования и тиражирования документов, оформив конспект.
Методические рекомендации по подготовке к занятию
Подготовку к занятию следует начать с рассмотрения понятий по теме: «документирование», «способ документирования», «средство документирования», «правила документирования». Далее необходимо назвать древнейшие способы передачи информации с помощью жестов, языка, символов, сигналов. Охарактеризовать этапы развития письменности, графики фонетического письма в Европе. Особое внимание уделить изучению развития славянской письменности.
Необходимо дать понятия различным способам документирования, определив их положительные и отрицательные стороны. Пояснить факторы, способствующие развитию технических средств документирования. Привести примеры использования современных технологий документирования.
Рассмотреть оригинальные способы копирования и соответствующие средства репрографии, оперативной полиграфии.
Тематика докладов по теме:
1. Современные характеристики фотодокументов.
2. Картография как вид технического документирования.
3. Оцифрование документов, область применения, перспективы развития.
4. Документы на магнитных носителях.
5. Перфорирование, кодирование информации в документах.
6. Развитие технических средств документирования.
7. Современная диктофонная техника.
Список источников и литературы
Источники
1. Основные источники
1.1 ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998.
2. Дополнительные источники
2.1 ГОСТ 7.69–95. СИБИД Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения // Вестник архивиста. – 1997. – №5. – С. 67–71.
Литература
1. Основная литература
1.1 Кушнаренко, : Учебник / . – К.: Т-во «Знания», 2007.
1.2 Ларьков, / . – М.: АСТ: Восток-Запад, 2006.
1.3 Плешкевич, институт документирования информации: истоки зарождения / // Делопроизводство. – 2004. – №1. – С. 75–77.
1.4 Плешкевич, и развитие института документирования в Древнем Египте / // Делопроизводство. – 2004. – №2. – С. 81–85.
2. Дополнительная литература
2.1 Гуреева, диктофонная техника / , // Секретарское дело, 1999. – №4. – С. 57–59.
2.2 Зиндер, общей теории письма / . – Л.: Наука, 1987.
2.3 Истрин, и развитие письма / . – М.: Наука, 1987.
2.4 Качалкин, русского документа допетровской эпохи: В 2 ч. / . – М.: МГИАИ, 1988.
2.5 Круглова, : Учебно-практ. руководство / Н. И. Круглова. – Минск: Тетрасистемс, 1999.
2.6 Кузин, и техническая документация: Учеб. пособие / , . – М.: МГИАИ, 1991.
2.7 Кузин, документирование: Учеб. пособие / А. А. Кузин, . – М.: МГИАИ, 1973.
2.8 Кузнецова, : практ. пособие / , Р. Н. Вагенгейм. – М.: Высшая школа; Издательский центр «Академия», 2001.
2.9 Кузнецова, и техническая документация / , , . – М.: Высшая школа, 1991.
2.10 Магидов, как исторический источник / В. М. Магидов // Отечественная история. – 1992. – №5. – С. 104–116.
2.11 Магидов, : проблемы источниковедческого анализа и использования в исторических исследованиях / В. М. Магидов // История СССР. – 1983. – №1. – С. 92–103.
2.12 Магидов, как объект источниковедения (историография вопроса) / // Советские архивы. – 1991. – №4. – С. 31–34.
2.13 Магидов, документы в русле архивоведения и документоведения / // Вестник архивиста. – 1998. – №1 (43). – С. 108–111.
2.14 Мин, Н. Технологии получения текстового протокола речи / Н. Мин // Делопроизводство. – 1999. – №1. – С. 35–38.
2.15 Норман, языка. Вводный курс / . – М.: Изд-во «Флинта», «Наука». – 2004.
2.16 Седова, документы / // Секретарское дело. – 1999. – №1. – С. 50–51.
2.17 Фотокинотехника: энциклопедия. – М.: Наука, 1981.
2.18 Юрковский, сквозь века / . – М.: Наука, 1969.
2.2 Средства документирования (2 часа)
Вопросы для обсуждения:
1. Древнейшие природные средства документирования.
2. Возникновение специальных технических средств для записи информации.
3. Классификация и виды современных средств документирования. Зависимость способа документирования от применяемого для записи информации средства.
4. Характеристика современных средств документирования.
Задания для самостоятельной работы студентов:
1. Дать понятие «средства документирования». Проследите зависимость способа документирования от того, какие средства для записи информации применяются.
2. Охарактеризовать развитие пишущих средств на различных исторических этапах.
3. Определить, какие технические средства использовались для документирования в XV в., XVI в., XVII в., XIX – нач. ХХ вв., ХХ в.
4. Дать классификацию современных и перспективных средств фиксации информации.
Методические рекомендации по подготовке к занятию
Средства документирования непрерывно развивались и совершенствовались человеком – от простейших орудий для письма до сложных автоматических механизмов.
Отметить, что первые опыты создания печатного текста с наборной формы относятся еще к середине XI века, а в середине XV столетия был сконструирован печатный станок. Следующее, что необходимо рассмотреть – это создание печатной машины. Выяснить, когда и кем были изобретены технические средства для фотодокументирования и кинодокументирования. Пояснить, какие средства применяются для электронного документирования, голографии. Дайте характеристику средств репрографии.
Тематика докладов по теме:
1. Изобретение средств документирования во второй половине XIX – нач. ХХ вв.
2. Современная фотокинотехника.
3. Офисная оргтехника для делопроизводства.
4. Технические средства, применяемые для тиражирования документов.
Список источников и литературы
Источники
1. Основные источники
1.1 ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998.
2. Дополнительные источники
2.1 Гост 7.69–75. СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения // Вестник архивиста, 1997. – №5. – С. 67–71.
2.2 ГОСТ 13699–91. Запись и воспроизведение информации. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1991.
Литература
1. Основная литература
1.1 Азарова, Т. И. О перьях, чернилах и человеческих причудах / Т. И. Азарова // Секретарское дело. – 2002. – №2. – С. 80–82.
1.2 Кушнаренко, : Учебник / . – К.: Т-во «Знания», 2007.
1.3 Ларьков, : Учеб. пособие / . – М.: АСТ: Восток–Запад, 2006.
1.4 Лаликин, (для вашего офиса) / . – Ростов н/Д: Изд-во «Феникс», 1997.
2. Дополнительная литература
2.1 Бройдо, оргтехника для делопроизводства и управления / . – М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 1998.
2.2 Чибисов, в прошлом, настоящем и будущем /К. В. Чибисов. – М.: Наука, 1988.
2.3 Гуреева, в делопроизводстве / , О. Л. Седова // Делопроизводство. – 1998. – №2. – С. 56–60.
Практическое занятие №3 (4 часа)
ТЕМА: МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ
Вопросы для обсуждения:
1. Древнейшие материалы для письма.
2. Изобретение и производство бумаги.
3. Классификация современных носителей информации.
4. Виды, форматы и свойства бумаги.
5. Фотографические носители информации.
6. Материальные носители механической информации.
7. Магнитные носители информации, их виды.
8. Носители на базе флеш-памяти.
9. Голографические носители записи информации.
10. Перспективные носители информации. Влияние типа носителя информации на долговечность и стоимость документа.
Задания для самостоятельной работы студентов:
1. Дать определение «материальный носитель документированной информации».
2. Выяснить, когда и где появилась бумага. Охарактеризовать свойства, виды и форматы бумаги.
3. Дать классификацию магнитных носителей информации.
4. Описать особенности носителей для кино - и фотодокументирования.
Методические рекомендации по подготовке к занятию
Изучение темы необходимо начать с рассмотрения понятия «материальный носитель документированной информации» по ГОСТ Р 51141–98. Важно классифицировать носители, выделив группу «новейших, перспективных носителей». Далее следует перечислить природные носители, используемые в древности (глина, папирус, пергамент, дерево). Рассказать о возникновении, истории развития бумаги и других носителей.
Тематика докладов по теме:
1. Развитие бумажного носителя информации.
2. Электронные носители информации.
Список источников и литературы
Источники
1. Основные источники
1.1 ГОСТ 9327–60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы. – М.: Изд-во стандартов, 1990.
1.2 ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998.
2. Дополнительные источники
2.1 ГОСТ 13699–91. Запись и воспроизведение информации. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1991.
2.2 ГОСТ 7.69–95. СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения // Вестник архивиста. – 1997. – №5. – С. 68.
Литература
1. Основная литература
1.1 Кушнаренко, : Учебник / . – К.: Т-во «Знания», 2007.
1.2 Ларьков, / . – М.: АСТ: Восток-Запад, 2006.
1.3 Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В. А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Инфра-М, 2002.
1.4 Столяров, носитель информации как составная часть документа / Ю. Н. Столяров // Делопроизводство. – 2003. – №3. – С. 33–35.
1.5 Татарников, О. Новые «вспышки» флеш-памяти // Компьютер. – 2003. – №6. – С. 45–48.
2. Дополнительная литература
2.1 Василевский, магнитной записи / Ю. А. Василевский. – М.: Искусство, 1989.
2.2 Истрин, и развитие письма / . – М.: Наука, 1965.
2.3 Левин, информации в цифровом веке / В. И. Левин // Компьютер-Пресс. – М.: Наука, 2000.
2.4 Привалов, В. Ф. К вопросу о сохраняемости современных принтерных и рукописных текстов документов / , Е. Н. Попова // Делопроизводство. – 2003. – №3. – С. 93–99.
2.5 Сквернюков, о бумаге / . – М.: Московский рабочий, 1980.
2.6 Татиев, и переплетные материалы / . – М.: Книга, 1972.
Контрольные мероприятия по темам модуля 2:
1. Тестирование.
2. Письменная работа на основе учебной литературы.
Модуль 3
Практическое занятие №4 (3 часа)
ТЕМА: СВОЙСТВА И ПРИЗНАКИ ДОКУМЕНТА. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ПРИЗНАКАМ
Вопросы для обсуждения:
1. Документообразующие признаки документа.
2. Юридическая сила документа.
3. Копийность документов.
4. Оригинальность, подлинность документов.
5. Внешние признаки документов.
6. Понятие «метаданные» документа.
7. Иерархический и фасетный метод классификации документов.
Задания для самостоятельной работы студентов:
1. Дать классификацию свойств и признаков документа.
2. Охарактеризовать основные признаки документа, проследить их эволюцию на протяжении веков.
3. Описать свойства документированной информации.
4. Назвать возможные классификации документов в зависимости от выбираемого признака.
Методические рекомендации по подготовке к занятию
Рассматривая тему, необходимо изучить основные термины. Следует определить понятия по ГОСТ Р 51141–98 «юридическая сила», «подлинный документ», «копия». Важно подчеркнуть, что понимается под свойствами «подлинность» и «оригинальность». Выяснить, из чего складывается юридическая сила документа. Далее важно проследить соотношение свойств и признаков. Признаки в документе выделяются как внешние, так и содержательные.
Тематика докладов по теме:
1. Проблемы придания юридической силы электронному документу.
2. Основные элементы метаданных документа.
3. Фальсификация документов.
4. Эволюция удостоверения документов.
5. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД): назначение, структура.
Список источников и литературы
Источники
1. Основные источники
1.1 Федеральный закон Российской Федерации от 01.01.01 г. №1-ФЗ «Об электронно-цифровой подписи» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2002. – №43. – Ст. 4169.
1.2 ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
|
Из за большого объема эта статья размещена на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 |
