ВЕДЕНИЕ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы кадрового делопроизводства, которое является неотъемлемой частью любой организации независимо от масштабов его деятельности и организационно – правовой системы. Если в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются многолетние традиции обязательного и строгого ведения кадровой документации, то в коммерческих организациях недооценивают роль документации по личному составу и зачастую она находится в неудовлетворительном состоянии: игнорируется необходимость создания отдельных видов документов, делопроизводство ведется с нарушениями требований Трудового кодекса, Инструкции по ведению трудовых книжек, не учитываются требования архивных органов к кадровой документации.
Каждый предприниматель – руководитель трудового коллектива должен учитывать, что недопустимо отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающие трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии. Состояние дел, правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права контролируется Госгорархивом и Рострудинспекцией.
Согласно "Положению об архивном фонде Российской Федерации" от 01.01.2001г. № 000, собственники документов должны представлять сведения о своих фондах и документах органам Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов, а так же обязаны обеспечивать постоянное хранение документов в создаваемых для этих целей архивах. Эти документы не могут быть уничтожены собственниками без согласования с органами и учреждениями архивной службы, а при смене собственника или места хранения документов необходимо информировать архивную службу о новом владельце или месте дальнейшего хранения документов. В случае ликвидации негосударственной структуры документы поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в учреждения архивной службы.
Согласно «Положению о Федеральной инспекции труда» государственные инспекторы имеют право беспрепятственно в любое время суток проводить проверку на любом предприятии, запрашивать документы и информацию, необходимую для осуществления своих полномочий, привлекать к административной ответственности лиц, виновных в нарушении законодательства о труде.
Руководитель несет персональную ответственность за документальный фонд предприятия. Штрафы за нарушение законодательства о труде могут составлять от 500 до 5000 рублей. При повторном нарушении директору запрещается занимать руководящие должности на срок от 1 года до 3 лет.
В настоящее время, согласно Трудовому кодексу РФ правильное ведение кадрового делопроизводства требует наличия в организации следующих обязательных кадровых документов:
Организационная структура и штатное расписание (ст. 57 ТК РФ)
Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190 ТК РФ)
Личные дела сотрудников
Личные дела уволенных
Личная карточка работника
Должностные инструкции
Журнал учета организационно-распорядительной документации
Положения о структурных подразделениях
Приказы по личному составу и по отпускам
Приказы по основной деятельности
График сменности (при сменной работе) (ст. 103 ТК РФ)
График отпусков (ст. 123 ТК РФ)
Табель учета рабочего времени
Трудовые договоры
Трудовые книжки
Договоры о материальной ответственности
Книги учета движения трудовых книжек
Книги регистрации приказов по личному составу и по отпускам
Положение о защите персональных данных работников (п. 8 ст. 86 ТК РФ)
И дополнительных документов:
Положение о персонале
Положение о структурных подразделениях
Положение об оплате труда и премировании
Положение о развитии и обучении персонала
Положение об оценке персонала
Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну
Положение об аттестационной комиссии
Коллективный договор
Просто наличия этих документов недостаточно. Необходимо, чтобы они оформлялись в соответствии с действующими нормативными актами, в сроки, установленные законодательством, и не были формальными бумажками:
Например, «Правила внутреннего трудового распорядка». Нельзя согласиться с заявлением руководителя какой-нибудь коммерческой фирмы, который говорит: «Зачем нам правила внутреннего распорядка? Это ведь «совковая» бумага, мы живем по другим законам!» Мало того, что такой руководитель нарушает требования ТК, – он лишает себя нормальной юридической базы для решения производственных и дисциплинарных вопросов в рабочем порядке. На каком основании он может указать работнику на недопустимость опозданий или прогулов? Только на основании соответствующего документа, а именно правил внутреннего трудового распорядка, которые он пренебрежительно именует «бумажкой». Предъявив сотруднику правила внутреннего распорядка, вы должны получить от него письменное подтверждение в ознакомлении и согласии. Расписка работника подтверждает, что он с документом ознакомился и обязуется его выполнять.
Следующие два вида документов – это положение о структурном подразделении и должностные инструкции. С формальной точки зрения наличие этих видов документов на предприятии не является обязательным. Вкратце упомяну о том, что должно включать положение о структурном подразделении: статус отдела, функции, обязанности этого подразделения. Если правила внутреннего трудового распорядка дают вам возможность регулировать дисциплинарные и производственные отношения на предприятии, то должностные инструкции позволяют оценить работу того или иного сотрудника с позиции качества. Вы не сможете уволить работника за систематическое невыполнение должностных обязанностей, - если причиной вашего недовольства является качество его работы. В трудовом договоре этот момент не оговаривается, поскольку контракт отвечает на вопрос: «Что сотрудник должен делать на работе?». Администрации практически невозможно разобраться с человеком, подписавшим договор, где указаны обязанности, но нет критериев оценки качества его работы. На вопрос «как?» отвечает другой документ – должностная инструкция.
Но даже грамотно составленная инструкция, с подробно прописанными критериями оценки, перечнем требований не будет иметь юридической силы и, следовательно, выполнять своего назначения, если не будут соблюдены все формальные тонкости написания этого документа. В этом случае ваше дело заведомо проигрышно. Поэтому, если вы не уверены, что справитесь со всеми юридическими тонкостями составления инструкции, даже блестящий текст не поможет вам избавиться от нерадивого работника. Обратившись в суд, он будет моментально восстановлен на работе.
Далее – штатное расписание. Вопреки расхожему мнению, этот документ не был отменен и его наличие на предприятии является обязательным. Составлением штатного расписания занимается не кадровая служба, а отдел по труду, задача которого – рассчитать, сколько штатных единиц необходимо для выполнения требуемого объема работ.
Много споров вокруг необходимости оформления личной карточки работника (Т2). Никакого указания на то, что в негосударственных структурах эту карточку можно не заводить, не существует, кроме того карточка Т2 является требованием органа статистики, а так же частью подтверждающей документации по процессу «Управление персоналом» в системе управления качеством по стандарту ИСО . Срок хранения этого документа составляет 75 лет, а заводится Т2 абсолютно на всех, включая временных и сезонных работников. Допускается, что карточка Т2 может находиться в памяти компьютера, но лишь до тех пор, пока работник трудится на предприятии. С его уходом этот документ должен быть распечатан и сдан в архив на хранение (не забудьте о необходимости подтверждения сведений, указанных в карточке, личной подписью работника). Важность карточки Т2 заключается в том, что при утере трудовой книжки она является единственным документом, прямо подтверждающим трудовой стаж.
Что касается личных дел сотрудников, они никакими нормативами не регламентированы. Можете их не заводить. Но если проявили инициативу, не забывайте, что личное дело хранится 75 лет. К нему прилагаются копии приказов о приеме на работу, переводах и увольнении. Все изменения отражаются в листке «Дополнение к личному листку по учету кадров».
Документы кадровой службы являются важным элементом для администрации любой организации при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых судами. Такие конфликты всегда сопровождаются предоставлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части документов, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т. е. придание документу юридической силы.
Перечень услуг, который предлагают консалтинговые компании дает возможность избежать проблем с кадровым учетом любой организации и на любом этапе:
Постановка и ведение кадрового документооборота с "нуля
Восстановление обязательных кадровых документов
Кадровый аудит (оценка состояния кадровых документов компании)
Аутсорсинг (внешняя кадровая служба)
Разработка и создание организационной документации
Профессиональный подход к кадровому делопроизводству и использованию трудового законодательства позволяет руководителям организации и специалистам кадровой службы быть защищенными в решении возникающих трудовых споров с работниками.
На практике каждый работодатель делает свой выбор сам, нужна ли ему кадровая документация или нет. Однако объективные тенденции развития российской экономики говорят о том, что цивилизованный подход к регулированию трудовых отношений постепенно становится одним из базовых условий ведения и развития бизнеса.
