ПРИЛОЖЕНИЕ №
УТВЕРЖДЕН
постановлением администрации области
Должностной регламент
главного специалиста 1 разряда отдела делопроизводства
управления делами администрации области
1. Гражданский служащий Тамбовской области - главный специалист 1 разряда отдела делопроизводства управления делами администрации области (далее - главный специалист 1 разряда) - осуществляет профессиональную служебную деятельность в соответствии с настоящим должностным регламентом.
В соответствии с Реестром должностей государственной гражданской службы Тамбовской области должность главного специалиста 1 разряда относится к группе главных должностей государственной гражданской службы Тамбовской области категории «обеспечивающие специалисты».
Главный специалист 1 разряда назначается на должность государственной гражданской службы области и освобождается от должности главой администрации области.
Главный специалист 1 разряда непосредственно подчиняется заместителю начальника управления делами администрации области, начальнику отдела делопроизводства.
Во время отсутствия главного специалиста 1 разряда его обязанности исполняет ведущий специалист 1 разряда отдела делопроизводства управления делами администрации области на основании постановления администрации области.
Главный специалист 1 разряда может совмещать должность и функции заместителя начальника отдела делопроизводства управления делами администрации области в соответствии с постановлением администрации области.
2. Квалификационные требования, предъявляемые к главному специалисту 1 разряда:
2.1. к уровню профессионального образования: наличие специальных знаний, подтвержденных документом государственного образца о высшем профессиональном образовании, по направлению подготовки (специальности) «Государственное и муниципальное управление» или по направлениям подготовки (специальностям), соответствующим направлениям деятельности отдела;
2.2. к стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности: стаж гражданской службы (государственной службы иных видов) не менее четырех лет или не менее пяти лет стажа работы по специальности;
2.3. к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей:
должен знать:
Конституцию Российской Федерации, Устав (Основной Закон) области;
федеральные конституционные законы, федеральные законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты области, соответствующие направлениям деятельности отдела, применительно к исполнению должностных обязанностей;
основные принципы организации органов государственной власти Российской Федерации и области;
основные принципы построения и функционирования системы государственной службы;
принципы гражданской службы, требования к служебному поведению государственного гражданского служащего;
основные права и основные обязанности государственного гражданского служащего, а также ограничения и запреты, связанные с гражданской службой;
основы государственного и муниципального управления;
нормативные правовые акты, регламентирующие служебную деятельность;
наличие специальных профессиональных знаний, необходимых для исполнения должностных обязанностей;
должен иметь навыки:
работы с документами;
владения официально-деловым стилем современного русского литературного языка;
владения современными средствами, методами и технологиями работы с информацией;
аналитической работы;
систематизации и подготовки информационных материалов;
организационной работы;
аналитической работы;
умения работать с людьми;
владения конструктивной критикой;
владения способностями подготовки делового письма;
умения разрабатывать план конкретных действий;
умения оперативно принимать и реализовывать решения;
умения эффективно сотрудничать;
иметь склонность к гибкости и компромиссам при решении проблем в конфликтных ситуациях;
работы на компьютере на уровне пользователя: в среде WINDOWS, WORD, с использованием программ «Учет входящей и исходящей корреспонденции», электронного документооборота, работы с информационной правовой системой «Законодательство России»;
по использованию технических средств: пишущей машинки, магнитофона, франкировальной машины, телефона и других навыков, необходимых для исполнения должностных обязанностей;
2.4. дополнительные квалификационные требования:
наличие профессиональных знаний по документоведению, знаний документопотоков администрации области, навыков работы со справочными материалами.
3. Должностные обязанности главного специалиста 1 разряда:
оказывать методическую и практическую помощь работникам структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области по вопросам документирования;
организовывать работу по обработке входящей и исходящей документации в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации области;
обеспечивать своевременный прием, регистрацию и передачу по назначению входящей корреспонденции и отправку исходящих документов;
осуществлять контроль за правильным оформлением документов при обработке входящей и исходящей корреспонденции, за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству в администрации области;
обеспечивать оперативное прохождение документов, вести учет отправляемой и получаемой корреспонденции;
осуществлять контроль за своевременным исполнением служебных писем;
вносить предложения в номенклатуру дел администрации области;
обеспечивать формирование и хранение дел;
принимать меры к сокращению почтово-телеграфных расходов;
обеспечивать сохранность печатей и выдачу бланков служебных документов;
составлять отчеты о документообороте;
принимать и отправлять корреспонденцию по электронной почте;
участвовать в совещаниях, семинарах по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
4. Права главного специалиста 1 разряда:
возвращать исполнителям в структурные подразделения администрации области, исполнительные органы государственной власти области для доработки служебные документы, оформленные с нарушением установленных правил;
пользоваться в установленном порядке банками данных администрации области, органов местного самоуправления, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и других организаций, оказывающих администрации области услуги по представлению правовой информации в электронной форме;
вносить предложения руководству управления делами администрации области по вопросам, входящим в компетенцию отдела делопроизводства управления делами.
5. За нарушение запретов, связанных с государственной гражданской службой области, несоблюдение ограничений и невыполнение обязательств, установленных федеральным законодательством, неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей, за утрату или порчу государственного имущества области, которое было предоставлено главному специалисту 1 разряда для исполнения должностных обязанностей, он несет ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
6. Главный специалист 1 разряда вправе:
самостоятельно принимать решения по вопросам подготовки и внесения предложений по совершенствованию документирования управленческой деятельности;
обязан подготавливать информации, справки по вопросам своей компетенции;
консультировать работников администрации области, исполнительных органов государственной власти области, органов местного самоуправления по вопросам делопроизводства.
7. Главный специалист 1 разряда:
вправе участвовать в подготовке нормативных правовых актов по вопросам документационного обеспечения управления;
требовать от работников администрации области и исполнительных органов государственной власти области оформления документов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации области;
обязан участвовать в подготовке Инструкции по делопроизводству в администрации области.
8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений главным специалистом 1 разряда:
подготовка проектов документов, регистрация, обработка и отправка документов осуществляются в порядке и сроки, установленные Инструкцией по делопроизводству в администрации области.
В процессе принятия управленческих решений главный специалист 1 разряда осуществляет при подготовке предложений по внесению проектов постановлений и распоряжений администрации области: сбор, анализ и направление исходной информации и предложений, требуемых для принятия решений в установленные сроки.
9. Порядок служебного взаимодействия главного специалиста 1 разряда:
в связи с исполнением должностных обязанностей главный специалист 1 разряда взаимодействует с гражданскими служащими администрации области, гражданскими служащими исполнительных органов государственной власти области, областной Думой, гражданами, а также с организациями по вопросам правильности оформления служебных документов.
10. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям:
в должностные обязанности главного специалиста 1 разряда функции по оказанию государственных услуг не входят.
С должностным регламентом ознакомлен:_________________
(подпись)
