|
Утверждено постановлением Исполнительного комитета г. Казани |
Положение
об управлении делопроизводства
Аппарата Исполнительного комитета
муниципального образования г. Казани
I. Общие положения
1.1. Управление делопроизводства Аппарата Исполнительного комитета муниципального образования г. Казани (далее – управление делопроизводства) является структурным подразделением Исполнительного комитета муниципального образования г. Казани (далее – Исполнительный комитет).
1.2. Управление делопроизводства осуществляет свою деятельность под руководством Руководителя Исполнительного комитета г. Казани, руководителя Аппарата Исполнительного комитета. Управление делопроизводства возглавляет начальник. Положение об управлении делопроизводства утверждается Руководителем Исполнительного комитета.
1.3. Управление делопроизводства в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством, правовыми актами Президента и Правительства Российской Федерации, Конституцией Республики Татарстан и законами Республики Татарстан, правовыми актами Президента Республики Татарстан, Кабинета Министров Республики Татарстан, правовыми актами муниципального образования г. Казани, а также настоящим
Положением.
1.4. Управление делопроизводства осуществляет контроль и координацию делопроизводства в структурных подразделениях Исполнительного комитета, администрациях районов Исполнительного комитета, на муниципальных предприятиях, в муниципальных учреждениях, а также обеспечивает методическое руководство в сфере делопроизводства, взаимодействует с органами государственной власти и управления, иными органами местного самоуправления в рамках своих полномочий.
II. Задачи и функции управления делопроизводства
2.1. Основными задачами управления делопроизводства являются:
- формирование и развитие комплексной системы делопроизводства в подразделениях Исполнительного комитета;
- документирование управленческой деятельности в подразделениях Исполнительного комитета;
- организация документооборота, создание рациональной системы подготовки организационно-распорядительных документов, писем в подразделениях Исполнительного комитета;
- организация и обеспечение своевременного и качественного рассмотрения письменных и устных обращений граждан;
- совершенствование информационно-документационного обеспечения управления посредством внедрения современных информационных технологий на базе электронной техники (компьютерное делопроизводство, электронная почта, факсимильная связь);
- совершенствование организационно-методической работы;
- подготовка по поручению Руководителя Исполнительного комитета и руководителя Аппарата Исполнительного комитета аналитических и других материалов по вопросам делопроизводства.
2.2. В соответствии с возложенными задачами управление делопроизводства осуществляет следующие основные функции:
- организует и координирует работу с документами по вопросам делопроизводства;
- создает нормативно-методическую базу (инструкции, положения, рекомендации и пр.), регулирующую деятельность подразделений Исполнительного комитета по вопросам делопроизводства;
- разрабатывает бланочную продукцию, осуществляет хранение и учет выдачи изготовленных бланков документов. Обеспечивает контроль за правильным использованием бланков документов;
- хранит и использует гербовую печать Исполнительного комитета в соответствии с действующим законодательством;
- разрабатывает и внедряет оптимальные схемы прохождения документов в Аппарате и подразделениях Исполнительного комитета;
- обеспечивает прием, регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, проектов постановлений, распоряжений Исполнительного комитета, распоряжений заместителей Руководителя Исполнительного комитета и руководителя Аппарата с использованием системы электронного документооборота, осуществляет их предварительное рассмотрение и контроль за соблюдением установленных требований, регистрацию подписанных документов, а также представление заверенных копий постановлений и распоряжений Исполнительного комитета по письменным запросам граждан, организаций и предприятий;
- осуществляет комплексную подготовку документов (корректура и редактирование, перевод на государственные языки Республики Татарстан, печатание, копировально-множительные работы) на базе компьютерного делопроизводства;
- контролирует правильность оформления документов в соответствии с Типовой инструкцией по подготовке и оформлению проектов документов в Исполнительном комитете г. Казани, служебным регламентом, требованиями ГОСТ, установленными правилами оформления документов;
- организует работу помощников и референтов заместителей Руководителя Исполнительного комитета, руководителя Аппарата Исполнительного комитета с целью осуществления ими возложенных на них обязанностей;
- обеспечивает разработку номенклатуры дел управления делопроизводства;
- обеспечивает подготовку документов, формирование и оформление дел для сдачи в управление муниципального архива в соответствии с номенклатурой дел управления делопроизводства;
- обеспечивает отправку документов в правительственные органы, структурные подразделения Исполнительного комитета, районные администрации и другим адресатам по почте, телеграфу, факсимильной связи, электронной почте, посредством курьерской доставки;
- координирует работу подразделений Исполнительного комитета по своевременному рассмотрению письменных и устных обращений граждан, организует их централизованный учет и сохранность;
- организует и осуществляет прием граждан Руководителем Исполнительного комитета, его заместителями, руководителем Аппарата, выездные приемы, встречи Руководителя Исполнительного комитета, его заместителей, руководителя Аппарата с жителями и работниками предприятий и учреждений;
- внедряет технологии максимального использования машиночитаемых документов, созданных и оформленных в установленном порядке;
- осуществляет унификацию форм документов (создает и развивает компьютерные банки данных: тематические базы документов, текстовые образцы и шаблоны документов);
- изучает практику работы делопроизводственных служб органов государственной власти, органов местного самоуправления, других муниципальных образований и внедряет прогрессивные технологии работы с документами.
III. Права управления делопроизводства
Управление делопроизводства для осуществления своих функций имеет право:
- осуществлять правовое, информационное обеспечение своей деятельности, обеспечение актами Российской Федерации и Республики Татарстан, получение другой литературы по вопросам делопроизводства;
- запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы и информацию от муниципальных предприятий и учреждений, районных администраций Исполнительного комитета, иных структурных подразделений Исполнительного комитета, органов местного самоуправления муниципального образования г. Казани по вопросам своей деятельности;
- вносить на рассмотрение руководства предложения по вопросам своей деятельности;
- созывать совещания по рассмотрению вопросов, входящих в компетенцию управления делопроизводства;
- осуществлять контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и Республики Татарстан, правовых актов муниципального образования г. Казани всеми органами местного самоуправления муниципального образования г. Казани в пределах своей компетенции;
- направлять служащим Исполнительного комитета заключения по вопросам делопроизводства;
- использовать городские системы связи и коммуникации.
Управление делопроизводства обладает иными правами, необходимыми для осуществления возложенных на него функций.
IV. Организация деятельности управления делопроизводства
4.1. Деятельностью управления делопроизводства руководит начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Руководителем Исполнительного комитета.
4.2. Сотрудники управления делопроизводства назначаются на должность и освобождаются от должности руководителем Аппарата Исполнительного комитета в порядке, определяемом правовыми актами муниципального образования г. Казани.
4.3. Начальник управления делопроизводства имеет одного заместителя-начальника отдела.
4.4. Сотрудники управления делопроизводства являются муниципальными
служащими Исполнительного комитета.
4.5. В состав управления делопроизводства входят:
- общий отдел;
- отдел лингвистической экспертизы документов;
- отдел документооборота;
- отдел писем и приема граждан;
- протокольный сектор.
4.6. Правовое положение сотрудников управления делопроизводства определяется Федеральным законом от 01.01.2001 №25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», Законом Республики Татарстан от 01.01.2001 №5-ЗРТ «О муниципальной службе в Республике Татарстан», Законом Республики Татарстан «О реестре муниципальных должностей муниципальной службы в Республике Татарстан», трудовым законодательством, Уставом муниципального образования г. Казани, иными правовыми актами муниципального образования г. Казани.
4.7. Управление делопроизводства имеет бланки установленного образца.
V. Начальник управления делопроизводства
5.1. Начальник управления делопроизводства:
- организует работу управления делопроизводства, руководит его деятельностью;
- в пределах своей компетенции дает указания, обязательные для исполнения сотрудниками управления делопроизводства;
- подписывает и визирует документы по вопросам, входящим в компетенцию управления делопроизводства;
- распределяет обязанности между сотрудниками управления делопроизводст-
ва, согласовывает должностные инструкции и представляет их на утверждение руководителю Аппарата Исполнительного комитета;
- представляет руководителю Аппарата Исполнительного комитета предложения о повышении квалификации, поощрении сотрудников управления делопроизводства и наложении на них дисциплинарных взысканий;
- вносит руководителю Аппарата Исполнительного комитета предложения о формировании кадрового резерва управления делопроизводства;
- решает в соответствии с законодательством о муниципальной службе иные вопросы, связанные с прохождением муниципальной службы в Исполнительном комитете и иных органах местного самоуправления муниципального образования г. Казани;
- осуществляет иные полномочия, необходимые для выполнения функций управления делопроизводства.
5.2. В период отсутствия начальника управления делопроизводства исполнение его обязанностей возлагается на заместителя начальника управления делопроизводства.
VI. Ответственность
Сотрудники управления делопроизводства обязаны:
- знать и неукоснительно выполнять свои профессиональные обязанности;
- воздерживаться от публичных высказываний в прямом или косвенном виде о своих политических симпатиях и антипатиях, суждений и оценок в отношении деятельности органов государственного и местного самоуправления, их руководителей;
- соблюдать нравственные нормы, основанные на принципах лояльности, гуманности, социальной справедливости;
- нести ответственность за достоверность информации, которую они представляют публично или конфиденциально как от своего имени, так и от имени своего подразделения;
- соблюдать конфиденциальность в отношении имеющейся служебной
информации;
- проявлять толерантность, корректность, вежливость, доброжелательность, внимательность и терпимость по отношению ко всем гражданам вне зависимости от их национальности, вероисповедания, политической ориентации, уважение к обычаям и традициям народов России;
- предотвращать возникновение конфликта интересов при исполнении служебных обязанностей, в осуществлении своих должностных полномочий;
- нести дисциплинарную ответственность за неполное и несвоевременное выполнение задач и функциональных обязанностей, несоблюдение предъявляемых выше требований и установленных законодательством ограничений;
- нести материальную ответственность в соответствии с законодательством за причиненный по их вине ущерб;
- выполнять условия служебного регламента, соблюдать нормы служебной этики, сохранять государственную и иную охраняемую законом тайну, служебную информацию.
