Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству, инструкции по кадровому делопроизводству и инструкции по работе с учебно-педагогической документацией в общеобразовательных учреждениях г. Ртищево и Ртищевского муниципального района

Администрация Ртищевского муниципального района Саратовской области

УПРАВЛЕНИЕ ОБЩЕГО ОБРАЗОВАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ

РТИЩЕВСКОГОМУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

(Управление общего образования Ртищевского района)

ПРИКАЗ

16 марта 2011 год г. Ртищево № 113

Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству, инструкции по кадровому делопроизводству и инструкции по работе с учебно-педагогической документацией в общеобразовательных учреждениях г. Ртищево и Ртищевского муниципального района Саратовской области

В целях совершенствования работы с документами в общеобразовательных учреждениях г. Ртищево и Ртищевского муниципального района Саратовской области и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ:

1.  Утвердить Примерную инструкцию по делопроизводству в муниципальных общеобразовательных учреждениях (приложение 1) г. Ртищево и Ртищевского муниципального района Саратовской области.

2.  Утвердить Примерную инструкцию по кадровому делопроизводству в муниципальных образовательных учреждениях (приложение 2) г. Ртищево и Ртищевского муниципального района Саратовской области.

3.  Утвердить Примерную инструкцию по работе с учебно-педагогической документацией в муниципальных общеобразовательных учреждениях (приложение 3) г. Ртищево и Ртищевского муниципального района Саратовской области.

4.  Руководителям муниципальных общеобразовательных учреждений г. Ртищево и Ртищевского муниципального района Саратовской области разработать на основе примерных (приложение 1,2,3) и утвердить Инструкции по делопроизводству, инструкцию по кадровому делопроизводству и инструкцию по работе с учебно-педагогической документацией во вверенных им муниципальных общеобразовательных учреждениях в срок до 11 апреля 2011 г.

5.  Настоящий приказ разместить на сайте Управления общего образования администрации Ртищевского муниципального района Саратовской области.

6.  Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник Управления общего

образования Администрации Ртищевского

муниципального района Саратовской области .

Приложение к приказу Управления общего образования администрации Ртищевского муниципального района Саратовской области

от 01.01.2001г. № 000.

Инструкция по делопроизводству

в муниципальных общеобразовательных учреждениях города Ртищево и Ртищевского района Саратовской области

1.  Общие положения

1. Настоящая инструкция по делопроизводству в муниципальных общеобразовательных учреждениях г. Ртищево и Ртищевского района (далее – «учреждения») устанавливает единую систему делопроизводства в учреждениях, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием документов. Инструкция регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота; создание и оформление документов; порядок работы с документами и письмами; контроль за их рассмотрением и исполнением; составление номенклатур и формирование дел; подготовку документов и писем к их дальнейшему хранению и использованию.

2. Настоящая инструкция составлена в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности учреждений, а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.

Инструкция составлена с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 01.01.2001 ); Федерального конституционного закона от 01.01.2001 «О Государственном гербе Российской Федерации»; Федерального закона от 01.01.2001 «Об архивном деле в Российской Федерации»; постановления Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», приказа Рособрнадзора «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в федеральной службе по надзору в сфере образования и науки», с Методическими рекомендациями по работе с документами в общеобразовательных учреждениях, утвержденными письмом Министерства образования Российской Федерации от 01.01.2001. № 03 ­51/64.

3.  Учреждение организует и ведёт делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих настоящей инструкции.

4.  Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в учреждении возлагается на руководителя учреждения.

5.  Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники.

6.  Требования Инструкции распространяются на все документы несекретного характера. Порядок работы с секретными документами, документами с грифом «Для служебного пользования» определяется специальными инструкциями.

7.  Работники учреждения несут персональную ответственность за невыполнение требований Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них информации. Об утрате документов немедленно докладывается руководителю учреждения и ответственному лицу.

8.  Передача документов (копий документов), в том числе их электронных версий, работникам других организаций допускается только с разрешения руководителя учреждения.

2.  Правила оформления документов

2.1.  При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, их оперативное исполнение, обработку с помощью средств вычислительной техники и сохранность.

2.2.  Документы, исходящие из учреждения, должны быть ясными, краткими, обоснованными и обеспечивать точное и однозначное толкование изложенной в них информации.

2.3.  Документы оформляются на бланках или на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297) и А5 (148х210). Отдельные виды документов (таблицы, схемы, сметы и другие) допускается оформлять с использованием формата А3 (420х297).

2.4.  Обязательными требованиями к оформлению документов на компьютерах являются: текстовой редактор MS WORD для Windows; сохранение документов выполняется в форматах MS WORD 6.0 или RTF; основной используемый шрифт – Times New Roman Cyrillik; размер шрифта – 12-14 пунктов.

2.5.  При печатании документа поля должны быть не менее:

левое – 20 мм;

правое – 10 мм;

верхнее – 15 мм;

нижнее – 20 мм.

2.6.  Допускается печатание через 1 межстрочный интервал текстов документов формата А5. Первую строку каждого абзаца (красную строку) печатают, отступив 5 печатных знаков от границы левого поля. Реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме текста), печатают через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложений», «Гриф согласования» следует отделять друг от друга 1,5 или 2 межстрочными интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2 или 3 межстрочными интервалами.

2.7.  Точка в конце заголовка к тексту не ставится. Если заголовок превышает 5 строк (150 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правового поля.

2.8.  Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами и фамилией.

2.9.  Если документ оформляется на нескольких листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

2.10.  Во всех документах недопустимы нарушения следующих правил набора:

-  знаки препинания не отбиваются от предшествующего текста, допускается отбивать пробелом только вопросительный знак (?);

-  не отбиваются от цифр знаки «процент», «градус», «минута», «секунда», например: 45%;

-  одним пробелом цифра отбивается от №, но при вводе нужно использовать неразрывный пробел, который не будет ни растянут при форматировании, ни разорван при переносе;

-  дефис пробелами не отбивается, например: 10-процентный; отбивается пробелами тире, например: Иванов – педагог; кроме сочетаний, имеющих смысл «от» и «до», например гг.

2.11.  Перенос осуществляется в строгом соответствии правилам орфографии. Не переносятся на следующую строку: знак тире и все остальные знаки препинания; наращения к цифрам, например: 25; сокращенные обозначения, отделяя их переносом от стоящих перед ними числительных, например: 1939 г.; фамилии, если предыдущая строка заканчивается инициалами; сокращенные обозначения мер, отделяя эти обозначения от цифр, стоящих в предыдущей строке.

3.  Общие требования к оформлению документов

3.1.  Документы, подготавливаемые в учреждении и фиксирующие решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности, должны быть оформлены в соответствии с государственными стандартами, а также настоящей Инструкцией.

3.2.  Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем, документах и располагается после наименования учреждения – автора документа.

3.2.1.  Наименование вида документа:

-  печатается прописными буквами, размером шрифта не менее 16 пунктов;

-  выравнивается по центру;

-  выделяется полужирным шрифтом.

3.2.2.  Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько лиц, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 14.03.2005.

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ним проставляется ноль, например: 01.02.2006.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 14 марта 2005 г.

При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ, дата оформляется следующим образом:

<вид документа, наименование автора документа> от <дата> № … «< название документа>». Например: (Постановление главы администрации «Об утверждении регламента»).

3.2.3.  Регистрационный номер документа – цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера.

Порядковые номера присваиваются в пределах каждого вида документов в течение календарного года. Ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Например: На № ___________ от__________

Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма-ответа.

3.2.4.  Место составления или издания документа указывается, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование учреждения» и «Справочные данные об учреждении».

3.2.5.  Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа.

Адресатами могут быть: органы государственной власти, их структурные подразделения; органы местного самоуправления, их структурные подразделения; предприятия, учреждения, организации, их структурные подразделения; должностные лица, граждане. Документ не должен содержать более четырех адресатов, если документ направляется нескольким разным адресатам, то адресаты указываются в документе один под другим. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. Если документ является ответным, то первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов.

3.3.  Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа). Последний экземпляр документа, подписанный руководителем учреждения, изготавливается одновременно с подлинником (оригиналом) документа, содержит все его реквизиты (за исключением реквизитов бланка документа, если документ оформляется на бланке) и остается в деле отправителя.

3.4.  Наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, соответствующего структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например:

Министерство юстиции России

Управление систематизации

законодательства

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Например:

мир»

Бухгалтерия

Главному бухгалтеру

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Структурным подразделениям

администрации Ртищевского

муниципального района Саратовской

области

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 01.01.01 г. № 000 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

В соответствии с ними установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и в документах:

наименование адресата;

улица, № дома, № квартиры;

населенный пункт;

область (край), республика;

страна (для международных писем);

почтовый индекс.

Адрес получателя пишется в правой части конверта, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.

Если документ адресуется органу государственной власти, органу местного самоуправления, предприятию, учреждению, организации, соответствующему структурному подразделению, указывают его (ее) наименование, а затем почтовый адрес.

Например:

Управление общего образования

Ртищевского района

ул. Красная, д. 6

г. Ртищево, 412030

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Например

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Адрес письма, отправляемого по факсу, указывается следующим образом:

Директору

ф. [phone]

Реквизит «Адресат» печатается через один межстрочный интервал, без подчеркивания, строчными буквами, за исключением начальных букв и инициалов.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Например:

Главному редактору

издательского дома

«Медиадом»

3.5.  Гриф утверждения документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем поле первого листа документа.

Документ утверждается руководителем учреждения или специально издаваемым документом (приказом). При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Гриф утверждения выравнивается по левому краю.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор МОУ СОШ №_____

_______________ _______________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

«__»____________2009 г.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа специально издаваемым актом (протоколом, решением, приказом и т. п.) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом директора

МОУ СОШ №_____

3.6.  В резолюции фиксируются указания руководителя учреждения по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки на документе в верхней ее части, на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на специальном бланке или на отдельном листе формата А5 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция включает в себя: фамилию, имя, отчество исполнителя; содержание поручения; срок исполнения; дату резолюции; подпись руководителя учреждения.

Например:

Подготовить ответ к 22.02.2009

Подпись

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Исполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора и дата.

3.7.  Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем? (о ком?), например:

О создании аттестационной комиссии;

чего? (кого?), например:

Должностная инструкция начальника отдела.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Заголовок размещается в левой части над текстом от границы левого поля, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

3.8.  Отметка о контроле. Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле (буква «К») проставляется цветным (красным, зеленым, синим) карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль» и располагается на уровне заголовка на левом поле документа.

3.9.  Текст документа составляется на русском языке (с учетом особенностей составления документов, отправляемых за рубеж).

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Тексты документов оформляют в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Текст печатается на расстоянии 2-3-х межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах зоны реквизита «Текст документа». Первая строка каждого абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Документы печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman (Cyr) размером № 12-14 через 1-2 межстрочных интервалов.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках. Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов. В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами.

Например: год – г., тысяча – тыс., метр – м., улица – ул. и т. д.

В оформлении реквизитов «Адрес» и «Подпись» сокращения не допускаются.

Инициалы, как правило, располагаются перед фамилией (в тексте, в реквизите «Подпись»).

В протоколах и выписках из них при перечислении фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий.

Сокращение наименований предприятий, учреждений, организаций должно полностью соответствовать сокращениям, установленным учредительными документами (положениями, уставами) этих организаций.

Текст служебного документа, как правило, состоит из следующих частей:

преамбулы – кратко излагается в связи с чем и на какой вопрос подготовлен документ;

описательной части, в которой излагается суть обсуждаемого вопроса, указываются ссылки на необходимые нормативно-правовые акты, содержится обоснованная позиция по каждому вопросу, обсужденному в документе;

результативная часть – содержит ясное формулирование вывода, просьбы или указания, следующие из описательной части.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

1. Раздел

1.1. Подраздел

1.1.1. Подпункт

Абзацы внутри подпунктов не нумеруются.

Перечисления внутри пунктов (подпунктов) пишутся после двоеточия со строчной буквы, начинаются с красной строки дефисом, заканчиваются точкой с запятой, кроме последнего, который заканчивается точкой.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и. т.д.) учреждения, действующего на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу» и т. п.).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного лица («решили», «постановили» и т. п.)

Текст протокола излагают от третьего лица множественного лица («слушали, «выступили», «постановили» и т. п.).

В документах, содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («Совет осуществляет функции», «в состав Совета входят», «комиссия установила», «комиссия полагает»).

В письмах используют следующие формы изложения:

-  от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

-  от первого лица единственного числа («прошу подготовить», «прошу предоставить»);

-  от третьего лица единственного числа («администрация учреждения направляет»).

3.10.  Документ с ограниченным сроком действия должен иметь соответствующую ссылку в тексте. Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий) помещаются в начале текста и могут быть выделены самостоятельным предложением (без абзаца).

3.11.  Оформление рукописного текста документов должно соответствовать установленным требованиям к оформлению документов. Рукопись пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги чернилами черного, синего или фиолетового цвета, не допускается писать карандашом, чернилами красного, зеленого или других цветов, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.

3.12.  Подпись является обязательным реквизитом документа и располагается с интервалом не менее двух сантиметров под текстом документа. Написание должности выравнивается от левого поля, а написание фамилии выравнивается от правого поля. Документы представляются на подпись руководителю учреждния полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документ готовился.

Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.

Подписываются экземпляр документа, отсылаемый адресату, и экземпляр документа, который остается в деле учреждения. При оформлении документа, направляемого нескольким адресатам, но не более 4, подписываются все экземпляры документа.

При массовой рассылке копий документа подписывается только экземпляр документа, оставляемый в деле учреждения, а адресатам рассылаются его размноженные и заверенные копии.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности руководителя учреждения; личная подпись; расшифровка подписи.

Например:

Директор подпись

Или:

Директор МОУ СОШ №____

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Директор подпись

Заместитель директора подпись

В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а обязанности в составе комиссии в соответствии с их распределением.

Например:

Председатель комиссии Личная подпись

Заместитель

председателя комиссии Личная подпись

Секретарь комиссии Личная подпись

Члены комиссии: Личная подпись

Личная подпись

Личная подпись

3.13.  Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (исправления можно внести от руки, например: «и. о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

3.14.  В подписанные документы не допускается вносить какие-либо изменения или дополнения.

3.15.  Гриф согласования документа. Подготовленный проект документа (с имеющимися приложениями) подлежит при необходимости согласованию.

Согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом.

Это оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

от 01.01.01 г. № ___

СОГЛАСОВАНО

Председатель Педагогического совета

МОУ СОШ №____

Подпись

15 мая 2009 г.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» или в левом верхнем углу первого листа.

3.16.  Печать ставится на наиболее важных документах, фиксирующих факты, связанные с расходованием финансовых средств и материальных ценностей, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и, по возможности, должна захватывать часть наименования должности и часть подписи.

В делопроизводстве учреждения применяется круглая печать учреждения. Круглая печать учреждения проставляется на документах, связанных с расходованием финансовых средств и материальных ценностей, и документах по личному составу (служебные удостоверения, трудовые книжки, справки о стаже работы и др.), подписанных руководителем учреждения, подтверждая подлинность подписей. Круглая печать учреждения хранится у руководителя учреждения.

В соответствии с пунктом 16 статьи 33 Закона РФ «Об образовании» право учреждения на пользование печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации возникает с момента его государственной аккредитации, подтвержденной свидетельством о государственной аккредитации.

Форма, размеры и технические требования к печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установлены ГОСТ Р . В соответствии с требованиями указанного стандарта печать должна содержать следующую информацию:

-  полное наименование юридического лица – заказчика печати в именительном падеже, соответствующее наименованию, закрепленному в учредительных документах; в скобках – его краткое наименование, если таковое установлено в уставе учреждения;

-  основной государственный регистрационный номер (ОГРН) заказчика печати согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц;

-  идентификационный налоговый номер (ИНН), а также, по усмотрению заказчика печати, код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

-  при наличии у юридического лица вышестоящей организации приводится ее краткое наименование, а при отсутствии краткого наименования – полное наименование.

Порядок учета, хранения и применения печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в учреждении устанавливается локальным актом учреждения.

3.17.  Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись этого должностного лица; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Например:

Начальник отдела кадров Подпись

Верно

Инспектор Личная подпись

25 марта 2009 г.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению учреждения. Учреждение может выдавать копии только издаваемых им либо имеющихся в учреждении документов.

3.18.  Отметка об исполнителе документа необходима для оперативной связи с ним с целью разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе документа включает его фамилию (или фамилию, имя, отчество) и номер телефона. Отметка об исполнителе документа располагается в соответствии со стандартом на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

или

90-40

3.19.  Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело №…» (указывается номер дела, в котором будет храниться документ). Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем учреждения.

3.20.  Отметка о поступлении документа в учреждении содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Отметку о поступлении документа располагают в правом нижнем углу первого листа документа. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

4.  Документооборот

4.1.  Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки ответа заявителю (организации, учреждению) образует документооборот учреждения. Прохождение и исполнение документов должно быть оперативным, все операции должны выполняться в порядке и последовательности, указанными в Инструкции.

4.2.  Порядок работы с входящими документами. Документы, поступающие в учреждение на имя руководителя учреждения, принимаются, регистрируются и учитываются лицом, ответственным за делопроизводство, в регистрационных журналах.

Основные этапы работы с входящими документами заключаются в следующем: прием и первоначальная обработка; регистрация; передача по назначению; рассмотрение руководством учреждения; доставка исполнителям в соответствии с резолюцией руководителя; контроль за выполнением; исполнение или использование информации, содержащейся в документах; возврат документов с отметкой об исполнении; помещение в дело; передача дел в архив.

4.3.  Прием и первоначальная обработка входящих документов. Этот этап состоит из следующих операций: проверка правильности доставки, вскрытие конвертов, проверка целостности вложений. При вскрытии конвертов с документами ответственным работником проверяются правильность адресования, оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначения или возвращаются отправителю. При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается у лица, ответственного за делопроизводство в учреждении, другой приобщается к поступившему документу и отправляется на рассмотрение адресату, третий возвращается отправителю.

4.4.  Регистрация документов осуществляется путем проставления индекса и даты с последующим занесением необходимых сведений о документе в регистрационный журнал (образец прилагается).

Цель регистрации – обеспечение учета документов, поиска документной информации и контроля.

Регистрации не подлежат пригласительные билеты, поздравительные телеграммы и открытки, проспекты, периодические издания и др.

На конвертах (пакетах) с пометкой «Лично» проставляется только дата получения, а они передаются адресату без вскрытия, не регистрируются и не подлежат учету.

Регистрация документов заключается: в занесении информации о документе в регистрационный журнал; проставлении на документе в правом нижнем углу штампа (при наличии) установленной формы с регистрационным номером и датой получения документа.

Каждый документ должен регистрироваться только один раз; вся переписка по вопросам первичного документа ведется под одним регистрационным номером.

При регистрации используются следующие справочные материалы: номенклатура дел; перечень документов, не подлежащих регистрации; перечень документов, подлежащих обязательному контролю за исполнением; классификатор учреждений, исполнителей.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в следующих случаях:

-  обязательно к обращениям граждан;

-  обязательно к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также к решениям, определениям и постановлениям судов;

-  если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данной корреспонденции;

-  если в документе нет адреса отправителя и (или) соответствующих реквизитов (номер, дата).

В остальных случаях конверты от поступившей корреспонденции подлежат уничтожению.

Зарегистрированные документы передают в день их поступления на рассмотрение руководителю учреждения. Результаты рассмотрения документов по существу содержащихся в них вопросов отражаются в резолюциях руководства и согласно резолюциям направляются на исполнение работникам учреждения. Фамилия исполнителя, текст резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа вносятся в регистрационный журнал.

4.5.  Законченные делопроизводством документы в 15-дневный срок должны быть оформлены и списаны исполнителем «В дело» с расшифровкой своей подписи, отметкой о решении вопроса, указанием даты списания. В регистрационный журнал вносится отметка о списании документа «В дело». Сам документ подшивается в папку с соответствующим номенклатурным кодом.

4.6.  Документ должен помещаться в дело только после исполнения и снятия с контроля с соответствующими отметками о ходе исполнения.

4.7.  Законченные делопроизводством дела в течение двух лет хранятся у лица, ответственного за делопроизводство в учреждении, затем передаются в архив по описи. В случае ликвидации или реорганизации учреждения его работники в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации формируют все имеющиеся законченные делопроизводством документы в дела и передают их в архив, независимо от сроков хранения.

4.8.  Порядок работы с исходящими документами. Основные этапы работы с исходящей корреспонденцией заключаются в следующем: проверка правильности адресования и наличия приложений, регистрация в регистрационном журнале (образец прилагается), сортировка, составление почтового реестра, вложение в конверт, заклеивание и маркирование, помещение копии документа в дело. Несколько документов, одновременно отправляемых в один адрес, должны вкладываться в один конверт.

5.  Номенклатура дел

5.1.  Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел и их передачу в архив.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

5.2.  Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.3.  Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований.

Заголовок дела состоит из названия вида дела (переписка, нормативные документы, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, постановления, приказы и т. д.); периода, к которому относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка (в скобках) указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например: «Документы о проведении тематических проверок (планы, отчеты, акты, протоколы, справки и др.)»

В заголовках, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, за который составлены планы (отчеты), например: «Годовые планы финансовых мероприятий».

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т. д.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При этом все изменения должны быть доведены до сведения отдела организации документооборота.

В графе 3 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.

В графе 4 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2007 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и т. п.

6.  Порядок работы с письменными обращениями граждан

6.1.  Регистрация письменных обращений граждан.

Письменные предложения, заявления, ходатайства и жалобы (далее обращения) граждан регистрируются лицом, ответственным за делопроизводство в учреждении. Граждане пересылают обращения почтой или приносят лично. Обращения граждан, присланные почтой, регистрируются в регистрационном журнале непосредственно в день поступления, на обращениях, принесенных лично гражданами, делается отметка об их приеме.

6.2.  Сроки рассмотрения обращений граждан. Письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в день поступления и должны быть рассмотрены в течение 30 дней с момента регистрации.

При необходимости проведения проверки срок рассмотрения может быть продлен не более чем на один месяц руководителем учреждения, направившим обращение на исполнение, с письменным сообщением об этом лицу, подавшему обращение. Обращения депутатов всех уровней рассматриваются в соответствии с федеральными и местными законами.

Если окончание срока исполнения обращения совпадает с выходными или праздничными днями, ответ заявителю дается в день, предшествующий этим выходным или праздничным дням.

Контроль за рассмотрением обращений граждан осуществляет руководитель учреждения.

Устными обращениями считаются предложения, заявления и жалобы, высказанные гражданами во время личного приема, проводимого руководителем.

Краткое содержание устного обращения и принятого по нему решения заносятся в журнал приема граждан.

Приложение к приказу Управления общего образования администрации Ртищевского муниципального района Саратовской области от 01.01.2001г. № 000.

Инструкция по кадровому делопроизводству

в муниципальных общеобразовательных учреждениях города Ртищево и Ртищевского района Саратовской области

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция  по кадровому делопроизводству (далее - Инструкция) устанавливает единые правила кадрового делопроизводства в общеобразовательных учреждениях (далее - Учреждения) и направлена на совершенствование кадровой работы в Учреждениях.

Кадровое делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование кадровой работы и организацию работы с кадровой документацией.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.3. Ответственность за организацию кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с кадровыми документами в Учреждении возлагается на руководителя Учреждения.

1.4. Руководитель Учреждения определяет ответственных за ведение кадрового делопроизводства в Учреждении, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляют ознакомление работников Учреждения с нормативными и методическими документами по  кадровому делопроизводству.

1.5. Ответственные за ведение кадрового делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов, об их утрате немедленно докладывают руководителю Учреждения.

1.6. Права, обязанности ответственного за ведение кадрового делопроизводства Учреждения определяются должностной инструкцией.

2. Основные требования к оформлению кадровых документов

2.1. Настоящая Инструкция устанавливает требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета:

2.1.1. Приказов, связанных с регулированием трудовых правоотношений.

2.1.2. Трудовых договоров.

2.1.3. Должностных инструкций работников.

2.1.4. Личных дел работников и доступа к ним.

2.1.5. Личных карточек ф. Т-2.

2.1.6. Трудовых книжек работников.

2.2. Кадровые документы Учреждения должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, не допускающими различных толкований, отредактированными.

Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на руководителя Учреждения.

2.3. Бланки организационно - распорядительных кадровых документов.

Все виды организационно-распорядительных документов в Учреждении печатаются на бланках установленного образца: бланк приказа, общий бланк Учреждения.

2.4. Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом Учреждения, - дата его принятия; для утверждаемого документа Учреждения - дата утверждения. Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией (договор, акт, отчет и т. п.).

2.5. Подписание кадровых документов Учреждения. Кадровые документы подписываются руководителем Учреждения или лицом, исполняющим его обязанности.

2.6. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

3. Правила подготовки и оформления кадровых документов

3.1. Приказом оформляются решения нормативного характера по кадровым и другим вопросам Учреждения. Приказ оформляется на бланке Учреждения или на бланке унифицированной формы. Приказ подписывается руководителем Учреждения или лицом, исполняющим его обязанности.

Для учета и хранения все приказы делятся на три группы:

- приказы по основной деятельности.

- приказы по личному составу:

- приказы о приеме, увольнении и переводе;

- приказы об отпуске, командировании, поощрении.

- приказы, касающиеся движения воспитанников (обучающихся).

Приказы каждой группы регистрируются в отдельных журналах и хранятся в отдельных папках. Номера приказов по основной деятельности нумеруются с буквой «о» (например, N 168-о), номера приказов о приеме, увольнении и переводе - с буквой "л" (например, N 168-л), номера приказов об отпуске, командировании, поощрении - с буквой "к" (например, N 168-к), приказы, касающиеся движения воспитанников (обучающихся) – с буквой «в» (например ).

3.2. Протоколом фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений в Учреждении. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Протоколы подписываются председателем и секретарем органа самоуправления.

3.3. Акт - документ, составленный несколькими лицами (не менее двух) и подтверждающий факты, события, происходящие в Учреждении. Акт оформляется на общем бланке Учреждения.

3.4. Деловая переписка - неотъемлемое средство связи с внешними организациями. По содержанию и назначению письма могут быть: гарантийные, письма - запросы, письма - ответы и другие.

3.5. Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности работника Учреждения. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником Учреждения. Должностная инструкция должна содержать следующие разделы: общие положения; функции; должностные обязанности; права; ответственность; требования к квалификации.

3.6. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работников Учреждения, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся: трудовые договоры; приказы по личному составу; трудовые книжки; личные карточки формы Т-2; личные дела; лицевые счета по заработной плате.

3.7. Приказы по личному составу Учреждения оформляются в соответствии с постановлением Госкомстата России "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", на бланках унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров.

3.8. Приказы  по личному составу – это распорядительные документы, издаваемые руководителем Учреждения по вопросам регулирования трудовых правоотношений. Приказами по личному составу документируют такие процедуры кадров: прием на работу (форма Т-1); перевод на другую работу (форма Т-5); увольнение (форма Т-8); предоставление отпусков (форма Т-6); график отпусков (форма Т-10а); поощрение (форма Т-11); направление работника в командировку (форма Т-9).

4. Документы по установлению трудовых отношений

4.1. Основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме, составляемый в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Трудовые договоры могут заключаться: на неопределенный срок и на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор). Трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме  работника Учреждения на работу.

4.2. Личное заявление работника Учреждения о приеме на работу, как правило, пишется от руки в произвольной форме.

В заявлении указывается адресат (должность, инициалы, фамилия руководителя Учреждения), автор (фамилия, имя, отчество работника, должность, профессия, если это заявление о переводе работника на другую работу), его паспортные данные, место регистрации, номер телефона), наименование документа (заявление), текст в котором указывается, на какую должность (по какой профессии и квалификации), в какое структурное подразделение автор заявления просит принять (перевести)  его на работу), подпись, дата. На заявлении накладывается резолюция руководителя Учреждения.

4.3. Анкета (личный листок по учету кадров) является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера о работнике. Анкету (личный листок по учету кадров) поступающий на работу заполняет собственноручно без помарок и исправлений в одном экземпляре. Ответы на вопросы анкеты (личного листка по учету кадров) даются в соответствии с данными, которые содержатся в личных документах поступающего на работу. Анкета (личный листок по учету кадров) хранится в личном деле работника.

4.4. Автобиография является документом для получения дополнительных (по сравнению с анкетой (личным листком по учету кадров) данных о работнике. Автобиография составляется работником собственноручно без помарок и исправлений, пишется в произвольной форме, но в хронологической последовательности.

4.5. Приказ о приеме на работу оформляется в соответствии с унифицированной формой Т-1 и должен соответствовать требованиям Правил внутреннего трудового распорядка Учреждения. Форма Т-1 предназначена для документирования индивидуального приема. Приказ о приеме объявляется работнику Учреждения под расписку.

1-й экземпляр приказа о приеме на работу остается на хранение в Учреждении, 2-й экземпляр передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления заработной платы и 3-й экземпляр в личное дело работника. Унифицированная форма приказа Т-1 является основанием для заполнения службой кадров учетной формы «Личная карточка работника Т-2», внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу или ее выдачи (для поступающих на работу впервые).

4.6. Приказ о перемещении, переводе оформляется унифицированной формой Т-5. Форма Т-5 предназначена для документирования перевода на другую работу. В случае если основанием для издания приказа является заявление о переводе на другую работу, то оно содержит следующие реквизиты: адресат (руководитель Учреждения, инициалы и фамилия), автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление), текст, подпись и дата. В тексте излагается просьба работника перевести его на другую должность, и (или) в другое структурное подразделение. На заявлении проставляется резолюция руководителя Учреждения. Приказ о переводе объявляется работнику Учреждения под расписку. 1-йэкземпляр приказа остается на хранение в Учреждении, 2-й экземпляр передается в бухгалтерию и 3-й экземпляр в личное дело работника.

4.7. Увольнение (прекращение трудового договора) работника Учреждения документируют формой Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора  с работником (увольнении)».

4.8. Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, адресуется руководителю, в тексте излагается просьба работника об увольнении, причина и дата увольнения. В документе обязательно должна содержаться дата подачи заявления. Заявление помещается в личное дело вместе с приказом об увольнении. Текст приказа об увольнении начинается словом «Уволить», указываются дата увольнения, фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность (профессия) и структурное подразделение, номер и дата трудового договора. Дата увольнения является необходимым реквизитом приказа, так как в соответствии с Трудовым кодексом РФ днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы (ст.77 ТК РФ). Приказ подписывает руководитель Учреждения. 1-й экземпляр приказа остается на хранение в Учреждении, 2-й экземпляр передается в бухгалтерию для расчета с работником и 3-й экземпляр в личное дело работника. Приказ об увольнении объявляется работнику Учреждения под расписку.

4.9. Приказ о предоставлении отпуска работнику оформляется унифицированной формой Т-6. Ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии с трудовым законодательством должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в Учреждении. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев. Текст приказа о предоставлении отпуска начинается словами «предоставить отпуск», указывают фамилию, имя, отчество, табельный номер, профессию, должность и структурное подразделение, вид отпуска, период, за который он предоставляется, общее число календарных дней, в течение которых работник находится в отпуске, дата ухода в отпуск и возвращения на работу. Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление работника и график отпусков.

4.10. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (форма Т-10а), утверждаемым руководителем Учреждения не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков всех работников Учреждения на календарный год по месяцам. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности Учреждения и пожелание работников. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя Учреждения вносятся соответствующие изменения в график отпусков. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за 2 недели до его начала.

4.11. Приказ (распоряжение) о поощрении работника Учреждения оформляется унифицированной формой Т-11. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (статья 191) работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой и др.). Основаниями для издания подобных приказов служат докладные записки, акты, решения профсоюзных комитетов, совета трудового коллектива. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.). Подлинник приказа остается на хранение в Учреждении, на его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку, личную карточку ф. Т-2 работника.

4.12. Приказ о применении дисциплинарного взыскания составляется в текстовой форме на бланке приказов на основании письменных объяснений работника и докладной записки. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников (профсоюзный комитет, орган общественной самодеятельности). За совершение дисциплинарного проступка, т. е. неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника Учреждения возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие виды дисциплинарных взысканий:

1. замечание;

2. выговор;

3. увольнение по соответствующим основаниям.

Приказ о применении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания объявляется (сообщается) работнику, подвергнутому взысканию, под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать приказ составляется соответствующий акт.

4.12.1. До применения взыскания должно быть затребовано от работника Учреждения объяснение в письменной форме. В случаях отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт. В письменных объяснениях указываются причины происшедшего – нарушение трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо задания и др. Письменные объяснения пишутся собственноручно, в одном экземпляре.

4.12.2. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составляется работником, обнаружившим факт совершения проступка. Руководитель структурного подразделения передает объяснительную и докладную записки руководителю Учреждения для рассмотрения и резолюции. Резолюция пишется на докладной записке и должна содержать решение о виде дисциплинарного взыскания.

5. Документы по учету кадров

5.1. Трудовая книжка работника – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся в порядке, предусмотренном «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденными постановлением Правительства РФ от 01.01.01 г. N 225 (в ред. Постановлений Правительства РФ от 01.01.2001 N 51, от 01.01.2001 N 132, от 01.01.2001 N 373).

5.2. Личное дело – совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью концентрации всей информации об одном работнике в отдельном комплексе (досье).

5.2.1. Личные дела ведутся на всех работников Учреждения (в том числе на совместителей).

5.2.2. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу, формируется в течение всего срока работы работника и дополняется документами, характеризующими  трудовую деятельность.

5.2.3. В состав документов личного дела работника входят следующие документы:

- внутренняя опись документов дела;

- анкета (личный листок по учету кадров);

- автобиография;

- копия документов об образовании;

- заявление о приеме на работу;

- приказ о приеме на работу;

- копия трудовой книжки;

- копия паспорта;

- копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).

В дальнейшем в личное дело подшиваются следующие документы в хронологической последовательности: подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о заключении (расторжении) брака, свидетельства о рождении детей и др.); характеризующие деловые и личные качества работника (характеристики, отзывы, представления, аттестационные листы, биографические справки и др.).

5.2.4. Личные дела работников хранятся 75 лет.

5.2.5. Личные дела хранятся в Учреждении как документы строгой отчетности. Ответственность за хранение личных дел возлагается на ответственного за ведение кадрового делопроизводства работника Учреждения.

5.3. Журналы (книги) учета – документирование основных операций по движению личного состава.

К учетным документам относятся:

- личные карточки ф. Т-2;

- журналы регистрации приказов по личному составу:

- журнал регистрации приказов о приеме, увольнении и переводе.

- журнал регистрации приказов об отпуске, командировании, поощрении.

- журналы регистрации приказов, касающиеся движения воспитанников (обучающихся).

- журнал регистрации трудовых договоров;

- журнал регистрации листков нетрудоспособности;

- журнал регистрации входящей документации;

- журнал регистрации исходящей документации;

- личные заявления работников;

- трудовые книжки работников;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

5.3.1. Личная карточка работника Учреждения оформляется унифицированной формой Т-2. Личная карточка заполняется работником Учреждения в одном экземпляре, от руки (разборчиво), формулируются полностью, без сокращений на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании и др.). Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника Учреждения должны своевременно отражаться в личной карточке.

5.4. При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой (ст.62 ТК РФ). Заявление составляется работником в письменной произвольной форме, с точным обозначением конкретных видов документов, копии которых желает получить работник. Работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику копии документов.

6. Организация документооборота

6.1. Вся поступающая в Учреждение корреспонденция регистрируется в журнале входящих документов.

6.2. Документы, подписанные руководителем Учреждения и предназначенные для отправки в сторонние организации регистрируются в журнале исходящих документов и направляются адресату. Копии отправляемой корреспонденции подшиваются в дела Учреждения.

7. Составление номенклатуры дел и формирование дел

7.1. Организация документов в кадровом делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, систематизацию документов, формирование и оформление дел в кадровом делопроизводстве и их передачу в архивный сектор администрации Ртищевского муниципального района Саратовской области в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, а также методическими документами по архивному делу. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в кадровом делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

7.2. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Учреждении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного хранения, а также для учета дел временного хранения.

7.3. Группировка исполненных документов в дела осуществляется в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

7.4. С момента заведения и до передачи в архивный сектор администрации Ртищевского муниципального района Саратовской области дела хранятся по месту их формирования. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководителя Учреждения. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Учреждения с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Приложение к приказу Управления общего образования администрации Ртищевского муниципального района Саратовской области

от 01.01.01 г. № 000

Инструкция по работе с учебно-педагогической документацией в общеобразовательных учреждениях города Ртищево и Ртищевского района

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция составлена в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения, а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации, а также устанавливает единую систему документирования в общеобразовательных учреждениях города Ртищево и Ртищевского района. Инструкция подготовлена в соответствии с Методическими рекомендациями по работе с документами в общеобразовательных учреждениях, утвержденными письмом Министерства образования Российской Федерации -51/64).

1.2. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагаются на руководителя общеобразовательного учреждения. Директор школы обязан ознакомить работников учреждения с содержанием Инструкции под роспись.

1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет прохождения документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.4. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого педагогического работника.

2. Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения

2.1. При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате деятельности общеобразовательного учреждения, необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документов и возможность их обработки с использованием средств электронно-вычислительной техники.

2.2. Состав документов, образующихся в процессе деятельности общеобразовательного учреждения, определяется: его компетенцией и функциями; кругом управленческих действий; порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный); характером взаимодействия между общеобразовательными учреждениями и другими организациями.

В состав документов общеобразовательного учреждения входят:

- организационные документы (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка);

- распорядительные документы (приказы, инструкции);

- информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).

- учебно-педагогическая документация (алфавитная книга записи учащихся, личное дело обучающегося, классные журналы, журналы группы продлённого дня, журналы пропущенных и замещённых уроков, книги учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем и среднем (полном) общем образовании, золотых и серебряных медалей, книги протоколов педагогического совета школы, книги учета личного состава педагогических работников, книги приказов по личному составу учащихся).

2.3. Школьные документы должны оформляться своевременно, четко разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности внесенных данных. Записи в документах должны производиться пастой синего или черного цвета. Там, где имеется возможность применения компьютерной техники, допускается составление, редактирование и распечатка текстов с их помощью.

Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа, исправляется следующим образом: ошибочные слова или цифры зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ. За достоверность сведений, содержащихся в документах, и доброкачественное их оформление несут ответственность должностные лица подписавшие документ.

Документы должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 01.01.2001 ).

3. Особенности подготовки и оформления учебно-педагогической документации

3.1. ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности общеобразовательного учреждения.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем общеобразовательного учреждения, если в тексте не указано другого срока. Подписанный приказ регистрируется в книге регистрации приказов.

Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись.

Заголовок начинается с предлога «О», «Об» и формируется при помощи отглагольных существительных (например: «О зачислении» «О допуске» или существительных, указывающих на предмет «Об итогах», «О мерах»).

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю», ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.

Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:

Приложение к приказу (наименование общеобразовательного учреждения)

При наличии нескольких приложений на каждом из них проставляется порядковый номер.

Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:

Приложение к приказу от

02.02.2001 № 12

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

Последний пункт приказа содержит указание о лице, ответственном за исполнение приказа в целом.

Если в приказе даны указания педагогическим работникам, то ниже делается запись: «С приказом ознакомлен», ставятся подписи этих работников и дата ознакомления.

Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанный приказ без разрешения лица, подписавшего приказ, не допускается. Ответственность за качество подготовки приказа и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших приказ.

Нумерация приказов меняется 1 января каждого года.

Образец бланка приказ по основной деятельности общеобразовательного учреждения приводится в приложении 1.

3.2. Протоколы педагогического совета школы. В общеобразовательном учреждении ведется книга протоколов педагогического совета в рукописном или печатном виде. В рукописном варианте книга протоколов пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется подписью руководителя и печатью общеобразовательного учреждения. В случае печатного варианта каждый протокол пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется подписью руководителя и печатью общеобразовательного учреждения, а также регистрируется в книге реестров.

Нумерация, протоколов возобновляется с каждым учебным годом. Протоколы содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения и вида документа, дату заседания, номер, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи. Дата протокола - это дата проведения совещания.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСТВОВАЛИ») и переменную (фамилия, инициалы председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии, должности лиц, приглашенных на совещание.

При количестве участников совещания более 10 составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.

Слова «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСТВОВАЛИ» пишутся от нулевого положения табулятора, от 2-го положения табулятора ставится тире, инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова «повестка дня» печатают от нулевого положения табулятора, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже. Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос «Разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме «СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)», а также протоколируются вопросы и ответы.

Образец оформления протокола приведен в приложении 2. В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только количество присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

Образец оформления краткого протокола приведен в приложении 3.

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, название вида документа (выписка из протокола), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в «дело».

Образец оформления выписки из протокола приведен в приложении 4.

3.3. Информационно-справочные документы. К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности общеобразовательного учреждения, относятся: справки, докладные записки, письма, телеграммы, телефонограммы.

ПИСЬМА оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов: наименование общеобразовательного учреждения, дату, индекс, ссылку на индекс и дату входящего документа, адресат, резолюцию руководства, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе, отметку об исполнении и направлении в дело, отметку о переносе данных на машинный носитель.

Образец оформления письма приведен в приложении 5.

ТЕЛЕГРАММЫ печатают в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания, без переноса слов.

ТЕЛЕФОНОГРАММА включает следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, адрес, дата, индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограмм применяются листы бумаги формата А5.

Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственным исполнителем.

Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.

Телефонограмма передается нескольким адресатам по прилагаемому списку учреждений-адресатов и номеров телефонов.

3.4. Алфавитная книга. Алфавитная книга записи обучающихся ведется в каждой школе. В книгу записываются все учащиеся школы, ежегодно в неё вписываются сведения об учащихся нового приёма. Фамилии учащихся заносятся в алфавитном порядке, независимо от класса, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводится отдельная страница и ведётся своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащегося в книге является одновременно номером его личного дела. Запись производится в день издания приказа о зачислении в состав обучающихся или выбытия.

Выбывшими следует считать учащихся, прекративших посещение школы вследствие перемены места жительства, перешедших в другую школу или иное учебное заведение, исключенных из школы, а также окончивших школу. Временное прекращение учебных занятий (например, болезнь) в алфавитной книге не отмечается. Выбытие учащегося и окончание им школы оформляется приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в графе 11 алфавитной книги заносятся номер и дата приказа, а в графе точно указывается причина выбытия. Если ранее выбывший из школы учащийся, уход которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой «возращение» записывается в графе «Дата поступления в школу».

Ученику не выдается личное дело до оформления его в алфавитной книге.

При использовании всех страниц алфавитной книги записи обучающихся на ту или иную букву, продолжение записей производится в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве. Например, в алфавитной книге №1 на букву «К» было записано 78 учащихся. Значит в алфавитной книге №2 первая фамилия на букву «К» начинается с порядкового номера 79.

В случае изменения места жительства учащегося исправления в графе №9 вносятся только по выбытии его из школы.

Все исправления в книге скрепляются подписью директора школы. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.

3.5. Личные дела обучающихся. Личные дела на каждого учащегося ведутся с момента поступления в общеобразовательное учреждение до выбытия из него. Каждое дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге (например, № К/5 означает, что обучающийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5). В личное дело заносятся все данные о ребенке совершенно точно из «Свидетельства о рождении», а домашний адрес – по месту прописки. В личном деле хранится заявление родителей (законных представителей) о зачислении ребенка в школу и копия свидетельства о рождении, заверенная руководителей учреждения.

Ежегодно вносятся сведения о награждениях и поощрениях (похвальный лист, похвальная грамота, золотая, серебряная медаль), итоговые отметки успеваемости из классного журнала по предметам, проставляется количество пропущенных уроков и в зависимости от успехов ученика и его оценок, делается одна из трёх записей:

1.  Переведен в класс (указывается в какой класс).

2.  Переведен в класс условно.

3.  Оставлен на повторный год обучения в классе.

Классный руководитель скрепляет своей подписью выставленные оценки, печать учреждения не ставится.

В случае выбытия ученика в другую школу родителям выдается «Личное дело обучающегося» с записью: выбыл из школы №…», число, подпись директора, печать. Печатью подтверждаются годовые отметки ученика на момент выбытия. По окончании школы личное дело обучающегося храниться в архиве школы 3 года.

В случае перенесения сроков аттестации итоговые отметки выставляются в недельный срок после окончания аттестации.

В период обучения учащегося в 10-11 классах аттестат об основном общем образовании находится в сейфе и выдаётся на руки после окончания учащимся средней школы. Личное дело выдаётся на основании письменного заявления родителей (законных представителей) учащегося или лицам, их заменяющим, с отметкой об этом в алфавитной книге. Личные дела обучающихся ведутся классными руководителями. Записи в личном деле необходимо вести четко, аккуратно. По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать школы.

Личные дела обучающихся хранятся в строго отведённом месте. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке. В папке личных дел класса находится список обучающихся с указанием фамилии, имени и Ф. И.О. классного руководителя. Список меняется ежегодно.

Контроль за состоянием личных дел осуществляется заместителем директора по учебно-воспитательной работе и директором общеобразовательного учреждения.

Проверка личных дел обучающихся осуществляется по плану внутришкольного контроля, не менее 2 раз в год. В необходимых случаях, проверка осуществляется внепланово, оперативно.

3.6.  Классный журнал является государственным документом, ведение которого обязательно для каждого учителя и классного руководителя. Устанавливается три вида классных журналов – для 1-4 классов, 5-9 и10-11 классов. Директор школы и его заместитель по учебно-воспитательной работе обеспечивают контроль за правильностью их ведения.

Классный журнал рассчитан на учебный год и ведется в каждом классе по форме, утвержденной Министерством образования Российской Федерации.

Журналы параллельных классов нумеруются литерами, например, 1 «А», 1 «Б», 5 «В», 5 «Г».

Распределение страниц в журнале осуществляется в соответствии с количеством часов в неделю, выделяемых учебным планом общеобразовательного учреждения на изучение конкретного учебного предмета.

Количество страниц на предмет распределяется следующим образом: 1 час - 2 стр., 2 часа - 4 стр., 3 часа - 5 стр., 4 часа - 7 стр., 5 часов - 8 стр., 6 часов - 9 стр. и. т.д.

Ведение классных журналов является обязательным для каждого учителя - предметника и классного руководителя.

Доступ к классным журналам имеют администрация и педагогические работники конкретного общеобразовательного учреждения.

Все записи в классном журнале должны вестись четко и аккуратно, с использованием шариковой ручки синего цвета. Не разрешается применение на одной странице ручек с разными" цветами чернил. Запрещаются какие-либо записи карандашом.

На начало учебного года классным руководителем заполняется страница «Общие сведения об обучающихся».

При заполнении страницы используются данные из личных дел, оперативная и полная информация о месте работы родителей (если графы журнала предусматривают данные сведения), домашнем адресе обучающихся (месте фактического проживания с указанием служебных и домашних телефонов).

Сведения данного раздела обновляются по мере необходимости.

Недопустимо формальное заполнение данной страницы в начале учебного года путем переписывания информации из журналов прошлых лет.

Ежедневно классным руководителем заполняется страница «Сведения о количестве уроков, пропущенных обучающимися». Итоги о количестве дней и уроков, пропущенных каждым обучающимся и классом в целом за четверть (полугодие, триместр) и учебный год, заносятся на страницу «Сводная ведомость учета посещаемости».

По итогам четверти, полугодия, года, государственной (итоговой) аттестации выпускников классным руководителем заполняется «Сводная ведомость учета успеваемости обучающихся».

На данной странице фиксируются четвертные, полугодовые (в 10-ых, 11(12)-ых классах), годовые, экзаменационные, итоговые оценки.

В графу «Решение педагогического совета (дата и номер)» классным руководителем вносятся следующие записи:

- переведен в 8 класс, протокол от _________№ _____;

- условно переведен в 8 класс, протокол от ______№____

- оставлен на повторное обучение в 6 «Б» классе, протокол от ________№_______;

- выбыл в МОУ СОШ №_____ с___(указать дату выбытия), приказ от №________;

- получил основное общее образование, протокол от ________№_________;

- получил среднее (полное) общее образование, протокол от ________№_________;

- выдана справка об обучении в общеобразовательном учреждении, протокол от ____№______.

Учитель, проверяя и оценивая знания, руководствуется локальным актом общеобразовательного учреждения «О системе оценки, порядке и периодичности промежуточной аттестации обучающихся». Оценки выставляются за устные ответы и письменные работы своевременно, в день проведения урока на странице преподавания предмета. Запрещаются случаи выставления текущих оценок на то или иное число, предшествующее дате проведения урока, кроме оценок за письменные работы. Рекомендуется установить следующие сроки выставления оценок за письменные работы:

- контрольные диктанты, контрольные работы, тесты во 2-11 классах по всем предметам учебного плана - к следующему уроку, а при большом количестве работ (более 70) - через один урок;

- изложения и сочинения в начальных классах - не позже, чем через 2 дня, в 5-9-х классах - через неделю;

- сочинения в 10,х классах - в течение 10 дней после их проведения.

В графе «Домашнее задание» записывается содержание задание: номер задач и упражнений, практические работы. Если учащимся дается задание на повторение, то конкретно указывается его объем.

Отметки за каждую четверть (полугодие) выставляются после записи последнего урока по данному предмету в четверти (полугодии) без пропуска клетки. Одновременно с этим четвертные (полугодовые) оценки заносятся классным руководителем в сводную ведомость успеваемости учащихся в конце журнала.

В случае выставления учителем ошибочной оценки необходимо ее зачеркнуть, рядом поставить правильную и сделать запись на этой странице следующего содержания: 5.10.2007 г. Волкову Дмитрию ошибочно была выставлена оценка «4», верной считать оценку «3» (три). Данная запись фиксируется учителем-предметником и без подписи директора общеобразовательного учреждения, заверенной печатью, является недействительной.

На левой стороне развернутой страницы журнала учитель ставит дату урока, отмечает отсутствующих буквой «Н».

По окончании учебного года классный руководитель на основании решения педагогического совета делает запись в сводной ведомости успеваемости о переводе в следующий класс, указывая дату, номер педагогического совета. В случае, если обучающийся прибыл (выбыл) в общеобразовательное учреждение в течение учебного года в сводной ведомости успеваемости в графе «Ф. И.О.» ниже записи имени ученика делается отметка «прибыл: дата, номер приказа» или «выбыл: дата, номер приказа». По итогам повторной промежуточной аттестации производится запись в сводной ведомости о результатах аттестации на основании протокола аттестационной комиссии.

Контроль за ведением классного журнала осуществляется администрацией общеобразовательного учреждения в соответствии с планом внутришкольного контроля.

Классный журнал проверяется не реже 1 раза в месяц.

По итогам проверки администрацией заполняется страница журнала «Замечания по ведению классного журнала». На данной странице фиксируются цели проверки, замечания, предложения по устранению недостатков, отметка об устранении выявленных недостатков. Допускается дополнительное ведение отдельного документа (приложение к разделу классного журнала «Замечания по ведению классного журнала»), где может записываться полная, развернутая информация о проведенных проверках.

3.6.1. Журнал учета пропущенных и замещенных уроков. Журнал учета пропущенных и замещенных уроков ведется в каждой школе заместителем директора по учебно-методической работе. В него заносятся сведения о пропущенных и замещенных уроках. Записи производятся только на основании правильно оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, записей в классных журналах и т. д.).

Учитель, который провел уроки в порядке замещения, расписывается об этом в журнале. Записи в журнале должны соответствовать записям в табеле учета использованного рабочего времени и подсчета заработка.

4. Составление номенклатуры и формирование дел

4.1. Составление номенклатуры дел.

4.1.1. В целях правильного формирования дел общеобразовательного учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов.

4.1.2. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел - списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве общеобразовательного учреждения с указанием сроков их хранения (приложение 6).

4.1.3. Номенклатура дел предназначена для группировки и распределения исполненных документов в дела, индексации дел, определения сроков их хранения.

4.1.4. В приложении № 7 даны форма Примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения и указания по ее применению;

4.2. Формирование дел.

4.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

4.2.2. При формировании дел требуется строго определять состав документов, включенных в дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, копий, вырезок из газет и журналов и документов, подлежащих возврату, не допускается.

В процессе группировки документов в деле проверяется правильность их оформления (наличие подписей, даты, индекса, заверительной надписи и т. д.).

Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела.

4.2.3. В деле группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела (дела по вопросам, которые решаются несколько лет).

4.2.4. Расположение документов внутри дел производится в хронологическом порядке, при котором наиболее ранние документы располагаются в начале.

4.3. Систематизация отдельных категорий документов.

4.3.1. Распорядительные документы группируются в деле по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

4.3.2. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (приём, перевод, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и поощрениях.

4.3.3. Протоколы располагаются в делах в хронологическом порядке по номерам в пределах учебного (01.09-31.08) года.

4.3.4. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов и черновиков этих документов и должны храниться с делами того года, на который (за который) они составлены.

4.3.5. Переписку следует группировать в дела за период календарного года. В дело переписки помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

5. Подготовка документов к передаче в архив

5.1. Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи.

5.2. Экспертиза ценности документов.

5.2.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на хранение и установление сроков хранения.

Экспертизу ценности документов в общеобразовательном учреждении осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия.

5.2.2. Экспертная комиссия назначается приказом руководителя общеобразовательного учреждения. В состав ЭК включают не менее трех сотрудников. Секретарем ЭК назначают секретаря общеобразовательного учреждения.

Экспертная комиссия на заседаниях рассматривает: номенклатуру дел общеобразовательного учреждения, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты на документы, выделяемые к уничтожению.

5.3. Оформление дел.

5.3.1. Дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками. Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество листов в каждом деле не должно превышать 250. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись.

5.3.2. Обложки дел оформляются в соответствии с ГОСТ . На обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие реквизиты: полное название вышестоящей организации, название общеобразовательного учреждения, номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок дела, количество листов, срок хранения или отметка «хранить постоянно», номер фонда, описи, дела (приложение 8.

5.3.3. По окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел постоянного хранения вносятся необходимые уточнения:

в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера; если дело с перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается корреспондент, автор, территория и др., и в каждом томе указывается дата (число, месяц, год) начала и окончания каждого тома; точные даты проставляются на обложках для быстрого поиска документов в последующем; из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле.

5.3.4. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.

5.3.5. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись.

В заверительной надписи указывается количество листов (цифрами и прописью) в деле. Подписывается составителем с указанием его должности и даты составления.

5.3.6. Внутренняя опись составляется к делам постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов (особо ценные, личные дела и др.).

5.3.7. Дела временного хранения оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

5.4. Описание документов постоянного срока хранения.

5.4.1. Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной деятельности и на дела по личному составу.

5.4.2. Описи составляются секретарем.

5.4.3. Опись ведется в единой валовой нумерации в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с архивным сектором администрации Ртищевского муниципального района Саратовской области, куда поступают документы учебного заведения (приложение 9.

5.4.5. На дела временного срока хранения составляется акт об уничтожении (приложение 10.

6.  Обеспечение сохранности дел

6.1. Ответственность за сохранность документов общеобразовательного учреждения несет руководитель.

6.2. Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света.

6.3. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешаются.

Приложение

Управление общего образования администрации Ртищевского муниципального района Саратовской области

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА № 3 Г. РТИЩЕВО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ»

(МОУ "СОШ № 3 г. Ртищево Саратовской области")

ПРИКАЗ

16 марта 2011 год г. Ртищево № 113

Об утверждении инструкции по делопроизводству муниципального общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа № 3 г. Ртищево саратовской области»

В целях совершенствования работы с документами в муниципальном общеобразовательном учреждении «Средняя общеобразовательная школа № 3 г. Ртищево саратовской области» и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ:

1.  Утвердить Инструкцию по делопроизводству в муниципальном общеобразовательном учреждении «Средняя общеобразовательная школа № 3 г. Ртищево саратовской области».

2.  Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 15 апреля 2011 года

3.  Всем работникам администрации муниципального общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа № 3 г. Ртищево саратовской области» с 15 апреля 2011 года руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.

4.  Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Рудаева

Приложение

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА № 3 Г. РТИЩЕВО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ»

ПРОТОКОЛ 00.00.2009 № 00

Место составления

Заголовок (наименование коллегиального органа)

Председатель

Краснова

Присутствовали: (должности, фамилии, инициалы присутствующих)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О…

Доклад зам. директора

2. О…

Сообщение бухгалтера

1. СЛУШАЛИ:

- изложение содержания доклада

ВЫСТУПИЛИ:

-содержание выступления

- содержание выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Утвердить...

1.2. Представить...

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Председатель Подпись Расшифровка подписи

Секретарь Подпись Расшифровка подписи

Приложение

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА № 3 Г. РТИЩЕВО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ»

ПРОТОКОЛ 00.00.2009 № 00

заседания педагогического совета

Председатель

Секретарь

Присутствовали: (должности, фамилии, инициалы присутствующих)

1. Об итогах работы школы за 1 полугодие 2009 г.

(Иванов, Потапов, Сазонов)

1.1. Утвердить …

1.2. Принять …

О …

(….)

3.ПОСТАНОВИЛИ:

3.1. Утвердить...

3.2. Принять...

Председатель Подпись Расшифровка подписи

Секретарь Подпись Расшифровка подписи

Приложение

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА № 3 Г. РТИЩЕВО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ»

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ ПЕДАГОГИЧЕСКОГО СОВЕТА

00.00.2010 № 00

(место составления)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

2. Утверждение программы по воспитанию «...».

Докладчик -

2. СЛУШАЛИ:

ознакомила членов педагогического совета с программой по воспитанию «...».

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1. Рекомендовать программу «…».

Председатель Подпись Расшифровка подписи

Секретарь Подпись Расшифровка подписи

Приложение

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА № 3 Г. РТИЩЕВО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ»

Директору завода «Эталон»

ул. Новая, дом 37,

г. Пермь, 369120

На №___от_________

В связи с необходимостью оснащения школы оборудованием и мебелью просим вас заключить договор об изготовлении во II квартале 2010г. 17 комплектов мебели и оборудования согласно прилагаемому перечню.

Приложение: на 2 л. в 2 экз.

Директор Подпись Расшифровка подписи

Исп. Крылова

Приложение

Управление общего образования администрации Ртищевского муниципального района Саратовской области МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА № 3 Г. РТИЩЕВО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ» Саратовская область, Телефон/ e-mail http://upr – obr –rt.narod.ru

УТВЕРЖДАЮ:

Директор муниципального общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа № 4 г. Ртищево Саратовской области»

_______________

«___» ______________ 2011 год

Примерная номенклатура дел общеобразовательного учреждения

Индекс дела	Наименование дела	Кол-во томов	Срок хранения документов	Примечание (где хранится)
1	2	3	4	5
01.  Кадры
03.01	Приказы директора общеобразовательного учреждения по личному составу: - приказы об отпусках, командировках, поощрениях		75 лет (ст.196)
03.02	Приказы директора общеобразовательного учреждения по личному составу: - приказы о приеме, увольнении и переводе.		3 года 9ст.19 в)
03.03	Личные дела сотрудников школы		75 лет (ст.498)
03.04	Личные карточки (ф. Т-2)		75 лет (ст.504)
03.05	Трудовые книжки		До востребования или 50 лет после ухода с работы (ст. 524)
03.06	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним		Постоянно (ст.526 а)
03.07	Документы по аттестации педагогических работников школы (планы, протоколы, характеристики)		5 лет	Хранятся в составе личного дела
03.08	Аттестационный лист		5 лет	Хранятся в составе личного дела
03.09	Трудовые договоры		На период действия
03.10	Журнал регистрации приказов по личному составу (приказы об отпусках, командировках, поощрениях )
03.11	Журнал регистрации приказов по личному составу (приказы о приеме, увольнении и переводе. )
	Другое

Приложение

Рекомендации по применению Примерной номенклатуры дел для общеобразовательных учреждений

Примерная номенклатура дел для общеобразовательного учреждения - тематизированный список основных для большинства образовательных учреждений наименований дел с указанием сроков их хранения*.

______________________________

*В Примерной номенклатуре не предусмотрены дела, формируемые в процессе работы музея, кружков, проведения ряда других учебно-воспитательных мероприятий.

Предлагаемая Примерная номенклатура дел является основой для составления номенклатуры дел конкретного общеобразовательного учреждения, способствует правильному формированию дел, служит унификацией ведения делопроизводства, ускоряет процесс обработки документов для передачи их в архив.

Примерная номенклатура дел состоит из разделов, каждый из которых имеет свой индекс. Такая система индексации дает возможность внести дополнительные статьи, не нарушая нумерацию других разделов.

В номенклатуре дел общеобразовательного учреждения отражаются все документы, возникающие в делопроизводстве школы, в том числе и не предусмотренные настоящей Примерной номенклатурой дел, например, документы о работе образовательного учреждения, музея, кружков, о проведении предметных олимпиад, смотров, об обмене передовым опытом и др. В этих случаях номенклатура дел учебного заведения дополняется, а сроки хранения соответствующих документов устанавливаются:

а) для школ, передающих документы в архивы, - по согласованию с этими архивами;

б) для школ, не передающих документы в архивы, - исходя из их практического использования.

Дела, предусмотренные в Примерной номенклатуре дел под отдельными порядковыми номерами, в номенклатуре дел общеобразовательного учреждения могут объединяться по более общим вопросам или разъединяться по частным вопросам на отдельные дела в зависимости от объема и важности группируемых в них документов. При этом нельзя объединять дела с разными сроками хранения (постоянного или временного).

По окончании делопроизводственного года на дела постоянного хранения составляется опись.

Описи составляются также на личные дела выбывших воспитанников и документы по личному составу работников учебного заведения.

Правила описания документов установлены «Государственной системой документационного обеспечения (управления)», требованиями «Основных правил работы ведомственных архивов».

Приложение

_____________________________________________________________

(название вышестоящей организации)

_____________________________________________________________

(наименование учебного заведения)

Дело №_______

_____________________________________________________________

(заголовок дела)

Начато:__ 2010 г.

Окончено:___2010 г.

На листах

Хранить

Приложение

УТВЕРЖДАЮ

Директор

Подпись Расшифровка подписи

00.00.2010

Фонд № _________________________

Опись № ________________________

дел постоянного хранения

за ____________________________ год

____________________________________________________________

название раздела (структурного подразделения учебного заведения)

В данный раздел описи внесено _______________________________дел

(цифрами и прописью)

с №______ по №______ в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Заведующий ведомственным

архивом (лицо, ответственное Подпись Расшифровка подписи

за архив)

Дата

Приложение

Наименование

общеобразовательного учреждения

УТВЕРЖДАЮ

Директор

Подпись Расшифровка подписи

00.00.2010

АКТ

______№______

_________________________________________

(место составления)

о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании_________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов

_____________________________________________________________

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ______________________________________________________________

______________________________________________________________

(название фонда)

Наименование должности Подпись Расшифровка

Подписи лица, проводившего экспертизу

ценности документов