Использование вещественных доказательств для каких-либо служебных или иных целей запрещается.
На документах, письмах и других бумагах, являющихся вещественными доказательствами, запрещается делать какие-либо отметки, надписи или перегибы.
За сохранность вещественных доказательств, находящихся в деле, несет ответственность мировой судья, рассматривавший дело.
За сохранность вещественных доказательств, находящихся в деле, которое рассмотрено, несет ответственность специалист II-й категории.
За сохранность вещественных доказательств, которые хранятся в судебном участке отдельно от дела, несет ответственность специалист II-й категории.
Главным (ведущим) специалистом не реже одного раза в квартал проверяется правильность ведения Журнала учета вещественных доказательств, соответствие записей фактическому наличию вещей, своевременность и правильность исполнения решения мирового судьи в отношении вещественных доказательств. О результатах проверки составляется акт.
При смене работника, ответственного за учет и хранение вещественных доказательств, их прием и передача оформляются актом. При составлении акта проверяется соответствие записей в журнале фактическому наличию вещей. Акт подписывается главным (ведущим) специалистом, лицом, сдающим журнал и вещественные доказательства, и лицом, принимающим их, и утверждается мировым судьей.
11.14. При длительном непоступлении сообщений об исполнении судебных постановлений в части решения вопроса о вещественных доказательствах, специалист II-й категории ежеквартально направляет напоминания в адрес соответствующих организаций, учреждений, ведомств, которым были направлены для исполнения судебные постановления.
11.15. Порядок хранения и уничтожения вещественных доказательств - наркотических средств и психотропных веществ регламентируется статьями 28, 29 Федерального закона от 8 января 1998 г. N 3-ФЗ «О наркотических средствах и психотропных веществах», Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. N 647 «О порядке дальнейшего использования или уничтожения наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, а также инструментов и оборудования, которые были конфискованы или изъяты из незаконного оборота либо дальнейшее использование которых признано нецелесообразным».
12. Порядок выдачи судебных дел и документов
12.1. Судебные дела выдаются для ознакомления в помещении судебного участка при предъявлении:
а) обвиняемыми, подсудимыми, осужденными, оправданными, потерпевшими, сторонами по делу, третьими лицами и их законными представителями по уголовным и гражданским делам - документа, удостоверяющего личность;
б) адвокатами, выступающими по делам в суде первой и апелляционной инстанций, а также адвокатами, знакомящимися с делами, оконченными производством, - ордера юридической консультации и удостоверения личности;
в) другими лицами, выступающими по гражданским делам, гражданскими истцами, ответчиками и их представителями, выступающими по уголовным делам, делам об административных правонарушениях - доверенности на ведение дела и документа, удостоверяющего личность;
г) судьями и другими ответственными работниками вышестоящих судов, прокурорами, работниками системы Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации - удостоверения личности.
12.2. Ознакомление с делами должно проходить в специально оборудованном для этой цели помещении в присутствии и под контролем уполномоченного на то работника аппарата мирового судьи в условиях, которые исключают возможность изъятия, повреждения или уничтожения материалов дел.
Об ознакомлении с делом делается отметка в справочном листе.
По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения мирового судьи судебные дела направляются им в трехдневный срок заказной почтой или с рассыльным.
Специалист II-й категории обязан контролировать возврат дел и не реже 1 раза в квартал докладывать мировому судье.
До возвращения дела в судебный участок требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке. В учетно-статистической карточке отмечается, когда, кому, и по какому запросу дело направлено, когда оно возвращено в суд.
12.3. Учет выдачи и высылки дел, находящихся в архиве судебного участка, производится в соответствии с действующими правилами по ведению архива.
12.4. Подлинные документы из судебных дел и их надлежащим образом заверенные копии, представленные сторонами, а также письменные справки по делам выдаются в трехдневный срок соответствующим работником аппарата мирового судьи обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, потерпевшим и их представителям, лицам, участвующим в деле, и их представителям по гражданскому делу по письменному заявлению с разрешения мирового судьи. Эти заявления приобщаются к делу.
Копии судебных постановлений по гражданскому делу, вступивших в законную силу, выдаются в трехдневный срок иным лицам, если их права и законные интересы нарушены судебными постановлениями, по письменному заявлению, в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными постановлениями.
Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам с обязательным оставлением в деле копий, заверенных мировым судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на копии, оставленной в деле.
В случае направления документа почтой копия сопроводительного письма подшивается в дело.
12.5. Выдаваемые судом копии приговоров, решений, постановлений и определений по уголовным и гражданским делам, в том числе определений и постановлений, вынесенных вышестоящим судом, должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. В тех случаях, когда приговор, решение, определение, постановление были изменены вышестоящим судом, об этом следует указать в выдаваемой копии.
На копии также указывается, в каком деле подшит подлинный документ, и в производстве какого мирового судьи находится дело.
Лицо, получившее копию судебного акта, исполнительный лист или судебный приказ, должно расписаться в справочном листе. При этом в справочном листе указываются фамилия и инициалы лица, получившего копию, дата получения. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка, с указанием даты получения.
12.6. При подаче заявления о повторной выдаче копий решений, приговоров, судебных приказов, определений мирового судьи, постановлений надзорной инстанции, копий других документов из дела, выдаваемых мировым судьей, а также при подаче заявления о выдаче дубликатов исполнительных документов государственная пошлина уплачивается в соответствии с главой 25.3 Налогового кодекса Российской Федерации.
12.7. От уплаты государственной пошлины освобождаются физические лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы, - при подаче заявления о повторной выдаче копий решений, приговоров, судебных приказов, определений мирового судьи, постановлений президиума суда надзорной инстанции, копий других документов из дела, выдаваемых мировым судьей, а также при подаче заявления о выдаче дубликатов исполнительных документов.
12.8. Запрещается выносить из помещения судебного участка судебные дела и документы.
13. Оформление и ведение нарядов и журналов
13.1. В каждом судебном участке к началу года работниками аппарата мирового судьи должны быть заведены все наряды и журналы в соответствии с Номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи (далее — Номенклатура дел).
Номенклатура дел составляется ведущим специалистом на каждый год, не позднее октября предшествующего года, и утверждается мировым судьей.
По окончании делопроизводственного года в конце Номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного хранения, об общем количестве дел. Итоговая запись удостоверяется подписью ведущего специалиста.
13.2. На обложках нарядов указываются заголовок дела и его индекс в точном соответствии с наименованием и индексом, указанным в Номенклатуре дел. Все остальные реквизиты заполняются так же, как и на обложках судебных дел, указанных в пункте 3.15. настоящей Инструкции.
13.3. Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общий заголовок по номенклатуре дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности.
ПРИМЕР: Документы заключения и обобщения судебной практики в 2 томах:
том 1 – уголовные дела, том 2 – гражданские дела.
13.4. Все исполненные служебные документы подшиваются в наряды, которые заводятся по предметному (тематическому) принципу с учетом установленных сроков хранения документов. Наряды и Алфавитные указатели, которые ведутся на судебном участке, заводятся на один год.
Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается в одном наряде в хронологическом порядке поступления и исполнения документов по данному вопросу.
Не разрешается подшивать в наряды неисполненные документы.
Не допускается, чтобы под документом вместо подписи исполнителя стояло наименование судебного участка.
Подшивка должна производиться систематически. Не допускается накапливание и длительное хранение не подшитых служебных документов.
13.5. Документы в наряд подшиваются так, чтобы сохранилась полная возможность свободного чтения текста, а листы не выступали за края обложки. В случаях, когда текст на документах расположен близко к краю листа, к такому листу для подшивки его в наряд подклеивается полоска бумаги.
Листы дела (наряда), разделенного на тома, нумеруются по каждому тому раздельно.
Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле (наряде), нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист дела (наряда), то отдельная нумерация фотографий не требуется.
Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.
Подшитые в дело (наряд) конверты с вложениями нумеруются: в первую очередь сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложения нумеровать нельзя (личные документы), их наличие оговаривается в заверительной надписи (форма 56).
При большом количестве ошибок в нумерации листов листы нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа.
Учет количества листов в деле (наряде) и наличие особенностей их нумерации указывается в заверительной надписи.
13.6. Во всех нарядах должна быть составлена внутренняя опись (приложение 2) с указанием краткого содержания, индекса (номера) документа, даты и номера листа в наряде.
На всех подшитых в наряд документах в правом верхнем углу проставляется порядковый номер. Нумерация листов в каждом томе наряда начинается с первого номера. Чистые листы в нарядах не нумеруются.
Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Карты, схемы, чертежи, фотоснимки и другие материалы, которые невозможно или нецелесообразно подшивать в наряд, могут храниться при наряде в отдельных пакетах (конвертах).
При подшивке документов металлические скрепления (булавки, скрепки и т. п.) удаляются.
Подшивка в наряд черновиков и лишних экземпляров не допускается.
Подлинные личные документы в наряды не подшиваются, а возвращаются их владельцам. При необходимости в наряд подшиваются только заверенные копии этих документов.
Толщина нарядов не должна превышать 4 сантиметров. Каждый наряд может содержать не более 250 листов. Если документов больше, заводится очередной том наряда.
13.7. На обложках журналов указываются те же данные, что и на обложках нарядов, кроме количества приложений.
Форма журнала должна соответствовать форме установленной настоящей Инструкцией. Каждый заводимый журнал должен быть прошит, пронумерован, заверен подписью мирового судьи и скреплен печатью мирового судьи. Записи в журналах производятся ручкой. Всякое исправление должно быть оговорено и заверено подписью исправляющего. Подчистки не допускаются.
В журналах, соответственно движению дел (материалов, документов), должны быть указаны все сведения, предусмотренные формами журналов. Регистрация и учет дел (материалов, документов) производятся в хронологическом порядке.
13.8. Надписи на обложках нарядов и журналов делаются ручкой, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем разрешается печатать на машинке.
13.9. Наряды, книги и журналы подлежат хранению в шкафах, сейфах или ящиках, запираемых на замок и опечатываемых. Хранение документов в не запирающихся шкафах, сейфах, ящиках запрещается.
14. Составление и оформление служебных документов
14.1. Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке.
14.2. Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа (например, Word for Windows версии 6.0 и выше).
Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один междустрочный интервал.
Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложений», «Гриф согласования» отделяют друг от друга двойным междустрочным интервалом.
Без отступа от левой границы текстового поля печатаются реквизиты: «Наименование (заголовок) документа», «Текст документа» (без абзацев), «Отметка о наличии приложений», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа», наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования».
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова «Примечание» и «Основание» печатаются от левой границы текстового поля.
Начало абзаца в тексте печатается с отступом от левой границы - 1,25 см.
14.3. Документы адресуют в органы власти, организации, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам и др.
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после фамилии.
Строки реквизита «Адресат» центрируются относительно самой длинной строки реквизита.
При адресовании документа в орган государственной и исполнительной власти (их территориальные органы, структурные подразделения), другим юридическим лицам (без указания должностного лица) наименования адресатов пишутся в именительном падеже, например:
Администрация
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Председателю Комитета
по управлению архивами
Администрации
Волгоградской области
Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»).
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно - исследовательский
институт документоведения
и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.
14.4. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 08.01.2010.
При словесно-цифровом способе оформления даты день месяца указывается парой арабских цифр, год четырьмя арабскими цифрами, например: 08 января 2010 г.
При ответах на запросы в начале текста обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
14.5. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:
Приложение: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке... на 2 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2). В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:
Приложение 2
к приказу Аппарата мировых судей Администрации Волгоградской области
14.6 Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Аппарата мировых
судей Администрации
Волгоградской области
Подпись
Дата
14.7. Под текстом документа либо под указанием отметки о приложении документов слева печатается должность, а справа - инициалы и фамилия лица, подписывающего документ.
При направлении документа нескольким адресатам подписываются все отправляемые экземпляры.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
(84
Отметка об исполнителе документа может дополняться указанием должности исполнителя.
14.8. Каждый исходящий документ, должен иметь копию. После подписания документа копия с отметкой о направлении (исходящий номер и дата направления) подшивается в наряд или дело.
14.9. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Подпись
Члены комиссии Подпись
Подпись
14.10. Печать является способом подтверждения подлинности подписи мирового судьи на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, при этом оттиск печати не захватывает личной подписи мирового судьи и может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.
14.11. В подписанные служебные документы вносить какие-либо исправления и добавления запрещается.
14.12. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов, предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается его содержание. В телеграмме не допускаются переносы слов, поправки и исправления.
Телеграмма печатается в двух экземплярах. Перед телеграфным адресом указывается категория телеграммы. Под текстом телеграммы указываются сокращенно должность, а также фамилия подписавшего телеграмму, а под чертой - фамилия и должность этого лица, адрес судебного участка без сокращений и дата отправления телеграммы.
14.13. Все подписанные документы отправляются только через специалиста II-й категории в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
Специалист II-й категории перед отправкой документа обязан: - проверить правильность написания адреса, наличие указанных в документах приложений и подписей. На письмах с несколькими адресами подчеркнуть адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма; - составить опись о направлении документа, в которой проставляется дата и исходящий номер.
14.14. Процессуальные документы составляются по правилам, предусмотренным процессуальным законодательством.
15. Порядок отбора на хранение в архив судебных участков мировых судей
Волгоградской области документов, их комплектования, учета и использования
15.1. Общие положения
15.1.1. Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов, предусмотренных Номенклатурой дел, имеющих научную и практическую ценность, обеспечение их сохранности является важнейшей задачей сотрудников аппаратов мировых судей.
15.1.2. Качественно организованная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор (комплектование) дел (нарядов) для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив и их надлежащее использование и хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности мирового судьи.
15.1.3. Настоящая глава разработана в соответствии с требованиями Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.01.01 г. № 000, Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.01.01 г. №.70 (далее – Перечень), Примерной номенклатуры дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной 09 июня 2011 г. генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде РФ (далее - Примерная номенклатура).
15.1.4. В настоящей главе регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета, использования и хранения документов в архиве судебного участка, методика отбора дел (нарядов) для постоянного хранения и выделения их к уничтожению, а также правила передачи дел (нарядов) в государственные архивы.
15.2. Оформление судебных дел (нарядов)
к последующему хранению в архиве судебного участка
15.2.1. Решение на передачу в архив уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях, материалов, журналов, нарядов и учетно-статистических карточек принимает мировой судья. При этом мировой судья проверяет все производство по делу, материалу и в справочном листе дела, материала производит резолюцию о списании дела в архив. На обложке дела в левом верхнем углу проставляется архивный штамп, в котором указываются дата передачи дела в архив, срок хранения, а так же производится резолюция мирового судьи, принимающего решение о передаче дела в архив судебного участка.
15.2.2. Все оконченные производством судебные дела (наряды) и другие документы до передачи в архив должны быть оформлены в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 000.
15.2.3. В судебных делах (нарядах), подлежащих сдаче в архив на постоянное и временное хранение, работники аппарата мирового судьи должны прошить и пронумеровать все приобщенные к делу, производству документы, составить их внутреннюю опись (приложение 2), а также произвести другие действия по подготовке дела к сдаче.
15.2.4. В конце дела (наряда) на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись (форма № 56).
15.2.5. В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела (наряда) или чистый оборот листа последнего документа.
15.2.6. Если дело (наряд) было сформировано (прошито или переплетено) без листа-заверителя, то он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела (наряда).
15.2.7. Специалист II-й категории еще раз обязан тщательно просмотреть все производство по делу, подлежащему сдаче в архив, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного решения. При этом необходимо руководствоваться следующим.
Судебные дела подлежат оформлению для сдачи в архив не позднее одного месяца после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта, с соблюдением следующих требований.
15.2.8. Списание в архив уголовных дел производится в соответствии с требованиями п. п. 9.2.26., 9.2.27., 9.2.28., 9.2.29., 9.2.31., 9.2.32. настоящей Инструкции.
В случае, когда вынесенный по групповому либо многоэпизодному делу приговор является оправдательным в части предъявленного обвинения (пп. 2 п. 2 ст. 302 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации) за непричастностью подсудимого (подсудимых) к совершению преступления (преступлений), то по вступлении приговора в законную силу данное дело подлежит сдаче в архив только после выполнения вышеперечисленных требований настоящего пункта и направления сообщения в органы прокуратуры о вынесенном приговоре.
15.2.9. При рассмотрении судом представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров, связанных с отбыванием наказания в виде лишения свободы, основаниями для списания материалов в архив судебного участка являются случаи, предусмотренные п. п. 9.2.33. настоящей Инструкции; в отношении осужденных к иным мерам наказания - случаи, предусмотренные соответственно пп. а, б п. 9.2.34. настоящей Инструкции.
15.2.10. Гражданское дело, по которому в иске отказано или иск оставлен без рассмотрения, либо производство по делу прекращено, считается оконченным и подлежит оформлению для сдачи в архив после вступления решения (определения) в силу.
15.2.11. Производство по гражданскому делу, по которому иск удовлетворен, считается оконченным, и дело подлежит сдаче в архив после передачи (направления) исполнительных документов подразделению судебных приставов либо вручения их взыскателям.
15.2.12. Дело об административном правонарушении считается оконченным и подлежит сдаче в архив в соответствии с п. 10.1.9. настоящей Инструкции, а также в случаях, когда наложены взыскания в виде предупреждения, возмездного изъятия орудия совершения правонарушения, дисквалификации - по вступлении постановления в законную силу, срок которого исчисляется с момента его вручения под расписку или получения направленной копии лицом, в отношении которого оно было вынесено.
15.2.13. Полное оформление дел в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 000, предусматривает:
подшивку или переплет дела;
изъятие из дела металлических скрепок и скобок;
нумерацию листов и заполнение листа-заверителя дела (форма № 56);
составление внутренней описи документов (приложение 2);
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и окончания срока хранения и др.).
15.2.14. На обложках дел, подлежащих постоянному и временному хранению, указываются:
наименование судебного участка;
фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено;
фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации), суть иска (заявления);
даты начала и окончания дела;
номер производства по делу;
количество листов в деле и срок хранения дела, производства;
фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого вынесено постановление об административном правонарушении.
15.2.15. Заголовки должны быть написаны светостойкими чернилами и четким почерком.
15.2.16. Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов и других документов, подлежащих постоянному и временному хранению, производит специалист II-й категории.
15.2.17. Специалист II-й категории обязан тщательно просмотреть и проверить документы, помещенные в наряд, обращая особое внимание на то, чтобы в наряд не были подшиты несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов, документы без подписи исполнителя, неисполненные документы.
15.2.18. Не допускается, чтобы под текстом документа вместо подписи исполнителя стояло наименование судебного участка.
15.2.19. Листы в наряде подшиваются строго в хронологическом порядке. Переписка систематизируется в хронологической последовательности - документ-ответ помещается за документом-запросом.
15.2.20. В оконченных производством нарядах постоянного и временного хранения подшиваются и нумеруются все листы. На отдельном листе делается заверительная надпись (форма № 56).
15.2.21. Обложка наряда должна содержать индекс (номер) и полное наименование наряда в точном соответствии с наименованием и индексом, указанными в Номенклатуре дел. Все остальные реквизиты заполняются так же, как и на обложках судебных дел, указанных в п. 15.2.15. настоящей Инструкции.
15.2.22. Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общий заголовок по Номенклатуре дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности.
15.2.23. Если количество листов в наряде, в деле превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата открытия тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по номенклатуре дел.
15.2.24. Наряды должны быть подшиты в твердую обложку. Все металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки) из нарядов удаляются.
15.2.25. Во всех нарядах составляется внутренняя опись (приложение 2) с указанием заголовка, индекса (номера) документа, даты и номера листа в наряде.
15.2.26. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс.
15.2.27. Оконченные регистрационные журналы или книги, учетно-статистические карточки готовятся к сдаче в архив специалистом II-й категории, который нумерует листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делает заверительную надпись.
15.2.28. На обложке регистрационного журнала или книги согласно номенклатуре дел проставляется срок хранения и указывается количество листов.
15.2.29. Перед сдачей в архив учетно-статистических карточек специалист II-й категории проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов.
15.2.30. Специалист II-й категории подшивает учетно-статистические карточки на гражданские, уголовные дела и дела об административных правонарушениях в наряды №№ 06-09, 06-10, 06-11, соответственно. Учетно-статистические карточки подшиваются в порядке их номеров, в каждом томе должно быть не более 100 — 150 карточек.
15.2.31. Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем.
15.2.32. Судебные дела и другие документы, оформленные небрежно, с нарушением установленных требований, в архив не передаются.
15.3. Экспертиза ценности документов.
Отбор документов и оформление их на уничтожение
15.3.1. Экспертиза ценности судебных дел и документов проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на государственное хранение в соответствии с нормативными и методическими документами, утвержденными специальным уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.
15.3.2. Экспертиза проводится при определении сроков хранения судебных дел, формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению в архиве судебного участка и их передаче на постоянное хранение.
15.3.3. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел (нарядов) без просмотра самих документов.
15.3.4. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов создается постоянно действующая экспертная комиссия судебного участка.
15.3.5. Экспертная комиссия создается приказом мирового судьи из числа наиболее квалифицированных работников в составе не менее 3 человек. Председателем экспертной комиссии является мировой судья. В состав экспертной комиссии входят работники аппарата мирового судьи.
15.3.6. Экспертная комиссия работает в соответствии с Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным Приказом Росархива от 01.01.01 г. № 2.
Экспертная комиссия судебного участка осуществляет следующие функции:
дает заключения о характере документов для определения сроков хранения гражданских, административных и уголовных дел (далее - судебных дел (нарядов));
рассматривает описи дел (нарядов) постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив;
выносит решения о представлении описей дел (нарядов) постоянного хранения на утверждение экспертно-проверочной комиссией (ЭПК);
рассматривает акты о выделении к уничтожению дел (нарядов), не подлежащих дальнейшему хранению;
рассматривает акты о неисправимом повреждении документов постоянного и временного хранения и акты об отсутствии дел (нарядов), подлежащих передаче в государственный архив;
рассматривает проекты Номенклатуры дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи.
15.3.7. Заседания экспертной комиссии судебного участка проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.
15.3.8. Заседания экспертной комиссии оформляются протоколом, который подписывается членами экспертной комиссии и утверждается мировым судьей.
15.3.9. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. Спорные вопросы при разделении голосов поровну разрешаются мировым судьей, в необходимых случаях выносятся на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего государственного архива.
15.3.10. Ведение делопроизводства экспертной комиссии судебного участка, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря экспертной комиссии.
15.3.11. Находящиеся в архиве дела (наряды, журналы и т. д.), по которым истек срок хранения, установленный Примерной номенклатурой, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел (наряды, журналы и т. д.), к уничтожению осуществляет специалист II-й категории.
15.3.12. Отбор дел (нарядов) к уничтожению оформляется актом (приложение 3) и производится только после составления описей дел (нарядов) постоянного и временного хранения за этот же период.
15.3.13. Акты судебного участка о сдаче дел (нарядов) на постоянное хранение (форма № 60), согласованные с экспертной комиссией судебного участка, подлежат утверждению мировым судьей только после соответствующего утверждения экспертно-проверочной комиссией государственного архива описей дел постоянного хранения за этот период.
15.3.14. Из отобранных к уничтожению дел (нарядов) на постоянное хранение необходимо оставлять подлинники решений, приговоров и последующих определений и постановлений, в том числе вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо оставить подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения.
Из дел (нарядов), подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства), из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет, после чего уничтожаются.
15.3.15. На решениях, приговорах и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем документы подшиваются по порядку номеров дел в алфавитном порядке в соответствующие наряды (по гражданским делам-
№ 05-23, по уголовным делам № 05-36, по делам об административных правонарушениях - № 05-56).
15.3.16. При составлении акта на выделенные к уничтожению дела (наряды) должны соблюдаться следующие правила:
дела (наряды) располагаются в акте по годам их рассмотрения;
в конце акта делается запись о том, что из дел (нарядов), производств изъяты подлинники судебных решений.
15.3.17. В учетно-статистической карточке делается отметка об уничтожении дела с указанием номеров и дат составления акта и протокола заседания экспертной комиссии судебного участка.
15.3.18. Одновременно с судебными делами, материалами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению выделяются наряды, по которым истекли сроки хранения, установленные Примерной номенклатурой.
15.3.19. Акты о выделении дел (нарядов) к уничтожению подшиваются в наряд
№ 07-03 в хронологическом порядке. В регистрационных журналах (графа - примечание) или учетно-статистических карточках (специальный пункт или свободное поле) делается отметка об уничтожении дела (наряда) с указанием даты составления акта.
15.3.20. Дела (наряды), подлежащие уничтожению, сдаются на утилизацию (приложение 3). В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию в данном регионе, эти документы уничтожаются комиссией, состав которой определяет мировой судья, путем сожжения в отведенных для этого местах. Уничтожение документов путем сожжения оформляется комиссией актом об уничтожении дел (приложение 4). Акты об уничтожении документов подшиваются в наряд № 07-03 в хронологическом порядке.
15.3.21. Перед сдачей документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Сдача оформляется приемо-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел (нарядов) и других документов, вес бумажной макулатуры.
15.3.22. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем мирового судьи.
15.3.23. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел (нарядов) и других документов для хозяйственных нужд.
15.4. Порядок нумерации листов
15.4.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело (наряд), все его листы (кроме листа заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами, валовой нумерацией в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, черным графитным карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела (наряда) нумеруются отдельно.
15.4.2. Запрещается при нумерации листов использовать чернила и цветные карандаши.
15.4.3. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист.
15.4.4. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.
15.4.5. В случае изменения нумерации листов дела (наряда) составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле (наряде).
15.4.6. При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв «а», «б», «в» и т. д.
15.4.7. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы «а», «б», «в» и т. д. соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго.
15.4.8. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе (форма № 56).
15.4.9. В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда) (наличие пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).
15.4.10. Заверительная надпись подписывается работником, производившим оформление дела (наряда) для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи.
ПРИМЕР: в настоящем деле (наряде) прошито и пронумеровано 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах: 15, 106, 201. Имеются литерные листы с номерами 10а, 54б, 99в. В конверте (лист 245) находится трудовая книжка и удостоверение личности № 000 осужденного
Специалист II-й категории
15.04.2005 г.
15.5. Порядок определения сроков хранения дел (нарядов)
15.5.1. Сроки хранения дел (нарядов) устанавливаются в соответствии с Примерной номенклатурой. Сроки хранения нарядов определяются по документам дела, имеющим наибольший срок хранения.
15.5.2. Сроки хранения документов, которые не предусмотрены Примерной номенклатурой, устанавливаются экспертной комиссией судебного участка, исходя из их научной и практической ценности, по согласованию с экспертно-проверочной комиссией государственного архива.
15.5.3. Исчисление сроков хранения нарядов, журналов, карточек и других документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.
Например, исчисление срока хранения нарядов и документов, законченных делопроизводством в 2005 году, начинается с 1 января 2006 г.
15.5.4. Сроки хранения для гражданских дел исчисляются с момента:
- обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;
- вступления в законную силу определения о прекращении производства;
- вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения;
- вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению.
Сроки хранения для уголовных дел исчисляются с момента:
- погашения судимости;
- вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.
Сроки хранения для дел об административных правонарушениях исчисляются с момента:
- обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта по делу об административном правонарушении;
- вступления в законную силу постановления о прекращении производства по делу.
15.6. Составление описей на судебные дела (наряды, журналы)
15.6.1. Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
15.6.2. Для обеспечения комплектования архива, на все завершенные производством дела составляются архивные описи.
15.6.3. На гражданские, уголовные дела, дела об административных правонарушениях, материалы (наряды, журналы) до передачи их в архив специалистом II-й категории составляются отдельные описи.
15.6.4. До передачи в архив на дела (наряды) постоянного хранения составляется опись дел (нарядов) постоянного хранения.
15.6.5. Каждая опись охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел, нарядов.
Каждая опись заканчивается итоговой записью, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел (нарядов), числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел (нарядов) в описи (наличие пропущенных номеров и т. п.).
Опись подписывается составителем с указанием его должности и утверждается мировым судьей. Итоговая запись заверяется главным специалистом (на судебных участках), а на тех участках, где должность главного специалиста отсутствует – ведущим специалистом (на судебных участках).
15.6.6. При первом представлении описей на дела (наряды) постоянного хранения в государственный архив к каждой описи составляется историческая справка, в которой излагаются принципы отбора дел (нарядов) на постоянное хранение и порядок систематизации дел (нарядов) в описи. Историческая справка к каждой описи составляется также и при последующих передачах дел (нарядов) на хранение в государственный архив.
15.6.7. Описи всех видов дел постоянного хранения должны рассматриваться экспертной комиссией судебного участка, после чего в случае согласования в конце описи ставится гриф «Согласовано» с указанием номера протокола экспертной комиссии и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Согласованные описи направляются в четырех экземплярах на рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии государственного архива через три года после сдачи дела в архив судебного участка. После утверждения описи мировым судьей и экспертно-проверочной комиссии государственного архива первый экземпляр описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в судебном участке.
15.6.8. Бланк описи дел (нарядов) временного и постоянного срока хранения включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (наряда) по описи, индекс, заголовок, даты, срок хранения, количество листов, примечание (форма № 57).
15.6.9. При составлении описи соблюдаются следующие требования:
каждое дело (наряд) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
при заполнении графы «Индексы дел (нарядов)» для гражданских, уголовных дел и дел об административных правонарушениях указываются их регистрационные номера, для нарядов указываются их номера, которые соответствуют индексам нарядов по номенклатуре дел, с добавлением номера тома дела (наряда);
графа «Заголовки дел (нарядов)» заполняется на основании записи, сделанной на обложке дела (наряда). Заголовок с обложки переносится в опись без сокращений;
если в опись вносятся дела (наряды), состоящие из нескольких томов, то в ней указывается также заголовок дела (наряда) с обложки. Затем записываются номера томов. Каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел (нарядов), особенностях их состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый документ, наличие копий и т. п.
15.6.10. После внесения дела (наряда) в опись на его обложке проставляются номер описи и номер дела (наряда) по описи.
15.6.11. К законченной описи составляется заверительный лист, в котором указываются количество листов описи, общее число дел (нарядов), внесенных в опись.
15.7. Порядок представления описей дел постоянного хранения
на рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии
15.7.1. На рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии государственного архива представляются описи гражданских, уголовных дел, дел об административных правонарушениях, нарядов.
15.7.2. Перед направлением описей на утверждение проверяется наличие дел (нарядов), включенных в эти описи.
15.7.3. Описи на дела (наряды) постоянного хранения судебного участка составляются в четырех экземплярах и направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии государственного архива. После утверждения три экземпляра описи возвращаются в архив судебного участка и хранятся у специалиста II-й категории, в наряде. Первый контрольный экземпляр описи остается в государственном архиве.
15.7.4. На экземпляре описи, который хранится в архиве судебного участка, государственный архив ставит штамп о принятии документов на учет и дату утверждения описи экспертно-проверочной комиссией.
15.7.5. После утверждения описей экспертно-проверочной комиссией государственного архива судебный участок получает право самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов за этот период (за исключением судебных решений), по которым истек срок хранения, установленный Перечнем.
15.8. Передача дел (нарядов) и других документов
в архив судебного участка, порядок их хранения и использования
15.8.1. Подготовленные и оформленные уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях и другие материалы, передаются в архив судебного участка не позднее 15 декабря года окончания делопроизводства по ним.
Учетно-статистические карточки, наряды, журналы, оконченные ведением, передаются в архив судебного участка не позднее 30 декабря года окончания делопроизводства по ним.
15.8.2. Документы временного хранения передаются в архив по описям, составленным отдельно от описей на дела (наряды) постоянного хранения.
15.8.3. При передаче дел (нарядов) в архив особое внимание должно обращаться на правильность формирования и оформления дел (нарядов), которые должны храниться постоянно.
15.8.4. Поступившие в архив судебного участка дела (наряды) и другие документы хранятся по фондам в хронологическом порядке.
15.8.5. Дела (наряды) систематизируются в зависимости от объема дел (нарядов) по
1дел (нарядов) в коробке. На корешке обложки каждой коробки указываются начальные и конечные регистрационные номера дел (нарядов), помещенных в коробку.
15.8.6. Дела, по которым судебные решения не обращены к исполнению в нарушение п. 9.2., 9.3. настоящей Инструкции, в архив судебного участка не сдаются. На учетно-статистической карточке делается отметка о том, у кого находится дело на хранении.
15.8.7. Из архива судебного участка дела (наряды) выдаются по служебной необходимости во временное пользование с письменного разрешения мирового судьи.
15.8.8. Отметка о выдаче дела (наряда) производится в Журнале (форма № 58), где указываются: номер дела (наряда), дата выдачи, кому выдано, с какой целью, роспись в получении дела и дата возвращения дела (наряда), при этом письменные запросы хранятся в отдельном наряде.
|
Из за большого объема эта статья размещена на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 |
