Инструкция по делопроизводству в Главном управлении Алтайского края

по социальной защите населения и преодолению последствий ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне

УТВЕРЖДЕНА

приказом Главного управления

по социальной защите населения

и преодолению последствий

ядерных испытаний

на Семипалатинском полигоне

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в Главном управлении Алтайского края

по социальной защите населения и преодолению последствий

ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству разработана в целях обеспечения и совершенствования документооборота, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов (далее - "документов"), технологии работы с ними и обеспечения контроля их исполнения.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 01.01.2001 ; Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации ; Инструкцией по делопроизводству в Администрации Алтайского края, утвержденной распоряжением Администрации Алтайского края от 01.01.2001 (далее - Инструкция по делопроизводству) и Административным Регламентом Главного управления Алтайского края по социальной защите населения и преодолению последствий ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (далее - Административный Регламент).

1.3. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в Главном управлении Алтайского края по социальной защите населения и преодолению последствий ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (далее - Главное управление), порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля исполнения, учета, хранения, копирования и тиражирования документов.

1.4. Руководство ведением делопроизводства в Главном управлении осуществляет общий отдел. Общий отдел Главного управления дает указания по вопросам организации делопроизводства, обязательные для исполнения в Главном управлении, контролирует состояние делопроизводства и проводит инструктаж работников, ответственных за ведение делопроизводства, анализирует документооборот.

1.5. Требования Инструкции распространяются на документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами несекретного характера. Порядок ведения секретного делопроизводства определен особой инструкцией. Кадровая документация оформляется согласно унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике ).

1.6. Работники Главного управления несут ответственность за выполнение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них документов. Об утрате документов немедленно информируют своего руководителя и общий отдел Главного управления.

2. Прием, обработка, регистрация и распределение

поступающей корреспонденции

2.1. Доставка служебных документов в Главное управление.

Доставка документов осуществляется:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

непосредственно представителями различных организаций, учреждений, предприятий и т. п. (далее - "нарочным");

с использованием факсимильной связи, электронной почты, телеграфа.

Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, а также копии документов, полученных по факсу, передаются для регистрации с отметкой о времени поступления.

При приеме корреспонденции, доставляемой нарочным, проверяется правильность доставки, целостность упаковки и соответствие номеров документов (пакетов) записанным в разносных книгах. В разносных книгах ставится дата и подпись специалиста, принявшего документ.

2.2. Порядок вскрытия входящей корреспонденции.

Корреспонденция, адресованная в Главное управление, вскрывается в канцелярии. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним, наличие подписей.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается запись или ставится штамп "Документ получен в поврежденном виде".

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю или пересылаются по назначению.

Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

только по конверту можно определить адрес отправителя;

при поступлении письменных обращений граждан.

2.3. Регистрация поступившей документации.

Документация, поступающая в Главное управление, подразделяется на служебную корреспонденцию, информационную и обращения граждан.

Входящая служебная корреспонденция подразделяется на регистрируемую и нерегистрируемую корреспонденцию. Регистрации подлежат как письменные документы, так и создаваемые средствами электронной техники, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Входящая корреспонденция, передаваемая адресатам без регистрации, определяется примерным перечнем (приложение 3).

На поступивший документ в правом нижнем углу на первой странице ставится регистрационный штамп с делопроизводственным индексом и датой регистрации.

Далее документ проходит электронную регистрацию с заполнением регистрационной карточки по установленной форме и распечаткой ее в одном экземпляре для ведения картотеки. При отсутствии электронной регистрации ведутся регистрационные журналы (приложение 4).

Обязательный минимум реквизитов входящего документа, вносимых в регистрационно-контрольную карточку следующий: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа, дата поступления, регистрационный номер документа, заголовок документа или краткое содержание, резолюция.

В зависимости от характера документа и задач использования информации он может быть дополнен другими реквизитами. В частности, для документов, поставленных на контроль, обязательно указывается срок исполнения документа, отметка об исполнении и направлении его в дело.

При регистрации служебной корреспонденции проводится поиск на наличие:

повтора регистрации одного и того же документа;

документов, зарегистрированных ранее по данной теме;

ответа на запрос Главного управления.

При положительном результате поиска специалисты общего отдела (при наличии документа в текущем архиве Главного управления) и других структурных подразделений Главного управления обязаны приложить указанные документы и передать для рассмотрения начальнику Главного управления или его заместителям. Вновь поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с Инструкцией.

3. Виды реквизитов документов и их оформление

3.1. Служебные документы пишутся на бланках с соблю­дением ряда требований и правил, обеспечивающих их юридическую силу и соответствующих требованиям Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и настоящей Инструкции.

Бланки изготавливаются на белой бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм) и печатаются черной краской.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

30 мм – левое; 20 мм – верхнее;

15 мм – правое; 20 мм – нижнее.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие нумеруют (приложение 1).

3.2. Герб Алтайского края.

Печатается с отступом в 5 мм от верхнего края листа. Диаметр герба мм. В Главном управлении используются следующие виды бланков с воспроизведением герба Алтайского края:

общий бланк;

бланк письма;

бланк приказа Главного управления.

Общий бланк используют для подготовки любых видов документов, кроме письма.

3.3. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения; для протокола - дата заседания (принятия решения); для акта - дата события.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа в нем печатается только обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например, дату 2 июня 2006 года следует оформлять как 02.06.2006.

В нормативных актах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, допускается использовать словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 июня 2006 г.

3.4. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнить по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту, в порядке указания авторов документа.

3.5. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех документах, которые являются ответами, и включает дату документа и регистрационный номер, на который дается ответ.

3.6. Адресование документа.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименование пишется в именительном падеже.

Если приводится полное название министерства, то оно дополняется словами «Российской Федерации», если сокращенное – «России».

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, при этом инициалы ставятся перед фамилией и отделяются от нее пробелом, фамилия отделяется от наименования организации двумя межстрочными интервалами, почтовый адрес не указывается.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору

ОАО "Алтайагропромснаб"

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений этой организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям органов социальной

защиты населения муниципальных

районов и городских округов

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения

и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем адрес, например:

Пролетарская ул., ,

г. Барнаул, Алтайский край,

656056

Адрес печатается через интервал "точно" в правом верхнем углу первого листа документа и выравнивается по левому краю. При этом перед или после фамилии адресата делается дополнительный интервал, инициалы отделяются от фамилии пробелом.

3.7. Гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (приложение 14).

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и выравнивается по левому краю, например:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник Главного управления

по социальной защите населения

и преодолению последствий

ядерных испытаний

на Семипалатинском полигоне

подпись)

дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Главного управления

по социальной защите населения

и преодолению последствий

ядерных испытаний

на Семипалатинском полигоне

3.8. Резолюция.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

В случаях, когда единое поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их деятельности.

На документах, не требующих указаний по исполнению или имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, ставится дата и подпись автора резолюции.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.9. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передающим смысл текста и отвечать на вопрос "о чем?" - "О выделении...", "Об изменении..." и т. д. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Заголовок не составляется к телеграммам, телефонограммам, извещениям, а также к документам, текст которых печатается на бланках формата А5. Заголовок печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа с одинарным междустрочным интервалом или интервалом "точно", если состоит более чем из трех строчек. Заголовок печатается с прописной буквы и выравнивается по левому краю поля. Точка в конце заголовка не ставится.

3.10. Текст документа.

Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, соответствовать правилам и требованиям русского языка, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Текст документа или приложения к нему может быть оформлен в виде таблицы (подробно о составлении таблиц смотри в пункте 6.8 Инструкции).

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указывают причины, основания, цели составления документа, во второй, заключительной части - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию и отделяться скобкой. Если подпункты не нумеруются, текст подпункта начинается с абзаца, дефис при этом не ставится.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок документа.

Текст отделяется от заголовка 2-3 междустрочными одинарными интервалами и печатается через одинарный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине страницы. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Вторая и последующие страницы документа нумеруются. Номер проставляется в правом верхнем углу.

Печатаются документы в текстовом редакторе Microsoft Word v.6.0 и выше шрифтом Time New Roman размером 14 с использованием одинарного междустрочного интервала. При объеме текста менее 1/3 страницы допустимо использование полуторного межстрочного интервала. При необходимости текст может быть напечатан шрифтом размера 13,5; 13.

3.11. Отметка о наличии приложения.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т. п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1. Справка о ….. на 3 л. в 2 экз.

2. Проект ….. на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается.

Если приложения направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Приложение к распорядительным документам содержит в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

к приказу Главного управления

по социальной защите населения

и преодолению последствий

ядерных испытаний

на Семипалатинском полигоне

от _____________ № _______

3.12. Подпись.

Документы, направляемые от имени Главного управления в вышестоящие органы, органы представительной и судебной власти, подписываются начальником Главного управления или лицом, исполняющим его обязанности.

В состав подписи входит наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка указывается сокращенное наименование должности), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Подпись отделяется от текста тремя междустрочными интервалами.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

3.13. Гриф согласования документа.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Внешнее согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель начальника

Главного управления

подпись

Дата

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.

Внутреннее согласование оформляется визой на документе.

Визирование проекта документа проводится с целью оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Предоставляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа.

Визы включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

В зависимости от вида документа визы проставляются либо на отдельном листке визирования, либо на лицевой стороне копии отправляемого документа (письма).

В Главном управлении установлена следующая последовательность визирования документов:

специалист, ответственный за подготовку проекта документа;

руководитель структурного подразделения Главного управления;

заместитель начальника управления, курирующий данный вопрос.

Изменение исполнителем порядка визирования не допускается.

При наличии замечаний, возражений документы на подпись не принимаются и не регистрируются. Ответственность за качество подготовки служебных документов, соблюдение порядка визирования возлагается на исполнителя.

3.14. Печать.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на предусмотренных специальными нормативными актами документах. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

3.15. Отметка о заверении копии документа.

При заверении копии документа, соответствующей подлиннику, ниже реквизита "Подпись" проставляется заверяющая надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, например:

Верно

Начальник общего отдела Фамилия

Дата

Допускается заверение копии документа печатью, которая находится в пользовании должностного лица, заверяющего данную копию.

3.16. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа и набирается шрифтом размером 12. Отметка включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона, например:

Фамилия Имя Отчество

363115

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия и инициалы основного исполнителя.

3.17. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; при наличии такого документа - ссылку на его дату и номер, отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.18. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы, минуты).

4. Организация контроля исполнения документов

4.1. Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, отметку о представлении отчета-информации, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

4.2. Постановке на контроль подлежат:

постановления, распоряжения органов государственной власти; постановления представительных органов; постановления и распоряжения Администрации края; поручения главы Администрации края по всем видам исполнения документа; письма депутатов, а также обращения граждан.

4.3. Контроль соблюдения сроков исполнения документов в Главном управлении осуществляет общий отдел.

4.4. В Главном управлении установлены следующие сроки исполнения документов:

обращения граждан разрешаются в срок до 30 дней;

письма и запросы депутатов – до 30 дней;

документы с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» - в 3-дневный срок;

иные документы - до 1 месяца.

Предоставление документов и материалов по запросам компетентных органов и должностных лиц должно быть произведено не позднее 15 дней со дня получения запроса.

4.5. Сроки исполнения документов исчисляются со дня поступления в Главное управление. Продление срока, установленного в документе, возможно лишь в исключительных случаях лицом или учреждением, которое его установило.

Продление срока должно быть оформлено соответствующим письмом с указанием причин переноса сроков исполнения и предполагаемой даты, но не позже чем за день до истечения установленного срока исполнения документа. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

4.6. В случае исполнения документа несколькими лицами его подлинник направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии. При передаче контрольного документа одним исполнителем другому в контрольной карточке делается отметка с указанием даты передачи и фамилии исполнителя, которому передан документ.

4.7. Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе и в контрольной карточке.

5. Работа с письменными обращениями граждан

5.1. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации и рассмотрению. Регистрацию поступивших в Главное управление обращений граждан централизованно осуществляет общий отдел.

Письменные обращения разрешаются в срок до 30 дней со дня поступления в Главное управление. По существу поставленных в обращении вопросов дается письменный ответ.

В исключительных случаях, при необходимости проведения проверки, истребования дополнительных материалов либо принятия других мер, сроки рассмотрения могут быть продлены до 30 дней, с уведомлением об этом заявителя.

5.2. Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию Главного управления, направляются в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

5.3. Обращения граждан подлежат обязательному рассмотрению, при необходимости - с выездом на место.

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

5.4. Обращения граждан, направленные в Главное управление вышестоящим или контролирующим органом и содержащие требование сообщить о результатах рассмотрения писем, а также обращения депутатов, берутся на особый контроль.

Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

Ответы на обращения граждан в вышестоящий или контролирующий орган подписываются начальником Главного управления, а в его отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности.

Сопроводительные письма к ним и уведомления депутатам подписы­вает руководитель учреждения, а в его отсутствие – заместитель, наделенный этим правом.

5.5. Письмо, подписанное двумя и более авторами, считается коллективным. Коллективными явля­ются также бесфамильные обращения, поступившие от имени админис­трации предприятия или общественной организации конкретного пред­приятия, учреждения, а также резолюции митингов, собраний, письма, подписанные членами од­ной семьи.

5.6. Предложения, заявления и жало­бы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопро­су, если со времени подачи первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с при­нятым по его обращению решением, - считаются повторными. При повторном поступлении письма к нему подбирается имеющаяся переписка.

Письма одного и того же автора и по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичны­ми.

Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам.

5.7. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его почтовый адрес поддается прочтению.

5.8. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

5.9. Передача писем из одного структурного подразделения в другое производится с обязательной отметкой об этом в регистрационно-контрольной карточке.

5.10. За качество и добросовестность изложения информации несет ответственность исполнитель вместе с лицами, подписавшими и завизировавшими документ.

5.11. В случае рассмотрения (разрешения) всех вопросов и получения заявителем ответов по сути изложенной проблемы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Алтайского края документ считается исполненным и снимается с контроля.

5.12. Письменные обращения, принятые в ходе личного приема, подлежат регистрации и рассмотрению в порядке, установленном данной Инструкцией.

5.13. Письменные обращения граждан, законченные делопроизводством, формируются в дела общим отделом.

Срок хранения дел с предложениями, заявлениями и жалобами – 5 лет после окончания их делопроизводством.

6. Порядок подготовки проектов приказов

Главного управления

6.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Главного управления.

В зависимости от содержания приказы делятся на:

приказы по основной деятельности;

приказы по личному составу (о приеме, переводе, премировании, увольнении, взысканиях, командировках и др.)

6.2. Проекты приказов начальника Главного управления готовятся по поручению начальника Главного управления, заместителей начальника Главного управления либо по инициативе руководителей структурных подразделений Главного управления.

При подготовке приказа заместитель начальника Главного управления, курирующий соответствующее направление работы, определяет круг должностных лиц, ответственных за подготовку проекта, сроки его подготовки, а при необходимости - органы и организации, привлекаемые к этой работе.

Приказ может быть подготовлен совместно несколькими структурными подразделениями Главного управления или одним из них по согласованию с другими.

6.3. В процессе работы над проектом приказа необходимо изучить относящееся к теме проекта законодательство Российской Федерации и Алтайского края.

6.4. Проекты приказов печатаются на бланке приказа Главного управления и имеют реквизиты:

Герб Алтайского края - выравнивается по центру;

наименование организации - автора документа печатается строчными буквами шрифтом № 13 и выравнивается по центру, интервал между буквами обычный;

наименование вышестоящего органа печатается в одну строку, наименование Главного управления печатается в несколько строк обычным шрифтом;

наименование вида документа – ПРИКАЗ- печатается прописными буквами полужирным шрифтом (Arial) размером № 16 и выравнивается по центру, интервал между буквами разреженный на 4,2 пт;

дата размещается у левой границы текстового поля и оформляется цифровым способом, номер у правой границы текстового поля;

место издания печатается по центру полужирным шрифтом размером № 9;

заголовок должен кратко и четко отражать основное содержание текста приказа, печатается обычным шрифтом и выравнивается по левому краю;

реквизиты отделяются друг от друга двумя межстрочными интервалами

(приложение 2).

6.5. Текст приказа составляется следующим образом: констатирующая часть (преамбула) завершается словом "приказываю" (печатается обычным шрифтом с межбуквенным интервалом "разреженный" на 2 пт).

В констатирующей части кратко излагаются цели, задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующую часть следует начинать с формулировок: «В целях», «В соответствии», «Во исполнение», «В связи» и т. д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

Постановляющую часть начинают с новой строки от абзаца. Формулировки постановляющей части должны быть конкретными, четкими, ясными, не допускающими различных толкований и не противоречащих по смыслу ранее изданным распорядительным документам.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов приказов начальника Главного управления, как правило, подразделяется на пункты, в каждом из которых содержатся отдельные поручения. Поручения включают наименование структурного подразделения Главного управления, фамилию и инициалы должностного лица в именительном падеже (в скобках), которому оно дается, содержание самого поручения и срок его исполнения. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме – подготовить, зачислить, разработать и т. д. например:

1. Организационному отделу Главного управления (Фамилия, И. О.) в срок до 01.11.2006 представить проект годового отчета за 2006 год по установленной форме.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов постановляющей части текста должен содержать сыску на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

6.6. При наличии приложений к приказу в тексте на них обязательно делается ссылка.

Если в приказе есть пункт "Утвердить...", то вместо слова "приложение" следует писать "прилагаемый" (или "прилагается"), а в начале приложения - "Утвержден", согласуя это слово с первым словом наименования приложения (План утвержден; Списки утверждены, Положение утверждено и т. д.), при этом никакой подписи под приложением не будет. Если приложение не подлежит утверждению, то оно оформляется как "приложение" (1, 2, 3 и т. д., если их несколько - без значка N).

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и т. д.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом, при этом первое слово заголовка приложения выделяется прописными буквами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится.

6.7. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Текст таблицы должен быть напечатан через междустрочный интервал "точно" или одинарный интервал, если текст не более 4 - 5 строк. Заголовок и подзаголовки граф должны быть набраны через интервал "точно". Если текст заголовка более 4 - 5 строк, допускается использование шрифта размером № 12.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

6.8. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется по правилам текстового редактора Word.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

6.9. В приказах разделы, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами. Номер пункта может состоять из номеров раздела и подраздела, разделенных точками, например: 2.3.1.

Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 1.2.2.

6.10. Приказы подписывает начальник Главного управления или лицо, исполняющее его обязанности.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными одинарными интервалами. Подпись приказа состоит из слов «Начальник Главного управления», инициалов и фамилии начальника Главного управления.

Наименование должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля.

Инициалы и фамилии лиц, подписавших и завизировавших приказ, печатаются у правой границы текстового поля. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

На подпись начальнику Главного управления представляются те проекты приказов, в отношении которых в процессе согласования замечания учтены.

6.11. Подписанные приказы регистрируются в общем отделе Главного управления и рассылаются согласно реестру рассылки документа, предоставленному исполнителем.

Датой приказа является дата его подписания.

6.12. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу. Нумерация приказов идет в пределах календарного года с 1 января, начиная с № 1.

Первые экземпляры приказов по основной деятельности хранятся в общем отделе. Первые экземпляры приказов по кадровым вопросам после подписания начальником Главного управления хранятся в кадровой службе.

6.13. Изменения и дополнения к приказам, а также их отмена производятся только приказами.

Повторные приказы по одним и тем же вопросам издаются в исклю­чительных случаях и только после рассмотрения причин невыполне­ния ранее принятых решений.

6.14. Совместные приказы, составленные двумя и более организациями, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.

При оформлении совместного приказа:

наименования организаций располагаются на одном уровне;

наименование вида документа – приказ – располагается по центру;

дата совместного приказа – единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей организаций располагаются ниже текста на одном уровне.

6.15. Ответственность за качество подготовки проектов приказов, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители Главного управления вместе с руководителями структурных подразделений Главного управления, которые готовят и вносят проекты приказов на рассмотрение.

7. Оформление протокольной документации

7.1. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов

7.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания комиссии, представленных тезисов докладов и выступлений, справок.

7.3. Ведение записей во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря комиссии и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня проведения заседания. Подлинник протокола остается у секретаря комиссии с последующей (через 2 года) передачей в архив для подготовки документов к постоянному хранению.

7.4. Текст протокола (приложения 5,6), как правило, состоит из двух частей: вводной части и основной.

Вводная часть содержит следующие реквизиты:

председатель или председательствующий – печатается с прописной буквы от левого поля,

секретарь - печатается с прописной буквы от левого поля;

присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

повестка дня;

докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Каждое из этих слов, пишется с новой строки от границы левого поля прописными буквами, после них ставится двоеточие.

7.5. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола в которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

7.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

Номера решений, принятых на заседаниях комиссии, состоят из номера протокола и порядкового номера решения.

Копии протокола при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протокола заверяются печатью соответствующей комиссии.

7.7. Протоколы печатаются на бланке Главного управления формата А4 и имеют следующие реквизиты:

герб Алтайского края – оформляется в соответствии с требованиями пункта 3.2 настоящей инструкции;

наименование учреждения-автора – оформляется аналогично приказу;

наименование документа – ПРОТОКОЛ - печатается под названием организации прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером № 16 и выравнивается по центру;

дата протокола (дата проведения совещания) оформляется цифровым или словесно-цифровым способами, печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита;

номер протокола (нумерация) производится при регистрации;

вид заседания (с указанием краткого содержания обсуждавшегося вопроса) отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания указывается в том случае, если оно происходило не на обычном месте, печатается через 2 междустрочных интервала после реквизита "вид заседания-совещания" и выравнивается по левому полю;

повестка дня – содержит вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа; каждый вопрос печатается с новой строки с абзаца, нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»); по каждому пункту повестки дня указываются докладчики.

основная часть протокола печатается через 1,5 междустрочных интервала; каждый раздел печатается с новой строки с абзаца и начинается с порядкового номера вопроса по повестке дня и его наименования.

подписи отделяются от текста 3 межстрочными интервалами и включают наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия); между собой подписи отделяются двумя межстрочными интервалами.

наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левому краю;

расшифровка подписи должностного лица печатается с пробелом между инициалами и фамилией и располагается на уровне последней строки наименования должности, выравнивается по правому краю;

присутствовали (список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствующих) - если в совещании принимали участие более 15 человек. В алфавитном порядке указываются фамилия, инициалы и наименование должности каждого из участников совещания; для постоянно действующего коллегиального органа допускается указание присутствующих членов в алфавитном порядке без должностей.

ответственный исполнитель, его фамилия, инициалы, должность (если он не указан в списке присутствовавших) и конкретный срок исполнения.

В последнем пункте протокола указывается лицо, на которое возлагается контроль за его исполнением.

7.8. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования». Гриф (пометка ограничения доступа к документу) – печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 междустрочных интервала и центрируется по отношению к ним.

8. Служебное письмо

8.1. Служебные письма Главного управления готовятся:

как ответы о выполнении поручений, на запросы органов законодательной, исполнительной власти, Минздравсоцразвития России;

как сопроводительные письма к различным документам Главного управления;

как ответы на запросы предприятий, организаций и частных лиц;

как инициативные письма.

8.2. Служебные письма Главного управления печатаются на бланке письма Главного управления формата А4 (приложение 1).

К служебным письмам составляется заголовок. Заголовок значительно облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля и т. д., так как позволяет оперативно получить представление о его содержании. Заголовок не указывается к тексту кратких писем – до 10 строк, например, сопроводительных.

Заголовок к письму печатается от левой границы текстового поля через интервал точно, в одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Например:

О приеме на государственное

хранение документов по

личному составу

Текст письма может излагаться от первого лица множественного числа «Просим направить», «Сообщаем Вам», «Направляем на рассмотрение»; от 3-го лица единственного числа: «Главное управление сообщает…», «Главное управление напоминает…». Форма первого лица единственного числа используется только в документах за подписью начальника Главного управления: «Считаю необходимым», «Прошу выделить».

Письмо может начинаться с обращения. Наиболее общими формами обращения являются формы: Уважаемый господин (фамилия)! Уважаемая госпожа (фамилия)! Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).

При обращении к высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности без фамилии: Уважаемый господин председатель!

В письмах допускается обращение по имени и отчеству: ! !

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги!

В служебных документах неуместны выражения: Будьте так любезны. Не откажите в любезности сообщить.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводится ссылка на документ, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

Датой письма является дата его подписания.

Служебные письма, составленные на бланке письма Главного управления, подписываются начальником Главного управления, а в его отсутствие заместителем начальника Главного управления.

8.3. Инициативное письмо может содержать текст или часть текста документа вышестоящего органа или иметь, в качестве приложения к нему, полный текст документа. Сроки подготовки инициативных писем определяются начальником Главного управления или его заместителями.

8.4. Письмо-ответ зависит от инициативного документа. Ответы посылают на письма, запросы, просьбы, предложения, требования. Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного документа, на который дается ответ, в соответствующем реквизите бланка. В тексте в конкретной, четкой форме излагают решение, принятое по инициативному документу: выполнение просьбы, отказ от предложения и т. д.: «Предлагаемые Вами сроки проведения конференции…».

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

8.4. Сопроводительное письмо составляется к документам, не имеющим адресующей части. В тексте сопроводительного письма для информирования адресата указывается наименование сопровождаемого документа, содержатся пояснения о характере исполнения или цели направления документа: «Направляем для рассмотрения договор …».

8.5. Для приглашения на заседание, совещание, конференцию, семинар и т. д. составляется письмо-приглашение. Текст письма-приглашения может содержать полную повестку дня, фамилии докладчиков, фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятий, информацию о проезде к месту приглашения и др.: «Приглашаем принять участие…». Текст приглашения может начинаться с обращения, если оно адресовано конкретному лицу или с просьбы о направлении представителя для участия в мероприятии (если оно адресовано организации): «Просим направить для участия в работе семинара…».

8.6. Информационные письма составляют для своевременного информирования, уведомления другого учреждения или заинтересованного лица о каких-либо фактах или мероприятиях: «Сообщаем, что…», «Ставим Вас в известность…».

8.7. Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определенных обязательств, имеет правовую силу и адресуется учреждению или отдельному лицу: «Просим изготовить … Оплату гарантируем». Гарантийное письмо вместе с начальником Главного управления подписывает главный бухгалтер.

9. Положение, правила, инструкция

9.1. Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности, организацию работы органа управления, структурного подразделения, комиссии и др. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Главного управления (приложение 7).

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, и утверждаются начальником Главного управления; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

9.2. Текст проекта положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается».

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

10. Служебная, объяснительная записки

Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки. Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Их направляют из структурных подразделений, от должностных лиц или специалистов Главного управления любому адресату внутри учреждения, кроме прямых руководителей.

Служебные записки оформляются на обычных листах бумаги с воспроизведением реквизитов адресат, вид документа, дата и номер документа, текст, подпись.

В тексте служебной записки излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или специалиста. Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой части излагаются положения, послужившие поводом к ее написанию, во второй – выводы и предложения.

Служебную записку подписывает руководитель структурного подразделения или составитель. Датой служебной записки является дата ее подписания.

Объяснительная записка – информационный документ, поясняющий причины какого - либо события, факта, поступка, представляемый руководителю.

Объяснительная записка составляется по инициативе сотрудника Главного управления или по указанию руководителя. Объяснительные записки составляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Текст записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, четкие разъяснения.

11. Отправка исходящей корреспонденции

11.1. Исходящими документами являются инициативные документы, отправляемые из Главного управления, за подписью начальника Главного управления, его заместителей, а также документы, являющиеся ответами на входящие.

11.2. Прием, учет и отправка исходящих документов осуществляются общим отделом Главного управления. Все исходящие документы регистрируются в общем отделе, и экземпляр документа с визами помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел и настоящей Инструкцией.

11.3. На регистрацию и отправку передаются подписанные и полностью оформленные служебные документы с указанием точных адресов в количестве экземпляров, равном количеству адресатов. Исходящие документы должны содержать оригинал подписи. Зарегистрированные исходящие документы передаются на отправку в день регистрации.

11.4. Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку и вложение в конверты, определение и проставление стоимости отправления, сдачу на почтовое отделение связи. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

11.5. Подготовленные к отправке служебные документы учитываются в журналах отправляемой корреспонденции и отправляются почтой, или доставляются нарочным. Выдача документов на руки адресату производится под роспись в журнале отправляемой корреспонденции.

11.6. Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы, не связанные с профильной деятельностью Главного управления, к отправке не принимаются.

12. Прием и обработка документов, поступающих по каналам

электронной и факсимильной связи

12.1. Электронная почта – один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри Главного управления, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

12.2. Документы, поступившие в Главное управление по электронной почте, принимаются через электронный почтовый ящик, находящийся в отделе автоматизации и информационного обеспечения социальных выплат. Проверка поступления сообщений по электронной почте проводится ежедневно.

12.3. Поступившие в Главное управление электронные сообщения распечатываются на бумажный носитель и передаются в общий отдел для регистрации. Регистрация сообщений полученных по электронной почте осуществляется в порядке, установленном для обработки входящих документов.

12.4. Электронные сообщения исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

12.5. Для передачи по электронной почте исходящего документа, подписанного и завизированного в установленном порядке, исполнитель представляет зарегистрированное и оформленное в установленном порядке письмо на бумажном носителе вместе с машиночитаемой копией.

12.6. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов. Факсограмма (факс)- это копия документа на бумажном носителе, полученная путем передачи по каналам факсимильной связи.

12.7. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов. Документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом и оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа, завизированы, зарегистрированы в установленном порядке. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

12.8. Документ может быть предан по каналу факсимильной связи с последующей пересылкой его оригинала по почте. Переданный по факсу документ, с отметкой о дате, времени отправки подшивается в дело.

12.9. Передача, прием факсограмм и их регистрация осуществляется по месту установки телефакса лицом, назначенным ответственным за использование факсимильного аппарата. Лицо, ответственное за использование факсимильного аппарата, несет ответственность за правильность передачи (приема) факсограмм, их учет и подшивку.

13. Изготовление и использование печатей и штампов

13.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности аппарата Главного управления, производится в соответствии с заявками руководителей структурных подразделений.

13.3. Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать, прилагается (приложение 15). Если возникнет необходимость простановки гербовой печати на документах, не указанных в Примерном перечне, то печать ставится по указанию начальника Главного управления.

Простые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

13.4. Все изготовленные печати и штампы учитываются в специальном журнале (приложение 16), листы которого должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью и подписью.

Печати и штампы выдаются под расписку сотрудникам структурных подразделений Администрации края, отвечающим за их использование и сохранность.

13.5. В Главном управлении печати и штампы должны храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах. При хранении принимаются меры, обеспечивающие сохранение у печатей и штампов свойств и качеств, дающих возможность использования их по назначению, а также сохранность, исключающую возможность их хищения или использования посторонними лицами.

13.6. Об утрате печати и штампа незамедлительно ставится в известность руководитель структурного подразделения Главного управления.

13.7. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат уничтожению по акту (приложение 17), который утверждается начальником Главного управления. Акт хранится вместе с журналом учета.

13.8. Контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений Главного управления.

14. Особенности работы с документами

ограниченного пользования

На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Руководство Главного управления в пределах своей компетенции определяет:

категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения;

порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям;

порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения;

организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений.

Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник организации) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

В случае ликвидации учреждения решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

При обращении с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, устанавливается следующий порядок:

необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам;

прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурным подразделением, которым поручен прием и учет несекретной документации;

при печатании документов с пометкой "Для служебного пользования" на обороте последнего листа каждого экземпляра документа необходимо указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;

учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";

передаются работникам подразделений под расписку;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, спецсвязью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов. Результаты проверки оформляются актом.

О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

15. Организация

копировально-множительных работ

15.1. Копировально-множительные работы осуществляются общим отделом Главного управления.

15.2. Для копирования сдаются только служебные документы. Основанием для выполнения этих работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы.

15.3. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материала не должен превышать формата А3.

15.4. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. Срочность исполнения работ определяется начальником общего отдела и подтверждается соответствующей пометкой и визой на бланке заказа. Исполненные несброшюрованные копии вместе с подлинником выдаются заказчику, который организует дальнейшую работу с документом.

16. Составление номенклатуры дел

16.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наи­менований) дел, заводимых в делопроизводстве Главного управления, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных до­кументов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информаци­онно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного хранения и по личному составу и для учета дел времен­ного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел составляется в последнем квартале года службой делопроизводства.

16.2. Номенклатура дел предварительно согласовывается с централь­ной экспертной комиссией (ЦЭК) Главного управления, согласовывается с экспертно-проверочно-методической комиссией (ЭПМК) управления ар­хивного дела Алтайского края, затем утверждается начальником Главного управления.

16.3. При составлении номенклатуры дел руководствуются Положением о Главном управлении и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сро­ков их хранения. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Главного управления, их виды и состав.

В номенклатуру дел включаются все дела документируемых участ­ков работы Главного управления, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру дел научно-технические документы и печатные издания.

В качестве разделов номенклатуры используются наименования струк­турных подразделений Главного управления. При отсутствии структурных подразде­лений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы на­правления деятельности (в районных комитетах, домах-интернатах и дру­гих учреждениях социальной защиты). Разделы располагаются в соот­ветствии с утвержденной структурой. В начале каждого раздела указы­ваются наиболее важные для деятельности Главного управления документы.

После них указывается переписка и другие информационно-справоч­ные документы, журналы учета и справочные картотеки. После утвер­ждения номенклатуры дел Главного управления структурные подразделения получа­ют выписки из соответствующих разделов для использования в работе.

16.4. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

в графе 1 проставляются индексы каждого дела (01-05, где 01 - цифровое обозначение структурного подразделения или направления де­ятельности, 05 - порядковый номер дела);

в графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов. Заголовки дел могут уточняться, дополняться в процессе формирования дел. В течение года в номенклатуру дел могут вноситься заголовки новых дел, для этого между разделами номенклатуры оставля­ют резервные номера;

графа 3 заполняется по окончании календарного года;

в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по пе­речню или по типовой или примерной номенклатуре дел;

в графе 5 проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другие учреждения (приложение 9).

16.5. Номенклатура дел составляется в двух экземплярах: один хранится в общем отделе, второй передается в управление архивного дела Алтайского края. Номенклатура дел Главного управления пересогласовывается один раз в 5 лет ЭПМК управления архи­вного дела Алтайского края, если не было коренных изменений в структуре и функциях Главного управления.

17. Формирование дел

17.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела
в соответствии с номенклатурой дел. Дела в Главном управлении формируются в структурных подразделениях. Фор­мированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство под непосредственным контролем начальников структурных подразделе­ний.

17.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

подшивать в дело подлинники документов;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одно­го вопроса;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

в дело включать один экземпляр документа;

раздельно группировать в дело документы постоянного и временно­го срока хранения;

документы внутри дела располагать в хронологическом порядке;

не должны помещаться в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

дело по объему не должно превышать 250 листов, а по толщине - 4-х сантиметров;

при наличии большего количества листов дело разделяется на тома и индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением порядкового номера тома (т.1, т.2 и т. д.).

17.3. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хро­нологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными доку­ментами, являются приложениями к ним и группируются вместе с ука­занными документами. Если же они утверждены в качестве самостоя­тельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

17.4. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по но­мерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов этих же докумен­тов.

17.5. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке.

Переписка группируется за период календарного года и систематизи­руется в хронологической последовательности: документ - ответ поме­щается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.

18. Экспертиза ценности документов

18.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности докумен­тов с целью отбора на государственное хранение и установления сроков хранения.

18.2. Экспертиза ценности документов в Главном управлении проводится:

в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при фор­мировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению;

в ведомственном архиве в процессе подготовки и передачи дел на государственное хранение.

18.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Главном управлении создается постоянно действующая центральная экс­пертная комиссия (ЦЭК). Функции и права ЦЭК, а также организация работы определяются положением, утвержденным начальником Главного управления.

18.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основа­нии перечней документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экзем­пляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы временного срока хранения. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свы­ше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив Главного управления; отбор документов с временным сроком хранения, подлежащих даль­нейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничто­жению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, при этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел как «до мино­вания надобности», «при условии проведения (завершения) ревизии» и т. п.

18.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются опи­си дел постоянного хранения и по личному составу (приложения 10, 11), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 8). Указанные описи дел и акт рассматриваются на заседании ЦЭК Главного управления одновременно. Одоб­ренные ЦЭК Главного управления акты утверждаются начальником Главного управления толь­ко после согласования их на ЭПМК (экспертно-проверочно-методической комиссии) управления архивного дела Алтайского края вместе с описями дел постоянного хранения, после этого Главное управление имеет право уничтожать дела, включенные в акт.

18.6. Особое внимание уделяют сохранности документов по личному со­ставу, в их числе приказы руководителя учреждения по личному составу, личные дела и личные карточки (ф. Т-2) работников учреждения (в том числе, временнопринятых), лицевые счета по заработной плате работников.

18.7. Центральная экспертная комиссия создается приказом начальника Главного управления. В состав комиссии включаются наиболее квалифицирован­ные работники, не менее 3-х человек, в том числе лицо, ответственное за архив. Председателем ЦЭК Главного управления назначается заместитель начальника Главного управления.

ЦЭК работает по утвержденному начальником Главного управления годовому плану. Заседания комиссии протоколируются. Протоколы подписыва­ются председателем и секретарем комиссии, утверждаются начальником Главного управления. Документы, связанные с деятельностью ЦЭК формируются в дело и хранятся у секретаря комиссии.

19. Оформление дел

19.1. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат оформлению и описанию для подготовки их к передаче в ведомственный архив.

Оформление дел включает комплекс работ по их технической обра­ботке и проводится ответственными за делопроизводство при методи­ческой помощи и под контролем работника ведомственного архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

19.2. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление заверительной надписи дела (приложение 12);

составление, в необходимых случаях, внутренней описи докумен­тов дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточ­нение названия организации, делопроизводственного индекса и заго­ловка дела, даты дела и др.).

19.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат час­тичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводится пересистематизация документов в деле, листы дела не нуме­руются, заверительные надписи не составляются.

19.4. Обложки дел постоянного хранения и по личному составу оформля­ются по установленной форме (приложение 18). По окончании года проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов и вносятся уточнения в надписи на обложках.

20. Составление описей дел. Общие требования

20.1. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой сис­тематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для рас­крытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внут­ри фонда и учета дел (приложение 10, 11).

На завершенные и прошедшие экспертизу ценности дела постоянного хранения и по личному составу, оформленные в соответствии с на­стоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела вре­менного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

20.2. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество фор­мирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел Главного управления. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел Главного управления;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи – валовый, за несколько лет;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведения­ми, которые вынесены на обложку дела;

графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям, о наличии копий и т. д.

Если в раздел описи внесены дела за несколько лет, то название
фондообразователя пишется на первом листе по последней дате. После
местонахождения указывается номер фонда, номер описи, название
описи, которое включает указание категории документов (постоянно­
го, долговременного хранения и по личному составу), содержащихся в
делах, заголовки которых включены в опись, крайние даты дел, вклю-­
ченных в опись. Если в раздел описи внесены дела за ранее описанные
годы или переходящие, т. е. выходящие за рамки описываемого перио-­
да, после «крайних дат» следует указать в скобках «имеются документы
за_____ годы». Если дела внесены в опись за несколько лет с пе-­
рерывами, то проставляются только те годы, за которые в опись вклю-­
чены дела.

Например: за , г. г. (имеются документы за , 1994 гг.).

20.3. При обнаружении дел за предыдущие годы, своевременно не вклю­ченные в ранее утвержденные описи, их необходимо описать путем вне­сения в предыдущие разделы описи либо под литерными номерами (ори­ентировочно до 10 дел), либо с перешифровкой описи, но только с разрешения ЭПМК управления архивного дела Алтайского края. Лишь в случае большого объема вновь обнаруженных дел с возможной перешифров­кой, как исключение, данные дела могут быть включены в опись перед очередным годовым разделом, так же следует поступить, если предыду­щим разделом описи дела уже находятся на госхранении, а срочная пе­редача вновь обнаруженных дел невозможна.

20.4. В правом верхнем углу первого листа описи проставляется гриф ут­верждения руководителем организации - фондообразователя: должность, подпись, фамилия с инициалами, дата, печать.

Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведения­ми, которые вынесены на обложку дела. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Индексы дел проставляют­ся по индивидуальной номенклатуре дел. Если за описываемый период не было номенклатуры дел или не были включены в номенклатуру дел отдельные дела - графа не заполняется либо в целом за год, либо на отдельные дела. Данная особенность оговаривается в предисловии к описи дел.

Если в раздел описи внесены документы за несколько лет, то в начале

каждого года перед названием структурного подразделения в тексте описи следует выделить год.

Если в раздел опи­си вносятся по одному делу за один год или перед очередным годовым разделом внесены ранее не описанные дела, то год не выделяется.

20.5. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же». На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью. Если делом является журнал (книга) приказов, распоряжений и т. п., в заголовке на деле следует отразить крайние номера приказов за каждый год.

Пример: Книга приказов начальника Главного управления по основной дея­тельности с № 1 по № 52 за 2005 г., с № 1 по № 47 за 2006 г.

Крайними датами дела в соответствующей графе описи будут точ­ные даты первой и последней записи в журнале (книге).

Пример: 5 января 2005 гдекабря 2006 г.

Если в журнал внесены организационно-распорядительные докумен­ты более чем за 5 лет или дело является переходящим, то крайние номера приказов, протоколов и т. п. не проставляются. Данная особенность составления заголовка дела оговаривается в предисловии к описи. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи по дате заведения дела. Годы или точные даты дел, в том числе и крайние даты, вносятся в графу № 4 «Даты дел» на уровне последних строк заголовка дела (название месяца пишется про­писью, а число и год обозначаются арабскими цифрами).

20.7. В конце каждого раздела описи дел за последней описательной ста­тьей составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью (в круглых скобках) указывается количество дел, включенных в раздел, первый и последние номера дел, отражаются особенности нумерации (наличие пропущенных и литерных номеров).

Итоговая запись подписывается составителем раздела с указанием его должности, фамилии и инициалов, даты составления описи. После под­писи составителя раздела описи в правом нижнем углу ставится гриф «Одобрено», наименование учреждения, номер протокола и дата засе­дания ЦЭК Главного управления.

20.8. В левом нижнем углу в конце годового раздела описи оставляется 4 см для штампа ЭПМК управления архивного дела об утверждении (со­гласовании). Следует оставлять поля (2 см) слева для подшивки. Описи представляются на рассмотрение ЭПМК в отпечатанном виде.

20.9. К разделу любой описи оформляется ти­тульный лист, составляется предисловие, при необходимости - оглавление, список сокращенных слов, указатели. На титульном листе описи дел указывается:

название фонда;

номер фонда;

название описи;

крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе описи дел, подлежащих передаче на государственное хранение, указывается полное название архивного учреждения, в котором они будут храниться.

Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в годо­вом разделе употребляются сокращения. Сокращения располагаются в списке в алфавитном порядке. Общепринятые сокращения в список не вносятся.

20.10. Принцип систематизации дел в описи, избранный при составлении перво­го годового раздела описи, в дальнейшем в данной описи не может быть изме­нен. Если окажется несколько дел с однородными документами, имеющих одну и ту же начальную дату, то первыми следует помещать дела, которые имеют более ранние конечные даты документов.

20.11. Объем дела постоянного, долговременного хранения, в том числе по личному составу, как правило, не должен превышать 250 листов. В то же время нежелательно формирование дел малого (менее 10 листов) объема, содержащих однородные или родственные документы. В по­добном случае допускается объединение родственных документов раз­ных видов одного структурного подразделения (при этом в графе 2 может быть указано два или более индексов дел). Если за один делопроизвод­ственный год отложилось не менее 20 дел постоянного хранения, то раздел описи целесообразно составлять за 2 и более лет.20.12. На рассмотрение ЭПМК управления архивного дела Алтайского края представляется 4 экземпляра годового раздела описи дел постоянного хранения и 4 экземпляра описи дел по личному соста­ву.

На отсутствующие дела постоянного хранения и по личному составу составляется справка с указанием причин утраты дел (приложение 13). Справка подписывается начальником Главного управления и хранится в ведомствен­ном архиве с описями дел.

21. Организация оперативного хранения документов

21.1. С момента заведения и до передачи дел в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, должны располагаться в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, защищающих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы дел согласно номенклатуре.

21.2. Завершенные делопроизводством дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения находятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.

21.3. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений Администрации края на срок не более одного месяца.

Сторонним организациям с разрешения начальника Главного управления дела выдаются на основании их письменных запросов по актам.

Приложения к инструкции по делопроизводству

5-7 мм

Приложение 1 к п. 3.1

АДМИНИСТРАЦИЯ АЛТАЙСКОГО КРАЯ Главное управление Алтайского края по социальной защите населения и преодолению последствий ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (Главалтайсоцзащита) Партизанская ул., д. 69, г. Барнаул, 656059 Телефон: Факс: Е-mail: [e-mail]	междустрочный интервал «точно»   на уровне	80 мм   Директору территориальногоцентра социальной помощи пропущена 1 строка   семье и детям …
	№
На №	1234 от 01.01.2001
Об участии в семинаре-совещании руководителей учреждений …

20 мм

пропущена 1 строка

Уважаемый Имя Отчество!

12,5 мм

 

Ваше участие в семинаре-совещании руководителей учреждений социального обслуживания населения…

Приложение: 1. Письмо ……………………………………………………

… на 1 л. в 1 экз.

2. Копия договора …………………………………………..

… на 3 л. в 1 экз.

одинарный междустрочный интервал

30 мм

 

15 мм

Начальник Главного управления

междустрочный интервал «точно»

Фамилия Имя Отчество 20 мм (ни нее поле листа)

(38

 

АДМИНИСТРАЦИЯ АЛТАЙСКОГО КРАЯ Главное управление Алтайского края по социальной защите населения и преодолению последствий ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (Главалтайсоцзащита) ______________________________________________________________________________ П Р И К А З

_____________________ №__________________ 80 мм   г. Барнаул

междустрочный интервал «точно»   ­ О (об) … 20 мм   (название приказа).

12,5 мм

разреженный шрифт

В соответствии …

… приказываю:

1. …

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на …

20 мм

15 мм

 

30 мм   Начальник Главного управления

Визы согласования, ознакомления (на оборотной стороне)

 

Приложение 3 к п. 2.3

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации

1. Сводки и информации, присланные для сведения

2. Рекламные извещения и плакаты

3. Поздравительные письма и поздравительные плакаты

4. Счета на оплату материальных ценностей

5. Печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени)

6. Месячные, квартальные и полугодовые отчеты и формы статистической отчетности

7. Корреспонденция с пометкой "лично"

8.Сообщения о заседаниях, совещаниях и конференциях

и пригласительные билеты

Приложение 4 к п.2.3

Журнал

регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен документ	Подпись исполнителя	Примечание
1	2	3	4	5	6

ЖУРНАЛ

регистрации исходящей корреспонденции

Дата отправки документа	№№ п/п	Кому адресован исходящий документ	Краткое содержание	Дата получения ответа	№ дела, где хранится документ (или для других отметок)
1	2	3	4	5	6

ЖУРНАЛ

регистрации обращений граждан

№ п/п	Дата посту- пления	Из какой организа- ции поступило	Ф. И.О. автора	Адрес местожительства ав­тора	Краткое содержа ние письма	Резо- люция руко­води­теля	Ф. И.О. испол- нителя, дата вруче­ния	Дата исполнения	Резу льтат исполне ния
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Формы журналов регистрации корреспонденции

Приложение 5 к п.7

АДМИНИСТРАЦИЯ АЛТАЙСКОГО КРАЯ

Главное управление

Алтайского края по социальной защите населения и преодолению последствий

ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне

(Главалтайсоцзащита)

ПРОТОКОЛ

совещания у... (должность, Ф. И.О. руководителя)

г. Барнаул

________________________ № __________

(дата проведения совещания)

Присутствовали: в алфавитном порядке указываются должность, фамилия, имя, отчество.

1.  О (Об) … (краткое содержание вопроса).

РЕШИЛИ:

1. Излагается смысл поручения (задания), указываются ответственный исполнитель, его Ф. И.О., должность и конкретный срок исполнения поручения.

2.

и т. д.

В последнем пункте протокола указывается, на кого возлагается контроль исполнения решения.

Руководитель

(должность) подпись расшифровка подписи

Протокол вел

(должность) подпись расшифровка подписи

Образец оформления протокола совещания

Приложение 6 к п.7

АДМИНИСТРАЦИЯ АЛТАЙСКОГО КРАЯ

Главное управление

Алтайского края по социальной защите населения и преодолению последствий

ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне

(Главалтайсоцзащита)

ПРОТОКОЛ

_________________2006 г. № ________

г. Барнаул

заседания центральной экспертной

комиссии (ЦЭК) Главного управления

Председатель , Должность

Секретарь , заведующий архивом

Главного управления

Присутствовали: 10 человек (список прилагается).

Повестка:

1. Об упорядочении документов...

2. О согласование номенклатуры дел...

1.СЛУШАЛИ: - текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

- краткая запись выступления;

- краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

1.  ………………..

2.  ………………..

Председатель Фамилия

Секретарь Фамилия

Образец оформления протокола заседания комиссии

Приложение 7 к п. 9.

УТВЕРЖДЕНО

Приказом начальника

Главного управления

«Главалтайсоцзащита»

от 01.01.2001 №

ПОЛОЖЕНИЕ

о (наименовании структурного подразделения)

1.  Общие положения

П. Задачи

Ш. Структура

__________________________________________________________________

1V. Функции

V. Права

V1. Взаимоотношения и связи с другими структурными подразделениями

V11. Ответственность

__________________________________________________________________

Руководитель

структурного подразделения Подпись Расшифровка

Образец оформления положения

Приложение 8 к п. 18.5

Главное управление УТВЕРЖДАЮ

Алтайского края по социальной Начальник

защите населения и преодолению Главного управления

последствий ядерных испытаний

на Семипалатинском полигоне 06.06.2006

(Главалтайсоцзащита) печать

г. Барнаул

АКТ

______________ № ______

О выделении к уничтожению документов,

с истекшим сроком хранения

На основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000) отобраны к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы:

№№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела	Индекс дела по номенкла- туре	Количество дел	Срок хранения и номер статьи по перечню	Приме- чание
1	2	3	4	5	6	7
1.
2.

Итого _________ (_________________) дел за ________ годы

цифрами прописью

Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПМК управления архивного дела Алтайского края (протокол от ________________ № ________).

Наименование должности подпись расшифровка подписи

ОДОБРЕНО

Протокол ЦЭК от ________ № ___

Продолжение приложения 8 к п. 18.5

Документы в количестве ______________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

весом ________________ кг сданы в __________________________________

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________ № __________

Наименование должности лица,

сдавшего документы подпись расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности лица,

внесшего изменения в учетные

документы подпись расшифровка подписи

дата

Образец оформления акта о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

Приложение 9 к п. 16.4

Главное управление УТВЕРЖДЕНА

Алтайского края по

социальной защите населения приказом начальника

и преодолению последствий Главного управления

ядерных испытаний на

Семипалатинском полигоне 06.06.2006 №

(Главалтайсоцзащита)

г. Барнаул

Номенклатура дел

________ № _____

на 2007 год

Индекс дела	Наименование структурных подразделений, заголовки дел	Кол-во дел (томов)	Срок хранения и № статей по Перечню	Примечание
1	2	3	4	5
	01.  Информационно – методический отдел
01 – 01
01 – 02
01 – 03

Наименование должности подпись расшифровка подписи

дата

Место для штампа ОДОБРЕНО

ЭПМК Протокол ЦЭК

Главного управления

от ____________ № ___

Форма номенклатуры дел учреждения

Продолжение приложения 9 к п.16.4

Итоговая запись о категориях и количестве

заведенных дел в __________году

		В том числе
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

При составлении номенклатуры дел были использованы:

1.  Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).

2.  Штатное расписание.

Наименование должности подпись расшифровка подписи

дата

Форма итоговой записи к номенклатуре дел

Приложение 10 к п. 18.5

Главное управление Алтайского края по социальной защите населения и преодолению последствий ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне г. Барнаул

УТВЕРЖДАЮ Начальник Главного управления 01.09.2007

Фонд №

Опись № 1 л

дел по личному составу за 2006 год

№ п/п	Индекс отдела	Название структурных подразделений, заголовки дел	Дата дела	Кол-во листов	Срок хранения до 01.01.200 г.	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
09. Отдел кадров
228	09-04	Приказы с по начальника Главного управления по личному составу	3 января – 31 декабря 2006 г.	169	2081

В данный раздел описи включено дел _____ с № ___ по № ___ .

Наименование должности

составителя подпись расшифровка подписи

дата

Место для штампа ОДОБРЕНО

ЭПМК Протокол ЦЭК

Главного управления

от __________ № ___

Форма описи дел по личному составу

Приложение 11 к п. 18.5

Главное управление Алтайского края по социальной защите населения и преодолению последствий ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне г. Барнаул

УТВЕРЖДАЮ Начальник Главного управления 06.06.2007

Фонд №

Опись № 1

дел постоянного хранения за 2006 год

№ п/п	Индекс отдела	Название структурных подразделений, заголовки дел	Дата дела	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
09. Общий отдел
915	01-03	Приказы с № 1 по № 000 начальника Главного по основной деятельности	14 января- 29 декабря 2006 г.	297

В данный раздел описи включено дел _____ с № ___ по № ___ .

Наименование должности

составителя подпись расшифровка подписи

дата

Место для штампа ОДОБРЕНО

ЭПМК Протокол ЦЭК

Главного управления

от ___________ № ____

Форма описи дел постоянного хранения

Приложение 12 к п. 19.2

Лист-заверитель дела №_____________

В деле подшито и пронумеровано

________________________________________листа(ов)

(цифрами и прописью)

в том числе: литерные листы_______________________________________

пропущенные номера _________________________+ листов внутренней описи

__________________________________________________________________________________________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности лица,

составившего заверительную

надпись подпись расшифровка подписи

Дата

Форма листа - заверителя дела

Приложение 13 к п.20.11

Главное управление

по социальной защите

населения и преодолению

последствий ядерных

испытаний

на Семипалатинском полигоне

СПРАВКА

о причинах отсутствия документов

постоянного хранения

Дана управлению архивного дела Алтайского края в том, что в процессе научно-технической обработки не обнаружены следующие документы постоянного хранения за 2006 год:

№ №	Индекс дела	Наименование структурных подразделений и отсутствующих документов	Даты дел	Причина утраты или отсутствия документа	Подписи ответственных лиц
1	2	3	4	5	6
04 – Работа с кадрами
1.	04-03	Годовой статистический отчет о высвобождении и переподготовке работников (ф.51)	2006 г.	Не составлялся, т. к. отменен	Подпись

ИТОГО: утеряно ___________ дел, не заводились ___________ дел,

предусмотренных номенклатурой дел Главного управления за _______ годы.

Начальник Главного управления подпись расшифровка подписи

Место для печати

Форма справки об отсутствии документов

Приложение 14 к п. 3.7

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительных объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций; учреждений; предприятий и т. д.)

Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабже­нии, аренде помещений, о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственно­сти и т. д.)

Задания (на капитальное строительство, на проведение научных, технологических работ и т. д.)

Инструкция (правила) - (должностные; по документационному обеспе­чению управления; технике безопасности и т. д.)

Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численнос­ти работников и т. д.)

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, науч­но-исследовательских работах и т. д.)

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются опре­деленные льготы; типовых документов, образующихся в де­ятельности предприятия с указанием сроков хранения до­кументов и т. д.)

Планы (производственные, внедрения новой техники, капитального ремонта, работы комиссии, совета)

Положения (о предприятии, структурном подразделении, премирова­нии и т. д.).

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т. д.)

Расценки (на производство работ)

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, использования средств фонда предприятия, на капитальное строительство и т. д.)

Структура и штатная численность

Тарифные ставки

Формы унифицированных документов

Штатные расписания и изменения к ним

Приложение 15 к п. 10.3

Примерный перечень документов,

на которые ставится оттиск гербовой печати организации

Акты (приема выполненных работ, оборудования,
списания, экспертизы и т. д.)

Архивные справки, архивные выписки, описи дел

Бюджетные поручения

Банковские поручения

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей)

Договоры (о материальной ответственности, о производстве работ, подряда, купли-продажи, трудовые)

Заявки (кассовые, на оборудование и т. п.)

Командировочные удостоверения

Квитанции для оформления взносов в кассы учреждений госбанка

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций

Отчеты (бухгалтерские, налоговые, статистические)

Платежные поручения

Платежные требования

Прейскуранты и дополнения к ним

Расчетные чеки

Реестры (чеков, бюджетных поручений) представляемые в банк

Сметы расходов

Счета-фактуры

Удостоверения

Чековые книжки

Штатные расписания

Приложение 16 к п. 10.4

ЖУРНАЛ

учета печатей и штампов Главного управления Алтайского края по социальной защите населения и преодолению последствий ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне

Начат __________________

Окончен __________________

На ______ листах

N п/п	Дата регистра - ции печати (штампа)	Оттиск печати (штампа)	Должность, Ф. И.О. и роспись лица, получившего печать (штамп), дата	Основание получения печати (штампа)	Должность, Ф. И.О лица, сдавшего печать (штамп), дата	Оттиск сдаваемой печати (штампа)	Должность, Ф. И.О. и роспись лица, принявшего печать (штамп), дата	Основание и цель сдачи печати (штампа)	Номер и дата утверждения акта об уничтожении печати (штампа)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Форма журнала учета штампов и печатей

Приложение 17 к п. 10.7

УТВЕРЖДАЮ

Начальник

Главного управления

«Главалтайсоцзащита»

подпись

дата

АКТ № ______

на уничтожение печатей и штампов

Комиссия в составе _________________________________ на основании

(Ф. И. О., должность)

____________________________________________________ подготовила к

(наименование документа, его номер и дата)

уничтожению следующие печати и штампы:

Наименование печати (штампа) Оттиск печати (штампа)

Всего подлежат уничтожению ____________________ печатей и штампов.

(прописью)

Подписи:

Печати и штампы перед уничтожением с записями в акте сверили и

полностью уничтожили путем _____________ "____" _________ 20___ г.

Подписи: ________________

Отметки в журнале учета об уничтожении печатей и штампов произвел

____________________ "____"_________20____ г.

(подпись, должность)

Форма акта на уничтожение штампов и печатей

Приложение 18 к п. 19.4

Фонд № Р-_____

Опись № 1

Дело № 1

Центр хранения Архивного фонда Алтайского края

управления архивного дела Алтайского края

Главное управление Алтайского края

по социальной защите населения и преодолению последствий

ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне

г. Барнаул

Отдел: ____________

Дело № 01-03, Том №___

Приказы с № 1 по № 000 начальника Главного управления

по основной деятельности

Начато: 10 января -

Окончено: 29 декабря 2007 г.

На 200 листах

Хранить - постоянно

Фонд № Р - _____

Опись № 1

Дело № 1

Форма титульного листа дела при

научно-технической обработке