УТВЕРЖДЕНА

распоряжением председателя

Контрольно – счётной палаты

муниципального образования

города Братска

от _________________ № _________

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в Контрольно – счётной палате

муниципального образования

города Братска

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Контрольно – счётной палате муниципального образования города Братска (далее по тексту – Инструкция) разработана с учетом требований ГОСТа Российской Федерации Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003г. и Основными правилами работы архивов организаций (одобренными решением Коллегии Росархива от 01.01.2001).

1.2. Инструкция является внутренним нормативным документом, регламентирующим единую систему документационного обеспечения деятельности Контрольно – счётной палаты муниципального образования города Братска (далее по тексту - КСП города Братска), устанавливающим общие требования к служебной переписке и делопроизводству, организации работы с документами в палате.

1.3. Нормы настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство КСП города Братска, так и на организацию работы с документами, создаваемыми с использованием средств вычислительной техники.

1.4. Правила ведения служебной переписки и делопроизводства, предусмотренные настоящей Инструкцией, распространяются на документы открытого характера и документы с грифом «Для служебного пользования».

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

1.5. Соблюдение правил и порядка работы с документами, предусмотренными настоящей Инструкцией, обязательно для всех аудиторов и специалистов КСП города Братска (далее по тексту – служащие КСП города Братска).

1.6. Непосредственная ответственность за соблюдение установленных правил и порядка служебной переписки, работы с документами возлагается на аудиторов КСП города Братска.

1.7. Служащие КСП города Братска несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается председателю Контрольно – счётной палаты муниципального образования города Братска (далее по тексту – председатель КСП города Братска).

1.8. Передача документов, их копий служащим сторонних организаций допускается только с разрешения председателя КСП города Братска.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С документами могут быть ознакомлены только те лица, которые имеют непосредственное отношение к их содержанию или исполнению.

1.9. При уходе служащего КСП города Братска в отпуск, увольнении имеющиеся у него индивидуальные документы (отписанные ему лично) по указанию председателя КСП города Братска передаются другому служащему КСП города Братска по акту приёма передачи документов.

1.10. Служебные документы должны храниться аккуратно, с соблюдением мер, предотвращающих доступ к ним посторонних лиц и их утерю.

1.11. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им служебных документов КСП города Братска, а так же их копий разрешена только с личного разрешения председателя КСП города Братска, в иных случаях категорически запрещается.

2. Документация КСП города Братска

2.1 Деятельность КСП города Братска обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, состав которой определен исходя из компетенции КСП города Братска, установленной Положением «О Контрольно – счётной палате муниципального образования города Братска» утверждённым Решением Думы города и Регламентом КСП города Братска, круга ее управленческих функций и порядка решения служебных вопросов.

2.2 В КСП города Братска применяются следующие категории служебных документов:

а) организационные документы палаты:

Регламент КСП города Братска;

структура и штатная численность;

штатное расписание;

положения и правила;

инструкции;

стандарты;

иные документы, определяющие организационные принципы функциональной деятельности КСП города Братска.

б) распорядительные документы КСП города Братска:

решения коллегии КСП города Братска;

распоряжения председателя КСП города Братска;

поручения председателя КСП города Братска;

приказы председателя КСП города Братска по личному составу;

иные документы председателя КСП города Братска, имеющие распорядительный характер.

в) аудиторские документы КСП города Братска:

аудиторские акты по результатам проверок и ревизий;

аудиторские заключения;

отчеты о работе КСП города Братска за год (отчеты КСП города Братска);

годовые отчеты аудиторов КСП города Братска;

информационно-аналитические записки и информационно-аналитические справки;

иные документы, изданные по результатам аудиторской (контрольно-ревизионной, экспертной и аналитической) деятельности палаты.

г) документы по персоналу (кадровой службы) КСП города Братска :

трудовые договоры;

приказы о приеме, увольнении, отпусках и командировках сотрудников КСП города Братска;

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

личная карточка;

командировочное удостоверение;

журнал учета работников, выбывающих в командировки;

анкета;

заявления о приеме на работу, предоставлении отпуска;

иные документы по личному составу;

д) регистрационные формы и документы делопроизводства КСП города Братска:

номенклатуры дел;

журнал (книга, карточки) учета внутренних документов (журналы учета распоряжений председателя КСП города Братска по основной деятельности, приказов председателя КСП города Братска по личному составу, регистрации актов, аудиторских заключений и т. д.);

опись дел;

иные регистрационно-контрольные формы и документы, необходимые для текущей регистрации и индексации других документов и оформления дел КСП города Братска.

е) бухгалтерские документы КСП города Братска:

документы, относящиеся к бухгалтерскому учету и отчетности, материальной ответственности, а также хозяйственные договоры гражданско-правового характера.

ж) информационно-справочные документы КСП города Братска:

информационные справки и записки (не относящиеся к аудиторским документам);

протоколы совещаний, собраний и заседаний коллегий;

служебные письма;

акты КСП города Братска, не относящиеся к аудиторским документам;

справки;

докладные и объяснительные записки;

программы, алгоритмы, заявки, телефоно и факсограммы, документы электронной почты и прочее;

иные документы информационно-справочного характера.

з) исковые заявления и иные документы КСП города Братска, связанные с судопроизводством;

и) документы архива КСП города Братска;

к) другие документы КСП города Братска, разработанные в установленном порядке.

2.3. При подготовке документов применяется текстовой редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman размером № 12, №13, №14, №15 через 1-1,5 интервала. В исключительных случаях допускается применение других размеров шрифта:

1) 12 через 1 межстрочный интервал - для оформления табличных материалов;

2) 14 через 1 межстрочный интервал – для оформления текстов документов объёмом печатного текста более 5 печатных листов.

3) 14 через 1,5 межстрочный интервал – для оформления текстов документов объёмом печатного текста не более 5 печатных листов

3. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ КСП ГОРОДА БРАТСКА

3.1. Основные требования к подготовке и оформлению служебных документов КСП города Братска.

При подготовке и оформлении бухгалтерских документов КСП города Братска используются основные (обязательные) и дополнительные реквизиты для каждого документа, установленные действующим финансовым законодательством и нормативной правовой базой, регулирующей бухгалтерский учет в РФ.

При подготовке и оформлении кадровых документов КСП города Братска используются основные (обязательные) и дополнительные реквизиты для каждого документа, установленные действующими российскими унифицированными формами и стандартами кадровых документов.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации или должностного лица – автора документа; название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок), заголовок к тексту, дата, индекс, визы, подпись; отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Служебные документы составляются от имени юридического лица – КСП города Братска. Все проекты служебных документов должны иметь в обязательном порядке подпись служащего КСП города Братска, подготовившего проект, и визы председателя КСП города Братска.

Содержание и структура текста документа строится в зависимости от функционального назначения (вида) документа.

Общими требованиями к тексту документа являются лаконичность, ясность и точность изложения без употребления формулировок, порождающих различные толкования. Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

Письма, справки и другие документы, подготовленные совместно с другими организациями и документы, предназначенные для использования внутри КСП города Братска, печатаются на чистых листах.

3.2. Бланки документов

3.2.1.Документы КСП города Братска изготавливаются на бланках.

Бланк документа КСП города Братска - это чистый лист бумаги, на котором заранее воспроизведено название КСП города Братска, от имени которой документ издается.

Бланки документов КСП города Братска имеют традиционно установленный набор реквизитов и определенный порядок их расположения. Они воспроизводятся с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.

Бланки документов палаты проектируются в соответствии с образцом № 2. Сплошными линиями обозначаются фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром – переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

3.2.2. В КСП города Братска используются следующие виды бланков документов:

1) подготавливаемые на компьютере с использованием шаблонов:

бланки письма (угловой);

бланк аудиторского акта;

бланк аудиторского заключения;

бланк приказа или распоряжения;

командировочный лист;

2) с помощью программы «1С Бухгалтерия»:

документы, используемые в кадровой службе и бухгалтерии;

3) типографским способом:

трудовых книжек с вкладышем,

чековых книжек и других документов строгой отчетности

Эти бланки различаются набором реквизитов.

Общий бланк используется для изготовления любых документов палаты, кроме письма.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов

А4 (210 x 297 мм)

А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

30 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

3.2.3. Бланки строгой отчетности

К бланкам строгой отчетности относятся бланки палаты:

удостоверений личности;

трудовые книжки с вкладышами;

чековые, квитанционные и расчетные книжки;

другие бланки КСП города Братска, расходование которых предусмотрено с учетом по экземплярам.

При издании бланков строгой отчетности во всех случаях предусматривается их тираж и нумерация.

Бланки строгой отчетности подлежат учету. Их учет ведется ответственными за делопроизводство лицами раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме, которая включается в номенклатуру дел палаты.

3.2.4. Оформление аудиторских, кадровых, бухгалтерских и иных специфических документов палаты производится в соответствии с действующими стандартами, предусмотренными общероссийскими, отраслевыми и областными унифицированными формами документов (УФД) по данным сферам деятельности КСП города Братска, Регламентом КСП города Братска и настоящей Инструкцией. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются служащие КСП города Братска, допускается писать от руки (заявления, объяснительная, служебная записка и т. п.).

3.2.5. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы.

Допускается печатание внутренних документов КСП города Братска с использованием оборотной стороны листа.

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. Реквизиты служебных документов

Состав реквизитов служебных документов общего пользования определен Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003(образец №2):

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Использование на бланках документов и документах КСП города Братска приведенных выше реквизитов производится в соответствии с законодательством и общепринятой в органах государственной власти Иркутской области и КСП города Братска практикой и традицией.

В процессе подготовки и оформления документов КСП города Братска состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами: резолюцией, грифом утверждения, отметкой о заверении копий, печатью, грифом внешнего согласования, отметкой о наличии приложения, адресатом, индексом предприятия связи, почтовым и телеграфным адресом, номером телефона, местом составления или издания, фамилией исполнителя и номером его телефона, отметкой о поступлении; ссылкой на индекс и дату входящего документа и др. (см. образец №№ 1,2)

Образец № 1

Схемы расположения реквизитов документов согласно ГОСТу Р 6.30-2003

1.  Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

3010

│<----->│<----->│ │<------>│<->│

────┌────────────────────────────────────────────────────┐───

/\ │ │/\

3 │ │ │ │

\/ │ │ │

────│ ────┌──────────────────┐ ┌───────────────────┐ │ │

/\ │ /\ │01 02 │ ││ │ │

│ │ 17 │ │ 03 │ │ │ │ │

│ │ \/ │ │ │ │ │ │

│ │ ────├──────────────────┤ ├───────────────────┤ │ │

51 │ │ │08│ │ 15 │ │ │

│ │ │04│ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │ │ │

────│ ├──────────────────┤ │ │ │ │

/\ │ │11 12 │ │ 17 │ │ │

│ │ │13 │ │ │ │ │

22 │ │ │14 │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │ │ │

────│ ├──────────────────┤ │ │ │ │

/\ │ │18 │ │ │ │ │

18 │ │ │ │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │ │ │

────│ ├──────────────────┴─┴───────────────────┤ │ │297

│ │ │ │ │

│ │20 │ │ │

│ │ │ │ │

│ │ │ │ │

│ │ │ │ │

────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │

/\ │ │21│ │ │

20 │ │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │

────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │

/\ │ │23│ │ │

│ │ │27 │ │ │

│ │ │ │ │ │

40 │ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │

│ │ /\ │28│ │ │

│ │ 16 │ │ │ │ │

\/ │ \/ │ │ │ │

────│ ────└────────────────────────────────────────┘ │ │

/\ │ │ │

20 │ │ │ │

\/ │ │\/

────└────────────────────────────────────────────────────┘───

│ 210 │

│<------>│

Образец №2

2.  Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

30 10

│<----->│ │<->│

────┌────────────────────────────────────────────────────┐───

/\ │ │/\

3 │ │ │ │

\/ │ │ │

────│ ────┌────────────────────────────────────────┐ │ │

/\ │ /\ │01│ │ │

│ │ 17 │ │ │ │ │

│ │ \/ │ │ │ │

│ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │

│ │ /\ │08│ │ │

│ │ 20 │ │ │ │ │

73 │ │ │ │04│ │ │

│ │ \/ │ │ │ │

│ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │

│ │ /\ │11│ │ │

│ │ 10 │ │ │ │ │

│ │ \/ │ │ │ │

│ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │

│ │ │13 14 │ │ │

\/ │ │ │ │ │

────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │

/\ │ │18 17 │ │ │

18 │ │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │297

────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │

│ │ │ │ │

│ │20 │ │ │

│ │ │ │ │

│ │ │ │ │

│ │ │ │ │

────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │

/\ │ │21│ │ │

20 │ │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │

────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │

/\ │ │23│ │ │

│ │ │ │ │ │

│ │ │27 │ │ │

40 │ │ --- ├────────────────────────────────────────┤ │ │

│ │ /\ │28│ │ │

│ │ 16 │ │ │ │ │

\/ │ \/ │ │ │ │

────│ --- └────────────────────────────────────────┘ │ │

/\ │ │ │

20 │ │ │ │

\/ │ │\/

────└────────────────────────────────────────────────────┘───

│ 210 │

│<------>│

3.3.2. Герб города Братска

Герб города Братска установленного образца помещается на бланке постановлений, решений председателя КСП города Братска, решений коллегии КСП города Братска, располагается над реквизитом «Российская Федерация» и выравнивается по центру.

3.3.3. Сокращения наименования

Допускается применение сокращенного наименования Контрольно-счетной палаты муниципального образования города Братска – КСП города Братска.

Справочные данные о КСП города Братска включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения (номер факса, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного КСП города Братска, должно быть определено настоящей инструкцией и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.3.4. Наименование документа

Наименование вида документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в соответствующих правовых актах.

Над наименованием документа указывается:

1) «РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ», располагается под гербом города, печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом, размер шрифта 12, пишется без кавычек.

2) Через 1 межстрочный интервал ниже, – наименование субъекта – «ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ». Указанные реквизиты печатаются 12 размером шрифта прописными буквами и выделяются полужирным шрифтом. Выравниваются по центру (см. пример №1).

Пример №1:

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ 12 шрифт

ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ

по центру

3) Наименование «Контрольно – счётная палата муниципального образования города Братска» указывается через 1 межстрочный интервал от наименования субъекта, печатается 14 размером шрифта прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом (см. пример №2).

Пример№2:

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ 12 шрифт

1 интервал

Контрольно – счётная палата

муниципального образования 14 шрифт

города Братска

1 интервал

РЕШЕНИЕ 16 шрифт

по центру

В распорядительных документах (постановлениях коллегии КСП города Братска, решениях, распоряжениях председателя КСП города Братска, поручениях председателя, приказах по личному составу) наименование документа печатается через 1 межстрочный интервал от реквизита «КСП города Братска» 16 шрифтом (см. пример№2).

В организационных документах (Регламент, структура и штатная численность, штатное расписание, положения, правила, инструкции, стандарты) наименование документа печатается - через 2 межстрочных интервала от даты утверждения 14 шрифтом. (см. пример № 9)

В справочно-информационных документах наименование документа печатается 14 шрифтом, выравнивается по центру либо печатается от границы левого поля документа.

Реквизит пишется прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру.

3.3.5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта (кроме акта аудиторской проверки) - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2007 года следует оформлять 05.06.2007.

При оформлении даты подписи точка после цифры года не ставится. Точка после цифры года ставится только в конце предложения, так же не пишется слово год и его сокращения – «г».

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 июня 2007 г., этот способ используется при составлении документов, содержащих сведения финансового характера.

3.3.6. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более органами администрации, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Регистрационный номер документа указывается в правой верхней заголовочной части листа через 1 межстрочный интервал от реквизита «Наименование документа». (см. пример №3)

3.3.7.Ссылка на регистрационный номер документа

Ссылка на регистрационный номер и дату проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из документа, на который должен быть дан ответ.

Пример № 3:

На № _________ от _____________.

3.3.8. Место составления или издания документа

Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.3.9 Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица, которые при оформлении документа указываются в правом верхнем углу первого листа документа. (см. пример №4)

При адресации документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, указанной в дательном падеже. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Пример № 4:

Счетная палата Российской Федерации

Управление по взаимодействию

с контрольно-счетными органами

Российской Федерации

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. (см. пример № 5)

Пример № 5:

Заместителю председателя

комиссии по контрольной деятельности Законодательного собрания

Иркутской области

или

Законодательное собрание

Иркутской области

Заместителю председателя

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. (см. пример № 6)

Пример № 6:

Администрации городов и районов

Иркутской области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресации письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. (см. пример № 7)

Пример № 7:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. (см. пример № 8)

Пример № 8:

,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

3.3.10. Гриф утверждения документа

Особым способом введения документа является его утверждение

Документ утверждается председателем КСП города Братска. При утверждении документа председателем КСП города Братска гриф утверждения документа должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» или «Утверждаю» - без кавычек и двоеточия печатается 14 шрифтом, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. (см. пример №№ 9,10).

Пример № 9:

УТВЕРЖДАЮ

14 шрифтом (Утверждаю)

Председатель КСП города Братска

(личная подпись)

Дата

 

2 межстрочных символа

 

14 шрифтом ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

выравнивается по центру

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, приказом, распоряжением, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример № 10:

14 шрифтом УТВЕРЖДЕНО

 

1 межстрочный интервал

распоряжением председателя

14 шрифтом Контрольно – счётной палаты

муниципального образования

города Братска

от______________ №_______

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.3.11. Резолюция

Резолюция написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. (Пример№11)

Пример № 11:

Прошу подготовить проект договора

с к 05.03.2007

(Личная подпись)

Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

3.3.12. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок в кавычки не выделяется. Перенос слов в заголовке не допускается, нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок в распорядительных документах отделяется 2 межстрочными интервалами от реквизита «дата» и «номер» и от текста документа.

Печатается заголовок 14 шрифтом через 1 межстрочный интервал, пишется с заглавной буквы и начинается от левого поля документа.

В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Если объем заголовка занимает больше пяти строк, то его рекомендуется печатать от левого до правого края текста и выравнивать по центру.

В организационных документах заголовок печатается под наименованием вида документа через одинарный интервал, выравнивается по центру, выделяется полужирным шрифтом.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?

Пример № 12:

ПРИКАЗ 14шрифт

о создании аттестационной комиссии

 

чего (кого)?

Пример № 13:

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ведущего специалиста

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.3.13. Отметка о контроле

Отметка о контроле – это отметка о контроле исполнения документа, которая обозначается буквой «К» или словом «Контроль».

Контроль исполнения резолюции председателя с пометкой «К» на входящих документах осуществляется ведущим специалистом КСП города Братска.

Отметку о контроле исполнения документа обозначают буквой "К" или словом "Контроль". Данная отметка проставляется ручкой.

О состоянии исполнения документов, поставленных на контроль, ведущий специалист КСП города Братска информирует председателя КСП города Братска.

В таком же порядке осуществляется контроль за выполнением резолюции председателя палаты на документах, в которой указан срок ее выполнения.

3.3.14. Текст документа

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа, во второй - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать только вторую часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указываются его реквизиты: наименование документа и автор, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается от левой до правой границы текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст документов рекомендуется печатать 14 шрифтом через 1- 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами – 1 – 2 межстрочных интервала.

Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.

При большом объеме текста документа (более 5 листов) допускается его печатание через 1 межстрочный интервал 14 шрифтом. В этом случае между абзацами необходимо делать дополнительный интервал, то есть абзац от абзаца отделяется полуторным интервалом.

Тексты могут подразделяться на разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки и подзаголовки.

Заголовки и подзаголовки печатаются с заглавной буквы.

Заголовки выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по центру.

Подзаголовки печатаются на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля с заглавной буквы и заканчивается точкой.

При составлении текста в виде анкеты, наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т. д.).

Форма таблицы применяется при изложении цифровой и словесной информации. Таблицы имеют два уровня расположения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже. В конце заголовков и подзаголовков знаки препинания не ставятся.

Если таблица большая и не вмещается на один лист, то она переносится на следующую страницу. При переносе части таблицы на другую страницу заголовок таблицы не повторяется, а нумеруются вертикальные графы. На следующей странице пишется «Продолжение» с указанием номера и повторением нумерации граф на следующей странице.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах, подписываемых председателем КСП города Братска (приказ, распоряжение и т. д.) текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("прошу направить", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("КСП города Братска направляет", "КСП города Братска считает возможным").

Если документ имеет более 1 страницы, то страницы нумеруются арабскими цифрами – (1,2,3) без точек и тире. Номер страницы проставляется в нижнем правом углу поля листа. На первом листе нумерация не ставится.

3.3.15. Отметка о наличии приложений

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров. (см. пример № 14)

Пример № 14:

Приложение: Сведения о выявленных нарушениях в результате аудиторской проверки на 6 л. в 2-х экз.

При наличии нескольких приложений их нумеруют. (см. пример № 15)

Пример № 15:

Приложение: 1. Положение «О КСП города Братска» на 15 л. в 1 экз.

2. Должностная инструкция аудитора КСП города Братска на 3 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Законодательного собрания Иркутской области от 01.01.2001 /17 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. (см. пример № 16)

Пример № 16:

Приложение

к распоряжению председателя КСП города Братска

от 01.01.2001 N 9-р

При наличии к распорядительному документу одного приложения его номер не указывается. (см. пример № 17)

Пример № 17:

Приложение к распоряжению председателя КСП города Братска

от 01.01.2001 N 9-р

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" ("ПРИЛОЖЕНИЕ ") печатать прописными буквами.

3.3.16. Подпись

3.3.16.1. Подпись является обязательным реквизитом служебного документа. Должностные лица КСП города Братска подписывают документы в пределах их компетенции.

3.3.16.2. Служебные документы в пределах полномочий подписываются:

1) служебные письма, запросы, решения коллегии КСП города Братска, распоряжения, приказы, поручения и указания - председателем КСП города Братска;

2) протоколы заседаний коллегии КСП города Братска - председательствующим и секретарем коллегии;

3) акты контрольно – ревизионных мероприятий - аудиторами и привлеченными специалистам, непосредственно участвовавшими в проверке (ревизии), а так же руководителем и главным бухгалтером объекта контроля.

4) заключения по результатам проверок, обследований и экспертиз - председателем КСП города Братска и направляются Думе города Братска и мэру города;

Служебные документы, составляемые в КСП города Братска на правах единоначалия подписываются председателем КСП города Братска.

На протоколах коллегий КСП города Братска ставятся две подписи (председательствующего и секретаря коллегии), а на комплексных актах контрольно – ревизионных мероприятий ставятся подписи всех аудиторов, участвующих в их издании.

Служебные документы КСП города Братска, а так же иных организаций, учреждений не имеющие подписей лиц издавших документ или лиц, которые должны этот документ утверждать считаются недействительными и к исполнению не принимаются.

Подписывать служебные документы с предлогом «за» или проставлением черты перед наименованием должности запрещается.

3.3.16.3. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). (см. пример № 18)

Пример № 18:

Председатель Контрольно-счетной палаты

муниципального образования

города Братска

или на бланке:

Председатель

(личная подпись)

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. (см. пример № 19)

Пример № 19:

Председатель

(личная подпись)

Аудитор

(личная подпись)

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. (см. пример № 20)

Пример № 20:

Председатель Контрольно-счетной палаты

Председатель Контрольно-счетной

муниципального образования

города Братска

Палаты Иркутской области

(Личная подпись)

(Личная подпись)

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. (см. пример № 21)

Пример № 21:

Председатель комиссии (Личная подпись)

Члены комиссии (Личная подпись)

(Личная подпись)

(Личная подпись)

3.3.17. Согласование документа

Согласование проводится с целью проверки целесообразности и своевременности служебного документа, соответствия его действующим нормативным актам, реальности выполнения предлагаемого мероприятия, оценки проекта. Согласование может проводиться как внутри КСП города Братска, так и вне КСП города Братска с другими организациями и должностными лицами.

Внутреннее согласование проводится с главным специалистом и председателем КСП города Братска, участие которых предусмотрено при реализации документа, либо есть необходимость в их компетентной оценке проекта. Главным специалистом и председателем КСП города Братска согласовываются – результаты проверок, заключений, обследований, экспертиз.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа проводится с организациями, если содержание документа затрагивает их интересы или требуется компетентная консультация (экспертное заключение) по проекту. Внешнее согласование документа оформляется протоколом согласования либо грифом согласования.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, печатается 14 шрифтом, без кавычек, без отделения от наименования должности лица с которым документ согласовывается (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Гриф согласования пишется на последнем листе оригинала документа.(см. пример №22)

Пример № 22:

СОГЛАСОВАНО

Председатель КСП города Братска

(личная подпись)

дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо КСП города Братска

/22-127

Согласование документа (внутреннее) оформляют словом Согласовано и визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. (см. пример 23)

Пример № 23:

Согласовано

Начальник юридического отдела

(личная подпись)

Дата

3.3.15. Замечания к документу

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

(личная подпись)

дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в верхней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

3.3.18. Рассылка документа

Рассылка оформляется на оборотной стороне последнего листа документа и отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами. Слово «Рассылка» печатается с заглавной буквы от левой границы текстового поля (без кавычек). Фамилии должностных лиц органов администрации и других организаций (с указанием количества экземпляров), которым необходимо разослать подписанный документ, печатается в строчку от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал в именительном падеже. (см. пример № 24)

Пример № 24:

Рассылка: Попова, Дорошенко (2) .

Ответственность за правильное указание рассылки лежит на исполнителе документа.

3.3.19. Печати и штампы

Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам используются гербовая и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, контроле, других отметок применяются соответствующие мастичные штампы.

Печать должна быть хорошо читаема. Проставляется так, чтобы ее оттиск затрагивал часть подлинной подписи лица, подписавшего документ, либо в специально отведенном для этого месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом «М. П.».

Перечень документов, на которые ставится печать, и порядок использования печатей и штампов в КСП города Братска определяются Правилами изготовления, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов КСП города Братска. (см образец № 3)

Образец № 3

Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать КСП

1.  Акты (приема оборудования, основных средств КСП города Братска, выполненных работ; списания; уничтожения документов и т. д.).

2.  Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).

3.  Договоры (хозяйственные; трудовые; гражданско-правовые; о материальной ответственности и т. д.).

4.  Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т. д.).

5. Командировочные удостоверения.

6. Образцы оттисков печатей и подписей работников КСП, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

7. Платежные поручения.

8. Представления и ходатайства о награждении орденами и медалями, премиями и т. п.

9. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).

10. Соглашения.

11. Справки о начисленной и причитающейся зарплате и т. д..

12. Удостоверения.

13. Кассовые чеки.

3.3.20. Отметка о заверении копии, выписки

3.3.20.1. Заверение копии документа производится в целях удостоверения её соответствия подлиннику.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверку подлинной подписи.

Документы заверяются гербовой печатью КСП города Братска (с изображением герба города Братска). Примерный перечень документов, которые подлежат заверке, приведен в образце № 3.

При заверке соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется: заверительная надпись «Копия верна» (без кавычек), должность, личная подпись и расшифровка подписи лица, заверившего копию, дата заверения. (см. пример № 24)

Пример № 25:

Копия верна

Председатель КСП города Братска (Личная подпись)

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, КСП города Братска «Копия верна» по усмотрению председателя КСП.

3.3.20.2. Выписка – документ, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящегося к определённому вопросу, факту или лицу. В выписке указываются слова «Выписка из…», наименование документа, дата подписания, его номер и заголовок. Затем следует нужная часть, после которой указываются наименование должности руководителя, подписавшего подлинник документа, его инициалы и фамилия (без личной подписи).

Заверение выписок аналогично заверению копий.

3.3.21. Отметка об исполнителе

Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто фактически составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию, инициалы исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе печатается 12 шрифтом и располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу документа. (см. пример 26)

Пример № 26:

43 24 21

На проектах постановлений и распоряжений отметка об исполнителе ставится на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу после реквизитов «согласование» и «рассылка».

3.3.22. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Данный реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа.

Данный реквизит включает в себя: слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ с указанием года; ссылку на номер и дату ответного документа (если таковой имеется), который свидетельствует об исполнении или его копию; краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; подпись исполнителя документа и дату проставления отметки. (см. пример№27)

Пример № 27:

В дело 12-25 за 2007 г.

Скуратов 24.05.07

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем органа администрации, в котором исполнен документ.

3.3.23. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа ставится на первом листе входящих документов с помощью соответствующего штампа. Данный реквизит включает в себя: наименование получающей организации, дату поступления документа, его входящий регистрационный номер.

3.3.24. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем отдела, в котором исполнен документ.

4.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В КСП ГОРОДА БРАТСКА

4.1. Порядок обработки поступающей корреспонденции в КСП города Братска

4.1.1. Документы могут быть получены по почте, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем, а также получены в структурных подразделениях по работе со служебными документами МУ Администрации города Братска.

4.1.2. Документы, поступившие в КСП города Братска, а так же адресованные служащему КСП города Братска, проходят первичную обработку, регистрацию и направляются на рассмотрение председателю КСП города Братска.

Прием документов (кроме расчетно-денежных) служащими КСП города Братска, независимо от их служебного положения, непосредственно от представителей организаций запрещается. Допускается осуществлять прием расчетно-денежных документов непосредственно от представителей организаций только председателю КСП города Братска.

Прием корреспонденции от предприятий связи производится в согласованные с ними сроки.

4.1.3. Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке правильности их доставки и целостности упаковки, вскрытии конвертов, за исключением адресованных «лично», проверке наличия и целостности вложенных документов, правильности адресации, фиксации факта поступления документа.

4.1.4. Конверты от поступивших документов (в том числе от граждан) не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа, когда поступившие документы имеют просроченный срок исполнения, а также при поступлении личных и доплатных документов.

4.1.5. При приеме телеграмм и факсограмм проверяется дата их подачи, общее количество страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе факса, их читаемость и в конце текста указывается время приема и фамилия принявшего ее ответственного лица.

4.1.6. Телефонограммы принимаются и регистрируются в приемной КСП города Братска и докладываются председателю КСП города Братска.

Поступившие бухгалтерские документы подлежат обязательной проверке ведущим специалистом как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнение реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

4.1.7. Заявления, жалобы и письма без подписи рассмотрению не подлежат и возвращаются адресату.

4.1.8. Первичная обработка поступившей корреспонденции должна осуществляться в день ее поступления и заканчивается ее сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые.

4.1.9. Регистрация документов производится с целью обеспечения учета, контроля и поиска документов.

Входящие документы регистрируются в день поступления. Процедура регистрации включает в себя проставление регистрационного штампа в правом нижнем углу первого листа документа, присвоения документу регистрационного номера (состоящего из двух цифр – год, двух цифр – месяц и 3 цифр – порядковый номер документа в текущем месяце) и занесения данных в БД «Делопроизводство».

Документы электронной почты регистрируются ведущим специалистом КСП города Братска в спец. журнале.

После регистрации все входящие документы, в том числе и не подлежащие регистрации (за исключением корреспонденции, адресованной служащим КСП города Братска), докладываются председателю КСП города Братска. Передача входящей корреспонденции работникам палаты без регистрации и резолюции председателя палаты не допускается.

4.1.10. Резолюция пишется на документе председателем КСП города Братска.

Документы с резолюцией председателя КСП города Братска передаются ведущему специалисту для передачи копий документов исполнителям, внесения резолюций в БД «Делопроизводство» и оформлению документа в дело согласно утвержденной номенклатуре.

4.1.11. Факсограммы и документы, полученные по электронной почте, после резолюции председателя КСП города Братска передаются исполнителям с оформлением ведущим специалистом КСП города Братска в журнале учета передачи данных документов под роспись служащему КСП города Братска, получившего эти документы для исполнения.

4.1.12. Передача оригинала документа в пользование производится под расписку с обязательной отметкой в журнале выдачи документов.

При утрате документа тщательно выясняются все причины и обстоятельства случившегося факта, и, если поиск не дал положительных результатов, документ в установленном настоящей Инструкцией порядке списывается по акту. Окончательное решение и меру ответственности для каждого исполнителя определяет председатель КСП города Братска.

4.2. Порядок обработки исходящих документов в КСП города Братска

4.2.1. Документы сдаются на подпись и отправку в приемную КСП города Братска в открытом виде. Исходящие документы, подготовленные на подпись, должны быть оформлены в соответствии с Инструкцией, иметь необходимые приложения и визы. Проверку правильности оформления проектов подготовленных документов осуществляет ведущий специалист КСП города Братска.

4.2.2. При оформлении представленных на подпись документов с нарушениями требований Инструкции они возвращаются исполнителю на доработку. Служащие КСП города Братска вместе с подлинником внутреннего документа, подготовленного к отправке, представляют в приемную список рассылки этих документов за своей подписью.

4.2.3. Подписанные председателем КСП города Братска письма передаются для регистрации и отправки в приемную.

Если исходящее письмо является ответом на входящий документ, ссылка на исходящий номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах (см. пример № 28).

Пример № 28

Образец углового бланка письма КСП города Братска

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ

КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНАЯ ПАЛАТА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА БРАТСКА

Братск, пр-т Ленина, д. 37

Дата_______________ № _______

Кому

 

О чем

Председатель

инициалы, фамилия исполнителя

№ телефона

4.2.4. Регистрация исходящих документов обязательна и состоит из присвоения документу регистрационного номера, содержащего коды подписывающего и подготовившего лица (см. пример № 29), порядкового номера, проставления даты и занесения информации в БД «Делопроизводство». Регистрация созданных и отправляемых документов палаты означает получение документом полной юридической силы. Отправка незарегистрированных исходящих документов категорически запрещается.

4.2.5. Обработка и отправка исходящих документов палаты осуществляется централизованно организационным отделом в соответствии с Инструкцией и действующими Почтовыми правилами Министерства транспорта и связи РФ.

4.2.6. Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи или электронной почте, также регистрируются.

Факсограммы и документы, передаваемые по электронной почте, подлежат регистрации в приёмной ведущим специалистом КСП города Братска.

4.3. Порядок работы по официальным каналам факсимильной и электронной связи в КСП города Братска

4.3.1.Прием и передача служебной информации в КСП города Братска по каналам факсимильной связи и каналам электронной связи КСП города Братска осуществляется с факс-аппарата приёмной КСП города Братска и не является официальной.

Копии документов, полученные по указанным каналам связи, носят информационный характер и не могут включаться в формируемые дела.

4.3.2. По факс каналам и электронной почте запрещается передавать тексты документов, содержащие секретные сведения, сведения с грифом «Для служебного пользования», сведения конфиденциального характера, не подлежащие публикации.

Ответственность за содержание передаваемой информации несет исполнитель, подготовивший материал к передаче, а также служащий КСП города Братска, подписавший передаваемый документ.

4.3.3. Поступающий в КСП города Братска и подлежащий передаче материал учитывается в приёмной КСП города Братска в регистрационных формах (журналах), в которых делается соответствующая запись о дате, времени передачи и приема, адресате и краткое содержание документа.

Контроль использования факсимильной и электронной техники, используемой для приема и передачи информации, осуществляет ведущий специалист КСП города Братска.

Пример № 29

Перечень индексов для документов, создаваемых и рассылаемых КСП города Братска

Индекс

Структурное подразделение, должностное лицо палаты

01/КСП

для документов коллегии КСП

01

для документов аудиторского направления № 1(контрольно–ревизионная работа)

02

для документов аудиторского направления № 2(экспертно-аналитическая работа)

03

для документов общего делопроизводства КСП города Братска

04

для кадровых документов

05

для документов главного специалиста КСП города Братска

4.4. Порядок обработки внутренних документов КСП города Братска

4.4.1. Все созданные в КСП города Братска документы регистрируются (ставятся на учет) в обязательном порядке.

Обработка внутренних документов включает в себя проверку:

1) соответствия форматов бланка виду документа;

2) полноты и правильности оформления документа (наличие необходимых реквизитов и их соответствие виду документа);

3) наличия всех страниц документа и всех указанных приложений;

4) выполнения иных требований, предъявляемых настоящей Инструкцией к составлению и оформлению служебного документа

При не выполнении указанных требований к представленному на регистрацию документу, он не подлежит регистрации и возвращается исполнителю на доработку.

4.4.2. Внутренним документам палаты присваиваются порядковые номера по каждому виду документа, и они регистрируются в соответствующих журналах (см. пример № 30).

Не зарегистрированные (не поставленные на учет) соответствующими делопроизводствами КСП документы не являются официальными служебными документами палаты и исключаются из документооборота КСП города Братска.

Пример № 30

Примеры форм регистрации и учета документов

1. Журнал регистрации заключений, актов, информационно-аналитических записок

Рег.№ закл.

Дата регистр-и/

Дата

документа

Содержание

Исполнитель (Ф. И.О.)

К-во

Стр./пр

Рассылка,

№ постановления коллегии или исходящего документа

1

2

3

4

5

6

2. Журнал учета решений коллегии

№п/п

№

постановления

Дата

подписания

Кто

подписал

Содержание

№ дела

1

2

3

4

5

6

3 Журнал учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним

№ п/п

Дата приема

ФИО

Серия и №

Долж-

ность

Дата и № приказа

Роспись лица заполн. Книжку

Полу-чено за труд. Кн.

Дата и основа-ние выдачи

Роспись лица, получив. книжку

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

4. Журнал учета бланков строгой отчетности

ФИО

Долж-

ность

№

удостов.

Срок действия удост.

Роспись и дата получ. Удост.

Роспись и дата возврата удостов.

Дата и № акта об уничтож.

1

2

3

4

5

6

7

5. Журнал учета печатей и штампов палаты

№ п/п

Изображение

Печати

Наименование

ФИО

ответственного лица

Дата передачи

1

2

3

4

5

6.Журнал учета приказов и распоряжений председателя КСП

N п/п

№ приказа, распоряжения

Дата подписания

Содержание

№ дела,

страницы

1

2

3

4

5

4.5. Учёт объёма документооборота в КСП города Братска

4.5.1. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы КСП города Братска. Проводится как полный, так и выборочный учет документов.

4.5.2. Самостоятельно учитываются предложения, заявления,

При определении объема документооборота раздельно подсчитывается количество основных документов (оригиналов) и количество размноженных их копий.

4.5.3. Аудиторы, и специалисты аппарата КСП города Братска должны регулярно систематизировать по своим направлениям деятельности состояние переписки, осуществлять мероприятия по сокращению документооборота и принимать меры по устранению ненужной переписки.

4.5.4. Ведущий специалист КСП города Братска периодически (ежеквартально) обобщает и анализирует данные об объеме документооборота КСП города Братска, исполнении поручений председателя по входящим документам и докладывает на рабочих совещаниях председателю КСП города Братска результаты анализа и предложения по совершенствованию работы с документами.

5. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ОТДЕЛЬНЫМИ ВИДАМИ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Организационные документы КСП города Братска

5.1.1. Регламент КСП города Братска

5.1.1.1. Регламент КСП города Братска - правовой акт, определяющий в соответствии с Уставом города и Положением «О Контрольно-счетной палате муниципального образования города Братска», утверждённом решением Думы города Братска 28.08.2006 № 000/ г-Д, внутренние вопросы деятельности КСП города Братска, распределение обязанностей между аудиторами, порядок ведения дел, подготовки и проведения контрольно – ревизионных мероприятий и экспертно – аналитических работ, иной деятельности КСП города Братска рассматривается на коллегии КСП города Братска (проект Регламента КСП города Братска) и утверждается решением председателя КСП города Братска.

5.1.1.2.Разработка проекта Регламента КСП города Братска, осуществляется по предложению (поручению) председателя КСП города Братска, в порядке, устанавливаемом председателем КСП города Братска и под его руководством.

Внесение изменений, дополнений в действующий Регламент КСП города Братска осуществляется по предложению мэра города Братска; постоянной депутатской комиссии по бюджету, налогам и финансам, в соответствии с предложениями депутатов Думы города Братска; председателя КСП города Братска; группы аудиторов КСП города Братска, в количестве не менее трёх человек.

5.1.1.3. При внесении изменений и дополнений в Регламент КСП города Братска, он издается в новой редакции с учетом внесенных изменений и дополнений.

5.1.1.4. Положения Регламента КСП города Братска обязательны для исполнения всеми служащими КСП города Братска. Вновь прибывшему служащему КСП города Братска положения Регламента КСП города Братска доводятся под роспись ведущим специалистом КСП города Братска.

5.1.2. Положение

5.1.2.1. Положение - правовой акт КСП города Братска, определяющий нормы и правила деятельности КСП города Братска.

5.1.2.2. Проекты Положений КСП города Братска и иных видах деятельности палаты разрабатываются назначенными исполнителями под руководством председателя КСП города Братска и утверждаются распоряжением председателя КСП города Братска.

5.1.2.3. Первый экземпляр Положения хранится в деле с документами, утверждающими его, вторые (последующие) экземпляры или заверенные ксерокопии выдаются на руки служащим КСП города Братска, в компетенции которых находятся вопросы ведения, регламентируемые данным Положением.

5.1.2.4. Ознакомление служащих КСП города Братска с основными требованиями действующих Положений возлагается на ведущего специалиста КСП города Братска.

5.1.3. Инструкция

5.1.3.1.Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности КСП города Братска и служащих КСП города Братска. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов.

5.1.3.2. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

При составлении инструкций следует учитывать, что к документам этого вида предъявляются повышенные требования четкости и ясности. Текст разделяется по определенной логической схеме на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

5.1.3.3. Проекты должностных и иных инструкций КСП города Братска разрабатываются соответствующими служащими КСП города Братска по поручению (указанию) председателя КСП города Братска, согласовываются в обязательном порядке главным и ведущим специалистом и утверждаются председателем КСП города Братска.

5.1.3.4. Первый экземпляр типовых и индивидуальных должностных инструкций хранится у ведущего специалиста с отметками об ознакомлении служащих КСП города Братска, вторые (последующие) экземпляры или заверенные ксерокопии выдаются на руки соответствующим служащим КСП города Братска, для которых они изданы.

5.2. Распорядительные документы КСП города Братска

5.2.1. Решение коллегии КСП

Решение коллегии КСП города Братска – внутренний документ КСП города Братска, в котором фиксируется коллегиальное решение, принимаемое аудиторами на заседании КСП города Братска по вопросам деятельности КСП города Братска в соответствии с Регламентом КСП города Братска.

5.2.1.1. Проекты решения коллегии КСП города Братска разрабатываются секретарем коллегии совместно с основными докладчиками, в соответствии с рассматриваемыми вопросами повестки дня очередной коллегии КСП города Братска.

5.2.1.2. Принятые коллегией КСП города Братска решения оформляются на бланке и подписываются председателем КСП города Братска. (см. пример № 31)

Пример № 31

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ

КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНАЯ ПАЛАТА

МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА БРАТСКА

РЕШЕНИЕ

«____» ________200___г. №____________

 

город Братск

(заголовок)

Об утверждении…

В соответствии с …

1. Утвердить прилагаемое(ый) …

2. Контроль за исполнением оставляю за …

Председатель

5.2.2. Распоряжение председателя КСП города Братска

5.2.2.1. Распоряжение председателя КСП города Братска – внутренний нормативный правовой документ, издаваемый председателем КСП города Братска на основе единоначалия преимущественно по оперативным вопросам организационной, производственно-хозяйственной и иной деятельности КСП города Братска. Распоряжение обязательно для исполнения всеми служащими КСП города Братска.

5.2.2.2. Подготовка проекта распоряжения осуществляется по поручению председателя КСП города Братска соответствующими служащими КСП города Братска.

Проект распоряжения визируется председателем КСП города Братска.

5.2.2.3. Распоряжения доводятся до служащих КСП города Братска под роспись.

5.2.2.4. Текст распоряжения состоит, как правило, из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызвано издание распоряжения. Основную нагрузку в распоряжениях несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В ней указываются исполнители, предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте распорядительной части распоряжения указывается служащий КСП города Братска, на которое возлагается контроль исполнения распоряжения в целом.

Распоряжения председателя КСП города Братска оформляются на бланке КСП города Братска (см. пример № 32).

5.2.3. Приказ председателя палаты по личному составу

5.2.3.1. Приказ председателя палаты по личному составу – внутренний нормативный правовой документ, издаваемый председателем КСП города Братска на основе единоначалия по вопросам приема на работу, назначения и перевода на другую работу, предоставления отпуска и направления в командировку, поощрений и взысканий, увольнения или прекращения трудового договора, изменения условий оплаты труда и других трудовых правоотношений. Приказ председателя КСП города Братска по личному составу оформляются всегда отдельно от распоряжений по основной деятельности КСП города Братска и большинство из них, как правило, не имеет констатирующей части.

5.2.3.2. Номера приказов по личному составу оформляются следующим образом:

1) по командировкам - «к»;

2) по отпускам - «о»;

3) остальных - «лс».

5.2.3.3. Подготовка проекта приказа осуществляется Ведущим специалистом КСП города Братска в соответствии с требованиями и особенностями делопроизводства и Трудовым кодексом РФ. Проект приказа визируется председателем КСП города Братска. Приказы доводятся до служащих КСП города Братска под роспись. (см. пример № 33)

Пример № 32

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ

КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНАЯ ПАЛАТА

МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА БРАТСКА

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

"____" _____________ 200__ г. № __________

город Братск

 

О чем

Председатель

Пример № 33

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ

КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНАЯ ПАЛАТА

МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА БРАТСКА

"____" _____________ 200__ г. № ________

город Братск

ПРИКАЗ

О чем

Председатель

5.2.4. Распоряжение председателя КСП города Братска на проведение контрольного мероприятия

5.2.4.1. Распоряжение председателя КСП города Братска на проведение контрольного мероприятия - распорядительный документ КСП города Братска на право проведения аудитором КСП города Братска проверки (ревизии).

5.2.4.2. Подготовка и оформление данного документа возлагается на аудитора КСП города Братска, которому предстоит проверка (ревизия), в соответствии с образцом (см. пример № 34).

Обязательным приложением к данному распоряжению является программа проверки (ревизии), которая составляется и представляется аудитором КСП города Братска на утверждение председателю КСП города Братска при представлении ему проекта распоряжения на подпись.

5.2.4.3. Оформление распоряжения без программы проверки (ревизии) допускается только по согласованию с председателем КСП города Братска.

5.2.4.4. Распоряжение на проведение контрольного мероприятия изготавливается в количестве экземпляров, равному числу объектов проверки+1, с учетом, что первый экземпляр (с визой руководителя субъекта проверки) является принадлежностью КСП города Братска и хранится у ведущего специалиста в приёмной КСП города Братска.

Пример № 34

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ

КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНАЯ ПАЛАТА

МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА БРАТСКА

«____» _____________ 200__ г. № ___________

город Братск

РАСПОРЯЖЕНИЕ

о проведении контрольного мероприятия

Поручается аудитору(ам): (Ф. И.О.)_____________________________

Наименование контрольного мероприятия: _______________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Наименование проверяемой организации и её реквизиты: _________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Основание: план работы КСП города Братска на 1 квартал 2007 года.

Планируемые сроки проведения мероприятия:

Дата начала: Дата окончания:

_____________ _______________

Для организации работы аудитора(ов) необходимо в соответствии с частью 7 статьи 16, Положения «О Контрольно – счётной палате муниципального образования города Братска», утверждённого 28.08.2006 № 000/г-Д Решением Думы города Братска –обеспечить необходимыми условиями для работы, осуществления контрольных мероприятий, предоставить им необходимые помещения и средства связи, обеспечивать техническое обслуживание и выполнение работ по делопроизводству.

Председатель

5.3 Аудиторские документы КСП города Братска

5.3.1. Аудиторский акт

5.3.1.1. Аудиторский акт – служебный документ КСП города Братска, составленный одним или несколькими аудиторами КСП города Братска участвовавшими в проведении контрольно – ревизионных мероприятиях и подтверждающий документально установленные в ходе аудиторской проверки (ревизии) факты, события, действия в деятельности субъекта проверки, и зарегистрированный в соответствии с Инструкцией.

5.3.1.2. Разработка и составление аудиторского акта возлагается на аудитора (ов) КСП города Братска проводившего (их) проверку. Структура и содержание аудиторского акта должна соответствовать требованиям и стандартам общего аудита и Регламента КСП города Братска.

5.3.1.3. Аудиторский акт составляется по окончанию проверки или ревизии в двух экземплярах лично аудитором (ами) КСП города Братска проводившим (ми) проверку. Аудиторский акт подписывается аудитором (амии) проводившим (ми) проверку, согласовывается с главным специалистом КСП города Братска и председателем КСП города Братска.

5.3.1.4. Аудиторский акт по содержанию состоит из заголовка, текста и приложений к нему.

5.3.1.5. Заголовок аудиторского акта включает в себя наименование типа и полное название документа и палаты, его индекс, дату и место составления и номер экземпляра документа (см. пример № 35).

Пример №35

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ

КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНАЯ ПАЛАТА

МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА БРАТСКА

«_____» ____________ 200__ г. № ______________

город Братск

 

Акт /Заключение/

по результатам аудиторской проверки финансово-хозяйственной деятельности

(название организации)

за период годы

Текст акта

Аудитор КСП города Братска (И. О.Ф)

Руководитель проверяемого органа (И. О.Ф)

Главный Бухгалтер проверяемого органа (И. О.Ф)

СОГЛАСОВАНО

Председатель КСП города Братска

(личная подпись)

дата

 

Пример № 36

Оформление первого листа акта проверки не на бланке:

Акт

Контрольно-счетной палаты муниципального образования

города Братска

по результатам аудиторской проверки финансово-хозяйственной деятельности

(название организации)

за период годы

03.город Братск

экз. № __

Первый лист аудиторского акта может составляться как на бланке (основной) с продольным расположением реквизитов так и не на бланке (промежуточный). (см. пример №35,№36).

В этом случае, с целью исключения повтора, из заголовка аудиторского акта исключаются наименование палаты. (см. пример №35)

5.3.1.6. Текст аудиторского акта должен состоять из вводной и констатирующей частей.

Вводная часть текста акта включает в себя следующие обязательные положения:

1) правовые основания; должность, фамилия и инициалы участников проверки; полное тематическое наименование проверки (ревизии) и сроки (период) проведения аудиторской проверки (ревизии);

2) цели, задачи и предмет (вопросы) аудиторской проверки (ревизии) согласно плану проверки (ревизии), утвержденному председателем КСП города Братска;

3) полный перечень документов, истребованных и проанализированных аудитором в ходе проверки (ревизии); при наличии приложений делается ссылка на приложения к акту с указанием их номеров и названий. Каждое приложение подписывается аудитором, составившим данный акт.

4) перечень субъектов и документов проверки с указанием входящих номеров КСП города Братска, поступивших в палату по запросам аудитора КСП города Братска от сторонних организаций и должностных лиц, связанных с вопросами данной проверки (ревизии);

5) перечень документов субъекта проверки, истребованных аудитором КСП города Братска, но не представленных проверяемой стороной в ходе аудиторской проверки (ревизии).

5.3.1.7. Констатирующая часть текста акта включает в себя констатацию событий, действий и фактов, выявленных и зафиксированных аудитором КСП города Братска в ходе проверки (ревизии), изложенные по отдельным разделам акта в соответствии с тематикой проверенных вопросов путем словесного их описания или таблично в цифровом исполнении.

В случаях, предусмотренных Регламентом КСП города Братска, (когда по результатам проверки или ревизии не планируется составление аудиторского заключения), допускается, при необходимости, наличие заключительной части аудиторского акта, состоящей из выводов и рекомендаций аудитора, вытекающих из текста данного акта.

5.3.1.8. Составленный аудиторский акт (в двух экземплярах) подписывается аудитором (амии) КСП города Братска проводившего (их) проверку согласовывается с главным специалистом КСП города Братска и председателем КСП города Братска, после чего регистрируется в установленном порядке ведущим специалистом КСП города Братска.

5.3.1.9. Аудиторский акт после его оформления аудитором (ми), до регистрации у ведущего специалиста КСП города Братска и подписания его лицами указанными ниже, должен пройти согласование с главным специалистом КСП города Братска. После согласования с главным специалистом КСП города Братска и председателем КСП города Братска, аудиторский акт подлежит регистрации и обязательному ознакомлению и подписанию руководителем и главным бухгалтером субъекта проверки.

Оба экземпляра направляются руководителю субъекта проверки для ознакомления и подписания. Первый экземпляр, подписанный руководителем и главным бухгалтером субъекта проверки, возвращается в КСП города Братска для текущего хранения, второй остаётся у руководителя субъекта проверки. Аудиторский акт без подписи аудитора КСП города Братска не действителен как служебный документ палаты.

Для этого, уполномоченный аудитор(ы) (руководитель контрольного мероприятия), подписавший(ие) аудиторский акт, обязан(ы) подготовить его к отправке соответствующему адресату для ознакомления и подписания.

В случае, если руководитель или главный бухгалтер проверяемого объекта не подписали в установленный срок аудиторский акт без объяснения причин, то аудиторский акт с пояснительной запиской, составленной аудитором (ами), проводившим(и) проверку и сопроводительным письмом направляется в Думу города Братска для принятия решения.

5.3.1.10. В случае получения вместе с первым экземпляром аудиторского акта (или отдельно) письменных разногласий (возражений) по акту, аудитор КСП города Братска (руководитель контрольного мероприятия) обязан организовать и оформить документально согласительную процедуру по ним.

5.3.1.11. Первые экземпляры всех документов согласительной процедуры по возражениям (разногласиям) прилагаются аудитором КСП города Братска к первому экземпляру данного аудиторского акта, о чем на последнем его листе под подписями акта аудитором КСП города Братска делается соответствующая запись, которая заверяется его подписью.

5.3.1.12. Оформленный указанным порядком аудиторский акт, является юридическим документом КСП города Братска и аудитор (руководитель контрольного мероприятия) составивший данный акт, после подписания его сторонами, хранит первый экземпляр у себя и несёт за него полную персональную ответственность.

5.3.1.13. Персональную ответственность за сохранность материалов (информации), истребованной и полученной аудитором КСП города Братска в ходе проведения проверки (ревизии), а также самого аудиторского акта несет аудитор КСП города Братска, осуществлявший соответствующее контрольное мероприятие.

5.3.2. Аудиторское заключение

5.3.2.1. Аудиторское заключение - служебный документ КСП города Братска рекомендательного характера, составленный аудитором (аудиторамии) проводившим (и) проверку по результатам проверки, ревизии или экспертизы документа, и содержащий комплексный анализ и оценку, обобщенные выводы, предложения и рекомендации по проведенному контрольному (ным) мероприятию (иям) или экспертизе. Данное заключение согласовывается с главным специалистом и подписывается председателем КСП города Братска, после чего направляется Думе города Братска и мэру города Братска.

По аудиторским актам комплексных проверок, а также подписанных группой аудиторов составляется отдельное аудиторское заключение. Первый лист аудиторского заключения составляется на бланке КСП города Братска (см. пример№35).

5.3.3. Аудиторское заключение по экспертизе

5.3.3.1. Экспертиза - это исследование, включающее в себя комплексный анализ и оценку документов (проектов документов), результатом которых является выработка предложений и рекомендаций. Результаты экспертизы оформляются в виде аудиторского заключения или информационно-аналитической записки, которая согласовывается с главным специалистом КСП города Братска и подписывается председателем КСП города Братска, после чего направляется Думе города Братска и мэру города Братска.

5.3.3.2. Разработка и составление аудиторского заключения по экспертизе исполнения бюджета МО города Братска возлагается на аудитора (ов) КСП города Братска (руководителя контрольного мероприятия) на основании утверждённого Думой города Братска плана работы, в сроки установленные председателем КСП города Братска. Структура и содержание аудиторского заключения по экспертизе должна соответствовать требованиям и стандартам общего аудита и Регламента КСП города Братска.

Первый лист аудиторского заключения и аудиторского заключения по экспертизе оформляется на общем бланке КСП города Братска (см. пример№35).

5.3.3.3. Вводная часть текста заключения включает в себя следующие обязательные положения:

1) правовые основания, должность, фамилия и инициалы разработчиков заключения, полное тематическое наименование аудиторского заключения;

2) перечень субъектов проверки и запроса (истребования) материалов по тематике проверки (ревизии), предмет (вопросы) и основные способы проверки или ревизии – для аудиторских заключений по результатам проведенной проверки или ревизии;

3) полный список законодательных и нормативных правовых актов, используемых при выполнении экспертно-аналитических работ по составлению аналитической и итоговой частей аудиторского заключения – для всех категорий аудиторского заключения. Данный список в вводной части аудиторского заключения может быть отнесен аудитором КСП города Братска в приложение к документу с указанием его номера.

5.3.3.4. Аналитическая (экспертная) часть типового аудиторского заключения представляет собой экспертно-аналитический отчет аудитора (аудиторов) КСП города Братска Думе города и Мэру города, либо иному подавшему запрос лицу (органу) по результатам комплексного анализа и оценке проверенных и/или исследованных событий, действий (операций), фактов, вопросов. Аналитическая часть документа включает в себя общее название данной части, соответствующее тематике аудиторского заключения, и разделы, название которых соответствует освещаемым в документе вопросам, а также частные (отдельные) аналитические выводы по событиям, действиям, фактам, вопросам. Аудиторское заключение по результатам проверки или ревизии должно основываться только на событиях, действиях, фактах и цифровых данных, отраженных в аудиторском акте. Кроме того, помимо анализа и оценки специфических вопросов проверки (ревизии), указанное аудиторское заключение, в обязательном порядке, должно содержать экспертно-аналитический аудиторский отчет по результатам аудита учредительных документов субъекта проверки, проведенного в ходе контрольного мероприятия, и по соблюдению экономическим субъектом законодательства при совершении финансово-хозяйственных операций.

5.3.3.5. Аудиторское заключение по экспертизе должно, как правило, включать в себя правовой анализ целей, задач и предмета регулирования, соответствия норм и положений экспертируемого документа нормам и положениям действующего законодательства (в описательной форме или в виде таблицы поправок), а также оценку целесообразности. Аналитическая часть заключения по экспертизе включает в себя экспертно-аналитический отчет аудитора (аудиторов, специалистов палаты) по результатам комплексного исследования материалов, представленных на экспертизу, по каждому поставленному вопросу с вытекающими из изложенного выводами.

5.3.3.6. Итоговая часть аудиторского заключения по результатам проверки или ревизии представляет собой собственное мнение аудитора (аудиторов) КСП города Братска, основанное на изложенном в тексте аналитической части документа, и включает в себя обобщенные выводы по результатам экспертно-аналитического аудиторского отчета и рекомендации Думе города, Мэру города или иному лицу (органу) по устранению субъектом проверки выявленных в ходе контрольного мероприятия недостатков (нарушений), по внесению, при необходимости, поправок в законодательные или правовые нормативные акты области, предложения рекомендательного характера по профилактике сложившихся негативных тенденций и прочее.

5.3.3.7. При утверждении решением коллегии КСП города Братска аудиторского заключения, аудитор КСП города Братска, ответственный за его составление, окончательно его оформляет (с учетом редакционных, стилистических правок и т. п.), подписывает его у председателя КСП города Братска, после чего направляется Думе города Братска и мэру города Братска.

5.3.4. Отчет о работе КСП города Братска за год

5.3.4.1. Отчет о работе КСП города Братска за год – служебный документ КСП города Братска, содержащий сведения о результатах работы палаты за год, обобщенный комплексный и всесторонний анализ и оценку выявленных за год основных недостатков, проблем и тенденций по бюджетно – финансовым вопросам и представляемый ежегодно Думе города Братска.

5.3.4.2. Проект Отчета о работе КСП города Братска за год составляется под руководством председателя КСП города Братска на основании годовых отчетов аудиторов КСП города Братска по форме и в сроки, утвержденные председателем КСП города Братска.

5.3.4.3. Указанный проект вносится председателем КСП города Братска на рассмотрение и утверждение коллегией КСП города Братска. После чего направляется для утверждения в Думу города Братска. Отчета о работе КСП города Братска за год является составной частью протокола коллегии КСП города Братска.

5.3.4.4. После утверждения Отчета о работе КСП города Братска за год коллегией КСП города Братска и Думой города Братска, секретарь коллегии КСП города Братска передает его ведущему специалисту КСП города Братска для регистрации и текущего хранения первого экземпляра Отчета.

5.3.5. Отчет аудитора

5.3.5.1. Отчет аудитора – внутренний служебный документ КСП города Братска, содержащий сведения о выполнении аудитором КСП города Братска, заданий, поручений, проведении мероприятий и другие сведения отчетного характера, представляемые им ежеквартально и за отчетный год на имя председателя КСП города Братска.

5.3.5.2. Данные отчеты составляются и оформляются каждым аудитором КСП города Братска в установленные планом или председателем КСП города Братска сроки по установленной форме, подписываются ими и направляются на имя председателя КСП города Братска через ведущего специалиста. Ведущий специалист КСП города Братска по мере их поступления и ознакомления с ними председателя КСП города Братска, осуществляет соответствующее текущее хранение. Годовые отчеты аудиторов КСП города Братска, рассмотренные на коллегии КСП города Братска и утверждённые Думой города Братска, остаются на текущем хранении в общем делопроизводстве КСП города Братска. В протоколах коллегии КСП города Братска оформляются только результаты их рассмотрения.

5.4. Информационно – справочные документы КСП города Братска

5.4.1. Информационно-аналитическая справка

5.4.1.1. Информационно-аналитическая справка – служебный документ КСП, адресованный аудитором председателю КСП города Братска, с информацией о сложившейся за отчетный период ситуации, имевших место явлениях, фактах, проблемах, тенденциях и содержащий текстовую и/или табличную обобщенную информацию и выводы по какому-либо определенному вопросу либо о состоянии дел в области бюджетно – финансовых вопросов в сфере аудиторского направления, характерные показатели, описание или подтверждение тех или иных фактов и событий служебного характера, а также предложения (рекомендации) аудитора.

Как правило, данные документы по каждому аудиторскому направлению деятельности КСП готовятся аудиторами по итогам полугодия и отчетного года либо по поручению председателя палаты по форме и в сроки, утвержденные им, подписываются лично аудитором и направляются через ведущего специалиста КСП на имя председателя. Данные справки подлежат регистрации ведущим специалистом КСП города Братска как внутренний документ, а после их рассмотрения председателем палаты - текущему хранению (пользованию).

5.4.1.2. По решению председателя КСП информационно-аналитические справки аудиторов могут быть переадресованы заинтересованным должностным лицам государственных органов власти и других организаций. В данном случае первый лист справки оформляется исполнителем на бланке (см. пример №35), а ведущий специалист КСП города Братска осуществляет в установленным настоящей Инструкцией порядке их размножение и рассылку адресатам в соответствии с резолюцией (указанием) председателя палаты.

Информационно-аналитическая справка аудитора рассмотрению на коллегии КСП не подлежит.

5.4.2. Информационно-аналитическая записка

5.4.2.1. Информационно-аналитическая записка – обобщенный информационно-аналитическая документ, составленный аудиторами по результатам экспертизы, по поручению (указанию) председателя КСП города Братска. Данный документ, как правило, носит плановый характер либо составляется по поручению (указанию) председателя КСП города Братска.

5.4.2.2. Проект записки составляет по форме и в сроки, утвержденные председателем КСП города Братска. Ведущий специалист КСП города Братска, после подписания председателем КСП города Братска окончательного варианта документа, осуществляет в установленном настоящей Инструкцией порядке его регистрацию, размножение, рассылку адресатам согласно резолюции (указания) председателя и текущее хранение первого экземпляра записки.

5.4.2.3. Рассмотрение информационно-аналитической записки аудитора на коллегии КСП не обязательно. В случае внесения по инициативе аудитора его информационно-аналитической записки на коллегию КСП, процедура рассмотрения и утверждения, окончательного оформления, регистрации и отправки документа осуществляется по аналогии процедуры утверждения, оформления, регистрации и отправки аудиторского заключения.

Титульный (первый) лист информационно-аналитической записки КСП и аудитора оформляется на общем бланке палаты (см. пример № 35).

5.4.3. Протокол

5.4.3.1. Протокол – документ КСП города Братска, в котором отражается ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседании коллегии, собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов палаты.

Протокол ведется, как правило, во время заседания и оформляется в соответствии с формой установленной настоящей Инструкцией (см. пример№37). В его формуляр входят: наименование палаты, указание вида документа (протокол), номер, дата и место заседания. В том случае, когда протокол подлежит утверждению, оформляется гриф утверждения. Номер протокола является порядковым номером заседания в течение года. В реквизите «место заседания» указывается населенный пункт, где состоялось заседание. Протокол имеет заголовок, текст и подписи.

5.4.3.2. Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания).

5.4.3.3. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В водной части заполняются следующие реквизиты:

1) председатель;

2) секретарь;

3) присутствовали;

4) повестка дня.

5) слушали;

6) выступили;

7) решили;

Основная часть, отражающая ход заседания, состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ.

Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строчки, после них ставится двоеточие и они, таким образом, зрительно разбивают текст.

Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня и пишется на одной строке за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.

Фамилии и инициалы выступивших указываются с новой строки абзаца. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии делается указание: “Текст выступления (сообщения, доклада) прилагается”. После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке поступления с указанием фамилий и инициалов лиц их задавших и ответивших.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления).

Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу. При выборах должностных лиц, при утверждении аудиторских заключений в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре и по каждому аудиторскому заключению.

5.4.3.4. По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы могут быть полными и краткими. В кратком протоколе дается лишь указание фамилий выступивших и тема выступлений. Поэтому кратко протоколируются только оперативные совещания палаты. Кроме того, краткий протокол допустим, когда тексты выступлений прилагаются к протоколу или имеется стенограмма. Во всех остальных случаях протокол должен быть полным, содержать записи всех выступлений и отражать коллективную выработку решений, столкновение мнений, дискуссию, т. е. давать представление о характере замечаний, мнениях, высказанных при обсуждении.

5.4.3.5. В ходе заседания секретарем составляется черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, выверяется, редактируется и оформляется. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем заседания либо, при небольшом количестве, всеми членами, участвовавшими в заседании.

5.4.3.6. Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания: приглашения, списки участников заседания и списки приглашенных, тексты и тезисы выступлений (докладов), справочные материалы по обсуждаемым вопросам, проекты решений и итоговых документов (все по одному экземпляру). Сформированные в дела протоколы передаются ведущему специалисту КСП города Братска на текущее хранение, где им присваивается номенклатурный номер дела.

5.4.3.7. Протокол заседания коллегии КСП города Братска оформляется секретарем коллегии КСП города Братска по общим правилам.

Номер протокола должен соответствовать порядковому номеру коллегии КСП города Братска с начала текущего года и в скобках - порядковому номеру коллегии с начала деятельности палаты. Независимо от количества заседаний очередной коллегии КСП города Братска составляется один протокол с указанием числа заседаний по времени их проведения, а также всех изменений, произошедших в руководящих органах коллегии палаты и списочном составе присутствующих аудиторов. Окончательный вариант протокола коллегии КСП города Братска оформляется и представляется секретарем коллегии КСП города Братска на подпись председателю коллегии КСП города Братска в течение 10 рабочих дней со дня закрытия очередной коллегии КСП города Братска. Протокол коллегии КСП города Братска представляет собой отдельный документ, содержащий вопросы подлежащие рассмотрению, решения принятые на заседании коллегии, итоговые результаты голосования по вопросам повестки дня и принятым решениям (протоколы счетной комиссии), стенограмму заседаний и иные материалы, внесенные и рассмотренные коллегией палаты. После подписания протокола председателем КСП города Братска указанный протокол передается секретарем коллегии КСП города Братска ведущему специалисту КСП города Братска для регистрации и текущего хранения.

Пример №37:

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ

КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНАЯ ПАЛАТА

МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА БРАТСКА

ПРОТОКОЛ

Заседания коллегии КСП города Братска

«____» ________200___г. №____________

 

город Братск

Председатель:

Секретарь:

Присутствовали:

Повестка дня заседания коллегии КСП города Братска:

1.

2.

Слушали:

1.

2.

Выступали:

1.

2.

Решили:

Председатель

5.4.4. Акт

5.4.4.1. Акт – документ КСП, составленный одним или несколькими служащими КСП города Братска и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Акты составляются специально созданными комиссиями КСП города Братска как постоянно действующими, так и назначаемыми для разовых работ и подлежат утверждению председателем КСП города Братска. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами палаты. Поводом для составления актов может служить: проведенная проверка (ревизия) отдельных вопросов деятельности палаты или деятельности должностных лиц КСП, назначенная председателем или коллегией КСП города Братска, результаты работы постоянно действующих или временно назначаемых председателем КСП города Братска комиссий и т. д. Поэтому акты палаты могут быть следующих видов:

1) по внутренней проверке или ревизии;

2) по инвентаризации, списанию, приему, передаче имущества;

3) приема-передачи дел;

4) уничтожения документов и дел;

5) несчастных случаев, аварий и др.

Данные акты, независимо от их разновидности, составляются по единой типовой схеме и оформляются на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.

5.4.4.2. Заголовок акта КСП города Братска включает в себя указание на вид (акт) и наименование документа, номер, время и место составления.

5.4.4.3. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть словом «Основание» и указывается наименование распорядительного документа председателя палаты, его дата, номер и наименование (заголовок). С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта с указанием должности. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть оформлены таблицей. Акт заканчивается констатацией фактов либо в заключительной части акта могут делаться выводы или даваться рекомендации. После текста перед подписями, при необходимости, указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение.

5.4.4.4. Завершают текст акта подписи. Акт подписывается председателем КСП города Братска и всеми его составителями. Акт после его подписания, а при необходимости утверждения председателем КСП города Братска, передается ведущему специалисту КСП города Братска для регистрации и текущего хранения.

5.4.5. Служебное письмо

5.4.5.1. Служебное письмо - обобщенное название группы управленческих документов КСП города Братска различного содержания, которые служат средством общения с учреждениями, организациями, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. Служебные письма применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности (запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т. п.).

5.4.5.2. Текст служебного письма должен быть простым и, как правило, состоять из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на законодательные или нормативные правовые акты и иные решения органов власти, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т. п.

5.4.5.3. Для активизации восприятия информации письма допускается возможность изменять традиционный порядок изложения текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

5.4.5.4. Письма составляются на специальном бланке палаты для писем (см. пример № 28). Составитель документа кроме текста должен сформулировать заголовок письма, указать адресата, должность, фамилию и инициалы подписывающего, инициалы, свою фамилию и номер телефона (реквизит исполнителя), проверить наличие приложений (если они есть). Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который отвечает. Этот реквизит переносится в бланк при окончательном оформлении письма.

5.4.6. Телеграмма

5.4.6.1. Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются факсы, электронная почта.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк), печатается на лицевой стороне бланка (или чистого листа) без переноса слов, абзацев, исправлений.

В телеграмме указывается ее срочность, точный адрес, текст.

5.4.6.2. Текст служебной телеграммы заверяется печатью палаты. Телеграмма составляется в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело. Если телеграмма направляется в несколько адресов, соответственно количеству адресов увеличивается количество экземпляров телеграммы.

5.4.6.3. По факсу может быть передан любой вид документа палаты только в виде оперативной информации. Документы, переданные (полученные) по факсу, не имеющие подтверждения своей подлинности, в дела КСП города Братска не подшиваются.

5.4.7. Справки

5.4.7.1. Справки – документы палаты, содержащие текстовую и/или табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

5.4.7.2. В КСП города Братска справки делятся на две группы – с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным организациям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.

Для второй группы справок применяются унифицированные трафаретные бланки. В справках помимо указания названия палаты, вида документа (справка), даты и номера эти бланки имеют отпечатанный типовой текст. На справке ставятся даты ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью председателя КСП города Братска и печатью палаты.

5.4.7.3. Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы палаты, оформляются на бланке с установленными реквизитами КСП города Братска, а представляемые внутри КСП – оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты.

Дата и номер, адресат, заголовок, текст, подпись являются обязательными реквизитами этих двух видов справок палаты. Подписывают справку лица, ее составляющие и несущие ответственность за представленные данные.

5.4.7.4. Особенности составления и оформления документов КСП города Братска специального назначения (кадровых, бухгалтерских, юридических и др.) определяются, исходя из специфики управленческой деятельности КСП города Братска и ее документационного обеспечения, и регулируются отдельными организационно-распорядительными документами КСП в соответствии с действующим законодательством в этих сферах, Регламентом и настоящей Инструкцией палаты.

6. ИНФОРМАЦИОННО - ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ КСП ГОРОДА БРАТСКА (ИПС)

В палате создается ИПС двух типов: в документарной форме (на бумажном носителе) и автоматизированная в электронной форме (на электронном носителе). ИПС включает регистрацию и индексирование документов, создание на их основе информационно-поисковых массивов и систем (журналы и книги учета и регистрации (см. пример № 30) картотеки, а также базы данных и гипертекстовые системы на электронных носителях).

6.1. Правила регистрации и индексирования документов

6.1.1. Регистрация документов – отражение факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах делопроизводств КСП города Братска.

6.1.2. Для текущего индексирования документов предусматривается наличие в регистрационном номере следующих индексов:

1) обязательный порядковый регистрационный номер;

2) индексы должностных лиц, в случае необходимости (например, для регистрации актов, заключений, исходящих писем) в соответствии с примером № 29.

6.1.3. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические сборники, финансовые, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые и используемые внутри палаты, так и направляемые в другие организации и поступившие в КСП города Братска из других организаций.

6.1.4. Документы регистрируются в КСП города Братска соответствующим делопроизводством один раз:

1)поступающие – в день поступления,

2) создаваемые – в день подписания или утверждения.

Перечень бухгалтерских документов, подлежащих раздельной регистрации, устанавливаются Инструкцией по бухгалтерскому делопроизводству.

6.1.5. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы. Для отдельно регистрируемых документов в пределах регистрационной группы могут использоваться буквенные литеры, которые через тире дополняют порядковый регистрационный номер документа. В КСП устанавливаются следующие литеры:

“КСП” – на постановлениях коллегии КСП города Братска;

“р” - на распоряжениях председателя КСП города Братска по основной деятельности КСП города Братска;

“лс” - на приказах председателя КСП города Братска по личному составу (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение или прекращение трудового договора, поощрение и т. д.);

“о” – на приказах председателя КСП города Братска по личному составу о предоставлении отпуска;

“к” - на приказах председателя КСП города Братска по личному составу о направлении в командировку;

“РК” - на распоряжения председателя КСП города Братска на проведение контрольного мероприятия;

“а” - на аудиторских актах по результатам проверок или ревизий;

“з” – на аудиторских заключениях по результатам аудиторских проверок (ревизий);

“э” - на аудиторских заключениях по экспертизе документов, заключениям экспертов КСП города Братска и иных экспертных заключениях;

“и” – на информационно-аналитических справках и информационно-аналитических записках.

“в” – иные документы (протокол согласования по разногласиям, заключение государственного эксперта по уголовному делу и т. п.)

6.1.6. Документ, получивший регистрационный номер и учтенный в регистрационных формах соответствующего делопроизводства палаты, с этого момента приобретает статус служебного документа КСП и ответственность за его сохранность несут служащие КСП города Братска получившие данный документ. Обращение (пользование) этим документом осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

В автоматизированной ИПС КСП города Братска регистрация документов должна осуществляться с использованием обязательных реквизитов регистрации.

6.2. Обращение со служебными документами

6.2.1. Содержание служебных документов не подлежит разглашению.

Давать справки по служебным документам и сообщать (передавать) сведения, содержащиеся в них, лицам, не имеющим отношения к документам, разрешается только по согласованию с председателем КСП города Братска.

6.2.2. Работа со служебными документами и их хранение за пределами служебных помещений КСП города Братска допускается с разрешения председателя КСП города Братска.

6.2.3. Служащий, выбывающий из КСП города Братска, а также убывающий в длительную командировку, отпуск, учебу и т. п., имеющиеся у него индивидуальные документы (отписанные ему лично) по указанию председателя КСП города Братска передаются другому служащему КСП города Братска по акту приёма передачи документов.

6.2.1. Особенности обращения со служебными документами, содержащими сведения ограниченного распространения.

6.2.1.1. К сведениям ограниченного распространения относятся несекретные сведения, предусмотренные нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации и Иркутской области и запрещенные к опубликованию в открытой печати, передачах по радио и телевидению, а также сведения, получаемые работниками КСП в ходе проверок и ревизий.

Сведения юридических и физических лиц, являющиеся в установленном порядке их коммерческой тайной и ставшие в ходе контрольной деятельности достоянием работников КСП города Братска, также относятся к сведениям ограниченного распространения.

6.2.1.2. Пользование данными из служебных документов, содержащих сведения ограниченного распространения, для открытых выступлений и опубликования в открытой печати запрещается.

На служебных документах, содержащих сведения ограниченного распространения, в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим документам проставляется гриф «Для служебного пользования» и номер экземпляра.

Пример № 38

ДСП

Экз. ед.

или

ДСП

Экз. №____.

6.2.1.3. При работе с документами с грифом «Для служебного пользования» сотрудники палаты руководствуются правилами и требованиями Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (ФЗ от 20.02.95 №24-ФЗ).

6.2.1.4. Служебные документы с грифом «Для служебного пользования» учитываются и регистрируются в регистрационных формах с литером «дсп» к порядковому номеру документа и они хранятся отдельно от остальных служебных документов в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах) в служебных помещениях. Выдача этих служебных документов и изданий производится под расписку и только тем исполнителям, которые имеют непосредственное отношение к ним.

6.2.1.5. Выносить документы с грифом «Для служебного пользования» из помещений КСП запрещается.

6.2.1.6. Пересылка служебных документов и изданий с грифом “Для служебного пользования” производится через службу фельдъегерско-почтовой связи с пометкой на пакете (посылках) “ДСП”, или заказными отправлениями через предприятия связи.

Документы с грифом «Для служебного пользования» размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения председателя КСП города Братска, с указанием количества экземпляров.

6.2.1.7. Аудиторские заключения, акты аудиторских проверок, информационно-аналитические записки, информационно-аналитические справки не относятся к документам, содержащим сведения ограниченного распространения (для служебного пользования).

6.2.1.8. Дела с несекретными служебными документами, в которых по мере накопления материалов сосредотачиваются сведения ограниченного распространения, закрепляются за определенными исполнителями, хранятся и выдаются для работы применительно к служебным документам с грифом “Для служебного пользования”.

7. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ КСП ГОРОДА БРАТСКА

7.1.Формирование дел

7.1.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел КСП города Братска, согласованной с ЭПК архивного управления администрации области и утвержденной председателем палаты.

7.1.2. Формированием дел в КСП города Братска занимается:

1) общих дел КСП города Братска – ведущий специалист КСП города Братска;

2) кадровых дел КСП города Братска – ведущий специалист КСП города Братска;

3) бухгалтерских дел КСП города Братска – ведущий специалист КСП города Братска;

4) архивных дел КСП города Братска – ведущий специалист КСП города Братска;

Текущий контроль формирования дел осуществляет ведущий специалист КСП города Братска;

7.1.3. Все исполненные служебные документы подшиваются в дела, которые заводятся согласно номенклатуре дел. Дела, как правило, заводятся на один год, после чего они закрываются и передаются на хранение в зависимости от срока хранения в госархив на постоянное хранение или в архив КСП (по мере необходимости).

7.1.4. Дата заведения дела, проставляемая в номенклатуре дел, должна соответствовать дате первого подшитого документа в этом деле. Дата начала и окончания дела должны соответствовать крайним датам документов, подшитым в нем. Эти даты проставляются на обложке дела (см. пример № 39) после его закрытия.

Образцы форм оформления дел

1.Обложка дела

КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНАЯ ПАЛАТА

ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

ДЕЛО № 01-06 том 2

ЗАКОНЫ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

об управлении и распоряжении государственной собственностью,

финансовыми ресурсами и аудиторской деятельностью,

присланные для сведения и руководства

Начато: “ 05 ” января 2007 г.

Окончено: “ 16 ”-марта 2007 г.

На: 170 листах

Хранить: _до минования надобности

Прим. К Ст.5б

2.Внутренняя опись документов дела № том ___

№ п/п

Индекс

документа

Дата

документа

Заголовок

документа

Номера

листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

7.2.Составление номенклатуры

7.2.1. В КСП города Братска на все заводимые дела, книги и журналы составляется номенклатура дел. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в КСП, с указанием сроков их хранения, оформленный установленным настоящей Инструкцией порядке (см. пример № 39). Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Она является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Номенклатура служит планом распределения документов в дела после их исполнения, и таким образом, определяет систему хранения документов в КСП города Братска. Она составляется с учетом важности, однотипности поступающих в дела документов и сроков их хранения. Номенклатура является основным учетным документом на текущий год. Нумерация формируемых дел, книг и журналов (в том числе и переходящих) по возможности должна сохраняться из года в год.

7.2.2. Номенклатура дел КСП города Братска составляется и подписывается ведущим специалистом, после чего утверждается председателем КСП города Братска не реже одного раза в 5 лет. Данная номенклатура является сводной, устанавливает состав дел КСП города Братска с единой системой индексации и является нормативным документом КСП города Братска.

При составлении номенклатуры, руководствуются действующими в РФ и области типовыми и примерными номенклатурами дел, перечнем типовых управленческих документов с указанием сроков хранения.

В номенклатуре дел КСП города Братска должны быть предусмотрены резервные номера по каждому делопроизводству и их открытым секторам для возможного перспективного использования.

7.2.3. На основе сводной номенклатуры дел КСП города Братска ведущим специалистом составляется рабочая номенклатура дел на очередной календарный год, которая им подписывается и утверждается председателем КСП города Братска. Количество ее экземпляров определяется числом делопроизводств одна (оригинал). Оригинал (первый экземпляр) рабочей номенклатуры дел КСП города Братска хранится у ведущего специалиста КСП города Братска.

7.2.4. Рабочая номенклатура имеет те же заголовки дел, что и сводная номенклатура дел КСП города Братска. Отличие ее составляют количество и содержание используемых граф (см. пример №40).

Пример № 40

1. Номенклатура дел КСП города Братска(образец оформления)

УТВЕРЖДАЮ

Председатель

Контрольно-счетной палаты муниципального образования

города Братска

_______________

«___» _________________ 200__г.

РОССИЙСКАЯ

ФЕДЕРАЦИЯ

ИРКУТСКАЯ

ОБЛАСТЬ

КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНАЯ ПАЛАТА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА БРАТСКА

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

НА 200__ ГОД

Индексы

Дел

Заголовок дела

(тома, части)

Кол-во дел

(томов, частей)

Сроки хранения дела

(томов, частей)

№ статьи по

перечню

Примечание

1

2

3

4

5

01. Делопроизводство

01-01

Законы РФ об управлении и распоряжении государственной собственностью, финансовыми ресурсами и аудиторской деятельностью, присланные для сведения и руководства

До минования

надобности

ст.1-б

Относящиеся

к деятельности палаты- постоянно


02. Кадры

02-01

Положения, наставления, руководства, инструкции, правила и иные нормативные акты КСП, регулирующие структуру и организацию деятельности КСП

до минования

надобности,

ст.1б, 2б

прим. к ст 5б

Относящиеся к деятельности палаты -

постоянно

03. Бухгалтерия

03-01

Годовая смета расходов на содержание палаты

постоянно

Ст.228-а

Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел

Сроки хранения

Всего

В том числе

переходящие

С отметкой ЭПК

1.Постоянно

2.Временно (свыше 10 лет)

3.Временно (до 10 лет включительно)

Итого:

При составлении номенклатуры были использованы: (приводится перечень документов)

Ведущий специалист КСП города О.

2 Рабочая номенклатура дел (образец оформления)

УТВЕРЖДАЮ

Председатель

Контрольно-счетной палаты муниципального образования

города Братска

_______________

«___» _________________ 200__г

РОССИЙСКАЯ

ФЕДЕРАЦИЯ

ИРКУТСКАЯ

ОБЛАСТЬ

КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНАЯ ПАЛАТА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА БРАТСКА

РАБОЧАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

НА 200__ ГОД

Индексы

дел

Наименование подразделений

Дата

начало

Дата

окончание

Кол-во

листов

Отметка о состоянии дела (закрыто/

перенесено)

Ответственный за ведение дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

01. Делопроизводство

01-01

Законы РФ об управлении и распоряжении государственной собственностью, финансовыми ресурсами и аудиторской деятельностью, присланные для сведения и руководства



02. Кадры

02-01

Законы, указы, Постановления Президента и Правительства РФ, решения администрации области по кадровой работе, присланные для сведения и руководства

Начальник отдела организационно-

технического и кадрового обеспечения Ф. И.О.

(Роспись)

03. Бухгалтерия

03-01

Годовая смета расходов на содержание палаты

Ведущий специалист КСП города О.

(роспись)

Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел

Сроки хранения

Всего

В том числе

переходящие

С отметкой ЭПК

1.Постоянно

2.Временно (свыше 10 лет)

3.Временно (до 10 лет включительно)

Итого:

Ведущий специалист КСП города О.

СОГЛАСОВАНО

Протокол Экспертной комиссии КСП города Братска

«_____» ______________200_г. № _____

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в рабочую номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

7.2.5. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь определенный индекс.

7.2.6. Рабочая номенклатура на предстоящий период их действия разрабатывается, составляется, согласовывается и утверждается в последнем квартале предшествующего года и вводится с 1 января очередного года.

По окончании года в рабочей номенклатуре дел и по окончанию срока действия в сводной номенклатуре дел по установленной форме заполняются все графы и заносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных в палате дел.

Самостоятельные изменения и дополнения в действующие сводную и рабочую номенклатуру дел палаты не допускаются.

8. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

8.1. Основные требования к организации контроля исполнения документов

8.1.1. Контроль исполнения служебных документов в КСП города Братска является одной из основных обязанностей всех служащих КСП города Братска и имеет целью обеспечить повышение персональной ответственности каждого служащего КСП города Братска за порученное дело, своевременное и качественное выполнение документов, решение вопросов и поручений, изложенных в них.

Контролю исполнения подлежат только зарегистрированные документы.

8.1.2. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов контроля исполнения документов в установленные сроки, информирование председателя КСП города Братска о состоянии исполнения документов.

Председатель КСП города Братска организует в КСП города Братска контроль исполнения документов.

8.1.3. Непосредственный контроль исполнения документов осуществляется ведущим специалистом КСП города Братска.

8.1.4. Обязательному контролю исполнения подлежат:

1) запросы и обращения Думы города Братска и мэра города Братска;

2) запросы и обращения исполнительных и представительных органов власти муниципального образования города Братска;

3) решения Коллегии КСП города Братска;

4) распоряжения, поручения и указания председателя КСП города Братска;

5) служебные документы, в правом верхнем углу первого листа которых стоит штамп или надпись «К» (контроль).

6) иные служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются резолюции председателя КСП города Братска о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных поручений (мероприятий).

8.1.5. Вопросы, поставленные юридическим лицам по истребованию контрольной информации, находятся под контролем аудитора (должностного лица) палаты, составившего соответствующий запрос.

8.2. Организация контроля исполнения документов

8.2.1. Контроль исполнения входящих документов осуществляется по регистрационным карточкам, создаваемым в БД «Делопроизводство».

8.2.2. Служебный документ считается исполненным, когда изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена. На исполненном документе должна быть отметка исполнителя с указанием, каким регистрационным номером исполнен документ, дата исполнения и номер дела, в которое документ должен быть подшит.

8.2.3. Служебные документы снимаются с контроля после полного разрешения вопросов, поставленных в них, и корреспонденту дан ответ.

8.2.4. Лица, ответственные в КСП города Братска за контроль исполнения документов, обязаны регулярно (не реже одного раза в квартал) информировать председателя КСП города Братска о состоянии и результатах исполнения, в необходимых случаях готовить докладные записки о несвоевременном исполнении документов с указанием конкретных исполнителей и периодически обобщать работу по исполнению документов, исполнительскую дисциплину.

8.3. Сроки исполнения

8.3.1. Сроки исполнения документов КСП города Братска начинаются с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты регистрации их в палате. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

8.3.2. Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются Коллегией и председателем КСП города Братска. При определении продолжительности срока исполнения документа учитываются содержание документа и практические возможности его исполнения.

8.3.3. Сроки исполнения указываются в самих документах (постановлениях, распоряжениях и т. д.) или фиксируются в резолюции председателя КСП города Братска.

8.3.4. В случаях, когда срок исполнения документа в резолюции не указан, применяются следующие типовые сроки исполнения:

1) письма-поручения и письма-запросы государственных органов исполнительной власти – в течение 10 дней;

2) запросы депутатов Думы города Братска и мэра города Братска – не более чем в 3-хдневный срок;

3) обращения депутатов Думы города Братска и мэра города Братска– в срок до 20 дней; не требующие дополнительного изучения – безотлагательно, но не позднее 10 дней;

4) телеграммы (факсограммы), требующие срочного решения – до 2 дней; остальные – в течение 10 дней.

8.3.5. Если исполнение документа связано с выездом, получением и изучением дополнительного материала, то срок исполнения может быть продлен до одного месяца.

Если исполнение документа связано с организацией и проведением аудиторской проверки (ревизии), то срок исполнения продлевается на срок проведения проверки (ревизии), составления и согласования с проверяемой стороной аудиторского акта по результатам этой проверки (ревизии).

Если исполнение документа связано с составлением аудиторского заключения, по Регламенту КСП рассматриваемого и утверждаемого Коллегией палаты, то срок исполнения продлевается на срок принятия коллегией палаты позитивного решения по этому аудиторскому заключению.

О фактах продления сроков исполнения документа в обязательном порядке уведомляется автор этого документа.

8.3.6. Срок исполнения документа может быть изменен только лицом (или организацией), которое его установило.

Если в процессе исполнения выясняется, что для выполнения указания требуется более длительный срок, чем тот, который указан в документе или резолюции, исполнитель документа не позднее, чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения должен обратиться к председателю КСП города Братска с просьбой о продлении срока.

О полученном разрешении на продление срока исполнения документа исполнитель обязан в тот же день сообщить ведущему специалисту КСП города Братска.

9. ПОРЯДОК ПЕЧАТАНИЯ И ТИРАЖИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Печатание и тиражирование документов производится в порядке, утвержденным распоряжением председателя КСП города Братска.

Размножение документов на копировально-множительных аппаратах в КСП города Братска производится согласно Единым правилам печатания несекретных документов и организационно-распорядительным документам КСП города Братска.

Сотрудникам аппарата КСП города Братска, работающим на множительных аппаратах, запрещается размножать какие-либо посторонние документы.

10. ПЕЧАТИ И ШТАМПЫ КСП ГОРОДА БРАТСКА

Изготовление печатей и штампов производится в порядке, установленном МВД РФ.

Лица, ответственные за хранение печатей с изображением герба города Братска и иных печатей КСП города Братска, назначаются распоряжением председателя КСП города Братска.

Печати и штампы с КСП города Братска хранятся в закрытых шкафах (сейфах) у ведущего специалиста КСП города Братска, которому предоставлено право пользования ими.

Печать КСП (с изображением герба города) ставится на документах, где воспроизведение гербовой печати специально предусматривается нормативными актами, а также на документах согласно образцу № 3.

Печати с наименованием КСП (не гербовые) ставятся на размноженных экземплярах распорядительных документов, не воспроизводящих факсимильную подпись подлинника; на копиях документов, направляемых вне палаты; на справках по вопросам трудовой деятельности, зарплаты и т. п.

Учет печатей и штампов с изображением их оттисков осуществляется в соответствующем регистрационном журнале