Фрагмент Инструкции по делопроизводству
Содержание
1. Термины и определения............................................................................................................................ 3
2. Общие положения...................................................................................................................................... 4
3. Правила оформления документов......................................................................................................... 5
3.1. Общие требования..................................................................................................................................... 5
3.2. Правила оформления реквизитов служебных документов.................................................................... 5
3.2.1. Дата документа................................................................................................................................. 6
3.2.2. Регистрационный номер документа................................................................................................ 6
3.2.3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа................................................................. 6
3.2.4. Место составления или издания документа.................................................................................... 7
3.2.5. Гриф ограничения доступа к документу......................................................................................... 7
3.2.6. Адресат.............................................................................................................................................. 7
3.2.7. Гриф утверждения документа......................................................................................................... 8
3.2.8. Резолюция......................................................................................................................................... 8
3.2.9. Наименование вида документа........................................................................................................ 9
3.2.10. Заголовок к тексту.......................................................................................................................... 9
3.2.11. Отметка о контроле........................................................................................................................ 9
3.2.12. Текст документа.............................................................................................................................. 10
3.2.13. Отметка о наличии Приложений................................................................................................... 12
3.2.14. Подпись........................................................................................................................................... 12
3.2.15. Виза и гриф согласования документа........................................................................................... 13
3.2.16. Печать.............................................................................................................................................. 14
3.2.17. Отметка о заверении копии............................................................................................................ 14
3.2.18. Отметка об исполнителе................................................................................................................. 14
3.2.19. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.................................................... 15
3.2.20. Отметка о поступлении документа............................................................................................... 15
3.3. Внесение изменений и дополнений........................................................................................................... 15
4. Составление и оформление основных документов Общества.......................................................... 15
4.1. Основные виды документов Общества.................................................................................................... 15
4.1.1. Организационные документы.......................................................................................................... 15
4.1.2. Распорядительные документы......................................................................................................... 15
4.1.3. Документы по учету кадров............................................................................................................ 15
4.1.4. Нормативные документы................................................................................................................. 16
4.1.5. Информационно-справочные документы....................................................................................... 16
4.1.6. Финансово - бухгалтерская документация..................................................................................... 16
4.1.7. Договорная документация............................................................................................................... 16
4.2. Порядок подготовки и оформления документов.................................................................................... 16
4.2.1. Приказ, Распоряжение...................................................................................................................... 16
4.2.2. Положение, Правила, Инструкция.................................................................................................. 18
4.2.3. Протокол........................................................................................................................................... 18
4.2.4. Служебные письма........................................................................................................................... 19
5. Организация документооборота в Обществе....................................................................................... 20
5.1. Порядок обработки и регистрации входящих документов.................................................................... 20
5.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих документов................................................................. 20
5.3. Порядок обработки и регистрации внутренних документов.................................................................. 22
5.4. Порядок передачи документов внутри Общества................................................................................... 22
5.5. Прием и обработка документов, поступающих по каналам...................................................................
электронной почты и факсимильной связи.............................................................................................. 22
6. Контроль исполнения документов......................................................................................................... 23
6.1. Общие требования..................................................................................................................................... 23
6.2. Сроки исполнения документов................................................................................................................. 23
7. Систематизация дел................................................................................................................................... 24
7.1. Формирование дел..................................................................................................................................... 24
7.2. Составление Номенклатуры дел............................................................................................................... 25
8. Хранение документов................................................................................................................................ 27
8.1. Оперативное хранение документов.......................................................................................................... 27
8.2. Подготовка документов к передаче в архив............................................................................................ 27
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение . Образец общего бланка Общества....................................................................... 28
Приложение . Образец бланка письма Общества........................................................................................ 29
Приложение . Образец служебного письма Общества............................................................................... 30
Приложение . Образцы журналов регистрации.......................................................................................... 31
Приложение . Образец оформления Приказа.............................................................................................. 32
Приложение . Образец оформления Распоряжения.................................................................................... 33
Приложение . Образец оформления Протокола.......................................................................................... 34
Приложение . Образец оформления Служебной записки........................................................................... 35
Приложение . Образец оформления Листа согласования........................................................................... 36
Приложение . Образец оформления Акта.................................................................................................. 37
1. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Общество – Открытое акционерное общество «ХХХ».
Подразделение – структурное подразделение Общества.
Инструкция - Инструкция по делопроизводству в .
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) – процесс производства, передачи и переработки документированной информации, необходимой для управления Обществом.
Делопроизводство – деятельность, охватывающая составление документов и организацию работы с ними.
Документооборот – движение документов в Обществе с момента их создания или получения до отправки или передачи на хранение.
Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности Общества.
Входящий документ – документ, поступающий в Общество от корреспондента.
Внутренний документ – документ, созданный Обществом, предназначенный для внутреннего использования и не выходящий за его пределы.
Исходящий документ – документ, созданный в Обществе и отправленный адресату.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Подлинник документа – первый или единичный экземпляр официального документа.
Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа.
Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Обществе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
2. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в Обществе независимо от способов создания или обработки документов.
Инструкция разработана в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, Постановлением Госстандарта РФ от 01.01.2001г. и ГОСТ Р 6.30-2003 (Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов), с учетом специфики деятельности Общества.
Правила ведения делопроизводства, предусмотренные настоящей Инструкцией, распространяются на документы открытого характера.
Организация работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа, регулируется специальными документами, утверждаемыми Генеральным директором Общества.
Делопроизводство в Обществе организуется на основе централизации, осуществляется Секретариатом, который устанавливает единый порядок работы с документами с учетом требований настоящей Инструкции и сложившейся практики.
Организационно-методическое руководство и контроль состояния делопроизводства в Обществе осуществляет Секретариат. Секретариат дает указания по вопросам ведения делопроизводства, обязательные для исполнения всеми подразделениями Общества.
При увольнении, перемещении, уходе работника в отпуск, отъезде в командировку и в других случаях отсутствия работника, все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию непосредственного руководителя другим работникам с соответствующей пометкой в журналах учета документов. В случае увольнения руководителя подразделения, дела должны быть переданы по Акту (Приложение ) другому должностному лицу, исполняющему обязанности уволившегося работника, или принятому на эту должность, либо в Секретариат.
При применении вычислительной техники соблюдаются основные правила (оформления и регистрации) работы с документами.
Работники Общества обязаны знать и выполнять все требования настоящей Инструкции. Все вновь принятые на работу работники должны быть ознакомлены руководителями подразделений с установленным порядком работы с документами и Инструкцией по делопроизводству под роспись.
Руководители подразделений, а также другие должностные лица Общества несут персональную ответственность за соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами в подразделениях Общества.
Передача служебных документов и их копий третьим лицам, а также публикация их в печати допускается только с разрешения Генерального директора Общества или уполномоченных им лиц.
3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Документы составляются на основании указаний Генерального директора Общества, руководителей подразделений, по инициативе работников подразделений и в ответ на поступившие документы от других организаций и граждан.
Проект документа должен быть конкретным, логически последовательным, по возможности кратким, излагаться просто и ясно, соответствовать действующему законодательству.
Ответственность за содержание, правильную подготовку и оформление служебных документов возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документ.
3.1. Общие требования
Все служебные документы оформляются только на бланках установленного образца (Приложения №1 и №2), за исключением случаев, оговоренных в данной Инструкции и законодательстве РФ.
При оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документа, способствующих оперативному исполнению и последующему использованию документа.
3.2.Правила оформления реквизитов служебных документов
Оформление документов производится в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. При оформлении документов используются следующие реквизиты:
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- место составления или издания документа;
- гриф ограничения доступа к документу;
- адресат;
- гриф утверждения документа;
- резолюция;
- наименование вида документа;
- заголовок к тексту;
- отметка о контроле;
- текст документа;
- отметка о наличии приложений;
- подпись;
- виза и гриф согласования документа;
- печать;
- отметка о заверении копии;
- отметка об исполнителе;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- отметка о поступлении документа в организацию.
3.2.1. Дата документа
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для Протокола – дата заседания (принятия решения), для Акта – дата события.
Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. Допускается заранее машинописным способом указать месяц и год подписания или утверждения документа.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 2001 г. следует оформлять 05.01.2001.
Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.
При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 01 марта 2004 г.
Дата указывается в специально отведенном месте бланка, если документ готовится на бланке. Если документ оформлен не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью. Дата утверждения или согласования документа указывается в соответствующем грифе. Все отметки на документе, связанные с его прохождением, датируются и подписываются.
3.2.2. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера в деле. Например: вх. № 000, где вх. - означает входящий документ, 117 - порядковый номер в деле.
3.2.3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Данный реквизит включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Размещается в левом верхнем углу, под исходящим номером документа.
3.2.4. Место составления или издания документа
Данный реквизит обязательно указывают на следующих документах: Приказ, Распоряжение.
3.2.5. Гриф ограничения доступа к документу
Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа выше реквизита "адресат" или грифа утверждения. Грифы ограничения бывают: КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА, ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ (ДСП). Ниже грифа ограничения может ставиться номер экземпляра документа, например: "Экз. № 3".
Степень ограничения доступа к документу устанавливается исполнителем документа.
3.2.6. Адресат
Данный реквизит состоит из частей, располагающихся в следующем порядке:
- наименование организации;
- наименование подразделения;
- должность получателя;
- инициалы и фамилия должностного лица;
- почтовый адрес.
Каждая часть реквизита печатается с новой строки строчными буквами (кроме заглавных). Точка в конце частей реквизитов не ставится. Реквизит "адресат" печатается в правом верхнем углу документа. Наименование организации и ее подразделения указывают в именительном падеже.
