Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Забайкальского края

УТВЕРЖДЕНА

постановлением Избирательной комиссии Забайкальского края
от 14 января 2010 г. № 3/14-1

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Избирательной
комиссии Забайкальского края

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Избирательной комиссии Забайкальского края (далее Комиссия).

Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», «Об Архивном деле в Российской Федерации», и другими федеральными законами, Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГОСТ Р 6.30.-2003), Регламентом Избирательной комиссии Забайкальского края, а также постановлениями и другими нормативными актами ЦИК России.

1.2. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для членов Комиссии и работников аппарата.

1.3. Специалист, ответственный за ведение делопроизводства, обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки (в том числе ввод в электронную базу данных информации о документах), информирует секретаря Комиссии о состоянии их исполнения, организует справочно-информационную работу, готовит проект номенклатуры дел Комиссии, ведет и формирует дела в соответствии с номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность, готовит и передает дела в Государственный архив Забайкальского края (далее – архив), выдает документы и дела, контролирует их возврат, готовит заявки на изготовление печатей и штампов.

1.4. Обеспечение функционирования системы делопроизводства с использованием ГАС «Выборы», методическое сопровождение организации делопроизводства осуществляется в соответствии с инструкциями и нормативно-правовыми актами ЦИК России.

1.5. В настоящей Инструкции используются следующие термины:

автоматизированные средства делопроизводства (далее – АСД) – комплекс программных средств ГАС «Выборы» подсистемы автоматизации административной деятельности избирательных комиссий, предназначенный для автоматизации документационного обеспечения деятельности Комиссии;

бланк документа – лист бумаги с постоянными реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа;

входящий документ – документ, поступивший в Комиссию;

дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку, или один такой документ;

делопроизводство, документационное обеспечение–деятельность по обеспечению документирования и организации работы с официальными документами в Комиссии;

докладная записка – документ, адресованный председателю Комиссии, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;

документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам;

документооборот – движение документов в Комиссии с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки;

дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

срок исполнения – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом или резолюцией;

информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, представленные в любой форме;

исполнитель – лицо, готовящее документ и ответы на входящие документы;

исходящий документ – официальный документ, отправляемый из Комиссии за подписью уполномоченного на то должностного лица;

контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в аппарате Комиссии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в деятельности Комиссии;

официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;

повторное обращение – обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу или в связи с тем, что заявитель не был удовлетворен ответом, данным на первое обращение;

подлинник документа (оригинал) – первый или единственный экземпляр официального документа, обладающий юридической силой;

поручение- документ организационно - распорядительного характера, предписывающий выполнение тех или иных действий;

регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

резолюция (документа) – реквизит, состоящий из надписи на документе или отдельном листе, приложенном к документу, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение;

реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа;

типовой срок исполнения – срок исполнения, установленный нормативно-правовым актом;

формирование дела – группировка в дела исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

учет документов – фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов;

электронная регистрационная карточка документа (далее – ЭРК) – регистрационная карточка, создаваемая при регистрации документа с использованием АСД.

2. Прием, регистрация и прохождение поступающей
корреспонденции

2.1. Прием и регистрация поступающей в Комиссию корреспонденции осуществляется специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в централизованном порядке с использованием АСД.

2.2. При вскрытии конвертов, поступающих фельдсвязью или по почте, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.3. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, специалистом, ответственным заведение делопроизводства, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка «Документ получен в поврежденном виде».

2.4. Конверты от поступивших документов не уничтожаются, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

2.5. Пакеты с пометкой «Лично» передаются адресатам в закрытом виде.

2.6. Факсограммы, как необходимая для работы оперативная информация, не регистрируются.

2.7. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение № 1).

2.8. При регистрации поступившего документа в ЭРК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.

В нижнем правом углу первого листа зарегистрированного документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации, входящего номера, подпись специалиста, ответственного за ведение делопроизводства. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения в виде ЭРК.

2.9. После регистрации документов специалист, ответственный за ведение делопроизводства, передает их председателю Комиссии.

Документы, поступающие из нижестоящих избирательных комиссий по запросу Комиссии, передается лицу, подписавшему запрос.

2.10. Резолюции председателя Комиссии вносится в ЭРК специалистом, ответственным за ведение делопроизводства.

2.11. Если в резолюции указаны члены Комиссии и руководители отделов аппарата Комиссии, то работу по исполнению документа координирует член Комиссии, указанный в резолюции первым.

Ответственный за исполнение организует исполнение документа в установленный срок. Соисполнители по поручению лица, ответственного за исполнение, представляют все необходимые материалы. Соисполнители несут равную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов.

2.12. Документы, поступившие из нижестоящих избирательных комиссий, организаций и от физических лиц непосредственно в отделы аппарата Комиссии, подлежат обязательной передаче лицу, ответственному за ведение делопроизводства, для регистрации.

3. Работа с документами, содержащими информацию
ограниченного доступа

3.1. К служебной информации ограниченного доступа относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

3.2. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» определяется председателем Комиссии.

3.3. На первой странице документа (а в случае необходимости – и его проекта), содержащего служебную информацию ограниченного распространения, а также на первой странице сопроводительного листа к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу проставляются пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра.

3.4. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов.

3.5. Копирование (тиражирование) документов с грифом «Для служебного пользования» производится специалистом, ответственным за ведение делопроизводства, только с разрешения председателя Комиссии, при этом осуществляется учет каждого экземпляра указанных документов.

3.6. Документы с грифом «Для служебного пользования» передаются членам Комиссии и работникам аппарата под расписку.

3.7. Документы с грифом «Для служебного пользования» хранятся в закрывающихся шкафах.

3.8. Запрещается передавать документы с грифом «Для служебного пользования» по незащищенным каналам компьютерно-модемной связи и по факсу.

3.9.  На лицевой стороне в левом нижнем углу первого листа документа с грифом "Для служебного пользования" проставляется количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

3.10. Уничтожение дел, документов и изданий с грифом «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится по акту (приложение №  2).

3.11. В случае утраты документов или изданий с грифом «Для служебного пользования» либо разглашения этой информации специалист, ответственный за ведение делопроизводства, информирует об этом председателя Комиссии, по указанию которого проводится служебное расследование. О результатах расследования докладывается председателю Комиссию. Об утрате дел, документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» в структурном подразделении составляется акт.

3.12. Порядок работы с документами и информационными ресурсами ГАС "Выборы", содержащими персональные данные и иную конфиденциальную информацию, определяется Положением об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы", утвержденным постановлением ЦИК России от 01.01.01г. № 000/1254-4, и постановлением ЦИК России от 3 ноября 2003г. № 49/463-4 "О Перечне персональных данных и иной конфиденциальной информации, обрабатываемой в комплексах средств автоматизации Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" и организации доступа к этим сведениям".

3.13. Для уничтожения носителей информации, содержащих персональные данные и иную конфиденциальную информацию, распоряжением председателя Избирательной комиссии Забайкальского края либо распоряжением председателя соответствующей территориальной избирательной комиссии назначается комиссия, состоящая не менее, чем из двух человек, допущенных к работе с персональными данными и иной конфиденциальной информацией. Уничтожение указанных носителей производится по акту (Приложение ).

4. Основные требования к подготовке и
оформлению документов

4.1. Документы должны излагаться кратко и ясно, быть аргументированными, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации.

4.2. Документы печатаются на бланках установленной формы (приложения с № 3 по № 7 ).

В Комиссии установлены следующие виды бланков:

бланк протокола заседания;

бланк постановления;

бланк выписки из протокола заседания;

бланк распоряжения;

бланк письма;

4.3 Контроль за соответствием бланков установленным образцам осуществляется лицом, подготавливающим информацию на соответствующем бланке Комиссии.

4.4. При подготовке и оформлении документов члены Комиссии и работники аппарата Комиссии должны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

Реквизит «Дата документа». Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а
акта – дата события.

Документы, изданные совместно двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год – четырьмя арабскими цифрами, например: 07.11.2004

Цифровой способ датирования используется при визировании, оформлении резолюций, проставления отметок об исполнении и т. п.

Словесно-цифровой способ – используется при датировании распорядительных и, финансовых документов, справок, писем, а также в их текстах, например: 07 ноября 2004 г.

4.5. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» используется только при оформлении писем, включается в бланк, дополняется проставлением даты и индекса того документа, на который дается ответ. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма.

4.6. Реквизит «Адресат». Этот реквизит располагают в правом верхнем углу.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Законодательное Собрание Забайкальского края Правовое управление

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией. Например:

Управление государственной службы и кадровой политики Губернатора Забайкальского края Начальнику отдела

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:

Начальнику государственно-правового управления Губернатора Забайкальского края

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Центральная избирательная комиссия Российской Федерации Б. Черкасский пер., д. 9, Москва, 109012

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, органов местного самоуправления, их следует указывать обобщенно, например:

Главам администраций муниципальных районов, городских округов

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, который подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются инициалы и фамилия получателя, затем почтовый адрес, например:

ул. Нагорная, дом 45, кв. 5, Чита, Забайкальский край, 672006

4.7. Реквизит «Гриф утверждения документа». Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то реквизит «Гриф утверждения документа» состоит из следующих элементов: слово «Утверждаю» (без кавычек и прописными буквами), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Председатель Избирательной комиссии Забайкальского края личная подпись инициалы, фамилия Дата

При утверждении документа постановлением Комиссии, гриф утверждения состоит из слова «Утвержден» (Утверждена, Утверждены или Утверждено), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН постановлением Избирательной комиссии Забайкальского края от 01.01.01 г. № 2/11-1

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

4.8. Реквизит «Резолюция» оформляется на отдельном листе формата А 5 (приложение № 8), приложенном к документу, или на документе. Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости, – содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:

Прошу подготовить проект письма к 21.01.2010 личная подпись дата

4.9. Реквизит «Заголовок к тексту». Заголовок к тексту должен кратко и точно раскрывать содержание документа и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: «о чем (о ком)?», например:

Распоряжение О создании аттестационной комиссии

«чего (кого)?», например:

Должностная инструкция ведущего специалиста Информационного центра

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру.

4.10. Реквизит «Текст документа». Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение – распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату, регистрационный номер и заголовок к тексту документа.

Тексты документов большого объема могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые пишутся арабскими цифрами, например:

1. Раздел 1.1. Подраздел 1.1.1.Пункт

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

от третьего лица единственного числа («Избирательная комиссия Забайкальского края считает возможным»).

4.11. Реквизит «Отметка о наличии приложений». Этот реквизит располагается от границы левого поля после текста перед подписью.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:	1. Положение об Экспертной комиссии на 13 л. в 1 экз.
	2. Примерная номенклатура дел на 4 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение:

на 6 л. в 2 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо Центральной избирательной комиссии Российской Федерации -20/435 и приложение к нему, всего на 8 л.

В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:

«Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении № 1»

Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится:

	Приложение к постановлению Избирательной комиссии Забайкальского края от 01.01.01 г. № 3/9-1
	Приложение к распоряжению председателя Избирательной комиссии Забайкальского края от 01.01.01 г.

При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например, приложение № 1, приложение № 2 и так далее.

Слово «Приложение» можно также печатать прописными буквами и центрировать.

4.12. Реквизит «Подпись». На каждом документе ставится подпись и указывается должность, инициалы и фамилия подписавшего его лица.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформляется на бланке Комиссии, то реквизит «Подпись» включает сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Например:

Председатель комиссии

личная подпись

инициалы, фамилия

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Если письмо оформляется не на бланке, то реквизит «Подпись» содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:

Начальник Информационного центра Избирательной комиссии Забайкальского края

личная подпись

инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, если документ оформлен на бланке, например,

Председатель	личная подпись	инициалы, фамилия
Главный бухгалтер	личная подпись	инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:

Начальник УВД по Забайкальскому краю	Председатель Избирательной комиссии Забайкальского края
личная подпись	инициалы, фамилия	личная подпись	инициалы, фамилия

В документе, подготовленном комиссией, созданной для решения того или иного вопроса, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии	личная подпись	инициалы, фамилия
Члены комиссии	личная подпись	инициалы, фамилия
	личная подпись	инициалы, фамилия
	личная подпись	инициалы, фамилия

Если документ составлен как прилагаемая к основному документу справка или информация, вместо подписи под текстом документа, как правило, указывается название соответствующего отдела аппарата Комиссии, в котором подготовлена справка или информация.

4.13. Реквизит «Гриф согласования документа» состоит из слова «Согласовано» (без кавычек и прописными буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО Начальник Главного управления Центрального Банка РФ по Забайкальскому краю личная подпись инициалы, фамилия Дата

Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Письмо Управления Минюста России по Забайкальскому краю

от 01.01.01 г. № 5-10/49

Гриф согласования располагается ниже подписи слева.

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости может быть указана должность визирующего. Например:

Консультант по правовым вопросам
Личная подпись	инициалы, фамилия
Дата

При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Личная подпись	инициалы, фамилия
Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в Комиссии, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из Комиссии, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

4.14. Реквизит «Печать». Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с осуществлением финансовых операций, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати проставляется на специально отведенном месте или таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

4.15. Реквизит «Отметка о заверении копии». При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, ее расшифровка и дата заверения, например:

Верно специалист по кадрам
Личная подпись	инициалы, фамилия
Дата

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, можно не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется печатью.

4.16. Реквизит «Отметка об исполнителе». Включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона, отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

4.17. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Этот реквизит включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова «В дело», дата, подпись исполнителя (приложение № 9).

5. Отправка исходящих документов

5.1. Отправка из Комиссии писем, телеграмм и других документов производится централизованно лицом, ответственным за ведение делопроизводства, ежедневно с 9 до 18 часов кроме выходных и праздничных дней.

Документы, переданные для отправки до 13 часов, оформляются и отправляются в тот же день, остальные – на следующий день.

5.2. Документы отправляются адресату фельдсвязью, спецпочтой, почтой, передаются по телеграфу, по электронной почте ГАС «Выборы», по каналам факсимильной связи или по сети Интернет.

5.3. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес организации (кроме писем, адресованных в законодательные и исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации, иным государственным органам и организациям, органам местного самоуправления, нижестоящим избирательным комиссиям).

5.4. Исходящие письма направляются за подписью председателя, а в его отсутствие заместителя председателя, секретаря Комиссии на соответствующих бланках.

Письма по вопросам оформления пропусков для входа в здание Комиссии подписывает начальник отдела правового, документационного, материально-технического обеспечения, контроля и кадров.

5.5. Подписанные письма и телеграммы регистрируются специалистом, ответственным за ведение делопроизводства.

Письма и телеграммы, содержащие вопросы финансового характера, должны быть завизированы начальником отдела - главным бухгалтером. Если исходящее письмо является ответом на входящий документ, исполнитель обязан приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого письма.

С использованием АСД документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.

Документ отправляется только при наличии его электронной версии, которая присоединяется к ЭРК.

5.6. Отправка исходящих документов по электронной почте ГАС «Выборы» осуществляется через почтовый ящик, находящийся в Информационном центре Комиссии.

5.7. Для передачи исходящего документа по электронной почте ГАС «Выборы» исполнитель представляет специалисту, ответственному за ведение делопроизводства, отправляемое письмо на бумажном носителе вместе с машиночитаемой копией и список рассылки.

Перед отправкой документ регистрируется с использованием АСД.

5.8. Специалист, ответственный за ведение делопроизводства, передает документы по каналам факсимильной связи только по поручению председателя, заместителя председателя, секретаря или члена Комиссии, а также руководителей отделов аппарата Комиссии.

Подлинник документа, переданного по каналам факсимильной связи, при необходимости направляется адресату почтой.

5.9. Отправку ответов на письма, поступившие по сети Интернет и рассмотренные председателем Комиссии, осуществляет специалист Информационного центра Комиссии в соответствии с настоящей Инструкцией. Отправка осуществляется только при наличии электронной версии ответа.

5.10. При отправке телеграммы более чем в четыре адреса исполнитель представляет ее оформленный подлинник, копию и два экземпляра завизированного списка рассылки, с указанием почтовых или телеграфных адресов.

5.11. По согласованию с председателем Комиссии исполнители, подготовившие исходящие письма, имеющие по их мнению общественно-значимый характер, передают их в Информационный центр для размещения на сайте Комиссии.

5.12. Контроль за введением в АСД и правильностью адресов, сведений о территориальных избирательных комиссиях, о законодательных и исполнительных органах государственной власти Забайкальского края, их руководителях, о государственных органах, учреждениях и их руководителях, о региональных отделениях политических партий и их лидерах, о средствах массовой информации и их руководителях – осуществляет секретарь Комиссии.

5.13. Документы с отметкой о срочности доставки«Срочно» оформляются вне очереди и передаются в отдел фельдъегерской или специальной связи для доставки в первую очередь в соответствии с графиком городских маршрутов фельдъегерей, сотрудников специальной связи.

5.14. Документы без отметок о срочности оформляются по мере поступления специалистом, ответственным за ведение делопроизводства и передаются в отдел доставки фельдъегерской или специальной связи.

5.15. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются через почтовое отделение связи заказными письмами с уведомлением.

5.16. Неправильно оформленные исходящие документы и личная корреспонденция к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

6. Работа с обращениями граждан

6.1.Письменные обращения граждан, в том числе касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов, регистрируются с использованием АСД отдельно от других видов документов в день поступления в Комиссию.

6.2. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется, так как штамп почтового отделения является доказательством даты получения документа, а адрес автора обращения часто бывает написан лишь на конверте.

При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, в ЭРК делается отметка «Повторно», и прикладываются регистрационные карточки по первичным обращениям, подобранные с использованием АСД.

Если обращение поступило от коллектива граждан, то при регистрации в ЭРК ставится отметка "Коллективное".

6.3. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера обращения и даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения в правом нижнем углу или на свободном от текста месте.

6.4. Обращения граждан после регистрации передаются председателю Комиссии. Резолюция председателя вносится в ЭРК.

Обращения граждан рассматриваются в соответствии с резолюцией председателя, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

6.5. Письменные обращения граждан, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции Комиссии, на следующий день после их регистрации с сопроводительным письмом направляются в соответствующий орган и соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением граждан, направивших обращение, о переадресации обращений. В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок направления ответа автору письма, а при необходимости - и в Комиссию.

6.6. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

6.7. В случае, если в соответствии с запретом, предусмотренным пунктом 6.7. настоящей Инструкции, невозможно направить жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие в установленном порядке в суд.

6.8. Письменные обращения, поступившие в Комиссию, рассматриваются не более 30 дней со дня их регистрации.

Если необходимо продлить срок рассмотрения обращения гражданина, исполнитель должен представить председателю Комиссии в письменном виде объяснение, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Максимальное продление срока составляет 10 дней.

Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

6.9. Ответ на обращения, в которых не указаны фамилия гражданина и его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается, такое обращение списывается "В дело" председателем Комиссии.

В случае, если в письменном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

6.10. Письменные обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом. При достаточных основаниях обращение направляется в соответствующий государственный орган.

6.11. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

6.12. В случае, если в письменном обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными им обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление.

6.13. Руководители отделов ведут учет и анализ обращений граждан и организаций, и не позднее 5 числа месяца следующего квартала передают обобщенную информацию заместителю председателя Комиссии, который обобщает результаты анализа и представляет соответствующий доклад председателю Комиссии.

6.14. Обращения граждан, поступившие по информационным системам общего пользования (Интернет), регистрируются с использованием АСД и рассматриваются в установленном законом порядке. Ответы на такие обращения граждан направляются по почтовым адресам, указанным в обращениях. В случае, если в обращении почтовый адрес не указан, ответ на данное обращение не дается.

6.15. Личный прием граждан ведется председателем и членами Комиссии, работающими в Комиссии на постоянной (штатной) основе, в соответствии с графиком приема, утвержденным председателем Комиссии.

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Во время приема ведется регистрационный журнал, в который вносятся данные о гражданине, краткое содержание обращения, результаты рассмотрения, а также должность и фамилия лица, который ведет прием.

Если изложенные в устном обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в регистрационном журнале. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Переданные на приеме посетителями письменные обращения регистрируются с использованием АСД и рассматриваются в установленном порядке.

В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Комиссии, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

7. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов, рассматриваемых на заседаниях Комиссии.

7.1. Формирование проекта повестки дня заседания Комиссии

7.1.1. Подготовленные для рассмотрения на заседании Комиссии проекты постановлений в срок не позднее чем за 5 рабочих дней до предполагаемой даты заседания Комиссии членами Комиссии, руководителями отделов аппарата Комиссии передаются секретарю Комиссии для формирования проекта повестки заседания Комиссии.

7.1.2. Проект повестки заседания Комиссии представляется на рассмотрение председателя Комиссии в срок не позднее, чем за 3 рабочих дня до предполагаемой даты его проведения.

7.1.3. Согласованный с председателем Комиссии проект повестки не позднее, чем за 1 день до даты заседания Комиссии, передается специалисту, ответственному за ведение делопроизводства, для тиражирования и информирования членов Комиссии, представителей политических партий, средств массовой информации о дате заседания Комиссии и предлагаемых к рассмотрению вопросах.

7.2. Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания Комиссии

7.2.1. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания Комиссии, готовятся под руководством члена Комиссии, за которым закреплено соответствующее направление деятельности Комиссии, специалистами отделов аппарата Комиссии.

7.2.2. Представляемые к рассмотрению документы должны включать проект постановления, а при необходимости – пояснительную записку по рассматриваемому вопросу. Все документы должны иметь заголовок.

7.2.3.  Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте постановления, так и в приложениях к нему. Если в приложении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности нижестоящих избирательных комиссий, эксплуатации средств автоматизации, обучения организаторов выборов и избирателей, оно должно быть завизировано также руководителям отдела финансово - экономической работы и учета.

7.2.4. К проекту документа приобщаются подлинники документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии.

7.2.5. Подготовленные и оформленные для рассмотрения на заседании документы представляются председателю Комиссии. После просмотра, а в необходимых случаях и внесения в документы поправок, секретарь Комиссии передает весь комплект документов специалисту, ответственному за ведение делопроизводства, для тиражирования.

7.2.6. Специалист, ответственный за ведение делопроизводства, не позднее чем за 1 день до даты заседания Комиссии, информирует членов Комиссии о возможности получить и ознакомиться с документами, подлежащими рассмотрению на заседании Комиссии, комплектует папки с документами и, раздает их членам Комиссии, руководителям отделов аппарата Комиссии.

7.2.7. Накануне дня заседания Комиссии исполнитель документа представляет секретарю приемной председателя Комиссии, список лиц, приглашенных на заседание Комиссии. В списке указываются фамилии, имена, отчества приглашенных, их должности, официальное название организации, номера телефонов. В случае рассмотрения на заседании Комиссии обращения гражданина, то в списке лиц, приглашенных на заседание, указываются адрес его места жительства и номер контактного телефона.

7.2.8. Перед началом заседания секретарь приемной председателя Комиссии регистрирует приглашенных на заседание лиц, список которых представляется председателю Комиссии.

7.2.9. На заседании Комиссии ведется протокол, а при необходимости и диктофонная запись.

7.3. Выпуск документов, рассмотренных на заседании Комиссии

7.3.1. Документы, рассмотренные на заседании Комиссии, должны быть при необходимости доработаны, а затем подписаны и разосланы.

7.3.2. Срок доработки документов не должен превышать два рабочих дня после дня заседания, если иной срок не определен или оговорен на заседании.

7.3.3. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения и дополнения. В случае принятия Комиссией решения о необходимости контроля за выполнением постановления его текст дополняется пунктом, в котором назначаются ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения. Например: «Возложить контроль за исполнением постановления на члена Комиссии (инициалы, фамилия). О результатах исполнения проинформировать Комиссию до (ставится конкретная дата)».

7.3.4. Текст постановления, а также приложения к нему в обязательном порядке печатаются на бланке установленного образца.

7.3.5. Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к постановлению документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте.

7.3.6. К оформленному для подписания постановлению исполнитель прилагает список должностных лиц и организаций, которые будут задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании и которым этот документ должен быть разослан (приложение № 10 ).

7.3.7. Оформленный комплект документов исполнитель передает для подписания секретарю Комиссии.

7.3.8. Если на заседании Комиссии функции председателя Комиссии осуществлял заместитель председателя Комиссии, а в его отсутствие – секретарь Комиссии или один из членов Комиссии с правом решающего голоса, а также если функции секретаря Комиссии осуществлял один из членов Комиссии с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на постановлении оформляются следующим образом:

«Заместитель председателя Избирательной комиссии Забайкальского края" - в случае временного отсутствия председателя Комиссии;

«Исполняющий обязанности председателя Избирательной комиссии Забайкальского края » – в случае отсутствия заместителя председателя Комиссии и при наличии решения Комиссии о возложении на секретаря либо одного из членов Комиссии с правом решающего голоса функций председателя Комиссии;

«Исполняющий обязанности секретаря Избирательной комиссии Забайкальского края» – в случае наличия распоряжения председателя Комиссии или исполняющего обязанности председателя Комиссии о возложении на одного из членов Комиссии с правом решающего голоса функций секретаря Комиссии.

7.3.9. Постановления Комиссии, протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий Комиссии.

Номер постановления состоит из номера протокола заседания и порядкового номера постановления, разделенных косой чертой, и, отделенной от них дефисом цифры, обозначающей порядковый номер состава Комиссии, например: 3/7-1.

7.3.10. Копии постановлений при необходимости передаются секретарем Комиссии руководителям отделов аппарата Комиссии, а также, в соответствии со списком рассылки, направляются заявителям, в нижестоящие избирательные комиссии, другие организации.

7.3.11 . Если копии постановления необходимо отправить по электронной почте, секретарь Комиссии указывает это в списке рассылки.

7.3.12. Специалист, ответственный за ведение делопроизводства, тиражирует постановления Комиссии в соответствии со списком рассылки и отправляет по почте.

7.4. Протокол заседания Комиссии

7.4.1. Протоколы заседаний Комиссии оформляются на бланках установленной формы секретарем Комиссии в срок, не превышающий пять дней после дня заседания.

7.4.2. Текст протокола заседания Комиссии состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председателя (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя, секретаря и членов Комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, представителей политических партий, начальников отделов Комиссии и лиц, приглашенных на заседание.

Если на заседание приглашено много представителей сторонних организаций, их инициалы и фамилии вносятся в прилагаемый к протоколу список.

7.4.3. В основной части протокола перечисляются вопросы повестки дня, инициалы и фамилии лиц, выступивших при их обсуждении, констатируется решение Комиссии по каждой обсуждаемой проблеме, фиксируются результаты голосования.

7.4.4. Протокол заседания подписывается председательствующим на заседании и секретарем заседания.

7.4.5. Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий Комиссии.

7.4.6. Подлинные экземпляры протоколов заседаний Комиссии, материалы к ним в течение срока полномочий Комиссии хранятся у секретаря Комиссии, а затем передаются в архив.

7.4.7. К протоколу заседания прилагаются подлинные экземпляры постановлений, особые мнения членов Комиссии с правом решающего голоса, материалы проверок по заявлениям, рассмотренным на заседании Комиссии.

8. Оформление распоряжений

8.1. Проекты распоряжений подготавливаются в отделах аппарата Комиссии по поручению председателя Комиссии, либо по инициативе начальников отделов.

8.2. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей и должен иметь заголовок.

8.3. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок.

8.4. В распорядительной части указываются конкретные действия, сроки и исполнители. Пункты распоряжения нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков.

8.5. Если распоряжение дополняет, отменяет или изменяет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то это оговаривается в тексте распоряжения.

8.6. В последнем пункте распорядительной части, как правило, (или при необходимости) указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения в целом.

8.7. Проект распоряжения печатается на бланке установленной формы

8.8. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.

8.9. Проект распоряжения должен быть завизирован юристом.

Если в распоряжении содержатся вопросы деятельности Комиссии, финансирования выборов, обеспечения деятельности нижестоящих избирательных комиссий, эксплуатации средств автоматизации, обучения организаторов выборов и избирателей, то необходима виза начальника отдела финансово-экономической работы и учета.

8.10. Распоряжения подписывает председатель Комиссии.

8.11. Распоряжения регистрируются и формируются в дела вместе с документами, послужившими основанием для издания распоряжения.

8.12. Распоряжениям присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис проставляется индекс «р».

8.13. Проекты распоряжений по вопросам, касающимся приема на работу, увольнения, перевода, поощрения работников аппарата, наложения на них взыскания, направления их в командировки, готовятся специалистом по кадровым вопросам на основании соответствующих представлений начальников отделов и представляются им на подпись председателю Комиссии.

8.14. Распоряжения по кадровым вопросам могут не содержать констатирующую часть и сразу начинаться с распорядительной части.

Распоряжениям по кадровым вопросам присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года:

распоряжениям о приеме, переводе, увольнении, поощрении, дисциплинарных взысканиях, учебных и других отпусках помимо номера присваивается индекс «л/с»;

распоряжениям о командировании – индекс «л/к»;

8.15. Подлинники распоряжений по кадровым вопросам хранятся специалистом по кадровым вопросам в течение одного года, а затем передаются в архив.

9. Контроль исполнения документов и поручений

9.1. Контролю исполнения подлежат:

поручения, содержащиеся в постановлениях ЦИК России;

поручения, содержащиеся в выписках из протоколов заседаний ЦИК России;

поручения, содержащиеся в распоряжениях Председателя, заместителя Председателя и секретаря ЦИК России;

письменные поручения Председателя, заместителя Председателя, секретаря, члена ЦИК России, Руководителя Аппарата, заместителя Руководителя Аппарата ЦИК России;

поручения Председателя, заместителя Председателя ЦИК России, высказанные на оперативных совещаниях;

поручения председателя Комиссии (приложение № );

входящие документы и обращения граждан согласно резолюциям председателя Комиссии,

исходящие документы, требующие ответа.

9.2. Контроль исполнения документов, указанных в пункте 9.1 (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляет секретарь Комиссии, начальники и специалисты отделов Комиссии, на которых соответствующим документом возложен контроль за его исполнением, либо которые являются ответственными за исполнение соответствующих документов.

9.3. Контроль исполнения исходящих документов, в том числе за своевременностью получения ответов на запросы Комиссии, осуществляют лица, подготовившие данные документы.

9.4. Сроки исполнения поручений, входящих документов и обращений граждан определяет председатель Комиссии исходя из сроков, установленных законодательством, сроков, предлагаемых организацией, направившей документ.

Если срок исполнения не указан, то документ подлежит исполнению в месячный срок.

Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях со дня его регистрации.

Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

9.5. Ответственность за внесение в ЭРК сроков исполнения документов, а также контроль сроков исполнения документов возлагается на специалиста, ответственного за ведение делопроизводства.

9.6. При необходимости продления срока исполнения документа, ответственный за исполнение, не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документа, представляют на имя председателя Комиссии докладную записку с мотивированной просьбой о его продлении.

9.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам и ввода в АСД отчета, содержащего информацию о документах, являющихся основанием для снятия документа с контроля.

Основаниями для снятия документа с контроля являются:

постановление Комиссии, распоряжение председателя Комиссии по результатам исполнения документа;

ответ на входящий документ, обращение гражданина, подписанный председателем Комиссии;

ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и направления ответа заявителю;

запись в ЭРК ответственным за исполнение документа об устном ответе, данном автору входящего документа.

9.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля, если он направляется в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.

9.9. Документ не считается исполненным и остается на контроле:

если он направляется в другие организации для рассмотрения с целью получения Комиссией информации, необходимой для рассмотрения поставленных в документе вопросов по существу. В случае необходимости исполнитель информирует об этом автора документа;

если он направляется в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием Комиссии о результатах исполнения.

9.10. Специалист, ответственный за ведение делопроизводства, в начале каждой недели информирует секретаря Комиссии о контрольных документах, срок исполнения которых истекает на текущей неделе.

10. Изготовление и использование печатей и штампов

10.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, для проставления отметок о получении, регистрации документов в Комиссии используются гербовые и другие печати и штампы.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи председателя Комиссии изготовляются по согласованию с председателем Комиссии.

Заказы на изготовление печатей и штампов размещает начальник организационного отдела.

10.2. Гербовая печать проставляется финансовых документах, гарантийных письмах, договорах и в других, предусмотренных законодательством, случаях.

10.3. На рассылаемых копиях постановлений Комиссии печать не ставится.

При оформлении командировочных удостоверений проставляется печать с надписью: «Командировочное удостоверение".

При оформлении справок проставляется печать "Избирательная комиссия Забайкальского края. Для документов".

При оформлении бухгалтерских документов проставляется печать с надписью: « Для финансовых документов».

На пакетах при отправке корреспонденции, при оформлении пропуска на вход в помещение Комиссии, на внос и вынос товарно-материальных ценностей проставляется печать с надписью: «Для пакетов».

На пакетах при отправке избирательной документации проставляется печать "Выборная".

10.4. Печати и штампы регистрируются и выдаются работникам структурных подразделений аппарата Комиссии под расписку в журнале учета печатей и штампов. На журнале проставляется гриф «Для служебного пользования», его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.

Специалист, ответственный за делопроизводство, осуществляет контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов.

10.5. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность начальник организационного отдела.

10.6. Пришедшие в негодность печати и штампы уничтожаются, о чем составляется акт, а в журнале учета печатей и штампов ставится соответствующая отметка.

10.7. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается непосредственно на работников аппарата, в пользовании которых находятся печати и штампы. При увольнении указанных работников печати и штампы передаются специалисту, ответственному за делопроизводство, о чем ставится отметка в журнале учета печатей и штампов.

11. Техническое обеспечение работы с документами

11.1. Компьютерная обработка текстов документов и материалов

11.1.1. Тексты документов и материалов (кроме внутренних документов), подготовленных членами Комиссии в случае необходимости печатаются специалистами отделов аппарата Комиссии в соответствии с требованиями к компьютерной обработке текста (приложение № 11).

11.1.2. Печатание текстов официальных документов на соответствующих бланках Комиссии осуществляется после представления согласованных и подписанных членами Комиссии проектов этих документов.

11.1.3. Для распечатки текстов документов и материалов используется бумага стандартных размеров.

11.1.4. Тексты документов и материалов печатаются, как правило, в порядке их поступления. Проекты документов, выносимые на рассмотрение Комиссии, печатаются в первую очередь.

11.1.5. Передаваемые для напечатания рукописи, а также вставки, поправки, сноски должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа ручкой с синим, фиолетовым или черным стержнем с соблюдением правил орфографии и пунктуации. Для печатания не принимаются вырезки из газет и журналов. При подготовке для печатания рукописных материалов особое внимание следует обращать на то, чтобы были разборчиво написаны фамилии, наименования организаций, их адреса, специальные термины, географические названия и иностранные слова.

11.2. Копирование документов и материалов

11.2.1. Копировально-множительные работы осуществляются в организационном отделе в порядке, установленном начальником этого отдела с учетом требований настоящей инструкции.

11.2.2. Для копирования принимаются только материалы и документы Комиссии. Копирование иных материалов осуществляется по согласованию с начальником организационного отдела.

11.2.3. Материалы, передаваемые для копирования, должны быть четко отпечатаны (как правило, первые экземпляры).

11.2.4. Для копирования и тиражирования не принимаются книги, журналы, газеты, сброшюрованные или сшитые документы и материалы.

11.2.5. Копирование и тиражирование документов и материалов выполняется, как правило, в порядке их поступления.

11.2.6. Документы, выносимые на рассмотрение Комиссии, тиражируются в первую очередь.

Ответственность за эксплуатацию имеющейся в отделах аппарата копировальной техники в соответствии с эксплуатационными требованиями возлагается на начальников отделов.

12. Формирование дел, передача их в архив,
использование архивных документов

12.1. Составление и утверждение номенклатуры дел

12.1.1. Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (5 лет и более) сроков хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы отделов аппарата, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы (приложение № 12).

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

Индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел, состоит из индекса структурного подразделения (приложение №  ) и порядкового номера дела.

12.1.2. Срок хранения и номер дела указываются в номенклатуре дел со ссылкой на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Срок хранения документов, не указанных в Перечне, устанавливается утвержденной распоряжением председателя Комиссии экспертной комиссией (далее - ЭК) по представлению архива.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

12.1.3. Номенклатура дел Комиссии составляется специалистом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом и утверждается секретарем Комиссии.

12.1.4. В случае возникновения в течение текущего года новых дел они дополнительно вносятся в резервные номера дел номенклатуры дел Комиссии.

12.1.5. По окончании календарного года специалист, ответственный за ведение делопроизводства, в конце выписки из номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в архив.

12.2. Формирование дел в Комиссии

12.2.1. Исполненные документы формируются в дела специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в Комиссии, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел при методической помощи архива.

12.2.2. При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок и других необходимых реквизитов. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены в дело.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

12.2.3. При формировании дел соблюдаются следующие требования:

документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;

в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

в дело помещается только один экземпляр документа; черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

каждое дело не должно превышать 250 листов; при большем объеме документов в деле формируется несколько томов.

12.2.4. В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформируются в дела постоянного и временного хранения.

12.2.5. В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа; при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

12.2.6. Документы внутри дела располагаются по хронологии или по вопросно-логическому принципу, допускается сочетание этих принципов.

Организационно-распорядительные документы, а также приложения к ним группируются в дела по видам документов и по хронологии.

Протоколы заседаний Комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию Комиссии помещаются после соответствующего протокола.

В дело включаются документы, объединенные одним заседанием, а именно: протокол заседания Комиссии, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений с соответствующими приложениями, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии, расшифрованная диктофонная запись заседания (при ее наличии).

Распоряжения председателя Комиссии по кадровым вопросам вместе с относящимися к ним приложениями и документами группируются в дело отдельно от других распоряжений.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.

В дело «Переписка» документы помещаются по дате их исполнения, при этом исходящий (ответный) документ находится после входящего (инициативного). При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.

12.2.7. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (5 лет и более) сроков хранения переформируются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года – вверху, первым.

12.2.8. Если к письмам или к каким-либо иным видам документов приложены документы с пометкой «Для служебного пользования», то все документы по данному вопросу формируются в дело с пометкой «Для служебного пользования».

12.3. Экспертиза ценности документов

12.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности Комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертиза ценности документов проводится в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив на постоянное хранение.

12.3.2. Для рассмотрения проектов документов по вопросам делопроизводства, описей дел постоянного и временного (5 лет и более) сроков хранения и актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением председателя Комиссии создается постоянно действующая экспертная комиссия по определению исторической, научной и практической ценности документов (ЭК). В ее функции входит также рассмотрение номенклатуры дел Комиссии.

12.3.3. Экспертиза ценности документов осуществляется специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в Комиссии совместно с членами ЭК под методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 5 лет) сроков хранения для передачи в архив; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

12.3.4. Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

12.3.5. Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.

Акты о выделении к уничтожению дел и документов
рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.

12.3.6. Описи дел постоянного и временного (5 лет и более) сроков хранения, а также акты о выделении к уничтожению этих дел и документов утверждаются секретарем Комиссии.

12.3.7. При уничтожении документов со сроком хранения «До минования надобности», расписок в получении документов, заказов на копировально-множительные работы, корешков квитанций и тому подобных документов составляется акт, который подписывается не менее чем двумя специалистами отдела кадрового, документационного, материально-технического обеспечения, контроля и кадров и утверждается начальником этого отдела.

12.3.8. Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.

12.3.9. Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

12.4. Оформление дел

12.4.1. Дела, подлежащие передаче на хранение в архив, должны быть оформлены соответствующим образом.

Оформление дела включает в себя описание дела на обложке, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи, подшивку или переплет.

12.4.2. Перед подшивкой проверяется правильность оформления документов, наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений.

Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и резолюции.

12.4.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, составление внутренней описи документов дела, подшивку или переплет.

Дела временного (более 5 лет) срока хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы перекладываются по хронологии сверху вниз, нумеруются и подшиваются. Оформляются обложка и лист-заверитель.

12.4.4. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение № 13). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.

На корешке дела указываются индекс дела по номенклатуре, год и срок хранения.

Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле и срок хранения дела.

12.4.5. Даты на обложке дела называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата – это дата самого раннего, а конечная дата – дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия – даты регистрации документов), и не учитываются даты списания документов в дело и сдачи дела в архив, резолюций, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами.

12.4.6. Листы нумеруются карандашом с черным графитом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.

Лист большого формата (А2, А3), подшитый за один край, нумеруется в правом верхнем углу как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем – вложения. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т. п.), то каждый лист нумеруется отдельно.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

12.4.7. В делах постоянного срока хранения для учета и поиска документов в начале дела помещается внутренняя опись (приложение № 14).

Листы внутренней описи нумеруются отдельно римскими цифрами.

14.4.8. Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (приложение № 15).

Лист-заверитель составляется специалистом, ответственным
за ведение делопроизводства. В листе-заверителе дела постоянного хранения цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи, особенности физического состояния и формирования дела, ставится дата и подпись работника, сформировавшего дело и указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

В листах-заверителях дел временного хранения указываются количество листов в деле, должность, инициалы и фамилия работника, сформировавшего дело.

12.5. Хранение документов в Комиссии

12.5.1. Дела, с момента их заведения и до передачи в архив, хранятся по месту их формирования – в отделах аппарата Комиссии или в специально отведенном для этой цели помещении, как правило, в шкафах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.

За сохранность документов и дел ответственность несут руководители отделов аппарата Комиссии.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел Комиссии, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел.

12.5.2. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения начальника отдела аппарата Комиссии, при этом в деле обязательно остается заверенная копия документа и акт об изъятии подлинника.

12.6. Составление и оформление описей дел. Передача дел в архив

12.6.1. Законченные делопроизводством дела постоянного срока хранения по истечении сроков, установленных ЦИК России, номенклатурой дел Комиссии передаются на хранение в архив.

12.6.2. Дела со сроками хранения до 5 лет и с пометкой «До минования надобности» хранятся в отделах аппарата Комиссии до истечения сроков их хранения, после чего уничтожаются в установленном порядке.

12.6.3. Дела включаются в опись дел в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел Комиссии. Каждое дело вносится в опись дел под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи дел заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; крайние даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части).

При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками или нескольких томов полностью пишется заголовок первого дела, на остальных делах (томах) пишется «То же», при этом другие реквизиты указываются полностью, но в описи дел на каждом новом листе заголовок этих дел воспроизводится полностью.

12.6.4. В описи дел графа «Примечание» используется для проставления отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о наличии копий и так далее.

12.6.5. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел подписывается специалистом, ответственным за ведение делопроизводства, с указанием его должности и утверждается секретарем Комиссии.

14.6.6. Передача дел в архив осуществляется по описям дел или актам (приложение № 20), которые подписывают секретарь Комиссии и сотрудник архива, участвующий в приеме-передаче дел. Один экземпляр описи или акта хранится в архиве, а другой – в Комиссии.

13. Формирование, ведение и хранение личных дел

13.1. Личныe дела членов Комиссии, работающих на постоянной (штатной) основе, работников аппарата Комиссии ведутся специалистом по кадровой работе. Личное дело состоит из следующих документов:

копия распоряжения о приеме на работу на постоянной (штатной) основе членов Комиссии, работников аппарата с подписью принятого лица, подтверждающей ознакомление, личные заявления о приеме на работу;

сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении на государственную должность или поступлении на государственную гражданскую службу по установленной форме (анкета утвержденного образца, автобиография);

сведения, сообщенные членами Комиссии, работающими на постоянной (штатной) основе, и работниками аппарата об изменениях в анкетных данных (дополнение к анкете);

копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;

декларация о доходах гражданина и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, с отметкой о подаче ее в налоговый орган по месту жительства;

личная карточка работника (форма Т-2);

справка о соблюдении ограничений, связанных с прохождением государственной гражданской службы;

медицинское заключение о состоянии здоровья с указанием отсутствия противопоказаний для прохождения государственной гражданской службы;

копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

копия военного билета или приписного свидетельства (для военнообязанных);

документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности государственной гражданской службы (если гражданин принят на государственную гражданскую службу по результатам конкурса);

документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную тайну, если исполнение обязанностей по государственной должности Забайкальского края или должности государственной гражданской службы связано с использованием таких сведений;

копии наградных документов, если таковые имеются;

личное заявление о согласии на перемещение на другую должность, копия распоряжения о перемещении на другую должность с подписью, подтверждающей ознакомление;

копии распоряжений о присвоении квалификационных разрядов и установлении соответствующих надбавок к должностным окладам;

копии распоряжений об установлении надбавок за выслугу лет;

копии распоряжений об изменении условий оплаты труда;

копии распоряжений о поощрениях, а также копии распоряжений о наложении дисциплинарных взысканий (последние хранятся в деле до снятия или отмены взыскания);

отзыв о служебной деятельности государственного гражданского служащего, подлежащего аттестации, и его аттестационный лист;

копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

копия документов об изменении семейного положения;

копии свидетельств о рождении детей;

личное заявление об увольнении, копия распоряжения об увольнении.

13.2. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. При подготовке к сдаче дел в архив документы переформируются: документ, имеющий самую позднюю дату, должен быть помещен в конец дела, а документ, имеющий самую раннюю дату, – в начало дела, первым.

13.3. В случае смерти лица, на которое заведено личное дело, конечной датой является дата, указанная в документе, извещающем о его кончине. В личное дело помещается копия распоряжения председателя Комиссии о прекращении государственной гражданской службы в связи со смертью.

13.4. Документы, включенные в личное дело, вкладываются в обложку установленной формы, страницы нумеруются в верхнем правом углу карандашом с черным графитом и брошюруются. В конце дела помещается заверительный лист.

На документы личного дела составляется внутренняя опись, которая нумеруется римскими цифрами и помещается в начале дела.

На личные дела составляется опись в двух экземплярах в алфавитном порядке с указанием количества листов и крайних дат дела. В конце описи делается итоговая запись о количестве сданных в архив дел. Опись дел подписывается специалистом отдела кадров и работником архива.

При переходе государственного гражданского служащего на работу в другой государственный орган его личное дело передается по новому месту работы.

14. Ответственность

14.1. Члены Комиссии и работники аппарата, несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов.

14.2. За разглашение информации ограниченного распространения и нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работники аппарата могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

14.3. Ответственность за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в отделах аппарата Комиссии возлагается на их руководителей.

14.4. Ответственность за организацию делопроизводства, контроль за состоянием делопроизводства в Комиссии возлагается на секретаря Комиссии.

18. Приложения

Приложение № 1

ПЕРЕЧЕНЬ

документов, не подлежащих регистрации
*

  Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

  Учебные программы, планы.

  Рекламные извещения, плакаты (учитываются в отделах аппарата по предназначению).

  Поздравительные письма.

   Пригласительные билеты.

   Печатные издания.

   Сообщения, поступившие по сети Интернет, содержащие запросы информационно-справочного характера, предложения и замечания по программному обеспечению интернет-сайта Комиссии (передаются в ИЦ).

  Материалы, поступившие от средств массовой информации с просьбой об интервью, перечень вопросов для интервью, тексты материалов, готовящихся к опубликованию в средствах массовой информации и т. п.

* Указанные документы передаются в отделы аппарата по журналу.

Приложение

Избирательная комиссия Забайкальскогокрая	УТВЕРЖДАЮ
АКТ	Секретарь Избирательной комиссии Забайкальского края
	200	год	№
(дата)
Чита	Подпись	Расшифровка подписи
О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению	Дата

На основании ГОСТ Р.30-2003 и номенклатуры дел Избирательной комиссии Забайкальского края отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы.

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Приме-чание

Итого:		за		Годы
	(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за		годы утверждены, по личному составу
согласованы с ЭК

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 3

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ

№

г. Чита

Приложение № 4

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ

№

г. Чита

Приложение № 5

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

№

г. Чита

Приложение

	Код
Форма по ОКУД
Избирательная комиссия Забайкальского края по ОКПО

(наименование организации)

	Номер документа	Дата составления
РАСПОРЯЖЕНИЕ

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ г. Чита, 672051 тел.(факс): 8 (30 e-mail: *****@***ru № от

Приложение

Приложение

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ избирательной комиссии Забайкальского края

___________________ инициалы, фамилия

«____» _______________ _____ г.

Карточка об исполнении документов, поступивших в Избирательную комиссию Забайкальского края

Приложение

Приложение

Требования к документам, изготовляемым с помощью
печатающих устройств, и к файлам текстовых документов

1. Текст документов на бланках формата А4 печатают через полтора межстрочных интервала.

Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через два межстрочных интервала.

2. Название вида документа печатается прописными буквами.

3. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

4. Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

5. Ввод, форматирование и вывод на печать документов производится на компьютерах с использованием текстового процессора версии не ниже MS Word 97 или MS Excel 97 табличного редактора версии не ниже MS Excel 97.

6. При форматировании документов обязательно работать с включенной кнопкой, ,, чтобы видеть на экране все служебные символы.

7. При вводе документов используется стиль «Документ ЦИК», который имеет следующие параметры:

·  Шрифт TimesNewRomanCyr

·  Размер: 14 пунктов

·  Отступ: слева 0

·  Интервал: перед 6 пунктов

после 0 пунктов

·  Межстрочный интервал: полуторный

·  Первая строка: отступ на 1,25 см

8. Размеры полей должны иметь следующие параметры:

·  верхнее 2,0 см

·  нижнее 2,0 см

·  левое 3,0 см

·  правое 1,5 см

От края до колонтитула:

·  верхнего 1,25 см

·  нижнего 1,25 см

9. При подготовке документов используют следующие реквизиты:

·  наименование организации;

·  наименование вида документа;

·  ссылка на регистрационный номер и дату документа;

·  место составления или издания документа;

·  адресат;

·  гриф утверждения документа;

·  заголовок к тексту;

·  текст документа;

·  отметка о наличии приложения;

·  подпись;

·  гриф согласования документа;

·  отметка об исполнителе;

·  идентификатор электронной копии документа.

10. Реквизиты (кроме текста документа), состоящие из нескольких строк, печатают с использованием стиля «Адресат» со следующими параметрами:

·  Штрифт TimesNewRomanCyr

·  Размер 14 пунктов

·  Отступ слева 7 см

справа 0

·  Интервал перед 6 пунктов

после 0 пунктов

·  Межстрочный интервал одинарный

·  Отступ первой строки нет

Если составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Гриф согласования документа», «Отметка о наличии приложения» не умещаются на одной строке, разрыв строки в нужном месте производится с помощью символа «Разрыв строки» (¿ - комбинация клавиш Shift - Enter), например:

	СОГЛАСОВАНО
	Генеральный директор НПО "Химавтоматика"

11. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют сверху по центру листа арабскими цифрами без всяких знаков препинания.

Если документ имеет приложение, то оно печатается с новой страницы.

12. Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов, используя системы проверки правописания.

13. Каждый документ со всеми приложениями к нему помещают в отдельный файл. Внутри файла сам документ и каждое приложение помещают в отдельные разделы.

14. Все реквизиты документа отделяют друг от друга одной пустой строкой, образуемой символом абзаца (¶ - клавиша Enter). В тексте не должно встречаться более двух символов абзаца подряд.

15. Не допускается писать слова с разрядкой, вставляя пробелы между буквами в словах. Не допускается использование пробелов для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. В тексте не должно встречаться подряд более одного символа пробела.

16. Не допускается включать в текст документа разделительные линии, составленные из цепочек символов (*, =, -, ­– и других).

17. Не допускается использование в русских словах сходных по начертанию латинских букв (A, a, B, C, c, E, e, H, K, M, O, o, P, p, r, X, x, y).

18. Не допускается использование символа табуляции (®) для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. Абзацный отступ устанавливают в меню Формат/Абзац или с помощью верхнего движка на горизонтальной линейке.

19. Не допускается использование символа «-» для обозначения переноса. Вместо него следует использовать символ мягкого переноса
(- комбинация клавиш Ctrl – «-»).

20. Для написания римских цифр должны использоваться заглавные буквы латинского алфавита (I, V, X, C, D, L, M). Использование для этой цели русских букв и арабских цифр не допускается.

21. Вместо буквы «Ё» должна употребляться буква «Е».

22. Реквизиты «Наименование вида документа» должны быть выровнены по центру и каждый из них должен представлять собой один абзац, то есть внутри текста каждого реквизита не должно быть символа абзаца. Не допускается использование символа абзаца для прерывания строки в произвольном месте, для этого следует использовать символ разрыва строки (¿ - комбинация клавиш Shift - Enter).

Приложение

СПИСОК

должностных лиц (организаций), которым направляется постановление (выписка из протокола) Избирательной комиссии

Забайкальского края
№ _________от «____»___________200_ года

(указать заголовок)

№ п/п	Наименование органа (организации)	Кол-во экз.	Примечание

Руководитель структурного подразделения_________________________

Исполнитель__________________________________

«____» _______________200_ года

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ Приложение

ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ индекс г. Чита на год

УТВЕРЖДАЮ Председатель Избирательной комиссии Забайкальского края ________________ (подпись, инициалы) «___» ______________ 200 года

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел, единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примеча-ние
1	2	3	4	5
	(должность ответственного за делопроизводство)		(подпись)		(инициалы, фамилия)
	«___» ______________ 200___ г. ОДОБРЕНО	СОГЛАСОВАНО
	Протокол экспертной комиссии Избирательной комиссии Забайкальского края	Протокол экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов Забайкальского края
	от « ___» _____________200 ___ г. № _____	от « » 200 __ г. № ________
	Председатель ЭК _____________________________________	Председатель ЭПК ___________________________________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 200 ___ году в Избирательной комиссии Забайкальского края

Приложение

Код госархива ________________

Код учреждения _______________

 

(Наименование государственного архива)

Избирательная комиссия

Забайкальского края

(Наименование учреждения и структурного подразделения)

ДЕЛО № том №

Первые экземпляры протоколов территориальных избира-

тельных комиссий об итогах голосования по федеральным

избирательным округам и приобщенные к ним сводные

таблицы. (заголовок дела)

07.12.2003г.

07.12.2003г.

(Дата)

На 65 лист(ах) Хранить

постоянно

Приложение

Фонд №___________ Дело № _________

Опись № __________

Дело №____________

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела ________

№ п\п	Дата и номер документа	Автор и краткое содержание документа	Номер листов	Приме- чание

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК Управления по делам Архивов Забайкальского края № « » от 200 .Председатель ЭПК « »_________________200 г.	УТВЕРЖДАЮ Секретарь Избирательной комиссии Забайкальского края (подпись, инициалы) « »________________ 200 г.

Приложение

Центральная Избирательная комиссия Российской Федерации

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ

ФОНД № Р –

ОПИСЬ №

дел постоянного срока хранения

200 год.

№ п/п	Индексы дел	Название раздела описи (структурного подразделения организации), заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Приме-чание
1	2	3	4	5	6

Приложение

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

В деле прошито и пронумеровано ____________________________ листов

(цифрами и прописью)

С № _____________________ по № _______________________

В том числе:

Литерные номера листов ___________________________________________

Пропущенные номера листов _______________________________________

_________________________________________________________________

Листов внутренней описи _________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов

Наименование

должности

работника ______________ Подпись _______________Расшифровка подписи

Приложение

	УТВЕРЖДАЮ
	Председатель ________________________ (наименование соответствующей избирательной комиссии)
	(Ф. И.О., подпись)
	«_____» __________ 20_____ г.

АКТ

уничтожения персональных данных и иной конфиденциальной информации,

находящейся на программно-технических средствах комплексов средств

автоматизации ГАС «Выборы»

«_____» ______________ 20___ г.

Председатель комиссии

(руководитель информационного центра) _____________________

(ФИО)

Член комиссии

Системный администратор _____________________

(ФИО)

составили настоящий акт в том, что « » 20___г. произведено уничтожение персональных данных или иной конфиденциальной информации, находящейся на ________________________________________

__________________________________________________________________

(наименование АРМ по утвержденной конфигурации, номер КСА ИКСРФ, ТИК, ФИО ответственного пользователя АРМ, заводской или учетный номер системного блока ПЭВМ, носителя информации, тип удаляемой конфиденциальной информации в соответствии с утвержденным ЦИК России перечнем персональных данных и иной конфиденциальной информации, способ уничтожения информации).

Председатель комиссии

(руководитель информационного центра) _________________

(подпись)

Член комиссии

Системный администратор _________________

(подпись)

Примечание.

Комиссия должна назначаться распоряжением председателя соответствующей избирательной комиссии и состоять не менее чем из двух человек, допущенных к работе с персональными данными и иной конфиденциальной информацией.