Инструкция по делопроизводству в администрации района и ее структурных подразделениях

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в администрации района и ее структурных подразделениях

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации района (далее - Инструкция) устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в администрации района, определяет порядок работы со служебными документами, а также порядок рассмотрения обращений граждан.

1.2. Делопроизводство в администрации района организуется с использованием информационной системы электронного документооборота.

1.3. Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, нормативными правовыми актами области.

1.4. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех муниципальных служащих администрации района. Все муниципальные служащие администрации района ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применение современных программно-технических средств в работе с документами, организационно-методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации района осуществляется управляющим делами администрации района.

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях администрации района, за соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами несут руководители структурных подразделений администрации района.

Непосредственное ведение делопроизводства возлагается на муниципальных служащих, обязанности, права и ответственность которых

определяются их должностными инструкциями.

1.7. Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении администрации района обеспечивает его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией и знакомит всех муниципальных служащих подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.8. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, перемещением или увольнением муниципальные служащие обязаны передать все находящиеся у них на исполнении (контроле) документы и дела по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения другому муниципальному служащему.

1.9. В случае утраты документа муниципальный служащий докладывает об этом руководителю структурного подразделения администрации района и сообщает управляющему делами администрации района.

1.10. Переписка между структурными подразделениями администрации района по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке, запрещается, за исключением случаев, определенных указаниями главы района и заместителей главы администрации района.

1.11. При работе с документами в администрации района не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.12. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальной Инструкцией и с учетом требований настоящей Инструкции.

2. Подготовка и оформление документов

2.1. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman размером № 14 (для оформления табличных материалов № 11,12, 13, 14).

2.2. Каждый вид документа должен иметь определенный формат бланков, цвет бумаги и краски, комплекс реквизитов (приложение № 1), стабильный порядок их расположения.

2.3. При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей: левое поле - не менее 30 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы

арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

2.5. Документы в администрации района оформляются, как правило, на бланках, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.

В администрации района применяются следующие бланки:

общий бланк (приложение № 2);

бланк письма главы района (приложение № 3);

бланк письма администрации района (приложение № 4);

бланк постановления главы района (приложение № 5);

бланк постановления администрации района (приложение № 6);

бланк распоряжения главы района (приложение № 7);

бланк распоряжения администрации района (приложение № 8);

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

При переписке между подразделениями администрации района бланк не используется.

2.6. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов:

2.6.1. Наименование организации

Наименование организации (структурного подразделения), в которой подготовлен документ, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

2.6.2. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.6.3. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП)

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.6.4. Справочные данные об организации

Справочные данные об организации - авторе документа проставляются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты.

2.6.5. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем, документах и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

2.6.6. Дата документа

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата

проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дату документа оформляют цифровым способом (арабскими цифрами) в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 05 апреля 2008 г. следует оформлять 05.04.2008 (в конце точка не ставится, сокращение слова год г. - не допускается).

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 05 апреля 2008 г.

2.6.7. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.6.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

2.6.9. Место составления или издания документа

Местом составления или издания документа указывают, как правило, р. п. Инжавино. В случае, если документ составлен в ином населенном пункте, находящемся вне границ р. п. Инжавино, в документе указывают наименование соответствующего населенного пункта.

2.6.10. Адресат

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам или физическим лицам. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Министерство экономического

развития и торговли

Российской Федерации

Управление по взаимодействию

с органами местного самоуправления

администрации области

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Председателю комитета

по управлению имуществом

области

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации поселений района

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному врачу

муниципального учреждения здравоохранения

"Инжавинская центральная районная больница"

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Закрытое акционерное общество

"Инвестиционная строительная

компания "Тамбовинвестстрой"

ул. Куйбышева, 12а, г. Тамбов,

392002

При адресовании письма физическому лицу указывают инициалы получателя и фамилию, затем почтовый адрес, в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Например:

, г. Кирсанов,

Тамбовская обл., 393360

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

Если документ является ответным, первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов.

Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа). Последний экземпляр документа оформляется на чистом листе бумаги (не на бланке), визируется в установленном порядке и остается в деле отправителя.

2.6.11. Гриф утверждения документа

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально изданным документом.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель главы администрации района

Личная подпись

17.04.2008

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Примерный перечень утверждаемых документов прилагается (приложение № 9).

2.6.12. Резолюция

Резолюция пишется соответствующим должностным лицом, как правило, на отдельном листе бумаги формата А6, который скрепляется с документом и является неотъемлемой его частью. Резолюция может проставляться на самом документе между адресатом и текстом или на свободном поле документа.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. Например:

Прошу подготовить проект

распоряжения к 07.05.2008

(личная подпись)

27.04.2008

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

2.6.13. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля. Он должен кратко и точно раскрывать содержание документа и отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например: "О выделении...", "Об изменении..."; "чего (кого)?", например: "Должностная инструкция консультанта...".

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал "точно" 12 пт. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К текстам документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

2.6.14. Отметка о контроле

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К" или словом "КОНТРОЛЬ".

2.6.15. Текст документа

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации, изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

Содержание и структура текста документа определяются функциональным назначением документа.

Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках или сносках. Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.

В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. Также допускается использование сокращений наименований федеральных органов государственной власти и субъектов Российской Федерации, предусмотренных в соответствующих правовых актах.

Сокращение наименований предприятий, учреждений, организаций должно соответствовать сокращениям, установленным учредительными документами (положениями, уставами) этих организаций. В текстах правовых актов наименование организаций-исполнителей должно приводиться полностью.

Инициалы имени и отчества располагаются перед фамилией, как в тексте документа, так и в реквизитах "Адресат" (при направлении писем

должностным лицам), "Подпись". При перечислении фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий.

Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первой части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: вид документа, наименование организации, подготовившей документ, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В постановлениях, распоряжениях главы района и администрации района изложение текста должно идти от первого лица единственного числа.

В распорядительных документах администрации района и коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т. п.).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили", "постановили" и т. п.).

Тексты протоколов излагают от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ").

В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений администрации района (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "в состав управления входят ...", "комиссия установила...", "собрание считает...").

В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить...", "направляем на рассмотрение...");

от первого лица единственного числа ("прошу подготовить..., "прошу предоставить...");

от третьего лица единственного числа ("отдел не возражает...", "администрация района направляет...").

Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля (5 печатных знаков).

Оформление рукописного текста документов должно соответствовать

установленным требованиям к оформлению документов. Такие документы должны писаться четко и разборчиво на стандартных листах бумаги, не допускается писать карандашом, очень мелким подчерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.

2.6.16. Отметка о наличии приложения

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Инструкция по делопроизводству в администрации района и приложения к ней, всего на 68 л. в 1 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес.

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку "ПРИЛОЖЕНИЕ" с указанием вида документа, его даты и номера. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к постановлению администрации района

2.6.17. Подпись

Проекты документов представляются на подпись должностным лицам исходя из их компетенции полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документы готовились.

Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.

При массовой рассылке копий документов подписывается только один

экземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатам рассылаются размноженные и заверенные его копии.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документе, составленном комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей.

Недопустимо помещать перед наименованием должности при подписании документов всех видов предлог "за" или косую черту.

В случаях, когда исполнение обязанностей руководителя возлагается на его заместителя или другое должностное лицо, издается соответствующий распорядительный документ, в котором определяются сроки и причины возложения исполнения обязанностей.

В период исполнения обязанностей руководителя его заместители или иное должностное лицо в реквизите "Подпись" указывает исполняемую им должность, свои инициалы и фамилию, например:

И. о. начальника отдела

администрации района Личная подпись

2.6.18. Гриф согласования документа

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления образования

и науки Тамбовской области

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

30.04.2008

СОГЛАСОВАНО

Письмо Росархива

-15/155-К

Гриф согласования располагается ниже наименования должности лица, подписавшего документ, от края левого поля документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.

2.6.19. Визы согласования документа

Согласование документа оформляют визой, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Заместитель главы администрации района

21.03.2008

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник юридического отдела администрации района

21.03.2008

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации (постановление, распоряжение и т. п.), визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (письмо, справка, отчет и т. п.).

Оформление виз документа возможно и на отдельном листе согласования.

Допускается полистное визирование финансовых, регистрационных и иных особо важных документов.

Согласование проекта правового акта администрации района оформляют в соответствии с пунктом 3.16 настоящей Инструкции.

2.6.20. Оттиск печати

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

2.6.21. Отметка о заверении копии

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы имени, отчества, фамилия); дату заверения.

Например:

Верно.

Управляющий делами

администрации района Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

2.6.22. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы имени и отчества, фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:

2 12 62

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

2.6.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована руководителем администрации района или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

2.6.24. Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Отметку о поступлении документа располагают в правом нижнем углу первого листа документа.

3. Требования к подготовке и оформлению проектов постановлений и
распоряжений главы района и администрации района

3.1. Глава района издает постановления и распоряжения

администрации района, в случаях, установленных федеральными законами, Уставом Инжавинского района, законами области, издает постановления и распоряжения главы района.

Постановлениями оформляются предписания, устанавливающие правовые нормы (правила поведения) обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение (приложения №

Решения, рассчитанные на однократное применение, содержащие индивидуальные предписания и адресованные одному лицу принимаются в форме распоряжений и оформляются согласно приложению № 14.

3.2. Проекты правовых актов (постановлений и распоряжений) главы района, администрации района вправе вносить заместители главы администрации района, руководители структурных подразделений администрации района.

Ответственность за качество проектов, их согласование несут должностные лица, вносящие проект.

3.3. Правовые акты главы района, администрации района издаются на соответствующих бланках установленной формы ( приложения №

3.4. Учет правовых актов главы района, администрации района и их проектов ведется управляющим делами администрации района.

3.5. К проектам правовых актов главы района, администрации района при необходимости должна прилагаться справка о состоянии законодательства по вопросам, регулируемым проектом.

3.6. Подготовка проектов постановлений (распоряжений), разрабатываемых во исполнение нормативных правовых актов администрации области, органов государственной власти, осуществляется в сроки не позднее 20 дней со дня их поступления при подготовке проекта постановления и 10 дней распоряжения.

3.7. Заголовок к правовым актам главы района, администрации района печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется от границы левого поля документа флаговым способом. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос "О чем?" подготовлен правовой акт. Заголовок, состоящий из пяти и более строк, печатается через межстрочный интервал "точно 12 пт" и продлевается до границы правого поля документа. Точка в конце заголовка не ставится.

3.8. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается через один межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Если содержание постановления (распоряжения) не нуждается в пояснении, то преамбула отсутствует.

В констатирующей части кратко излагаются цели, задачи, факты, события, послужившие основанием для издания правового акта.

Если правовые акты принимаются на основе (в развитие, во исполнение) правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, законов области, правовых актов главы администрации области, администрации области, то в преамбуле пишется во исполнение какого правового акта (его статьи, пункта) издается данный правовой акт, либо в целях реализации каких полномочий он издается. При ссылке указывается вид документа, дата, номер и его наименование. В том случае, если в указанные правовые акты были внесены изменения, то после наименования в скобках указывается дата последнего изменения, например:

"В соответствии со статьей 13 Закона Тамбовской области от 01.01.2001 "О регулировании земельных отношений в Тамбовской области" (в редакции от 20.07.20".

Преамбула в проектах постановлений главы района, администрации района завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ".

Распорядительная часть должна содержать пункты, предусматривающие:

конкретные задания исполнителям с указанием сроков их исполнения;

точное наименование исполнителей задания;

порядок обеспечения выполнения заданий материально-технической базой и финансированием;

поручения по контролю исполнения правового акта или его отдельных пунктов с указанием, на кого возложен контроль. При отсутствии в тексте указаний о лицах, контролирующих отдельные пункты документа, контроль исполнения этих пунктов возлагается на разработчика этих документов либо на лицо, указанное в резолюции руководителя администрации района по конкретному правовому акту. Фамилии муниципальных служащих, на которых возлагается контроль документа в целом и его отдельных пунктов, указываются также в справке к проекту;

указания о снятии с контроля ранее принятого правового акта в случае его выполнения или принятия нового правового акта, если такое указание необходимо;

указание об отмене, изменении или дополнении действующих правовых актов, если издаваемый правовой акт отменяет действующий или принимается в дополнение (изменение) действующего акта.

Каждый пункт правового акта должен начинаться с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (утвердить, внести, предложить, указать, считать и т. д.). Использовать формулировки: "решить вопрос", "обратить внимание" и т. п. в правовых актах не допускается.

Документы (программы, положения, планы, нормы и т. п.), которые

предлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта главы района, администрации района, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

Если проект постановления (распоряжения) главы района, администрации района содержит пункт о выделении денежных средств, то к нему должна прилагаться утверждаемая смета расходов.

При подготовке нормативных правовых актов главы района, администрации района в текстах документов нельзя отделять арабские и римские цифры от единицы измерения и поясняющих слов, например, неправильно писать на одной строке "03", а на следующей "января 2008 г.", или соответственно "72" - "км", "XXI" - "век".

При переносе с одной строки на другую нельзя отделять инициалы имени и отчества от фамилии.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, пишутся в тексте цифрами и словами, например, 5 (пять) тыс. рублей, 2 (два) млн. рублей.

Если в тексте нормативного правового акта главы района, администрации района необходимо изменить цифры, то делается запись:

"В пункте 2 цифры "31" заменить цифрами "38".

Предписания, адресуемые подведомственным органам, формулируются в категоричной форме.

В отношении организаций, не находящихся в подчинении администрации района, но расположенных на подведомственной территории, применяются глаголы типа "предложить", "рекомендовать". В отдельных случаях возможна и категоричная форма обращения, если правовой акт (постановление, распоряжение) издается по тем вопросам компетенции главы района, по которым он вправе давать общеобязательные указания.

Все изменения, вносимые в ранее принятое постановление (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

3.9. Содержание издаваемых правовых актов главы района, администрации района не должно противоречить ранее принятым актам или дублировать их, если при этом не изменяется (отменяется) ранее изданный акт.

3.10. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте на них обязательно делается ссылка;

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается

контроль за исполнением правового акта.

Пункт об изменении (дополнении) отдельных положений действующего правового акта главы района, администрации района строится по схеме:

"Внести изменения в постановление администрации района от ______________ № ___ "(наименование постановления)":

пункт 3 изложить в следующей редакции:

"3. ...(текст новой редакции пункта)";

абзац пятый пункта 4 изложить в следующей редакции:

" ..... (текст новой редакции абзаца".

Пункт о внесении изменений в приложение к постановлению главы района, администрации района строится по следующей схеме:

"Внести в приложение к постановлению администрации района от _______________ № ___ "(наименование постановления)" следующие изменения:

пункт 4 изложить в следующей редакции:

"4. ...( текст новой редакции пункта)";

в абзаце третьем пункта 8 слова "___________" исключить".

Пункт о дополнении отдельного положения действующего правового акта главы района, администрации района строится по схеме:

"Пункт 4 постановления главы района (администрации района) от _______________ № __ "(наименование постановления)" после слов "_________." дополнить словами "_______________".

3.11. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт главы района, администрации района подлежит признанию утратившим силу и издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего.

3.12. Пункт о признании утратившими силу или об отмене действующих правовых актов главы района, администрации района или их отдельных пунктов (абзацев) следует начинать со слов: "Признать утратившим (утратившими) силу...".

3.13. Приложения к проектам постановлений, распоряжений оформляются на отдельных листах бумаги ( приложения №

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений, распоряжений.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте документа дается ссылка "согласно приложению" или (приложение), то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", следующая строка содержит ссылку на постановление (распоряжение) и размещается через межстрочный интервал 18 пт (1,5 интервала). Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через один межстрочный интервал.

При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к постановлению администрации района

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить согласно приложению" (положение, список комиссии, перечень мероприятий и т. д.) на самом приложении в правом верхнем углу листа располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН", "УТВЕРЖДЕНА" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации района

Слова "УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

При наличии нескольких приложений с грифом утверждения над этим грифом проставляется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" и его номер. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации района

Заголовок к тексту приложения печатается по центру. Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 3 - 4 межстрочными интервалами, от текста приложения межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки

печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, нумерация граф таблицы повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. При наличии нескольких приложений на втором и последующих листах каждого в правом верхнем углу проставляется "Продолжение приложения № 1" или "Продолжение приложения № 2".

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через один межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В случае необходимости к тексту приложения могут дополнительно прилагаться документы, при этом в правом верхнем углу следует писать:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к Положению о районном конкурсе

"Лучшее общеобразовательное учреждение

по подготовке к новому учебному году"

При наличии нескольких листов в таком приложении на втором и последующих листах в правом верхнем углу проставляется:

Продолжение приложения

к Положению о районном конкурсе

"Лучшее общеобразовательное учреждение

по подготовке к новому учебному году"

Приложения к документу визируются заместителем главы администрации района, которым вносится проект, на оборотной стороне последнего листа приложения в нижней его части при условии наличия в тексте документа формулировки "утвердить согласно приложению". При отсутствии в тексте документа формулировки об утверждении приложения, приложение подписывает заместитель главы администрации района по компетенции.

В том случае, если принимается постановление о выделении ассигнований, то в тексте документа в обязательном порядке должна быть формулировка "утвердить смету согласно приложению" и она подписывается

заместителем главы администрации района по компетенции.

3.14. Перечень утрачиваемых силу правовых актов главы района, администрации района приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности.

Перечень, содержащий более четырех утрачиваемых силу правовых актов администрации области, может быть приложен к основному правовому акту. В этом случае пункт о признании утратившими силу правовых актов главы района, администрации района формулируется следующим образом:

«Признать утратившими силу постановления (распоряжения) администрации района по перечню согласно приложению».

3.15. На оборотной стороне последнего листа правового акта главы района, администрации района указываются инициалы имени, отчества, фамилия исполнителя, номер его телефона. Например:

2 18 67

3.16. Проекты постановлений (распоряжений) главы района, администрации района должны пройти согласование и правовую экспертизу. Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает наименование должности, личную подпись визирующего с расшифровкой, дату визирования документа.

Для более оперативной проработки сложных нормативных правовых документов могут направляться на предварительное согласование их электронные копии. Передача электронных копий правовых актов главы района, администрации района на согласование производится по электронной почте. Доработка документа производится путем обмена измененными электронными версиями.

Срок согласования срочных проектов не должен превышать одного дня (срочность определяется главой района).

Срок согласования проектов постановлений (распоряжений) главы района, администрации района - не более 2 рабочих дней. При визировании документов, затрагивающих финансовые интересы района, срок визирования начальником финансового отдела администрации района - до 5 рабочих дней.

Срок правовой экспертизы - не более 5 рабочих дней. Для правовой экспертизы проектов документов объемом более 10 страниц - до 7 рабочих дней.

Правовая экспертиза проекта правового акта главы района, администрации района включает в себя вводную часть, в которой отражаются комплексный анализ правовых актов всех уровней с оценкой законности представленного проекта документа, в том числе соответствия его актам более высокой юридической силы и ранее принятым решениям,

вопросы полноты представленных расчетов, обоснований и прогноза социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений и основной части, в которой излагаются пункты, нарушающие действующее законодательство (вид, дата, номер соответствующего акта). Вводная часть может отсутствовать.

Заключение визируется лицом, проведшим экспертизу, подписывается начальником юридического отдела администрации района и возвращается разработчику документа. На основании заключения разработчик документа дорабатывает текст и передает его для дальнейшего согласования в юридический отдел администрации района.

Если в процессе согласования в материалах подготовки проекта документа имеются заключения, содержащие противоречивые замечания и позиции, то должностными лицами должны быть приняты меры к устранению таких противоречий. Если замечания не принимаются, составитель проекта документа готовит мотивированное письмо с изложением своей позиции и прилагает его к этому проекту.

Право урегулирования отдельных спорных ситуаций при подготовке официальных документов осуществляется заместителем главы администрации района, в компетенции которого находится рассматриваемый вопрос, путем создания комиссии с приглашением заинтересованных сторон и независимых экспертов.

Имеющиеся в процессе согласования у должностного лица возражения или замечания по проекту постановления или распоряжения излагаются отдельно и прилагаются к проекту.

Документ в обязательном порядке должен быть завизирован исполнителем; начальником юридического отдела администрации района; руководителем структурного подразделения администрации района, который представил проект; управляющим делами администрации района. Со всеми визами проект документа направляется на согласование первому заместителю или заместителю главы администрации района по компетенции. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа правового документа в нижней его части от края левого поля.

Список лиц, визирующих документы, может дополнительно определяться начальником юридического отдела администрации района.

Если в процессе доработки в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных организаций.

При согласовании проектов правовых актов главы района, администрации района допускается использование электронной подписи. Порядок использования электронной подписи при согласовании документов устанавливается отдельным постановлением администрации района.

3.17. Правовые акты главы района, администрации района подписывает глава района, а в его отсутствие первый заместитель главы администрации района.

Подпись отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи, инициалов имени, отчества и фамилии. Слова "Глава района" печатаются в одну строку. Инициалы имени, отчества и фамилия главы района печатаются у правой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

3.18. Постановления и распоряжения главы района, администрации района регистрируются начальником отдела организационно-контрольной и кадровой работой администрации района.

Нумерация постановлений и распоряжений главы района, администрации района ведется раздельно по видам документов и по годам. Регистрационный номер документа - состоит из знака № и порядкового номера документа.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например, . К порядковому номеру распоряжения по кадровым вопросам буквы не проставляются.

3.19. Все подписанные постановления и распоряжения главы района, администрации района оформляются и рассылаются не позднее трехдневного срока.

Прокурору района, правовому отделу управления по взаимодействию с органами местного самоуправления администрации области, районному Совету народных депутатов постановления и распоряжения рассылаются в срок не позднее 10 числа месяца, следующего за месяцем издания.

3.20. Размноженные экземпляры постановлений, распоряжений и приложений к ним удостоверяются печатью управляющего делами администрации района (в исключительных случаях гербовой печатью).

3.21. Все постановления и распоряжения главы района, администрации района, содержащие пункт о контроле, направляются в отдел организационно-контрольной и кадровой работы администрации района на бумажных носителях.

4. Особенности работы с нормативными правовыми актами районного Совета народных депутатов в администрации района

4.1. Подготовка проектов решений районного Совета народных депутатов (далее именуются – проект решения), вносимых в районный Совет народных депутатов главой района в порядке нормотворческой инициативы, осуществляется структурными подразделениями администрации района, муниципальными учреждениями, иными организациями с соблюдением сроков, установленных Регламентом администрации Инжавинского района.

4.2. Проект решение должен быть внесено в районный Совет народных депутатов не позднее 15 календарных дней до дня заседания, на котором предполагается его рассмотрение.

4.3. Проект решения и сопроводительные документы к нему оформляются в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией и Регламентом администрации Инжавинского района.

4.4. Письмо главы района о внесении проекта решения в районный Совет народных депутатов подготавливается в соответствии с требованиями подраздела 5.2 настоящей Инструкции и визируется начальником юридического отдела администрации района, руководителем структурного подразделения администрации района, заместителя главы администрации района, подготовившего проект решения.

5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

5.1. Протокол

5.1.1. Протокол составляется на основании аудиозаписей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Протоколы заседаний коллегии администрации района, оформляются согласно приложению № 15 к настоящей Инструкции в течение 14 рабочих дней.

Решения коллегии прилагаются к протоколу заседания коллегии и нумеруются путем проставления порядкового номера протокола.

Если проект решения, представленный для рассмотрения на заседании коллегии, требует доработки, он передается отделом организационно-контрольной и кадровой работы администрации района, соответствующему заместителю главы администрации района, для внесения изменений с учетом замечаний и предложений, высказанных на заседании коллегии при его обсуждении. Доработка проводится в течение трех рабочих дней после заседания или в специально установленный коллегией срок.

Совещания протоколируются муниципальными служащими структурных подразделений администрации района, готовивших вопросы к обсуждению. Протокол должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня проведения совещания.

5.1.2. В администрации района, протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждений вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

5.1.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

Председатель

Секретарь

Присутствовали - (список лиц, присутствовавших на заседании (совещании) или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек).

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов в порядке их значимости, докладчики по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами и его наименование начинается с предлога: "О" ("Об").

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Нумерация разделов должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

2. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ и т. д.

Содержание разделов зависит от формы изложения протокола: краткой или полной.

Протокол краткой формы изложения составляется, как правило, в случае протоколирования планерных совещаний у руководителей администрации района.

В протоколе краткой формы изложения в разделе "СЛУШАЛИ" указываются только фамилии докладчиков, а в разделе "ВЫСТУПИЛИ" фамилии выступивших в прениях по каждому вопросу повестки дня.

Раздел "ВЫСТУПИЛИ" может отсутствовать, если протокольное решение принимали без обсуждения.

В протоколе полной формы изложения в разделе "СЛУШАЛИ" излагается содержание докладов по вопросам повестки дня или делается в тексте сноска "Текст доклада прилагается".

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" дается запись всех выступлений по каждому вопросу повестки дня, в том числе вопросов к докладчику и ответов на них.

В разделе "РЕШИЛИ" излагаются принятые решения с указанием конкретных исполнителей, сроков исполнения, должностных лиц,

ответственных за контроль исполнения.

При необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

5.1.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

5.1.5. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний, заседаний комиссий и др. Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола и рассматриваемого вопроса в повестке дня. Решения коллегии могут служить основанием для издания правового акта администрации района.

Копии протоколов или выписки из них (принятые решения) при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения администрации района, готовивший рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью управляющего делами администрации района.

Принятые решения могут доводиться до исполнителей самостоятельными правовыми актами.

5.1.6. Протоколы печатаются на общем бланке формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово "Протокол" печатается от границ верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом № 17 и выравнивается по центру, отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами;

Вид заседания, совещания - печатается через 1 междустрочный интервал от предыдущего реквизита и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания - указывается где (у какого руководителя) проводится совещание и печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания" и выравнивается по центру.

Дата протокола - оформляется цифровым способом и печатается от края левого поля на уровне предыдущего реквизита.

Номер протокола - проставляется у края правого поля на уровне места проведения заседания, совещания.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и оформляется следующим образом:

Председатель личная подпись инициалы и фамилия

Секретарь личная подпись инициалы и фамилия

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалами имени, отчества и фамилией.

5.2. Служебные письма

5.2.1. Служебные письма администрации района, структурных подразделений администрации района, готовятся:

как ответы о выполнении поручений главы района, заместителей главы администрации района;

как исполнение поручений главы района, заместителей главы по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции администрации района;

как сопроводительные письма к проектам нормативных актов района, другим документам;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

5.2.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями администрации района, структурных подразделений администрации района.

5.2.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

5.2.4. Ко всем служебным письмам составляются заголовки. Заголовок должен четко и точно раскрывать содержание письма.

5.2.5. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

5.2.6. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

"Администрация района считает...", "Управление сельского хозяйства администрации района рассмотрело...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст

излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

5.2.7. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях администрации района и должностных инструкциях муниципальных служащих.

5.2.8. Инициалы имени, отчества, фамилия исполнителя и номер телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа письма в нижнем углу от края левого поля листа.

5.2.9. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

5.2.10. Виза проставляется на последнем листе второго экземпляра письма на нижнем поле. Виза включает наименование должности лица, визирующего документ, личную подпись с расшифровкой и дату. Письма, подготовленные руководителями структурных подразделений администрации района, для подписания главой района, визируются исполнителем и курирующим подразделение заместителем главы администрации района.

5.3. Телеграмма

5.3.1. Телеграммами пользуются преимущественно в междугородной переписке.

5.3.2. Передача служебного документа по телеграфу допускается лишь в тех случаях, когда его пересылка почтой замедляет исполнение.

5.3.3. Телеграммы по приоритетности обработки делятся на категории: "вне категории", "внеочередная", "Президент Российской Федерации", "высшая правительственная", "правительственная", "срочная", "обыкновенная". Категория телеграммы устанавливается лицом, подписавшим ее, и указывается перед текстом телеграммы.

5.3.4. Телеграммы визируют, подписывают, датируют в соответствии с общими требованиями, которые предъявляют к документам. Однако их составление имеет свои особенности.

Текст телеграмм составляется предельно кратким и печатается через два интервала прописными буквами без предлогов, союзов, местоимений, знаков препинания, если они не имеют смыслового значения и их отсутствие не искажает содержания. Знаки препинания (при необходимости их проставления) обозначаются сокращенными сочетаниями: ТЧК - точка, ЗПТ запятая, ВСКЛ - восклицательный знак, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ - кавычки; текст телеграммы подписывается главой района, заместителями главы

администрации района. Текст вместе с подписью руководителя отчеркивается сплошной чертой, под которой пишутся реквизиты администрации района, дата составления телеграммы, подпись главы района ( приложение № 16). Обратный адрес пишется без всяких сокращений, со знаками препинания, в тексте телеграммы он не передается и стоимость его не оплачивается.

5.4. Акт

5.4.1. Акты составляются, как правило, комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительными документами.

5.4.2. Акт оформляется на общем бланке ( приложение №17). Дата и место составления, проставляемые на бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

5.4.3. В акте перед текстом проставляется заголовок, начинающийся с предлога "О" и формулируемый с помощью отглагольного существительного: "О приеме-передаче материальных ценностей", "О списании испорченных бланков писем".

5.4.4. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.

Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта (распорядительный документ, договор и т. п.), перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны присутствовавшие при этом лица). Начинается эта часть словом "Основание", которое печатается через 2 - 3 межстрочных интервала после заголовка, с абзаца. После слова "Основание" ставится двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

С новой строки от полей с прописной буквы пишется слово "Составлен" и далее перечисляется состав комиссии. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной комиссией, установленные факты, результаты. Констатирующая часть может быть оформлена таблицей.

В заключительной части акта делаются выводы и даются рекомендации. Эта часть текста необязательна. Акт может заканчиваться и констатацией фактов.

Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление. В этом случае после текста перед подписями указывают количество составляемых экземпляров акта и их местонахождение. Например,

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экз. направлен в отдел бухгалтерского учета и отчетности;

2-й экз. - в дело.

Эта часть текста также необязательна.

5.4.5. При наличии приложений на них делается ссылка.

5.4.6. Акт подписывают председатель и все составители. Должности перед фамилиями не проставляются.

5.4.7. Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своем несогласии. Его особое мнение оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Ряд разновидностей актов требует утверждения. Например, акт о списании пришедшей в негодность мебели, акт о выделении к уничтожению документов и дел администрации района и т. д. Утверждение оформляется грифом в установленном порядке.

5.5. Справка

5.5.1. Справки делятся на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.

5.5.2. Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы администрации района, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри - оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты.

Дата, адресат, заголовок, текст, подпись - обязательные реквизиты этих двух разновидностей справок.

Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справке данные, например, справка "О подведении итогов конкурса в 2007 году". Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений и анализа полученных данных. В ней могут быть приведены таблицы, даваться приложения. Подписывают справку лица, ее составлявшие и несущие ответственность за представленные данные.

5.5.3. Справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате и т. п., как правило, типовые и при их написании могут применяться унифицированные трафаретные бланки. Иногда формы бланков справок прилагаются к нормативным актам.

Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, куда представляется. В тексте справки не допускаются архаичные обороты, содержащие ненужные слова типа "настоящая справка", "действительно учится" и т. д. На справке ставятся дата ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью.

5.6. Докладные и объяснительные записки

5.6.1. Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение, поэтому ее текст четко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы.

5.6.2. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.

5.6.3. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю администрации района, оформляются на простом листе бумаги по типу общего бланка. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке администрации района и подписывается главой района или заместителями главы администрации района.

5.6.4. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке администрации района.

Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги и подписываются составителем.

6.Особенности работы с обращениями граждан

6.1. Общие положения

6.1.1. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05. «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Положением «О рассмотрении обращений граждан Инжавинского района», утвержденным решением районного Совета народных депутатов 08.12.2005 года № 000, Регламентом администрации Инжавинского района, утвержденным постановлением администрации района , и с учетом требований настоящей Инструкции, предусматривающими порядок поступления обращений граждан в администрацию района, их регистрацию и рассмотрение.

6.1.2. Обращения граждан поступают в виде писем, телеграмм, по

почте, в электронном виде, посредством факсимильной связи, доставляются нарочным, а также в устной форме на личном прием граждан в администрации района, на выездных приемах, при проведении главой района эфира на телевидении.

6.1.3. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на муниципального служащего отдела организационно-контрольной и кадровой работы, заместителей главы администрации района, муниципальных служащих структурных подразделений, отделов администрации района, в обязанности которых входит данное направление работы.

6.2. Прием, учет, регистрация письменных

обращений граждан

6.2.1. Все письменные обращения граждан, поступающие в администрацию района, принимаются и регистрируются секретарем руководителя администрации района (далее секретарь).

6.2.2. Секретарем:

проверяется правильность доставки поступившей корреспонденции. Ошибочно полученные письменные обращения незамедлительно возвращаются почтовому отделению,

заказная корреспонденция принимается под расписку;

вскрываются конверты, проверяется наличие в них вложений;

конверт подкалывается к письму;

поступившие документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, а также фотографии и другие приложения к письму) подкалываются к письму (ве фотографии и другие приложения к письму) подкалываются к письму ( а, пенсионное удостоверение, а такд телевидении.

тавляются случае обнаружения, что отсутствуют приложения или сам текст письма, составляется справка, которая прилагается к конверту, и об этом сообщается заявителю).

На письма, полученные с ценными бумагами (облигации, акции и т. д.) и деньгами, секретарем, муниципальными служащими организационного отдела, бухгалтерского учета и отчетности администрации района составляется акт о наличии ценных бумаг и денег в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в приемной главы района, второй передается вместе с письмом в организационный отдел и подшивается к обращению.

Письменные обращения, поступившие в администрацию района после 15.00 часов, регистрируются секретарем следующим днем.

Конверты с пометкой «лично» не вскрываются. На них проставляется регистрационный штамп, и они передаются по назначению.

Регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу первого листа письменного обращения, телеграммы, ответа на обращение с указанием даты их поступления.

Зарегистрированные письменные обращения передаются секретарем под роспись специалисту организационного отдела

администрации района для дальнейшей работы с ними.

Специалист организационного отдела ведет ежеквартальный учет поступившей корреспонденции по обращениям граждан и ежемесячно анализирует положение дел по работе с обращениями граждан.

6.2.3. Обращения граждан, поступившие в администрацию района посредством факсимильной связи и по электронной почте, после регистрации, проставления регистрационного штампа с указанием даты они также под роспись передаются специалисту отдела организационно-контрольной и кадровой работы для дальнейшей работы с ними.

Факсимильные обращения и обращения, поступившие по электронной почте, рассматриваются как письменные обращение граждан на бумажных носителях.

6.2.4. Регистрационный номер письменного обращения гражданина состоит из цифрового кода руководителя по номенклатуре дел администрации района и порядкового номера обращения (например, 01-205).

6.3. Передача письменных обращений на рассмотрение,

передача поручений главы района по рассмотрению

обращений и рассылка уведомлений заявителям

о переадресовке обращений согласно компетенции

6.3.1. После составления специалистом отдела организационно - контрольной и кадровой работы карточки на письменные обращения граждан они передаются через секретаря главе района для оформления резолюций.

6.3.2. Поручения главы района, оформленные в виде резолюций или сопроводительных писем, передаются под роспись через специалиста организационного отдела администрации района исполнителям, ответственным за рассмотрение обращения по существу вопросов.

В случае, если обращения переадресованы в другие инстанции для рассмотрения, заявителям (обратившимся гражданам) направляются уведомления о переадресовании их обращений для рассмотрения по существу. Письменные уведомления заявителям посылаются на бланках администрации района установленного образца. Не допускается передавать поручения исполнителям и отправлять уведомления заявителям по не зарегистрированным обращениям граждан.

6.3.3. Подготовленные по результатам рассмотрения обращений ответы даются только за подписью главы района либо лица, исполняющего его обязанности.

6.4. Работа с другими видами обращений граждан

6.4.1. Регистрация устных обращений, поступивших в ходе личного приема граждан главой района, производится специалистом отдела организационно-контрольной и кадровой работы,

заместителей главы администрации района – назначенными руководителями структурных подразделений специалистами. Регистрационный номер обращения на личном приеме состоит из аббревиатуры слов «личный прием» и порядкового номера записи на прием (например, ЛП-112).

6.4.2. На основании резолюций с поручениями должностных лиц, проводивших прием граждан, карточка приема граждан через секретаря под роспись передается исполнителям.

6.4.3. Устные обращения граждан к главе района, заместителям главы администрации района, поступившие при проведении ими «прямых эфиров» на телевидении и требующие дополнительного рассмотрения, становятся на контроль. Муниципальные служащие администрации района, ответственные за организацию и проведение «прямого эфира», направляют поступившие устные обращения (вопросы) вместе с подготовленными по их рассмотрению поручениями в приемную главы района для регистрации с последующей передачей их под роспись специалисту отдела организационно-контрольной и кадровой работы для дальнейшей работы с ними в установленном настоящей инструкцией порядке.

6.4.4. При рассылке поручений и ответов по устным обращениям граждан (личный прием, «прямой эфир») соблюдаются те же требования, которые установлены для работ с письменными обращениями граждан.

6.4.5. Обращения граждан, поступающие в общественную приемную главы администрации области в районе, а также ее представительства, регистрируются по месту обращения и рассматриваются согласно действующему законодательству.

6.5. Хранение материалов по рассмотрению обращений граждан

6.5.1. Хранение рассмотренных обращений граждан и материалов к ним обеспечивается отделом организационно-контрольной и кадровой работы администрации района в текущем архиве отдела в течение двух лет.

6.5.2. По истечении сроков хранения в текущем архиве, обращения граждан и материалы их рассмотрения в соответствии с заключением экспертной комиссии администрации района, либо уничтожаются в установленном порядке, либо передаются на государственное хранение.

7. Организация документооборота и исполнения документов

7.1. Организация документооборота

7.1.1. Движение документов в администрации района с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

7.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации района, регламентируются настоящей Инструкцией,

положениями о структурных подразделениях администрации района и должностными инструкциями.

7.2. Организация доставки документов

7.2.1. Доставка документов в администрацию района осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочным.

С помощью почтовой связи и нарочным доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

7.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

7.3. Прием, обработка, регистрация и распределение
поступающих документов

7.3.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение документов, поступающих в администрацию района, производятся в централизованном порядке секретарём руководителя администрации района.

Письменные обращения граждан, копии Законов области, постановлений и распоряжений главы администрации области, администрации области, выписки из проектов законов области, письма из администрации области, исполнительных органов власти области заносятся в журнал поступившей корреспонденции и направляются главе района.

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей) с пометкой "Вручить лично" вскрываются. Конверт с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.

Секретарём руководителя администрации района проверяются правильность доставки, целостность упаковки.

При обнаружении почтовых отправлений, вызывающих подозрение на содержание веществ или предметов, опасных для жизни и здоровья людей, порядок действий секретаря осуществляется в соответствии с Правилами работы с почтовыми отправлениями, вызывающими подозрение на содержание веществ или предметов, опасных для жизни и здоровья людей ( приложение № 18).

При повреждении конверта, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 2 экземплярах: первый экземпляр остается у секретаря руководителя администрации района, а второй направляется отправителю документа.

Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемая корреспонденция, адресованная структурным подразделениям администрации района, передается представителям этих подразделений.

На поступивших документах проставляется регистрационный штамп.

Регистрация поступивших документов производится секретарем администрации района.

7.3.2. Рассмотренные главой района документы передаются секретарю для их учета и передачи на исполнение. Все документы, рассмотренные главой района, направляются для исполнения в подразделения только через секретаря.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями администрации района, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям секретарь руководителя администрации района готовит и передает копии документа.

Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция незамедлительно возвращается секретарю администрации района.

Передача зарегистрированного документа из одного подразделения в другое производится секретаря администрации района.

Документы, поступившие из других организаций непосредственно в подразделение (незарегистрированные), должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию секретарю администрации района.

7.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются и оперативно передаются на рассмотрение главе района.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем и передается руководителю, которому она адресована.

7.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

7.4.1. Документы, отправляемые администрацией района, передаются почтовой, фельдъегерской и электрической связью.

Обработка документов администрации района для отправки почтовой связью осуществляется секретарем руководителя администрации района.

Документы структурных подразделений администрации района для регистрации и отправки передаются секретарю руководителя администрации района полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с реестром на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться, как правило, в день их подписания, но не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или управляющего делами

администрации района.

Законвертованная корреспонденция в зависимости от степени срочности доставки отправляется фельдъегерской или почтовой связью.

Документы, адресованные гражданам, отправляются только через почтовое отделение связи.

7.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

7.4.3. Телеграммы, составляемые в структурных подразделениях администрации района, принимаются секретарем администрации района завизированными, подписанными, с отметкой о категории и виде отправления.

7.5. Прием и обработка документов, поступающих по каналам
электронной почты и факсимильной связи

7.5.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри администрации района, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

7.5.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

7.5.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем, в случае необходимости, распечатывает его на бумажный носитель.

Электронные копии документов, поступающие на официальный адрес электронной почты администрации района, подлежат распечатке и учету. Регистрация осуществляется в установленном для регистрации документов на бумажных носителях порядке.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

7.5.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи следует руководствоваться следующими требованиями:

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается

на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

поступившие факсограммы передаются секретарю администрации района для их регистрации.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях администрации района, осуществляется их руководителями.

7.6. Учет количества документов

7.6.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, квартал) проводится по месту регистрации документов.

Результаты учета количества документов обобщаются секретарем руководителя администрации района и представляются главе района и управляющему делами администрации района.

7.6.2. За единицу учета количества документа принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

7.7. Работа исполнителей с документами

7.7.1. Руководители администрации района, структурных подразделений администрации района обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

7.7.2. При рассмотрении документов руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно.

7.7.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) главой района, заместителями главы администрации района, руководителями структурных подразделений администрации района, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит реестр на рассылку.

7.7.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о

дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

7.7.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители обеспечивают своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проекты документов, справки, сведения и т. д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

8. Поисковая система по документам

8.1. Регистрация документов

8.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

8.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

8.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

8.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из администрации области, внутрирайонные документы, протоколы заседаний коллегии администрации района, обращения граждан и т. п.

8.1.5. Все документы, поступающие на рассмотрение главы района, заместителей главы администрации района, распорядительные документы администрации области, законы области, переписка за подписью руководителей администрации района, регистрируются секретарем руководителя администрации района.

Регистрация протоколов и решений заседаний коллегии

администрации района производится отделом организационно-контрольной и кадровой работы администрации района.

8.1.6. Документы регистрируются в традиционных или электронных карточках, журналах.

8.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера.

8.1.8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т. д.) и др.

9. Контроль исполнения документов

9.1. Организация контроля исполнения документов

9.1.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, регулирование хода исполнения, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, и снятие с контроля.

9.1.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы на основании предложений юридического отдела администрации района и отдельные поручения главы района.

При постановке документа на контроль на верхнем поле в правом верхнем углу документа начальником юридического отдела или лицом, исполняющим его обязанности делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».

9.1.3. Контроль исполнения документов обеспечивают глава района, его заместители, управляющий делами, отдел организационно-контрольной и кадровой работы администрации района.

9.1.4. Руководители структурных подразделений, отделов администрации района, органов местного самоуправления района несут личную ответственность за исполнение документов и осуществляют текущий контроль за ходом их исполнения.

9.1.5. Взятые на контроль документы исполняются в сроки, указанные в этих документах или в резолюции главы района. При отсутствии конкретного срока они должны исполняться в сроки, установленные Инструкцией по делопроизводству администрации района.

Глава района на основании предложений юридического отдела определяет вид контроля, срок исполнения (если он не указан в документе), исполнителя.

При постановке на постоянный контроль документа перспективного характера главой района определяется периодичность докладов исполнителей.

9.1.6. Сроки представления информации для подготовки доклада в областные органы власти устанавливаются с опережением на три дня до срока, определенного в документе данного органа.

Ответственность за своевременную подготовку информаций в областные органы власти об итогах проделанной работы возлагается на руководителя структурного подразделения, которое является основным исполнителем, и на отдел организационно-контрольной и кадровой работы администрации района.

9.1.7. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя главы района мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения этого срока.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует отдел организационно-контрольной и кадровой работы администрации района для внесения изменений в контрольную карточку (новый срок, дата изменения, подпись).

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений главы района не продлеваются.

9.1.8. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется исполнителю, указанному в резолюции первым, он и является ответственным за исполнение документа, остальные исполнители получают копии документа.

9.1.9. Методическое руководство работой по организации контроля за исполнением документов и координацию деятельности

структурных подразделений, отделов администрации района и исполнительных органов местного самоуправления по реализации контрольных функций осуществляет отдел организационно-контрольной и кадровой работы администрации района.

9.1.10. Снятие документа с контроля осуществляет глава района на основании информации об исполнении, предоставленной исполнителем или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, в отдел организационно-контрольной и кадровой работы администрации района. Снятие документа с контроля оформляется специалистом отдела организационно-контрольной и кадровой работы администрации района с потметкой об исполнении документа в контрольной карточке: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении.

9.1.11. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении нет дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

10. Обеспечение сохранности документов, печатей,
штампов и их использование

10.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечить сохранность находящихся у них документов. Дела с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения должны храниться в рабочих комнатах или в специально приспособленных закрывающихся помещениях, шкафах, располагаться вертикально корешками наружу, предохраняться от пыли и воздействия солнечного света. На каждом деле указывается его индекс в соответствии с номенклатурой дел. Последовательность расположения дел на полке должна соответствовать последовательности заголовков по номенклатуре дел.

10.2. Изготовление, учет, использование, хранение печатей и штампов, факсимиле, необходимых для обеспечения деятельности администрации района, производится в соответствии с Порядком учета, использования, хранения, передачи и уничтожения печатей и штампов в администрации района.

11. Особенности работы с документами, содержащими
служебную информацию ограниченного распространения

11.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, на распространение которой

ограничения диктуются служебной необходимостью.

11.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в администрации района в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

11.3. Передача сотрудниками структурных подразделений документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускаются только с разрешения главы района, заместителей главы администрации района, управляющего делами администрации района.

11.4. На документах (в случае необходимости - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем структурного подразделения администрации района или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.

11.5. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются управляющим делами администрации района. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП".

Передача таких документов сотрудникам осуществляется под расписку.

11.6. Печатание в администрации района проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется, как правило, в машбюро администрации района.

11.7. Копирование документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется управляющим делами администрации района, при этом на бланке заказа делается соответствующая пометка.

11.8. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется управляющим делами администрации района.

При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения администрации района, готовившим документ.

11.9. Исполненные документы с пометкой "Для служебного

пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

11.10. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т. п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

11.11. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении в администрации района, осуществляется с согласия заместителя главы администрации района по компетенции, управляющего делами администрации района, руководителей структурных подразделений администрации района, готовивших документы (сформировавших дела). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней.

11.12. Досылка постановлений или распоряжений администрации района с пометкой "Для служебного пользования" структурным подразделениям администрации района, органам местного самоуправления района или сторонним организациям осуществляется по указанию управляющего делами администрации района или по заявкам руководителей структурных подразделений администрации района, их готовивших.

11.13. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.

11.14. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации и области ответственности.

12. Машинописные и копировально-множительные работы
в администрации района

12.1. В администрации района печатаются только материалы служебного характера.

12.2. В структурных подразделениях администрации района, как правило, печатаются проекты поручений, служебные письма за подписью соответствующего руководителя, заявки и документы внутреннего характера. Подготовка служебных документов осуществляется как ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации района, так и непосредственно ответственными исполнителями с использованием компьютерной техники и соблюдением установленных

правил печатания.

В машбюро администрации района печатаются проекты постановлений и распоряжений администрации района и приложения к ним, материалы к заседаниям коллегии администрации района, проекты писем в администрацию области и органы государственной власти области, другим высшим должностным лицам за подписью главы района или его заместителей, доклады руководству администрации района, а также другие материалы по поручению руководителей администрации района.

12.3. Печатание производится в порядке очередности поступления и значимости материалов с визой руководителя структурного подразделения и управляющего делами администрации района.

Срочные документы печатаются немедленно. Порядок печатания внеочередных документов определяется управляющим делами администрации района, начальником организационного отдела.

Документы, сданные в работу после 16.30, печатаются, как правило, на следующий день.

12.4. Все документы перед сдачей в машбюро администрации района исполнитель обязан тщательно откорректировать. Особое внимание должно быть обращено на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов, географических названий, наименований организаций, цифр, дат. Сокращения слов применяются только общепринятые. Рукописи, написанные неразборчиво, а также трудно читаемые факсимильные копии к печатанию не принимаются.

Документы, изготовленные с использованием компьютерной техники, передаются в машбюро администрации района вместе с устройствами со съемными носителями с записью текста или по электронной почте.

12.5. Печатание документов производится на бланках установленной формы или бумаге формата А4. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

Испорченные экземпляры отпечатанного документа уничтожаются.

12.6. Отпечатанные документы с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиком передаются исполнителю, оформившему заказ. Передача отпечатанного документа другому исполнителю без разрешения руководителя подразделения-заказчика запрещена.

12.7. Выполнение копировально-множительных работ в администрации района производится централизованно в администрации района, а также на копировальных аппаратах, установленных в других структурных подразделениях администрации района.

На размножение сдаются только служебные документы и материалы.

12.8. Служебные документы, подлежащие размножению на множительных аппаратах, должны быть напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги не более формата А3.

12.9. Размножение документов производится по заявке, подписанной

управляющим делами администрации района. Заявки выполняются в порядке очередности их поступления. Учет копируемых документов ведется по заявкам и по показаниям счетчиков копировальных машин.

Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

13. Организация документов в делопроизводстве

13.1. Составление номенклатуры дел

13.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации района, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке ( приложение № 19).

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

13.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом района, положениями о структурных подразделениях администрации района, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности администрации района, их виды, состав и содержание.

13.1.3. В администрации района составляется сводная номенклатура дел.

13.1.4. Сводная номенклатура дел составляется архивным отделом администрации района.

13.1.5. Сводная номенклатура дел администрации района согласовывается с экспертной комиссией администрации района, экспертно-проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) управления культуры и архивного дела области, и утверждается постановлением администрации района. Согласовывается номенклатура дел с управлением культуры и архивного дела области не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений.

13.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения администрации района получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

13.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в

номенклатуру дел в раздел управляющего делами администрации района. Копия используется в качестве рабочего.

13.1.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

13.1.9. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры администрации района.

13.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел администрации района являются названия структурных подразделений администрации района.

13.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации района.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

13.1.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-05, где 02 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т. д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (постановления, протоколы, приказы и т. д.);

название автора документа;

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период, к которому относятся документы дела).

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не

связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т. д.).

Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с администрациями сельсоветов района о совершенствовании работы с документами".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:

"Переписка с управлением культуры и архивного дела области по вопросам научно-методической работы".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например:

"Переписка с администрациями сельсоветов района о социальной защите населения".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание

заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образовавшихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с архивной службой области срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

13.1.13. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

13.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно постоянного и временного хранения.

13.2. Формирование и оформление дел

13.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

13.2.2. Дела формируются в администрации района, в структурных подразделениях администрации района.

13.2.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется архивным отделом администрации района.

13.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных

сроков хранения;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т. д.

13.2.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

13.2.6. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

13.2.7. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме ( приложение № 20); нумерацию листов в деле; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела ( приложение № 21); составление листа-заверителя дела ( приложение № 22); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

13.2.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела;

дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование организации указывается полностью, в именительном падеже; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК управления культуры и архивного дела области: дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т. е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т. п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

13.2.9. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

13.2.10. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

13.3. Организация оперативного хранения документов

13.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений администрации района и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На деле указывается индекс по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив администрации района.

13.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения заместителя главы администрации района, управляющего делами администрации района. Выдача дел муниципальным служащим администрации района для работы осуществляется под расписку.

На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение администрации района, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование муниципальным служащим администрации района на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения заместителя главы администрации района по управлению по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения управляющего делами администрации района с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

14. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы администрации района являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в архивный отдел администрации района.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу лиц, ответственных в структурных подразделениях администрации района за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

14.1. Экспертиза ценности документов

14.1.1. Экспертиза ценности документов в администрации района производится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архивный отдел администрации района.

14.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации района создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется - ЭК).

14.1.3. Функции и права ЭК, а также организация работы определяются положением, которое утверждается правовым актом администрации района. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с управлением культуры и архивного дела области.

14.1.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК и под методическим руководством архивного отдела администрации района.

14.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях администрации района, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

14.1.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации района путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

14.1.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

14.1.8. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

14.1.9. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

14.1.10. Описи дел составляются по установленной форме и представляются на согласование экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) управления культуры и архивного дела области через два года после завершения дел в делопроизводстве.

14.1.11. Опись дел администрации района подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с управляющим делами администрации района и утверждается главой района.

Опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК

администрации района и ЭПК управления культуры и архивного дела области.

14.1.12. Опись дел составляется в четырех экземплярах, три из которых передаются вместе с делами в архивный отдел, а четвертый остается в качестве контрольного экземпляра в администрации области.

14.1.13. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК администрации района одновременно. Согласованные ЭК администрации района и ЭПК управления культуры и архивного дела области акты утверждаются управляющим делами администрации района; после этого администрация района имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

14.2. Подготовка и передача документов в архив
администрации района

14.2.1. В архив администрации района передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел ( приложение № 21).

14.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив администрации района после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении администрации района.

14.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив администрации района, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях администрации района и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

14.2.4. Передача дел в архив администрации района осуществляется по графику, составленному соответствующими специалистами, согласованному с руководителями структурных подразделений администрации района и утвержденному управляющим делами администрации района.

14.2.5. Прием каждого дела производится начальником архивного отдела администрации области в присутствии муниципального служащего структурного подразделения администрации района. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи.

14.2.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации района лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий

формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив администрации района независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Приложение

к Инструкции по делопроизводству

в администрации района

и ее структурных подразделениях

Состав
реквизитов документов

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документов;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Приложение

к Инструкции по делопроизводству

в администрации района

и ее структурных подразделениях

АДМИНИСТРАЦИЯ

ИНЖАВИНСКОГО РАЙОНА

Тамбовской области

Советская, 28, р. п. Инжавино

393310

,

Е-mail: *****@

____________ № _____________

На №_______от______200__г.

Приложение

к Инструкции по делопроизводству

в администрации района

и ее структурных подразделениях

Глава Инжавинского района

ул. Советская, д.28

р. п. Инжавино, Тамбовская обл., 393310

Email: *****@

, ,

ИНН//

_______________ № ________________

На № ________ от _________________

Приложение

к Инструкции по делопроизводству

в администрации района

и ее структурных подразделениях

Администрация Инжавинского района

Тамбовской области

ул. Советская, д. 28

р. п. Инжавино, Тамбовская обл., 393310

Email: *****@

, ,

ИНН//

_______________ № ________________

На № ________ от _________________

Приложение

к Инструкции по делопроизводству

в администрации района

и ее структурных подразделениях

Глава Инжавинского района

Тамбовской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

00.00.0000 р. п. Инжавино №

Приложение

к Инструкции по делопроизводству

в администрации района

и ее структурных подразделениях

Администрация Инжавинского района

Тамбовской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

00.00.0000 р. п. Инжавино №

Приложение

к Инструкции по делопроизводству

в администрации района

и ее структурных подразделениях

Глава Инжавинского района

Тамбовской области

РАСПОРЯЖЕНИЕ

00.00.0000 р. п. Инжавино

Приложение

к Инструкции по делопроизводству

в администрации района

и ее структурных подразделениях

Администрация Инжавинского района

Тамбовской области

РАСПОРЯЖЕНИЕ

00.00.0000 р. п. Инжавино

Приложение

к Инструкции по делопроизводству

в администрации района

и ее структурных подразделениях

Примерный перечень
документов, подлежащих утверждению

Акты (о выделении документов к уничтожению, проверок, ревизий, приема-сдачи, список материальных ценностей и др.).

Инструкции (должностные, по делопроизводству и т. п.).

Номенклатура дел.

Нормативы (расхода сырья, материалов и т. п.).

Отчеты (о командировках, производственной деятельности и т. п.).

Перечни.

Планы (производственные, заседаний коллегии и т. п.).

Положения (о структурных подразделениях, о премировании и т. д.).

Правила (внутреннего трудового распорядка, по технике безопасности и т. д.).

Программы (проведения мероприятий, командировок и т. д.).

Расценки на производство работ.

Сметы (расходов на на капитальный ремонт и т. п.).

Структура и штатная численность.

Тарифные ставки.

Уставы.

Штатные расписания.

Приложение

к Инструкции по делопроизводству

в администрации района

и ее структурных подразделениях

АДМИНИСТРАЦИЯ ИНЖАВИНСКОГО РАЙОНА

ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

.р. п. Инжавино № 49

О нормативной стоимости одного

квадратного метра общей площади

для расчета субсидий по подпрограмме

«Молодежи - доступное жилье»

Рассмотрев документы, представленные Комиссией по формированию списков участников подпрограммы «Молодежи – доступное жилье на гг.» районной комплексной программы «О государственной поддержке строительства жилья в Инжавинском районе на гг.» и протокол заседания Комиссии по формированию списка участников подпрограммы «Молодежи-доступное жилье на гг.» от 22.г. № 14 , руководствуясь Постановлением Правительства РФ от 29.г. № 000 «Об изменениях, которые вносятся в акты Правительства РФ по вопросам реализации мероприятий по обеспечению жильем молодых семей», Приказом Министерства регионального развития РФ от 09.г. № 71 «О нормативе стоимости одного квадратного метра общей площади жилья на второе полугодие 2008 года и средней рыночной стоимости одного квадратного метра общей площади жилья по субъектам РФ на третий квартал 2008 года», ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить нормативную стоимость одного квадратного метра общей площади для расчета субсидий на покупку (строительство) жилья молодым семьям, участникам подпрограммы «Молодежи - доступное жилье» на 2009 год в размерерублей.

2. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации района, начальника отдела строительства и коммунального комплекса .

Глава района

2-14-72

Приложение

к Инструкции по делопроизводству

в администрации района

и ее структурных подразделениях

АДМИНИСТРАЦИЯ ИНЖАВИНСКОГО РАЙОНА

ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

3р. п. Инжавино № 000

О выдаче труженику тыла удостоверения к

медали «За доблестный труд в Великой

Отечественной войне 1941 – 1945 гг.»

Рассмотрев ходатайство главы Инжавинского поссовета о выдаче труженику тыла удостоверения к медали «За доблестный труд в Великой Отечественной войне гг.»», в соответствии с Положением о порядке вручения медалей «За доблестный труд в Великой Отечественной войне гг.» и выдаче удостоверений к ним, ПОСТАНОВЛЯЮ:

1.  Ходатайствовать перед администрацией Тамбовской области о выдаче , проживающей р. п. Инжавино, Тамбовской области, содействовавшей своим трудом в тылу в период с июня 1941 г. по май 1945 г. победе над Германией в Великой Отечественной войне гг., удостоверения к медали «За доблестный труд в Великой Отечественной войне гг.».

Глава района

Приложение

к Инструкции по делопроизводству

в администрации района

и ее структурных подразделениях

АДМИНИСТРАЦИЯ ИНЖАВИНСКОГО РАЙОНА

ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

12 .08.2008г. р. п. Инжавино № 000

О создании рабочей группы по противодействию коррупции в органах местного самоуправления на территории Инжавинского района

В целях обеспечения взаимодействия органов местного самоуправления Инжавинского района, ведомств, принимающих участие в правоохранительной деятельности, выработки совместных мер по борьбе с коррупцией, контроля за их реализацией и во исполнение постановления администрации области от 01.01.2001г. № 000 ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Создать рабочую группу по противодействию коррупции в органах местного самоуправления на территории Инжавинского района.

2. Утвердить список рабочей группы по противодействию коррупции в органах местного самоуправления на территории Инжавинского района согласно приложению № 1.

3. Утвердить Положение о рабочей группе по противодействию коррупции в органах местного самоуправления на территории Инжавинского района согласно приложению № 2.

4. Определить отдел организационно-контрольной и кадровой работы администрации района уполномоченным органом по противодействию коррупции в органах местного самоуправления Инжавинского района.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава района

2-17-59

ПРИЛОЖЕНИЕ №1

УТВЕРЖДЕН

постановлением администрации района

от 01.01.2001 г. № 000

Список

рабочей группы по противодействию коррупции в органах местного самоуправления на территории Инжавинского района

	глава района, председатель рабочей группы;
	заместитель главы администрации района, заместитель председателя;
	начальник отдела по организационно-контрольной и кадровой работе администрации района, секретарь рабочей группы;
Члены рабочей группы:
	начальник Инжавинского отделения Управления Федеральной регистрационной службы (по согласованию);
	начальник отдела экономики и прогнозирования администрации района;
С.	начальник юридического отдела администрации района;
	начальник отдела по делам ГО и ЧС, общественной безопасности и мобилизационной подготовке администрации района;
П.	председатель Инжавинского районного Совета народных депутатов (по согласованию);
	прокурор Инжавинского района (по согласованию);
	начальник отдела внутренних дел по Инжавинскому району Тамбовской области (по согласованию);
	управляющий делами администрации района;
	консультант отдела по организационно-контрольной и кадровой работе администрации района;
	заместитель главы администрации района;
	председатель федерального суда Инжавинского района Тамбовской области (по согласованию);

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации района

.№ 000

Положение о рабочей группе по противодействию коррупции в органах местного самоуправления Инжавинского района

1. Рабочая группа по противодействию коррупции в органах местного самоуправления Инжавинского района является координационным органом, образованным для обеспечения реализации плана мероприятий по противодействию коррупции в районе на годы, а также в целях реализации на территории муниципальных образований района мероприятий предусмотренных областной целевой программой «Противодействие коррупции в исполнительных органах государственной власти Тамбовской области на 2годы», постановлением администрации области .

и т. д

Приложение

к Инструкции по делопроизводству

в администрации района

и ее структурных подразделениях

АДМИНИСТРАЦИЯ ИНЖАВИНСКОГО РАЙОНА

ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

.р. п. Инжавино № 000

Об установлении размеров денежного вознаграждения лиц, замещающих муниципальные должности и денежного содержания муниципальных служащих муниципальной службы администрации Инжавинского района

В соответствии с решением районного Совета народных депутатов от 01.01.2001 г. № 24 «О Положении о денежном вознаграждении лиц, замещающих муниципальные должности в Тамбовской области и денежном содержании муниципальных служащих Инжавинского района», ПОСТАНОВЛЯЮ:

2.  Ввести с 01.04.2008 года размеры денежного вознаграждения должностных окладов муниципальным служащим администрации района согласно приложениям № 1,2, к настоящему постановлению.

3.  Муниципальным служащим администрации района установляются следующие ежемесячные выплаты:

-ежемесячная надбавка к должностному окладу за выслугу лет на муниципальной службе;

- ежемесячная надбавка к должностному окладу за особые условия муниципальной службы;

- ежемесячная процентная надбавка к должностному окладу за работу со сведениями, составляющими государственную тайну;

- ежемесячное денежное поощрение;

-премии за выполнение особо важных и сложных заданий;

-материальная помощь;

-единовременная выплата при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.

3. Ежемесячная надбавка за выслугу лет на муниципальной службе муниципальному служащему района устанавливается в следующих размерах:

Стаж муниципальной службы	Размер надбавки (в процентах)
от 1 года до 5 лет	10
свыше 5 лет до 10 лет	15
свыше 10 лет до 15 лет	20
свыше 15 лет	30

Исчисление стажа муниципальной службы производится путем суммирования периодов трудовой деятельности, указанных в части 1 статьи 25 Федерального закона от 02.г. «О муниципальной службе в Российской Федерации» и Законе Тамбовской области от 04.г. «О муниципальной службе в Тамбовской области».

Порядок выплаты ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет определяется в соответствии с приложением № 3 к настоящему постановлению.

4. Ежемесячная надбавка за особые условия муниципальной службы устанавливается:

по высшей группе должностей - в размере от 120 до 150 процентов должностного оклада;

по главной группе должностей - в размере от 100 до 120 процентов должностного оклада;

по ведущей группе должностей - в размере от 80 до 100 процентов должностного оклада;

по старшей группе должностей - в размере от 60 до 80 процентов должностного оклада;

по младшей группе должностей - в размере до 60 процентов должностного оклада.

Надбавка за особые условия устанавливается муниципальному служащему, при назначении на должность, правовым актом администрации района.

Размер надбавки за особые условия муниципальному служащему фиксируется в трудовом договоре.

5. Ежемесячная процентная надбавка к должностному окладу за работу со сведениями, составляющими государственную тайну, устанавливается в размерах и порядке, определяемых законодательством Российской Федерации.

6. Ежемесячное денежное поощрение муниципальному служащему выплачивается в соответствии с замещаемой должностью муниципальной службы:

1) для должностей высшей группы - в размере 1,7 должностного оклада;

2) для должностей главной, ведущей и старшей групп - в размере 1,7 должностного оклада;

3) для должностей младшей группы - в размере 1, 7 должностного оклада.

Выплата ежемесячного денежного поощрения производится пропорционально времени исполнения должностных обязанностей в расчетном периоде.

7. Ежемесячная премия, предельный размер ежемесячного премирования для муниципальных служащих установить в размере 15 %.

Выплата премий муниципальному служащему осуществляется на основе правового акта администрации Инжавинского района.

8. Материальная помощь, в размере одного должностного оклада в год в виде единовременной выплаты, производимой по заявлению муниципального служащего.

Не предоставленная муниципальному служащему в течение календарного года материальная помощь выплачивается в декабре текущего года без заявления.

Выплата материальной помощи вновь принятому муниципальному служащему производится пропорционально периоду замещения должности с даты назначения до конца календарного года.

При увольнении муниципального служащего в течение календарного года материальная помощь выплачивается пропорционально времени замещения должности муниципальной службы от начала календарного года (даты назначения) до даты увольнения.

9. Единовременная выплата при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска в размере двух должностных окладов производится один раз в год по заявлению муниципального служащего.

а) размер единовременной выплаты определяется исходя из размера должностного оклада, установленного на день выплаты, без учета времени замещения должности.

б) при делении отпуска на части единовременная выплата производится при предоставлении одной из частей отпуска.

в) единовременная выплата производится муниципальному служащему только при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, кроме случая, предусмотренного подпунктом «г» пункта 9 настоящего Положения. Перенос единовременной выплаты на следующий календарный год не допускается.

г) муниципальному служащему, не использовавшему в течение календарного года отпуск или часть отпуска и не получившему единовременную выплату, единовременная выплата производится без заявления муниципального служащего в декабре текущего года в полном объеме.

д) муниципальному служащему, поступившему на муниципальную службу в текущем календарном году из органа государственной власти или органа местного самоуправления и получившему единовременную выплату за текущий календарный год в полном объеме по прежнему месту службы, единовременная выплата не производится.

10. При формировании годового фонда оплаты труда сверх суммы средств, направляемой для выплаты должностных окладов, предусматриваются средства на выплату:

1) для лиц, замещающих муниципальные должности - главы района:

ежемесячной надбавки к должностному окладу (за классный чин, особые условия муниципальной службы и выслугу лет, премии по результатам работы) - в размере 3,8 должностных окладов;

ежемесячной процентной надбавки к должностному окладу за работу со сведениями, составляющими государственную тайну - в размере 6 должностных окладов;

материальной помощи в размере четырех должностных окладов;

2) для муниципальных служащих:

ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет на муниципальной службе - в размере 3 должностных окладов;

ежемесячной надбавки к должностному окладу за особые условия муниципальной службы - в размере 14 должностных окладов;

ежемесячной процентной надбавки к должностному окладу за работу со сведениями, составляющими государственную тайну - в размере 1,0 должностного оклада;

премий за выполнение особо важных и сложных заданий - в размере 2 должностных окладов;

ежемесячного денежного поощрения - в размере 18 должностных окладов;

единовременной выплаты при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска и материальной помощи - в размере 3 должностных окладов.

Работодатель вправе перераспределять средства фонда оплаты труда между выплатами, предусмотренными настоящим пунктом.

11. Расходы, связанные с реализацией настоящего постановления производить за счет средств районного бюджета.

12. Финансовому отделу администрации района (Позднякова) и ведущему специалисту по труду юридического отдела администрации района давать в установленном порядке разъяснения по реализации настоящего постановления и осуществлять контроль за своевременным и правильным перерасчетом окладов, размеров ежемесячного заработка, исчислением среднего заработка.

13.  Управляющему делами администрации района ,

руководителям структурных подразделений администрации района, имеющим право приема и увольнения работников:

принять соответствующие меры по реализации настоящего постановления;

внести изменения в штатные расписания соответственно администрации района, структурных подразделений администрации района, имеющих статус юридического лица.

14.  Признать утратившими силу постановление администрации района

от 30.№ 000 «Об установлении размеров денежного вознаграждения, лиц, замещающих муниципальные должности и денежного содержания муниципальных служащих муниципальной службы администрации Инжавинского района».

15.  Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации района .

Глава района

2-17-59

Приложение

к постановлению администрации района

от 28.г. № 000

Размеры должностного оклада, ежемесячной надбавки к должностному окладу главы района

Наименование муниципальных должностей*	Должностные оклады (рублей в месяц)	Ежемесячная надбавка к должностному окладу
Глава района	5 630	3,8

Зам. главы администрации

района

Приложение

к постановлению администрации района

от 28.г. № 000

Размеры должностных окладов муниципальных служащих

Наименование должности	Месячный должностной оклад, руб.
Должности муниципальной службы, замещаемые путем заключения трудового договора на срок полномочий лица, замещающего муниципальную должность
Главная группа должностей муниципальной службы
Первый заместитель главы администрации	5285
Заместитель главы администрации	5055
Должности муниципальной службы, замещаемые путем заключения Трудового договора с установленным кругом обязанностей по обеспечению исполнения полномочий органа местного самоуправления
Главная группа должностей муниципальной службы
Управляющий делами	4925
Начальник отдела	4595
Ведущая группа должностей муниципальной службы
Заместитель начальника управления	4340
Заместитель начальника отдела	4300
Главный бухгалтер	3695
Старшая группа должностей муниципальной службы
Консультант	3 470
Главный специалист	2840
Ведущий специалист	2380
Бухгалтер	2380
Младшая группа должностей муниципальной службы
Специалист 1 разряда	1870
Специалист	1870

Зам. главы администрации

района

Приложение

к постановлению администрации района

от 28.г. № 000

ПОРЯДОК

выплаты ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет

1. Настоящий Порядок регулирует вопросы, связанные с назначением и выплатой ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет муниципальным служащим, подсчетом стажа муниципальной службы для назначения данной надбавки, подтверждением этого стажа, определением соответствия должностей, включением в стаж муниципальной службы для назначения ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет муниципальным служащим периодов работы в должностях, предусмотренных Федеральным законом «О муниципальной службе в Российской Федерации» и законом Тамбовской области «О муниципальной службе в Тамбовской области», включая условия их замещения.

и т. д.

Зам. главы администрации

района

Приложение

к Инструкции по делопроизводству

в администрации района

и ее структурных подразделениях

Администрация Инжавинского района

Тамбовской области

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

р. п. Инжавино № 000 - р

О подготовке к празднованию 80 - летия

образования Инжавинского района и 303-ей

годовщины р. п. Инжавино

1. Провести празднование 80-летия образования Инжавинского района и 303-ей годовщины р. п. Инжавино 18 октября 2008 года.

2. Для подготовки и проведения юбилейных мероприятий создать оргкомитет в следующем составе:

	-	глава района, председатель оргкомитета
	-	первый заместитель главы администрации района, зам. председателя оргкомитета
	-	заместитель главы администрации района, зам. председателя оргкомитета
	-	начальник отдела по социальной защите населения администрации района, секретарь оргкомитета
Члены оргкомитета:
	-	предприниматель (по согласованию)
	-	главный врач МУЗ «Инжавинская ЦРБ»
	-	ведущий специалист отдела экономики и прогнозирования администрации района
	-	зам. начальника управления сельского хозяйства администрации района
	-	зам. начальника отдела строительства и коммунального комплекса администрации района, главный архитектор
	-	начальник отдела по делам ГО и ЧС, общественной безопасности и мобилизационной подготовке администрации района
	-	начальник отдела организационно-контрольной и кадровой работы администрации района
	-	председатель Инжавинского районного Совета народных депутатов (по согласованию)
	-	глава Инжавинского поссовета (по согласованию)
	-	начальник Инжавинскому району (по согласованию)
	-	заместитель главы администрации района
	-	управляющий делами администрации района
	-	консультант отдела организационно-контрольной и кадровой работы администрации района
	-	заместитель главы администрации района, начальник финансового отдела
	-	начальник отдела молодежной политики, физкультуры и спорта администрации района
	-	начальник отдела культуры администрации района
	-	редактор газеты «Инжавинский вестник»
	-	начальник отдела образования администрации района
	-	председатель районного Совета ветеранов войны и труда

3. Поручить начальнику отдела культуры администрации района совместно с отделами администрации района разработать мероприятия по подготовке юбилея района и сценарий для проведения 18.г.

4. Контроль за подготовкой и проведением празднования 80-летия Инжавинского района и 303-ей годовщины р. п. Инжавино оставляю за собой.

Глава района

Приложение

к Инструкции по делопроизводству

в администрации района

и ее структурных подразделениях

Администрация Инжавинского района

Тамбовской области

П Р О Т О К О Л

заседание коллегии

22.01.2008 р. п. Инжавино № 1

Председатель -

Секретарь -

Присутствовали: перечисляются члены коллегии в алфавитном

порядке без указания должности

Приглашенные: до 15 человек перечисляются в алфавитном порядке с

указанием должности, свыше 15 человек вносится запись "списки

прилагаются".

Повестка дня:

1. О... (основной вопрос)

Докладчик - заместитель главы администрации района

2. О...(второй по важности вопрос повестки)

Еремина - начальник отдела экономики и прогнозирования администрации района.

1. СЛУШАЛИ:

- текст доклада прилагается либо дается изложение

содержания выступления.

ВОПРОС:

(формулировка вопроса)

ОТВЕТ:

(формулировка ответа) и т. д.

ВЫСТУПИЛИ:

Ф. И.О. - полная запись выступления, изложенная от первого лица

Ф. И.О. - запись выступления и т. д.

1. РЕШИЛИ:

1.1. Текст первого пункта по первому вопросу. Излагается

неопределенной форме (поручить, предложить, организовать, обеспечить и

т. д.)

1.2. Текст второго пункта по первому вопросу.

2. СЛУШАЛИ:

- текст второго вопроса повестки дня строится по

аналогичной схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Председатель (подпись)

Секретарь (подпись)

Приложение

к Инструкции по делопроизводству

в администрации района

и ее структурных подразделениях

УЛИЦА ГОРЬКОГО 129 а ТАМБОВ 392000

ЗАМЕСТИТЕЛЮ НАЧАЛЬНИКА

ОТДЕЛА ПО РАЗВИТИЮ МЕСТНОГО

САМОУПРАВЛЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПО

ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ ОРГАНАМИ

МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ

ГОРЕЛКИНУ

Т Е Л Е Г Р А М М А

ВСКЛ

ПРИМИТЕ САМЫЕ СЕРДЕЧНЫЕ ПОЗДРАВЛЕНИЯ СЛУЧАЮ ВАШЕГО ДНЯ РОЖДЕНИЯ ВСКЛ

ЖЕЛАЮ КРЕПКОГО ЗДОРОВЬЯ АКТИВНОГО ДОЛГОЛЕТИЯ СЧАСТЬЯ БЛАГОПОЛУЧИЯ УСПЕШНОЙ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ И ЖИЗНЕННЫХ ПЛАНОВ

С УВАЖЕНИЕМ

ГЛАВА ИНЖАВИНСКОГО РАЙОНА

__________________________________________________________________

27.05.2008 г. ул. Советская, р. п. Инжавино

Тамбовская обл. 393310

Администрация Инжавинского района

Глава района

Приложение

к Инструкции по делопроизводству

в администрации района

и ее структурных подразделениях

УТВЕРЖДАЮ

Глава Инжавинского района

00.05.2008

А К Т

_________ р. п. Инжавино №_____

Об уничтожении бланков Почетной

грамоты администрации района

Основание: постановление администрации района

Составлен комиссией:

Председатель:

Матусевич - управляющий делами администрации района,

Витольд Николаевич председатель

Члены комиссии:

Колядина - начальник отдела организационно-контрольной и

Татьяна Николаевна кадровой работы администрации района

Митькина - консультант отдела организационно-контрольной

Вера Алексеевна и кадровой работы администрации района

Плахова - ведущий специалист организационно-контрольной

Наталья Виктроровна и кадровой работы администрации района

Присутствовали: – начальник архивного отдела администрации района.

Бланки Почетной грамоты администрации района в количестве …шт.

уничтожены в связи с допущенными ошибками при их изготовлении.

Способ уничтожения: измельчение.

Место и время уничтожения: администрация района, к. 15, в 15.00

Председатель комиссии: ___________________________

(должность, фамилия, имя, отчество)

Члены комиссии: ______________________________

(должность, фамилия, имя, отчество)

______________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество)

______________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество)

________________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество)

Приложение

к Инструкции по делопроизводству

в администрации района

и ее структурных подразделениях

Правила
работы с почтовыми отправлениями, вызывающими подозрение
на содержание веществ или предметов, опасных для жизни и
здоровья людей

1. Основные признаки почтовых отправлений, опасных для жизни и здоровья людей:

1.1. Химические, взрывоопасные, сильнодействующие, едкие и ядовитые вещества, а также биологические агенты могут пересылаться в почтовых отправлениях:

в виде сыпучих сухих веществ;

в виде различных предметов-носителей;

посредством пропитки бумажных вложений с разной структурой бумаги, почтовых марок и служебных наклеек;

в виде металлических предметов, проводов, а также вложений по форме и размерам, напоминающим спичку, небольшой цилиндр или диск, которые могут являться элементами взрывного устройства.

1.2. Характерными внешними признаками почтовых отправлений, содержащих постороннее вложение, которое может представлять потенциальную опасность для жизни или здоровья людей, являются:

неравномерная толщина письма (вес и форма взрывчатого (воспламеняющегося) вещества могут сделать конверт или упаковку неравномерно заполненными, сместив основной вес (центр тяжести) на одну сторону);

наличие необычного запаха, исходящего от отправления;

наличие в отправлениях сыпучих веществ;

наличие на упаковке отправления жировых наслоений (пятен) или проколов;

использование самодельных упаковок для почтовых отправлений, позволяющих злоумышленнику компактно разместить и надежно спрятать элементы взрывного устройства;

наличие каких-либо звуков внутри почтового отправления (тиканье, свист, шипение, жужжание);

почтовая марка, оттиск календарного штемпеля на конверте не соответствует названию государства в обратном адресе;

надписи на почтовых отправлениях, если они носят угрожающий характер или выполнены печатными буквами от руки, на наклейках или из вырезанных букв.

2. Порядок действий при обнаружении подозрительного почтового отправления:

2.1. Вся корреспонденция вскрывается после осмотра, над столом, предварительно удалив с его поверхности все лишние предметы.

2.2. Секретарю руководителя администрации района в случае обнаружения подозрительного почтового отправления необходимо:

конверт не вскрывать;

выключить принудительную вентиляцию помещения, где было обнаружено подозрительное почтовое отправление, закрыть окна, фрамуги, форточки, двери;

прекратить доступ в помещение других сотрудников;

не покидая помещения, немедленно доложить об обнаружении подозрительного почтового отправления своему непосредственному начальнику;

изъять подозрительное почтовое отправление, поместить в полиэтиленовый пакет, завязать его подручным материалом, составить акт и до прибытия специалистов оставить в закрытом помещении, где оно было обнаружено. В случае вскрытия емкости (мешок, контейнер, пакет, конверт), в котором визуально определяются следы сыпучего вещества, изъятию подлежат все почтовые отправления, пересылавшиеся в данной емкости, сама емкость, а также предметы, бывшие в непосредственном соприкосновении с ней (ножницы, ручки);

тщательно вымыть руки, желательно теплой водой с мылом (моющим средством). Работникам, соприкасающимся с подозрительным почтовым отправлением, прием пищи, воды и курение до приезда и соответствующих указаний специалистов МЧС России запрещается;

при появлении любого недомогания или симптомов заболевания немедленно обратиться за медицинской помощью;

по прибытии специалистов МЧС России передать упакованное подозрительное почтовое отправление вместе с актом для исследования под расписку, в которой указывается дата, время, должность и фамилия лица, принявшего подозрительное почтовое отправление.

2.3. Управляющему делами администрации района после получения доклада от секретаря или муниципального служащего администрации района необходимо:

принять меры к запрещению доступа работников в помещение, где обнаружен (вскрыт) подозрительный конверт;

сообщить о происшествии вышестоящему руководству, начальнику отдела ГО и ЧС, общественной безопасности и мобилизационной подготовке и в дежурную часть органа внутренних дел;

составить поименный список лиц, контактировавших с письмом. Обеспечить их нахождение на рабочем месте, ограничив их контакт с другими работниками;

после прибытия специалистов МЧС России обеспечить неукоснительное выполнение всех предложенных ими противоэпидемиологических и профилактических мероприятий.

Приложение

к Инструкции по делопроизводству

в администрации района

и ее структурных подразделениях

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

администрации района на 2008 год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения и номер статьи по Перечню	Примечание
02-06	Правила внутреннего трудового распорядка	1	1 г. после замены новыми, Ст.407
02-07	Постановления администрации района	1	Пост. Ст. 6а
и т. д.

Управляющий делами

администрации района

ОДОБРЕНО

Протокол заседания экспертной комиссии

администрации района

Приложение

к Инструкции по делопроизводству

в администрации района

и ее структурных подразделениях

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Код госархива__________

код учреждения ________

Ф.№___________ Оп.№ _________ Д.№ __________

____________________________________________

____________________________________________

____________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(наименование учреждения и структурного подразделения)

ДЕЛО № ________ том № ______

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(заголовок дела)

__________________________________________________________________

(дата)

Ф.№___________ Оп.№ _________ Д.№ __________

На_______________лист

Хранить______________

Приложение

к Инструкции по делопроизводству

в администрации района

и ее структурных подразделениях

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА №

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого__________________________________документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ___________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего опись__________________________(расшифровка)

(подпись)

Дата

Приложение

к Инструкции по делопроизводству

в администрации района

и ее структурных подразделениях

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №

В деле подшито и пронумеровано _____________________________ листов

(цифрами и прописью)

В том числе:

литерные номера листов ____________________________________________

пропущенные номера листов ________________________________________

+ листов внутренней описи _________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дел	Номера листов
1	2
Наименование должности работника	(подпись)	расшифровка подписи
Дата
		Формат А4 (210х297 мм)