УТВЕРЖДАЮ
Директор филиала
ЗАО "Агро Инвест"
в г. Волгограде
_______
«18» февраля 2009
Инструкция
Организация служебного делопроизводства
РАЗРАБОТЧИК
Коммерческий директор
_________
«14» февраля 2009
Данный документ является собственностью Инвест» и не может быть использован без соответствующего разрешения владельца.
г. Волгоград
Содержание
|
стр. | |
|
1 Цель |
2 |
|
2 Область применения |
2 |
|
3 Нормативные ссылки |
2 |
|
4 Термины и сокращения |
2 |
|
5 Общие положения |
3 |
|
6 Порядок действий и распределение ответственности |
3 |
|
7 Внесение изменений |
4 |
|
8 Рассылка и хранение |
4 |
|
9 Приложения |
1. Цель
Настоящая инструкция по организации служебного делопроизводства филиалf Инвест» в городе Волгограде (далее именуется Инструкция) устанавливает общие требования к организации работы с организационно-распорядительными документами в филиале.
2. Область применения
Инструкция распространяется на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
3. Нормативные ссылки
ГОСТ Р ИСО «Системы менеджмента качества. Требования»;
ГОСТ Р ИСО «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь»;
РК-4.2.2 «Руководство по качеству»;
П-4.2.3-1 процедура «Управление документацией»;
П-4.2.4-1 процедура «Управление записями»;
4. Термины, сокращения
Система менеджмента качества (СМК) - система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству.
Процедура: Установленный способ осуществления деятельности или процесса.
Примечания
Процедуры могут быть документированными или недокументированными.
Если процедура документирована, часто используется термин «письменная процедура» или «документированная процедура». Документ, содержащий процедуру, может называться «документированная процедура».
Руководство по качеству: документ, определяющий систему менеджмента качества организации.
Процесс - совокупность взаимосвязанных видов деятельности, преобразующая входы в выходы.
Документооборот – движение документов в организации с момента создания или получения до отправки или передачи на хранение.
Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, сформированный в делопроизводстве с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Экспертиза документов – определение хозяйственного и коммерческого значения документов в целях определения сроков хранения, отбора их для хранения и/или уничтожения.
5. Общие положения
Организация, ведение и совершенствование системы документационного управления осуществляются офис-менеджером, на которого возложены функции по документационному обеспечению всех структурных подразделений.
Данная Инструкция применима также для документооборота в -продукт».
Для автоматизации управления документами в Филиале применяется программа 1 С «Архив». Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Филиале, должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству.
6. Описание процесса, распределение ответственности
6.1. Правила подготовки и оформления документов
6.1.1. Бланки документов
Документы филиала должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм).
В Филиале применяются следующие бланки:
- бланк, используемый для внутренних документов, включает в себя полное название организации прописными буквами: ФИЛИАЛ ЗАКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА ИНВЕСТ» – используется для оформления распорядительных документов – приказов и распоряжений;
- бланк, используемый для исходящих писем, включает в себя полное название организации прописными буквами ФИЛИАЛ ЗАКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА ИНВЕСТ» и реквизиты филиала: адрес, ИНН, КПП, расчетный счет, корреспондирующий счет, БИК.
Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по поручению директора филиала.
Для оформления служебных, докладных записок, заявлений и прочих документов, бланки Филиала не используются.
Образцы бланков приведены в Приложении 1 и Приложении 2.
6.1.2. Приказ (распоряжение)
Приказами (распоряжениями) оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы филиала.
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений директора Филиала, его заместителя, либо в инициативном порядке.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.
Контроль над правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет офис-менеджер.
Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы (распоряжения) по основной деятельности.
Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и офис-менеджеру.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадров на основании соответствующих представлений. Приказы по личному составу и прочие нумеруются отдельно.
Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
Наименование организации
Наименование вида документа, печатается прописными буквами - ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ)
Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "№", порядкового номера приказа и буквенного индекса. Например: № 000 – од
Заголовок - должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом в кавычках.
Например:
«Об утверждении Инструкции по организации
служебного делопроизводства»
Текст отделяется от заголовка 1-2 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
Текст приказа (распоряжения) может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т. д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.
Преамбула в приказах завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль над исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или какие-то положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
Приказы (распоряжения) подписывает директор филиала, а в его отсутствие лицо, его замещающее.
Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ (распоряжение), а также в согласованный проект документа не допускается.
Образец бланка приказа (распоряжения) приведен в Приложении 3.
6.1.3. Протокол
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания). Протоколы могут издаваться в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса, а фиксируются сами вопросы и принятое по ним решение.
Текст протокола, состоит из двух частей: вводной и основной.
Присутствовали - список присутствовавших..
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости и каждый вопрос нумеруется арабской цифрой.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным должностным лицам в соответствии со списком присутствовавших или выборочно по просьбе присутствовавших.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде копий протоколов от секретаря заседания.
6.1.4. Служебные письма
Служебные письма Филиала готовятся:
- как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
- как инициативные письма.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией директора Филиала на основании имеющихся сроков исполнения поручений.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции директора Филиала. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
Письма печатаются на стандартных бланках Филиала формата А4.
Текст письма, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например:
"Администрация Филиала считает..."
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.
Датой письма является дата его подписания.
Право подписи писем устанавливается Приказом. Приказом должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
Образец бланка исходящего письма приведен в Приложении 3.
6.2. Организация служебного документооборота и исполнения документов
6.2.1. Организация документооборота
Движение документов в филиале с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует служебный документооборот.
Доставка документов в филиал осуществляется, как правило, средствами почтовой и электрической связи.
С помощью почтовой связи в филиал доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.
6.2.2. Прием, обработка и распределение входящих документов
Входящие документы, поступающие в филиал на бумажных носителях, проходят первичную обработку, включающую в себя предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение директором и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется офис-менеджером.
Конверты с документами вскрываются, проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
Полученный документ регистрируется в Журнале регистрации входящей корреспонденции. На полученном документе проставляется регистрационный номер и дата. Регистрационный номер и дата проставляются в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа.
Документы, адресованные директору Филиала, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются секретарем, а затем направляются директору или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения директором, и направления этих документов непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Рассмотренные руководством документы возвращаются секретарю, где в Журнал регистрации входящей корреспонденции вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
Форма Журнала регистрации входящей корреспонденции приведена в Приложении 4
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
При передаче и приеме документов по факсу и электронной почте необходимо руководствоваться следующими требованиями:
· с каждого входящего документа секретарь снимает копию (за исключением рекламных рассылок, поздравлений, с документов с пометкой «Лично», счет-фактур, актов, договоров, приложений к договорам, дополнительных соглашений);
· ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
· подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; также указывается фамилия и должность, принявшего документ по факсу (если факс не автоматический);
· поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
· поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель
Документы в электронном виде, поступающие в филиал, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес филиала, и их регистрация в Журнале входящей документации, осуществляется офис-менеджером.
Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяется инструкцией по делопроизводству филиала с учетом функционирующих в филиале технических и программных средств.
6.2.3. Организация обработки и передачи исходящих документов
Исходящие документы филиала передаются почтой, факсом и электронной почтой.
Обработка документов для отправки почтой осуществляется секретарем филиала.
С помощью телефона, факса и электронной почты секретарь осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса,/номера телефона/электронного адреса или с указанием на рассылку.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.
Исходящие документы, отправляемые официальным письмом через приемную, регистрируются в Журнале исходящей корреспонденции. Форма Журнала исходящей корреспонденции приведена в Приложении 5.
6.2.4. Порядок прохождения внутренних документов
Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) директором филиала или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются офис-менеджеру, который осуществляет контроль над правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.
Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через офис-менеджера.
6.3. Работа исполнителей с документами
Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) директором филиала или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
6.4. Регистрация документов
Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы директора Филиала по основной деятельности, приказы по личному составу, входящая и исходящая корреспонденция. Для регистрации каждого вида документов ведется свой журнал.
Документы, поступающие на рассмотрение директора филиала, распорядительные документы и переписка за подписью директора филиала регистрируются офис-менеджером.
Документы, создаваемые по направлениям деятельности филиала, могут регистрироваться в структурных подразделениях.
Регистрационный номер любого документа кроме приказов состоит из порядкового номера.
Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
· наименование организации (автора или корреспондента);
· наименование вида документа;
· дата и регистрационный номер документа;
· дата поступления;
· краткое содержание документа;
· резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
· срок исполнения документа;
· отметка об исполнении документа.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
· гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
· внутренняя переадресация документов по исполнителям;
· ключевые слова;
· количество листов документа;
· наличие приложений;
· должностное лицо, поставившее документ на контроль;
· промежуточные сроки исполнения;
· перенос сроков исполнения;
· срок хранения документа;
· статус документа (проект, версия);
· вид передачи документа (почтой, факсом и т. д.) и др.
6.5. Контроль исполнения документов
Порядок контроля и сроки исполнения документов в филиале определяются данной Инструкцией. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование директора филиала о состоянии исполнения документов.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К".
Контроль исполнения обеспечивается офис-менеджером.
Офис-менеджер, обеспечивающий контроль исполнения, еженедельно докладывает директору филиала о ходе исполнения поручений.
6.6. Номенклатура дел
Ответственность за организацию работ по формированию, оформлению, хранению и составление номенклатуры дел предприятия несет специалист офис-менеджер. Ответственность за подготовку дел к архивному хранению и сохранность документации в подразделениях несут руководители подразделений.
Всем подразделениям предприятия присвоены номенклатурные индексы. Перечень соответствия индексов подразделениям приведен в Приложении 6.
6.6.1. Порядок составления номенклатуры дел
Для составления номенклатуры дел в подразделениях создается комиссия в составе:
- офис-менеджер,
- специалист отдела организационного развития,
- представитель руководства по качеству,
- руководитель подразделения, в котором составляется номенклатура.
Комиссия проводит экспертизу документов в подразделениях по графику. График составляется специалистом архива канцелярии и утверждается директором.
Сроки проведения экспертизы комиссией должны быть с января по февраль каждого года.
В ходе работы комиссии, специалисты комиссии рассматривают весь массив документации подразделения, формируют дела по идентичности документов и присваивают им номенклатурный номер.
Номенклатурный номер (порядок нумерации приведен в разделе 6.6.4 настоящей инструкции), сроки хранения дела в подразделении, сроки хранения дела в архиве предприятия и название папки, в которой хранятся идентичные документы, заносятся в проект номенклатуры подразделения от руки специалистом отдела организационного развития (Форма Номенклатуры дел приведена в Приложении 7).
Названия дел должны быть краткими, соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле (Например: Приказы, Договоры 2007, Протоколы 2008). В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, сгруппированных в деле (Например: «Документы по банку - Инструкции, Письма, Заявления об открытии счетов и др.»).
Нормативно-технические документы и печатные издания (ГОСТы, ТУ, Постановления, Справочники, Брошюры и т. д.), в номенклатуру не включаются. Учет данных документов осуществляется согласно Процедуре П-4.2.3-1 «Управление документами».
После переписи всех папок и формирования папок (дел) из разрозненных идентичных документов хранящихся бессистемно, комиссия завершает свою работу. Специалист отдела организационного развития готовит номенклатуру и идентификационные таблички для папок (дел) подразделения.
Номенклатура дел подразделения передается на утверждение директору филиала, после чего с нее снимается копия. Копия номенклатуры дел передается в подразделения и вкладывается в Папку (дело) подразделения с документами СМК. Оригинал номенклатуры дел хранится у специалиста отдела организационного развития.
Идентификационные таблички наклеиваются специалистом архива канцелярии на обложки папок (дел) подразделения. Идентификационные таблички имеют следующие обязательные реквизиты: номер дела по номенклатуре, название дела, дата начала ведения дела или срок в течение которого собираются документы в данное дело, срок хранения (заполнения) подразделением, в случае необходимости (когда одно дело не вмещает все идентичные документы и имеет несколько папок) порядковый номер тома. Например, дело с Заявками на покупку Товарно-материальных ценностей отдела МТО выглядит следующим образом:
|
08-17 Заявки 2008 год Том №3 Хранение в течение 2008 года |
При последующей работе комиссии в подразделении по прошествии годового периода, комиссия изымает в подразделении дела, срок хранения которых в подразделении один год или завершенные дела, которые хранятся в подразделении по мере заполнения. Руководитель подразделения заводит новое дело и ставит необходимые реквизиты на идентификационной табличке.
Изъятые дела перемещаются в Архив. В архивной номенклатуре дел ставится соответствующая запись о принятии дела на хранение в архив.
6.6.2. Порядок формирования и оформления дел в подразделениях
Ответственным за правильность ведения дел в подразделениях является руководитель подразделения.
Дела могут быть в виде папок в которые подшиваются документы или Журналов в которых делаются какие либо пометки.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
· в дело помещаются документы, работа по которым проведена/завершена;
· документы, подшитые в дело, заполнены разборчивым почерком или распечатаны на компьютере;
· в дело включается один экземпляр документа;
· каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении);
· входящий документ подшивается вместе с ответом на этот документ (в случае отсутствия письменного ответа на входящем документе проставляется отметка об исполнении);
· в дело формируются документы одного года (исключение составляют дела, продолжение которых необходимо);
· документы-приложения подшиваются за документами, к которым они относятся, независимо от их даты;
· в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;
· документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности (01.01.08г., 02.01.08г.) или в нумерационной (№1, №2);
Правильность формирования дел в подразделениях подвергается внутренним аудитам в соответствии с планом проведения внутренних аудитов.
6.6.3. Присвоение номенклатурного номера
В номенклатуре располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов. Индекс состоит из двух двузначных цифр, где первые две цифры код подразделения (подробнее смотри раздел 6.6.1 настоящей инструкции), а вторые две цифры порядковый номер дела в подразделении. Например, 01-02, где 01 – индекс документов бухгалтерии, 02 – порядковый номер дела по номенклатуре бухгалтерии.
Порядковый номер дела не зависит от степени их важности документов и присваивается по мере создания номенклатурных дел в подразделении.
6.6.4. Порядок хранения и уничтожения дел в архиве предприятия
Дела хранятся в архиве филиала согласно утвержденным общей номенклатурой дел срокам архивного хранения. По истечении срока хранения в конце года, специалист отдела организационного развития готовит опись дел подлежащих уничтожению.
Ежегодно в феврале создается комиссия по уничтожению архивных документов подлежащих уничтожению. В состав комиссии входят:
· специалист отдела организационного развития,
· представитель бухгалтерии,
· офис-менеджер
Комиссия рассматривает опись документов предназначенных для уничтожения, проводит визуальный осмотр дел подлежащих уничтожению (по необходимости постраничный осмотр дел).
После проведения осмотра документы уничтожаются любым удобным способом (переработка на машине по уничтожению бумаг, сжигание, сдача фирмам по переработке вторичного сырья и т. д.). Комиссия составляет Акт установленной формы (Приложение ), в котором члены комиссии ставят подпись и дату проведения уничтожения документов. К Акту прикладывается опись уничтоженных документов.
Некоторые документы по решению комиссии могут быть направлены для хранения в государственный архив. При принятии решения о передаче документов в государственный архив, специалист отдела организационного развития связывается с городским государственным архивом и получает от него необходимые организационно-методические указания. После чего специалист отдела организационного развития, готовит опись документов подлежащих передаче и формирует дела согласно Инструкции государственной архивной службы РФ.
Формирование дел постоянного и временного сроков хранения производится сотрудниками городского государственного архива на договорной основе.
Документы, отобранные комиссией на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет) должны быть правильно сформированы в дела (единицы хранения):
· документы в деле располагаются в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;
· производится нумерация листов дела в правом верхнем углу листа, не задевая текста;
· в конце дела подшивается заверительный лист;
· в начале дела, состоящего из особо ценных документов (учредительные документы, документы по личному составу) подшивается внутренняя опись дел;
· дело переплетается или подшивается в 3-4 прокола в твердую обложку (для предохранения от порчи верхнего документа в деле после обложки подшивается чистый лист бумаги, ау корешка дела – полоска картона шириной 1-2 см.);
· на обложке дела без сокращения указывается:
1. Филиал Инвест» в городе Волгограде;
2. Название структурного подразделения;
3. индекс дела по номенклатуре дел, № дела;
4. заголовок дела (в заголовках на документы распорядительного характера обязательно указываются их номера);
5. даты окончания и начала дела (число, месяц прописью, год);
6. срок хранения по перечню;
7. количество листов;
8. архивные номер (для дел постоянного и долговременного хранения, шифр включает наименование фонда, номер описи, номер дела по описи).
7. Внесение изменений
Внесение изменений осуществляется согласно процедуре «4.2.3-1 Управление документацией»
8. Рассылка и хранение
Рассылка документа осуществляется согласно процедуре «4.2.3-1 Управление документацией».
9. Приложения.
Приложение 1: Форма бланка для внутренних документов;
Приложение 2: Форма бланка для исходящих писем;
Приложение 3: Форма бланка приказа (распоряжения);
Приложение 4: Форма Журнала входящей корреспонденции;
Приложение 5: Форма Журнала исходящей корреспонденции;
Приложение 6. Форма номенклатуры дел подразделения;
Приложение 7. Форма акта о выделении дел к уничтожению.
Приложение 1
Форма бланка внутреннего документа
ФИЛИАЛ ЗАКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА
«АГРО ИНВЕСТ»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Дата № номер – од
«О ………………….
……………………..»
Текст преамбулы распоряжения
ПРИКАЗЫВАЮ:
Текст содержательной части распоряжения.
Директор филиала
Инвест»
Приложение
Форма бланка исходящего письма
ФИЛИАЛ ЗАКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА
«АГРО ИНВЕСТ»
__________________________________________________________
р/с Филиал в г. Волгограде г. Волгоград
к/с
__________________________________________________________________
исх. №______ Генеральному директору
от «____»________ 2009 г.
!
Прошу Вас поставку мяса свинины в полутушах II категории в количестве 20 000 кг на 25 октября 2009 года не производить.
С уважением,
Директор филиала
Инвест»
Приложение
Форма приказа
ФИЛИАЛ ЗАКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА
«АГРО ИНВЕСТ»
____________________________________________________________________________________________________________________
ПРИКАЗ
24 января 2009 г. № 34 – од
«О порядке оформления
документооборота по
учету реализации продукции»
Для учета внутренних взаиморасчетов между филиалом и холдингом, формирования отчетов и контроля,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Вменить в обязанности операторов, оформляющих документы реализации продукции на Москву, в документе «Реализация товаров и услуг» в закладке «Печать» нажимать кнопку «Выполнить поступление на ФТП».
Директор филиала
Инвест»
Приложение 4
Форма Журнала регистрации входящей документации
Приложение 5
Форма Журнала регистрации исходящей документации
Приложение 6
Форма номенклатуры дел подразделения
УТВЕРЖДАЮ
Директор филиала
ЗАО "Агро Инвест"
в г. Волгограде
_______
«___» _________ 20__ г.
Номенклатура дел __________________________________
(Наименование подразделения)
|
Номер дела |
Наименование дела |
Срок хранения |
Примечание |
Приложение 7
Форма Акта о выделении дел к уничтожению
УТВЕРЖДАЮ
Директор филиала
ЗАО "Агро Инвест"
в г. Волгограде
_______
«18» февраля 2009
АКТ
О выделении дел к уничтожению
Комиссия в составе:
Руководитель комиссии ________________
________________
________________
изучив представленные дела ______________________________________________________
(Наименование подразделения)
ПОСТАНОВИЛА:
принять предоставленные документы на уничтожение. Уничтожение осуществить путем сжигания. Перечень дел подлежащих уничтожению прилагается.
Подписи членов комиссии:
Руководитель комиссии ________________
________________
________________
«___»__________ 20___ г.
