Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии Забайкальского края

УТВЕРЖДЕНА

постановлением Избирательной комиссии Забайкальского края
от 27 января 2011 г. № 20 / 187-1

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Избирательной
комиссии Забайкальского края

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Избирательной комиссии Забайкальского края (далее Комиссия).

Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», «Об Архивном деле в Российской Федерации», и другими федеральными законами, Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГОСТ Р 6.30.-2003), Регламентом Избирательной комиссии Забайкальского края, а также постановлениями и другими нормативными актами ЦИК России.

Делопроизводство в Комиссии осуществляется с использованием программного изделия ПИ «Дело».

1.2. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для членов Комиссии и работников аппарата.

1.3. Специалист, ответственный за ведение делопроизводства, обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки (в том числе ввод в электронную базу данных информации о документах), информирует секретаря Комиссии о состоянии их исполнения, организует справочно-информационную работу, готовит проект номенклатуры дел Комиссии, ведет и формирует дела в соответствии с номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность, готовит и передает дела в Государственный архив Забайкальского края (далее – архив), выдает документы и дела, контролирует их возврат, готовит заявки на изготовление печатей и штампов, а также осуществляет иные функции в соответствии со своим должностным регламентом.

Ответственность за организацию делопроизводства в Комиссии, внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов, обеспечение сохранности документов и передачу их в архив, контроль за соблюдением требований Инструкции несет секретарь Комиссии.

1.4. Обеспечение функционирования системы ПИ «Дело», методическое сопровождение организации делопроизводства осуществляется в соответствии с инструкциями и нормативно-правовыми актами ЦИК России.

1.5. В настоящей Инструкции используются следующие термины:

бланк документа – лист бумаги с постоянными реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа;

входящий документ – документ, поступивший в Комиссию;

дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку, или один такой документ;

делопроизводство, документационное обеспечение–деятельность по обеспечению документирования и организации работы с официальными документами в Комиссии;

докладная записка – документ, адресованный председателю Комиссии, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;

документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам;

документооборот – движение документов в Комиссии с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки;

дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

срок исполнения – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом или резолюцией;

информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, представленные в любой форме;

исполнитель – лицо, готовящее документ и ответы на входящие документы;

исходящий документ – официальный документ, отправляемый из Комиссии за подписью уполномоченного на то должностного лица;

контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в аппарате Комиссии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в деятельности Комиссии;

официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;

повторное обращение – обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу или в связи с тем, что заявитель не был удовлетворен ответом, данным на первое обращение;

подлинник документа (оригинал) – первый или единственный экземпляр официального документа, обладающий юридической силой;

поручение- документ организационно - распорядительного характера, предписывающий выполнение тех или иных действий;

регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

резолюция (документа) – реквизит, состоящий из надписи на документе или отдельном листе, приложенном к документу, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение;

реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа;

типовой срок исполнения – срок исполнения, установленный нормативно-правовым актом;

формирование дела – группировка в дела исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

учет документов – фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов;

электронная регистрационная карточка документа (далее – РК) – регистрационная карточка, создаваемая при регистрации документа с использованием ПИ «Дело».

2. Прием, регистрация и прохождение поступающей
корреспонденции

2.1. Прием и регистрация поступающей в Комиссию корреспонденции осуществляется специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в централизованном порядке с использованием ПИ «Дело».

2.2. При вскрытии конвертов, поступающих фельдсвязью или по почте, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.3. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, специалистом, ответственным заведение делопроизводства, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам (Приложение ).

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка «Документ получен в поврежденном виде».

2.4. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов либо договоры, претензии, исковые заявления, документы, связанные с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд.

2.5. Пакеты с пометкой «Лично» передаются адресатам в закрытом виде.

2.6. Факсограммы, как необходимая для работы оперативная информация, не регистрируются.

2.7. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение № 1).

2.8. При регистрации поступившего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, вид доставки.

В нижнем правом углу первого листа зарегистрированного документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации, входящего номера, подпись специалиста, ответственного за ведение делопроизводства. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения в виде РК.

Делопроизводство в Комиссии осуществляется с использованием программного изделия «Дело» подсистемы автоматизации административной деятельности Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы», входящей в состав специального программного обеспечения (далее – ПИ «Дело»).

2.9. После регистрации документов специалист, ответственный за ведение делопроизводства, передает их председателю Комиссии.

Документы, поступающие из нижестоящих избирательных комиссий по запросу Комиссии, передается лицу, подписавшему запрос.

2.10. Резолюции председателя Комиссии вносится в РК специалистом, ответственным за ведение делопроизводства.

2.11. Если в резолюции указаны члены Комиссии и руководители отделов аппарата Комиссии, то работу по исполнению документа координирует член Комиссии, указанный в резолюции первым – координатор исполнения.

Ответственным за исполнение является начальник отдела, указанный в резолюции по исполнению первым после члена Комиссии.

Работники аппарата Комиссии, готовящие ответы на входящие документы являются исполнителями.

Если в резолюции Председателя Комиссии (заместителя председателя, секретаря Комиссии) после координатора исполнения и ответственного за исполнение указаны члены Комиссии, работники аппарата, то они являются соисполнителями.

Ответственный за исполнение организует исполнение документа в установленный срок. Соисполнители по поручению лица, ответственного за исполнение, представляют все необходимые материалы. Соисполнители несут равную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов.

2.12. Документы, поступившие из нижестоящих избирательных комиссий, организаций и от физических лиц непосредственно в отделы аппарата Комиссии, подлежат обязательной передаче лицу, ответственному за ведение делопроизводства, для регистрации.

3. Работа с документами, содержащими информацию
ограниченного доступа

3.1. К служебной информации ограниченного доступа относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

3.2. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» определяется председателем Комиссии.

3.3. На первой странице документа (а в случае необходимости – и его проекта), содержащего служебную информацию ограниченного распространения, а также на первой странице сопроводительного листа к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу проставляются пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра.

3.4. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов.

3.5. Копирование (тиражирование) документов с грифом «Для служебного пользования» производится специалистом, ответственным за ведение делопроизводства, только с разрешения председателя Комиссии, при этом осуществляется учет каждого экземпляра указанных документов.

3.5.1. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, тиражируются с письменного разрешения председателя Комиссии или лица, его замещающего. Учет тиражируемых документов осуществляется поэкземплярно. На обороте последнего листа каждого экземпляра исполнитель должен указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату тиражирования документов.

3.6. Документы с грифом «Для служебного пользования» передаются членам Комиссии и работникам аппарата под расписку.

3.7. Документы с грифом «Для служебного пользования» хранятся в закрывающихся шкафах.

3.8. Запрещается передавать документы с грифом «Для служебного пользования» по незащищенным каналам компьютерно - модемной связи и по факсу.

3.9.  На лицевой стороне в левом нижнем углу первого листа документа с грифом "Для служебного пользования" проставляется количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

3.10. Уничтожение дел, документов и изданий с грифом «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится по акту (приложение №  ).

3.11. В случае утраты документов или изданий с грифом «Для служебного пользования» либо разглашения этой информации специалист, ответственный за ведение делопроизводства, информирует об этом председателя Комиссии, по указанию которого проводится служебное расследование. О результатах расследования докладывается председателю Комиссии. Об утрате дел, документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» в структурном подразделении составляется акт.

За разглашение сведений, содержащихся в документах, указанных выше, нарушение порядка обращения с ними работник аппарата Комиссии либо иное лицо, которое на основании закона, нормативного правового акта или договора обязано обеспечивать конфиденциальность сведений, содержащихся в документах, где указаны сведения об избирателях, участниках референдума может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законом ответственности.

3.12. .  Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, должна осуществляться с учетом норм Федерального закона от 01.01.01 года «О персональных данных», Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемых без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября
2008 года № 000, Положения о Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, утвержденного постановлением ЦИК России от 6 ноября 1997 года
№ 000/973-II (в редакции постановлений ЦИК России от 29 декабря
2005 года № 000/1084-4 и от 19 ноября 2008 года № 000/1017-5), Регламента применения Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы» для задач, связанных с регистрацией (учетом) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, утвержденного постановлением ЦИК России от 28 февраля 2006 года
№ 000/1112-4 (в редакции постановления ЦИК России от 01.01.01 года № 000/1017-5), Положения об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации «Выборы», утвержденного постановлением ЦИК России от 23 июля
2003 года № 19/137-4 (в редакции постановления ЦИК России от 01.01.01 года № 000/1254-4).

3.12.1. Список лиц, уполномоченных получать от глав местных администраций, органов регистрационного учета на селения и передавать им документы, содержащие персональные данные избирателей, участников референдума, утверждается постановлением Избирательной комиссии, определяющим порядок функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума на территории субъекта Российской Федерации.

3.12.2. Получив документ на бумажном носителе, содержащий персональные данные избирателей, участников референдума, системный администратор КСА ТИК проставляет в правом верхнем углу первой страницы документа пометку «Для служебного пользования».

На документах, содержащих персональные данные избирателей, участников референдума, на машиночитаемых носителях информации пометка «Для служебного пользования» ставится в правой верхней части машиночитаемого носителя информации.

Пометка «Для служебного пользования» проставляется также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума.

3.12.3. Все документы, содержащие персональные данные избирателей, участников референдума, и сопроводительные письма к ним при их получении либо отправке регистрируются системным администратором КСА ТИК в отдельном журнале, форма которого установлена положением ЦИК.

3.12.4. Машиночитаемые носители, содержащие изменения региональных (территориальных) фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, сопроводительные письма к ним и протоколы передачи фрагмента базы данных ГАС «Выборы» пересылаются посредством фельдъегерской почты (специальной связи) либо лично системным администратором ТИК.

3.13. Для уничтожения носителей информации, содержащих персональные данные и иную конфиденциальную информацию, распоряжением председателя Избирательной комиссии Забайкальского края либо распоряжением председателя соответствующей территориальной избирательной комиссии назначается комиссия, состоящая не менее, чем из двух человек, допущенных к работе с персональными данными и иной конфиденциальной информацией. Уничтожение указанных носителей производится по акту (Приложение ).

4. Основные требования к подготовке и
оформлению документов

4.1. Документы должны излагаться кратко и ясно, быть аргументированными, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации.

4.2. Документы печатаются на бланках установленной формы (приложения с № 3 по № 7 ).

В Комиссии установлены следующие виды бланков:

бланк протокола заседания;

бланк постановления;

бланк выписки из протокола заседания;

бланк распоряжения;

бланк письма;

4.3 Контроль за соответствием бланков установленным образцам осуществляется лицом, подготавливающим информацию на соответствующем бланке Комиссии.

4.4. При подготовке и оформлении документов члены Комиссии и работники аппарата Комиссии должны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

Реквизит «Дата документа». Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а
акта – дата события.

Документы, изданные совместно двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год – четырьмя арабскими цифрами, например: 07.11.2011

Цифровой способ датирования используется при визировании, оформлении резолюций, проставления отметок об исполнении и т. п.

Словесно-цифровой способ – используется при датировании распорядительных и, финансовых документов, справок, писем, а также в их текстах, например: 07 ноября 2011 г.

4.5. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» используется только при оформлении писем, включается в бланк, дополняется проставлением даты и индекса того документа, на который дается ответ. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма.

4.6. Реквизит «Адресат». Этот реквизит располагают в правом верхнем углу.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Законодательное Собрание Забайкальского края Правовое управление

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией. Например:

Управление государственной службы и кадровой политики Губернатора Забайкальского края Начальнику отдела

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:

Начальнику государственно-правового управления Губернатора Забайкальского края

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Центральная избирательная комиссия Российской Федерации Б. Черкасский пер., д. 9, Москва, 109012

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, органов местного самоуправления, их следует указывать обобщенно, например:

Главам администраций муниципальных районов, городских округов

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, который подписывается председателем, заместителем председателя, секретарем Комиссии а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

ул. Нагорная, дом 45, кв. 5, Чита, Забайкальский край, 672006

4.7. Реквизит «Гриф утверждения документа». Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то реквизит «Гриф утверждения документа» состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и прописными буквами), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Председатель Избирательной комиссии Забайкальского края личная подпись инициалы, фамилия Дата

При утверждении документа постановлением Комиссии, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН постановлением Избирательной комиссии Забайкальского края от 01.01.01 г. № 2/11-1

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

4.8 Указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки председателем (заместителем председателя, секретарем, членном Комиссии) на подлиннике документа на свободном от тексте месте, или оформлены на отдельном листе формата А 5 установленной формы (приложение № 8), приложенном к документу, Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости, – содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:

Прошу подготовить проект письма к 25.02.2011 личная подпись дата

4.9. Реквизит «Заголовок к тексту». Заголовок к тексту должен кратко и точно раскрывать содержание документа и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: «о чем (о ком)?», например:

Распоряжение О создании аттестационной комиссии

«чего (кого)?», например:

Должностная инструкция ведущего специалиста Информационного центра

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Документы, оформленные на бланках формата А5, указания по исполнению документа, телеграммы не озаглавливаются.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру. При оформлении письма – от границы левого поля.

4.10. Реквизит «Текст документа».

Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы или
соединения этих структур.

Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей.
В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение – распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, ранее изданных ЦИК России, Избирательной комиссией, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение – распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление – просьбу без пояснения).

Тексты документов большого объема могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые пишутся арабскими цифрами, например:

1. Раздел 1.1. Подраздел 1.1.1.Пункт

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

от третьего лица единственного числа («Избирательная комиссия Забайкальского края считает возможным»).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

4.11. Реквизит «Отметка о наличии приложений». Этот реквизит располагается от границы левого поля после текста перед подписью.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:	1. Положение об Экспертной комиссии на 13 л. в 1 экз.
	2. Примерная номенклатура дел на 4 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение:

на 6 л. в 2 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо Центральной избирательной комиссии Российской Федерации -20/435 и приложение к нему, всего на 8 л.

В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:

«Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении № 1»

Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится:

	Приложение к постановлению Избирательной комиссии Забайкальского края от 01.01.01 г. № 3/9-1
	Приложение к распоряжению председателя Избирательной комиссии Забайкальского края от 01.01.01 г.

При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например, приложение № 1, приложение № 2 и так далее.

Слово «Приложение» можно также печатать прописными буквами и центрировать.

4.12. Реквизит «Подпись». На каждом документе ставится подпись и указывается должность, инициалы и фамилия подписавшего его лица.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформляется на бланке Комиссии, то реквизит «Подпись» включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Например:

Председатель Избирательной комиссии

личная подпись

инициалы, фамилия

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом «за», писать от руки «Зам.» или проставлять косую черту перед наименованием должности.

Если письмо оформляется не на бланке, то реквизит «Подпись» содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:

Начальник Информационного центра Избирательной комиссии Забайкальского края

личная подпись

инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, если документ оформлен на бланке, например,

Председатель	личная подпись	инициалы, фамилия
Главный бухгалтер	личная подпись	инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:

Начальник УВД по Забайкальскому краю	Председатель Избирательной комиссии Забайкальского края
личная подпись	инициалы, фамилия	личная подпись	инициалы, фамилия

В документе, подготовленном комиссией, созданной для решения того или иного вопроса, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии	личная подпись	инициалы, фамилия
Члены комиссии	личная подпись	инициалы, фамилия
	личная подпись	инициалы, фамилия
	личная подпись	инициалы, фамилия

Если документ составлен как прилагаемая к основному документу справка или информация, вместо подписи под текстом документа, как правило, указывается название соответствующего отдела аппарата Комиссии, в котором подготовлена справка или информация.

4.13. Реквизит «Гриф согласования документа» состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и прописными буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО Начальник Главного управления Центрального Банка РФ по Забайкальскому краю личная подпись инициалы, фамилия Дата

Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО письмо Управления Минюста России по Забайкальскому краю

от 01.01.01 г. № 5-10/49

Гриф согласования располагается ниже подписи слева.

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости может быть указана должность визирующего. Например:

Консультант по правовым вопросам
Личная подпись	инициалы, фамилия
Дата

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник правового отдела

Личная подпись	инициалы, фамилия
Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в Комиссии, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из Комиссии, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

4.14. Реквизит «Печать». Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с осуществлением финансовых операций, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати проставляется на специально отведенном месте или таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

4.15. Реквизит «Отметка о заверении копии». При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, ее расшифровка и дата заверения, например:

Верно специалист по кадрам
Личная подпись	инициалы, фамилия
Дата

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, можно не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется печатью.

4.16. Реквизит «Отметка об исполнителе». Включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона с кодом региона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:

(3022)

4.17. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Этот реквизит включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя или начальника отдела, в котором исполнен документ.

5. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами.

5.1. Отправка из Комиссии писем, телеграмм и других документов производится централизованно лицом, ответственным за ведение делопроизводства, ежедневно в соответствии со служебным распорядком Комиссии, кроме выходных и праздничных дней.

Документы, переданные для отправки до 13 часов, оформляются и отправляются в тот же день, остальные – на следующий день.

Порядок отправки исходящих документов после окончания рабочего дня, в выходные и не рабочие дни устанавливается председателем Комиссии.

5.2.  Отправка документов из Избирательной комиссии осуществляется фельдъегерской связью, почтой, по телеграфу, каналам связи ГАС «Выборы» средствами электронной почты ПИ «Дело», каналам факсимильной связи, сети Интернет или нарочным.

5.3. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) организации (кроме писем, адресованных в законодательные и исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации, иным государственным органам и организациям, органам местного самоуправления, нижестоящим избирательным комиссиям).

5.4. Исходящие письма направляются за подписью председателя, а в его отсутствие заместителя председателя, секретаря Комиссии на соответствующих бланках.

Письма по вопросам оформления пропусков для входа в здание Комиссии подписывает начальник организационного отдела аппарата Комиссии.

5.5. Подписанные письма и телеграммы вместе с копиями, завизированными исполнителем, передаются для регистрации и отправки в открытом виде ответственному за ведение делопроизводства.

Письма и телеграммы, содержащие вопросы финансового характера, должны быть завизированы начальником отдела - главным бухгалтером. Если исходящее письмо является ответом на входящий документ, исполнитель обязан приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого письма.

С использованием ПИ «Дело» документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.

При регистрации исходящего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, его соисполнители, а также кем он подписан.

Документ отправляется только при наличии его электронной версии, которая присоединяется к РК.

5.6. Отправка исходящих документов по электронной почте ГАС «Выборы» осуществляется через почтовый ящик, находящийся в Информационном центре Комиссии.

5.7. Для передачи исходящего документа по каналам связи ГАС «Выборы» исполнитель представляет специалисту, ответственному за ведение делопроизводства, отправляемое письмо на бумажном носителе вместе с машиночитаемой копией и список рассылки.

Документы по вопросам формирования избирательных комиссий
и осуществления их финансирования, награждения и поощрения членов
и работников аппаратов избирательных комиссий, сведения о численности избирателей, участников референдума в обязательном порядке направляются фельдъегерской связью или почтой.

5.8. Специалист, ответственный за ведение делопроизводства, передает документы по каналам факсимильной связи только по поручению председателя, заместителя председателя, секретаря или члена Комиссии, а также руководителей отделов аппарата Комиссии.

Подлинник документа, переданного по каналам факсимильной связи, при необходимости направляется адресату почтой.

5.9. Отправку ответов на письма, поступившие по сети Интернет и рассмотренные председателем Комиссии, осуществляет специалист Информационного центра Комиссии в соответствии с настоящей Инструкцией. Отправка осуществляется только при наличии электронной версии ответа.

5.10. При отправке телеграммы более чем в четыре адреса исполнитель представляет ее оформленный подлинник, копию и два экземпляра завизированного списка рассылки, с указанием почтовых или телеграфных адресов.

5.11. По согласованию с председателем Комиссии исполнители, подготовившие исходящие письма, имеющие по их мнению общественно-значимый характер, передают их в Информационный центр для размещения на сайте Комиссии.

5.12. Контроль за введением в ПИ «Дело»и правильностью адресов, сведений о территориальных избирательных комиссиях, о законодательных и исполнительных органах государственной власти Забайкальского края, их руководителях, о государственных органах, учреждениях и их руководителях, о региональных отделениях политических партий и их лидерах, о средствах массовой информации и их руководителях – осуществляет секретарь Комиссии.

5.13. Документы с отметкой о срочности доставки «Срочно» оформляются вне очереди и передаются в отдел фельдъегерской или специальной связи для доставки в первую очередь в соответствии с графиком городских маршрутов фельдъегерей, сотрудников специальной связи.

5.14. Документы без отметок о срочности оформляются по мере поступления специалистом, ответственным за ведение делопроизводства и передаются в отдел доставки фельдъегерской или специальной связи.

5.15. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются через почтовое отделение связи заказными письмами с уведомлением.

5.16.  Исходящие документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера, в том числе личная корреспонденция, художественная, учебная, научная и иная литература, периодические издания, аудио - и видеокассеты, CD-диски, к отправке не принимается.

5.17. Копии исходящих документов помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.

6. Работа с обращениями граждан

6.1.Письменные обращения граждан (далее - обращения), поступившие в Комиссию, регистрируются ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ «Дело» отдельно от других видов документов не позднее трех дней с момента поступления. Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов и референдумов, регистрируются в день поступления в Комиссию.

6.2. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется, так как штамп почтового отделения является доказательством даты получения документа, а адрес автора обращения часто бывает написан лишь на конверте. Обращения, содержащие в адресной части пометку «Лично», рассматриваются в общем порядке в соответствии с настоящей Инструкцией.

При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, в РК делается отметка «Повторно», и прикладываются регистрационные карточки по первичным обращениям, подобранные с использованием ПИ «Дело».

Если обращение поступило от коллектива граждан, то при регистрации в РК ставится отметка "Коллективное".

6.3. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера обращения и даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения в правом нижнем углу или на свободном от текста месте.

6.4. Обращения граждан после регистрации передаются председателю Комиссии. Резолюция председателя вносится в РК.

6.4.1. Обращения с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) Избирательной комиссии передаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем передаются исполнителю под подпись в распечатанной РК.

6.4.2. Обращения, адресованные членам Избирательной комиссии, регистрируются в установленном порядке, докладываются председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии, после чего передаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем – исполнителю под подпись в распечатанной РК.

Обращения граждан рассматриваются в соответствии с резолюцией председателя, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

6.5Обращения граждан, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции Комиссии, на следующий день после их регистрации с сопроводительным письмом направляются в соответствующий орган и соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением граждан, направивших обращение, о переадресации обращений. В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок направления ответа автору письма, а при необходимости - и в Комиссию.

Если решение поставленных в обращениях вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов или должностных лиц, копия обращения в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.

6.6. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

6.7. В случае, если в соответствии с запретом, предусмотренным пунктом 6.6. настоящей Инструкции, невозможно направить жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие в установленном порядке в суд.

6.8. Обращения, поступившие в Комиссию, рассматриваются не более 30 дней со дня их регистрации. В период подготовки и проведения выборов и референдумов сроки исполнения обращений устанавливаются в соответствии с ФЗ « Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации».

Если необходимо продлить срок рассмотрения обращения гражданина, исполнитель должен представить председателю Комиссии в письменном виде объяснение, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Максимальное продление срока составляет 10 дней.

Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

В случае поступления в Комиссию в установленном порядке запроса государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, представляются в течении 15 календарных дней.

6.9. Ответ на обращения, в которых не указаны фамилия гражданина и его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается, такое обращение списывается "В дело" председателем Комиссии.

В случае, если в письменном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течении семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

6.10. Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом. При достаточных основаниях обращение направляется в соответствующий государственный орган.

6.11. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

6.12. В случае, если в письменном обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными им обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление.

6.13. Руководители отделов ведут учет и анализ обращений граждан и организаций, и не позднее 5 числа месяца следующего квартала передают обобщенную информацию заместителю председателя Комиссии, который обобщает результаты анализа и представляет соответствующий доклад председателю Комиссии.

6.14. Обращения граждан, поступившие на официальный почтовый ящик Избирательной комиссии в сети Интернет, регистрируются с использованием ПИ «Дело» и рассматриваются в установленном законом порядке. Ответы на такие обращения граждан направляются по почтовым или электронным адресам, указанным в обращениях. В случае, если в обращении почтовый адрес не указан, ответ на данное обращение не дается.

6.15. Личный прием граждан ведется председателем и членами Комиссии, работающими в Комиссии на постоянной (штатной) основе, в соответствии с графиком приема, утвержденным председателем Комиссии.

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Во время приема ведется регистрационный журнал, в который вносятся данные о гражданине, краткое содержание обращения, результаты рассмотрения, а также должность и фамилия лица, который ведет прием.

Если изложенные в устном обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в регистрационном журнале. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Переданные на приеме гражданами письменные обращения регистрируются с использованием ПИ «Дело» и рассматриваются в установленном настоящим разделом порядке.

В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Комиссии, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

В случае грубого, агрессивного поведения гражданина прием может быть прекращен. При необходимости может быть вызван сотрудник охраны. Информация о поведении гражданина отражается в журнале учета.

7. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов, рассматриваемых на заседаниях Комиссии.

7.1. Формирование проекта повестки дня заседания Комиссии

7.1.1. Подготовленные для рассмотрения на заседании Комиссии проекты постановлений в срок не позднее чем за 5 рабочих дней (в период избирательной кампании – не позднее, чем за 2 рабочих дня) до предполагаемой даты заседания Комиссии членами Комиссии, руководителями отделов аппарата Комиссии передаются секретарю Комиссии для формирования проекта повестки заседания Комиссии.

7.1.2. Проект повестки заседания Комиссии представляется на рассмотрение председателя Комиссии в срок не позднее, чем за 3 рабочих дня до предполагаемой даты его проведения, а в период проведения избирательной кампании, не позднее, чем за один рабочий день.

Члены Избирательной комиссии вправе предложить внести в повестку дня заседания вопросы, не предусмотренные планами работы и постановлениями (решениями) избирательной комиссии, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов.

7.1.3. Проект повестки дня заседания Избирательной комиссии формируется секретарем Избирательной комиссии в сроки, установленные регламентом избирательной комиссии, на основании планов работы и постановлений (решений) Избирательной комиссии, поручений председателя Избирательной комиссии, поступивших документов и, после согласования с председателем, подписывается секретарем избирательной комиссии.

 Согласованный с председателем Комиссии проект повестки не позднее, чем за 1 день до даты заседания Комиссии, передается специалисту, ответственному за ведение делопроизводства, для тиражирования и информирования членов Комиссии, представителей политических партий, средств массовой информации о дате заседания Комиссии и предлагаемых к рассмотрению вопросах.

7.2. Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания Комиссии

7.2.1. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания Комиссии, готовятся под руководством члена Комиссии, за которым закреплено соответствующее направление деятельности Комиссии, специалистами отделов аппарата Комиссии.

7.2.2. Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект постановления с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании Избирательной комиссии; либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании избирательной комиссии; при необходимости – пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.

7.2.3.  Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте постановления, так и в приложениях к нему. Если в приложении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности нижестоящих избирательных комиссий, эксплуатации средств автоматизации, обучения организаторов выборов и избирателей, оно должно быть завизировано также руководителем отдела финансово - экономической работы и контроля.

7.2.4. К проекту документа приобщаются подлинники документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии.

7.2.5. Подготовленные и оформленные для рассмотрения на заседании документы представляются председателю Комиссии. После просмотра, а в необходимых случаях и внесения в документы поправок, секретарь Комиссии передает весь комплект документов специалисту, ответственному за ведение делопроизводства, для тиражирования.

7.2.6. Специалист, ответственный за ведение делопроизводства, не позднее чем за 1 день до даты заседания Комиссии, информирует членов Комиссии о возможности получить и ознакомиться с документами, подлежащими рассмотрению на заседании Комиссии, комплектует папки с документами и, раздает их членам Комиссии, руководителям отделов аппарата Комиссии.

7.2.7. Накануне дня заседания Комиссии исполнитель документа представляет секретарю приемной председателя Комиссии, список лиц, приглашенных на заседание Комиссии. В списке указываются фамилии, имена, отчества приглашенных, их должности, официальное название организации, номера телефонов. В случае рассмотрения на заседании Комиссии обращения гражданина, то в списке лиц, приглашенных на заседание, указываются адрес его места жительства и номер контактного телефона.

7.2.8. Организационный отдел, получив проект повестки дня заседания Комиссии информирует средства массовой информации о дате и времени заседания Комиссии, а также о вопросах, включенных в повестку дня.

7.2.9. Перед началом заседания секретарь приемной председателя Комиссии регистрирует приглашенных на заседание лиц, список которых представляется председателю Комиссии.

Организационный отдел обеспечивает присутствие на заседании аккредитованных представителей средств массовой информации, снабжает их необходимыми материалами.

7.2.10. На заседании Комиссии ведется протокол, а при необходимости и аудиозапись (видеозапись).

7.2.11. По итогам заседания секретарь Комиссии передает в организационный отдел подписанный протокол заседания для размещения информации на сайте Комиссии и в средствах массовой информации.

7.3. Выпуск документов, рассмотренных на заседании Комиссии

7.3.1. Документы, рассмотренные на заседании Комиссии, должны быть при необходимости доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы.

7.3.2. Срок доработки документов не должен превышать два рабочих дня после дня заседания, если иной срок не определен или оговорен на заседании.

7.3.3. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения и дополнения. В случае принятия Комиссией решения о необходимости контроля за выполнением постановления его текст дополняется пунктом, в котором назначаются ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения. Например: «Возложить контроль за исполнением постановления на члена Комиссии (инициалы, фамилия). О результатах исполнения проинформировать Комиссию до (ставится конкретная дата)».

7.3.4. Текст постановления, а также приложения к нему в обязательном порядке печатаются на бланке установленного образца.

7.3.5. Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к постановлению документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте.

7.3.6. К оформленному для подписания постановлению исполнитель прилагает список должностных лиц и организаций, которые будут задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании и которым этот документ должен быть разослан (приложение № 10 ).

7.3.7. Оформленный комплект документов исполнитель передает для подписания секретарю Комиссии. Постановления подписываются председателем и секретарем комиссии (председательствующим на заседании и секретарем заседания).

7.3.8. Если на заседании Комиссии функции председателя Комиссии осуществлял заместитель председателя Комиссии, а в его отсутствие – секретарь Комиссии или один из членов Комиссии с правом решающего голоса, а также если функции секретаря Комиссии осуществлял один из членов Комиссии с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на постановлении оформляются следующим образом:

«Заместитель председателя Избирательной комиссии Забайкальского края" - в случае временного отсутствия председателя Комиссии;

«Исполняющий обязанности председателя Избирательной комиссии Забайкальского края » – в случае отсутствия заместителя председателя Комиссии и при наличии решения Комиссии о возложении на секретаря либо одного из членов Комиссии с правом решающего голоса функций председателя Комиссии;

«Исполняющий обязанности секретаря Избирательной комиссии Забайкальского края» – в случае наличия распоряжения председателя Комиссии или исполняющего обязанности председателя Комиссии о возложении на одного из членов Комиссии с правом решающего голоса функций секретаря Комиссии.

7.3.9. После подписания документы регистрируются ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ «Дело». На документах и списках рассылки проставляется регистрационный номер.

7.3.10. Постановления Комиссии, протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий Комиссии.

Номер постановления состоит из номера протокола заседания и порядкового номера постановления, разделенных косой чертой, и, отделенной от них дефисом цифры, обозначающей порядковый номер состава Комиссии, например: 3/7-1.

7.3.11. Указанные выше реквизиты вносятся в регистрационную карточку, к которой прикрепляется файл документа в формате MS Word и электронный образ документа в формате Adobe PDF (при необходимости), а также делается связка с документами, послужившими основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии.

7.3.12. Копии постановлений при необходимости передаются секретарем Комиссии руководителям отделов аппарата Комиссии, а также, в соответствии со списком рассылки, направляются заявителям, в нижестоящие избирательные комиссии, другие организации.

7.3.13. Если копии постановления необходимо отправить по электронной почте, секретарь Комиссии указывает это в списке рассылки.

7.3.14. Документы тиражируются ответственным за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) в соответствии со списком рассылки, на каждой копии документа проставляется печать, удостоверяющая подписи председателя избирательной комиссии и секретаря Избирательной комиссии (без воспроизведения подписей).

7.3.15. Копия постановления Комиссии направляется гражданину в случае, если его обращение в Комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии.

7.4. Протокол заседания Комиссии

7.4.1. Протоколы заседаний Комиссии оформляются на бланках установленной формы секретарем Комиссии в срок, не превышающий пять дней после дня заседания.

7.4.2. Текст протокола заседания Комиссии состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председателя (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя, секретаря и членов Комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, представителей политических партий, начальников отделов Комиссии и лиц, приглашенных на заседание.

Если на заседание приглашено много представителей сторонних организаций, их инициалы и фамилии вносятся в прилагаемый к протоколу список.

7.4.3. Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части «СЛУШАЛИ» кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки
в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст доклада прилагается».

В части «ВЫСТУПИЛИ» перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса (по решению председательствующего либо по решению рабочей группы) излагается от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст выступления прилагается».

В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения или оформляется на отдельном листе.

7.4.4. Протокол заседания подписывается председателем и секретарем Комиссии.

7.4.5После подписания протоколы регистрируются с использованием ПИ «Дело», электронная версия присоединяется к РК. Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий Избирательной комиссии.

7.4.6. Подлинные экземпляры протоколов заседаний Комиссии, материалы к ним в течение срока полномочий Комиссии хранятся у секретаря Комиссии, а затем передаются в архив.

7.4.7. К протоколу заседания прилагаются подлинные экземпляры постановлений, особые мнения членов Комиссии с правом решающего голоса, материалы проверок по заявлениям, рассмотренным на заседании Комиссии.

8. Оформление распоряжений председателя Избирательной комиссии по основной деятельности.

8.1. Проекты распоряжений подготавливаются в отделах аппарата Комиссии по поручению председателя Комиссии, либо по инициативе начальников отделов.

8.2. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей и должен иметь заголовок.

8.3. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок.

8.4. В распорядительной части указываются конкретные действия, сроки и исполнители. Пункты распоряжения нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков.

8.5. Если распоряжение дополняет, отменяет или изменяет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то это оговаривается в тексте распоряжения.

8.6. В последнем пункте распорядительной части, как правило, (или при необходимости) указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения в целом.

8.7. Проект распоряжения печатается на бланке установленной формы

8.8. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.

8.9. Проект распоряжения должен быть завизирован юристом. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа документа по установленной форме.(Приложение )

Если в распоряжении содержатся вопросы деятельности Комиссии, финансирования выборов, обеспечения деятельности нижестоящих избирательных комиссий, эксплуатации средств автоматизации, обучения организаторов выборов и избирателей, то необходима виза начальника отдела финансово-экономической работы и контроля.

8.10. Распоряжения подписывает председатель Комиссии.

8.11. Распоряжениям присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис проставляется индекс «р».

8.12. Проекты распоряжений по вопросам, касающимся приема на работу, увольнения, перевода, поощрения работников аппарата, наложения на них взыскания, направления их в командировки, готовятся специалистом по кадровым вопросам на основании соответствующих представлений начальников отделов и представляются им на подпись председателю Комиссии.

8.13. Распоряжения по кадровым вопросам могут не содержать констатирующую часть и сразу начинаться с распорядительной части.

Распоряжениям по кадровым вопросам присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года:

распоряжениям о приеме, переводе, увольнении, поощрении, дисциплинарных взысканиях, учебных и других отпусках помимо номера присваивается индекс «л/с»;

распоряжениям о командировании – индекс «л/к»;

8.14. Подлинники распоряжений по кадровым вопросам хранятся специалистом по кадровым вопросам в течение одного года, а затем передаются в архив.

8.15. Распоряжения регистрируются ответственным за ведение делопроизводства с использованием АСД и формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Комиссии вместе с документами, послужившими основанием для издания распоряжения. К регистрационной карточке присоединяются файл распоряжения в формате MS Word и электронный образ документа в формате Adobe PDF (при необходимости) и делаются ссылки на документы, послужившие основанием для издания распоряжения.

9. Контроль исполнения документов и поручений

9.1. Контролю исполнения подлежат:

поручения, содержащиеся в постановлениях Комиссии;

поручения, содержащиеся в выписках из протоколов заседаний Комиссии;

поручения, содержащиеся в распоряжениях председателя Комиссии;

письменные поручения председателя, заместителя председателя, секретаря, члена Комиссии;

входящие документы, в том числе письменные обращения граждан согласно резолюциям председателя Комиссии;

исходящие документы, требующие ответа;

поручения, содержащиеся в протоколах заседаний и решениях рабочих, экспертных грум, консультативных органов, образованных Комиссий.

9.2. Контроль исполнения документов, указанных в пункте 9.1 (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляет секретарь Комиссии, начальники и специалисты отделов аппарата Комиссии, на которых соответствующим документом возложен контроль за его исполнением, либо которые являются ответственными за исполнение соответствующих документов.

9.3. Контроль исполнения исходящих документов, в том числе за своевременностью получения ответов на запросы Комиссии, осуществляют лица, подготовившие данные документы.

9.4. Сроки исполнения поручений, содержащихся в постановлениях Комиссии, распоряжениях председателя Комиссии, письменных поручений председателя, заместителя председателя, секретаря, члена Комиссии определяются этими документами.

Сроки исполнения поручений, входящих документов и обращений граждан определяет председатель Комиссии исходя из сроков, установленных законодательством, сроков, предлагаемых организацией, направившей документ.

Если срок исполнения не указан, то документ подлежит исполнению в месячный срок.

Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях со дня его регистрации.

Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Документы с пометками «Весьма срочно», «Срочно» исполняются в трехдневный срок, документы с пометкой «Оперативно» – в десятидневный срок со дня указания по исполнению.

Обращения по вопросам выборов и референдумов, поступившие в период избирательной кампании, исполняются в сроки, установленные Федеральным законом «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации».

9.5. Ответственность за внесение в РК сроков исполнения документов и информации о состоянии исполнения, а также контроль сроков исполнения документов возлагается на ответственного за делопроизводство.

В планах мероприятий, утвержденных постановлениями Комиссии, распоряжениями председателя Комиссии, контролю подлежат сроки исполнения отдельных его пунктов. Сведения о ходе и состоянии их исполнения заносятся в РК.

9.6. При необходимости продления срока исполнения документа, ответственный за исполнение, не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документа, представляют на имя председателя Комиссии докладную записку с мотивированной просьбой о его продлении.

Регистрационный номер и дата докладной записки с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии о согласовании продления срока исполнения документа незамедлительно вносятся в РК.

9.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам и ввода в ПИ «Дело» отчета, содержащего информацию о документах, являющихся основанием для снятия документа с контроля.

Основаниями для снятия документа с контроля являются:

постановление Комиссии, распоряжение председателя Комиссии по результатам исполнения документа;

докладная записка о снятии документа (или отдельных его пунктов)
с контроля или об исполнении документа на имя члена Комиссии, давшего поручение, подготовленная ответственным за исполнение с отметкой должностного лица, давшего поручение, о принятии исполнения;

ответ на входящий документ, обращение гражданина, подписанный председателем Комиссии;

ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и направления ответа заявителю;

запись в РК ответственным за исполнение документа об устном ответе, данном автору входящего документа.

9.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля, если он направляется в другие органы и организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.

9.9. Документ не считается исполненным и остается на контроле:

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения с целью получения Комиссией информации, необходимой для рассмотрения поставленных в документе вопросов по существу. В случае необходимости исполнитель информирует об этом автора документа;

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием Комиссии о результатах исполнения;

если на нем не стоит отметка должностного лица давшего поручении о принятии исполнения.

9.10. Ответственный за делопроизводство еженедельно готовит информацию о состоянии исполнения поставленных на контроль входящих
и внутренних документов с использованием ПИ «Дело» и представляет ее
председателю Комиссии.

10. Работа с внутренними документами

10.1. В Комиссии работа с внутренними документами ведется по РК.

Ответственный делопроизводство фиксирует в РК процесс прохождения и исполнения документов:

вносит в РК указания по исполнению документа, проверяет наличие имеющихся документов по данному вопросу и, при наличии таких документов, вносит в РК сведения о них;

после получения исполненного документа вносит в РК номер дела (по номенклатуре дел), в которое помещен документ, и количество листов документа.

10.2. Подготовленные в Комиссии внутренние документы по вопросам служебной деятельности, адресованные председателю, заместителю председателя, секретарю, члену Комиссии, регистрируются в соответствии с номенклатурой дел Комиссии с использованием ПИ «Дело», при этом, если в документе содержатся указания на связь с другими документами, то вводятся данные в раздел «Связки» РК.

10.3. После доклада документы с указаниями по исполнению документа возвращаются ответственному делопроизводство для внесения указаний по исполнению документа в РК.

10.4. Проекты документов могут готовиться и согласовываться в электронном виде с использованием ПИ «Дело» в соответствии с порядком, определяющим работу с электронными документами.

11. Изготовление и использование печатей и штампов

11.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, для проставления отметок о получении, регистрации документов в Комиссии используются гербовые и другие печати и штампы. Изготовление печатей и штампов осуществляется по указанию председателя Комиссии.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи председателя Комиссии изготовляются по согласованию с председателем Комиссии.

Заказы на изготовление печатей и штампов размещает начальник организационного отдела.

11.2. Гербовая печать проставляется на Почетных грамотах и благодарностях Комиссии, финансовых документах, гарантийных письмах, договорах, государственных контрактах, сведениях об общей численности избирателей и в других, предусмотренных законодательством, случаях.

11.3. На рассылаемых копиях постановлений Комиссии, распоряжений председателя Комиссии, на внос и вынос товарно-материальных ценностей проставляется печать с надписью «Избирательная комиссия Забайкальского края. Для документов».

При оформлении бухгалтерских документов проставляется печать с надписью «Для финансовых документов».

При оформлении командировочных удостоверений проставляется печать с надписью «Командировочное удостоверение».

На пакетах при отправке корреспонденции проставляется печать с надписью «Для пакетов».

На пакетах при отправке избирательной документации в период избирательной кампании проставляется печать «Выборная».

11.4. Печати и штампы регистрируются и выдаются работникам отделов аппарата Комиссии под расписку в журнале учета печатей и штампов. На журнале проставляется отметка «Для служебного пользования», его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.

Ответственный за делопроизводство, осуществляет контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов.

11.5. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность начальник организационного отдела.

11.6. Пришедшие в негодность печати и штампы сдаются ответственному за делопроизводство и уничтожаются, о чем составляется акт, а в журнале учета печатей и штампов ставится соответствующая отметка.

11.7. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается непосредственно на работников аппарата Комиссии, в пользовании которых находятся печати и штампы. При увольнении указанных работников печати и штампы передаются ответственному за делопроизводство, о чем ставится отметка в журнале учета печатей и штампов.

12. Техническое обеспечение работы с документами

12.1. Компьютерная обработка текстов документов и материалов:

12.1.1. Тексты документов и материалов (кроме внутренних документов), подготовленных членами Комиссии в случае необходимости печатаются специалистами отделов аппарата Комиссии в соответствии с требованиями к компьютерной обработке текста (приложение № 11).

12.1.2. Печатание текстов официальных документов на соответствующих бланках Комиссии осуществляется после представления согласованных и подписанных членами Комиссии проектов этих документов.

12.1.3. Для распечатки текстов документов и материалов используется бумага стандартных размеров.

12.1.4. Тексты документов и материалов печатаются, как правило, в порядке их поступления. Проекты документов, выносимые на рассмотрение Комиссии, печатаются в первую очередь.

12.1.5. Передаваемые для напечатания рукописи, а также вставки, поправки, сноски должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа ручкой с синим, фиолетовым или черным стержнем с соблюдением правил орфографии и пунктуации. Для печатания не принимаются вырезки из газет и журналов. При подготовке для печатания рукописных материалов особое внимание следует обращать на то, чтобы были разборчиво написаны фамилии, наименования организаций, их адреса, специальные термины, географические названия и иностранные слова.

12.2. Копирование документов и материалов:

12.2.1. Копировально-множительные работы осуществляются в организационном отделе в порядке, установленном начальником этого отдела с учетом требований настоящей инструкции.

12.2.2. Для копирования принимаются только материалы и документы Комиссии. Копирование иных материалов осуществляется по согласованию с начальником организационного отдела.

12.2.3. Материалы, передаваемые для копирования, должны быть четко отпечатаны (как правило, первые экземпляры).

12.2.4. Копирование и тиражирование документов и материалов выполняется, как правило, в порядке их поступления.

12.2.5. Документы, выносимые на рассмотрение Комиссии, тиражируются в первую очередь.

Ответственность за эксплуатацию имеющейся в отделах аппарата копировальной техники в соответствии с эксплуатационными требованиями возлагается на начальников отделов.

13. Формирование дел, передача их в архив, использование

архивных документов

13.1. Составление и утверждение номенклатуры дел:

13.1.1. Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (10 лет и более) сроков хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы отделов аппарата, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы (приложение № 12).

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

Индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел, состоит из индекса структурного подразделения (приложение №  ) и порядкового номера дела.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Регламентом Комиссии, Положением об аппарате Комиссии, штатным расписанием Комиссии, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденным Министерством культуры Российской Федерации (далее – Перечень), порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными ЦИК России и избирательными комиссиями, номенклатурами дел избирательной комиссии за предшествующие годы.

Номенклатура дел избирательной комиссии на предстоящий календарный год составляется ответственным за ведение делопроизводства при помощи ПИ «Дело» в последнем квартале текущего года, рассматривается на заседании экспертной Комиссии по определению исторической, научной и практической значимости документов (далее – ЭК), утверждается председателем Комиссии и вводится в действие с 1 января следующего года.

Номенклатура дел избирательной комиссии не реже одного раза в пять лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией государственного архива субъекта Российской Федерации.

В случае возникновения в течение года новых дел, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел по указанию председателя Комиссии по согласованию с государственным архивом.

По окончании календарного года ответственный за делопроизводство в конце номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

13.1.2. Срок хранения и номер дела указываются в номенклатуре дел со ссылкой на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Срок хранения документов, не указанных в Перечне, устанавливается утвержденной распоряжением председателя Комиссии экспертной комиссией (далее - ЭК) по согласованию с ЭК ГУ «Государственный архив Забайкальского края».

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

13.2. Формирование дел в Комиссии:

13.2.1. Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование и текущее хранение дел в Комиссии.

Законченные делопроизводством документы оформляются
в соответствии с требованиями Инструкции, списываются исполнителем в дело и сдаются ответственному за делопроизводство в Комиссии не позднее чем через десять дней после исполнения документа. При этом в нижней части лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, расшифровывается подпись исполнителя, указывается номер дела по номенклатуре и дата списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. В РК вносится отметка о списании документа в дело с указанием номера дела согласно номенклатуре дел.

Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Исполненные документы формируются в дела ответственным за делопроизводство Комиссии в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в электронные дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены в дело.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

При формировании дел соблюдаются следующие требования:

документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;

в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;

в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

При включении в дело факсограммы делается ее ксерокопия, которая подшивается в дело. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением отметки об уничтожении на ксерокопии.

В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле
до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.

В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа; при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Нормативные и организационно-распорядительные документы
с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов и по хронологии.

Протоколы заседаний Комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию Комиссии помещаются после соответствующего протокола.

Положения, инструкции являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.

В деле «Переписка» исходящий (ответный) документ помещается после входящего. При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются
в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.

В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (10 лет и более) хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года – вверху, первым.

Дела с момента их заведения и до передачи в архив или уничтожения в связи с истечением сроков хранения находятся у ответственного за делопроизводство Комиссии.

Протоколы заседаний, постановления Комиссии, списки приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений с соответствующими приложениями, протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии), списки рассылки постановлений до передачи в архив находятся у секретаря Комиссии.

За сохранность документов и дел ответственность несут секретарь Комиссии и ответственный за делопроизводство в Комиссии.

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в архив проводится проверка наличия
и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене ответственного за делопроизводство в Комиссии.

Проверка проводится путем сверки статей номенклатуры дел
с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются
в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела ответственным за делопроизводство, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

13.3. Экспертиза ценности документов:

13.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности Комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив на постоянное хранение.

13.3.2. Экспертиза ценности документов осуществляется специалистом, ответственным за делопроизводство в Комиссии совместно с членами ЭК под методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

13.3.3. Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

13.3.4. Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.

Акты о выделении к уничтожению дел и документов
рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.

По результатам экспертизы ценности документов ответственным за ведение делопроизводства составляются сводные описи дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения (приложения № 11, 12) и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение № 13).

13.3.5. Описи дел постоянного и временного (10 лет и более) сроков хранения, а также акты о выделении к уничтожению этих дел и документов утверждаются секретарем Комиссии. Описи дел постоянного срока хранения подлежат утверждению ЭК ГУ «Государственный архив Забайкальского края».

13.3.6. При уничтожении документов со сроком хранения «До минования надобности», расписок в получении документов, заказов на копировально-множительные работы, корешков квитанций и тому подобных документов составляется акт, который подписывается не менее чем двумя специалистами организационного отдела и утверждается председателем Комиссии без рассмотрения на ЭК.

13.3.7. Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.

13.3.8. Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

13.4. Оформление дел

13.4.1. Дела, подлежащие передаче на хранение в архив, должны быть оформлены соответствующим образом.

Оформление дела включает в себя проверку систематизации документов внутри дела, описание дела на обложке, нумерацию листов, составление листа – заверителя дела, оформление реквизитов обложки и внутренней описи, подшивку или переплет дела.

13.4.2. Перед подшивкой проверяется правильность оформления документов, наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений.

Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и резолюции.

13.4.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проверку систематизации документов внутри дела, оформление реквизитов обложки, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, составление внутренней описи документов дела, подшивку или переплет.

Дела временного (более 10 лет) срока хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы перекладываются по хронологии сверху вниз, нумеруются и подшиваются, документы допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках. Оформляются обложка и лист-заверитель.

13.4.4. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение № 13). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.

На корешке дела указываются индекс дела по номенклатуре, год и срок хранения.

Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.

На обложке дела указываются следующие реквизиты: название избирательной комиссии, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

название избирательной комиссии указывается
в соответствии с Регламентом. При изменении названия избирательной комиссии в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке к старому названию приписывается новое;

делопроизводственный номер (индекс) дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел и указывается номер тома (части);

заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел
(в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле и срок хранения дела.

13.4.5. Даты на обложке дела называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата – это дата самого раннего, а конечная дата – дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия – даты регистрации документов), и не учитываются даты списания документов в дело и сдачи дела в архив, резолюций, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами, разборчиво, без сокращений.

13.4.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.

Лист большого формата (А2, А3), подшитый за один край, нумеруется в правом верхнем углу как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем – вложения. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т. п.), то каждый лист нумеруется отдельно.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенным дополнением) номеров листов.

13.4.7. В делах постоянного срока хранения для учета и поиска документов в начале дела помещается внутренняя опись (приложение № 14).

Листы внутренней описи нумеруются отдельно римскими цифрами.

13.4.8. Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (приложение № 15).

Лист-заверитель составляется специалистом, ответственным
за ведение делопроизводства. В листе-заверителе дела постоянного хранения цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи, и наличия среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и т. д., ставится дата и подпись работника, сформировавшего дело и указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

В листах-заверителях дел временного хранения указываются количество листов в деле, должность, инициалы и фамилия работника, сформировавшего дело.

13.5. Хранение документов в Комиссии

13.5.1. Дела, с момента их заведения и до передачи в архив, хранятся по месту их формирования – в отделах аппарата Комиссии или в специально отведенном для этой цели помещении, как правило, в шкафах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.

За сохранность документов и дел ответственность несут руководители отделов аппарата Комиссии.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел Комиссии, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел.

13.5.2. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения начальника отдела аппарата Комиссии, при этом в деле обязательно остается заверенная копия документа и акт об изъятии подлинника.

13.6. Составление и оформление описей дел. Передача дел в архив

13.6.1. Законченные делопроизводством дела постоянного срока хранения по истечении сроков, установленных ЦИК России, номенклатурой дел Комиссии передаются на хранение в архив.

13.6.2. Дела со сроками хранения до 10 лет и с пометкой «До минования надобности» хранятся в отделах аппарата Комиссии до истечения сроков их хранения, после чего уничтожаются в установленном порядке.

13.6.3. Дела включаются в опись дел в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел Комиссии. Каждое дело вносится в опись дел под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи дел заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; крайние даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части).

При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками или нескольких томов полностью пишется заголовок первого дела, на остальных делах (томах) пишется «То же», при этом другие реквизиты указываются полностью, но в описи дел на каждом новом листе заголовок этих дел воспроизводится полностью.

13.6.4. В описи дел графа «Примечание» используется для проставления отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о наличии копий и так далее.

13.6.5. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел подписывается специалистом, ответственным за ведение делопроизводства, с указанием его должности и утверждается секретарем Комиссии.

13.6.6. Передача дел в архив осуществляется по описям дел или актам (приложение № 20), которые подписывают секретарь Комиссии и сотрудник архива, участвующий в приеме-передаче дел. Один экземпляр описи или акта хранится в архиве, а другой – в Комиссии.

14. Формирование, ведение и хранение личных дел

14.1. Личные дела членов Комиссии, работающих на постоянной (штатной) основе, работников аппарата Комиссии ведутся специалистом по кадровой работе. Личное дело состоит из следующих документов:

копия распоряжения о приеме на работу на постоянной (штатной) основе членов Комиссии, работников аппарата с подписью принятого лица, подтверждающей ознакомление, личные заявления о приеме на работу;

сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении на государственную должность или поступлении на государственную гражданскую службу по установленной форме (анкета утвержденного образца, автобиография);

сведения, сообщенные членами Комиссии, работающими на постоянной (штатной) основе, и работниками аппарата об изменениях в анкетных данных (дополнение к анкете);

копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;

декларация о доходах гражданина и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, с отметкой о подаче ее в налоговый орган по месту жительства;

личная карточка работника (форма Т-2);

справка о соблюдении ограничений, связанных с прохождением государственной гражданской службы;

медицинское заключение о состоянии здоровья с указанием отсутствия противопоказаний для прохождения государственной гражданской службы;

копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

копия военного билета или приписного свидетельства (для военнообязанных);

документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности государственной гражданской службы (если гражданин принят на государственную гражданскую службу по результатам конкурса);

документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную тайну, если исполнение обязанностей по государственной должности Забайкальского края или должности государственной гражданской службы связано с использованием таких сведений;

копии наградных документов, если таковые имеются;

личное заявление о согласии на перемещение на другую должность, копия распоряжения о перемещении на другую должность с подписью, подтверждающей ознакомление;

копии распоряжений о присвоении квалификационных разрядов и установлении соответствующих надбавок к должностным окладам;

копии распоряжений об установлении надбавок за выслугу лет;

копии распоряжений об изменении условий оплаты труда;

копии распоряжений о поощрениях, а также копии распоряжений о наложении дисциплинарных взысканий (последние хранятся в деле до снятия или отмены взыскания);

отзыв о служебной деятельности государственного гражданского служащего, подлежащего аттестации, и его аттестационный лист;

копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

копия документов об изменении семейного положения;

копии свидетельств о рождении детей;

личное заявление об увольнении, копия распоряжения об увольнении.

14.2. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. При подготовке к сдаче дел в архив документы переформируются: документ, имеющий самую позднюю дату, должен быть помещен в конец дела, а документ, имеющий самую раннюю дату, – в начало дела, первым.

14.3. В случае смерти лица, на которое заведено личное дело, конечной датой является дата, указанная в документе, извещающем о его кончине. В личное дело помещается копия распоряжения председателя Комиссии о прекращении государственной гражданской службы в связи со смертью.

14.4. Документы, включенные в личное дело, вкладываются в обложку установленной формы, страницы нумеруются в верхнем правом углу карандашом с черным графитом и брошюруются. В конце дела помещается заверительный лист.

На документы личного дела составляется внутренняя опись, которая нумеруется римскими цифрами и помещается в начале дела.

На личные дела составляется опись в двух экземплярах в алфавитном порядке с указанием количества листов и крайних дат дела. В конце описи делается итоговая запись о количестве сданных в архив дел. Опись дел подписывается специалистом отдела кадров и работником архива.

При переходе государственного гражданского служащего на работу в другой государственный орган его личное дело передается по новому месту работы.

15. Ответственность

15.1. Члены Комиссии и работники аппарата, несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов.

15.2. За разглашение информации ограниченного распространения и нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работники аппарата могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

14.3. Ответственность за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в отделах аппарата Комиссии возлагается на их руководителей.

14.4. Ответственность за организацию делопроизводства, контроль за состоянием делопроизводства в Комиссии возлагается на секретаря Комиссии.