МИНИСТЕРСТВО ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Московский государственный университет путей сообщения
(МИИТ)
Кафедра экономики, организации и управления производством
Б. Ф. АНДРЕЕВ
А. И. ГУСЕВА
Методические указания к лабораторной работе
«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»
для студентов специальности
«Менеджмент на транспорте»
М о с к в а - 2003
МИНИСТЕРСТВО ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Московский государственный университет путей сообщения
(МИИТ)
Кафедра экономики, организации и управления производством
Б. Ф. АНДРЕЕВ
А. И. ГУСЕВА
Утверждено
редакционно-издательским советом
университета
Методические указания к лабораторной работе
«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»
для студентов специальности
«Менеджмент на транспорте»
М о с к в а - 2003
УДК 651
А-65
, Гусева указания к лабораторной работе «Делопроизводство» для студентов специальности «Менеджмент на транспорте». –М.: МИИТ, 2с.
В методических указаниях к выполнению лабораторной работы представлены требования ГОСТа по делопроизводству, приведены примеры заполнения служебных и размещения реквизитов. Материал может быть использован в практической работе управленческого персонала при оформлении и написании служебных документов.
© Московский государственный
университет путей сообщения
(МИИТ), 2003
ВВЕДЕНИЕ
Предлагаемое методическое пособие содержит необходимую информацию о документировании деятельности современной организации и работе с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативно-методических материалов. Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации и т. п.
Так,
· коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах;
· распорядительная деятельность руководителя предприятия (организации) — в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу;
· работа ревизионных комиссий — в актах;
· производственно-хозяйственная деятельность — в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т. д.
Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, а порядок документирования устанавливается органами гос
ударственной власти, ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию документов и их массивов. Именно документы, т. е. зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.
Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой инспекции, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами и вышестоящими организациями.
Документы организаций, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную научно-историческую ценность, являются частью Архивного фонда России и подлежат последующему хранению в государственных архивах.
Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документации:
· организационно-распорядительную документацию;
· финансовую, учетную и отчетную документацию бюджетных учреждений и организаций;
· отчетно-статистическую документацию;
· учетную и отчетную бухгалтерскую документацию предприятий;
· документацию по труду;
· документацию Пенсионного фонда Российской Федерации;
· внешнеторговую документацию.
Среди перечисленных систем документации особое место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации.
В настоящем пособии рассматривается организационно-распорядительная документация (ОРД), включающая следующие группы документов:
распорядительные документы:
• приказы, распоряжения, указания, инструкции;
информационно-справочные документы:
• протоколы, акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки, телеграммы, телефонограммы и др.
В пособии описываются состав и правила оформления реквизитов ОРД, приводятся формуляры основных ОРД и примеры их составления.
1. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ РАБОТУ С ДОКУМЕНТАМИ
Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России, Государственным стандартом России "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" ГОСТ Р 6.30-2003.
2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАЦИИ.
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
2.1 Реквизиты документов и правила их оформления
При оформлении организационно-распорядительных документов (приказов, протоколов, актов и др.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления.
Отдельные надписи, содержащие обязательные сведения, называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.
Действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, устанавливается следующий состав реквизитов ОРД:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - код формы документа;
06 - наименование организации;
07 - справочные данные об организации;
08 - наименование вида документа;
09 - дата документа;
10 - регистрационный номер документа;
11 -ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 - место составления или издания документа;
13 - гриф ограничения доступа к документу,
14 - адресат; .
15 - гриф утверждения документа;
16 - резолюция;
17 - заголовок к тексту;
18 - отметка о контроле;
19 - текст документа;
20 - отметка о наличии приложения;
21 - подпись;
22 - гриф согласования документа;
23 - визы согласования документа;
24 - печать;
25 - отметка о заверении копии;
26 - отметка об исполнителе;
27 - отметка об исполнении документа и Направлении его в дело;
28 - отметка о поступлении документа в организацию;
29 - идентификатор электронной копии документа.
Каждый документ имеет присущий только ему набор реквизитов, однако в любом документе можно условно выделить следующие три части:
Ø заголовочную (реквизиты 01—16);
Ø содержательную (реквизиты 17—20);
Ø оформляющую (реквизиты 21—29).
Реквизиты 01—12 заголовочной части используются при разработке бланков организационно-распорядительных документов и могут располагаться вдоль верхней стороны листа (продольное расположение) или в левом верхнем углу стандартного листа бумаги (угловое расположение). Способы расположения реквизитов ОРД и размеры отведенных для них полей приведены на рис. 1.
Рис.1 Схема расположения основных реквизитов на угловом бланке
01-02. Государственный герб Российской Федерации и Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о федерации. На бланках документов, создаваемых в негосударственных структурах, герб не изображается.
03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Если на бланке уже имеется герб РФ или субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят. Эмблема располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.
04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия и организации.
На формах официальных документов, представляемых в государственные органы, обязательно проставляется код по ОКПО.
05. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Коды, проставляемые на документах, являются элементами их электронной идентификации и служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче данных.
06. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.
Например:
МИНИСТЕРСТВО ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МПС РОССИИ)
Департамент управления перевозками
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
На документах акционерных обществ указывается вид акционирования - закрытое или открытое акционерное общество:
ОАО "Российские железные дороги"
07. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номер и дату лицензии и др.).
Реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах.
Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями почтовых правил Министерства связи.
Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса, электронной почты.
Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например, на гарантийных письмах.
08. Наименование вида документа (приказ, акт, справка, должностная инструкция и т. д.), составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, например:
ПРИКАЗ, АКТ, и т. п.
Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем.
09. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата проведения заседания иди принятия решения, для акта - дата события.
Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например:
01.03.2003.
Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Возможен словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например:
9 сентября 2003 г.
Во многих современных организациях можно наблюдать распространенную ошибку при датировании документов: дату на документе (например, на приказе или письме) печатают при изготовлении. Однако, согласно Методическим рекомендациям ВНИИДАД, дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписи. При этом допускается напечатать в проекте документа значение месяца и года, а число проставляется от руки при подписании документа. Вместе с тем следует отметить, что в документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, актах и др.), дата печатается на документах при их оформлении.
10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера (приказ № 1, протокол ), который можно дополнять по усмотрению организации индексами:
- дела по номенклатуре;
- структурных подразделений или направлений деятельности;
- должностных лиц - авторов документа;
- корреспондентов или исполнителей;
- наименований видов документов и т. п., например:
|
№ 1-3/115 |
(1 - номер структурного подразделения, 3 - номер дела по номенклатуре, 115 - порядковый номер документа); |
|
№ ОМ-3/115 |
(ОМ - отдел маркетинга, 3 - номер дела, 115 - порядковый номер документа); |
|
№ 000/ЮЛ-3 |
(115 - порядковый номер документа, ЮЛ - Юрий Лужков, 3 - номер дела). |
На документах, совместно составленных несколькими организациями, регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов документа (слева направо), например, совместный документ МПС РФ и Государственного таможенного комитета РФ будет иметь номер:
/11921, где
- номер, присваиваемый МПС РФ,
11921 - номер, присваиваемый ГТК РФ.
11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату входящего документа, на который дается ответ, например:
На № ______от______________
Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма-ответа.
12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Например, на бланках ЗАО "Локомотивное депо Куровская" место составления - " Куровская" - не проставляется. На контрактах и договорах рекомендуется указывать данный реквизит.
13. Гриф ограничения доступа к документу (Для служебного пользования; Секретно; Конфиденциально, Коммерческая тайна и др.) проставляют без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. Дополняется реквизит номером экземпляра и другими данными, предусмотренными законодательством, например:
Коммерческая тайна |
|
Экз. №2 |
Реквизит указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения.
14. Адресат указывается в письмах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании в организацию ее название и название структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Мост-банк |
|
Отдел кредитования |
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
ОАО "МОСТРАНСАГЕНСТВО" |
|
Отдел маркетинга |
|
Ведущему специалисту |
|
|
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:
|
|
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или подразделений, их следует указывать обобщенно, например:
Начальникам отделений дорог |
|
Московской железной дороги ОАО "РЖД" |
Максимальный набор реквизита "Адресат" состоит из следующих частей:
- наименование организации;
- структурное подразделение;
- должность, инициалы и фамилия;
- почтовый адрес.
Например:
ОАО "Российские железные дороги" |
Начальнику департамента кадров |
|
|
|
|
|
Москва, 107174 |
Наиболее распространенным является следующий вариант адресования:
Начальнику департамента кадров |
|
|
|
|
|
стр. 2, офис 5 |
|
Москва, 107174 |
Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи", утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.97 № 000. В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса конвертах и документах:
- именование адресата (организация или фамилия, имя, отчество);
- улица, № дома, № квартиры;
- населенный пункт (город, поселок);
- область, край, республика;
- страна (для международных писем);
- почтовый индекс.
Реквизит "Адресат" печатается в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков - уголков. На одном документе указывается не более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляется список рассылки.
15. Гриф утверждения документа присутствует на документах, требующих тщательного удостоверения их подлинности и достоверности (на штатном расписании, на должностной инструкции), проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например:
|
УТВЕРЖДАЮ |
|
Начальник Московско-Рязанской дистанции пути |
|
Подпись |
|
02.09.2003 |
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например
|
УТВЕРЖДЕН |
|
Протоколом Совета директоров |
|
от 01.01.2001 №4 |
или
|
УТВЕРЖДЕНА |
|
Приказом Начальника Московско-Рязанской дистанции пути |
|
от 01.01.2001 №21 |
Допускается гриф утверждения центрировать относительно самой длинной строки, например:
|
УТВЕРЖДАЮ |
|
Начальник Московско-Рязанской дистанции пути |
|
Подпись |
|
02.09.2003 |
16. Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «Текст». Указания по исполнению полученного документа фиксируются в форме резолюции, включающей фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно подписывается и датируется, например пишется руководителем непосредственно на документе и включает:
- фамилию исполнителя (кому поручается исполнение);
- содержание поручения (конкретные действия);
- срок исполнения;
- подпись руководителя и дату подписания.
Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:
|
. Отправить факс о согласии до 04.03.2003 или . Подготовить проект контракта до 01.05.2003. |
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
17. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)? Например:
|
в письме : |
о сроках поставки продукции |
|
в приказе: |
о премировании работников дистанции пути за ноябрь2003 г. |
|
в положении: |
об отделе маркетинга |
чего (кого)? Например:
|
акт: |
расследования несчастного случая |
|
протокол: | |
|
должностная инструкция : |
станционного диспетчера |
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.
18. Отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой "К", словом или штампом "КОНТРОЛЬ".
19. Текст документа является основным элементом любого документа. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, текста или в виде соединения этих структур.
Как правило, текст состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - выводы).
В документах, состоящих из одной фразы, первая часть, как правило, содержит основание или причину создания документа, а вторая – просьбу, решение, распоряжение, например:
Для улучшения информационного обеспечения деятельности юридического отдела прошу установить базу данных "Кодекс".
Постоянная информация в документе может быть оформлена в виде трафаретного текста, например, текста справки о зарплате работника.
В тексте документа, подготовленного на основании и в развитие документов других организации или ранее изданных документов, указываются их реквизиты в следующей последовательности: название вида документа, автор (организация), дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, например:
В соответствии с постановлением правительства Москвы от 01.01.2001 "О введении новых тарифов..."
В распорядительных документах организаций, действующих на принципе единоначалия, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа, например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
ПРЕДЛАГАЮ:
Если автором документа является коллегиальный орган, в распорядительных документах следует использовать форму изложения текста от третьего лица единственного числа, например:
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
РЕШИЛ:
и в совместных распорядительных документах - от первого лица множественного числа, например:
РЕШИЛИ:
ПРИКАЗЫВАЕМ:
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа, например:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Содержание выступлений - от третьего лица единственного числа.
В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, должностная инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), текст излагают от третьего лица единственного или множительного числа, например:
"департамент осуществляет функции...", "в состав акционерного общества входит...", "комиссия установила:...".
В текстах документов все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами (2.1.5.).
Составление текстов писем рассматривается в разделе 1.3.6.
20. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:
Приложение: на 1 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
Приложение: 1. Контракт /3 на 5 л. в 2 экз.
2. Акт приема работ на 1 л. в 4 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте. Приложение к распорядительному документу должно иметь в правом верхнем углу отметку "Приложение" с указанием названия распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
|
Приложение |
|
к приказу Начальника Московско-Рязанской дистанции пути |
|
от 01.01.2001. № 12 |
21. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке), личную подпись и ее расшифровку. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией, например:
|
Начальник Московско-Рязанской дистанции пути |
Подпись |
|
Если документ составлен на бланке предприятия, то должность указывается |сокращенно, например:
|
Начальник дистанции пути |
Подпись |
|
При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписывающего документ, в реквизите "подпись" не указывается.
Гражданским кодексом РФ допускается не указывать первую букву отчества лица, подписавшего документ, например:
|
Начальник |
Подпись |
О. Градов |
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
|
Начальник дистанции пути |
Подпись |
|
|
Главный бухгалтер |
Подпись |
|
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
|
Префект СВАО г. Москвы |
Префект ЦАО г. Москвы |
|
Подпись |
Подпись |
При подписании документов представителями различных организаций их должности располагаются на одном уровне, например:
|
Руководитель департамента |
Президент фонда |
|
пассажирских сообщений | |
|
Подпись |
Подпись |
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке, например:
|
Председатель комиссии |
Подпись | |
|
Члены комиссии |
Подпись | |
|
Подпись | ||
|
Подпись |
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
Допускается в реквизите "Подпись" центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:
|
Начальник департамента | ||
|
грузовой и коммерческой работы |
Подпись |
|
22. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
|
СОГЛАСОВАНО |
|
Начальник Департамента вагонного хозяйства |
|
Подпись |
|
03.04.2003 |
Если согласование документа проводится протоколом, письмом и т. п., гриф согласования проставляется следующим образом:
|
СОГЛАСОВАНО |
|
Протокол Правления АКБ |
|
"Автобанк" от 01.01.2001 №5 |
23. Визы согласования документа включают подпись визирующего, ее расшифровку, дату визирования, при необходимости - должность визирующего. Используют для внутреннего согласования документов, а также виза ознакомления служит письменным подтверждением фактического доведения документа до сведения работника, например:
|
Юрисконсульт |
|
Подпись |
|
06.06.2003 |
Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа. Как правило, виза ставится при согласовании документа внутри организации до подписания документа руководителем.
Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их следующим образом:
|
Замечания прилагаются |
|
Начальник отдела кадров |
|
Подпись |
|
1.07.2003 |
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования, допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
24. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах: предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих права лиц; фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия и др.
25. Отметка о заверении копии необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; подпись; расшифровку подписи; дату заверения, например:
|
Верно |
|
Менеджер по персоналу Подпись |
|
09.09.2003 |
Для заверения наиболее важных документов проставляется печать. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита "Подпись".
26. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Устинов |
|
|
|
или |
|
|
|
|
27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись и дату, например:
|
В дело 1-5. Отправлен факс |
|
Подпись 06.04.2003 |
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
28. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы, минуты).
Отметку о поступлении документа в организацию проставляют в виде штампа, автоматическим нумератором или иным способом у нижнего поля первого листа документа, например:
Вх. № 000
Дата 08.01.2003
29. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
2.2. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ
Для предприятия, его структурного подразделения, должностного лица рекомендуется использовать следующие виды бланков документов:
- общий бланк (для внутренних документов, например: для приказов, протоколов, актов;
- бланк письма (для внешних документов, например: для писем, факсов);
- бланк конкретного вида документа (за исключением письма).
Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем, рис.2.
Общий бланк содержит следующие реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;
- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);
- наименование вышестоящей организации (если она имеется);
- наименование организации (предприятия).
На общих бланках допускается указывать трафаретные части таких реквизитов, как дата и регистрационный номер документа, например:
__ №__
На общих бланках рекомендуется также проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов документа:
- гриф утверждения;
- заголовок к тексту;
- отметка о контроле.
МИНИСТЕРСТВО ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МПС РОССИИ)
Департамент управления перевозками
"___"_____________ Москва №_______
Рис. 2. Образец общего бланка организации
Бланк письма содержит реквизиты (см. рис:
- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;
- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);
- код организации (предприятия) по ОКПО;
- наименование вышестоящей организации (если она имеется);
- наименование организации (предприятия);
- справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, WеЬ-страницы в Интернет, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату лицензии).
На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату документа, например:
____ №____; На №____ от_____________
На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:
- адресат;
- заголовок к тексту;
- отметка о контроле.
МИНИСТЕРСТВО
ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МПС РОССИИ)
Департамент управления Наименование адресата
перевозками
Новая Басманная ул.2, Москва, 107174
Тел.: (0Факс: (0
________________№________________
на № _____________от ______________
Рис. 3. Образец углового бланка письма организации
МИНИСТЕРСТВО ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МПС РОССИИ)
Департамент управления перевозками
Новая Басманная ул.2, Москва, 107174
Тел.: (0Факс: (0
________________№________________
на № _____________от ______________
Рис. 4. Образец продольного бланка письма организации
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например:
"ПРИКАЗ", "РАСПОРЯЖЕНИЕ" и т. п.
МИНИСТЕРСТВО ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МПС РОССИИ)
Департамент управления перевозками
РАСПОРЯЖЕНИЕ
"___"_____________ Москва №_______
Рис. 6. Образец бланка конкретного вида документа организации
В деловой практике все чаще используются бланки руководителей предприятий, организаций, ведомств - должностные бланки. На таком бланке вместо наименования предприятия указывается должность, например:
"Филиал Федерального государственного унитарного предприятия "Московская железная дорога"
НАЧАЛЬНИК ЛОКОМОТИВНОГО ДЕПО КУРОВСКАЯ
Если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразделения, например:
Московская железная дорога
Служба грузовой и коммерческой работы
Бланки структурных подразделений и должностных лиц разрабатываются в том случае, если руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи документов.
Стандарт рекомендует два варианта расположения реквизитов на бланках - продольный и угловой.
МИНИСТЕРСТВО ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МПС РОССИИ)
Начальник Департамента управления перевозками
Новая Басманная ул.2, Москва, 107174
Тел.: (0Факс: (0
________________№________________
на № _____________от ______________
Рис. 5. Образец продольного бланка письма должностного лица
Продольный бланк предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля.
Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, так как правый верхний угол используется для указания адресата. По подсчетам специалистов, угловое расположение экономит до 20% площади листа документа.
Продольное расположение реквизитов чаще применяется при оформлении общих бланков, а угловое - для бланков писем.
Реквизиты "наименование организации", "справочные данные об организации", "наименование вида документа", "место составления или издания документа" могут быть расположены одним из способов:
- флаговым (каждая строка реквизита начинается от границы левого поля и окончания строк не выравниваются);
- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита в равной степени удалены от границы левого поля и половины листа документа);
Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов бланка на языке партнера или английском языке.
На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих свой национальный язык в качестве государственного, реквизиты (наименование организации, справочные данные об организации, место составления или издания документа) оформляются на национальном и русском языках на одном уровне продольного бланка. Как правило, слева печатают реквизиты на национальном языке, справа - на русском.
Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее:
- левое - 20 мм;
- правое - 10 мм;
- верхнее - 15 мм;
- нижнее - 20 мм.
Допускается реквизиты "Герб РФ", "герб субъекта РФ", "эмблему организации" и "гриф ограничения доступа к документу" располагать на верхнем поле документа (на расстоянии не менее 3 мм от верхнего края листа). Эмблему организации рекомендуется располагать над серединой наименования организации. Допускается расположение эмблемы и наименования организации на одном уровне. Эмблема фирмы в идеале должна соответствовать корпоративному стилю и виду деятельности организации.
Для бланков применяют бумагу форматов А4 (210 х 297 мм) и А3 (148 х 210 мм).
Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.
2.3. ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ
Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:
· Организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
· Распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
· Документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
· Финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, планы, отчеты, сметы, кассовые книги и др.);
· Информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).
Все перечисленные документы относятся к организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансовые документы.
2.3.1. Приказы по основной деятельности
Приказы являются одними из важнейших документов предприятия.
Приказ - это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).
Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности (см. рис. 4,5).
Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существ вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем.
Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.
Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.
Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№1, №2 и т. д.).
Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу (персоналу предприятия).
Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос "о чем?", например: "О реорганизации предприятия", "Об изменении оплаты отпусков" и т. д. Недопустимо использовать заголовки типа: "Приказ по предприятию" или "Приказ генерального директора".
Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием для издания приказа являются:
- нормативные документы государственных, муниципальных органов (правительства, налоговой инспекции и др.);
- решения совета директоров, общих собраний акционеров;
- производственная необходимость.
Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.
Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слов "ПРИКАЗЫВАЮ", пишут "кому" (исполнителю или структурному па разделению), "что сделать" (указывают конкретную работу), "до какого числа" (сроки ее окончания).
Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, № телефона, факс и т. д.
ПРИКАЗ
00.00.0000 №00
место составления
Заголовок к тексту начинается с предлога «о», отвечает на вопрос «о чем»
В констатирующей части излагаются основания, цели, побудившие руководство организации издать приказ. В некоторых случаях, когда основания очевидны, констатирующая часть опускается. Распорядительная часть начинается со слова:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. В начале пункта приводится наименование должности исполнителя, его Ф. И. О. или наименование структурного подразделения (в дательном падеже), затем четко излагается содержание предлагаемых действий (начинается с глагола неопределенной формы) и указывается срок исполнения.
2. Структура последующих пунктов аналогична. Пункты могут разбиваться на подпункты (1.1, 2.3 и т. д.). В отдельных случаях текст может представляться в виде таблицы.
3. В последнем пункте приказа приводится указание о контроле за исполнением приказа: Контроль за исполнением приказа возложить на... (указывается должность, Ф. И. О. или наименование структурного подразделения).
Наименование должности
руководителя (подпись)
Визы заинтересованных лиц
Должность
(подпись)
00.00.0000
Исполнитель (Фамилия или Фамилия, Имя. Отчество)
телефон (
В дело 00-00 (подпись) Идентификатор электронной копии документа
00.00.0000
Рис. 6. Макет приказа по основной деятельности
2.3.2. Протоколы
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. На коммерческом предприятии составляются протоколы заседаний совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и т. п.
Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение не прошло впустую для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.
Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.
Оформление протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола - порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.
В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например:
ПРОТОКОЛ... заседания Совета директоров
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется в следующей последовательности:
Председатель - фамилия и инициалы;
Секретарь - фамилия и инициалы;
Присутствовали - фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более 10, указывается их общее количество.
В протоколах заседаний совета директоров указывают фамилии присутствующих членов совета, независимо от их количества.
Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем?", например:
1. Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2001 г.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире - краткое изложение текста выступления.
Если докладчик предоставил текст своего выступления, то после тире указывается: "текст выступления прилагается (приложение 1)".
Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.
Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью. Текст постановления строите по образцу распорядительной части приказа.
Протокол подписывается председателем и секретарем. Протокол правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствовавшими на заседании.
К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы, справки, доклады, проекты и т. п., которые оформляются как приложения.
Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказе решений, составленных на основании протокола.
Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.
2.3.3. Акты
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.
Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т. д.
Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.
Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами предприятия. Если акт является внешним документом, он должен содержать справочные данные об организации.
В водной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на факты, события, действия.
Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются фамилии и инициалы присутствующих.
Акт может иметь заголовок, например, "Акт о недостаче ТНП" или "Акт приема-передачи документов с грифом "Конфиденциально".
В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). Текст акта может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.
2.3.4. Докладные записки
Докладная записка - документ, адресованный руководителю предприятия (реже - вышестоящему органу), содержащий изложение какого либо вопроса с выводами и предложениями.
Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий се содержание. В первой части текста излагаются факты или события послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором).
Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие орган должны быть подписаны руководителем предприятия.
Датой докладной записки считается дата ее подписания.
Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет.
2.3.5. Письма
Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с организациями. В большинстве фирм письма превалируют над документами.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т. д.
По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др., Инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т. п.
Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.
К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.
Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг. Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов.
В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие побуждает фирму-контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо.
В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки.
Для составления писем, факсов используется специальный бланк письма. В письмах, факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: "дата"; "номер "; "ссылка на регистрационный номер и дату документа" (если письмо является ответом); "заголовок к тексту", изложенный одной фразой.
В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита "адресат" (получателя письма): фирма; структурное подразделение; должность; фамилия и инициалы; почтовый адрес получателя.
Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более, чем четырем адресатам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лиц один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.
Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.
Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.
Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:
"В связи с тем, что при получении груза 26.01.2000 по накладной № 000 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя... была установлена недостача:...штук изделий на сумму... (коммерческий акт )...".
Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например:
"Просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет".
Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и те же оборотов, освоив которые можно составлять тексты различных писем.
Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:
• "!";
• "Господин Зорин!";
• "Игорь Леонидович!":
• "Уважаемый г-н Зорин!";
"Уважаемые господа!" (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).
Большинство писем продолжаются далее словами:
· «В связи с …»;
· «Согласно контракту от... №...";
· «Нами рассмотрены Ваши предложения";
· «В соответствии с Вашей просьбой..." и т. д.
Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит "ссылка на регистрационный номер и дату документа", то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.
В письмах используют следующие формы изложения:
· от первого лица множественного числа ("направляем на согласование", "просим рассмотреть");
· от первого лица единственного числа ("прошу перечислить", "считаю необходимым");
· от третьего лица единственного числа ("банк не может согласиться", "компания не возражает").
В зависимости от вида письма при составлении текста используются cледующие обороты:
|
Отправка груза, документа |
Напоминание |
|
1. Отправляем Вам... |
1. Напоминаем Вам, что........ |
|
2. Направляю Вам... |
2. По истечении... срока предложение нашей фирмы теряет силу. |
|
3.Высылаем Вам… | |
|
Подтверждение |
Извещение |
|
1. Концерн... подтверждает получение... |
1. Сообщаем Вам, что... |
|
2.Подтверждаю, что партия ТНП получена |
2. Ставлю Вас в известность, что… |
|
3. Извещаем Вас, что... | |
Вводные слова и обороты позволяют придать деловому письму различные оттенки. Например, если фразу: "Мы не можем заключить контракт с фирмой..." дополнить словами "к сожалению", то отказ звучит не так категорично и оставляет шанс для дальнейшего сотрудничества.
Наиболее распространенными ошибками при составлении писем являются:
· в апреле месяце;
· польза от использования;
· следует учитывать следующие факторы;
· представление информации пользователю;
· данное явление проявилось;
· настоящим сообщаем;
· потребное количество товара;
· приложение: упомянутое на 3 листах.
Письма могут заканчиваться фразами:
· "Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной";
· "Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества";
· "Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей";
· "С уважением" и т. п.
2.3.6. Факс - документ, полученный с помощью факсимильного аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс является по сути копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов.
Однако факсы в большей степени являются разновидностью переписки между деловыми партнерами, организациями, поэтому факсом будем условно называть письмо, полученное посредством факсимильного аппарата.
Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма, только в реквизите "адресат" указывается номер телефакса получателя письма.
2.3.7. Должностные инструкции
В комплексе организационных документов предприятия (уставе, учредительном договоре, структуре и штатной численности, штатном расписании и др.) особое место занимают должностные инструкции. Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Кроме того, они практически реализуют разделение труда между персоналом.
Должностная инструкция разрабатывается инспектором по кадрам или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается директором предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора предприятия.
Должностная инструкция содержит следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
В разделе 1 (Общие положения) устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.
В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности работника.
В разделе 3 (Должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые работником.
В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.
В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник.
В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.
Хранятся должностные инструкции 3 года после замены новыми.
2.3.7. Справки
Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.
В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы размера заработной платы.
Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, с должности, зарплаты.
В правом верхнем углу указывается место предоставления справки именительном падеже, например, 128 отделение милиции; школа № 21.
На справке должна обязательно стоять дата ее подписания, подпись печать. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре.
2.3.8. Объяснительные записки
Объяснительные записки составляются по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.
Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки должны иметь дату, указание адресата составителя.
2.4. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
2.4.1. Резюме
Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу на негосударственные предприятия (см. рис. ). Особенностью резюме является изложение сведений об образовании, трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе "Дополнительные сведения" может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, интересы претендента и т. д. В некоторых организациях резюме содержит пункты: цель (какую работу хотел бы получить претендент) и устраиваемый его размер оплаты труда.
РЕЗЮМЕ
11.03.1960 г. р.
АДРЕС: г. Москва,
ТЕЛ.: Р), Д)
СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: Женат, имею дочь.
ЦЕЛЬ: Получение должности начальника отдела информационного обеспечения.
ОБРАЗОВАНИЕ: - Московский институт стали и сплавов по специальности ЭЛЕКТРОННЫЕ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫЕ МАШИНЫ с присвоением квалификации
ИНЖЕНЕР-СИСТЕМОТЕХНИК.
- средняя школа № 27 (г. Москва). По окончании школы получил свидетельство о присвоении квалификации ПРОГРАММИСТ. ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ: С 1992 г. - до настоящего времени - начальник отдела информатики в финансовой компании " ФИН-ТРАСТ" (обеспечиваю программную поддержку деятельности компании и функционирование вычислительной техники).
С 1982 по 1992 г. - инженер НИИ приборостроения, с 1985 г. начальник сектора (разрабатывал вычислительные комплексы).
С 1980 по 1982 г. - старший техник в Московском статистическом управлении (разрабатывал алгоритмы АРМ).
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: Имею опыт работы с электронными таблицами, текстовыми и графическими редакторами, базами данных, электронной почтой, Интернетом.
Имею ряд публикаций в специальном журнале "Домашний компьютер". Владею английским языком (читаю и перевожу со словарем). По требованию могу представить необходимые рекомендации.
Подпись
Рис. 7. Макет Резюме
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1. Нормативно-методические материалы, регламентирующие работу с документами
2. Основные требования к документации
Основные требования к оформлению организационно-распорядительной документации
2.1 Реквизиты документов и правила их оформления
2.2. Бланки документов предприятия
2.3. Основные документы управления
2.3.1. Приказы по основной деятельности
2.3.2. Протоколы
2.3.3. Акты
2.3.4. Докладные Записки
2.3.5. Письма
2.3.6. Факс
2.3.7. Должностные инструкции
2.3.8. Справки
2.3.9. Объяснительные Записки
2.4. Документы по личному составу
2.4.1. Резюме
Учебно-методическое издание
Б. Ф. АНДРЕЕВ
А. И. ГУСЕВА
Методические указания к лабораторной работе
«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»
для студентов специальности
«Менеджмент на транспорте»
Подписано к печати
Формат
Усл. Печ. л. Уч. Изд. л. Тираж
Изд. № Заказ № Цена
127994 Москва, .
Типография МИИТа
