МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФГОУ ВПО «ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ
ИСКУССТВА И КУЛЬТУРЫ
СИСТЕМА КАЧЕСТВА
Факультет документально-информационных коммуникаций
|
|
|
Делопроизводство
УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС
специальности: «Менеджмент организации»
|
Пермь 2009
Автор - составитель:
,
преподаватель кафедры документоведения, библиотековедения и
библиографии
Учебно-методический комплекс «Делопроизводство» составлен в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования, Профессиональной образовательной программой по специальности, Примерной программой по дисциплине по специальности «Менеджмент организации».
Дисциплина входит в федеральный компонент цикла специальных дисциплин и является обязательной для изучения.
Согласования со смежными кафедрами и библиотекой ПГИИК:
Зав. кафедрой управления и экономики
Зав. библиотекой
СОДЕРЖАНИЕ
Часть 1 Рабочая учебная программа дисциплины ……………………………………..4
1.1 Цели, задачи и предмет дисциплины……………………………………………......4
1.2 Требования к уровню освоения содержания дисциплины……………………....…4
1.3 Объем дисциплины…………………………………………………………………....6
1.3.1 Объем дисциплины и виды учебной работы……………………………….….….6
1.3.2 Распределение часов по темам и видам учебной работы…………………….…..7
1.4 Содержание дисциплины………………………………………………….……….…8
1.5 Темы практических, семинарских занятий
и контрольных работ……………………….……………………………………….16
1.6 Список литературы …………………………………………………………….........24
Часть 2 Материалы, устанавливающие содержание и порядок проведения
промежуточной и итоговой аттестации………..………………………….….25
2.1 Вопросы для подготовки к зачету…………………………….………………….....25
2.2 Учебно-методическое обеспечение дисциплины………………….……………....27
2.2.1 Методические указания для преподавателей…………………………...……27
2.2.2 Методические указания для студентов……………………………..….…….27
2.2.3 Методическое обеспечение дисциплины……………………………...……..28
2.2.4 Материально-техническое и информационное обеспечение
дисциплины………………………………………………………………….…..28
Приложения………………………………………………………………………………29
Часть 1 Рабочая учебная программа дисциплины
1.1 Цели, задачи и предмет дисциплины
«Документационное обеспечение управления» - учебный предмет блока дисциплин, который изучается студентами специальности «Менеджмент организации»
Цель курса – сформировать у будущих специалистов и руководителей учреждений основы документационной культуры с тем, чтобы обеспечить возможность квалифицированного осуществления профессиональных обязанностей.
Задачи курса:
1) определение значения документа в обеспечении качественной управленческой и производственной деятельности учреждения;
2) ознакомление с особенностями и составом систем документации;
3) установление особенностей организации службы ДОУ предприятия;
4) изучение правил и процедуры документирования; формирование навыков самостоятельной работы по составлению и оформлению документации учреждения.
5) изучение технологии работы с документами, в том числе в автоматизированном режиме;
1.2 Требования к уровню освоения содержания дисциплины
Изучение данной дисциплины базируется на теоретических и методических положениях, рассматриваемых в общепрофессиональных и специальных курсах «Документоведение», «Организация и технология ДОУ», «Управление персоналом» и т. д.
Студенты должны знать:
1) методические разработки и основную научную литературу, нормативные источники по курсу;
2) современные основы организации и технологии ДОУ предприятий и учреждений;
3) системы управленческой документации, в том числе унифицированные, и их состав;
4) состав и порядок оформления реквизитов управленческих документов;
5) структуру, функции и состав современной службы ДОУ;
6) этапы документооборота;
Лабораторно-практические занятия выполняются по темам, имеющим сугубо практическую направленность и прививающим студентам навыки работы. Они проводятся с использованием наглядных материалов, учебно-методических пособий и других раздаточных материалов.
В результате изучения курса студенты должны уметь:
- оформлять управленческие документы в соответствии с требованиями нормативно-методических документов;
- обрабатывать документацию на различных этапах документооборота;
- правильно соотносить виды документов и системы документации;
- верно определять, какие виды документов должны быть созданы в той или иной управленческой ситуации.
1.3 Объем дисциплины
1.3.1 Объем дисциплины и виды учебной работы
Для специальности «Менеджмент организации» при продолжительности изучения дисциплины в течение 1 семестра.
Форма обучения очная (гр. МТ-21).
|
Вид учебной работы |
Количество часов |
|
Аудиторные занятия: |
30 6 |
|
лекции |
22 18 |
|
практические / семинар. |
8 18 |
|
лабораторные работы (практикум) | |
|
Всего часов |
37,5 41,7 |
|
Текущий контроль (количество) | |
|
СРС |
- 2 |
|
Виды итогового контроля (экзамен, зачет) (экзамен, зачет) №№ семестров |
Зачет – 7,5 |
1.3.2 Распределение часов по темам и видам учебной работы
Форма обучения очная
Группа МТ-21
|
№ п/п |
Наименование тем |
Всего по курсу |
Виды занятий | |
|
Аудиторные занятия, в т. ч. | ||||
|
Лекции |
Семинары и практические занятия | |||
|
1 |
Тема 1 Введение |
1 |
1 | |
|
2 |
Раздел 1 Документирование управленческой деятельности |
18 |
10 |
8 |
|
Тема 2 Документ и его функции. Документирование управленческой деятельности |
1 | |||
|
Тема 3 Нормативно-правовая база документирования управленческой деятельности в РФ |
1 | |||
|
Тема 4 Унификация и стандартизация управленческих документов. Системы документации |
1 | |||
|
Тема 5 Оформление управленческих документов |
2 |
4 | ||
|
Тема 6 Составление текстов служебных документов |
1 | |||
|
Тема 7 Требования к оформлению основных видов организационно-распорядительных документов |
4 |
4 | ||
|
3 |
Раздел 2 Организация и технология работы с документами |
11 |
11 | |
|
Тема 8 Организация службы документационного обеспечения управления |
2 | |||
|
Тема 9 Нормативно-правовое обеспечение деятельности службы ДОУ |
1 | |||
|
Тема 10 Требования к организации документооборота |
1 | |||
|
Тема 11 Прием и первичная обработка документов |
1 | |||
|
Тема 12 Технология регистрации и контроля исполнения документов |
2 | |||
|
Тема 13 Порядок исполнения входящих, исходящих и внутренних документов |
1 | |||
|
Тема 14 Ведение справочно-информационной работы по документам |
1 | |||
|
Тема 15 Организация оперативного хранения документации |
1 | |||
|
Тема 16 Подготовка дел к архивному хранению и уничтожению |
1 | |||
|
Итого: |
30 |
22 |
8 |
1.4 Содержание дисциплины
Тема 1 Введение
Предмет, содержание и задачи курса. Развитие и современное состояние терминологии современных понятий. Стандартизация терминологии. Влияние социальных и экономических факторов на закономерности создания и использования документов. Основания для создания документов.
Роль и место делопроизводства (документационного обеспечения управления) в работе учреждений различных организационно-правовых форм собственности. Методы исследований документоведческих проблем. Взаимосвязь и взаимообусловленность информационно-документационного обеспечения и масштабов деятельности, организационной структуры, задач и функции аппарата управления.
Место курса среди общепрофессиональных дисциплин, его взаимосвязь с правовыми, экономическими и техническими дисциплинами.
Источники и литература по курсу. Законодательные акты Российской Федерации, указы и распоряжения Президента РФ, правовые и нормативные акты правительства, общеотраслевые и ведомственные нормативные акты и методические рекомендации, государственные стандарты. Научная, учебная, специальная литература и периодические издания.
Характеристика основных нормативно-методических документов, регламентирующих документационное обеспечение управления.
Раздел 1 Документирование управленческой деятельности
Тема 2 Документ и его функции. Документирование управленческой деятельности
Взаимосвязь понятий «информация», «документ», «документированная информация».
Документ как носитель информации. Роль информации и документа в человеческом обществе. Управленческая документация как информационный ресурс управленческой системы.
Информационная ценность документа. Основные требования к информации: достоверность, объективность, юридическая сила, современность. Юридическая достоверность документа на различных носителях. Функции документа: общие и частные. Полифункциональность документа.
Понятие «документирование». Развитие и характеристика способов документирования, используемых в человеческой деятельности. Зависимость способов документирования от развития науки и техники. Документирование на естественном и искусственных языках. Документирование в условиях компьютерных технологий.
Факторы, определяющие состав документов организации (порядок рассмотрения и решения вопросов, направления деятельности управленческого аппарата, взаимосвязи с другими управленческими структурами и т. д.).
Понятие «вид» и «разновидность» документа. Классификация документов управления по видам.
Законодательная и нормативная регламентация состава видов управленческих документов. Нормативная регламентация документов, применяемых в деятельности организации. Нормативно-методическая основа ДОУ.
Тема 3 Нормативно-правовая база документирования управленческой деятельности в РФ
Структура законодательства по делопроизводству в Российской Федерации. Содержание и значение для ДОУ Конституции РФ, кодексов и федеральных законов, указов Президента и постановлений Правительства РФ.
Тема 4 Унификация и стандартизация управленческих документов.
Системы документации
Государственная разработка единых требований к документируемой информации. Унификация и стандартизация как деятельность по совершенствованию формы и содержания документа. Национальная и международная стандартизация.
Понятие система документации. Государственные, функциональные, отраслевые, межотраслевые и другие системы документации. Унифицированные системы документации. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Значение соблюдения требований к оформлению документов для распорядительной и административной деятельности.
Характеристика, состав и область применения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Формуляр-образец как схема расположения реквизитов организационно-распорядительного документа. Состав реквизитов ОРД по ГОСТ Р 6.30-2003, варианты их расположения.
Тема 5 Оформление управленческих документов
Понятие «бланк документа», его значение и использование. Виды бланков: общий, бланк письма, конкретного вида документа и должностной. Правила оформления реквизитов бланка и их расположение на стандартном формате бумаги, размеры полей.
Формуляр-образец группы документов, принадлежащих одной системе. Проектирование бланков документов организаций различных форм собственности.
Тиражирование и хранение бланков документов в делопроизводстве. Законодательная регламентация порядка тиражирования, применения, хранения и выдачи бланков.
Состав обязательных реквизитов документов, их назначение.
Герб, эмблема, логотип или товарный знак в бланке документа.
Код организации по ОКПО и код формы документа по ОКУД, место их расположения и назначение.
Понятие автор документа. Справочные данные об организации.
Понятие вид документа. Ситуации, при которых наименование вида документа опускается. Разновидности документа.
Дата документа. Даты согласования, подписания, утверждения, регистрации, получения и отправки документов. Понятие регистрационный номер и индекс документа.
Место составления документа. Правила адресования документа юридическим и физическим лицам.
Согласование документа – внутреннее и внешнее. Организация согласования в аппарате управления. Требования к оформлению. Виды грифов согласования, их расположение на документе. Визы, порядок визирования документов.
Подпись. Способы оформления одной или нескольких подписей на документе. Правила подписания документов в зависимости от вида документов. Значение реквизита.
Печать – особый способ удостоверения документов. Виды печатей и штампов, правила их хранения, порядок проставления на документах.
Состав дополнительных реквизитов документа.
Резолюция. Требования к оформлению и содержанию. Влияние резолюции на ход исполнения и движения документов. Оформление грифа утверждения. Расположение на документе.
Приложения к документу, порядок оформления отметки о наличии приложений в документе или документов-приложений.
Служебные отметки на документах, их назначение и расположение в документе.
Тема 6 Составление текстов служебных документов
Текст документа как основная форма коммуникации в управленческих процессах. Сплошной связный текст. Деление текста на разлеы.
Структура текста. Тексты простые и сложные. Общие требования к тексту документа: краткость, четкость, ясность изложения.
Типовые и трафаретные тексты. Таблица. Анкета.
Составление и редактирования текста управленческих документов.
Лингвистические особенности составления простых и сложных управленческих документов, адресованных юридическим и физическим лицам. Деловой этикет служебной переписки.
Тема 7 Требования к оформлению основных видов организационно-распорядительных документов
Основные группы организационно-распорядительных документов.
Характеристика и состав организационных документов (устав, положение, инструкция, должностная инструкция, правила). Сфера применения. Правовой статус учреждения и его закрепление в уставе и положении. Состав реквизитов, порядок подготовки, согласования, подписания и утверждения. Правила вступления в силу и сроки действия. Инструкция по делопроизводству. Состав реквизитов. Правила подготовки и оформления. Особенности разработки инструкции по делопроизводству. Договоры – документы, устанавливающие организационно-правовые, управленческие и экономические связи между гражданами и организациями. Особенности их оформления. Видовое и содержательное разнообразие договоров.
Характеристика и состав распорядительных документов (постановление, приказ, решение, постановление, указание). Юридические основания подготовки распорядительных документов. Особенности изложения текстов распорядительных документов. Документирование коллегиальной деятельности и порядок оформления протоколов.
Характеристика и состав справочно-информационных документов (служебные письма, справки, заявления, докладные записки, акты, протоколы). Особенности подготовки и оформления справочных документов и их согласование.
Раздел 2 Организация и технология работы с документами
Тема 8 Организация службы документационного обеспечения управления
Возрастание объемов информации и необходимость упорядочения документопотоков. Роль службы ДОУ в создании единой информационной инфраструктуры организации.
Типовые структуры служб ДОУ в организациях с различными организационно-правовыми формами деятельности. Нормативная регламентация служб ДОУ. Характеристика типовых функций служб ДОУ.
Должностной и численный состав служб ДОУ. Квалификационные требования, предъявляемые к персоналу. Распределение обязанностей.
Тема 9 Нормативно-правовое обеспечение деятельности службы ДОУ
Состав внутренних локальных нормативных актов, регламентирующих работу службы ДОУ. Содержание и особенности составления и оформления инструкции по ДОУ, положения о службе ДОУ, должностных инструкций сотрудников, номенклатуры дел и пр. Функции данных документов и их роль в организации и технологии работы с документами предприятия.
Тема 10 Требования к организации документооборота
Понятие «документооборот». Общие принципы организации документооборота в учреждениях. Современные тенденции к увеличению объемов информации. Правила и порядок учета документооборота в учреждении. Направления совершенствования документооборота и пути сокращения его объемов. Задачи службы ДОУ по управлению документооборотом.
Структура и общая характеристика документопотоков. Зависимость маршрутов прохождения документов от принятой структуры и использования технических средств обработки информации.
Правила работы с входящими документами. Прием, обработка, распределение по исполнителям и доставка документов. Исполнение и подготовка ответов.
Правила работы с исходящими и внутренними документами. Особенности прохождения отдельных видов документов.
Тема 11 Прием и первичная обработка документов
Правила приема и проверки корреспонденции в учреждении. Особенности вскрытия конвертов, первичного распределения документов и отметки о поступлении.
Тема 12 Технология регистрации и контроля исполнения документов
Значение регистрации документов и принятые способы ее осуществления. Регистрация как технологическая операция создания базы данных в учреждениях о документах предприятия.
Обоснование необходимости регистрации отдельных категорий документов. Достоинства и недостатки журнальных и карточных способов регистрации. Характеристика состава реквизитов регистрационных форм. Технология работы с журналами и регистрационными карточками.
Автоматизированная система регистрации документов. Состав реквизитов регистрационной карточки в компьютерной программе.
Взаимосвязь регистрации документов с организацией справочной работы и контролем исполнения документов.
Регистрационный индекс как один из поисковых признаков документа.
Значение контроля за исполнением документов в деятельности аппарата управления. Виды контроля. Процесс организации контроля за исполнением документов. Формирование перечня документов, подлежащих контролю. Порядок постановки на контроль и снятия с контроля за исполнением документов. Автоматизированная система контроля за исполнением документов. Аналитические задачи подведения итогов контроля.
Тема 13 Порядок исполнения входящих, исходящих и внутренних документов
Понятие «исполнение документов». Особенности процедуры создания и издания внутренних и исходящих документов. Обоснованность и производственная необходимость создания официального документа как главные процесса критерии исполнения.
Тема 14 Ведение справочно-информационной работы по документам
Понятие и виды картотек по документации учреждения. Правила ведения картотек. Особенности работы с традиционной и электронной картотекой.
Тема 15 Организация оперативного хранения документации
Понятие номенклатуры дел. Номенклатура как классификационный справочник – основа структуры организации или направлений деятельности. Значение номенклатуры дел для оперативного хранения документов и их предархивной обработки.
Виды номенклатур дел. Этапы разработки номенклатуры дел. Определение круга вопросов, включаемых в номенклатуру дел.
Систематизация документов в дела. Роль перечня типовых документов с указанием сроков хранения в составлении номенклатуры дел. Заголовки в номенклатуре дел. Оформление, согласование, подписание и утверждение номенклатуры дел.
Сроки хранения отдельных категорий дел: порядок определения, роль ведомственного архива, экспертных комиссий для их установления.
Группировка документов в дела. Особенности группировки в дела отдельных категорий документов. Контроль за формированием дел.
Требования, предъявляемые к оформлению обложек дел.
Назначение и правила составления внутренней описи и итоговой записи о количестве заведенных дел.
Порядок выдачи документов и дел во временное пользование. Обеспечение сохранности документов.
Тема 16 Подготовка дел к архивному хранению и уничтожению
Экспертиза ценности как элемент управления документацией. Нормативно-методические и теоретические основы экспертизы. Организация экспертизы ценности документов в учреждении. Экспертная комиссия (ЭК), ее статус, состав, функции, порядок документирования деятельности. Порядок и этапы проведения экспертизы ценности. Условия уничтожения документов.
Оформления результатов экспертизы ценности документов.
Сроки хранения документов, их нормативная регламентация. Виды перечней документов со сроками хранения, их использование.
Порядок уничтожения открытых и конфиденциальных документов. Методы уничтожения.
1.5 Темы практических, семинарских занятий, контрольных работ
Раздел 1 Документирование управленческой деятельности
Тема 3 Нормативно-правовая база документирования управленческой деятельности в РФ
Семинар 1
Законодательная и нормативно-методическая база по ДОУ. Научная и учебная литература по курсу
Цель семинарского занятия – изучить структуру российского и международного законодательства в области ДОУ, определить основные нормативные и методические акты в этой сфере и провести анализ их содержания.
Вопросы для обсуждения:
1. Структура законодательства Российской Федерации по вопросам делопроизводства.
2. Комплекс нормативно-методических документов по делопроизводству в Российской Федерации.
3. Международные стандарты и методические документы в сфере делопроизводства и архивного дела.
4. Авторы и направления их исследований в сфере документационного обеспечения управления.
Рекомендуемая литература
1. Конституция Российской Федерации : принята 12.12.1993 (в ред. ФКЗ от 01.01.2001 ) // Рос. газ. – 1993. - № 000. – 25 дек. – С. 9 – 27.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть 1) : кодекс (в ред. ФЗ от 01.01.2001 ) // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 1996. – № 5. – Ст. 410.
Уголовный кодекс Российской Федерации : кодекс (в ред. ФЗ от 01.01.2001 ) // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 1996. – № 25. – Ст. 2954.4. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть 1) : кодекс от 01.01.2001 (в ред. ФЗ от 01.01.2001 ) // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 1998. – № 31. – Ст. 3824.
5. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях : кодекс от 01.01.2001 (в ред. ФЗ от 01.01.2001 ) // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2002. – № 1 (ч. 1). – Ст. 1.
6. Трудовой кодекс Российской Федерации : кодекс от 01.01.2001 (в ред. ФЗ от 01.01.2001 ) // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2002. – № 1 (ч. 1).
7. О почтовой связи : федер. закон Рос. Федерации от 01.01.2001 (в ред. ФЗ от 01.01.2001 ) // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 1995. – № 33. – Ст. 3334.
О банках и банковской деятельности : федер. закон Рос. Федерации от 01.01.2001 (в ред. ФЗ от 01.01.2001 ) // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 1996. – № 6. – Ст. 492. Об актах гражданского состояния : федер. закон Рос. Федерации от 01.01.2001 (в ред. ФЗ от 01.01.2001 ) // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 1997. – № 47. – Ст. 5340. О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве : постановление СМ – Правительства Рос. Федерации от 03.03.93 г. № 000 // Делопроизводство. – 1997. – № 2 (1). – С. 107 – 108. О почтовой связи : федер. закон от 17.07.99 г. : [извлечение] // Делопроизводство. – 1999. – № 2. – С. 97 – 1О Государственном гербе Российской Федерации : федер. конституц. закон от 01.01.2001 г. // Делопроизводство. – 2001. – № 2. – С. 110 – 111. Об электронной цифровой подписи : федер. закон от 01.01.2001 г. // Делопроизводство. – 2002. – № 4. – С. 91 – 98.14. Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации : федер. закон Рос. Федерации от 01.01.2001 (в ред. ФЗ от 01.01.2001 ) // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2002. – № 23. – Ст. 2102.
15. О связи : федер. закон Рос. Федерации от 01.01.2001 (в ред. ФЗ от 01.01.2001 ) // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2003. – № 28. – Ст. 2895.
16. Об архивном деле в Российской Федерации : федер. закон Рос. Федерации от 01.01.2001 (в ред. ФЗ от 01.01.2001 ) // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2004. – № 5. – Ст. 456.
17. Об информации, информационных технологиях и защите информации : федер. закон Рос. Федерации от 01.01.2001 // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2006. – № 35. – Ст. 347.
18. О персональных данных : федер. закон Рос. Федерации от 01.01.2001 // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2006. – № 35. – Ст. 456.
19. Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера : указ Президента Рос. Федерации (в ред. Указа Президента РФ ) // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 1997. – № 10. – Ст. 1127.
20. О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы : указ Президента Рос. Федерации (в ред. Указа Президента РФ от 31.05.99 № 000) // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 1998. – № 23. – Ст. 2501.
21. О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации : указ Президента Рос. Федерации // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2005. - № 8. – Ст. 629.
Раздел 1 Документирование управленческой деятельности
Тема 5 Оформление управленческих документов
Практическая работа 1
«Оформление управленческих документов»
Цель занятия – научиться проектировать и оформлять различные виды бланков управленческих документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».
Содержание и методика выполнения заданий
На основе полученных в ходе лекций знаний и с опорой на наглядные материалы, ГОСТ студенты выполняют следующие задания:
Задание 1. На листах формата А4 спроектируйте 2 бланка с угловым и продольным расположением реквизитов с обозначением границ зон. Для работы используйте ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» (приложения А).
Задание 2. Создайте следующие виды бланков:
- общий бланк организации;
- бланк конкретного вида документа (в частности, бланк приказа);
- бланк письма;
- бланк должностного лица;
- бланк структурного подразделения.
Каждый из названных видов бланков необходимо оформить в 2 вариантах – с угловым и продольным расположением реквизитов. В результате должно быть оформлено 10 бланков.
Для выполнения задания используйте листы формата А4 и соблюдайте границы расположения реквизитов. В справочных целях примените для выполнения задания ГОСТ Р 6.30-2003 и приложения к практической работе.
Исходные параметры для оформления бланков:
Организация – общество с ограниченной ответственностью «Удача»;
Вышестоящая организация – открытое акционерное общество «Восход»;
Структурное подразделение – служба ДОУ;
Должностное лицо – генеральный директор;
Справочные данные об организации – 4, оф. 16, , ;
ИНН//
Раздел 1 Документирование управленческой деятельности
Тема 7 Требования к оформлению основных видов организационно-распорядительных документов
Практическая работа 2
«Организационно-правовая система документации»
Цель занятия – ознакомиться с содержанием и порядком оформления положений как основного вида организационно-правовых документов в сфере управления.
Содержание и методика выполнения заданий
Студентам выдается комплект наглядных материалов и объясняются параметры анализа.
Задание. Проведите анализ положений о бухгалтерской службе и положения о службе ДОУ, заполнив графы таблицы:
|
№ п/п |
Схема анализа |
Положение о бухгалтерской службе |
Положение о службе ДОУ |
|
1 |
Реквизиты | ||
|
2 |
Структура текста | ||
|
3 |
Особенности оформления и составления |
Раздел 1 Документирование управленческой деятельности
Тема 7 Требования к оформлению основных видов организационно-распорядительных документов
Практическая работа 3
«Организационно-распорядительная документация»
Цель занятия – научиться составлять и оформлять основные виды распорядительных документов.
Содержание и методика выполнения заданий
Студентам выдается комплект наглядных материалов для ознакомления. На основании знаний, полученных в ходе лекций, они оформляют в виде распорядительных документов несколько управленческих ситуаций.
Задание 1. Составьте приказ по предприятию "Сайл" об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.
Задание 2. Составьте приказ по открытому акционерному обществу "Новосибирский завод химконцентратов" об утверждении инструкции по делопроизводству на заводе. В констатирующей части укажите, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 01.01.2001 N 1118, и с ГОСТ Р 6.30-2003 канцелярией завода разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В распорядительной части утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции.
Задание 3. Составьте приказ по Электровакуумному заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты укажите самостоятельно.
Раздел 1 Документирование управленческой деятельности
Тема 7 Требования к оформлению основных видов организационно-распорядительных документов
Практическая работа 4
«Информационно-справочная система документации»
Цель занятия – научиться составлять и оформлять основные виды информационно-справочных документов.
Содержание и методика выполнения заданий
Студентам выдается комплект наглядных материалов для ознакомления. На основании знаний, полученных в ходе лекций, они оформляют в виде распорядительных документов несколько управленческих ситуаций.
Задание 1. Составьте полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива "Запуск", на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 мес. развернуть работу и выделить для этих целей 315 тыс. руб.
Задание 2. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 2000 г. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.
Задание 3. Составьте докладную записку бухгалтера главному бухгалтеру фирмы "Рубин" от 01.01.2001 о произведенной проверке выполнения приказа директора фирмы N 92 т 12.01.2000 "О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе Обского моря". В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 2000 года. В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 2000 г. было сдано только 35,2% всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого числа следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно.
Задание 4. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими в ВЦ завода. Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов заработной платы. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и ВЦ, обеспечивающих переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.
Задание 5. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
Задание 6. Составьте докладную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
1.6 Список литературы
Основная
1. Демин, . Подготовка служебных документов : учеб. пособие / . – СПб.: Питер, 2007. – 224 с.
2. Рогожин, (с учетом новой типовой инструкции по делопроизодству) : учеб. пособие / . – М.: ИндексМедиа, 2007. – 240 с.
Дополнительная
1. Спивак, управленческой деятельности. Делопроизводство / . – СПб.: Питер, 2007. – 240 с.
2. Кузнецова, (документационное обеспечение управления) : учеб. пособие / . – М.: Интел-Синтез, 1999. – 317 с.
3. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы: более 120 документов / ред. , . – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ПРОСПЕКТ, 2009. – 455 с.
Часть 2. Материалы, устанавливающие содержание и порядок
проведения промежуточной и итоговой аттестации
2.1 Вопросы для подготовки к зачету
Вопросы для подготовки к зачету
1. Нормативно-правовая и методическая база по ДОУ: назначение и структура.
2. Терминологические основы ДОУ.
3. Документ как результат документирования. Функции документа, его основные свойства и качества.
4. Процессы унификации и стандартизации в сфере делопроизводства.
5. Бланк документа: определение, основные требования к оформлению.
6. Особенности оформления различных видов бланков документов.
7. Реквизиты документа: основные требования к выполнению, правила размещения.
8. Особенности выполнения реквизита «Наименование организации».
9. Особенности выполнения реквизита «Дата документа».
10. Особенности выполнения реквизита «Адресат».
11. Особенности выполнения реквизита «Резолюция».
12. Особенности выполнения реквизита «Текст документа».
13. Особенности выполнения реквизита «Отметка о наличии приложений».
14. Особенности выполнения реквизита «Подпись».
15. Особенности выполнения реквизитов «Гриф согласования» и «Виза согласования».
16. Системы документации, характеристика.
17. Система организационно-правовой документации: состав. основные требования к содержанию и оформлению.
18. Система плановой документации: состав, основные требования к содержанию и оформлению.
19. Система отчетной документации: состав, основные требования к содержанию и оформлению.
20. Система распорядительной документации: назначение, виды распорядительных документов.
21. Процедура издания распорядительных документов: основные этапы.
22. Постановление как распорядительный документ: назначение, основные требования к содержанию и оформлению.
23. Приказ как распорядительный документ: назначение, основные требования к содержанию и оформлению.
24. Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации: назначение, состав.
25. Основные правила разработки и оформления протокола.
26. Основные правила разработки и оформления докладной и объяснительной записок.
27. Основные правила разработки и оформления заявления.
28. Основные правила разработки и оформления представления.
29. Служебная переписка: основные виды документов, особенности разработки и оформления.
30. Справочно-аналитическая документация: назначение, состав, основные требования к разработке и оформление.
31. Виды служебных писем, их характеристика.
32. Основные требования к служебному письму.
33. Документооборот: основные правила и этапы движения документов.
34. Регистрация документов: порядок проведения, основные регистрационные формы.
35. Назначение и виды контроля исполнения документов.
2.2 Учебно-методическое обеспечение дисциплины
2.2.1 Методические указания для преподавателей
Дисциплину следует осваивать посредством сочетания лекционных занятий и лабораторно-практических работ. Особый акцент необходимо делать на практическое закрепление материала, на развитие навыков оформления документации, анализа управленческих ситуаций, законодательных актов, организационно-правовых документов учреждений.
Семины могут быть посвящены более подробному рассмотрению законодательства в изучаемой области, особенностям работы с отдельными видами документации по части создания, оформления и применения, а также рассмотрению отдельных этапов документооборота.
Текущую проверку знаний студентов целесообразно проводить путем устных опросов в начале занятий, тестирования по окончании темы, проверочных работ.
2.2.2 Методические указания для студентов
Комплексное изучение студентами учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления» включает в себя: овладение материалами лекций, учебной и дополнительной литературы, указанными в программе (в том числе нормативной базой курса), работу студентов в ходе проведения практик и семинаров.
В течение лекционных занятий студентами изучаются основы документационного обеспечения управления в части документирования, организации и технологии работы с документами. Вторая часть курса посвящена освоению кадрового делопроизводства. Студентам рекомендуется запоминать наиболее значимые положения тем и закреплять, расширять знания в ходе практик и семинаров.
2.2.3 Методическое обеспечение дисциплины
Для более глубокого и эффективного изучения и усвоения материала студенты могут пользоваться:
- Сборником нормативных документов в сфере ДОУ;
- Наглядным пособием по реквизитам управленческих документов;
- Словарем терминов и определений в приложениях к данному учебно-методическому комплексу;
- Схемами, представленными в приложениях к комплексу.
2.2.4 Материально-техническое и информационное обеспечение
дисциплины
В ходе проведения лекционных и практических занятий целесообразно применять как можно больше наглядных материалов, в том числе образцы управленческих документов, заполненные унифицированные формы документов, схемы документооборота в организации. Рекомендуется использовать ресурсы электронной правовой базы данных «Консультант Плюс» при работе с законодательством в сфере делопроизводства и документирования трудовых правоотношений.
Приложение 1
Примерный перечень законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих сферу информации и документации, документационного обеспечения управления, управления документами и архивного дела
1. Федеральный закон от 01.01.2001 «Об акционерных обществах» (с изм. и доп., вступившими в силу с 01.01.2008).
2. Федеральный закон от 01.01.2001 «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 01.01.2001).
3. Федеральный закон от 01.01.2001 «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 01.01.2001).
4. Федеральный закон от 01.01.2001 «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 01.01.2001).
5. Федеральный закон от 01.01.2001 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
6. Федеральный закон от 01.01.2001 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
7. Федеральный закон от 01.01.2001 «О персональных данных».
8. Закон РФ -1 «О государственной тайне» (с изм. и доп., вступившими в силу с 15.12.2007).
9. Указ Президента РФ «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в ред. от 01.01.2001).
10. Указ Президента РФ «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (в ред. от 01.01.2001).
11. Постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 01.01.2001).
12. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР .
13. Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденное постановлением Правительства РФ .
14. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг -33/пс.
15. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 01.01.2001 № 176.
16. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива .
17. Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ (в ред. от 01.01.2001).
18. Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ (в ред. от 01.01.2001).
19. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России .
20. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденные постановлением Правительства РФ (в ред. от 01.01.2001).
21. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 01.01.2001.
22. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министра культуры .
23. Приказ Минкультуры России «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».
24. Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное постановлением Правительства РФ .
25. ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ .
26. ГОСТ Р «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 01.01.2001 .
27. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 01.01.2001 .
28. ГОСТ Р ИСО 7 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 .
29. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, утвержденные Росархивом 05.08.2005.
30. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2003.
31. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 01.01.2001).
32. Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом МНС РФ от 01.01.2001 № САЭ-3-18/297.
33. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Минтруда России .
34. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Минтруда России .
35. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда России .
Приложение 2
Закрытое акционерное общество
«Бизнес-школа «Интел-Синтез»
__________ № _______
г. Пермь
Образец продольного общего бланка организации
Областной межотраслевой центр переподготовки персонала
Томского государственного индустриального института
Пироговский пр., д. 67, г. Томск, 567890
тел./, e-mail: *****@***ru
, , ИНН//
__________ ___ № _______ ┌ ┐
На № ________ от ____________
Образец продольного бланка письма
Областной межотраслевой
центр переподготовки персонала
Томского государственного ┌ ┐
индустриального института
Пироговский пр., д. 67, г. Томск, 567890
тел./,
e-mail: *****@***ru
, ,
ИНН//
__________ ___ № _______
На № ________ от ____________
Образец углового бланка письма с флаговым расположением реквизитов
Областной межотраслевой
центр переподготовки персонала
Томского государственного ┌ ┐
индустриального института
Пироговский пр., д. 67, г. Томск, 567890
тел./,
e-mail: *****@***ru
, ,
ИНН//
____________ № _______
На № ________ от ____________
Образец углового бланка письма с центрированным расположением реквизитов
Областной межотраслевой центр переподготовки персонала
Томского государственного индустриального института
Заместитель директора
Пироговский пр., д. 67, г. Томск, 567890
тел./, e-mail: *****@***ru
, , ИНН//
__________ ___ № _______ ┌ ┐
На № ________ от ____________
Образец бланка должностного лица
Областной межотраслевой центр переподготовки персонала
Томского государственного индустриального института
ПРИКАЗ
__________ ___ № _______
Образец бланка приказа
|
Федеральное государственное «Российская самолетостроительная корпорация «МиГ» 1-й Боткинский пр-д, д. 7, Москва, Россия Тел.: (4 Теле __________ № _________ |
Federal state unitary enterprise Russian aircraft corporation “MiG” 7, 1st Botkinsky drive, Moscow, 12040, Russia Phone: (4 Fax: (4 Date: __________ Our ref.: ________ |
Образец бланка на русском и иностранном языках
Приложение 3
СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ
Автобиография – это документ, содержащий описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого на работу лица и составляемый работником в произвольной форме, без исправлений и помарок.
Автор документа - физическое или юридическое лицо, сделавшее документ.
Акт – это документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия.
Анкета – это один из основных документов личного дела, представляющий собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.
- бланк с перечнем вопросов об основных биографических данных соискателя, его образовании, предыдущей трудовой деятельности, семейном положении.
Архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.
Архивохранилище - специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.
Архивное дело - отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.
Архивный документ - Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника
Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторических и/или логически связанных между собой.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Беловой документ - рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Вид письменного документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.
Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Входящий документ; поступивший документ - документ, поступивший в учреждение.
Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Внутренняя опись документов дела - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа
Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием
Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию
Государственная часть Архивного фонда Российской Федерации –архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью.
Дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования
Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Дисциплинарное взыскание – это замечание, выговор, строгий выговор или увольнение, назначаемые сотрудникам организации непосредственно за обнаружение проступка.
Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу.
Докладная записка – это документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация, с определенными реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
Документационная система – это комплекс взаимосвязанных документов, применяемых в процессе выполнения различных управленческих функций.
Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий её юридическую силу.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Должностная инструкция – это локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.
Должностная карточка – это учетный документ должностного характера, относящийся не к отдельному лицу, а к определенной номенклатурной должности, на которую он заполняется.
Доступ к информации – получение субъектом возможности ознакомления с информацией, в том числе при помощи технических средств.
Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Документ временного хранения - документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.
Документ постоянного хранения - документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.
Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Замещение – это перевод работников на срок до 1 месяца на не обусловленную трудовым договором работу на том же предприятии либо на другом предприятии, вызванный производственной необходимостью.
Защита информации – деятельность по предотвращению утечки защищаемой информации, несанкционированных и непреднамеренных воздействий на защищаемую информацию.
Индекс дела; номер дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
Информация -
– это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления;
– это разнообразные сведения или совокупность сведений, а также обмен сообщениями между объектами.
Инструкция – это организационно-правовой документ длительного действия, определяющий собой научно-технические, финансовые и другие стороны деятельности организации, служб и подразделений.
Источник комплектования - юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив
Исходящий документ; отправляемый документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.
Кадровое делопроизводство – это совокупность документов организационно-распорядительного, информационно-справочного и учетного характера по персоналу организации, а также их создание (или получение извне), обработка и организация движения по всем уровням управления вплоть до передачи в другие подразделения.
Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством.
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющих юридической силы.
Личная карточка (форма Т-2) – это учетный документ, заполняемый на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей – копии трудовой книжки), диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения и других документов, а также на основании опроса работника.
Личное дело – это совокупность документов персонального учета, в которых отражены наиболее полные сведения о работнике и его деятельности.
Личный листок по учету кадров – это основа личного дела работника, представляющее собой своего рода анкету, заполняемое лично работником.
Наименование документа - обозначение вида письменного документа.
Негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации - Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
ОК ТЭСИ – систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и объектов классификации.
Обеспечение сохранности документов - обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет.
Объект защиты – информация или носитель информации или информационный процесс, в отношении которых необходимо обеспечивать защиту в соответствии с поставленной целью защиты информации.
Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Объяснительная записка – это документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.
Орган защиты информации – административный орган, осуществляющий организацию защиты информации.
Организационно – распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Организация защиты информации – содержание и порядок действий по обеспечению защиты информации.
Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Организационная структура системы управления персоналом – это совокупность устойчивых взаимосвязей подразделений и должностных лиц, обеспечивающих выполнение задач по укомплектованию кадрами предприятия, акционерного общества, компании, фирмы.
Отдел кадров – это основное структурное подразделение по управлению персоналом в организациях, выполняющее функции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения квалификации и переподготовки.
Отраслевая система документации – это совокупность информационно связанных функциональных систем документации, соответствующих составу и особенностям управленческих функций в определенной отрасли экономики или социальной жизни общества и отражающих ее специфику.
Официальные документы – документы, создаваемые юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.
Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Перечень документов со сроками хранения - систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.
Письменный документ - текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа.
Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
Положение – это организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы отдельных структурных подразделений предприятия, коллегиальных и совещательных органов, функционирующих на постоянной основе, а также временных органов.
Положение о персонале – это документ, устанавливающий принципы трудовых взаимоотношений, способы организации труда на предприятии, основные права и обязанности предприятия и его персонала.
Положение о моральном и материальном поощрении работников – это документ, который устанавливает порядок поощрения персонала в организации.
Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями) в целях разрешения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.
Постоянное хранение документов - бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке.
Правила внутреннего трудового распорядка – это локальный нормативный акт организации, устанавливающий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы трудовых отношений в организации.
Правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.
Приказ – это важнейший правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач.
Приказ о приеме на работу – это распорядительный документ, применяющийся для учета вновь принятых на работу сотрудников.
Приказы по личному составу – это основные распорядительные документы, определяющие служебное положение работников и служащие основание для внесения соответствующих записей в их учетные документы.
Приказы по основной деятельности – это приказы по организации работы трудового коллектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам.
Протокол – это документ, в котором фиксируются последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т. п.) поставленных вопросов и принятых решений.
Работа по управлению персоналом – это организация найма, отбора, приема персонала, его деловая оценка, профориентация и адаптация, обучение, содействие его деловой карьере и служебно-профессиональному продвижению, мотивация и организация труда, управление конфликтами и стрессами, обеспечение социального развития организации, высвобождение (увольнение) персонала.
Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации, его заместителями, в отдельных случаях руководителями структурных подразделений в целях доведения до исполнителей оперативных вопросов.
Регистрация – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации
Резюме – это сжатая краткая информация о себе, составленная лично претендентом на вакантное место.
Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Решение – это распорядительный документ коллегиального органа управления.
Рукописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
Система управления персоналом организации – это формирование целей, функций, организационной структуры управления, вертикальных и горизонтальных функциональных взаимосвязей подразделений, процедур принятия и реализации управленческих решений.
Служебные (управленческие) документы – официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.
Служебная записка – это форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.
Система – определенный порядок в расположении и связи частей чего – нибудь, в действиях.
Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности и единых требований к оформлению.
Система защиты информации – совокупность органов и / или исполнителей, используемая ими техника защиты информации, а также объекты защиты, организованные и функционирующие по правилам, установленным соответствующими правовыми, организационно – распорядительными и нормативными документами по защите информации.
Служба управления персоналом – это совокупность подразделений и должностных лиц – носителей функций управления персоналом.
Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Табель унифицированных форм документов – это классификационная схема разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации задач и функций стоящих перед организациями-разработчиками.
Телеграмма – это документ, отличающийся от других способом передачи – по телеграфу.
Текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа
Текстовый документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.
Трудовая мотивация – это сложный психологический процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей и целей организации, в которой человек работает.
Трудовой договор – это соглашение между работником и работодателем, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату в полном объеме и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством РФ, коллективным трудовым договором или соглашением сторон.
Унифицированная система документации – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Управление персоналом – это создание условий, обеспечивающих наилучшее использование человеческих ресурсов организации и каждого работника в отдельности.
Устав – это организационный учредительный документ, устанавливающий правовой статус юридического лица, предмет его деятельности, права, возможности, обязанности, наименование, порядок распределения прибыли и другое, а также необходимый для государственной регистрации предприятия.
Учетная карточка научного работника– это документ, предназначенный для учета научных работников научными, научно-исследовательскими, конструкторскими, образовательными и другими учреждениями и организациями, осуществляющими деятельность в сфере образования, науки и технологии.
Функциональные системы документации – это системы документации, выделенные в соответствии с конкретной функцией управления и являющиеся механизмом ее реализации.
Фондообразователь - юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд.
Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Характеристика – это документ, который составляется для оценки личности работника по качествам, которые он проявил, находясь на рабочем месте.
Ценность архивного документа - свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение.
Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
Штатное расписание – это организационный документ предприятия, устанавливающий его структуру, штатный состав и штатную численность в соответствии с Уставом (Положением).
Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издаваемого органа.
