Основные Правила
проведения контрольных мероприятий инспекциями
направления по контролю за расходами федерального бюджета
на государственное управление и правоохранительные органы
Счетной палаты Российской Федерации
Основные правила определяют организацию и порядок контрольных мероприятий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных финансовых и хозяйственных операций субъекта проверки, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности.
Основными задачами контрольных мероприятий являются контроль за выполнением законов Российской Федерации, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, соответствие им приказов и директив руководителей министерств и ведомств по финансово-хозяйственным вопросам, соблюдением государственной дисциплины в расходовании денежных средств, обеспечением сохранности и использования государственной собственности, состоянием финансового и бухгалтерского учета.
1. Проведение, планирование и подготовка
контрольных мероприятий
При проведении ревизии, проверки или обследования инспекторы направления Счетной палаты руководствуются Федеральными законами Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, а также отдельными нормативными документами министерств и ведомств Российской Федерации, не противоречащим вышеуказанным нормативным актам.
Ревизия, проверка или обследование проводится в соответствии с планом работы аудиторского направления "Контроль за расходами федерального бюджета на государственное управление и правоохранительные органы", утвержденным коллегией Счетной палаты Российской Федерации или отдельных решений коллегии Счетной палаты.
Проведению контрольных мероприятий должна предшествовать тщательная подготовка информации, характеризующей финансово-хозяйственную деятельность ревизуемого органа, а именно:
сбор имеющейся информации о ревизуемом подразделении, выявить важнейшие направления его деятельности;
уточнение вопросов подотчетности;
проведение предварительного анализа финансового состояния подразделения, установление размера средств из федерального бюджета, расходуемых на его финансирование;
выделение круга проблем, требующих особого внимания;
изучение имеющихся материалов предыдущих ревизий и проверок, уточнение мер, принятых для выполнения данных рекомендаций.
На основе изучения указанных материалов и поставленных задач, разрабатывается план проведения ревизии или проверки. В ходе проведения данного мероприятия, в разработанную программу, могут быть внесены изменения руководителем проверки. При привлечении в группу ревизоров специалистов из других организаций следует рассчитать необходимую сумму средств на оплату их работы.
При определении масштаба и сферы проведения контрольного мероприятия инспектор должен изучить и оценить качество внутриведомственного контроля.
Проверка состояния внутриведомственного финансового контроля предусматривает изучение мер, предпринимаемых для сохранения материальных и финансовых ресурсов, для обеспечения точности и полноты отчетных документов путем ознакомления с актами внутренних проверок, приказами и указаниями руководителей по результатам этих проверок и другими документами.
В случае, когда будет установлено, что предыдущей ревизией не были выявлены имевшие место нарушения, которыми государству причинен материальный ущерб, инспектор перепроверяет все денежные оправдательные и другие документы за ранее обревизованный период и в акте ревизии отражает выявленные нарушения. По окончании ревизии письменно докладывает руководителю, назначившему ревизию, за какой период и кем производилась предыдущая ревизия объекта.
2. Полномочия и обязанности инспекторов при
проведении контрольных мероприятий
Инспектор при выполнении своих служебных обязанностей по проведению бюджетно-финансового контроля имеет право:
проверять планы, сметы, денежные, бухгалтерские, финансовые и другие документы, наличие денег и материальных ценностей, опечатывать кассы, кассовые и служебные помещения, склады и архивы, а при обнаружении подделок, подлогов, хищений и злоупотреблений изымать, в установленном порядке, необходимые документы;
проверять правильность расходования материальных ценностей;
требовать проведения инвентаризации основных фондов, материальных ценностей, денежных средств и финансовых обязательств.
Инспектор обязан:
строго руководствоваться в своей работе действующим законодательством, нормативными актами министерств и ведомств;
проявлять непримиримое отношение к расточительству и бесхозяйственности;
документально устанавливать и отражать в акте ревизии сущность допущенных нарушений с указанием конкретных лиц, по вине которых они допущены;
вносить предложения по усилению контроля за финансово-хозяйственной деятельностью;
для обоснования своих выводов о результатах проверок или ревизий должен обладать достоверной и надежной информацией;
При проведении ревизии инспектор документально устанавливает сущность и причины допущенных нарушений, размер причиненного государству материального ущерба, конкретных лиц, по распоряжению или вине которых допущены нарушения, принимает меры к устранению выявленных нарушений, в необходимых случаях вносит предложения соответствующему руководителю о возмещении причиненного материального ущерба в соответствии с существующими положениями.
3. Анализ финансовых и бухгалтерских документов.
В процессе документальной ревизии инспектор проверяет документы бухгалтерского учета, все подлинные денежные оправдательные и другие документы, подтверждающие законность и достоверность бухгалтерских операций. Ревизия (проверка) документов производится путем тщательного изучения и анализа их с одновременной проверкой правильности записей финансово-хозяйственных операций по книгам (регистрам) учета.
Проверку бухгалтерских документов можно проводить либо в хронологической последовательности, либо по документам, сгруппированным и систематизированным по видам хозяйственных операций.
Основным методом проверки должен быть систематизированный способ проверки документов, который обеспечивает более глубокий последовательный контроль совершенных хозяйственных операций.
Проверка первичных документов и записей в учетных регистрах производятся сплошным или выборочным способом. При этом, если при выборочной проверке устанавливаются серьезные нарушения или злоупотребления, то ревизия на данном участке деятельности проводится сплошным способом и за более ранний период.
Подлинность и достоверность документов проверяется путем внимательного их изучения. Признаками искажения документов являются следы: исправления и подделки цифр, цен, подчисток записей, дат и номеров документов; дополнения и дописки цифр; сходство почерка в подписях различных материально-ответственных лиц, распорядителя кредитов и бухгалтеров; подписей руководителя органа, произведенные разными почерками и т. д.
Правильность и своевременность оформления операций документами определяется проверкой наличия распорядительных документов. В ходе такой проверки следует обращать внимание на проверку реквизитов, отсутствие которых лишает документы юридической силы, ослабляет их контрольные функции в борьбе за сохранность государственной собственности, например, отсутствие подписи получателя денег в кассовых документах или товарных документах при отпуске материальных ценностей. При проверке подлинности документов выявляют не только ошибки, которые возникают при их оформлении, но и незаконные операции и злоупотребления, а при оформлении операций необходимо выяснить не нарушены ли нормативные акты. Проверка документов по существу устанавливает законность, правильность и обоснованность совершенных операций и должна проводиться особенно тщательно.
При использовании вычислительной техники документы, служащие основанием для учетных записей, должны иметь необходимые реквизиты (шифры), соответствующие заголовки, определяющие их содержание.
На документах должны быть подписи лиц, отвечающих за соответствие данных, содержащихся в документации, составленной механизированным способом, данным первичных бухгалтерских документов.
В представленных документах следует тщательно проверять правильность выполненных арифметических расчетов. Например, установить насколько верно произведен подсчет итоговых данных, процентов и т. д., поскольку чаще всего неправильно подсчитываются итоговые суммы в кассовых и товарных документах для сокрытия хищений государственной собственности. Для установления фактов достоверности и правильности, которые нельзя установить по документам, имеющимся в ревизи-руемом органе, проводится встречная проверка. Она проводится путем запроса или личного выезда на место для сличения документов, вызвавших сомнение, с подлинными.
Проверкой учетных записей в бухгалтерских регистрах устанавливают: отсутствие тождественности между проводкам и записями в бухгалтерских документах; пропуски записей по проводкам и в бухгалтерских документам; пропуски записей некоторых хозяйственных операций для уменьшения оборотов по движению материальных ценностей или, наооборот, повторение записей одних и тех же операций для увеличения оборота по движению соответствующих ценностей; допущение неверных подсчетов и необоснованных исправлений с целью завуалирования растрат и хищений государственной собственности; отражение хозяйственных операций на счетах, не предусмотренных единым планом счетов бухгалтерского учета.
По установленным фактам незаконного расходования средств, нарушений финансовой дисциплины, хищений государственной собственности должностные лица обязаны давать письменные объяснения, которые повышают достоверность выявленных фактов и нарушений.
Полученные инспектором письменные объяснения должны быть тщательно и объективно изучены. После их рассмотрения инспектор вносит необходимые коррективы в отчет по ревизии, проверке.
4. Проверка наличия денег, ценностей и бланков
строгой отчетности в кассе учреждения.
Ревизия кассы проводиться в присутствии лица, ответственного за хранение денег и других ценностей, находящихся в кассе, главного бухгалтера (или лица его заменяющего) и члена комиссии по проверке кассовой дисциплины.
До ревизии кассовой наличности по предложению ревизора кассир составляет кассовый отчет с выведением по кассовой книге остатка денег на момент ревизии. Кассир дает подписку, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и что к моменту ревизии кассы неоприходованных и не списанных в расход денег у него не имеется.
После составления отчета производится проверка фактического наличия денежных средств, ценностей и бланков строгой отчетности. Наличные деньги просчитываются полистно по купюрам, пачки денег следует обязательно распечатать и проверить в них прямым счетом количество денег.
Наличие денег, ценностей и бланков строгой отчетности сопоставляется с данными бухгалтерского учета и кассовой книги.
При ревизии кассы необходимо также установить:
обеспечивается ли сохранность денежных средств, ценностей и бланков строгой отчетности;
имеется ли обязательство кассира о полной индивидуальной материальной ответственности, ознакомлен ли он с Правилами по ведению кассовых операций.
5. Ревизия (проверка) кассовых операций.
Для проведения проверки кассовых операций используют следующие документы бухгалтерского учета:
кассовая книга;
книга учета принятых и выданных кассиром денег;
журнал регистрации приходных и расходных документов;
мемориальный ордер № 1 - накопительная ведомость по кассовым операциям (форма 381);
оправдательные документы по кассовым операциям (приходные и расходные кассовые ордера, раздаточные ведомости);
книга учета "Журнал - главная"; балансы отчетных периодов;
разрешение банка на установление лимита хранения наличных денег в кассе;
выписка из лицевого счета, выдаваемая ежедневно обслуживающим банком.
При ревизии кассовых документов необходимо проверить: подлинность всех кассовых документов;
правильность оформления приходных и расходных кассовых ордеров, наличие оснований к ордерам;
погашаются ли кассовые документы соответствующим штампом с указанием даты погашения и подписью кассира;
соответствие сумм, записанных в кассовой книге, суммам, указанным в первичных приходно-расходных документах;
правильность подсчета итогов и выведения остатков в кассовой книге;
соблюдается ли установленный лимит хранения денег в кассе и не расходуются ли деньги не по назначению.
Каждое временное отсутствие кассира и передача кассы, бланков строгого учета оформляется приказом по учреждению и составлением акта передачи денежных документов.
При проверке документов необходимо иметь ввиду, что как в текстовой части, так и в цифровых данных не допускаются подчистка и неоговоренные исправления. Допущенные ошибки исправляются путем зачеркивания неправильного текста или суммы и надписи над зачеркнутым правильного текста или суммы и оговаривается в данном документе подписью: "Исправлено" и подтверждается подписями лица, внесшего исправление и главного бухгалтера учреждения или лица его замещающего. В расходных и приходных кассовых ордерах исправления не допускаются. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером учреждения или лицами, на то уполномоченными (издается приказ с указанием должностных лиц).
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и т. д. имеется разрешительная подпись руководителя, роспись его на расходном ордере не обязательна.
Приходные и расходные документы, переданные кассиру, проходят регистрацию в "Журнале регистрации приходных и расходных документов". Их учет ведется раздельно и имеет порядковую нумерацию по нарастающей с 1 января по 31 декабря календарного года.
При просмотре кассовых ордеров, следует акцентировать внимание и на том, не прошла ли оплата документов прошлых лет. Особенно это характерно по авансовым отчетам на закупку материальных ценностей и командировочных предписаний. Поэтому счета должны иметь дату их заполнения, адрес, штамп торгующей организации и сроки получения денег по ним. Иногда нелишне обратить внимание на "свежесть" счета или ведомости, когда срок хранения может быть более года, а документ имеет свежесть печатного станка или наоборот.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Как правило они передаются главному бухгалтеру (или лицу на то уполномоченному) под роспись. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами цифр.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера учреждения или лица, его замещающего.
В организациях, где ведется учет с помощью ПВЭМ (механизирован), кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
Итоги в кассовой книге выводятся по дебету и кредиту отдельно, сальдо всегда дебетовое.
Проверку кассовых операций целесообразно осуществлять по следующему принципу:
сверить по чековой книжке полноту и своевременность оприходования полученных денег в банке. При этом особое внимание необходимо обратить на символ 03 по выписке из лицевого счета. Для этого делается двойная сверка, т. е. с данными учреждения банка по выписке из лицевого счета по полноте их оприходования и срокам получения, и данными кассовых операций учреждения. Аналогично сверяется сдача денег при сверхлимитном хранении;
в кассовой книге итоги по дебету и кредиту сверить с данными накопительной ведомости (мемориальный ордер № 1);
провести сплошную проверку за определенный период времени (квартал, полугодие, год или иные сроки). При этом необходимо более детально изучить каждый документ в отношении оформления, отнесения расходов на соответствующие балансовые счета, оформления расписками в получении денег и т. д. Для этого следует просмотреть: раздаточные ведомости, титульный лист которых оформляется подписями руководителя и главного бухгалтера, наличие росписей в получении денег и если не произведены выплаты, то в ячейке для росписи должна быть отметка: "Депонировано" и погашена штампом или от руки;
по подписям кассира можно определить случаи передачи ведения кассы другим должностным лицам.
Основная схема сверки кассовых документов: оправдательный документ - с записью второго экземпляра кассовой книги - с мемориальным ордером - с главной книгой - с балансом и другими отчетными документами.
Сверив все документы, проверяющий должен определить:
целесообразность получения наличных денег по чекам в банке;
своевременность и полноту оприходования наличных денег от физических и юридических лиц, а также банка;
соблюдение правил расчета наличными деньгами на приобретение материальных ценностей;
соблюдение установленного лимита наличных денег в кассе; обеспечение сохранности наличных денег.
6. Проверка расчетов по счетам в банках.
При проверке операций по счетам в банке, следует установить, какие счета имеет ревизуемый орган; проверить операции с денежными средствами, находящимися на бюджетных, расчетных, текущих, особых счетах и в аккредитивах, по первичным документам, бухгалтерским (финансовым) записям и выпискам банка по каждому открытому счету.
В процессе ревизии необходимо:
сличить остаток средств по выпискам банка с балансом на начало каждого месяца и на день ревизии, при этом проверить, все ли выписки банка предъявлены ревизору и их подлинность;
сверить обороты по выпискам банка с записями по бухгалтерскому учету, определить, соблюдается ли установленный порядок хранения чековых книжек, выписки чеков и получения по ним денег, нет ли случаев подписания незаполненных чеков, выписки их на лиц, которым получение денег запрещено в силу их должностных обязанностей, сличить записи по выпискам банка с корешками чековых книжек, а также проверить наличие неиспользованных и испорченных чеков;
проверить, имеются ли на первичных банковских документах (платежных поручениях, платежных требованиях и др.) отметки банка;
сопоставить содержание операции, указанное в первичном документе, с содержанием бухгалтерской записи и шифром (индексом) в выписке банка;
проверить соответствие учетных данных по операциям с аккредитивами выпискам банка, нет ли случаев неправильного выставления аккредитивов, несвоевременного возврата неиспользованных и просроченных аккредитивов и использования их не по назначению;
установить законность совершенных операций, в частности, не проводятся ли через банковские счета операции, несоответствующие целевому назначению счета, нет ли случаев незаконных перечислений или переводов, не допускаются ли случаи акцепта заведомо бестоварных счетов, не отнесены ли на счет "Денежные средства в пути" недостачи денежных средств или денежные средства, местонахождение которых неизвестно;
установить, оприходованы ли полученные и оплаченные с бюджетного и других счетов материальные ценности и приняты ли в установленном порядке услуги и работы.
Для исключения сокрытия документов от проверки, необходимо проверить следующие документы и книги бухгалтерского учета:
книга "Журнал-главная";
балансы за отчетные периоды;
мемориальный ордер №2 - накопительная ведомость по движению
средств на бюджетных счетах;
мемориальный ордер №З - накопительная ведомость по движению
средств на текущих счетах по внебюджетным счетам;
выписки банка из лицевого счета учреждения; оправдательные документы (платежные поручения, требования и т. п.).
По книге "Журнал-главная" и балансу выверяется наличие счетов в зависимости от их принадлежности и финансирования.
Основным документом при проверке служат платежные поручения (с приложением счетов и т. п.), которые сверяются с выпиской банка, а последняя с накопительной ведомостью (м. о.№2 и №3). При сверки особое внимание обращается на соответствие корреспондирующего балансового счета банка.
При установлении в выписках неоговоренных исправлений, подчисток, следов травления, неясных оттисков текста или цифр, вызывающих сомнение в их подлинности, проверяющий обязан убедиться в правильности отраженных в учете сумм путем проведения встречной проверки (сличения) непосредственно в учреждении банка с первым экземпляром.
7. Проверка расчетов с подотчетными лицами.
Проверка (ревизия) расчетов с подотчетными лицами осуществляется с целью установления правильного и целевого использования подотчетных сумм и выявления противоправных выдач. При ревизии подотчетных сумм необходимо проверить: соблюдаются ли установленные правила выдачи авансов, использование подотчетных сумм по назначению, соответствие данных аналитического учета подотчетных сумм данным синтетического учета;
наличие утвержденного списка подотчетных лиц, имеющих право получать авансы на оперативные и административно-хозяйственные расходы;
обоснованность погашения (списания) подотчетных сумм; правильно ли оплачены командированным суточные, расходы по найму помещения и стоимость проезда, приложены ли к авансовым отчетам все необходимые документы.
Выданные под отчет деньги могут расходоваться только на те цели, на которые они испрашивались. Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
В качестве оправдательных документов принимаются: счета и товарные чеки торгующих организаций с отметкой кассира о том, что деньги получены; счета и квитанция к приходному кассовому ордеру, при покупке товаров в организации; возможно, по решению руководителя, принять в оправдание расходов - акт, если закупка производилась у частных лиц; командировочное удостоверение с отметками о прибытии и убытии в пункт командировки, транспортные билеты и квитанции о проживании в гостинице.
Неиспользованный остаток аванса должен быть возвращен подотчетным лицом не позднее 3-х дней после сдачи авансового отчета.
При проверке расходов необходимо обратить внимание на то, что:
в счете или товарном чеке, при оформлении документов на приобретение материальных ценностей и хозяйственных товаров, должны быть реквизиты: наименование товарных ценностей, количественные и качественные измерители (штуки, кг и т. д.), стоимостные измерители, подписи должностных лиц, печать или штамп учреждения;
в командировочном предписании, кроме отметок о дате убытия и прибытия в пункт командировки, их достоверность устанавливается по компостерам на проездных билетах.
Для проверки расходов подотчетными лицами привлекаются дела с авансовыми отчетами и накопительная ведомость (мемориальный ордер №8), при этом следует иметь ввиду, что:
если железнодорожная станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то командированному работнику оплачиваются расходы по приезду туда транспортом общего пользования;
кроме оплаты тарифа по предоставленным билетам воздушного, железнодорожного, водного и автомобильного транспорта, оплачиваются страховые платежи по государственному обязательному страхованию, оплата услуг по предварительной продаже, бронированию мест и за пользование постельными принадлежностями;
О командировках за границу.
За время пребывания в командировке работнику выплачиваются суточные, а также возмещаются расходы по найму жилого помещения, на получение заграничного паспорта и виз, а также за прописку паспорта и комиссионные при обмене чека в банке на иностранную валюту.
При этом следует учесть, что возмещение расходов по найму жилого помещение производиться только при наличии счета гостиницы.
Суточные за время пребывания в командировке выплачиваются:
при проезде по территории России - в российской валюте по действующим нормам;
при проезде и за время пребывания на иностранной территории в иностранной валюте по установленным нормам.
При этом, со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию – по норме, установленной при командировании в пределах Российской Федерации.
Дата пересечения российской границы при следовании работников за границу и возвращении в Россию определяется по отметке контрольно-пограничных пунктов России в заграничном паспорте работника.
Работники, направленные на работу или в командировку за границу и получившие под отчет иностранную валюту, в случае остатка возвращают ее при составлении отчета на общих основаниях.
Возврат остатка в рублях путем пересчета по курсу ЦБ РФ запрещается, так как в этом случае указанная операция может рассматриваться как продажа предприятием иностранной валюты, а для этого требуется наличие соответствующей лицензии.
Списание командировочных расходов в иностранной валюте на результаты деятельности предприятия производиться путем пересчета иностранной валюты в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.
8. Проверка (ревизия) расчетов с разными дебиторами и кредиторами.
При проверке дебиторской и кредиторской задолженности особое внимание обращается на изучение причин ее образования, определяется ее обоснованность, реальность и правильность отражения в учете.
Движение расчетов с дебиторами и кредиторами проверяется по субсчетам: 170, 171, 172, 173, 174, 176, 177, 178, 179. Для этого требуется сличить остатки по каждому виду расчетов на начало проверяемого периода с остатками соответствующих статей баланса, а затем проверить каждый вид расчетов. При этом проверяющий использует следующие документы:
договоры на выполняемые работы и услуги, поставки оборудования и материальных ценностей;
мемориальный ордер № 6 - накопительная ведомость по расчетам с разными учреждениями;
карточки по расчетам с дебиторами и кредиторами;
книгу "Журнал-главная"; балансы отчетного периода;
переписку по вопросам дебиторской и кредиторской задолженности.
Ревизия расчетов с дебиторами и кредиторами, как уже отмечалось, производится по данным аналитического учета и по первичным документам в разрезе балансовых счетов, статей и отдельных предприятий, организаций и учреждений. При этом следует установить:
реальность и обоснованность числящейся дебиторской и кредиторской задолженности, время и причины ее возникновения;
какие меры принимались к взысканию дебиторской и погашению кредиторской задолженности; соблюдался ли установленный порядок списания дебиторской задолженности;
наличие задолженности с истекшими сроками исковой давности, причины задержки платежей, а также выявление виновных в этом лиц;
не было ли случаев незаконного авансирования, отпуска материальных ценностей и предоставления услуг в кредит, оплаты бестоварных счетов;
своевременность проведения сверок сумм дебиторской и кредиторской задолженности;
полноту и своевременность выполнения обязательств перед бюджетом, своевременно ли вносились в бюджет суммы депонентской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности, и другие суммы, подлежащие сдаче в доход бюджета;
правильность удержаний по исполнительным листам алиментов и других сумм, своевременность перечисления их по принадлежности;
законность операций, осуществляемых за счет полученных сумм по поручениям;
правильность и своевременность расчетов с налоговыми органами по налогам и другим отчислениям и платежам;
правильность и целесообразность производимых оплат в виде авансов при расчете по договорам .
Особое внимание следует обратить на законность списания дебиторской задолженности.
9. Проверка (ревизия) расходов
по денежному содержанию и заработной плате.
Осуществляя проверку расходов по денежному содержанию и заработной плате, проверяющий устанавливает соответствие расходов на денежное содержание и заработную плату утвержденным ассигнованиям по смете.
До начала проверки проверяющий обязан уточнить порядок и виды других выплат производимых в учреждении (надбавки, доплаты, премии, материальной помощи и т. д.).
Для организации проверки по расходованию фонда оплаты труда, проверяющий привлекает следующие документы: штат; штатное расписание; расчеты по фонду оплаты труда и утвержденную смету расходов; трудовые договора и соглашения; раздаточные ведомости на выплату денежного содержания и заработной платы; лицевые счета (карточки) сотрудников; книгу учета депонированной заработной платы; карточки-справки ф.417 (депонированной зарплаты); мемориальный ордер № 5 - свод расчетных ведомостей по заработной плате; приказы о приеме и увольнении; оправдательные документы по начислению заработной платы (табеля, больничные листы и т. д.).
В процессе проверки устанавливается правильность:
тарифных ставок и должностных окладов;
применения различного рода коэффициентов и надбавок к должностным окладам;
применения действующих положений о премировании работников и других выплат;
оплаты труда лиц, работающих по совместительству; оплаты труда и соблюдения порядка и условий совмещения профессий (должностей);
расчетов за время отпуска, по выплате компенсаций за неиспользованный отпуск, за работу в праздничные и выходные дни, за работу в ночное время и другие выплаты, производимые по решению Правительства Российской Федерации.
При проверке первичных документов по денежному содержанию и заработной плате следует установить:
соблюдается ли установленный порядок оформления и учета личных карточек и ведомостей на выплату денежного содержания и заработной платы;
нет ли случаев вторичной выплаты денежного содержания, заработной платы одним и тем же лицам;
правильность отражения не выданного денежного содержания, заработной платы по счету депонентов, порядок выдачи денег с этого счета, нет ли случаев выплаты сумм не тем лицам, которым они были депонированы;
правильность расходования фонда заработной платы нештатного состава, надлежащим ли образом оформлены трудовые соглашения, соответствие заработка, начисленного сторонним лицам, действующим нормам и расценкам.
Проверяя раздаточную ведомость, инспектор может применить метод сверки с наличием трудовых книжек, тем самым выявить фиктивных лиц, которым незаконно начисляется заработная плата, особое внимание обращается на наличие росписей в получении заработной платы работниками.
10. Ревизия (проверка) основных средств.
Проверка основных средств производится с целью установления законности, целесообразности использования денежных средств на их приобретение и эксплуатацию. При ревизии основных средств следует установить: проведена ли паспортизация основных средств; своевременность отражения по учету приема, передачи и других операций с основными средствами, правильно ли определена их балансовая стоимость;
имеются ли инвентарные карточки или книги по объектам учета основных средств и оформлена ли ответственность должностных лиц за их сохранность;
имеются ли паспорта на оборудование и как полно произведено описание отличительных признаков отдельных объектов;
своевременно ли отражается в бухгалтерском учете движение основных средств, нет ли случаев эксплуатации вновь выстроенных основных средств, но не оформленных актом приемки и не принятых на учет;
соблюдается ли установленный порядок отражения по учету износа основных средств (фондов);
полностью ли произведена инвентаризация основных средств по местам хранения, составлялись ли сличительные ведомости по книжным и натуральным остаткам, не допускалось ли незаконное перекрытие недостач за счет излишков неоднородных предметов, а также сокрытия выявленных недостач путем увеличения стоимости предметов, имеющихся в наличии;
нет ли случаев, когда на счете основных средств числятся предметы малоценного инвентаря и наоборот; правильно ли произведена переоценка основных средств; правильно ли оформляется списание объектов основных средств при ликвидации;
законность реализации, передачи в аренду основных средств юридическим и физическим лицам;
осуществляется ли учет библиотечного фонда.
Аналитический учет основных средств ведется на инвентарных карточках форм ОС-6 и ОС-8. Карточки ведутся по каждому инвентарному объекту.
11. Проверка (ревизия) обеспечения сохранности
материальных ценностей.
При ревизии операций по материальным ценностям следует проверить:
состояние складских помещений и хранилищ, внутреннее их оборудование, состояние весоизмерительных приборов, соблюдение правил их проверки и клеймения, правильность размещения и хранения материальных ценностей и обеспечена ли их сохранность;
заключены ли договора с материально ответственными лицами о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность материальных ценностей и соблюдение установленного порядка передачи их на ответственное хранение;
организован ли контроль за ввозом и вывозом материальных ценностей, имеются ли у материально ответственных лиц и в финансовых аппаратах образцы подписей должностных лиц, уполномоченных подписывать соответствующие документы на выдачу материальных ценностей;
осуществляется ли контроль работниками финансовых и хозяйственных аппаратов за правильным и своевременным документированием складских операций, за соответствием остатков материальных ценностей по данным учета и фактического их наличия;
своевременность и правильность составления актов на недостачи и излишки, выявленные при приемке материальных ценностей от поставщиков. Если акты о недовлажении, пересортице, порче или повреждении грузов были составлены несвоевременно или вообще не составлялись, в связи с чем претензии не предъявлялись или были отклонены, то инспектор устанавливает виновных лиц;
правильность оформления актов передачи материальных ценностей при смене материально ответственных лиц и проводится ли при этом инвентаризация;
своевременность и качество проведения инвентаризации, нет ли случаев незаконного списания недостач, в том числе за счет излишков под видом пересортицы, правильность списания естественной убыли и потерь от порчи; все ли материальные ценности подвергаются инвентаризации в установленные сроки; своевременно ли были выявлены и рассмотрены результаты инвентаризации, имеются ли правильно оформленные протоколы инвентаризационной комиссии, фиксирующие результаты инвентаризации, отражены ли результаты инвентаризации в бухгалтерском учете; не нарушается ли порядок оформления инвентаризационных материалов, установленного Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств; подписаны ли инвентаризационные описи членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. Последние должны давать расписку на каждой описи о том, что все ценности проверены в натуре в их присутствии, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии они не имеют, а ценности, перечисленные в описи, находятся на их ответственном хранении;
соблюдение установленного порядка и лимитов (норм) отпуска материальных ценностей для производственных и служебных целей, правильность их списания, нет ли случаев расходования материальных ценностей не по назначению;
соблюдается ли утвержденный норматив запасов, причины образования сверхнормативных и ненужных запасов материальных ценностей, какие принимались меры по их реализации;
своевременность и полноту отражения по учету материальных ценностей, полученных от поставщиков за плату, поступивших в порядке централизованного снабжения, приобретенных в торговой сети, а также переданных (реализованных) за плату или безвозмездно другим организациям, предприятиям. Производится ли периодическая сверка данных бухгалтерского учета со складским учетом. Не имели ли место случаи занижения цен на материалы при их оприходовании или списании в расход;
законность и правильность документального оформления списания материальных ценностей в связи с их износом, порчей и по другим причинам; не допущено ли незаконного перекрытия выявленных недостач излишками; не имело ли место незаконное и необоснованное списание недостач; не оставлены ли выявленные недостачи ценностей на балансе, как имеющиеся в наличии; не было ли необоснованного списания недостач за счет естественной убыли;
соблюдаются ли правила оформления, выдачи регистрации доверенностей на право получения материальных ценностей, как осуществляется контроль за их исполнением; осуществляется ли контроль за использованием выданных доверенностей на получение материалов и других ценностей;
осуществление постоянного контроля за грузами, находящимися в пути, принимались ли меры к розыску грузов, своевременно не поступающих на склад.
Инспектор обязан проверить выборочно фактическое наличие нескольких наименований материалов путем их перемеривания или подсчета и сопоставить с данными учета. При установлении существенных нарушений или злоупотреблений, инспектор вправе назначить полную инвентаризацию материальных ценностей.
12. Состояние бухгалтерского учета и отчетности.
Проверка правильности постановки и состояния бухгалтерского учета - одно из основных задач документальной проверки. Она осуществляется на протяжении всей проверки (ревизии). На любом участке или виде проверки проверяется правильность ведения бухгалтерского учета, а также достоверность представляемой отчетности. При этом проверяющий должен исходить из требований, определяющих постановку учета в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете».
При ревизии состояния бухгалтерского учета и отчетности проверяется:
своевременность составления первичных бухгалтерских (финансовых) документов, правильность оформления, соблюдение установленного порядка гашения, хранения и сдачи их в архив, имеются ли в документах подчистки, помарки, не оговоренные исправления, арифметические ошибки в расчетах и подсчетах и к каким последствиям они привели;
соответствие применяемых форм учета типовым формам, правильность их составления и оформления, соответствие остатков на начало года данным на конец предшествующего года;
нет ли случаев образования в учетных регистрах кредитового (красного) сальдо по активным счетам или дебетового - по пассивным счетам, а также необоснованно свернутого сальдо по активно-пассивным счетам (дебиторам и кредиторам);
соблюдается ли установленный порядок исправительных (сторнировочных) записей, нет ли записей с целью сокрытия недостач, хищений и нарушений сметно-финансовой дисциплины.
По учету основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и материальных запасов необходимо проверить:
соблюдается ли порядок аналитического и синтетического учета материальных ценностей, предусмотренный соответствующими инструкциями;
составляются ли по материалам ежемесячно, а по основным средствам, малоценным и быстроизнашивающимся предметам - один раз в квартал оборотные ведомости по счетам аналитического учета, соответствуют ли итоги этих ведомостей остаткам по счетам синтетического учета;
правильность отнесения объектов (предметов) основных средств по соответствующим субсчетам и группам;
правильно ли оцениваются и приходуются годные для использования материалы, детали, узлы и т. п., полученные при списании и капитальном ремонте основных средств;
подтверждаются ли данные о наличии числящихся на балансовом, забалансовом или количественном учете материальных ценностей результатами последней инвентаризации;
обоснованность списания недостач и потерь материальных ценностей при их хранении и транспортировке, своевременность принятия мер по возвращению причиненного ущерба государству;
предусмотрены ли договорами условия сдачи в аренду зданий, строений, сооружений, дорожных и транспортных машин и другого имущества, своевременность перечисления арендной платы.
По учету фактического исполнения смет расходов необходимо проверить правильность ведения учета фактических расходов по соответствующим подразделениям бюджетной классификации, соответствуют ли обороты и остатки, приведенные в учетных регистрах, данным синтетического учета.
При проверке бухгалтерской отчетности необходимо установить:
правильность составления, достоверность и своевременность представления отчетов вышестоящему органу;
выполнение указаний вышестоящего органа об устранении недостатков и нарушений по ранее представленным отчетам; состояние отчетной дисциплины в подчиненных подразделениях.
13. Проверка (ревизия) состояния контрольно-ревизионной работы.
При проверке состояния контрольно-ревизионной работы следует установить:
состояние работы по предупреждению фактов недостач, растрат и хищений денежных средств и материальных ценностей;
укомплектованность штата ревизоров, отвечают ли ревизоры требованиям, предъявляемым к этой категории работников в связи с повышением роли качества проводимых ревизий;
не допускаются ли факты отвлечения ревизоров на работы, не связанные с проведением ревизий;
составляются ли ежегодные планы проведения ревизий и обеспечивается ли их выполнение;
оперативность ревизий, четкость изложения в ревизионных материалах вскрытых недостатков и нарушений, а также устанавливаются ли при ревизиях виновные лица и суммы причиненного ущерба;
образована ли комиссия для проведения ежемесячных внезапных ревизий кассы, производятся ли внезапные ревизии касс и проверки других мест хранения денежных средств и материальных ценностей; какие принимаются меры по фактам бесхозяйственности в расходовании средств, а также по предупреждению недостач, растрат и злоупотреблений;
соблюдались ли сроки проведения и оформления результатов административных расследований по фактам хищений, растрат, недостач и другим видам ущерба, причиненного государству, осуществлялся ли контроль за своевременным возмещением ущерба;
правильность отражения по учету всех выявленных сумм причиненного государству ущерба и своевременность представления вышестоящему органу соответствующей отчетности;
обобщаются ли материалы ревизий, доводятся ли до сведения структурных подразделений, входящих в состав федерального органа, о наиболее характерных недостатках в работе, а также отдельных, заслуживающих распространения, достижений, установленных при ревизиях.
14. Оформление актов при проведении контрольных мероприятий
В случаях выявления на проверяемых объектах и (или) в представленных документах нарушений законодательства, а также фактов нецелевого и (или) неэффективного использования государственных финансовых средств и иных государственных ресурсов инспекторы, осуществляющие контрольные мероприятия, оформляют акты о выявленных фактах нарушений.
Акт может оформляются на контрольные мероприятие в целом, или на ряд взаимосвязанных фактов, или, при необходимости, на один конкретный факт.
Если акт оформляется в целом на контрольное мероприятие или на ряд взаимосвязанных фактов, то в акте должны быть указаны:
-все необходимые исходные данные: основание, цель, предмет (что именно проверяется: обеспечение своевременности выделения средств, или их целевое использование по конкретной программе, или эффективность использования средств, или выполнение требований какого-либо конкретного закона и др.), объекты проверки;
-перечень изученных документов;
-перечень изученных объектов, данные которых сопоставлялись с данными документов;
-перечень неполученных документов из числа затребованных с указанием причин и номеров актов в случае отказа в предоставлении документов или иных фактов препятствования в работе;
-перечень вскрытых фактов нарушений законодательства в деятельности проверяемого органа власти, предприятия, учреждения или организации (с указанием конкретных статей законов и иных законодательных актов, требования которых нарушены), а также фактов нецелевого (незаконного) и (или) неэффективного использования финансовых и иных государственных ресурсов с обязательным указанием оценки ущерба для федерального бюджета, внебюджетных фондов и федеральной собственности, при наличии такового, а также с указанием конкретных должностных лиц, допустивших нарушения.
Если акт оформляется на один конкретный факт, то в акте указываются:
-исходные данные проверки по данному объекту: основание, цель, предмет проверки (что именно проверятся: обеспечение своевременности выделения средств, или их целевое использование по конкретной программе, или эффективность использования средств, или выполнение требований какого-либо конкретного закона и др.);
-перечень изученных документов;
-перечень изученных объектов, данные которых сопоставлялись с данными документов;
-вскрытый факт нарушения законодательства в деятельности проверяемого органа власти, предприятия, учреждения или организации (с указанием конкретных статей законов и иных законодательных актов, требования которых нарушены) с возможным указанием оценки ущерба для федерального бюджета, внебюджетных фондов и федеральной собственности, при наличии такового, а также с указанием конкретных должностных лиц, допустивших нарушения.
В случае если выявленные нарушения содержат в себе признаки состава преступления, и если необходимо принять срочные меры для пресечения противоправных действий, инспектор незамедлительно оформляет акт по конкретному факту выявленных нарушений, информирует руководителя соответствующей инспекции или аудитора, требует письменные объяснения от должностных лиц соответствующего предприятия, учреждения, организации, а также требует незамедлительного принятия мер по пресечению противоправных действий, при необходимости – обращается в правоохранительные органы.
При изложении в актах выявленных нарушений должна обеспечиваться объективность и точность описания их сущности со ссылкой на подлинные документы, подтверждающие достоверность записей в акте.
В случае, если при проведении контрольного мероприятия нарушений не выявлено, по его результатам оформляется акт. При этом в акте делается запись: «нарушений не выявлено».
Акты подписывают проводившие проверку и ревизию инспекторы Счетной палаты.
15.Оформление отчетов по результатам проведенных контрольных мероприятий
В целом по результатам контрольного мероприятия оформляется отчет о результатах контрольного мероприятия за подписью аудитора Счетной палаты, в котором указываются:
-все необходимые исходные данные: основание, цель, предмет (что именно проверяется: обеспечение своевременности выделения средств, или их целевое использование по конкретной программе, или эффективность использования средств, или выполнение требований какого-либо конкретного закона и др.), объекты проверки;
-перечень изученных документов;
-перечень изученных объектов, данные которых сопоставлялись с данными документов;
-перечень неполученных документов из числа затребованных, с указанием причин и номеров актов в случае отказа в предоставлении документов и иных фактов препятствования в работе;
-перечень оформленных актов;
-перечень вскрытых фактов нарушений законодательства, в деятельности проверяемого органа власти, предприятия, учреждения или организации (со ссылкой на номера актов и с указанием конкретных статей законов и иных законодательных актов, требования которых нарушены), с обязательным указанием оценки ущерба для федерального бюджета, внебюджетных фондов, федеральной собственности, при наличии такового, а также с указанием конкретных должностных лиц, допустивших нарушения;
-перечень фактов нецелевого и (или) неэффективного использования финансовых и иных государственных ресурсов (со ссылками на оформленные акты), с обязательным указанием оценки ущерба для федерального бюджета, внебюджетных фондов, федеральной собственности, при наличии такового, а также с указанием конкретных должностных лиц, допустивших нарушения;
-перечень выявленных недостатков в управлении и ведомственном контроле в сфере, соответствующий предмету контрольного мероприятия;
-перечень выявленных недостатков законодательного регулирования в сфере, соответствующей предмету контрольного мероприятия;
-предложения по взысканию средств с юридических лиц;
-предложения по санкциям (неуголовным) в отношении должностных лиц, допустивших нарушения;
-предложения по изменениям в законодательном регулировании в сфере, соответствующей предмету контрольного мероприятия;
-перечень предлагаемых представлений и предписаний по результатам контрольного мероприятия;
-информация о направлении материалов в правоохранительные органы при наличии признаков состава преступления.
В отчете также должно содержаться указание на ознакомление под расписку руководителей проверяемых органов власти, предприятий, учреждений и организаций с актами, а также на наличие письменных замечаний и возражений, либо сведения об отказе от подписи со ссылкой на соответствующие записи в актах о вскрытых проверкой нарушениях. При наличии замечаний в отчете указывается на согласие либо несогласие аудитора с замечаниями.
В приложении к отчету по результатам контрольного мероприятия указывается перечень всех документов (актов, справок и др.), содержащих исходную информацию, подтверждающую достоверность данных о результатах контрольного мероприятия.
Дополнительная подробная информация, в том числе, об особенностях правого регулирования в соответствующей сфере, приводится при необходимости в дополнительных приложениях к отчету.
Все отчеты по результатам контрольных мероприятий в обязательном порядке представляются в Коллегию Счетной палаты.
Отчет по результатам контрольного мероприятия (совместно с актами, проектами представлений, предписаний и информационных писем) должен представляться в Коллегию Счетной палаты в срок не более десяти рабочий дней с момента подписания последнего акта в рамках данного контрольного мероприятия.
Отчет по результатам контрольного мероприятия должен быть рассмотрен Коллегией в срок не более двух недель с момента его представления Коллегии.
Датой окончания контрольного мероприятия считается дата принятия решения по результатам проверки Коллегией Счетной палаты.
Отчет по результатам контрольного мероприятия направляется в палаты Федерального Собрания Российской Федерации в срок не более пяти рабочих дней после окончания контрольного мероприятия.
