Утверждена
Приказом
Вичугского городского суда
от 01.01.01 г. N 18
ИНСТРУКЦИЯ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
ВИЧУГСКОГО ГОРОДСКОГО СУДА ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по кадровому делопроизводству в Вичугском городском суде Ивановской области (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования управления документационным обеспечением трудовых (служебных) правоотношений, повышения его эффективности, обеспечения контроля исполнения и установления единого порядка работы с кадровыми документами.
1.2. Инструкция разработана на основании требований:
- Федерального закона от 01.01.01 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации";
- Трудового кодекса Российской Федерации;
- Указа Президента Российской Федерации от 01.01.01 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела";
- Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. N 225;
-Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда и социального развития России от 01.01.01 г. N 69;
- Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты";
- Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536 и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации о делопроизводстве и о государственной гражданской службе;
- Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденной Приказом СД при ВС РФ от 01.01.2001 №76;
- Методических рекомендаций по разработке должностных регламентов федеральных государственных гражданских служащих аппаратов судов общей юрисдикции, утвержденных приказом Судебного департамента при ВС РФ от 01.01.01 г. N 18;
-Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.01.2001 N 150
"Об утверждении Типовой инструкции о порядке оформления, учета и выдачи служебных удостоверений государственным гражданским служащим аппаратов верховных судов республик, краевых, областных судов, судов городов федерального значения, суда автономной области, судов автономных округов, окружных (флотских) военных судов, районных (городских) судов, гарнизонных военных судов"
1.3. Настоящая Инструкция устанавливает требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета:
1.3.1. Приказов, связанных с поступлением на государственную гражданскую службу, ее прохождением и увольнением государственных гражданских служащих (далее - гражданских служащих) с государственной гражданской службы;
1.3.2. Служебных контрактов и соглашений о дополнении к служебным контрактам;
1.3.3. Должностных регламентов гражданских служащих (должностных инструкций);
1.3.4. Личных дел гражданских служащих и доступа к ним;
1.3.5. Личных карточек гражданских служащих (работников суда);
1.3.6. Трудовых книжек гражданских служащих (работников суда);
1.3.7. Служебных удостоверений;
1.3.8. Документов и материалов конкурсной и аттестационной комиссий суда;
1.3.9. Документов о награждении гражданских служащих ведомственными наградами;
1.3.10. Справок о соблюдении гражданским служащим ограничений, связанных с замещением государственной должности федеральной государственной гражданской службы, и их хранению.
1.3.11.Порядок передачи документов на архивное хранение.
1.4. Организация, ведение и совершенствование системы кадрового документационного обеспечения суда и применения современных технических средств в работе с документами (в том числе, АИС «Кадры»), методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в аппарате суда осуществляется общим отделом суда.
1.5. Ответственность за организацию, состояние кадрового делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции возлагается на начальника общего отдела.
1.6. Персональная ответственность за ведение кадрового делопроизводства, сохранность документов и содержащихся в них информации, определяется приказом председателя суда.
1.7. Ответственное лицо за ведение кадрового делопроизводство обеспечивается:
- отдельным изолированным помещением для работы с кадровыми документами, хранения трудовых книжек, личных дел и иных документов, содержащих персональные сведения о работниках, исключающими возможность ознакомления третьих лиц или утраты документов, содержащих персональные данные работников;
- необходимым количеством оргтехникой, средствами связи, техническими и иными средствами для обеспечения деятельности кадровой службы;
- запираемыми металлическими (несгораемыми) шкафами или сейфами для хранения трудовых книжек, вкладышей в них, бланков строгой отчетности и личных дел работников в необходимом количестве;
- необходимыми бланками и формами документов, книг и журналов, используемых кадровыми службами в соответствии с требованиями действующего законодательства.
1.8. Информация, содержащаяся в кадровых документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.9. Передача кадровых документов, их копий, а также сведений, содержащихся в них, работникам других организаций или гражданам допускается только с разрешения председателя суда.
1.10. В целях обеспечения кадрового делопроизводства суд по вопросам государственной службы, кадровой политики и защиты государственной тайны имеют простые (гербовые) круглые печати и штампы.
II. ОСНОВНЫЕ СОСТАВЛЯЮЩИЕ СИСТЕМЫ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
2.1. Кадровое делопроизводство осуществляется в процессе подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов (Приложение Табель форм документов), их регистрации, учета и хранения.
2.2. Организационные документы регламентируют структуру, задачи и функции суда, организацию его работы, права, обязанности и ответственность работников суда.
2.3. К основным организационным документам, применительно к задачам кадровой службы, относятся:
- положения об общем отделе суда;
- правила внутреннего распорядка суда;
- организационная структура и штатное расписание суда;
- служебный распорядок суда;
-должностные регламенты (должностные инструкции) работников, а также иные организационные документы для выполнения задач и функций кадровой службы в соответствии с действующим законодательством, регулирующим вопросы государственной службы, и трудовым законодательством.
2.4. Разработка, согласование, утверждение, регистрация, рассылка, хранение, изменение и пересмотр положений о суде, отделах (самостоятельных структурных подразделениях) суда осуществляется в соответствии с требованиями Положения о порядке разработки руководящих документов Вичугского городского суда.
2.5. К распорядительным документам относятся приказы (распоряжения) и поручения по основной деятельности суда, в которых отражаются вопросы работы с кадрами, а также документы по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки, аттестации, переподготовки, повышения квалификации и т. д.
2.6. Приказы по личному составу являются первичными учетными документами, фиксирующими факт приема, перевода, перемещения или увольнения работника, и основанием для начисления ему денежного содержания или заработной платы, осуществления доплат или удержаний и др.
2.7. Консультант по кадровым вопросам при подготовке документов по личному составу руководствуется Табелем форм документов.
В Табеле форм документов представлены все создаваемые по кадровым вопросам документы, сгруппированные по отдельным кадровым функциям, задачам, ситуациям.
2.8. Для подготовки проектов приказов допускается использование унифицированных форм, утвержденных Постановлением Федеральной службы Государственной статистики Российской Федерации от 01.01.2001 N 1.
Датой приказа является дата его подписания.
2.9. Допускается оформление проектов приказов по личному составу (о наложении дисциплинарных взысканий, о смене фамилии, о замещении и т. п.) в произвольной форме, так как унифицированные формы приказов не охватывают все кадровые операции (Альбом образцов приказов).
2.10.Текст приказа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным, а сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми.
2.11. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных листах (с одной стороны листа) бумаги формата A4 (210 x 297 мм).
Тексты приказов (распоряжений) и приложений к ним печатаются шрифтом "Times New Roman" (текстовый редактор - "Word"), размером N 13 или 14, через 1 - 1,5 межстрочных интервала, без помарок и исправлений.
Бланки документов должны иметь поля не менее (мм): левое - 20; верхнее - 20; правое - 10; нижнее - 20.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
При оформлении проекта приказа (распоряжения) на двух и более страницах вторая и последующие страницы проекта должны быть пронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. Первая страница не нумеруется.
2.12. Проект приказа должен иметь следующие реквизиты:
титульную часть;
заголовок;
текст (констатирующую часть (преамбулу) и распорядительную часть);
подпись (подписи в совместных приказах).
2.13. Титульная часть включает:
наименование суда (печатается прописными буквами размером N 16, выделяется полужирным шрифтом; выравнивается по центру текста на листе);
наименование вида документа (приказ или распоряжение), печатается полужирным шрифтом (интервал - разреженный), размером N 16;
дату и номер - дата оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа; проставляют соответственно при подписании и регистрации;
место издания - Вичуга.
2.14. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа и формулируется, как правило, в виде ответа на вопрос "О чем?". Если в приказе отражено несколько вопросов, заголовок необходимо формулировать обобщенно.
Заголовок выделяется полужирным шрифтом, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал и размещается в левой части листа.
Текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами в установленных границах полей.
Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
2.15. В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться устойчивыми формулировками "В целях", "В соответствии", "В связи", "Во исполнение", "На основании" и т. п. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в приказах завершается словом: "П Р И К А З Ы В А Ю:" ("П Р Е Д Л А Г А Ю:", "О Б Я 3 Ы В А Ю:" - в распоряжениях), которые печатаются вразрядку, затем ставится двоеточие.
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании и разъяснении. В этом случае слова "П Р И К А 3 Ы В А Ю:", "П Р Е Д Л А Г А Ю:", "О Б Я 3 Ы В А Ю:" не печатаются.
Распорядительная часть текста имеет повелительную форму изложения. В ней излагаются предписываемые действия, указываются должностные лица, ответственные за их выполнение, и устанавливаются сроки исполнения.
2.16. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: "Признать утратившим силу...".
2.17. Приказы (распоряжения) подписываются председателем суда (в его отсутствие - лицом, его замещающим).
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия располагаются у правой границы текстового поля:
Максимальная длина строки с наименованием должности не должна превышать 8 см.
2.18. Для учета и хранения все приказы делятся на четыре группы:
1). приказы по основной деятельности, которые нумеруются без букв (например, №33);
приказы по личному составу срок хранения, которых составляет 75 лет:
2). приказы по личному составу о назначении и увольнении, перемещении, длительном отпуске по уходу, об изменении фамилии, об утверждении и изменении штатного расписания, которые нумеруются с буквами «кд» (например, №33-кд);
3). приказы о по личному составу о совмещении, длительной командировке, премировании, поощрении, материальной помощи, надбавке (за выслугу, за особые условия гражданской службы), которые нумеруются с буквой «к» (например, №33-к);
4). приказы по личному составу срок хранения, которых составляет 5 лет: об очередных и учебных отпусках, организации дежурства, наложении взысканий, краткосрочных внутрироссийских командировках, которые нумеруются буквами «ко» (например №33-ко).
2.19. Приказы каждой группы формируются в отдельные наряды и хранятся в отдельных папках.
III. ОФОРМЛЕНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ ПРИ ПРИЕМЕ
3.1. Поступление гражданина на гражданскую службу для замещения должности гражданской службы осуществляется по результатам конкурса согласно статье 22 Федерального закона от 01.01.01 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации". Организация и проведение конкурсных мероприятий для замещения вакантных должностей государственной гражданской службы осуществляется в порядке и в сроки, установленные законодательством, регулирующим вопросы государственной службы, и нормативными актами суда.
3.2. Гражданин при поступлении на гражданскую службу должен предъявить, а работники кадровой службы обязаны затребовать от него следующие документы:
- заявление с просьбой о приеме на государственную службу и замещении должности государственной службы;
- собственноручно заполненную и подписанную анкету установленной формы;
- документы об образовании, повышении квалификации и переподготовке;
- паспорт;
- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовая деятельность осуществляется впервые;
- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- медицинское заключение (справка формы 086У);
- страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые;
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
- сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера (декларацию о доходах на имущество - подается в налоговый орган по месту жительства);
- справку о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением должности федеральной государственной службы, заполняется на основе декларации (утверждена Указом Президента Российской Федерации от 01.01.01 г. N 484);
- фотографии 4 штуки размером 3 х 4, матовые, черно-белые, овальные;
- свидетельства о рождении детей (до восемнадцати лет);
- иные документы в соответствии с частью 3 статьи 26 Федерального закона от 01.01.01 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (справку инспекции Федеральной налоговой службы, подтверждающую сведения о том, что кандидат не зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя, не является участником или учредителем коммерческих обществ, не занимается коммерческой или иной приносящей доход деятельностью, справку о наличии или отсутствии судимости и др.).
3.3. Работник, отвечающий за ведение кадрового делопроизводство при приеме на государственную службу (консультант по кадровым вопросам), обязан:
- проверить наличие всех необходимых документов для формирования личного дела и подготовки проекта приказа о приеме;
- проверить правильность заполнения всех учетных форм, наличие подписей кандидата;
- проверить соответствие анкетных данных и других сведений, сообщенных о себе кандидатом, представленным им документам;
- убедиться в ознакомлении гражданина с должностным регламентом, условиями и размером оплаты труда, правами и обязанностями по замещаемой должности;
- ознакомить кандидата со Служебным распорядком, с Федеральным законом от 01.01.01 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами, имеющими отношение к прохождению гражданской службы.
- подготовить проект приказа о приеме на государственную гражданскую службу;
- подготовить два экземпляра служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы и замещении должности государственной гражданской службы.
3.4. На основании решения председателя суда о приеме гражданина на государственную службу и назначении на должность государственной службы работник кадровой службы обязан:
- ознакомить гражданского служащего с приказом о приеме на государственную службу и назначении на должность государственной службы под роспись;
- выдать второй экземпляр служебного контракта под роспись;
- сформировать личное дело гражданского служащего и ознакомить его с материалами личного дела под роспись;
- заполнить трудовую книжку;
- заполнить личную карточку гражданского служащего (форма Т-2ГС) и ознакомить с записями гражданского служащего под роспись.
3.5. При приеме на работу граждан на должности, не являющиеся должностями государственной службы, и заключении трудового договора (Приложение N 3) кандидат предъявляет, а работник кадровой службы обязан затребовать следующие документы:
- заявление о приеме на работу;
- собственноручно заполненную анкету установленной формы;
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
- страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН);
- копию трудовой книжки, заверенной установленным порядком по основному месту работы, в случае поступления на работу на условиях совместительства.
3.6. При заключении гражданином служебного контракта или трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются судом.
3.7. Прием на государственную службу или работу без предоставления документов, перечисленных соответственно в пунктах 38 и 41 Инструкции, не допускается.
3.8. В служебном контракте и приказе о приеме на государственную службу по решению председателя суда и в соответствии с законодательством, регулирующим вопросы государственной службы, может устанавливаться срок испытания продолжительностью от 3 месяцев до одного года.
3.9. В трудовом договоре и приказе о приеме на работу по решению председателя суда и в соответствии с трудовым законодательством может устанавливаться срок испытания продолжительностью до 3 месяцев.
3.10. Приказ о приеме на государственную службу (работу) объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По заявлению работника ему может быть выдана заверенная копия приказа.
3.11. При приеме на гражданскую службу (работу), а также при переводе на иную должность начальник отдела, в которое назначается или переводится работник, обязан ознакомить его с должностным регламентом (должностной инструкцией), условиями и размером оплаты труда, правами и обязанностями по замещаемой должности, а также:
- предоставить рабочее место, технические и иные средства для обеспечения деятельности работника, обусловленной его должностными обязанностями;
- провести инструктаж по правилам охраны труда (мерам безопасности и противопожарной защите).
IV. ПЕРЕВОДЫ НА ИНУЮ ДОЛЖНОСТЬ И ПЕРЕМЕЩЕНИЯ
4.1. Переводы работников в суда допускаются только с их личного письменного заявления или письменного согласия, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
4.2. Перевод гражданского служащего для замещения иной должности гражданской службы осуществляется по результатам конкурса согласно статье 22 Федерального закона от 01.01.01 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" или из кадрового резерва, сформированного на конкурсной основе, или по результатам аттестации в порядке должностного роста.
4.3. В случае служебной и (или) производственной необходимости председатель суда вправе переводить работника без его согласия на срок до одного месяца на работу, не предусмотренную служебным контрактом (трудовым договором), с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежнему месту работы. Продолжительность перевода для замещения временно отсутствующего работника не может превышать один месяц в течение календарного года.
4.4. По соглашению сторон служебного контракта председатель суда вправе назначить работника на не обусловленную служебным контрактом должность, ранее замещаемую временно отсутствующим гражданским служащим, в том числе более высокой группы должностей, с установлением должностного оклада по временно замещаемой должности, но не ниже должностного оклада по ранее замещаемой должности, с выплатой установленных по временно замещаемой должности надбавок и предоставлением государственных социальных гарантий.
4.5. Работнику, который по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением не может исполнять должностные обязанности по замещаемой должности гражданской службы, предоставляется соответствующая его квалификации и не противопоказанная по состоянию здоровья иная должность.
4.6. В случае отказа гражданского служащего от перевода на иную должность гражданской службы либо отсутствия такой должности в том же государственном органе служебный контракт прекращается, гражданский служащий освобождается от замещаемой должности гражданской службы и увольняется с гражданской службы в соответствии с пунктом 8 части 1 статьи 33 Федерального закона от 01.01.01 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".
4.7. В случае отказа работника от перевода на иную должность либо отсутствия должности, не противопоказанной работнику по состоянию его здоровья, трудовой договор прекращается по основаниям пункта 8 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
4.8. Не является переводом на иную должность и не требует согласия работника перемещение его на иную должность без изменения должностных обязанностей (трудовой функции), установленных служебным контрактом (трудовым договором) и должностным регламентом (должностной инструкцией).
4.9. При изменении трудовой функции (специальности, квалификации, должности) или существенных условий труда (права и обязанности, оплата труда, режим труда и отдыха) работник кадровой службы обязан подготовить дополнительное соглашение (Приложение N 4) к действующему служебному контракту, трудовому договору. Дополнительное соглашение подготавливается в двух экземплярах, подписывается работником и представителем нанимателя (работодателем), заверяется печатью. Дополнительное соглашение является неотъемлемой частью служебного контракта (трудового договора). Первый экземпляр соглашения вкладывается в личное дело работника, второй выдается ему на руки.
4.10. Оба экземпляра дополнительного соглашения имеют равную юридическую силу.
4.11. Работник, желающий перевестись на иную должность в суде оформляет заявление о переводе, подписывает его у начальника своего отдела согласовывает перевод с начальником отдела, в которое переводится, и представляет заявление в кадровую службу.
4.12. Перевод на иную должность и перемещение оформляется приказом председателя суда и доводится до работника под роспись.
V. УВОЛЬНЕНИЕ РАБОТНИКА
5.1. Увольнение работника производится по основаниям, предусмотренным Федеральным законом от 01.01.01 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" и трудовым законодательством, с соблюдением установленных сроков заблаговременного письменного предупреждения о предстоящем увольнении, выплатой предусмотренных законодательством Российской Федерации компенсаций, предоставлением социальных гарантий и установлением льгот.
5.2. Оформление увольнения работника производится путем издания приказа об увольнении за подписью председателя суда, приказ доводится до увольняемого сотрудника под роспись.
5.3. Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы. В последний день работник кадровой службы выдает увольняемому трудовую книжку под роспись с обязательным указанием даты получения работником трудовой книжки, а по письменному заявлению работника - другие документы, связанные с работой.
5.4. К документам, связанным с работой, относятся копии приказа о приеме на работу, приказа об увольнении с работы, копия трудовой книжки; справки о периоде работы в суде. Копии документов, связанных с работой, заверяются в установленном порядке работником кадровой службы.
5.5. В случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с его отсутствием, либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работник кадровой службы в адрес увольняемого работника направляет уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на пересылку ее по почте. Со дня направления уведомления председатель суда освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
5.6. Рекомендуемый порядок увольнения работников по инициативе гражданского служащего (по собственному желанию) или в связи с длительным отсутствием работника, без объяснения причины, изложен в Приложении N 5.
5.7. При увольнении сотрудников по основаниям, предусмотренным Федеральным законом от 01.01.01 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" и трудовым законодательством Российской Федерации, работники кадровой службы обязаны соблюдать все предусмотренные сроки и процедуры увольнения по этим основаниям.
VI. ЛИЧНОЕ ДЕЛО
6.1. Личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела оформляются на всех работников. Титульный лист личного дела должен включать:
- наименование суда;
- указание номера экземпляра личного дела;
- заголовок и номер дела;
- фамилию, имя, отчество работника;
- дата оформления личного дела;
- дата окончания личного дела (увольнения работника и закрытия личного дела);
- количество листов (заполняется после закрытия личного дела);
- срок хранения.
Папка для хранения личного дела:
- должна быть выполнена из прочного износоустойчивого материала (пластик или жесткий картон);
- должна иметь внутреннее крепление для жесткой фиксации (сшива) материалов личного дела в хронологическом порядке (пружинный скоросшиватель и т. д.);
- титульный лист обложки папки с внутренней стороны должен иметь карман или конверт для хранения фотографий, карточки заместителя личного дела;
- папка должна закрываться с четырех сторон, иметь возможность фиксации обложки (защелки, тесемки, гибкий фиксатор и т. д.).
Каждое личное дело должно иметь карточку - заместитель личного дела (Приложение N 7).
Ведение нескольких личных дел на одного работника не допускается.
6.2. К личному делу приобщаются:
- письменное заявление с просьбой о приеме на гражданскую службу и замещении должности гражданской службы (заявление о приеме на работу);
- собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета установленной формы с приложением фотографии;
- медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению (медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для выполнения обусловленной работы - при необходимости);
- сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего и справка о соблюдении ограничений, установленных законодательством, регулирующим вопросы государственной службы (представленные гражданином при приеме);
- копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
- копия трудовой книжки и (или) документов, подтверждающих прохождение военной или иной службы;
- копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
- копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
- копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
- копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
- документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
- копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы (копия приказа о приеме на работу);
- экземпляр служебного контракта (трудового договора).
Приобщаются к личному делу в хронологическом порядке, по мере поступления, в период работы:
- документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;
- копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
- копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы (копии приказов о переводах, перемещениях, временном замещении должности и др.);
- экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт (трудовой договор);
- аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
- экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации;
- копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);
- копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
- копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены (копии приказов о поощрении или применении в отношении работника мер дисциплинарного воздействия);
- копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;
- сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, сведения о соблюдении ограничений, установленных законодательством, регулирующим вопросы государственной службы (представляемые в период работы);
- справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами;
- копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении (копия приказа об увольнении).
6.3. В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.
6.4. К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
6.5. Документы, приобщенные к личному делу, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.
6.6. Документы в личном деле работника располагают в хронологическом порядке (по дате их издания или составления).
6.7. Должностные лица кадровой службы, уполномоченные на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных работников не менее одного раза в год должны знакомить их с материалами личного дела.
VII. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ, ПОРЯДОК
ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ
7.1. Личные дела работников суда учитываются и регистрируются в Журнале учета личных дел. Примерная форма журнала приведена в Приложении N 8.
7.2. Личные дела работников суда должны храниться в помещении кадровой службы в закрывающихся металлических несгораемых шкафах или сейфах, исключающих случайное ознакомление третьих лиц или утрату материалов личного дела.
7.3. После увольнения работника его личное дело перемещается из архива личных дел действующих работников и помещается в архив работников уволенных, где хранится в течение 10 лет со дня увольнения, после чего передается в архив суда.
7.4. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается по запросу в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы с составлением соответствующего акта, один экземпляр которого после получения принимающей стороной личного дела возвращается в кадровую службу с удостоверяющей получение подписью и печатью.
7.5. Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа. Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.
7.6. Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
7.7. Персональные данные, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах гражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.
7.8. Ответственное лицо за ведение кадрового делопроизводство обеспечивает защиту персональных данных от несанкционированного доступа и копирования.
7.9. Ответственное лицо за ведение кадрового делопроизводство, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел.
VIII. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО ВЕДЕНИЮ, ХРАНЕНИЮ И УЧЕТУ
ТРУДОВЫХ КНИЖЕК РАБОТНИКОВ
8.1. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
8.2. Трудовая книжка оформляется и в дальнейшем ведется в точном соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. N 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда и социального развития России от 01.01.01 г. N 69.
8.3. Трудовая книжка является документом строгой отчетности. В суде ведутся:
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
8.4. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, которая ведется бухгалтерией, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера каждого бланка.
8.5. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой, регистрируются все трудовые книжки работников суда, принятых на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них (с указанием серии и номера), оформленные на работников, поступивших на работу впервые.
8.6. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат уничтожению в порядке, установленном пунктом 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
8.7. В соответствии с пунктом 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей неполученные работниками при их увольнении трудовые книжки хранятся в течение двух лет в кадровой службе, а затем передаются на хранение в архив. Срок хранения невостребованных трудовых книжек - 50 лет.
IX. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО ВЕДЕНИЮ, ХРАНЕНИЮ И УЧЕТУ ЛИЧНЫХ
КАРТОЧЕК РАБОТНИКОВ
9.1. Личная карточка работника (формы N Т-2ГС и N Т-2) является одним из основных учетных документов, оформляется на каждого работника, принятого на работу, и служит основанием для анализа состава и учета движения кадров.
9.2. Личная карточка составляется работником кадровой службы, ответственным за оформление документов при приеме на работу, на всех лиц, принимаемых на работу в суд на основании заключенного служебного контракта или трудового договора. На государственных служащих оформляется личная карточка формы N Т-2ГС, на других работников ведется форма N Т-2.
9.3. Личная карточка оформляется и в дальнейшем ведется в точном соответствии с Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" на основании личных документов работника, приказов (распоряжений) Службы или территориального органа.
9.4. Хранятся личные карточки в алфавитном порядке в специально отведенном для этого месте, исключающем доступ посторонних лиц и их случайное ознакомление с персональными данными работника, на которого оформлена личная карточка.
9.5. После увольнения работника личная карточка изымается и вкладывается в дело для хранения личных карточек уволенных.
X. ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ И ШТАТНАЯ РАССТАНОВКА
10.1. Штатное расписание и штатная расстановка применяются для оформления организационной структуры, штатного состава и штатной численности суда в соответствии с его Положением.
10.2. Штатное расписание и штатная расстановка относятся к документам ограниченного доступа. Ознакомление работников со штатным расписанием и штатной расстановкой допускается, только если это необходимо в связи с исполнением ими должностных обязанностей по замещаемой должности. Ответственность за ознакомление посторонних лиц со штатным расписанием и штатной расстановкой возлагается на начальника кадровой службы.
10.3. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, сведения о количестве штатных единиц и размеров должностных окладов, надбавок и доплат по должностям, определяет допустимую предельную численность работников государственного органа и фонд оплаты их труда.
10.4. Штатное расписание суда утверждается председателем суда, по согласованию с начальником управления Судебного департамента в Ивановской области. Штатное расписание и организационная структура вводятся в действие приказом государственного органа.
10.5. Штатная расстановка формируется на основании приказов о приеме, переводах, увольнении работников и содержит:
- наименования и перечень структурных подразделений;
- наименования должностей;
- сведения о количестве штатных единиц;
- размеры должностных окладов;
- размер ежемесячной надбавки к должностному окладу, установленной для конкретного работника;
- размер доплат и иных выплат стимулирующего и компенсационного характера, установленных для конкретного работника;
- фамилию, имя, отчество работников, замещающих должности;
- номер и дату приказа о назначении (переводе) на должность;
- номер и дату приказа о приеме.
10.6. Штатная расстановка ведется работником кадровой службы.
10.7. Изменения в штатное расписание суда вносятся на основании приказа (распоряжения) председателя суда, после согласования с начальником управления Судебного департамента в Ивановской области.
X1. ДОЛЖНОСТНЫЕ РЕГЛАМЕНТЫ ГРАЖДАНСКИХ СЛУЖАЩИХ
11.1. Должностные регламенты разрабатываются для каждой должности, имеющейся в штатном расписании суда.
11.2. Должностные регламенты носят обезличенный характер, т. е. являются принадлежностью определенной должности гражданской службы, а не конкретного гражданского служащего.
11.3. При изменении должностных обязанностей и иных условий служебной деятельности по определенной должности разрабатывается и утверждается новый должностной регламент по этой должности.
11.4. Должностные регламенты гражданских служащих суда утверждаются председателем суда.
11.5. Утвержденные председателем суда должностные регламенты и листы ознакомления к ним хранятся в отдельной папке.
11.6. При назначении на должность гражданский служащий знакомится с должностным регламентом по соответствующей должности:
11.6.1. С утвержденного подлинника должностного регламента снимаются две копии, которые заверяются соответствующим образом;
11.6.2. В листе ознакомления с должностным регламентом и на последних страницах копий должностного регламента гражданский служащий вносит следующую запись в столбце 3: дата и подпись служащего после ознакомления с
должностным регламентом
|
№ п/п |
Фамилия, имя, отчество (лица, назначаемого на должность гражданской службы) |
Дата и подпись гражданского служащего (лица) после ознакомления с должностным регламентом и получения его копии |
Дата и номер приказа о назначении на должность гражданской службы |
Дата и номер приказа об освобождении от занимаемой должности гражданской службы |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
11.6.3. Одна копия должностного регламента выдается гражданскому служащему на руки, вторая - приобщается к личному делу гражданского служащего.
XII. СЛУЖЕБНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ
12.1. Оформление и выдача служебных удостоверений гражданским служащим суда, производится ответственным за ведение кадрового делопроизводства суда.
12.2. Суду бланки служебных удостоверений выдаются на основании реестра выдачи и акта уничтожения служебных удостоверений управлением Судебного департамента в Ивановской области.
12.3. Бланки служебных удостоверений хранятся в сейфе.
12.4. Записи на бланках служебного удостоверения производятся от руки. На бланках удостоверения указываются: фамилия, имя, отчество и должность, замещаемая гражданским служащим, дата выдачи служебного удостоверения. На бланк наклеивается черно – белая фотография гражданского служащего размером 3 х 4 см на матовой бумаге.
12.5. Основанием для выдачи служебного удостоверения является приказ о назначении гражданина (гражданского служащего) на замещение государственной гражданской должности суда.
12.6. Выдача служебных удостоверений гражданским служащим осуществляется под роспись в журнале учета служебных удостоверений.
12.7. Гражданский служащий несет персональную ответственность за хранение и использование служебного удостоверения.
12.8. Служебное удостоверение подлежит замене: при общей замене служебных удостоверений; при изменении должности, фамилии, имени или отчества гражданского служащего; в случае утраты или порчи служебного удостоверения.
12.9. При замене служебного удостоверения действующее служебное удостоверение подлежит сдаче гражданскому служащему, ответственному за ведение кадрового делопроизводства, в день получения нового служебного удостоверения.
12.10. Служебное удостоверение подлежит возврату ответственному за ведение кадрового делопроизводства, при увольнении гражданского служащего.
12.11. Утратившие силу служебные удостоверения подлежат уничтожению по акту комиссии, утвержденному председателем суда. В состав комиссии входит не менее трех гражданских служащих, с обязательным включением в состав гражданского служащего, ответственного за ведение кадрового делопроизводства.
12.12. В случае утраты или порчи служебного удостоверения гражданский служащий обязан в письменной форме сообщить председателю суда о месте, времени и причине утраты или порчи служебного удостоверения. При утрате или порче служебного удостоверения комиссией проводится служебная проверка. Результаты служебной проверки направляются в управление Судебного департамента в ивановской области.
12.13. В соответствии с актом уничтожения служебных удостоверений в журнале учета служебных удостоверений производится соответствующая запись об уничтожении служебных удостоверений с указанием даты и номера акта.
XIII. ИНФОРМАЦИОННО – СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
13.1.1. К информационно-справочным документам относятся: акты, справки, докладные и объяснительные записки, телефонограммы, протоколы заседаний аттестационных, конкурсных и других комиссий, заявления, графики ежегодных отпусков, копии листков временной нетрудоспособности и прочие документы, содержащие информационно-справочные данные по вопросам работы с кадрами.
13.1.2. В суде полномочиями по:
- проведению конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы;
- проведению аттестаций гражданских служащих;
- проведению государственных квалификационных экзаменов гражданских служащих;
- рассмотрению вопросов поощрения гражданских служащих наделены комиссии конкурсная и аттестационная (далее – Комиссия).
13.1.3. Решения, принимаемые на заседаниях Комиссии, оформляются протоколами. Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время заседания Комиссии.
13.1.4. На случай возникновения разногласий между гражданином (гражданским служащим) и членами Комиссии по поводу решений, принятых на заседаниях Комиссии, осуществляется аудиозапись заседаний Комиссии.
13.1.5. Обязанности по ведению записей во время заседания, сбору материалов и подготовке проекта протокола возлагаются на секретаря Комиссии.
13.1.6. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются следующие реквизиты: председатель Комиссии, члены Комиссии, секретарь Комиссии, повестка дня, докладчик по каждому пункту повестки дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (печатаются с прописной буквы).
13.1.7. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
13.1.8. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об").
13.1.9. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года (с наступлением нового календарного года нумерация протоколов начинается с единицы). Дата протокола оформляется цифровым или словесно-цифровым способом.
13.1.10. Датой протокола является дата заседания Комиссии.
13.1.11. Протокол готовится в течение 3 дней со дня заседания Комиссии.
13.1.12. Протокол подписывается всеми членами Комиссии, присутствовавшими на заседании.
13.1.13. Протоколы подшиваются в течение календарного года в хронологическом порядке и хранятся в соответствующей папке.
13.14. Отдельно хранятся материалы Комиссии, в которые входят: объявления в СМИ о конкурсах, заявления и другие документы гражданских служащих, участвовавших в конкурсах, аудиозаписи заседаний Комиссии.
13.15. Документы претендентов на замещение вакантной должности государственной гражданской службы, не допущенных к участию в конкурсе, и кандидатов, участвовавших в конкурсе, могут быть им возвращены по их письменному заявлению в течение трех лет со дня завершения конкурса. До истечения этого срока документы хранятся в архиве общего отдела, после чего подлежат уничтожению.
13.2.1. Служебные письма суда готовятся как:
ответы на поручения начальника управления Судебного департамента в Ивановской области;
сопроводительные письма к документам, направляемым в управление Судебного департамента в Ивановской области;
ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
инициативные письма.
13.2.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией председателя суда.
13.2.3. Служебные письма в обязательном порядке должны иметь следующие реквизиты: адресат; регистрационный номер и дату; текст; подпись и отметку об исполнителе документа. Копия письма оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 и дополняется следующими реквизитами: отметкой о заверении копии, визами согласования и отметкой о направлении в дело.
13.2.4. Текст письма состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.
13.2.5. Датой письма является дата его подписания.
13.3. Предоставление ежегодных отпусков работникам осуществляется в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым председателем суда на следующий календарный год не менее чем за две недели до конца текущего календарного года.
13.4.1. Временная нетрудоспособность работника подтверждается листком нетрудоспособности, который выдается медицинским учреждением.
13.4.2. Листок нетрудоспособности работник передает ответственному за кадровое делопроизводство, который заполняет оборотную сторону листка нетрудоспособности, подписывает у непосредственного начальника.
13.4.3. Ответственный за ведение кадрового делопроизводство регистрируют листок нетрудоспособности, проверяют правильность и полноту оформления, отмечает в журнале регистрации листов нетрудоспособности и пересылает его в управление Судебного департамента в Ивановской области.
XIV. ДОКУМЕНТЫ О НАГРАЖДЕНИИ ГРАЖДАНСКИХ СЛУЖАЩИХ
14.1. Существуют следующие виды ведомственных наград:
- Медаль "За заслуги перед судебной системой Российской Федерации" I и II степени. Высшей степенью является I степень. Награждение производится последовательно: II степенью, I степенью;
- Звание "Почетный работник судебной системы";
- Знак отличия Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации «За усердие» I и II степени (далее – знак отличия «За усердие»). Высшей степенью является I степень. Награждение производится последовательно: II степенью, I степенью;
- Почетная грамота Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее – Почетная грамота);
- Благодарность Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее – Благодарность).
14.2. Представление к награждению ведомственными наградами работников аппарата суда (форма №2), утвержденная приказом Верховного Суда Российской Федерации от 01.01.2001 г. №11 направляется на имя начальника управления Судебного департамента в Ивановской области, либо председателя Ивановского областного суда.
14.3. В представлении должны быть отражены следующие сведения:
- наименование ведомственной награды, к которой представляется гражданский служащий;
- фамилия, имя, отчество гражданского служащего;
- занимаемая должность, дата назначения;
- дата рождения;
- образование;
-ученая степень, ученое звание
- государственные награды;
-ведомственные награды;
- стаж, дающий право на представление к награждению;
- наличие классного чина;
- справка о периодах работы.
- перечень заслуг награждаемого (конкретные заслуги гражданского служащего в решении возложенных на него задач, результаты работы и личные качества).
14.4. Копия приказа о награждении гражданского служащего подшивается в его личное дело, запись о награждении - вносится в его трудовую книжку ответственным лицом за кадровое делопроизводство.
XV. СПРАВКИ О СОБЛЮДЕНИИ ГРАЖДАНИНОМ ОГРАНИЧЕНИЙ, СВЯЗАННЫХ С ЗАМЕЩЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДОЛЖНОСТИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ ГРАЖДАНСКОЙ СЛУЖБЫ
15.1. Ежегодно до 30 апреля работники аппарата суда представляют справки ответственному лицу за кадровое делопроизводство о соблюдении гражданским служащим ограничений, связанных с замещением государственной должности федеральной государственной гражданской службы.
15.2.Справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением федеральной государственной гражданской, приобщаются к личным делам гражданских служащих.
XVI. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
16.1. Общий порядок работы по подготовке документов кадрового делопроизводства к архивному хранению, включая формирование и оформление дел, проведение экспертизы ценности документов, составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и передачу дел в архив регламентируется Инструкции по судебному делопроизводству.
16.2. Документы кадрового делопроизводства по истечению срока надобности в установленном порядке передаются на архивное хранение либо выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение осуществляют путем проведения экспертизы ценности документов.
16.3. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов кадрового делопроизводства проводит постоянно действующая экспертная комиссия суда.
16.4. Документы по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат передаче в архив не позднее, чем через три года после завершения их делопроизводством. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения не передаются в архив, а хранятся в общем отделе в специально отведенных местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) и по истечении сроков их хранения уничтожаются в установленном порядке.
16.5. К документам по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения относятся: приказы по личному составу о назначении (приеме), освобождении (увольнении), переводе, перемещении, смене фамилии, награждении и поощрении; личные дела и личные карточки работников (форма N Т-2).
16.6. Подготовка дел по личному составу к передаче в архив осуществляется консультантом по кадровым вопросам, за которыми в должностной инструкции закреплена эта функция.
16.7. Документы по личному составу, подлежащие передаче в архив, формируются в соответствующие дела, каждый лист дела нумеруется в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке.
Номера листов проставляются карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Применение авторучек и цветных карандашей не допускается.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале нумеруется конверт, а затем - каждый вложенный в него документ.
16.8. Допущенные при нумерации листов ошибки устраняются, при этом старый номер зачеркивается и рядом проставляется новый номер. Делать исправления запрещается.
16.9. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, утвержденными Росархивом 6 февраля 2002 г., обязательными реквизитами описания обложки дела являются:
наименование организации – Вичугский городской суд Ивановской области;
наименование структурного подразделения – общий отдел;
индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);
заголовок дела;
дата начала и окончания дела;
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.
16.10. Каждое оформленное для передачи на архивное хранение дело должно иметь внутреннюю опись включенных в него документов.
16.11. Передача дел в архив суда осуществляется по графику, который составляется секретарь по архивному делопроизводству (или лицом, ответственным за архив) по согласованию с консультантом по кадровым вопросам, передающего документы. График утверждается начальником общего отдела.
16.12. В ходе подготовки дел к передаче на хранение в архив секретарь суда по архивному делопроизводству (ответственный за архив) проверяет полноту состава документов, включенных в сдаточную опись, и качество их обработки. Наличие дел по описи сверяется с номенклатурой дел.
Если по каким-либо причинам (в результате пожара, затопления, несчастного случая и т. п.) произошла утрата документов, то составляется акт о происшествии в присутствии представителей соответствующих государственных органов (пожарной охраны, водоканала, милиции и т. п.).
16.13. Прием-передачу документов в архив суда проводят в день, согласованный лицами, осуществляющими прием-передачу документов.
16.14. Дела в архив доставляет консультант по кадровым вопросам, передающий документы. Дела передаются в архив в связках или архивных коробках согласно сдаточной описи, в строгом соответствии с их порядковыми номерами. Каждая связка или коробка должна иметь свой ярлык, который содержит следующие элементы описания: название подразделения, номер описи, номера дел, номер связки.
16.15. Прием каждого дела, включенного в опись, производится секретарем суда по архивному делопроизводству (ответственным за архив) в присутствии консультанта по кадровым вопросам, передающего документы. В ходе приема-передачи дел на всех экземплярах описи делается отметка о наличии включенного в нее дела. По итогам приема в конце каждого экземпляра описи делается запись о количестве принятых в архив дел (цифрами и прописью). В конце описи проставляются дата приема-передачи дел, а также подписи секретаря суда по архивному делопроизводству (ответственного за архив) и консультанта по кадровым вопросам, участвовавшего в передаче дел.
Исп. ,
начальник общего отдела
