Об Инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии Ставропольского края

Российская Федерация

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ

16 мая 1997 года № 000

Избирательная комиссия Ставропольского края

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Считать утратившей силу Инструкцию по делопроизводству в избирательной комиссии Ставропольского края, утвержденную председателем комиссии 2 февраля 1995 года (прилагается).

2. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в избирательной комиссии Ставропольского края (прилагается).

3. Поручить секретарю избирательной комиссии края довести до сведения работников аппарата избирательной комиссии края содержание Инструкции.

3. Контроль за соблюдением требований данной Инструкции возложить на секретаря избирательной комиссии края .

Лиманов

Фирсов

Приложение

к постановлению избирательной

комиссии Ставропольского края

от 16.05.97г № 000

И Н С Т Р У К Ц И Я

по делопроизводству в избирательной комиссии

Ставропольского края

I. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция определяет правила и порядок работы с документами в избирательной комиссии Ставропольского края (далее избирательная комиссия).

1.2. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех членов избирательной комиссии и сотрудников аппарата.

1.3. При уходе в отпуск, выезде в командировку члены избирательной комиссии, работники ее аппарата по указанию председателя избирательной комиссии (его заместителя), передают числящиеся за ними документы другому члену избирательной комиссии, работнику аппарата, а при увольнении - сдают их секретарю избирательной комиссии.

1.4. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, обеспечение сохранности документов избирательной комиссии и передачу их в архив возлагается на секретаря избирательной комиссии.

II. Прием, регистрация и прохождение документов

2.1. Вся поступающая корреспонденция принимается и регистрируется секретарем избирательной комиссии, либо работником, ответственным за ведение делопроизводства.

2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конверте.

2.3. Если при вскрытии конвертов обнаружено отсутствие документов или его отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, составляется акт в трех экземплярах.

Один экземпляр акта посылается отправителю, другой - приобщается к принятым документам, третий - остается у секретаря. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные в конверт документы возвращаются отправителю.

2.4. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

2.5. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие в день подписания.

2.6. Отдельные документы информационного характера (книги, журналы, рекламные извещения, плакаты, поздравительные письма и др.) не регистрируются.

2.7. На документах, подлежащих регистрации, проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления и входящего номера. На приложениях указывается входящий номер документа, к которому они относятся.

2.8. Входящие документы регистрируются на электронно-вычислительной машине с распечаткой карточек или в журнале.

2.9. Пакеты с пометкой “Лично” учитываются и передаются адресатам в закрытом виде под расписку.

2.10. После регистрации документы передаются на рассмотрение председателю избирательной комиссии либо в его отсутствие заместителю председателя. Документы передаются в день поступления. Срочная корреспонденция передается немедленно.

После рассмотрения документы возвращаются работнику, ответственному за ведение делопроизводства, для переноса резолюции председателя избирательной комиссии (его заместителя) в учетные карточки.

2.12. Работник, ответственный за ведение делопроизводства избирательной комиссии передает документы на исполнение в соответствии с резолюцией и организует контроль за сроками их исполнения.

2.13. Исполненные документы списываются в дело председателем избирательной комиссии и передаются работнику, ответственному за ведение делопроизводства, для подшивки в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел комиссии.

III. Оформление и отправка исходящей документации.

3.1. Отправка исходящих писем производится работником, ответственным за ведение делопроизводства комиссии.

3.2. Исходящие документы подписываются председателем избирательной комиссии, а в его отсутствие - заместителем либо секретарем комиссии.

3.3. Документам, переданным на отправку, должен быть присвоен исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и через дробь, порядкового номера документа.

Исходящий номер указывается также на копии документа, остающегося в деле, и в реестре на отправляемую корреспонденцию.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

3.4. В зависимости от характера и срочности доставки документы отправляются адресату почтой, фельдсвязью, передаются по телеграфу или через факсимильную связь.

3.5. К документам, направляемым в несколько адресов, прилагается список на рассылку, содержащий точные адреса и названия организаций, которым они рассылаются.

3.6. Копия исходящего документа подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

IV. Подготовка и оформление служебных документов.

4.1. Документы, издаваемые избирательной комиссией, оформляются на бланке в соответствии с требованиями стандарта на организационно-распорядительную документацию (ГОСТ 6.38-90).

4.2. Датой документа является дата его регистрации. Элементы даты пишутся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год.

4.3. Подпись документа.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. Документы подписываются председателем избирательной комиссии, а в его отсутствие - заместителем, либо секретарем избирательной комиссии.

4.4. При подписании документа необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию. Не допускается подписывать документы с предлогом “за” или проставлением косой черты перед наименованием должности.

4.5. Порядок удостоверения подлинности документов.

На документах, требующих удостоверения их подлинности, ставится печать избирательной комиссии. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица, подписавшего документ.

4.6. Служебные письма, телеграммы категории “Правительственная”, простые телеграммы и другие исходящие из избирательной комиссии документы направляются за подписями председателя избирательной комиссии, заместителя председателя, секретаря избирательной комиссии на соответствующих бланках.

4.7. Проекты документов, подготавливаемых для рассмотрения на заседаниях избирательной комиссии, должны иметь соответствующие визы.

V. Организация контроля за исполнением документов.

5.1. Контролю за исполнением подлежат решения избирательной комиссии, распоряжения председателя избирательной комиссии, поручения председателя избирательной комиссии, его заместителя, секретаря избирательной комиссии, наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы.

5.2. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение. Ответственность за состояние работы по рассмотрению документов возлагается на секретаря избирательной комиссии Ставропольского края.

5.3. Контроль за сроками исполнения документов возлагается на работника, ответственного за ведение делопроизводства избирательной комиссии.

5.4. Срок исполнения документа исчисляется с даты его подписания или с даты написания резолюции председателем избирательной комиссии, его заместителем, секретарем избирательной комиссии, если в самом документе не указан конкретный срок.

5.5 Срок исполнения документа может быть продлен только председателем избирательной комиссии, его заместителем, секретарем избирательной комиссии. Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее, чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения документа, если в процессе выясняется невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

5.7. На каждый контрольный документ распечатывается контрольная карточка, копия которой вместе с документом направляется исполнителю.

5.8. Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и дан ответ по существу. Если об исполнении доложено устно, то отметка о результатах рассмотрения делается на самом документ./:;<=>?@ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ[\]^_`abcdefghijklmnopqrstuvwxyz{|}~€‚ƒ„…†‡ˆ‰Š‹ŒŽ‘’“”•–—™š›œžŸ ¡¢£¤¥¦§¨©ª«рательной комиссии присваиваются порядковые номера, они должны быть завизированы и подписаны председательствующим на соответствующем заседании комиссии и ее секретарем.

6.3. В случае необходимости оперативного принятия постановления допускается его согласование с не менее чем половиной состава избирательной комиссии края с последующим утверждением на очередном заседании комиссии.

6.4. Постановления избирательной комиссии и распоряжения председателя формируются в самостоятельные дела.

6.5. Протоколы заседаний избирательной комиссии формируются в дела вместе с материалами к ним.

VII. Порядок рассмотрения жалоб, заявлений и предложений граждан

7.1. Работа с жалобами, заявлениями и предложениями граждан строится на основе закона “Об основных гарантиях избирательных прав граждан Российской Федерации”.

7.2. Поступившие в избирательную комиссию обращения граждан регистрируются в день их поступления. Конверты сохраняются.

7.3. После регистрации обращения граждан передаются по указанию председателя избирательной комиссии либо его заместителя, секретаря избирательной комиссии для рассмотрения.

7.4. Все письменные обращения граждан ставятся секретарем избирательной комиссии на контроль до полного рассмотрения по существу.

7.5. Исполненные письма граждан подшиваются в специальное дело по переписке с гражданами вместе с копией ответа.

VIII. Машинописные и копировально-множительные работы

8.1. Машинописные работы в избирательной комиссии выполняются в соответствии с правилами оформления документов машинописным способом.

8.2. Документы избирательной комиссии печатаются на бланках, образцы которых утверждаются избирательной комиссией.

8.3. Копировально-множительные работы в избирательной комиссии осуществляются на множительной технике с разрешения председателя избирательной комиссии либо его заместителя, секретаря избирательной комиссии.

IX. Составление номенклатуры дел.

9.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в избирательной комиссии.

9.2. Номенклатура дел на текущий год разрабатывается в последнем квартале предшествующего года, согласовывается с архивным органом, подписывается секретарем избирательной комиссии и утверждается председателем избирательной комиссии.

9.3. Если в течение года возникают новые дела, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел избирательной комиссии.

X. Формирование дел

10.1. Исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.

10.2. При формировании дела проверяются правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие подписей, виз дат, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о списании “в дело” и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем подшиты в дело.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дел.

10.3. В дело подшиваются, как правило, документы одного календарного года.

Каждое дело на должно превышать 250 листов. при большом объеме документов формируется несколько томов (частей).

10.4. Решения избирательной комиссии группируются в дела в хронологическом порядке вместе с относящимися к ним приложениями.

10.5. Протоколы заседаний избирательной комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседаниям помещаются после соответствующего протокола.

10.6. Плановая и отчетная документация подшивается в дело того дела, к которому она относится, независимо от даты составления этих документов.

10.7. Обращения граждан и документы по их рассмотрению подшиваются в дела отдельно от переписки по другим вопросам. Систематизируются документы по алфавиту фамилий авторов обращений.

Секретарь

избирательной комиссии

Ставропольского края

Правила пользования Сайтом
Правила публикации материалов
Политика конфиденциальности и обработки персональных данных

При перепечатке материалов ссылка на pandia.org обязательна.
Минимальная ширина экрана монитора для комфортного просмотра сайта: 1200 пикселей.
Сайт не содержит автоматически сгенерированных данных и не принимает подобные материалы.

Мы признательны за найденные неточности в материалах, опечатки, некорректное отображение элементов на странице - отправляйте на [email protected]

Об Инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии Ставропольского края

Домашний очаг

Справочная информация

Техника

Общество

Образование и наука

Мир

Бизнес и финансы