Принципы руководства ассоциациями (стр. 10 )

Исследования могут выявить сложные места еще до того, как они произведут взрыв. Но они предоставляют нам одни лишь факты и не говорят нам, что следует с ними делать. Анализ и исследования могут показать ассоциации, где она находится и, возможно, где она хочет быть. Организация может начать разрабатывать реалистичный план достижения требуемой цели только когда эта цель известна.

Планирование

План связи с общественностью должен составляться в письменном виде. Он должен серьезно восприниматься не только как рассмотрение попыток ассоциации, но и как способ сосредоточения на программных целях для сбора разнообразной информации, необходимой для его осуществления. Следует помнить, что план призван помогать, но не довлеть над штатными и внештатными сотрудниками, выполняющими его. Следует выделять достаточные объемы времени и денег. План не предназначен для того, чтобы сделать вещи сложнее - напротив, только определеннее. Кроме долгосрочных целей следует формулировать и краткосрочные. Они способствуют прослеживанию прогресса на пути к достижению долгосрочных целей, а в ходе осуществления проекта позволяют регулировать его направления. На этапах планирования не всегда можно предвидеть сбои и появление дополнительных требований, о которых можно будет узнать только на своем непосредственном опыте.

Кроме того, при составлении плана действий будет разумно привлечь к этому процессу тех, которые, скорее всего. и будут его осуществлять. Это даст им ощущение собственного участия в успешном выполнении плана.

Всеобъемлющий план должен содержать нижеследующие элементы:

1.  Сводку фактов, выявленных в ходе исследований

2.  Определение проблем и целей программы, основанную на результатах исследований

3.  Определение фаз планирования

4.  Анализ конкурентных факторов, оказывающих воздействие на программу

5.  Определение первоочередностей, графиков и планов связи со средствами массовой информации

6.  Описание и анализ целевых аудиторий

7.  Описание способов выполнения программы

8.  Схематичное определение организации и персонала, требуемых для выполнения программы

9.  Список примеров средств передачи информации для контакта с целевыми аудиториями (статьи, сводки новостей, сводные таблицы данных, и т. п.)

10.  Бюджет , который не только включает ожидаемые расходы, но также и источники образования фондов.

Выполнение

Следующим шагом в процессе связи с общественностью является выполнение плана. В этот период важно вести четкие записи на тот случай, если в будущем будет осуществляться подобная программа.

Оценка

Конечным шагом является оценка. Как сработала программа? Что нужно будет сделать иначе в случае повторения программы? Цели процесса исследования, описанные здесь в качестве первого шага связи с общественностью, и оценки являются, по сути дела, одними и теми же. И те, и другие представляют собой попытку определить “что мы собой представляем”, но во втором случае считается, что вопрос “что мы собой представляем” идет дальше, чем вопрос “где мы были” благодаря тому, “что мы сделали”.

Эффективная программа связи с общественностью достигает своих целей, а целевая аудитория помнит ассоциацию и ее сообщение вместо того, чтобы ввергаться в амнезию поверхностной, несерьезной и неосновательной кампанией. На каждом этапе данного процесса удачливая ассоциация должна чутко чувствовать, “куда ветер дует” вместо того, чтобы упрямо придерживаться всех шагов изначального плана. Новаторские связи с общественностью неизбежно включают определенные ошибки, но в любой области успех всегда на стороне тех, кто готов рисковать.

Потенциальные возможности

Одним из лучших источников инспирирования возможностей связи с общественностью является годичный календарь мероприятий разработанных ассоциацией. Он должен включать в себя все прогнозируемые в ассоциации совещания, виды деятельности, особые случаи и мероприятия. Там должно указываться, где, когда и с какой целью, даже ориентировочно, будут штатные и внештатные руководители ассоциации.

Нижеследующий список возможностей связи с общественностью может оказаться полезным для составления программы ассоциации:

1.  У ассоциации годовщина

2.  Награждение членов или штатных сотрудников за безопасную работу, за их услуги или за их вклад

3.  Открытие новой штаб-квартиры

4.  Объявление о расширении офиса, лучшем обслуживании или новой публикации

5.  Найм сотрудника или продвижение его по служебной лестнице

6.  Выпуск годового отчета

7.  Прогнозирование того, насколько успешно будет данная отрасль или профессия работать в следующем году

8.  Руководители ассоциации выступают с речами перед группами местного или национального масштаба

9.  Сотрудники ассоциации присутствуют на конвенции или семинаре

10.  Ассоциация принимает своего 5000-ного, 10000-ного или 100000-ного члена

11.  Спонсирование мероприятия или выставки

12.  Ввод новой программы или нового стандарта услуг

13.  Объявление результатов опроса или исследования членов

14.  Доклад технического персонала ассоциации на конференции или завершение им исследовательского проекта

15.  Прием важного или необычного посетителя или группы

16.  Оказание услуг в экстренной ситуации

17.  Выступление генерального директора с замечаниями по поводу будущего отрасли или профессии

18.  День открытых дверей для общественности, законодателей, членов или клиентов членов

19.  Агрессивное действие против неблагоприятного законодательства (например, через редакционные брифинги, письма редакторам и т. д.)

20.  Объявление о новом семинаре для членов

21.  Высшее выборное лицо ассоциации или какой-то другой ее член назначен на правительственную должность или выбран в общественную организацию

22.  Объявление об участниках программы конвенции

23.  Опубликование нового статистического отчета

24.  Разработка наградных программ на местном и национальном уровнях

25.  Объявление почетного членства в ассоциации

Исследования других задач

и способов их выполнения

Кроме разработки конкретных программ связи с общественностью в применении к особым ситуациям, персоналу службы связи с общественностью приходится сталкиваться с огромным множеством повседневных проблем. Они различны в разных ассоциациях, но в число основных входит составление наградных документов, написание специальных отчетов и брошюр и работа в качестве внутреннего “консультанта” по рекомендациям и помощи в плане связей.

Одной из дополнительных важных и занимающих много времени обязанностей являются ответы на запросы средств массовой информации, и эта обязанность хоть и соотносится напрямую с миссией связи с общественностью, но нередко воспринимается как нечто должное. После того, как ассоциация уже установила хорошие профессиональные отношения с печатью и электронными средствами массовой информации, те будут обращаться к персоналу службы связи с общественностью с запросами о реквизитах руководителей с тем, чтобы брать у них интервью по различным вопросам. Работа с этими запросами может означать необходимость проведения широкой исследовательской деятельности и многочисленные телефонные разговоры и письма. Однако, вероятно, нет более важной функции службы связи с общественностью, чем быстрое, правильное и полное выполнение этих запросов.

Следует регистрировать все запросы и их происхождение, а опубликование их результатов следует документировать, хорошо отображать и доводить до членов одновременно с информацией о достижении целей, намеченных руководством ассоциации. И подобно босым детям сапожника, отдел связи с общественностью нередко бывает последним из тех, кто слышит похвалы в свой адрес за свои достижения.

Процесс связи с общественностью в маркетинге

По мере того, как многие ассоциации увеличивают свои усилия для образования дохода не от членских взносов, а от продажи своих изделий и услуг членам и иногда даже не членам, все больше значимости приобретает маркетинг, хотят они это признать или нет. Техника маркетинга также используется для увеличения и сохранения членства и для обеспечения посещаемости конвенций, совещаний и выставок.

Бывает, что отдел маркетинга, даже будучи отдельным подразделением, располагается в одном помещении с отделом связи с общественностью. Находятся ли они совместно или раздельно, но даже исходя из необходимости, они работают в очень тесном контакте. Однако, следует четко подразделять службы связи с общественностью и маркетинга во избежание нереалистичных надежд на осуществление того или иного дела.

Успех программы маркетинга ассоциации, по данным фирмы “Barton-Gillet Company”, занимающейся маркетингом и изучением рынка, “зависит от того, насколько четко аудитории понимают способность организации служить их потребностям и интересам... При таком измерении успеха очень важным является процесс связи... Это уже деятельная фаза маркетинга, и, будучи таковой, она должна быть тщательно спланирована, обеспечена бюджетом, выполнена и прослежена.”[ix] Обратите внимание на сходство этого описания с описанием процесса связи с общественностью, приведенным выше.

Целевыми аудиториями для работы службы маркетинга значительной мере также являются те, которые перечислялись выше для программ связи с общественностью. И даже терминология и определения очень похожи. Основное различие состоит в том, что в процессе маркетинга от целевой аудитории требуется прежде всего ее решение приобретать членство в ассоциации и/или ее изделия или услуги или оказывать ей финансовую помощь в выполнении ее важных задач. В конечном итоге, усилия службы связи с общественностью осуществляют свой вклад в достижение определенных целей маркетинга.

Далее шаги процесса связи в маркетинге начинаются с создания осведомленности, ведущей к пониманию, которое, в свою очередь, ведет к убеждению (соотнесенности индивидуальных интересов и предложений ассоциации) и, наконец, к финансовым обязательствам.

Кто выступает от имени ассоциации?

Очень важно, чтобы руководители ассоциации и внештатные лидеры еще на начальном этапе своих взаимоотношений решили, кто будет официально выступать от имени ассоциации. Есть ли какие-то ситуации, например, свидетельствование перед законодательными комитетами, когда предполагается, что лицо из штата будет представлять ассоциацию? Или же таким представителем всегда будет являться высший выборный руководитель или назначенное им лицо? Если в этом вопросе имеется хорошо организованная и преданная гласности политика, то при этом можно избежать непонимания и недоразумений. Важную роль в развитии такой политики играют отдел связи с общественностью и местный юрисконсульт.

Важным вопросом является обучение лиц, которые будут выступать от лица ассоциации, в частности, если предполагается, что они будут произносить много речей и иметь много контактов со средствами массовой информации. Опыт выступления перед телевизионной камерой резко бросается в глаза, а вопрос репортера, который было бы предпочтительнее не задавать, может привести в смятение самого искусного выступающего. Имеются компетентные фирмы и лица, которые предлагают проведение обучения выступлений перед аудиторией и общения со средствами массовой информации, включая игру своей роли в самых разнообразных ситуациях. Лучше всего проводить такое обучение в группах не более трех человек, чтобы каждому участнику можно было уделять максимум индивидуального внимания. (См. также главу 13 настоящего пособия, “Правительственные отношения”).

Кто выступает от имени вашей отрасли

промышленности или вашей профессии?

Рост ассоциаций на национальном и местном уровнях в последние годы делает все сложнее и сложнее для многих отраслей и профессий говорить одним голосом. Невозможность достичь единодушия по основным вопросам на местном и национальном уровнях приводит к беспорядку среди целевых аудиторий и расколу в самих ассоциациях. Сейчас, когда многие местные, региональные ассоциации и ассоциации на уровне штата имеют столь же широкое членство и штат, как и их национальная “материнская организация” всего лишь несколько лет тому назад, все более важно, чем когда-либо, чтобы разрабатывался групповой подход к связи с общественностью для консолидации местных различающихся мнений в единую национальную позицию. Когда такое единодушие будет достигнуто, то сила большого голоса намного превысит силу воздействия многих малых голосов даже если они и сходятся друг с другом в своем основном тоне.

Еще больше беспорядка со стороны общественности вносится за счет разделения многих национальных (а впоследствии местных) организаций на специализированные сегменты отрасли или профессии. К примеру, разными группами представлены такие профессии, как медицинская, юридическая, а также такая отрасль, как строительная. Это привело к появлению большого числа коалиций смежных ассоциаций или ассоциаций с общими интересами или заботами, которые стремятся выступать как единое целое. И при этом тенденция такова, что они будет выживать лишь пока жива эта “община”.

Многочисленные голоса, выступающие от имени отраслей и профессий, усложняют планирование связи с общественностью, создавая необходимость для руководителей ассоциации, в основном, и для руководителей службы связи с общественностью, в частности, в оттачивании своих способностей вести переговоры, обращая особое внимание на широкое применение такта и дипломатии.

Управление при кризисах

Еще до того, как ассоциация столкнется с первым кризисом, ей нужен план кризисного руководства. Однако, нередко разработка такого плана сама по себе становится вторым кризисом ассоциации в ее стремлении создания программы до неизбежного третьего кризиса. Это подобно повторным толчкам при землетрясении. Чаще всего инициация программы осуществляется штатом отдела связи с общественностью, поскольку большинство кризисов вовлекают в себя также и местные или национальные средства массовой информации, и штат отдела связи с общественностью первым узнает о кризисе через запросы от средств массовой информации.

Предсказуемые кризисы, то есть только те, которые и можно начинать планировать, имеют различные формы в разных отраслях и профессиях, в то время, как те, что требуют незамедлительного реагирования, включают в себя естественные и искусственные катаклизмы, террористические действия, влекущие за собой повреждения или разрушения, смерть высшего или одного из высших руководителей, или являются кризисами, произошедшими на крупных совещаниях ассоциации или в ее штаб-квартире. Никакая программа кризисного руководства не будет полной без соответствующего справочника, который постоянно обновляется и находится по руками каждого члена группы кризисного руководства. Такая книга может включать в себя такие пункты, как:

1.  Список группы кризисного руководства (включая номера домашних телефонов)

2.  Направления ответных действий (кто из группы что и когда делает)

3.  Руководство для работы со средствами массовой информации

4.  Кризисы, возникновение которых можно ожидать:

a.  Стихийные бедствия (землетрясения, наводнения, торнадо, извержение вулкана, пожар)

b.  Другие несчастья (обрушивание здания, несчастные случаи на производстве, террористические действия, смерть руководителя или члена штата, кризис на большом совещании, кризис в штаб-квартире)

5. Список совета директоров или другого ключевого штата (включая номера домашних телефонов).

На случай большинства предсказуемых бедствий планом необходимо определить лиц, которые являются “экспертами” с тем, чтобы предложить их средствам массовой информации в качестве резерва. А поскольку большинство несчастий не происходит в рабочие дни с 9 до 5, следует включать в список столько экспертов, сколько вы можете уговорить.

Осуществление деятельности службы связи с общественностью

Совершенно очевидно, что кто-то должен осуществлять деятельность по связи с общественностью для ассоциации. Это может быть штатный сотрудник, постороннее лицо, фирма, занимающаяся связью с общественностью, или, возможно комбинация сотрудника штата и консультанта. Свои достоинства и недостатки есть и у внутреннего, и у внешнего подходов. К примеру, для штатных сотрудников может с трудом даваться объективность, в то время, как у посторонних иногда бывает недостаточное понимание сложных отношений в ассоциации. Кроме того, консультанты по связи с общественностью могут оказаться способными концептуализировать реальные потребности, но им может не хватить знаний политики ассоциации и путей достижения целей, которые есть у штатного сотрудника. При наличии своих плюсов и минусов у каждого подхода к связи с общественностью руководитель ассоциации должен взвесить потребности и возможности ассоциации перед тем, как принять свое решение. Кроме того, лицо, отвечающее за связи с общественностью, должно быть компетентным, надежным, доступным и достижимым. Более того, ассоциация должна оказывать финансовую поддержку службе связи с общественностью в любой момент вместо того, чтобы рассматривать ее как нужную лишь для того, чтобы тушить пожары.

Ассоциация должна также рассматривать найм специалиста со стороны, который должен работать со специалистом из ассоциации, имеющим опыт работы в службе связи с общественностью. Многие ассоциации провели такую работу. Может быть использован также и юрисконсульт со стороны для того, чтобы увеличить штат для осуществления специальных проектов, содействия развитию и проведения различных мероприятий. В любом случае руководитель ассоциации ограничен тем, что он обязан осуществить наилучшую работу по связи с общественностью при определенном наборе обстоятельств. Но осознав важность цели установления реалистичных связей с общественностью и способов ее достижения, он уйдет намного дальше от большинства других.

Глава 14

Конвенции и совещания

Гросс, СМР, САЕ

Совещания являются основной формой деятельности ассоциаций. Будь то небольшой семинар или международная конвенция с тысячами зарегистрированных участников, но в любом случае совещания ассоциаций являются жизненно важным мероприятием в увеличении эффективности работы ассоциаций. В связи с тем, что большинство ассоциаций, освобождаемых от налога, не имеют дело с ощутимым продуктом, совещания могут часто быть единственной персонификацией этих ассоциаций. Та интенсивность проведения и возбуждение, которые присутствуют на большинстве совещаний ассоциаций, как правило, не встречаются в той же степени при проведении других мероприятий ассоциаций. Эта интенсивность может способствовать тому, чтобы хорошо подготовленные штатные сотрудники, руководители и члены приближали выполнение целей ассоциации, и в то же время может доказать робким и неорганизованным выполнимость кажущихся невыполнимыми дел.

Большинство ассоциаций проводят, по меньшей мере, одно годовое совещание. Это одно мероприятие выполняет большинство важных функций, которые способно выполнять совещание, а именно: образование членов, близкое изучение взаимодействия / социализации, бизнес, признание и бизнес ассоциации.

В зависимости от разнообразных факторов, включая нынешний или потенциальный размер ассоциации, ее географический разброс, сложность ее интересов и ее внутреннюю среду, ассоциация может увеличить число и типы проводимых совещаний. Если у ассоциации много членов, которые широко разбросаны географически, то эта организация может проводить региональные встречи. Если ассоциация имеет дело с со сложными техническими вопросами, то она может разработать широкий график образовательных семинаров или курсов. Враждебная внешняя среда, создаваемая частными группами, правительством или средствами массовой информации, может стимулировать также и более частые встречи.

Вне зависимости от социальных, политических и экономических факторов, характеризующих совещания ассоциации, основным элементом, движущим все совещания, должна быть четкая и хорошо поставленная цель. Несмотря на хорошее техническое руководство и благоприятные обстоятельства, многие совещания проваливаются просто-напросто из-за того, что они не полностью или не адекватно сформулировали причины своего проведения. Независимо от того, проводит ли ассоциация одно совещание в три года или же много совещаний каждый месяц, все основные участники совещания должны понимать, какова его цель.

Определение цели и формата совещания

Перед тем, как приступать к выбору места проведения и другого планирования, следует определить цель совещания. Это делается с помощью определения потребностей членов. Нужна ли им будет всего лишь вводная часть по тому или иному конкретному аспекту дисциплины ассоциации? Или они хотят получить глубинное исследование конкретного участка этой дисциплины? Нужно ли им провести экскурс в последние разработки, происходящие в этой зоне интереса? Или же они хотят обсуждать противоречивые вопросы?

Некоторые ассоциации позволяют своим штатным сотрудниками самим определять содержание и направление хода совещания. Это в особенности относится к профессиональным обществам, где работают технические специалисты или лица, получившие свое образование по тому, как структурировать программы совещаний, уже будучи взрослыми людьми. Однако, у многих ассоциаций не хватает штатных сотрудников, которые могли бы сконцентрировать свою деятельность исключительно на разработке программ. Эти организации должны полностью полагаться на своих член для того, чтобы планировать, разрабатывать и внедрять программы совещаний. И даже те ассоциации, в которых имеются образовательные или технические специалисты, должны иметь программный комитет или членов, которые могут помочь направить формирование содержания и формата совещаний ассоциации.

Комитеты по совещаниям являют собой ещё один пример той важной роли, которую играют комитеты в осуществлении целей ассоциации. Комитеты по совещаниям могут быть полезными в таких сферах, как программы гласности и приема гостей. Они должны рассматриваться как основной источник информации по требованиям и желаниям членов. Они могут быть эффективными в плане помощи в структурировании формата совещания, подготовке выступающих, просмотра презентаций и критике конечного продукта. В общем, комитеты по совещаниям играют жизненно важную роль в достижении конечной цели совещания ассоциации - блага её членов.

Конкретные цели проведения совещания должны оказывать существенное влияние на его структуру. К примеру, если потенциальные участники совещания нуждаются в глубинном исследовании некоего частного аспекта какой-то дисциплины ассоциации, то тогда следует провести инструктивный семинар, а в качестве докладчика пригласить признанного специалиста в этом вопросе. Если же совещание ставит перед собой цель лишь дать своим участникам обновленную информацию по делам в отрасли, то тогда она должна иметь вид конференции по обмену мнениями.

Совещание может иметь различные форматы:

1.  Официальные лекции, на которых обладающие необходимыми знаниями по определенным вопросам докладчики касаются этих вопросов. Этот подход является одним из наименее эффективных, но используемых чаще всего. Продолжительность лекции не должна превышать 90 минут.

2.  Панельное обсуждение, при котором несколько специалистов касаются одного и того же вопроса с различных сторон. Этот формат стимулирует больше взаимодействия между участниками, чем формат официальных лекций.

3.  Семинары / круглые столы, на которых участники подразделяются на небольшие группы почеловек для того, чтобы обсудить определенные вопросы. Каждая группа имеет в своем составе координатора, который помогает продуктивно направлять дискуссии. При том, что этот формат стимулирует значительное взаимодействие, его успех зависит от искусства координатора и совместимости уровней знаний участников.

4.  Участие с “касанием руками” - формат, который обычно ограничивается небольшими группами, что позволяет участникам непосредственно использовать оборудование. Этот формат особенно полезен при обучении работе с оборудованием или машинами.

5.  Имитация, при которой небольшая группа под руководством опытного координатора участвует в гипотетическом упражнении.

6.  Плакатные сессии, когда выделяется комната для совещаний, где содержатся ряды выставочных досок, на которых укреплены экземпляры письменных презентаций. В определенные моменты времени присутствуют авторы презентаций, которые могут обсудить свои доклады. Этот формат нередко используется ассоциациями с большим численным составом академических членов, делающих многочисленные презентации.

Обратите внимание на то, что основной разграничивающей характеристикой факторов является степень людского участия - фактор, который часто определяет успех совещания в будущем. Кроме того, размер и интеллектуальное разнообразие аудитории влияют на формат совещания и диктуют, к примеру, проведение пленарного заседания, а также проведение многих одновременных, многих индивидуальных заседаний или немногих. Определив цель совещания и его формат, можно уже начать его непосредственное планирование.

Выбор места / переговоры

Выработка рыночного профиля и формата совещания

Когда у вас в руках уже имеются сведения о целях совещания, необходимо выработать рыночный профиль потенциальных участников. Этот профиль, также как и история прежних совещаний, поможет определить, когда и где следует проводить это совещание ассоциации. Оно может быть направлено на своих действительных членов, на потенциальных членов, на тех, кто подал заявление о приеме в члены, или на различные сегменты своих учредителей. Рыночный профиль аудитории должен содержать в себе эти социальные, политические и географические характеристики, определяющие эту группу.

Непременно нужно, чтобы тот, кто планирует совещание, был чувствителен к характеристикам той аудитории, на которую все это направлено. Почему это так, можно проиллюстрировать несколькими гипотетическими примерами.

Профессиональная ассоциация независимых северных строительных подрядчиков созывает свое годовое совещание зимой в теплом месте на юге. В связи с тем, что участники этого совещания, большинство из которых работает по собственным подрядам, осуществляют свою деятельность в летний период, для проведения совещания необходимо зимнее время. Желательно также проведение его в каком-то месте на юге, так как многие участники используют совещание в качестве частичного зимнего отпуска.

Для проведения своей специализированной конференции Международная профессиональная ассоциация выбирает небольшой городок в верхней части среднего запада Соединенных Штатов. И хотя транспортные средства там могут и не быть идеальными, необыкновенно высокая концентрация живущих по соседству друг с другом членов ассоциации обеспечивает высокий фактор присутствия на заседаниях.

Новая ассоциация из восточных Соединенных Штатов с мощным членством созывает региональное совещание в южной Калифорнии. И хотя большинство из членов этой ассоциации с Востока, рынок, который охватывает эта ассоциация, имеет существенную деятельность в южной Калифорнии. Следовательно, это является возможностью продемонстрировать ассоциацию и обрести новых членов.

Эти примеры показывают, как здравый смысл и профиль участников может помочь определить место и время проведения совещания.

В выборе места проведения совещания может также помочь история предыдущих совещаний этой ассоциации. Записи от прошлых совещаний могут указать на целый ряд полезных вещей, например:

·  Сколько участников присутствовало

·  Сколько использовалось спальных комнат

·  Какие использовались форматы - сколько использовалось комнат для заседаний и какого они были размера

·  Сколько было размещено комитетов и групп

·  Какую подавали еду и напитки

·  Какие предоставлялись гарантии по еде и напиткам и какое их количество подавалось реально

·  Сколько использовалось номеров “люкс”

·  Сколько денег в реальности использовано на комнаты, еду и т. д.

Данный список иллюстрирует то, почему в деле профессионального планирования совещаний такую жизненно важную роль играет хорошее ведение записей. Такая история совещаний в сочетании с профилем аудитории и целей совещаний может послужить прочным фундаментом, на котором можно будет строить свои решения о будущем мероприятии.

На этом этапе планирования важно получить вклад от членов ассоциации в виде ответов на конкретные вопросы о предстоящем совещании, например: Как долго продлится это совещание? Сколько будет проведено заседаний? Сколь широкой будет программа приема гостей? Используя формат совещания в качестве направляющей, профессиональный сотрудник штата будет знать, что ему нужно искать в плане места проведения совещания.

Место проведения совещания

Большинство совещаний ассоциаций проводится в гостиницах. Гостиницы могут быть очень разными по своему размеру, местоположению и обладать мириадами различных видов услуг. И руководитель ассоциации должен найти такую гостиницу, которая бы наилучшим образом удовлетворяла требованиям его ассоциации с точек зрения материально-технического обеспечения, экономической и социальной.

Определяющим фактором в рассмотрении приемлемости гостиницы являются комнаты для гостей. Сколько номеров может эта гостиница выделить для вашей группы? На какие дни будут эти номера в наличии и по какой цене? Хотя это и не является критическим моментом для некоторых групп, обычно предпочтительно бывает расселять всех участников в одной и той же гостинице. Разделение заседаний между несколькими различными гостиницами может подорвать сплоченность всего совещания. Если расселение будет в нескольких гостиницах, то непременно нужно будет указывать участникам направления к тем или иным местам за пределами гостиницы. Если это возможно, то в каждой из этих гостиниц должен присутствовать штатный сотрудник. Если гостиницы расположены на некотором удалении друг от друга или если ожидается неблагоприятная погода, то необходимо будет организовать челночный автобус. Можно рассмотреть вариант ежедневного переноса мест проведения социальных мероприятий с одной гостиницы в другую, например, в понедельник состоится приём в гостинице А, во вторник банкет в гостинице Б и т. д.

Важным фактором является качество комнат для гостей, поскольку это будет определяющим моментом в плане цен. Некоторые группы с более богатыми участниками предпочитают шикарные апартаменты, в то время как другие группы, с более скромными экономическими ресурсами, могут предпочесть более экономные места. В некоторые группы входят участники разных экономических уровней, и это также будет диктовать выбор мест их расселения.

Моментом следующего рассмотрения является выбор места проведения функциональных мероприятий. Имеется ли в данной гостинице соответствующее число комнат заседаний нужного типа для того, чтобы можно было провести все совещание? Нужно тщательно изучить все рекламируемые возможности помещений для проведения совещаний в данной гостинице. Нередко рекламируемые возможности помещений для проведения совещаний основаны на стандартных архитектурных формулах без учета конкретных ограничений данной гостиницы. Совещание должно удобно вписаться в функциональное пространство гостиницы для того, чтобы не сокращать те или иные мероприятия для проведения следующих в тех же помещениях.

Поскольку руководители ассоциации отвечают за безопасность участников совещания, необходимо также тщательно изучить меры безопасности в данной гостинице. Системы пожарного оповещения, спринклерные системы, общая чистота в гостинице и высокая уверенность штата в безопасности очень важны для потенциальной безопасности участников совещания.

Другие аспекты работы гостиниц, которые следует упомянуть, относятся к частным потребностям участников. К примеру, группе с сильными взаимоотношениями покупателей и продавцов может понадобиться большое число номеров “люкс” для развлечений друг с другом. Если в группе имеется большое число пожилых лиц или инвалидов, то может понадобиться гостиница, специально рассчитанная на лиц с ограничениями движений, в то время как группе с явной семейной ориентацией могут понадобиться места для семейного отдыха. А если на совещании предполагается проведение презентаций с использованием сложной звуковой и осветительной системы, то и к гостинице предъявятся соответствующие требования.

Имеется много опубликованных материалов о возможностях гостиниц, и они могут обеспечить полезную общую информацию. Однако тот, кто занимается планированием тщательно, должен лично исследовать эти возможности до того, как вступать с этой гостиницей в контрактные отношения. Физическая схема расположения гостиницы, ее общее состояние, отношение гостиничного штата, достижимость ее от аэропортов и шоссейных дорог, а также ее окружение лучше всего можно оценить при личном исследовании.

При выборе места проведения совещания учитываются три фундаментальных элемента: время, место и цена. Под временем подразумеваются не только дни недели, когда будет проводиться совещание, но также и время года. В любых гостиницах бывают пиковые периоды повышенного спроса, периоды спада с пониженным спросом и промежуточные периоды с различным спросом. Если можно наметить совещание на период спада или на промежуточный период, то ассоциация сможет выторговать у гостиницы больше благ за более низкую цену. Как правило, гостиницы также подразделяют неделю на три части: воскресенью / среда, среда / пятница и пятница / воскресенье. Если рассчитать совещание так, чтобы оно уложилось в один такой промежуток, то это может упрочить вашу позицию в переговорах.

Под местом, или местоположением, понимается не только географическое место - город, штат, провинция или страна, а также и тип гостиницы. гостиницы подразделяются на городские, пригородные, аэропортовые и курортные. У каждого из этих типов имеются свои сильные и слабые стороны. К примеру, городская гостиница может быть больше и предложить вам больше услуг, но она может быть также и более дорогой. Пригородная гостиница может быть дешевле, но обладать меньшим набором удобств. Аэропортовые гостиницы обычно повышают количество удобств за счет размера и услуг. Курортные же гостиницы, с другой стороны, более труднодостижимы, но обычно предлагают расширенные возможности для отдыха.

Решение о том, когда и где встретиться, играет основную роль в определении стоимости этого совещания. Если ассоциация настаивает н а встрече в городской гостинице во время её пикового периода, то стоимость гостиницы будет, по всей вероятности, выше. Если же. с другой стороны, группа сможет встретиться в пригородной гостинице во время периода спада, то цены, как правило, окажутся более низкими. Одни группы рассматривают время и цену как критические моменты, в то время как другие больше внимания обращают на место и цену. Так что тот, кто планирует совещание ассоциации, должен осознавать, что выбор любых двух из этих стержневых элементов оказывает сильное воздействие на третий фактор.

Процесс переговоров, в принципе, прост. Однако же, не следует полагать, что он легок. Тот, кто планирует совещание, отвечает за предоставление самых лучших из возможных условий в самое желательное время и по самой низкой возможной цене. Для того, чтобы выполнить эту сложную, но четко очерченную задачу, он должен иметь:

·  Четкое понимание цели совещания

·  Четкое представление о том, какова целевая аудитория совещания

·  Полное знание требований совещания