Принципы руководства ассоциациями (стр. 11 )

·  Полное современное понимание возможностей потенциальных мест проведения совещания

·  Понимание экономического аспекта выбора места.

Если тот, кто занимается планированием совещания, привнесет эти пять элементов в переговоры и поддержит свой терпеливый и деловой подход к делу, то это во многом повысит вероятность успешного проведения совещания.

Юридические соображения

Для защиты интересов своей ассоциации очень важно, чтобы все существенные взаимоотношения между ассоциацией и организациями, предоставляющими товары и услуги для ее совещания, были бы юридически оформлены. В прошлом многие совещания ассоциаций основывались на устной договоренности или ни к чему не обязывающих протоколах о намерениях. К сожалению, такая практика приводила к судебным разбирательствам и бесчисленным случаям недопониманий и встречных обвинений.

Ассоциации, проводящие совещания, должны обращаться к услугам компетентного юрисконсульта
. И хотя не каждая сделка между ассоциацией и поставщиками услуг для совещания может потребовать юридического внимания, очень важно, чтобы юрисконсульт тщательно просмотрел все процедуры, которым надо следовать при составлении контрактов по услугам для совещаний.

Ассоциации должны следовать стандартной деловой практике общения с гостиницами и другими поставщиками услуг для совещаний. И хотя многие связи могут быть устными, все то важное, что требует понимания, должно быть изложено в письменном виде. Письменные связи обеспечивают четкое изложение целей, которое не подлежит истолкованию, как при устной связи. Письменные связи также могут помочь связать проблемы, создаваемые переменчивой натурой многих сотрудников гостиничной индустрии.

Проводит ли ассоциация одно совещание в год или десятки совещаний каждый месяц, она непременно должна иметь контракты со своими основными поставщиками (то есть гостиницами, аудиовизуальными компаниями и т. д.). Эти контракты не должны быть длинными или сложными, но должны четко и кратко формулировать условия этих взаимоотношений.

В контракте должно быть пять основных элементов:

1.  Взаимное согласие - предложение сделано и принято

2.  Компетентность сторон - лица, вступающие в соглашение, должны иметь юридическое право действовать от имени своих организаций. В отдельных случаях такое право могут иметь только распорядительный директор и высшее выборное руководящее лицо.

3.  Соображения - цена, которую надлежит заплатить

4.  Взаимность - со обеих сторон должны быть обоюдные обязательства (то есть гостиница предоставляет номера, а ассоциация (или ее члены) согласны снимать и использовать их и платить за это)

5.  Законная осуществимость - для юридических целей должен быть составлен контракт, и он должен быть, как правило, в письменном виде.

Поскольку все конкретные соображения, которые ассоциация должна принимать во внимание при заключении контракта с гостиницей, слишком многочисленны для того, чтобы все их здесь приводить, ниже мы указываем вам основные, которые должны быть охвачены в любом контракте:

·  Спальные номера - сколько и на какие даты?

·  Расценки - сколько будут эти номера стоить?

·  Льготные условия - формула, по которой могут быть предоставлены бесплатные номера (то есть при условии съема 50 номеро-ночей 1 номеро-ночь предоставляется бесплатно)?

·  Процедура бронирования - будет ли ассоциация использовать гостиничные карточки бронирования, обычные гостиничные виды обслуживания или собственный процесс бронирования ассоциации? Каков предельный срок? Что будем делать с неиспользованными номерами?

·  Еда и напитки - Переменчивая природа цен на продукты питания означает, как правило, что гостиничный контракт следует заключать заранее, как можно за более долгий срок от того момента, когда цены на еду и напитки будут окончательно утверждены. В данном случае важным является следующий вопрос: За какое время заранее утверждаются цены - за шесть месяцев? за три месяца?

·  Помещения для проведения заседаний - сколько таких помещений имеется в данной гостинице? В какое время они могут быть использованы? Каковы расценки за стандартные помещения и оборудование?

·  Финансовые вопросы - каким образом подписываются счета? когда подводится баланс? существует ли скидка за быстрое проведение платежей? Лица, которые имеют право утверждать расценки, должны быть четко указаны. Это право должно предоставляться как можно меньшему числу штатных сотрудников.

·  Расторжение - когда и как контракт может быть расторгнут? Раздел о расторжении должен быть включен в контракт для защиты как ассоциации, так и гостиницы. Если такого раздела нет, то в случае расторжения суд может признать ассоциацию ответственной за всю стоимость совещания.

·  Снятие ответственности - раздел в контракте, снимающий ответственность с ассоциации за действия ее сотрудников, членов и т. д.

·  Рассмотрение спора - где будет рассматриваться вопрос в случае юридического спора? Как правило, ассоциации предпочитают, чтобы такие случаи рассматривались в их штаб-квартирах.

Несомненно, что при проведении совещаний на чужой территории, с проведением социальных мероприятий, или же в таких экзотических местах, как на борту совершающего круиз теплохода, вам потребуется и дальнейшая юридическая помощь.

Страхование

И хотя при условиях тщательного планирования и прилежного выполнения предусматривается практически любая неожиданность в проведении совещания, так, к сожалению, бывает не всегда. Самое великолепно спланированное мероприятие может быть сорвано из-за нечастных случаев, халатности, намеренных преступных действий, независящих от вас социальных и экономических изменений, а также из-за погодных условий. Иногда результатом таких неблагоприятных бывают серьёзные экономические потери и физические повреждения.

Для собственной защиты и защиты своих сотрудников от тяжб, которые могут возникнуть в результате непредвиденных неприятностей ассоциация должна предпринимать благоразумные действия. Раздел в контракте о снятии с себя ответственности, о котором только что упоминалось выше, может уменьшить ответственность организации, но лучшей защитой ассоциации от иной раз угрожающего жизни удара от сутяжничества, связанного с проведением совещания, может оказаться всеобъемлющая страховка.

Страховка, заключаемая на подобные случаи проведения совещаний, включает в себя три основных сферы действия:

1.  Ответственность - защищает ассоциацию и её сотрудников от претензий, выдвигаемых в результате несчастных случаев или телесных повреждений

2.  Отмена совещания - защищает ассоциацию от экономических потерь на случай отмены совещания из-за повреждений оборудования, погодных условий, неправомерных действий поставщиков или каких бы то ни было других обстоятельств

3.  Алкогольные напитки - На многих совещаниях бывают мероприятия, во время которых подают алкогольные напитки. И хотя большинство таких мероприятий проводится в гостинице или каком-то другом официально зарегистрированном заведении, многие суды признавали, что “хозяин” проводимого мероприятия должен нести ответственность за последствия действий лиц, которые приняли слишком большую дозу алкоголя во время этого мероприятия.

При том, что характеристики ассоциации или конкретного совещания неповторимы, специального страхования могут потребовать и другие многочисленные сферы. Как и в юридических вопросах ассоциации, в данном случае необходимо заранее обратиться за компетентной юридической помощью прежде чем составлять программу страхования в соответствии с конкретными требованиями данной группы.

Финансы

Вопрос финансового планирования совещаний ассоциации может быть подразделен на две принципиальные сферы - организационную и операционную. Организационные финансы относятся к фундаментальным вопросам философии бюджета и методологии бухгалтерского учета. Операционные финансы охватывают разработку и использование контрольного бюджета, процедур и расчетов.

Метод бухгалтерского учета, используемых ассоциациями, будь то в наличных деньгах или в виде приращения счета, обычно определяется советом директоров или высшим руководителем ассоциации. Ими же определяется проведение совещания как прибыльного или неприбыльного мероприятия. Надо сказать, что в настоящее время все большая нагрузка, ложащаяся на взносы членов как основной источник финансирования ассоциации, заставляет все больше и больше ассоциаций преобразовывать свои совещания в мероприятия, приносящие прибыль.

После того, как уже решены вопросы о целях, формате и месте проведения совещания, необходимо разработать для него рабочий бюджет. Затем этот бюджет станет основным средством осуществления планирования и проведения совещания. Так как бюджет совещания может быть простым или сложным в зависимости от природы самого мероприятия, он должен включать в себя следующие основные компоненты:

1.  Доходы - средства, которые должны быть получены от проведения совещания. Традиционно основным источником дохода от совещания были деньги, взыскиваемые с участников. Обычно эти платы были различными у членов и не членов, при выплате до регистрации и на месте. В зависимости от конкретных условий у данной ассоциации эти градации могут быть и другими. В числе других источников дохода от проведения совещания можно назвать продажу билетов на специальные мероприятия, материалов совещания и видео - и аудиокассет. На совещаниях могут быть изысканы и другие доходные возможности для ассоциации, например продажа публикаций и расширенная реклама в обычных или специальных изданиях, но эти виды доходов не следует рассматривать как самостоятельный доход совещания.

2.  Расходы - Прямые расходы включают в себя прямые выплаты за товары и услуги, предоставляемые внешними поставщиками (то есть гостиницы, аудиовизуальные компании, автобусы, принтеры, профессиональные выступающие, развлекательная программа, фотографы, флористы, подрядчики выставочной службы и т. д.). К непрямым расходам относятся распределение зарплаты, пособий и офисных расходов в отношении данного совещания. Те ассоциации, которым не удается правильно определить внутренние административные издержки на проведение совещания, имеют неточную картину реальной стоимости этого совещания.

3.  Чистый доход - это прибавочные средства ассоциации при условии того, что совещание проведено как прибыльное мероприятие.

И хотя бюджет совещания должен быть контрольным средством, он также должен сохранять достаточную гибкость для того, чтобы реагировать на неожиданные обстоятельства. И хотя вклад членов в формирование потребностей бюджета желателен, все же за исполнением бюджета должен следить ответственный работник из штата. Неясная или расплывчатая учитываемость при работе с бюджетом совещания создает риск финансовой безответственности и злоупотреблений. Прежде всего, распоряжение средствами на месте должно быть деловым и иметь определенный порядок при точной записи полученных фондов. Важным моментом является пристальный контроль за соответствующими сотрудниками, берущими деньги на месте. немаловажным моментом является использование охраны во избежание потерь или хищений средств. Следует поощрять такие процедуры, как предварительная регистрация и использование кредитных карточек для того, чтобы уменьшить объем наличности, получаемой на месте проведения совещания. Во всех контрактах также надо предусматривать процедуры взаиморасчетов с гостиницами и другими поставщиками. Расчеты должны осуществляться быстро и по-деловому. Независимо от момента, когда счета непосредственно оплачиваются, те, кто занимается планированием, должны всегда посматривать окончательный счет вместе с ответственными финансовыми сотрудниками перед отъездом с места проведения совещания.

Резервирование

Это процесс бронирования номеров в гостинице для участников совещания. Он может выполняться: 1) самой гостиницей, 2) самой ассоциацией, 3) местным бюро конвенций. Когда резервирование контролируется гостиницей, то, как правило, она предлагаем вам заранее отпечатанные карточки бронирования, которые будущие участники возвращают прямо в гостиницу. В связи с тем, что этот процесс снимает с ассоциации большие проблемы, ассоциации с ограниченными ресурсами штата или небольшие совещания могут предпочесть этот вариант.

Как вариант, ассоциация может назначить сотрудников из своего собственного штата для проведения предварительной регистрации. Обычно при этом также бывает необходимым заранее производить оплату регистрационных взносов. И хотя в этом случае требуется использование дополнительных сотрудников штата, денежные средства ассоциации попадают в оборот еще до совещания и дают ассоциации больший контроль за распределением гостиничных номеров. Этот метод может использоваться для больших или малых совещаний, для одной гостиницы или для нескольких.

Многие бюро конвенций также предлагают услуги бюро резервирования. Участники направляют свои формы напрямую в бюро конвенций, а бюро в свою очередь занимается бронированием номеров в гостинице. Этот метод полезен для групп с ограниченным штатом и в случае проведения совещаний с задействованием нескольких гостиниц. Нередко бюро конвенций взимают плату за эти услуги.

Тот, кто занимается планированием совещаний, должен убедиться в том, что всем особо важным персонам (VIP) и штатным сотрудникам будут предоставлены номера еще до того, как начнется этот процесс для всех остальных. Это поможет вам избежать неловких ситуаций переселения людей, чтобы расселить особо важных персон и штатных сотрудников.

Следует уделять особое внимание построению формы. В ней должны быть включены не только различные имеющиеся в наличии типы жилищных условий и расценок, но также они должны предполагать получение от участника дополнительной информации, например, о прибытии с невестой или о требуемых специальных приспособлениях. И чем более новую информацию можно собрать по прибывающей аудитории, тем более подготовленным окажется тот, кто занимается планированием этого мероприятия.

Вне зависимости от того, какая схема бронирования используется, ассоциация должна обеспечить получение будущими участниками подтверждения о бронировании из гостиницы, бюро конвенций или самой ассоциации. И наконец, всегда держите “на всякий случай” несколько нераспределенных номеров. Они всегда могут быть использованы для неожиданных случаев.

Помещения для проведения совещаний

Поскольку большинство совещаний проводятся в гостиницах, следует обращать особое внимание на правильный выбор соответствующих гостиничных помещений. Ключевыми факторами для оценки и распределения этих функциональных помещений являются размеры, комфорт, аудиовидеотехника, еда и напитки, транспорт и безопасность.

Тот, кто занимается планированием совещаний ассоциации и офицер связи службы конвенций должны работать в тесном контакте для того, чтобы обеспечить правильный выбор номеров для тех функций, для которых они предназначаются. Персонал службы конвенций хорошо знает все конкретные характеристики помещений, с которыми он обычно работает, а также местные факторы, которые могут повлиять на пригодность данных помещений для данной цели. Если у персонала гостиницы будут точные масштабные чертежи конкретных комнат, то это может избавить вас от вероятности изменения своего мнения в последний момент. Зал в театральном стиле на 100 мест со столом президиума на пять мест - само по себе звучит неплохо. Но если то стол находится около основного входа в зал, то всю схему расположения надо переделать. Так что схемы залов могут помочь вам сэкономить время, деньги и избежать неприятных ситуаций.

В письменной форме необходимо кратко изложить, на какой срок потребуются вам эти помещения. Если зал не предоставляется в распоряжение ассоциации на все 24 часа, то тот, кто занимается планированием, должен забронировать его на дневное заседание во вторник, затем на вечернее заседание разделенной группы во вторник же, а затем на заседание другой разделенной группы в среду. Так что крайним сроком будет среда. Такая ситуация может помочь ассоциации изменить суммы, подлежащие выплате, в частности, оплату дорогостоящей аудио видеоаппаратуры, если только такие случаи не оговариваются в контракте иначе.

Пристальное внимание следует уделить безопасности использования всех залов. Жизненно важным моментом является изучение пожарных выходов и систем оповещения. Важным фактором является удобство и привлекательность помещения, но никак не за счет безопасности!

Еда и напитки

Еда и напитки нередко являются самой наглядной и дорогостоящей частью совещания ассоциации. И хотя их прием может занимать лишь небольшую часть общего времени совещания, субъективное впечатление, которое они производят на участников, может скрасить их отношение к успеху всего совещания.

Подобно цели всего совещания, цель функции питания должна быть осознана еще в начале процесса планирования. Возможность провести общественное мероприятие, развлечь, да и просто накормить группу, провести какой-то бизнес или достичь комбинации этих целей может помочь в установлении параметров меню, убранства, культурной программы, обслуживания, времени и стоимости функции питания. К примеру, организационную встречу выступающих можно успешно сочетать с завтраком рано утром. Но провести ее лучше все же неподалеку от зала заседаний. Сервис должен быт расторопным, но ненавязчивым, меню должно быть простым, но хорошо представленным. Эта еда не должна отвлекать от основного бизнеса или от подготовки к презентациям этого дня, но она должна дать выступающим хороший “питательный” старт дня и повысить чувство собственной значимости от сознания того, что их обслуживают, как очень важных персон (VIP).

В качестве другой иллюстрации скажем, что приемы являются хорошими возможностями для социализации группы и неформального делового общения, но вовсе неподходящим временем для вручения наград или проведения мероприятий, требующих внимания группы. Что же касается официальных банкетов, в частности, для больших групп, то они больше подходят для актов признания и для культурной программы.

В качестве третьего примера скажем, что перерывы с закусками не настолько важны, как существенные приемы пищи, с точки зрения их питательности, но нет сомнения в том, что они играют жизненно важную роль в социализации группы.

При определении приемлемости той или иной еды и напитков важную роль играет культура группы. Культурные, религиозные или этнические соображения в тех или иных группах могут диктовать выбор определенной еды и напитков. В то же время, большинство групп обращают все больше внимания на хорошее питание. Больше внимания следует уделять качеству, а не количеству еды и отдавать больше предпочтения нежирной пище с меньшим количеством жареных блюд и с большим количеством овощей. Здесь экономические соображения и соображения здоровья совпадают: меньшие порции меньше стоят.

Цены на продукты всегда являются сложным моментом в выборе еды и напитков, так как большинство цен на них могут еще не быть окончательно утвержденными до наступления трех - или шестимесячного срока до начала совещания, и обычно это бывает много позже того, как контракт уже подписан. Постоянно изменяющаяся природа оптовых закупок продуктов питания является причиной нежелания гостиниц заранее фиксированно договариваться о ценах.

Существенные, “сидячие” приемы пищи требуют от ассоциации гарантии - обещания заплатить за фиксированное число порций даже если в действительности на стол было подано меньшее их число. Как правило, гостиницы готовятся лишь к небольшому проценту от гарантированной цифры. Элементами оценки для точного составления гарантий являются: реальная регистрация или количество проданных билетов, занятие гостиничных номеров и внешние факторы. Если в определении гарантии вышла промашка, и она составлена слишком высоко, то деньги ассоциации просто транжирятся из-за того, что приходится платить за те порции, которые не были съедены. С другой стороны, при установлении гарантии слишком низко может оказаться, что гостиница должна будет ставить дополнительные столы и что может не хватить блюд.

Весьма тонким вопросом на совещаниях ассоциаций является вопрос об алкогольных напитках. Даже в группах, где социальное потребление алкоголя приемлемо, имеется все возрастающее чувство общественной ответственности и юридическая уязвимость по поводу того, что приносит потребление алкогольных напитков. В связи с этим тот, кто занимается планированием совещания, может применить целый ряд тактических ходов для незаметного контроля за потреблением спиртных напитков. Например, он может оговорить с администрацией гостиницы размер порций напитков, число открытых баров, где можно достать спиртное, он также может ограничить продолжительность мероприятий с приемом спиртного и должен обязательно обеспечить наличие закуски. Кроме того, он должен пристально следить за поведением барменов и участников.

Расценки на “сидячие” приемы пищи основываются на числе тарелок. При этом “тарелка” означает несколько перемен заранее определенных блюд. Расценки для “буфетных” приемов обычно основываются на числе персон, и они обычно больше подходят: а) к ситуациям, когда участники прибывают в различное время; б) к гостиницам с низким уровнем обслуживания; и в) к неформальным встречам. Все эти ситуации чаще всего встречаются в отдаленных или курортных местах. Что касается приемов, то на них расценки могут быть на основании числа персон, определяемого после заказа закусок, но более экономичным способом является оплата конкретного количества конкретных блюд.

Платить за алкогольные напитки можно несколькими путями: 1) за порции, 2) за персону за определенный отрезок времени и 3) за емкость, будь то бочонок или бутылка. В принципе, метод оплаты за емкости очень экономичен, так как число порций можно контролировать количеством вылитого в посуду спиртного и размером посуды, в которую осуществляется разлив.

Следует отметить, что хотя может быть сложно разработать весь ход встречи, функции еды и напитков можно легко адаптировать к развлекательным мероприятиям будь они основными или фоновыми для проведения других. Особое внимание следует уделять помещениям, где будут принимать пищу и напитки. Но несоответствием помещений этим целям можно пренебречь, если интенсивность обмена мнениями на таком мероприятии достаточно высока. С другой же стороны, в еде и питье может быть много привлекательного, но если участникам придется неуютно себя чувствовать в слишком больших или слишком маленьких помещениях, то все положительное от такого мероприятия может пойти на смарку.

Гостевые программы

Гостевые программы рассматривались прежде как программы для дам, а затем как программы для жен. В настоящее время лица, сопровождающие участников совещаний ассоциаций, могут и не быть женщинами или женами. В свете повышения культурных и социальных запросов очень важным является организация и проведение эффективной гостевой программы.

Те лица, которые принимают участие в совещаниях ассоциаций, как правило, имеют хорошо очерченный набор причин для такого участия. И гости, которые их сопровождают, также могут иметь много различных причин для посещения совещания. Что касается участников, то у них, как правило, имеется общность интересов опыта; что же касается гостей, то они могут прибыть из самых разнообразных областей и сфер, и среди них могут быть как лица, которые много и широко попутешествовали, так и провинциалы, впервые выехавшие из своего дома. Такое разнообразие делает планирование гостевой программы сложным делом. И все же, тем не менее, эффективная гостевая программа является жизненно важной для успеха всего совещания. Ведь даже если участнику и понравится проведение совещания, то в случае неудовлетворенности сопровождающих его лиц весь успех от этого совещания может быть омрачен.

И хотя некоторые руководители ассоциаций и чувствуют, что планирование гостевой программы относится и к ним, нередко бывает лучше связаться с профессиональной туристической фирмой, которая в курсе местных достопримечательностей и потенциальных услуг, имеет в своем штате опытных сотрудников и несет определенную ответственность за свою деятельность. Нередко эти фирмы проводят регулярные туры или другие мероприятия, в которые гостей совещания можно включить без каких-то дополнительных усилий.

Краеугольными камнями гостевой программы являются знание состава гостевой группы и надежда на опыт туристической фирмы. Те, кто занимается планированием, должны уделять внимание следующим вопросам: Во-первых, принципиально важным является вопрос о тщательном планировании бюджета и контроля за ним. Ведь гостевые программы могут быстро выйти из-под контроля в финансовом отношении. Добровольным комитетам по проведению гостевых программ или председателю может быть известен состав гостевой группы, но при этом им не всегда достает профессионализма и объективности для эффективного контроля за финансами для такой программы. Надо обращать внимание на то, чтобы не переусердствовать с составлением слишком обширной программы. Гостям нужно давать определенное количество свободного времени для расслабления и самостоятельного изучения местных окрестностей. Следует избегать мероприятий, требующих длительных переездов. И наконец, нужно выделить помещение для гостей даже и в том случае, если формальной гостевой программы и нет. Это должно быть удобное помещение, в котором гости могут общаться и проводить время с другими гостями.

Совсем другую область рассмотрения представляют собой дети. В этом отношении обязательным является тщательное планирование и интенсивное наблюдение. Кроме того, что детей нужно развлекать, обучать или занимать, имеется много весьма серьезных соображений в плане здравоохранения, юриспруденции и безопасности, которые необходимо использовать при рассмотрении программы для детей. У многих организаций, представленных членами Ассоциации руководства религиозных конференций, имеется особый опыт составления и проведения программ для детей, и с ними можно связаться для получения консультаций.

Вспомогательные поставщики

В случае когда, совещание становится более сложным, число поставщиков услуг, необходимых для его проведения, начинает возрастать. Вспомогательные поставщики могут включать в себя (но не ограничиваться ими) фотографов, флористов, охрану, аудиовизуальные фирмы, фирмы по прокату оборудования, деловые структуры, а также агентства по моделированию и развлечениям. Выбор этих поставщиков является той областью, где весьма полезным может оказаться местное бюро конвенций. И даже если бюро и не может порекомендовать конкретных компаний, каталоги и справочники, традиционно составляемые в бюро, могут помочь тем, кто занимается планированием, значительный объем времени и усилий. Очень важно, чтобы у поставщиков был опыт работы с совещаниями. У местного флориста или фотографа может не быть специального опыта и необходимых данных для обслуживания большого совещания. Важно иметь их рекомендации. Большинство категорий поставщиков для совещаний конкурируют между собой, поэтому немного дополнительного времени, истраченного заранее, может дать значительную финансовую экономию в конце. Благоразумно провести личные встречи с потенциальными вспомогательными поставщиками, а также получить от них предложения в письменном виде.

Публичное освещение

Совещание с хорошей программой и хорошей подготовкой в плане материально-технического обеспечения обречено на провал, если не будет хорошо публично освещено. И это является жизненной важностью для успеха любого совещания.

Важным моментом является распределение по времени. Никакой рекламной информации не следует опубликовывать до того, как будут известны даты и место проведения совещания. Предварительная информация может все равно просочиться через выпуски новостей или сообщения в журнале или газете ассоциации. Эти первоначальные заметки позволяют членам и другим потенциальным участникам пометить свои календари.

Оповестить и совещании ассоциации можно посредством множества форм, включая: непосредственные почтовые связи, пресс-релизы и / или рекламные сообщения в профессиональных публикациях, в журнале или информационном бюллетене ассоциации, а также объявления в статьях и в средствах массовой информации. Как правило, самое лучшее оповещение о совещаниях ассоциации делается через прямые почтовые сообщения и рекламу в журнале или информационном бюллетене ассоциации.

Тот, кто занимается планированием совещания ассоциации, должен осознавать, что потенциальный участник становится все более въедливым потребителем рекламных материалов. И хотя он может и не быть непременно экспертом в рекламе, важно, чтобы он понимал всю важность схем расположения материалов, графики, цвета и т. д. для составления прямого почтового послания. Он должен обращаться к помощи других штатных сотрудников ассоциации, свободным художникам или печатникам с широким набором услуг с тем, чтобы они оказали ему помощь в этом образовательном процессе.

Основная роль в этом деле принадлежит опубликованию наибольшего количества информации как можно раньше. Первоначальное сообщение должно появиться, по меньшей мере, за год до события. За три - шесть месяцев до начала совещания следует разослать подробную программную информацию и предварительные регистрационные формы. Новые совещания или те, которые должны привлечь участников из других стран, могут потребовать и еще более ранней информации. И тот, кто занимается планированием совещания, не должен полагаться только на одноразовое использование прямой почтовой связи, ведь иногда даже небольшое повторное письмо на одной странице, отправленное по тем же адресам, может способствовать увеличению количества участников.

Членские комитеты могут сыграть решающую роль в данном вопросе. Они могут помочь в раннем составлении программ и могут дать сообщение о совещании на совещаниях других ассоциаций и в различных публикациях, которые могут стать важными средствами передачи информации. И наконец, эту функцию могут эффективно выполнять и сами члены комитетов. Широкая и мощная сеть деловых и личных взаимоотношений, характеризующая ассоциацию, по-прежнему является самой лучшей сетью, через которую можно осуществлять оповещение о ее совещании.

Связь

Тонкая линия, разделяющая предварительные оповещения и непосредственную связь, проходит через момент непосредственной регистрации участников совещания. После регистрации тот, кто занимается планированием совещания, несет ответственность за то, чтобы участник попал в нужное время в нужное место. В этой связи хотелось бы отметить несколько моментов.

Прежде всего, особое внимание следует обратить на связь с выступающими. Эти люди, как правило, бывают очень занятыми, поэтому очень важно регулярно поддерживать с ними письменную корреспонденцию и подкреплять ее телефонными звонками.

Во-вторых, до совещания необходимо выслать всем участникам письма по первому классу, к которых конкретно будет дана информация по часам проведения совещания, по недавно сделанным изменениям, по тому, как добраться до гостиницы, по наземному транспорту (такси, лимузины) и по необходимым местным сведениям. Если до сведения участников нужно довести сделанные в последний момент изменения, не надо полагаться на сообщения в бюллетене на доске объявлений. Используйте регистрационный персонал, а также устные объявления на заседаниях и письменные в залах заседаний.

В третьих, связь с гостиницами и поставщиками должна быть частой, а когда речь идет о подробных сообщениях по ходу совещания, то осуществляться в письменном виде. И хотя контакт с гостиницей и другими поставщиками совещания постоянно поддерживался, по меньшей мере, за месяц до совещания всем поставщикам надо отправлять окончательный и полный набор данных. В этой корреспонденции должны быть подробные данные по времени, оргмоментам, ценам и процедурам. Данные должны охватывать весь ход совещания. Когда этот документ отправлен, нужно получить подтверждение о том, что все его получили и что все вопросы сняты.

Деятельность непосредственно на совещании

Непосредственная деятельность на совещании представляет собой вершину айсберга. Подготовка совещания и оповещение о нем может занять несколько месяцев работы, а наиболее видимой частью всего большого процесса являются те несколько дней, когда проводится само совещание. Хорошая работа во время совещания не компенсирует его плохой подготовки, а плохая деятельность в ходе его проведения может подорвать добросовестную и качественную многомесячную работу по его подготовке.

Тот, кто занимается планированием совещания, должен прибыть к месту его проведения заранее, от одного до трех дней до его начала. Все необходимые для его проведения материалы должны быть отправлены заранее. Обязательным является проведение собрания с персоналом гостиницы. Там должны быть представлены все основные службы гостиницы. Собрание не должно быть слишком продолжительным, но должно дать возможность работникам гостиницы ознакомиться с лицом, занимающимся планированием совещания, и получить разъяснения по всем конкретным проблемам или вопросам. А отдельная встреча с основными сотрудниками по обслуживанию конвенций, сотрудниками службы общественного питания, штатом резервирования номеров и работниками аудиовизуальной фирмы должна быть использована для подробного обзора всех частностей.

И хотя тот, кто занимается планированием совещания, может быть и знаком с данной гостиницей, он должен все равно полностью осмотреть ее для проверки ее состояния и выявить любые проблемные участки, где необходимы какие-то исправления.

Кроме того, он должен тщательно рассмотреть все аварийные процедуры с основным контактным лицом гостиницы. Он должен знать, с кем связываться в случае пожара, в случаях, требующих медицинского вмешательства, и в иных экстренных случаях.

Другими словами, хочется еще раз подчеркнуть, что он должен быть хорошо организован и подготовлен к моменту прибытия первых участников. И хотя во время прохождения совещания на виду будут лидеры из членов ассоциации, для сотрудников гостиницы и поставщиков услуг именно он должен являться главным ответственным лицом. Он должен утвердить свое присутствие. Аккуратная, профессиональная внешность в сочетании со спокойными, решительными, деловыми манерами смогут надолго завоевать уважение членов, участников и поставщиков.

Оценка

Идеальных совещаний не бывает. Каким бы оно ни было успешным, всегда есть место для усовершенствования.

Поскольку заранее определена цель совещания и выявлен целевой рынок, у того, кто занимается планированием совещания, есть первоначальные базовые критерии для измерения успеха или провала. Оценка является формой измерения, а хорошее измерение необходимо для эффективного контроля и выбора направлений. Для проведения оценки может использоваться целый ряд различных методов. К примеру, участникам можно раздать анкеты для выражения своей реакции по конкретным вопросам и высказывания своих предложений. Нередко отправка участникам таких анкет после проведения совещания дает не только более длительную, и более выразительную реакцию с их стороны. Опытные интервьюеры могут также провести личные опросы. Но привлечение такого профессионального персонала, как правило, подразумевает существенное дополнительное фондирование и значительную аудиторию для осуществления работы по группам отбора информации.

Другим немаловажным инструментом оценки является критический комитет. В группе должно быть меньше двенадцати человек, она должна равномерно разделяться между людьми, принимавшими участие в организации совещания, и лицами со стороны для того, чтобы избежать тенденций самовосхваления или чрезмерной критичности.