Инструкция по делопроизводству

Управление начального профессионального образования Томской области

Областное государственное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

«СЕВЕРСКИЙ ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ»

(ОГОУ СПО «СПК»)

Утверждаю

Директор ОГОУ СПО «СПК»

___________

«___»_______________20___г.

И Н С Т Р У К Ц И Я

П О Д Е Л О П Р О И З В О Д С Т В У

Введена в действие

приказом директора

от _________ № ________

Северск – 2009

1 Общие положения

1.1 Настоящая инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

1.2 Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в учебном заведении, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.

1.3 Руководство и контроль за ведением делопроизводства колледжа осуществляет канцелярия.

Канцелярия дает указания по вопросам делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями учебного заведения, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства.

1.4 Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на их руководителей. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства.

1.5 Руководители структурных подразделений в вопросах делопроизводства:

-  обеспечивают своевременное и правильное выполнение поручений и распорядительных документов вышестоящих органов, педагогического совета и руководства колледжа;

-  докладывают руководству ОГОУ СПО «СПК» о ходе выполнения данных им поручений и документов;

-  обеспечивают сохранность отложившихся в текущем делопроизводстве документальных материалов вплоть до сдачи их в архив;

-  обеспечивают правильное и бережное использование средств оргтехники,
экономное расходование служебных бланков и бумаги;

-  принимают меры по упорядочению состава документов, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

1.6 При уходе должностного лица в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому должностному лицу.

1.7 Вновь принятые сотрудники должны быть детально ознакомлены руководителем соответствующего подразделения с инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел и должностными инструкциями.

1.8 При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта передается в канцелярию.

1.9 Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов. При их утрате немедленно сообщается руководителю подразделения и в канцелярию.

1.10 Переписка с вышестоящими органами власти и управления ведется директором или заместителями директора колледжа по поручению директора.

Ведение переписки с предприятиями и организациями по вопросам, связанным с выполнением возложенных на них обязанностей, осуществляют руководители структурных подразделений.

1.11 Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения директора колледжа или руководителями структурных подразделений.

1.12 Порядок работы с обращениями граждан регламентируется специальной инструкцией.

1.13 Выполнение настоящей инструкции обязательно для каждого работника ОГОУ СПО «СПК».

2 Порядок прохождения и исполнения входящих документов

2.1. Прием и учет

2.1.1 Вся поступающая корреспонденция принимается и регистрируется в канцелярии.

2.1.2 При приеме корреспонденции необходимо проверять правильность ее доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Принятая корреспонденция вскрывается (за исключением корреспонденции с отметкой на конверте "Лично").

2.1.3 Корреспонденция с отметкой "Лично" вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку "Конфиденциально", обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

2.1.4 При вскрытии конвертов работники канцелярии проверяют соответствие адресата, целостность упаковки, наличие вложенных документов и приложений к ним, а также наличие подписи на документе. В случае отсутствия приложений, указанных в полученном документе, или несоответствия различных пометок на конверте (номеров, индексов и т. п.) пометкам на вложенном документе документовед делает об этом запись на последнем листе или на обороте последнего листа документа.

Запрос о высылке недостающих документов, если они необходимы, делает исполнитель.

2.1.5 Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа или если адрес отправителя указан только на конверте. Обязательно сохраняются конверты с письмами претензионного характера, а также с обращениями граждан.

Во всех остальных случаях конверты после проверки уничтожаются.

2.1.6 Полученная канцелярией корреспонденция должна забираться работниками структурных подразделений ежедневно.

2.2 Регистрация входящих документов

2.2.1 Регистрации подлежит поступающая в ОГОУ СПО «СПК» корреспонденция, за исключением перечисленной в приложении 1, которая передается непосредственно по назначению.

2.2.2 На полученных документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления, порядковый входящий номер. Штамп проставляется на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.

Порядковые номера фиксируются в журнале регистрации входящей корреспонденции или учет ведется автоматизировано на персональных ЭВМ.

2.2.3. При регистрации должен соблюдаться принцип однократности: каждый документ регистрируется только один раз в канцелярии.

2.2.4 Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы – в день подписания.

2.2.5 При наличии ссылки на ранее поступившие документы документовед указывает на последней странице номера этих документов, дело, в котором они подшиты, и фамилию исполнителя.

2.2.6 Рассмотренные руководством колледжа документы возвращаются в отдел делопроизводства и документооборота для передачи их исполнителям.

2.3 Передача документов на рассмотрение и исполнение

2.3.1 Зарегистрированный документ передается тому руководителю, в адрес которого он поступил. Документы, не требующие рассмотрения руководства, передаются руководителям структурных подразделений.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то они подбираются и передаются (докладываются) руководству вместе с поступившим документом или соответствующей справкой.

2.3.2 После рассмотрения и наложения руководителем резолюции (резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату), которая может являться основанием для взятия документа на контроль, документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то снимаются дополнительные копии документа по числу указанных исполнителей. Подлинник документа направляется исполнителю, указанному в резолюции первым.

2.3.3 При направлении документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку материала несет исполнитель, указанный в резолюции первым. Остальные исполнители обязаны представить необходимые материалы ответственному исполнителю в согласованные с ним сроки.

Ответ должен быть завизирован всеми исполнителями, перечисленными в резолюции.

2.3.4 Документы, поступившие из канцелярии в структурные подразделения, вторично не регистрируются.

2.3.5 Документы, зарегистрированные в канцелярии, передаются из одного структурного подразделения ОГОУ СПО «СПК» в другое только через канцелярию.

2.3.6 Передача исполнителям документов, рассмотренных руководством ОГОУ СПО «СПК», производится только через канцелярию.

2.3.7 Каждый сотрудник колледжа отвечает за оперативность, качество исполнения и сохранность документов.

2.4 Сроки исполнения документов.

Сроки исполнения исчисляются со дня поступления документа.

2.4.1 Сроки исполнения распорядительных документов и ведомственной корреспонденции могут быть типовыми и индивидуальными.

2.4.2 Индивидуальные сроки исполнения указываются в самих документах или резолюциях руководства.

2.4.3 Для документов, срок исполнения которых не указан в их тексте или резолюции руководства, устанавливаются следующие типовые сроки:

-  по вопросам, решаемым в соответствии с действующим законодательством и другими нормативными актами и распорядительными документами, – до 10 дней;

-  по тем же вопросам, затрагивающим компетенцию других подразделений, с которыми необходимо согласование, – до 15 дней;

-  по вопросам, требующим подготовки распорядительных документов:

-  на основании нормативных документов вышестоящих органов, содержание которых следует довести до сведения структурных подразделений, – до 5 дней;

-  на основании тех же документов, если по ним необходимо разработать мероприятия (без обсуждения вопросов на педагогическом совете), – до 15 дней.

2.4.4 Для соблюдения установленных сроков
исполнения в письмах и запросах указывается ожидаемый срок получения ответа.

2.4.5 Отсутствие непосредственного исполнителя (болезнь, командировка, отпуск и т. д.) не снимает с подразделения ответственности за несвоевременное и некачественное исполнение документов и поручений.

2.4.6  При невозможности исполнить документ в установленный срок исполнитель должен обратиться к руководству учебного заведения или в канцелярию с мотивированной просьбой о продлении срока.

3 Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов

3.1 Исходящая корреспонденция

3.1.1 Подписанные руководством ОГОУ СПО «СПК» документы в тот же день должны сдаваться в канцелярию для регистрации и отправки. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

3.1.2 Перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяется правильность его оформления:

- наличие бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;

- наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который дается ответ;

- правильность адреса получателя;

- наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на поступившее письмо);

- наличие печати в тех случаях, когда она полагается.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

3.1.3 Если документ направляется в несколько адресов, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам, и один экземпляр копии.

3.1.4 После проверки оформления документ регистрируется в журнале регистрации исходящей корреспонденции и на всех экземплярах документа проставляется исходящий номер по порядку.

Корреспонденция сдается на отправку в отделение связи или доставляется с курьерами.

3.1.5 Копия отправляемого документа, заверенная документоведом канцелярии, подшивается в дело.

3.1.6 Исходящие телефонограммы имеют порядковую нумерацию в пределах года и регистрируются в отдельных журналах.

3.1.7 Корреспонденция, отправляемая одновременно в один адрес, должна быть вложена в один конверт.

3.1.8 На конверте должны быть указаны вид отправки (заказное письмо, ценное), наименование учреждения, адрес, индекс отделения связи.

3.2 Внутренние документы.

Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах учебного заведения. Внутренние документы: докладные записки, справки, сводки, заявления – рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.

4 Правила подготовки и оформления документов

4.1 Документирование управленческой деятельности.

4.1.1 Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т. е. создании управленческих документов: приказов, инструкций и т. д.

4.1.2 Распорядительные документы, поступающие в колледж из вышестоящих организаций, доводятся до структурных подразделений путем издания самостоятельных приказов, в которых излагается содержание документа и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие выполнению. Документы, издающиеся на основе документов вышестоящих организаций, должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его номера, даты и заголовка.

4.1.3 Ход обсуждения документа в коллегиальных органах, на собраниях, заседаниях, совещаниях фиксируется в протоколах.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителя путем рассылки постановлений или решений.

4.1.4 ОГОУ СПО «СПК» ведет переписку с вышестоящими и другими организациями, а также с гражданами в пределах своей компетенции.

Направление писем осуществляется по требованию вышестоящих организаций, по просьбе граждан, при осуществлении оперативных связей.

В случае необходимости срочного исполнения текст документа передается по факсу, электронной почте или в виде телефонограммы.

4.1.5 При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники, качество документов как источника информации и размножения на копировальной аппаратуре.

Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на документе делается об этом специальная отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа. В соответствии с требованиями стандарта она может включать имя файла, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

4.1.6 Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа, в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

4.2 Бланки документов.

4.2.1 Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплект обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210×297), А5 (148×210).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Употребление бланков произвольной формы не разрешается.

4.2.2 В ОГОУ СПО «СПК» применяются следующие бланки:

- общий бланк колледжа (приложение 2),

-  бланки служебных писем (приложение 3),

-  бланки приказов (приложения 4).

4.3 Оформление реквизитов в процессе подготовки документов.

4.3.1 Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например:

14.03.2005

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 марта 2005 г.

После написания даты цифровым способом не ставится буква "г" с точкой или просто точка за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква "г" с точкой или слово "год", например: 1 марта 2003 г.

4.3.2 Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами
, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.

Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.

4.3.3 Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

4.3.4 Адресат.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Минюст России

Департамент информации

и научно-технического обеспечения

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией.

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже; например:

АОЗТ "Болшевский текстиль"

Бухгалтерия

Старшему экономисту

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору

ОАО "Северные регионы"

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их наименования указываются обобщенно, например:

Руководителям отделений и филиалов

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При большем числе адресатов составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной действующими правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документирования и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

4.3.5 Утверждение документа.

Гриф утверждения проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности.

Документы утверждаются директором ОГОУ СПО «СПК», его заместителями или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (проставляется от руки), например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ОГОУ СПО «СПК»

__________

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа приказом, протоколом, постановлением, решением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

приказом директора

Гриф утверждения документов (перечень их дан в приложении 5) располагают в правом верхнем углу документа.

4.3.6 Заголовок к тексту документа.

К тексту документа составляется заголовок, отражающий краткое содержание документа, который пишется перед текстом слева.

Заголовок согласуется с наименованием вида документа, например: приказ (о чем) о создании аттестационной комиссии, должностная инструкция (кого) ведущего инспектора.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

4.3.7 Текст документа.

Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

Содержание увязывается с ранее изданными по данному вопросу документами.

Тексты документов оформляются в форме связного текста, анкеты, таблицы, трафарета или сочетания этих форм.

Графы, строки таблицы должны иметь заголовки и подзаголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны согласовываться с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т. е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документа, подготовленного на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, например:

"В соответствии с Приказом Минобрнауки "Об утверждении Правил приема на 2010 год".

Во второй (заключительной) части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

Если связный текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то он разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров, контрактов, актов, сопроводительных и гарантийных писем, претензий, заявок, заключений и т. д.), используются унифицированные формы с трафаретным текстом.

В распорядительных документах (приказ), а также документах, адресованных руководству, текст излагается от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, Прошу).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ).

В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа (ПРИКАЗЫВАЕМ, РЕШИЛИ).

В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия установила").

4.3.8 Отметка о наличии приложений.

Если документ имеет приложения, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Форма №2 на 2 л. в 1 экз.

2. Пояснительная записка к форме №2 на 1 л. в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо МНС РФ от 01.01.2001 №03-58/45892 и приложение к
нему, всего на 15 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 3 экз. в первый адрес

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

На приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, правилу, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение

к приказу ОГОУ СПО «СПК»

4.3.9 Подпись.

Все документы, направляемые в вышестоящие органы, подписываются директором или заместителем директора согласно распределению обязанностей, а в их отсутствие – исполняющим обязанности директора или зам. директора.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Лазаренко

(личная подпись)

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Лазаренко

(личная подпись)

Главный бухгалтер

(личная подпись)

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Зам. директора Зам. директора

по учебно-методической работе по учебно-воспитательной работе

(личная подпись) (личная подпись)

Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем, например:

Иванов

(личная подпись)

Сидоров

(личная подпись)

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии

(личная подпись)

Члены комиссии

(личная подпись)

(личная подпись)

(личная подпись)

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, и документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель, то при этом указывается фактическая должность лица, подписывающего документ, и его фамилия.

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не разрешается.

На лицевой стороне последнего листа служебного письма, посылаемого в другое учреждение, обязательно указывается фамилия (или Ф. И.О.) и номер телефона исполнителя.

4.3.10 Согласование документа.

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам, ранее принятым решениям проводится согласование документа.

Согласование проводится как внутри колледжа, так и вне его.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в нижнем левом углу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Инспектор Архивного управления

(личная подпись)

Дата

Если согласование осуществляется письмом, протоколом, решением, актом и др., гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

педсовета ОГОУ СПО «СПК»

от 01.01.2001 №12

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае в документе перед подписью делается отметка "Лист согласования прилагается".

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве - их размещают двумя вертикальными рядами.

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

-  с организациями, интересы которых затрагивает содержание документа;

-  при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (пожарный, санитарный, экологический и т. п.); с общественными организациями;

-  с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителем, заинтересованными в документе должностными лицами; ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб. Виза включает подпись визирующего, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего; например:

Начальник Отдела кадров

(личная подпись)

26.11.2009

4.3.11 Оттиск печати.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Гербовая печать ОГОУ СПО «СПК» ставится на документах (приложение 8), где воспроизведение гербовой печати специально предусматривается нормативным актом, например, на трудовых книжках, титульных листах, уставах, положениях, доверенностях и удостоверениях.

Кроме того, применение гербовой печати необходимо во всех случаях удостоверения прав лиц, установления фактов, вызывающих расходование денежных средств и материальных ценностей (сметы, акты, договоры, отчеты).

Круглая печать (негербовая), воспроизводящая наименование колледжа, может ставиться на справках, подтверждающих факты, связанные с трудовой деятельностью (о месте работы, о заработной плате и т. д.).

Круглая печать колледжа, учебной части, отдела заверяет подпись руководителя данного подразделения и ставится на следующих документах: зачетных книжках студентов, студенческих билетах, рецензиях, направлениях на производственную и преддипломную практику, доверенностях, удостоверяющих подпись студента.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

4.3.12 Отметка о заверении копии.

Копия должна быть заверена лицом, удостоверяющим ее полное соответствие подлиннику.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись или штамп "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения; например:

Верно

Инспектор отдела кадров (личная подпись)

31.08.2009

4.3.13 Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона и располагается на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем левом углу, например:

56 90 35

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

4.3.14 Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ, например:

Издан приказ от 01.01.2001 №12

"О создании экспертной комиссии".

В дело №01-46.

(личная подпись)

14.04.2009

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа.

4.3.15 В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего лица единственного числа («колледж не возражает», «учебное заведение считает возможным»).

4.3.16 Основная роль в составлении документов принадлежит исполнителю, который отвечает за содержание, стиль изложения и качество их оформления.

4.4 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.4.1 Приказ.

Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями колледжа по поручению руководства или по собственной инициативе. Приказы по личному составу сотрудников (прием, увольнение, перевод, оплата труда, премирование) издаются только отделом кадров на основании служебных записок с резолюцией директора ОГОУ СПО «СПК».

Приказы по личному составу студентов оформляются и группируются в учебной части колледжа.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов является обязанностью канцелярии.

Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и личному составу нумеруются отдельно.

Текст приказа состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В первой (констатирующей) части указывается основание или причина составления приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю (обязываю), которое печатается вразрядку.

В случае если содержание документа не нуждается в пояснении, то текст содержит только распорядительную часть и начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки при нулевом отступе от левого поля.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Она делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Действия однородного характера перечисляются в одном пункте.

В случае, если управленческое действие связано с конкретным исполнителем, соответствующий пункт приказа начинается с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся перед фамилией). В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Приказы подписывает директор колледжа, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

В приложении к распорядительному документу (приказ) на первом его листе в верхнем правом углу указывается "Приложение...", наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер; например:

Приложение 2

к Приказу ОГОУ СПО «СПК»

от 01.01.2001 №93

Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на лицевой стороне последнего листа приложения.

Приказы директора и заместителей директора регистрируются в канцелярии.

4.4.2 Протокол.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Записи во время заседания, сбор документов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа и должностных лиц подразделений, готовивших вопросы к обсуждению.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты: председатель или председательствующий, секретарь, присутствовали, повестка дня, докладчики по каждому пункту повестки дня.

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии; протоколы технических, научных и экспертных советов и др.

4.4.3 Положение, правила, инструкция.

Положение принимается в случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции колледжа.

В правилах устанавливаются требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или применения положений правовых актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые руководством; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

4.4.4 Акт.

Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной части акта указываются распорядительный документ, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В основной (констатирующей) части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.

Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.

4.4.5 Факсимильная связь и электронная почта.

Передача корреспонденции по факсимильной связи осуществляется по указанию или с разрешения директора или зам. директора учебного заведения.

Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, подшиваются
в дело с указанием времени и даты передачи, а копии возвращаются в соответствующие структурные подразделения с отметкой на оборотной стороне последнего листа о времени отправки.

Полученная по факсимильной связи и электронной почте корреспонденция
на имя ОГОУ СПО «СПК» или ее руководителей в тот же день передается на регистрацию в канцелярию, а затем адресату.

4.4.6 Телефонограмма.

Для оперативного решения служебных вопросов допускается передача телефонограмм. В тексте телефонограммы не должно быть труднопроизносимых слов, словосочетаний и речевых оборотов.

Телефонограммы составляются в одном экземпляре, регистрируются как исходящая корреспонденция в отдельном журнале. На телефонограмме отмечается время передачи, должность, фамилия лица, подписавшего и передавшего телефонограмму, и лица, принявшего ее (приложение 6).

Входящие телефонограммы записываются в журнале. При приеме телефонограммы указывается наименование заявителя, точное время приема, должность и фамилия лица, подписавшего и передавшего телефонограмму, номер телефона, откуда она передана.

5 Контроль исполнения документов

5.1 Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения; информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах; снятие с контроля, направление исполненного документа в дело; учет, обобщение, анализ хода и результатов исполнения документов.

5.2 Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

При постановке документа на контроль в верхнем правом углу документа в канцелярии проставляется отметка о контроле.

5.3 Контроль за исполнением документов возлагается:

- поступивших из вышестоящих органов и поставленных на контроль руководством колледжа – на канцелярию;

- поступивших в структурные подразделения – на лиц, назначенных для этой работы руководителем структурного подразделения.

5.4 Контроль за исполнением осуществляется путем ежедневного просмотра
контрольной картотеки и напоминания исполнителям о приближении срока исполнения документа.

5.5 Документы снимаются с контроля сотрудниками, поставившими их на контроль, после решения изложенных в них вопросов.

5.6 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и № документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело», № дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

6 Построение справочного аппарата

6.1 В канцелярии должны быть исчерпывающие сведения о месте нахождения и состоянии исполнения документов.

6.2 Поиск документа в делопроизводстве, наблюдение за исполнением документа и поиск информации, заключенной в нем, наиболее полно обеспечивает справочная картотека. Она делится на две части.

Первая часть картотеки служит для поиска документа в процессе его исполнения по корреспондентам, исполнителям или срокам исполнения. Вторая часть картотеки строится с учетом использования ее для поиска исполненных документов по определенному вопросу.

6.3 Карточки из разделов первой части по мере исполнения документов с поставленными в них необходимыми отметками перемещаются в соответствующий раздел второй части картотеки.

7 Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств; размножение документов

7.1 Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств

Документы изготавливаются при помощи печатающих компьютерных устройств. При изготовлении документов постоянного и долговременного сроков хранения используются только матричные и лазерные принтеры.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, пишутся от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.).

Проекты документов, подготовленные к печатанию, должны быть написаны разборчиво, синими, черными, фиолетовыми чернилами и тщательно выверены.

Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленные карандашом.

Текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен. Правила расположения текста приведены в приложении 7.

При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие нумеруются.

Номера листов проставляются посередине верхнего поля арабскими цифрами.

7.2 Размножение документов

Документы, поступающие в копировально-множительную службу для размножения на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены (отпечатаны четким шрифтом без ошибок), подписаны и завизированы руководством (реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для размножения, а также подписи и пометки должны выполняться чернилами или пастой черного цвета и разборчивым почерком).

Прием и движение заказов на копировально-множительные работы осуществляются на основании заказа на размножение, оформленного на бланке установленной формы, подписанного директором колледжа.

За содержание и тираж документов, передаваемых на размножение, ответственность несут исполнитель и руководство структурного подразделения.

8 Учет и хранение печатей и штампов

8.1 Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, удостоверения личности, трудовые книжки, студенческие билеты, зачетные книжки, дипломы, свидетельства.

8.2 Заказы на изготовление печатей и штампов осуществляются через канцелярию.

8.3 Ответственность за хранение и использование гербовой печати ОГОУ СПО «СПК» несет документовед канцелярии.

8.4 Ответственность за хранение и использование печатей и штампов в структурных подразделениях несут руководители структурных подразделений или лица, ответственные за ведение делопроизводства.

8.5 Гербовая печать, печати и штампы хранятся в сейфах или металлических шкафах. Хранить гербовую печать в деревянных столах и ящиках, передавать ее на хранение лицам, не имеющим на это право, запрещается.

8.6 Помещение, в котором находится металлический шкаф с гербовой печатью, должно иметь охранную сигнализацию.

8.7 Проверка наличия печатей и штампов, а также порядка их хранения и использования в структурных подразделениях колледжа проводится канцелярией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства. Отметки о проведенных проверках делаются в соответствующих журналах учета.

8.8 Гербовая печать ОГОУ СПО «СПК» ставится на документах (приложение 8), подписанных директором, заместителями директора, главным бухгалтером и заместителем главного бухгалтера.

8.9 Печати и штампы уничтожаются по акту.

8.10 Имеющиеся в колледже печати и штампы хранятся и применяются следующим образом:

наименование	хранится	применяется
гербовая печать	в канцелярии	на документах, подписанных или утвержденных руководством учебного заведения: финансовых, административно-хозяйственных, научно-исследовательских, учебно-методических
круглая (негербовая) печать	в канцелярии	на служебных документах, подписанных или утвержденных руководством и другими должностными лицами (по списку)
печати и штампы структурных подразделений	у ответственных лиц, выделенных в структурных подразделениях	на документах, подписанных или утвержденных руководством этих подразделений

9 Составление номенклатур дел

9.1 Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также используется в архиве для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

9.2 Номенклатура дел составляется на основе изучения видов, состава и содержания документов, образующихся в деятельности колледжа.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом колледжа и положениями структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел за предшествующие годы, перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

9.3 Сводная номенклатура дел составляется канцелярией на основе номенклатур дел структурных подразделений, подписывается документоведом, согласовывается с экспертной комиссией (далее именуется - ЭК) колледжа, с экспертно-проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) архивного учреждения, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается руководителем колледжа. Согласовывается номенклатура дел с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в колледже.

9.4 После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

9.5 Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел. Второй используется в канцелярии в качестве рабочего. Третий - в государственном архиве.

9.6 Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается директором колледжа и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

9.7 Названиями разделов номенклатуры дел колледжа являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием).

9.8 Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 02-03, где 02 - обозначение структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре сохраняются одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности).

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т. п.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Порядок расположения заголовков внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих приказы, распоряжения вышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел с приказами колледжа. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки уточняются в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой, примерной номенклатуре дел или согласованный с государственным архивом срок хранения.

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел; проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящее с 2003 г.), выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

9.9 Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

9.10 По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи, представляются в первой декаде января текущего года в канцелярию.

10 Формирование и оформление дел

10.1 Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела.

10.2 Дела формируются в колледже децентрализованно, т. е. в структурных подразделениях.

10.3 Исполненные документы в 15-дневный срок сдаются исполнителем ответственному за делопроизводство структурного подразделения для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой.

10.4 Контроль за правильным формированием дел осуществляется канцелярией и ответственными за делопроизводство структурных подразделений.

10.5 При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:

в дело помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, а также личных дел, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в таможенном органе;

раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры;

по объему дело не должно превышать 250 листов;

при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т. д.

10.6 Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления), вопросно-логической последовательности или их сочетании, или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

10.7 Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения;

протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам; документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов;

утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов;

документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

лицевые счета должностных лиц по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

10.8 Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка его к хранению и включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится должностными лицами канцелярии и ответственными за делопроизводство структурных подразделений.

10.9 В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

10.10 Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает: нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, внесение необходимых дополнений, изменений и уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела); подшивку и переплет дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

10.11 В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются простым карандашом арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем правом углу листа. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

10.12 Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

11 Организация оперативного хранения документов

11.1 С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и ответственные за делопроизводство этих подразделений обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.

11.2 Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения; предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя колледжа с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

12 Экспертиза ценности документов

12.1 Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

12.2. Экспертиза ценности документов в ОГОУ СПО «СПК» проводится:

на стадии делопроизводства - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив;

в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

12.3 Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), назначаемая директором колледжа.

12.4 Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается директором колледжа.

12.5 При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения и пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

12.6 Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел колледжа путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры и неоформленные копии документов, черновики и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

12.7 Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного архива.

13 Составление описей дел

13.1 Для обеспечения комплектования архива в колледже на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности документов, составляются архивные описи, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

13.2 Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

13.3 В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы сдаются в архив.

Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел ОГО СПО «СПК», которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение в соответствующий государственный архив.

13.4 Описи составляются структурными подразделениями в двух экземплярах, один из которых остается в качестве контрольного в структурном подразделении, а другой вместе с делами представляется в архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.

13.5 На основе описей структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел ОГОУ СПО «СПК», подготовка которого возлагается на архив под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива.

13.6 К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

13.7 Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками.

13.8 Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЭК, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "СОГЛАСОВАНО" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2 года. Представляются 4 его экземпляра.

После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем колледжа.

13.9 Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.

13.10 Каждой законченной описи присваивается номер.

13.11 Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно.

13.12 Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2000 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 г.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на дела всего колледжа. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

14 Подготовка и порядок передачи документов в архив

14.1 В архив в соответствии с положением о нем передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу через два года после их завершения в делопроизводстве; передача производится только по описям дел.

14.2 Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурном подразделении и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

14.3 Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем коледжа.

14.4 В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив должностным лицом архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должностные лица структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

14.5 Прием каждого дела производится должностным лицом архива в присутствии ответственного за делопроизводство структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи должностного лица архива и лица, передавшего дела.

15 Основы организации труда делопроизводственного персонала

15.1 Общие требования.

15.1.1 Организация труда работников делопроизводства включает четкое организационное построение службы делопроизводства, выбор наиболее рациональной системы обслуживания; правильное разграничение функций между исполнителями; рациональную организацию рабочих мест и обеспечение благоприятных условий труда работников делопроизводства.

15.1.2 Рациональное разделение труда работников делопроизводства колледжа определяется должностными инструкциями, основой для разработки которых является квалификационный справочник должностей служащих, в котором по каждой должности указано, что должен знать работник, его основные обязанности и квалификационные требования.

15.2 Структура и функции службы делопроизводства.

15.2.1 Вся работа по делопроизводственному обслуживанию и документационному обеспечению осуществляется канцелярией, в состав которой входит архив.

15.2.2 Основными функциями канцелярии являются: прием, регистрация (учет), распределение документов и передача их исполнителям; оформление и отправка исходящих документов; печатание и размножение документов; обеспечение соответствующего режима доступа к документам, имеющим гриф конфиденциальности; контроль за сроками исполнения документов; формирование дел и сдача их в архив; хранение дел в архиве; методическое руководство делопроизводством в целях его систематического совершенствования; разработка нормативно-методических документов по ведению делопроизводства; повышение квалификации делопроизводственного персонала; контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях.

Работа канцелярии должна способствовать освобождению руководителей ОГОУ СПО «СПК» от функций по делопроизводственному обслуживанию.

15.3 Контроль за ведением делопроизводства.

15.3.1 Канцелярия осуществляет периодически (не реже 1 раза в год) проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях в сроки, согласованные с руководством учебного заведения. По итогам проверки составляется акт.

15.3.2 Сотрудники, ответственные за делопроизводство структурных подразделений, должны ежемесячно проводить проверку у исполнителей наличия документов, порядка хранения и обращения с ними в процессе работы и о результатах проверки докладывать руководителям подразделений.

Приложение 1 (п.2.2.1)

ПЕРЕЧЕНЬ

нерегистрируемой корреспонденции

1 Периодические издания (газеты, журналы, брошюры, книги, бюллетени).

2 Рекламные извещения, плакаты, проспекты, программы совещаний, конференций.

3 Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестки дня.

4 Документы, присылаемые для сведения (извещения, информация по подписке научных и других изданий).

5 Формы бухгалтерской, статистической и другой отчетности.

6 Поздравительные письма, телеграммы и открытки, пригласительные билеты.

7 Ответы на запросы структурных подразделений.

8 Графики, наряды, заявки, разнарядки.

9 Научные отчеты по темам.

10 Месячные, квартальные, полугодовые и годовые отчеты.

Приложение 2 (п.4.2.2)

Общий бланк колледжа

Управление начального профессионального образования Томской области Областное государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования «СЕВЕРСКИЙ ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ» (ОГОУ СПО «СПК»)
_________________		№________________
	г. Северск

Приложение 3 (п.4.2.2)

Продольный бланк письма

Управление начального профессионального образования Томской области Областное государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования «СЕВЕРСКИЙ ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ» (ОГОУ СПО «СПК») г. Северск Томской области, 636036 Телефон (38, теле E-mail: *****@***ru http://www. ***** , , ИНН//
№_______________ На № от_______________

Угловой бланк письма

Управление начального профессионального образования Томской области Областное государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования «СЕВЕРСКИЙ ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ» (ОГОУ СПО «СПК») г. Северск Томской области, 636036 Тел. (38, E-mail: *****@***ru http://www. ***** , , ИНН//
_________________ № _________________ На № от _________________

Приложение 4 (п.4.2.2)

Бланк приказа

Управление начального профессионального образования Томской области Областное государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования «СЕВЕРСКИЙ ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ» (ОГОУ СПО «СПК»)
ПРИКАЗ
_________________		№________________
	г. Северск

Приложение 5 (п.4.3.5)

ПЕРЕЧЕНЬ

документов с грифом утверждения

АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т. д.).

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т. д.).

ИНСТРУКЦИИ (правила) – (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т. д.).

НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т. д.).

ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т. д.).

ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т. д.).

ПЛАНЫ (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, педагогического совета и т. д.).

ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; структурном подразделении; премировании и т. д.).

ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий и т. д.).

РАСЦЕНКИ на производство работ.

СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т. д.).

СТАНДАРТЫ (государственные, отраслевые, технические условия).

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.

УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.

ФОРМЫ унифицированных документов.

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

ОПИСИ (на документы архива, номенклатура дел (структурных подразделений, сводная).

Приложение 6 (п.4.4.6)

ОБРАЗЕЦ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму

Дата, номер телефонограммы

Время передачи

Текст телефонограммы

Должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

Должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму

Приложение 7 (п.7.1)

ПРАВИЛА

расположения текста документа

Текст документов печатается через 1-1,5 межстрочных интервала шрифтом №14.

Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами.

Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами.

Наименование вида документа печатается прописными буквами.

Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков, его допускается продлевать до границы правого поля документа или переносить на следующую строку. Точка в конце заголовка не ставится.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования они располагаются на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля; второй печатается, не заходя за границы правого поля.

При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие нумеруются.

Номера листов проставляются посередине верхнего поля арабскими цифрами и на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Приложение 8 (п.4.3.11; п.8.8)

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,

на которые ставится гербовая печать

АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т. д.).

АРХИВНЫЕ СПРАВКИ.

АРХИВНЫЕ КОПИИ.

ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).

ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ, о подготовке специалистов и т. д.).

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т. д.).

ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ.

ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т. д.).

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ.

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ.

НОРМЫ расхода.

ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т. д.).

ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).

ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные).

ПОЛОЖЕНИЯ о структурных подразделениях, советах и т. д.

РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).

СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т. д.).

СОГЛАШЕНИЯ.

СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т. д.).

СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т. д.).

ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.

ДИПЛОМЫ И ПРИЛОЖЕНИЯ К НИМ.

УДОСТОВЕРЕНИЯ.

УСТАВ ОГОУ СПО «СПК».

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ.

СОДЕРЖАНИЕ

1 Общие положения 2

2 Порядок прохождения и исполнения входящих документов 3

2.1. Прием и учет 3

2.2 Регистрация входящих документов 4

2.3 Передача документов на рассмотрение и исполнение 4

2.4 Сроки исполнения документов 5

3 Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов 5

3.1 Исходящая корреспонденция 5

3.2 Внутренние документы 6

4 Правила подготовки и оформления документов 6

4.1 Документирование управленческой деятельности 6

4.2 Бланки документов 7

4.3 Оформление реквизитов в процессе подготовки документов. 7

4.4 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 15

4.4.1 Приказ 15

4.4.2 Протокол 16

4.4.3 Положение, правила, инструкция 17

4.4.4 Акт 17

4.4.5 Факсимильная связь и электронная почта 18

4.4.6 Телефонограмма 18

5 Контроль исполнения документов 18

6 Построение справочного аппарата 19

7 Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств; размножение документов 19

7.1 Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств 19

7.2 Размножение документов 20

8 Учет и хранение печатей и штампов 20

9 Составление номенклатур дел 21

10 Формирование и оформление дел 23

11 Организация оперативного хранения документов 25

12 Экспертиза ценности документов 26

13 Составление описей дел 26

14 Подготовка и порядок передачи документов в архив 28

15 Основы организации труда делопроизводственного персонала 28

15.1 Общие требования 28

15.2 Структура и функции службы делопроизводства 29

15.3 Контроль за ведением делопроизводства 29

Приложения 30

Содержание 37