В реквизите «Гриф приложения» к утверждаемому акту в дательном падеже указывается вид и название утверждаемого акта. Отметка, указывающая на связь приложения с основным документом (гриф приложения), располагается в правом верхнем углу первого листа документа, являющегося приложением к решению, и составляется по форме:
Приложение
к решению Минского городского
исполнительного комитета
18.04.2012 № 000
При наличии нескольких приложений к решению в грифе «Приложение» арабскими цифрами указывается порядковый номер приложения без знака «№». Например:
Приложение 1
к решению Минского городского
исполнительного комитета
18.04.2012 № 000
Приложения, поясняющие или дополняющие содержание распорядительного документа, являются по существу частью распорядительного документа, вынесенной для удобства пользования на отдельные листы в виде таблиц, перечней, карт, схем и т. п. В этих случаях ссылка на приложение делается при помощи слова «согласно».
Слово «согласно» употребляется с существительными в дательном падеже. Нужно писать: «Согласно приложению».
При нумерации нескольких приложений следует писать: «Согласно приложениям 1 – 4».
Не допускается оформление приложением утверждаемого акта.
44. Согласование документов.
Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами.
Согласование проекта документа производится с организациями и должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.
Согласование может осуществляться как внутри Мингорисполкома, так и вне его (с другими организациями).
45. Реквизит «Визы».
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза официального документа – это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Реквизит «Визы» располагают ниже реквизита «Подпись» и проставляют на остающихся в организации экземплярах документов. Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты.
Если документ визируется несколькими должностными лицами, визы располагаются одна под другой в порядке визирования.
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: «Замечания прилагаются», например:
Начальник финансового управления
Подпись Расшифровка подписи
03.06.2012
Замечания прилагаются
Отказ от визирования проекта документа не допускается.
На распорядительных документах визы проставляются слева на последнем листе первого экземпляра документа ниже реквизита «Подпись» или на оборотной стороне последнего листа документа.
Исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в Мингорисполкоме. При невозможности размещения виз на документе составляется отдельный лист согласования.
46. Реквизит «Гриф согласования».
Внешнее согласование оформляется реквизитом «Гриф согласования».
Гриф согласования - это реквизит официального документа, выражающий согласие с его содержанием организации, его органа, должностного лица, не являющегося автором документа.
Реквизит «Гриф согласования» располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа и печатается от границы левого поля.
Реквизит «Гриф согласования» включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО» (прописными буквами) без кавычек и пробелов, наименование должности (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату согласования. Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель председателя
Мингорисполкома
Подпись Расшифровка подписи
11.04.2012
Если согласование осуществляется справочно-информационным документом (письмом, протоколом, телеграммой и др.), то гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
экспертного совета
26.03.2012 № 3
Если содержание документа затрагивает интересы двух и более организаций, грифы согласования располагаются на одном уровне или на отдельном листе согласования, при этом делается отметка на документе, располагаемая на месте, предусмотренном для размещения реквизита «Гриф согласования». Например:
Лист согласования прилагается
Подпись исполнителя
28.04.2012
Лист согласования оформляется следующим образом:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
_____________________
(название документа)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Грифы согласования на листе согласования оформляются согласно СТБ 6.38-2004. При наличии нескольких грифов согласования их располагают начиная от 0-го (от границы левого поля) и 5-го (после 40 печатных знаков) положений табулятора.
47. Реквизит «Отметка об исполнителе».
Отметка об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа.
Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания.
Например:
Сергеев
Отметка об исполнителе может быть дополнена индексом структурного подразделения, в котором готовился документ (на первой строке), первыми буквами собственного имени и фамилии лица, отпечатавшего проект документа, датой создания документа, именем файла (на второй строке) и другими поисковыми данными.
Например:
1/2 Яблонский
АР 26.05.2012 Письмо. doc
При оформлении документа на компьютере реквизит «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал - точно 9 пунктов.
Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах.
48. Реквизит «Печать».
Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.
Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.
49. Реквизит «Отметка о заверении копии».
Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена.
Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.
Например:
Верно
Инспектор отдела кадров Корзунов
25.01.2012
Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за
исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь.
Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.
Мингорисполком может заверять копии только тех документов, которые созданы в Мингорисполкоме.
Снятие копий с документов сторонних организаций для представления третьим лицам допускается с разрешения этих организаций. Без разрешения сторонних организаций допускается изготавливать и заверять копии документов при решении вопросов приема граждан на работу, подтверждения их трудового стажа, формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.), а также документов, полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.).
50. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.
Данная отметка располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя, даты.
Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, приводят краткие сведения об исполнении.
51. Реквизит «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)» располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из сокращенного наименования Мингорисполкома, даты поступления и регистрационного индекса документа (порядкового номера регистрируемого входящего документа, возрастающего в пределах календарного года).
Глава 3
ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТАМ ДОКУМЕНТОВ
52. Текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований.
Текст документа излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка.
53. Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский.
Тексты документов, направляемых за пределы Республики Беларусь, могут составляться на белорусском, русском языках, на языке страны адресата или на другом иностранном языке.
54. Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений.
55. В документах применяют термины и определения, установленные действующими стандартами и терминологическими словарями. Многозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений.
56. В тексте документа не допускается употребление:
просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;
иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;
нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;
аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа;
ненормативной лексики.
57. Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты - на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы.
Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.
Например:
ГЛАВА 2
ПОРЯДОК ПЛАНИРОВАНИЯ И РАСХОДОВАНИЯ СРЕДСТВ НА ОПЛАТУ ТРУДА
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.
Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.
Например:
2.1.
2.2.
2.3.
Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов - сквозной для каждого пункта.
Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.
58. В тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.
59. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.
Глава 4
ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
60. Акт - документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами или одним должностным лицом), подтверждающим установленные факты, события, действия.
Акт, как правило, содержит выводы, рекомендации и предложения составителей (акт проверки, обследования и т. п.).
Акт может составляться как группой лиц (например, акт приема-передачи дел), так и одним специально уполномоченным лицом с указанием документов, определяющих его полномочия.
Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт Республики Беларусь, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, плановое задание и др.
Акты проверок по вопросам, связанным с осуществлением финансово-хозяйственных операций, подписываются проверяющим (руководителем проверки) контролирующего (надзорного) органа, органа, осуществляющего ведомственный контроль, а также представителем проверяемого субъекта, в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь.
Акт оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги.
Датой акта является дата актируемого события.
Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.
Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление таких актов.
Сведения о количестве экземпляров акта и их направлении помещают в конце текста документа перед отметкой о наличии приложений к акту.
Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке или в установлении фактов, событий. Если один из членов комиссии не согласен с содержанием акта, он оформляет особое мнение на отдельном листе и затем подписывает акт. Особое мнение члена комиссии прилагается к акту.
Некоторые акты (акты приема законченных строительных объектов, оборудования, приема-передачи дел, ликвидации организаций и др.) требуют утверждения и должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению. Датой таких актов является дата утверждения.
61. Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.
Доклад готовится для того, чтобы сообщить совещанию (собранию) или коллегиальному органу о проделанной работе или о состоянии и путях решения какого-либо вопроса и представить выводы и предложения. Доклад может быть отчетным, если связан с выполнением каких-либо задач, заданий, поручений, или инициативным, когда совещанию (собранию), коллегиальному органу предлагается решить какие-либо назревшие сложные вопросы и важные, требующие глубокого изучения фактического материала, научной или технической аргументации, экономического анализа и всестороннего рассмотрения и обсуждения (выработка коллегиального решения).
Текст должен состоять из следующих частей: введения, анализа состояния вопроса, выводов и конкретных предложений.
62. Докладная записка - документ информационного характера, адресованный руководству Мингорисполкома или вышестоящему органу (организации), содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Внешняя докладная записка составляется на общем бланке. Внутренняя докладная записка составляется на стандартном листе бумаги с использованием компьютерных технологий с воспроизводством реквизитов бланка: наименования структурного подразделения, вида документа, даты и номера (индекса).
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание. На докладной записке, связанной с выполнением поручения, ниже заголовка в скобках указываются дата и номер поручения.
Внутренняя докладная записка подписывается составителем, внешняя - председателем Мингорисполкома, управляющим делами и их заместителями.
Датой докладной записки является дата ее подписания.
63. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Оформляется на общем бланке или на стандартном листе бумаги.
Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса.
Текст заключения, как правило, состоит из двух частей.
В первой части кратко излагается существо вопроса, даются анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса.
Во второй части приводятся конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа.
Заключение подписывается его составителем.
Заключение должно иметь индекс (номер) и дату подписания.
64. Перечень - систематизированный список документов или иных предметов, объектов, работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.
Оформляется на общем бланке или на стандартном листе бумаги.
Форма текста перечня может быть как в табличной, так и не в табличной форме (в этом случае он имеет разделы).
Перечни подписываются составившими их должностными лицами.
Отдельные разновидности перечней вступают в силу с момента утверждения.
Датой перечня является дата утверждения.
Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими методическими указаниями (рекомендациями), инструкциями, указаниями руководителей.
65. Список - документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.
Список является сопутствующим пояснительным документом (к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и т. д.).
Отдельные разновидности списков требуют утверждения (список приглашенных, список рассылки и т. д.).
Список оформляется на общем бланке или на стандартном листе бумаги.
В заголовке к тексту указывается разновидность списка.
Текст списка, как правило, излагается в табличной форме.
Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости - руководителем.
Датой списка является дата его подписания или дата утверждения.
66. Справка - информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.
В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.
67. Служебная справка - официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.).
Личная справка - официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.).
В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.
Внутренние справки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.
Внешние справки адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или частному лицу и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.
Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.
Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.
Например:
По состоянию на 11.05.2012
или
За период с 01.01.2012 по 31.12.2012
В личных справках заголовок допускается не указывать.
Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов «выдана настоящая», «действительно работает».
При наличии используются типовые формы справок, утверждаемые республиканскими органами государственного управления в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.
Внешние справки подписываются руководителем организации, внутренние - их составителями. Справки, за содержание которых несет ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями.
При необходимости служебная справка может заверяться печатью. В обязательном порядке печатью организации заверяются личные справки.
Датой справки является дата ее подписания.
68. Разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, сводка предложений и т. д.).
Сводка - документ, представляющий собой обобщенные сведения по одному вопросу, полученные из разных источников (сводка предложений, замечаний, требований и т. п.).
В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.
Сводка должна иметь заголовок к тексту, кратко раскрывающий ее содержание, указывающий дату или период времени, к которым относятся изложенные в ней сведения.
Текст сводки, также как и другие документы, допускается оформлять в виде таблицы.
Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другой адрес - руководителем отправляемой организации.
Сводка должна иметь индекс, дату (дату подписания).
69. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).
В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.
Письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.
Датой письма является дата его подписания.
Глава 5
ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ РЕШЕНИЙ МИНГОРИСПОЛКОМА
И РАСПОРЯЖЕНИЙ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ МИНГОРИСПОЛКОМА
70. Порядок подготовки проектов решений (распоряжений) и их согласования определен Регламентом Минского городского исполнительного комитета, утвержденным решением Мингорисполкома от 01.01.01 г. № 1210 (далее – Регламент).
71. Размноженные экземпляры решений, выписок из решений, распоряжений, предназначенные для рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью управления делами Мингорисполкома, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.
Направление гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам
выписок из решений индивидуального применения осуществляет в установленном порядке структурное подразделение Мингорисполкома, организация, имущество которой находится в коммунальной собственности, администрация района, осуществившие подготовку проекта решения.
Раздел III
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА, РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ
ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Глава 6
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
72. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или передачи в архив образует документооборот Мингорисполкома.
Порядок движения документов в Мингорисполкоме регулируется законодательством Республики Беларусь в области делопроизводства.
73. Под объемом документооборота в Мингорисполкоме понимается количество документов, полученных и созданных Мингорисполкомом за определенный промежуток времени (год, полугодие, квартал, месяц).
В отделе документооборота и контроля и структурных подразделениях аппарата Мингорисполкома проводится как полный, так и выборочный учет объема оборота документов Мингорисполкома - по отдельным структурным подразделениям или группам документов.
Обобщенные данные о документообороте структурных подразделений передаются в отдел документооборота и контроля. Результаты учета объема документооборота обобщаются отделом документооборота и контроля и представляются руководству по его требованию.
74. За единицу учета документооборота принимается подлинник документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
75. Учет объема документооборота проводится по регистрационным формам документов в местах их регистрации.
76. Документы в Мингорисполком поступают по каналам связи (по почте, телефаксу, электронной почте), доставляются курьерами (фельдсвязью), работниками Мингорисполкома и посетителями.
Вся поступающая в Мингорисполком несекретная корреспонденция, за исключением обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц принимается отделом документооборота и контроля, а в нерабочее время - ответственными дежурными по Мингорисполкому, которые обязаны по окончании дежурства сдать ее в указанный отдел. Документы, требующие срочного рассмотрения, должны быть доложены дежурному заместителю председателя Мингорисполкома либо управляющему делами Мингорисполкома.
Адресованные Мингорисполкому документы, которые поступили в какое-либо его структурное подразделение, организацию, имущество которой находится в коммунальной собственности, должны быть переданы в тот же день для регистрации в отдел документооборота и контроля.
Документы, поступившие в Мингорисполком, регистрируются в день их получения, а поступившие после 18.00 или в выходной день - на следующий рабочий день.
Документы, поступающие в Мингорисполком, проходят прием (первичную обработку), сортировку, первоначальную регистрацию, предварительное рассмотрение, если это необходимо, рассмотрение руководством, завершение регистрации после рассмотрения и затем доставляются исполнителям.
77. Прием документов включает проверку правильности доставки (по адресу на конверте), целостность конвертов, пакетов. При вскрытии конвертов проверяется наличие документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах или пакетах.
При недостаче или повреждении полученного документа начальником отдела документооборота и контроля составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в отделе документооборота и контроля, второй (с поврежденной корреспонденцией) - отсылается отправителю.
Ошибочно адресованные в Мингорисполком документы пересылаются по принадлежности в новом конверте с вложением в него конверта, в котором они поступили, или возвращаются отправителю.
Пакеты с отметкой «лично» или адресованные общественным организациям передаются адресатам без вскрытия упаковки.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:
если дата на оттиске календарного штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;
дата документа существенно отличается от даты его получения;
если на документе отсутствует реквизит «Дата документа»;
если в полученном документе нет обратного адреса отправителя.
В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после использования документа подшивается вместе с ним в дело.
При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются по назначению без вскрытия упаковки.
78. Сортировка документов заключается в распределении их на две группы: на подлежащие и не подлежащие регистрации.
Для упорядочения работы по регистрации документов в Мингорисполкоме утверждается перечень документов, не подлежащих регистрации, и порядок работы с ними.
На полученном документе в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа проставляется регистрационный штамп.
На подлежащих регистрации документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается регистрационный индекс поступившего в Мингорисполком документа и дата поступления документа. Регистрационный индекс состоит из порядкового номера документа, возрастающего в пределах календарного года.
Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц передаются на регистрацию в отдел по работе с обращениями граждан и юридических лиц Мингорисполкома.
79. После обработки документы поступают на первоначальную регистрацию в отдел документооборота и контроля.
На данном этапе регистрации на документ заводится регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) в автоматизированной системе управления документами Мингорисполкома (далее – АСУД), куда вносятся общие сведения о документе, известные до его рассмотрения и определения порядка исполнения.
Самостоятельной регистрации подлежат инициативные исходящие документы.
80. Документы, поступившие в Мингорисполком, предварительно рассматриваются отделом документооборота и контроля.
Предварительному рассмотрению подлежат все документы. Предварительное рассмотрение проводится с целью распределения поступивших документов на необходимые для рассмотрения председателем, заместителями председателя и управляющим делами Мингорисполкома, направляемые непосредственно в структурные подразделения Мингорисполкома, организации, имущество которых находится в коммунальной собственности и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания и установленного распределения обязанностей между председателем, заместителями председателя и управляющим делами Мингорисполкома. В ходе предварительного рассмотрения проверяется повторность обращения корреспондентов. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и приобщаются к поступившему.
81. Отделом документооборота и контроля вся поступившая корреспонденция направляется помощнику председателя Мингорисполкома секретариата управления делами (далее - помощник председателя горисполкома), а также помощникам заместителей председателя Мингорисполкома секретариата управления делами (далее – помощники заместителей председателя горисполкома) для подготовки ее на доклад руководству Мингорисполкома и непосредственно исполнителям.
Телеграммы и иные срочные документы вышестоящих государственных органов подлежат обработке в первую очередь и передаются на рассмотрение по мере их поступления.
На рассмотрение председателя, заместителей председателя и управляющего делами Мингорисполкома передаются документы вышестоящих государственных органов, исполнительных и распорядительных органов и иных организаций, содержащие информацию по основным вопросам деятельности Мингорисполкома.
На рассмотрение председателя Мингорисполкома представляются документы, поступившие в Мингорисполком и адресованные председателю, из:
Администрации Президента Республики Беларусь;
Совета Министров Республики Беларусь;
Совета Республики и Палаты представителей Национального собрания Республики Беларусь;
Государственного секретариата Совета Безопасности Республики Беларусь;
Комитета государственного контроля Республики Беларусь;
Национального банка Республики Беларусь;
Конституционного Суда Республики Беларусь;
Верховного Суда Республики Беларусь;
Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь;
Прокуратуры Республики Беларусь;
министерств, иных республиканских организаций государственного управления и иных государственных органов, подчиненных Совету Министров Республики Беларусь, из других государств и международных организаций, подписанные их высшими и первыми лицами;
иных организаций по вопросам формирования и исполнения бюджета, соблюдения законности и охраны общественного порядка, реализации государственной кадровой политики, работы администраций города Минска, мобилизационных планов и гражданской обороны.
Остальная поступившая корреспонденция готовится на рассмотрение заместителей председателя и управляющего делами Мингорисполкома. Если в процессе подготовки документа к рассмотрению заместителя председателя будет установлено, что с содержанием документа должен быть ознакомлен председатель Мингорисполкома, то такой документ передается на его рассмотрение.
Документ, направленный на рассмотрение кому-либо из заместителей председателя Мингорисполкома или управляющему делами, а также в структурные подразделения Мингорисполкома, организации, имущество которых находится в коммунальной собственности, администрации районов г. Минска, по согласованию с начальником управления делами может быть возвращен без рассмотрения в день его поступления (но не позднее следующего дня). Такой документ передается на рассмотрение другого заместителя председателя Мингорисполкома в соответствии с распределением обязанностей.
Возврат документов в подобных случаях производится в отдел документооборота и контроля.
Передача документов, подлежащих регистрации, на доклад, ознакомление и исполнение, а также отправление адресатам без регистрации запрещается.
Рассмотрение документов руководством Мингорисполкома отражается в резолюциях.
82. Документы рассматриваются в день их поступления, а срочные - немедленно.
Помощник председателя Мингорисполкома и помощники заместителей председателя Мингорисполкома обязаны своевременно докладывать председателю и заместителям председателя горисполкома документы, поступившие из вышестоящих государственных органов, со сроком исполнения менее 10 дней и принимать меры по немедленному доведению их до исполнителей.
После рассмотрения председателем Мингорисполкома, его заместителями и управляющим делами Мингорисполкома документы передаются в отдел документооборота и контроля для завершения регистрации. Завершение регистрации документов после их рассмотрения заключается во внесении в РКК сведений о порядке исполнения документов (резолюций): фамилий ответственного исполнителя и других исполнителей,
краткого описания поручений и действий по исполнению, сроков исполнения.
83. Направление документов на исполнение производится в день их окончательной регистрации, требующих срочного исполнения - немедленно.
Документы, которые исполняются несколькими исполнителями, передаются им поочередно или одновременно в копиях.
Подлинник документа, не подлежащего постановке на контроль, передается ответственному исполнителю.
Документы, состоящие на контроле, передаются всем исполнителям в копиях. Первые экземпляры таких документов остаются в отделе документооборота и контроля.
Если документ адресован нескольким исполнителям и сроки исполнения не позволяют ознакомить исполнителей с документом поочередно, то каждому исполнителю представляется копия документа с резолюцией.
Документы, передаваемые в структурные подразделения Мингорисполкома, организации, имущество которых находится в коммунальной собственности г. Минска, администрации районов г. Минска принимаются под роспись в соответствующем журнале.
84. В Мингорисполкома копируются и тиражируются документы только служебного характера.
85. Руководители структурных подразделений Мингорисполкома или их заместители при необходимости срочного копирования документов в нерабочее время должны не позднее чем за час до конца рабочего дня сообщить об этом управляющему делами Мингорисполкома или начальнику управления делами Мингорисполкома.
86. Документы изготавливаются с помощью технических средств и оформляются в соответствии с требованиями СТБ 6.38-2004 и настоящей Инструкции.
87. Исполнение исходящих документов в Мингорисполкоме включает составление проекта документа, печатание машинописного подлинника (набор и изготовление подлинника на бумажном носителе), согласование, подписание (утверждение), регистрацию и отправку.
Документ, правильно оформленный и согласованный в установленном порядке, передается помощнику председателя Мингорисполкома или помощникам заместителей председателя Мингорисполкома, в компетенцию которого входит рассмотрение изложенного в письме вопроса в соответствии с распределением обязанностей, на подпись, вместе с документами, на основании которых он готовился.
Помощник председателя Мингорисполкома и помощники заместителей председателя Мингорисполкома несут персональную ответственность за качество представляемых на подпись руководству исходящих документов и своевременность их представления после рассмотрения в отдел документооборота и контроля.
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 |
