160. Сводная номенклатура дел согласовывается с учреждением «Государственный архив Минской области» один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре Мингорисполкома независимо от срока предыдущего согласования.
161. Сводная номенклатура дел Мингорисполкома составляется в трех экземплярах. Первый и второй экземпляры хранятся в управлении делами Мингорисполкома, третий — в учреждении «Государственный архив Минской области».
162. После утверждения сводной номенклатуры дел председателем Мингорисполкома главный специалист управления делами делает из нее выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения Мингорисполкома для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.
163. Номенклатуры дел структурных подразделений Мингорисполкома составляются по форме согласно приложению 7.
Номенклатура дел структурного подразделения Мингорисполкома составляется работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, согласовывается с главным специалистом управления делами и подписывается руководителем структурного подразделения.
164. При составлении сводной номенклатуры дел Мингорисполкома используются: Регламент, положения о структурных подразделениях, штатное расписание, перечни документов с указанием сроков хранения; номенклатуры дел за предыдущие годы; описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
165. В сводную номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе дела с грифом ограничения доступа «Для служебного пользования», учетно-регистрационные формы (журналы, книги).
В номенклатуру дел включаются также документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т. п.) и общественных организаций.
166. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания.
167. Сводная номенклатура дел Мингорисполкома составляется по структурному принципу. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Мингорисполкома являются названия структурных подразделений, соответствующие утвержденной структуре Мингорисполкома.
168. Сводная номенклатура дел оформляется на чистом листе бумаги формата А4.
169. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой:
169.1. в графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела).
Например:
1-5, где 1 — индекс структурного подразделения, 5 — порядковый номер дела по номенклатуре в пределах данного структурного подразделения
В сводной номенклатуре дел однородным делам, включенным в различные разделы (подразделы), присваиваются одинаковые заголовки.
Например:
Распоряжения председателя Мингорисполкома по основной деятельности. Копии.
Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и более лет (переходящие дела) включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.
169.2. в графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел.
Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия.
В состав заголовка включаются указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержание) дела.
В заголовках определенных категорий дел дополнительно включаются:
указание автора документа (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или должностного лица);
Например:
Распоряжения председателя Мингорисполкома по основной деятельности
указание адресата или корреспондента документов;
Например:
Переписка с Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь по вопросам работы городского общественного транспорта
даты (период), к которым относится содержание документов дела;
Например:
План работы на 2013 год
Отчеты о работе комиссии по делам несовершеннолетних за 2012 год
указание на копийность документов, включенных в дело.
Например:
Распоряжения председателя Мингорисполкома по основной деятельности. Копии
Термин «Документы» используется в заголовке:
при группировке в деле различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются два-три вида документов, включенных в дело;
Например:
Документы, послужившие основанием для издания приказов, распоряжений по личному составу (заявления, справки, докладные записки и др.)
при объединении в одном деле документов-приложений к какому либо документу или группе документов.
Например:
Документы к протоколам заседаний горисполкома (проекты решений, справки-обоснования и. др.)
Термин «Дело» используется в заголовке при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью его решения.
Например:
Дело о рассмотрении жалобы
Термин «Дело» употребляется в названиях личных, судебных и арбитражных дел.
В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется переписка.
Например:
Переписка с Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь по вопросам работы городского общественного транспорта
Если переписка ведется с более чем тремя однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно.
Например:
Переписка с избирательными комиссиями о проведении избирательной кампании
Если переписка ведется с более чем тремя разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не указываются.
Например:
Переписка об организации семинаров, совещаний по вопросам совершенствования документационного обеспечения
В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы.
Например:
План работы комиссии по делам несовершеннолетних на 2013 год
Отчеты о работе комиссии по делам несовершеннолетних за 2012 год
В процессе формирования дел заголовки могут уточняться.
Заголовки в разделах (подразделах) сводной номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующее порядке:
нормативные правовые акты Республики Беларусь (декреты, указы Президента Республики Беларусь, законы Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь и др.);
учредительные" href="/text/category/dokumenti_uchreditelmznie/" rel="bookmark">учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);
распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);
организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);
протоколы;
планы;
отчеты;
договоры;
справочно-информационные документы (акты, справки, информации и др.);
переписка;
учетно-регистрационные формы.
Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты – перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организациями – перед перепиской с иными организациями и т. д.
169.3. графа 3 номенклатуры дел заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в течение года под соответствующим заголовком;
169.4. в графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим перечням типовых документов с указанием сроков хранения, иными актами законодательства Республики Беларусь, даются ссылки на соответствующие пункты и статьи перечней;
169.5. в графе 5 проставляются отметки о переходящих делах, о незаведении дел, об утрате дел и др.
170. В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел.
171. По окончании делопроизводственного года управлением делами Мингорисполкома в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 8.
Итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений (общественной организации) составляются по той же форме и подписываются руководителями структурных подразделений.
Глава 13
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
172. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Документы группируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Мингорисполкома. Контроль за правильным формированием дел осуществляется управлением делами Мингорисполкома.
173. В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных дел.
Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела.
В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры.
174. Приложения формируются в дела с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они формируются в отдельные дела.
175. Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего.
176. Документы в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный и др.
Документы заседаний Мингорисполкома группируются в два дела:
протоколы заседаний и решения;
документы к протоколам заседаний (проекты решений, справки-обоснования и др.).
Уставы, положения, инструкции, утвержденные решениями Мингорисполкома, группируются вместе с указанными решениями.
Распоряжения председателя Мингорисполкома по основной деятельности и по личному составу группируются в отдельные дела.
Распоряжения председателя Мингорисполкома и иные документы по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения:
о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, премировании кадров, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и служебных командировках за границу;
о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь.
Планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от расчетов к ним.
Планы и отчеты, группируются в дела того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления. Например, план на 2012 год, составленный в 2011 году или отчет за 2011 год, составленный в 2012 году, должны быть отнесены к 2011 году.
Дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решении вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним - документ-ответ.
Документы личного дела систематизируются в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.
Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц и документы по их рассмотрению группируются в самостоятельные дела.
Обращения граждан, содержащие предложения по улучшению деятельности Мингорисполкома и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу документов.
Повторные обращения и документы по их рассмотрению систематизируются в деле вместе с предыдущими.
Лицевые счета группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий.
Глава 14
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
177. Экспертиза ценности документов — определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.
178. Экспертиза ценности документов проводится ЭК Мингорисполкома.
179. ЭК действует на основании положения, утверждаемого председателем Мингорисполкома и согласовываемого с учреждением «Государственный архив Минской области».
180. Основными функциями ЭК являются:
ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
согласование описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;
согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов;
принятие решений по вопросам совершенствования делопроизводства и архивного дела Мингорисполкома.
181. Непосредственный отбор документов на хранение и выделение к уничтожению производится работниками структурных подразделений Мингорисполкома, в деятельности которых они были образованы.
182. По результатам экспертизы ценности и отбора документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
Глава 15
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
183. Дела Мингорисполкома подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются.
184. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
185. Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела указываются:
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
индекс дела по номенклатуре дел;
заголовок дела;
год, в котором заводится дело;
срок хранения дела.
186. Полное оформление дела предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление внутренней описи дела (в личном деле);
составление листа-заверителя;
оформление и уточнение реквизитов обложки дела;
систематизацию документов дела в соответствии с требованиями главы 13 настоящей инструкции.
187. Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (скобы, скрепки) из них удаляются.
188. Листы в деле, кроме листа-заверителя и листов внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы каждого тома дела нумеруются отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два листа.
Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа.
Лист с наклеенными документами (вырезки, выписки, фотографии и т. п.) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруется отдельно.
Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт и подшиваются. Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело,
При наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов.
Например:
15а, 15б
189. К делам, учет которых вызывается спецификой документации (личные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела), составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 9.
Внутренняя опись документов личного дела составляется в процессе ведения личного дела.
Во внутренней описи указываются порядковые номера документов в деле, даты, индексы, заголовки документов и номера листов, на которых расположен каждый документ.
В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело листов документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела.
Изменение состава документов дела (изъятие, включение документов и др.) отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новые итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись.
190. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись дела.
Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе по форме согласно приложению 10 и помещается в конце дела (тома, части). Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне обложки дела.
В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел), номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).
При необходимости в заверительной надписи оговариваются особенности физического состояния и формирования дел.
Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая зачеркивается, но сохраняется в деле.
191. Обложки дел оформляется по форме согласно приложению11.
По окончании делопроизводственного года реквизиты обложек дел, подлежащих полному оформлению, уточняются:
при изменении наименования организации или структурного подразделения, при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в период формирования дела на обложке указывается новое наименование (сверху), а прежнее заключается в скобки;
в заголовках дел с распорядительными документами, протоколами, состоящих из нескольких томов, указываются их номера;
на обложке дела проставляется дата дела (крайние даты документов, включенных в дело);
если в дело включены документы за более ранний период, чем год формирования дела, то под датой дела делается отметка «Имеются документы за…год(ы)»;
из листа-заверителя выносится на обложку дела количество листов в деле;
при включении дела в сводную опись на обложке дела проставляется архивный шифр (номер фонда, описи, и деле по описи).
Дата на обложке дела обозначается арабскими цифрами. Даты дел с планами, отчетами, штатными расписаниями, лицевыми счетами и дел, содержащих один документ, включают только год. Крайними датами личного дела являются даты распоряжений (приказов) о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело.
В верхней части обложек дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, предусматривается место для указания наименования государственного архива.
Надписи на обложках делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Допускается оформление реквизитов обложки с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела.
192. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются.
Глава 16
СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ
193. Опись дел — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, их учета и систематизации.
194. Описи дел составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу.
195. Описи дел составляются в структурных подразделениях Мингорисполкома (далее - описи дел структурных подразделений) и в управлении делами Мингорисполкома (далее – сводные описи).
196. В структурных подразделениях описи дел постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством главного специалиста управления делами по форме согласно приложению 12.
197. Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены на хранение в течение следующего делопроизводственного года. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.
198. Перед внесением заголовков дел в опись проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел Мингорисполкома, проводится полистный просмотр дел. Обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях.
При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Если розыск оказался безрезультатным, то на отсутствующие дела составляется справка с изложением причин их отсутствия. Справка подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел в управление делами Мингорисполкома.
199. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
порядок нумерации дел в описи – валовой;
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с номенклатурой дел;
графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;
при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками заголовок первого дела указывается полностью, а заголовки последующих дел обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся полностью (на каждом новом листе заголовок воспроизводится полностью).
200. Номер описи дел структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел Мингорисполкома, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел временного хранения (свыше 10 лет) хранения – «в».
201. В конце описи дел структурного подразделения составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
202. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления, начальником управления делами Мингорисполкома и утверждается руководителем структурного подразделения.
203. Описи структурных подразделений составляются в двух экземплярах. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в управление делами Мингорисполкома вместе с делами.
204. Дела профсоюзного комитета Мингорисполкома передаются в управление делами в порядке, установленном для передачи дел для структурных подразделений, и включаются в годовые разделы сводной описи дел.
205. По описям дел структурных подразделений документы сдаются в управление делами. На основе описей дел структурных подразделений в управлении делами Мингорисполкома составляются годовые разделы сводных описей дел Мингорисполкома.
Глава 17
ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
206. С момента заведения и до передачи на хранение управление делами Мингорисполкома или уничтожения после истечения срока хранения дела хранятся в структурных подразделениях по месту формирования.
Дела хранятся в рабочих кабинетах в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
207. По истечении года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, документы постоянного хранения и по личному составу поступают на дальнейшее хранение в управление делами Мингорисполкома, где хранятся в течение 10 и 75 лет соответственно.
Передача дел осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями главы 16 настоящей Инструкции.
208. Дела временного (до 10 лет) хранения на хранение не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в управление делами Мингорисполкома допускается в исключительных случаях по решению начальника управления делами Мингорисполкома. Передача таких дел может осуществляться по номенклатуре дел.
209. Дела передаются на хранение по графику. График составляется главным специалистом управления делами, согласовывается с руководителями структурных подразделений, утверждается начальником управления делами Мингорисполкома.
При приеме-передаче дел на хранение главным специалистом управления делами проверяется правильность формирования и оформления дел. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.
Дела передаются на хранение в присутствии работника структурного подразделения. В обоих экземплярах описи структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых на хранение дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей, подписи, расшифровка подписей лица, передавшего дела, и главного специалиста управления делами, принявшего дела
Сверенные с описью дела доставляются на хранение работниками структурных подразделений.
210. Переданные на хранение в управление делами дела постоянного хранения и по личному составу хранятся в помещении, доступ в которое ограничен.
211. Документы и дела Мингорисполкома могут выдаваться в пользование структурным подразделениям, подведомственным и сторонним организациям и в случаях, определенных законодательством, гражданам.
Выдача документов и дел сторонним организациям производится на основании письменного запроса этой организации и разрешающей резолюции начальника управления делами Мингорисполкома.
Для контроля за возвратом на место выданного дела заводится карта-заместитель дела согласно приложению 14.
212. Документы Мингорисполкома могут быть изъяты в ходе предварительного расследования, судебного разбирательства, исполнения решений органа уголовного преследования и суда по уголовным делам в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.
Изъятие документов из дел постоянного хранения производится с обязательным включением в дело заверенной копии документа.
213. Выдача копий документов Мингорисполкома, выписок из них организациям, гражданам, производится на основании письменного запроса и разрешающей резолюции начальника управления делами Мингорисполкома.
Глава 18
УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ
СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ
214. Отбор документов к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности отбора осуществляет ЭК Мингорисполома.
215. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
216. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела всего Мингорисполкома, так и на дела отдельного структурного подразделения. На документы с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт.
217. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 13. В акте указываются:
заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел;
Например:
План работы организационно-кадрового управления на 2012
или
Планы работы структурных подразделений Мингорисполкома
дата или крайние даты дел;
Например:
2011
или
2011 – 2015
номера номенклатур дел, в которых были учтены выделяемые к уничтожению дела или номера описей дел временного хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения более 10 лет, в том числе по личному составу). Номера описей дел постоянного хранения, из которых в ходе их переработки отдельные дела или документы выделены к уничтожению;
индексы дел по номенклатуре дел или номера по описи;
количество дел (каждый том учитывается как отдельное дело);
сроки хранения дел и номера статей (пунктов) по перечням.
Например:
5л., п. 461
218. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЭК Мингорисполкома одновременно со сводными описями дел.
Акт утверждается председателем Мингорисполкома после утверждения учреждением «Государственный архив Минской области» сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».
219. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.
Глава 19
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
220. После истечения сроков временного хранения дела постоянного хранения в упорядоченном состоянии передаются на постоянное хранение в государственный архив.
221. Дела передаются поединично по описям, утвержденным в установленном порядке. Вместе с делами передаются три экземпляра описи дел постоянного хранения и три экземпляра историко-архивной справки к фонду. Один экземпляр описи и историко-архивной справки остается в управлении делами.
222. Передача документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел на постоянное хранение. Акт приема-передачи дел на постоянное хранение составляется в двух экземплярах, один из которых остается в управлении делами.
223. Если при передаче выявлена утрата документов постоянного хранения, Мингорисполком принимает меры к их розыску. Причины отсутствия документов оговариваются в справке об отсутствии документов и в историко-архивной справке к фонду.
224. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение (переплет, транспортирование, изготовление коробок), выполняются за счет средств, предусмотренных сметой расходов Мингорисполкома.
Приложение 1 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском городском исполнительном комитете |
Форма бланка решения
Государственный герб
Республики Беларусь
МIНСКI ГАРАДСКІ ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ РАШЭННЕ _________ №_________ г. Мінск | МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ РЕШЕНИЕ г. Минск |
Приложение 2
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете
Форма бланка выписки из решения
Государственный герб
Республики Беларусь
МIНСКI ГАРАДСКІ ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ | МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ |
ВЫПІСКА З РАШЭННЯ _________ №____________ г. Мінск | ВЫПИСКА ИЗ РЕШЕНИЯ г. Минск |
Приложение 3
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете
Форма бланка распоряжения горисполкома
Государственный герб
Республики Беларусь
МIНСКI ГАРАДСКІ ВЫКАЎНАЧЫ КАМIТЭТ РАСПАРАДЖЭННЕ ___________ № ____________ г. Мінск | МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ РАСПОРЯЖЕНИЕ г. Минск |
Приложение 4
к Инструкции по документационному
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 |
