Инструкция по документационному обеспечению управления в Минском городском исполнительном комитете (стр. 1 )

УТВЕРЖДЕНО

Решение Минского

городского

исполнительного

комитета

«27» 09 2012 № 000

ИНСТРУКЦИЯ

по документационному обеспечению

управления в Минском городском

исполнительном комитете

Раздел I

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция по документационному обеспечению управления в Минском городском исполнительном комитете (далее - Инструкция) разработана на основании Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., № 000, 2/1875) с целью совершенствования документационного обеспечения деятельности Минского городского исполнительного комитета (далее - Мингорисполком), унификации состава и форм документов, а также технологии работы с ними.

2. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в структурных подразделениях Мингорисполкома, организациях, имущество которых находится в коммунальной собственности.

3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий.

4. Особенности оформления, обработки и хранения организационно-распорядительных документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства Республики Беларусь.

Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации), независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

5. Общее руководство документационным обеспечением управления (далее - ДОУ) и контроль за выполнением требований настоящей Инструкции возлагается на управляющего делами Мингорисполкома, а в структурных подразделениях Мингорисполкома, организациях, имущество которых находится в коммунальной собственности - на их руководителей. При смене руководителя составляется акт приема-передачи документов и дел.

6. Руководители структурных подразделений Мингорисполкома, организаций, имущество которых находится в коммунальной собственности, определяют лицо, ответственное за ДОУ, которое обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки
, информирует руководство о состоянии исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными правовыми актами и методическими документами в области документационного обеспечения.

7. Работники структурных подразделений Мингорисполкома, организаций, имущество которых находятся в коммунальной собственности, несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов. Об их утрате немедленно докладывается непосредственному руководителю и сообщается в отдел документооборота и контроля управления делами Мингорисполкома (далее - отдел документооборота и контроля).

8. Работникам структурных подразделений Мингорисполкома, организаций, имущество которых находится в коммунальной собственности, запрещается:

делать какие-либо пометки, надписи, исправления в тексте поступивших документов;

брать домой документы или их проекты и выполнять дома какую-либо работу служебного характера;

копировать и размножать документы без разрешения руководителей структурных подразделений или управляющего делами Мингорисполкома и его заместителей, а документы Минского городского Совета депутатов - без разрешения председателя Совета или его заместителей;

разглашать или использовать в личных интересах служебную или государственную тайну, содержащуюся в документах, в том числе полученную на стадии их подготовки, а также на заседаниях и совещаниях.

9. При уходе в отпуск или отъезде в командировку работник обязан передать лицу, которое будет замещать его, все имеющиеся документы по нерешенным вопросам.

10. При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя соответствующего структурного подразделения или организации, имущество которой находится в коммунальной собственности, другому работнику по акту приема-передачи документов и дел.

11. Лица, вновь принятые на работу в структурные подразделения Мингорисполкома, организации, имущество которых находится в коммунальной собственности, допускаются к работе с документами после ознакомления с настоящей Инструкцией.

Раздел II

ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Глава 1

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

12. Документирование управленческой деятельности в Мингорисполкоме охватывает все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой информации на различных носителях для осуществления задач и полномочий, возложенных на Мингорисполком.

13. Мингорисполком в пределах своих полномочий принимает решения. Решение Минского городского исполнительного комитета - это правовой акт, принимаемый коллегиальным органом (далее – решение).

Председатель Мингорисполкома в пределах своей компетенции издает распоряжения по конкретным вопросам, не требующим коллегиального рассмотрения. Распоряжение председателя - правовой документ, издаваемый единолично председателем для решения вопросов оперативной деятельности, не требующих коллегиального принятия решения, в пределах своей компетенции (далее - распоряжение).

14. Ход обсуждения вопросов и решений, принимаемых на заседаниях Мингорисполкома и совещаниях, фиксируется в соответствующих протоколах.

15. Договорные взаимоотношения регулируются с помощью договоров и другой документации, используемой в договорной работе.

16. Для осуществления оперативных связей с другими организациями и отдельными гражданами направляются письма, факсограммы, телеграммы, телефонограммы, используется электронная почта.

17. В деятельности Мингорисполкома создаются различные справочно-информационные документы (акты, справки, докладные записки, обзоры и т. д.).

18. Мингорисполком обеспечивается документами, информационными справочными документами, официально распространяемыми Палатой представителей Национального собрания Республики Беларусь, Советом Республики Национального собрания Республики Беларусь, Конституционным Судом Республики Беларусь, Верховным Судом Республики Беларусь, Высшим Хозяйственным Судом Республики Беларусь, иными государственными органами.

19. В Мингорисполкоме образуется комплекс документов по личному составу (контракты, распоряжения по личному составу и кадровым вопросам, заявления, трудовые книжки и т. д.).

20. Автоматизированная подготовка документов представляет собой процесс документирования с применением средств вычислительной и организационной техники.

Электронный документ - документ, зафиксированный на машинном носителе и содержащий идентифицированную информацию, подлинность которой удостоверена электронной цифровой подписью или удостоверяющим документом.

В результате автоматизированной обработки документной информации пользователь получает документ в виде видеограммы или машинограммы.

Видеограмма - информация, представленная на экране монитора.

Машинограмма - документ, полученный с печатающих устройств вычислительной и организационной техники и оформленный на бланках или стандартных листах бумаги.

Автоматизированная подготовка документов и хранение ее результатов предполагают создание информационной базы, включающей альбом унифицированных форм документов (шаблонов), комплект справочной информации, необходимой для заполнения переменной части унифицированных форм документов.

Задача подготовки текста документа решается в диалоговом режиме. Пользователь вводит переменную информацию в имеющиеся в базе данных унифицированные формы документов, редактирует и распечатывает проект документа.

Автоматизированные альбомы унифицированных форм документов (шаблонов) содержат информацию (шаблоны) для подготовки и оформления в автоматизированном режиме наиболее часто создаваемых документов.

При оформлении организационно-распорядительных документов используется состав реквизитов, предусмотренный СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 01.01.01 г. № 69 (далее - СТБ 6.38-2004).

21. Для сокращения количества применяемых форм документов Мингорисполкома разрабатываются унифицированные формы документов (далее - УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

УФД включаются в табель унифицированных форм документов организации - перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с отражением основных этапов их подготовки и прохождения (далее - табель).

Табель утверждается председателем Мингорисполкома. Разработка, ведение табеля и контроль за его применением осуществляются отделом документооборота и контроля.

Табель разрабатывается с учетом специфики деятельности Мингорисполкома и конкретных задач, которые решаются при разработке табеля.

Документы в табеле могут быть систематизированы по структурным подразделениям и (или) по функциям и задачам управления.

22. Работникам структурных подразделений Мингорисполкома, организаций, имущество которых находится в коммунальной собственности, запрещается создавать документы, не указанные в табеле.

Внесение в табель изменений в Мингорисполкоме осуществляется управлением делами Мингорисполкома в установленном порядке.

Глава 2

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

23. Составление и оформление документов предполагают обязательное соблюдение ряда требований и правил, обеспечивающих их юридическую силу, оперативное и качественное исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной и организационной техники.

24. Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, при необходимости - согласование (визирование) проекта, его подписание, утверждение, размножение (тиражирование).

Составитель документа отвечает за своевременность его подготовки, правильность содержания и оформления, неукоснительно соблюдая требования, установленные для оформления соответствующего вида документа.

25. Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке.

26. Каждый документ должен иметь обязательный для данного вида документа комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.

27. Большинство документов Мингорисполкома составляется на бланках, за исключением совместных документов, докладных записок, справок и иных документов, подготовленных работниками структурных подразделений Мингорисполкома, организаций, имущество которых находится в коммунальной собственности, протоколов общественных объединений, которые оформляются на стандартных листах бумаги в соответствии с СТБ 6.38-2004. Если документ оформляется не на бланке, порядок расположения реквизитов на листе бумаги должен соответствовать требованиям стандарта.

При оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов допускается использовать угловой штамп Мингорисполкома.

28. Требования к гербовым бланкам определяются в соответствии с СТБ 6.38-2004. Бланки Мингорисполкома с использованием государственного герба изготавливаются в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 01.01.01 г. № 000 «Об упорядочении изготовления и использования бланков с изображением государственного герба Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 66, 1/1414) и оформляются по формам согласно приложениям 2-6.

Бланки изготавливаются и учитываются управлением делами Мингорисполкома. В структурные подразделения Мингорисполкома они выдаются по разрешению начальника управления делами Мингорисполкома.

29. Право подписи документов, составленных на бланках Мингорисполкома, имеют председатель Мингорисполкома, его заместители и управляющий делами Мингорисполкома.

30. Оформление документов предполагает соблюдение комплекса требований, предъявляемых к составлению заголовка документа, датированию документа, индексированию, адресованию, согласованию, удостоверению (подписанию, утверждению, проставлению печати), оформлению приложений к документу, проставлению отметок о прохождении, исполнении и месте хранения документа.

31. Реквизит «Дата документа».

Датой документа является дата его подписания. Датой решения Мингорисполкома является дата его принятия; датой протокола - дата проведения заседания Мингорисполкома или совещания.

Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

Дата подписания (принятия) документа и индекс проставляются на бланке на специально отведенном месте. Если документ составлен не на бланке, его дата и индекс (номер) проставляются так же, как на бланке.

Дата и индекс на справке или докладной записке, подготовленной работниками Мингорисполкома, проставляются ниже наименования документа, над его заголовком.

Регистрационный номер телеграммы проставляется в конце текста.

Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Визы», «Отметка о поступлении», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии», «Отметка о переносе данных на машинный носитель» оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца цифрами от 01 до 31, месяц - от 01 до 12, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например <*>:

12 января 2012 года оформляется 12.01.2012

2 января 2012 года следует писать 02.01.2012

<*> Приводимые в настоящей Инструкции примеры не могут рассматриваться как подстрочные примечания к пунктам, части или абзацы пунктов.

Словесно-цифровой способ оформления дат (например, 10 октября 2012 г.) применяется в нормативных правовых актах Республики Беларусь, правовых актах Мингорисполкома и документах финансового характера.

32. Реквизит «Регистрационный индекс».

Индексация документов - это проставление при регистрации их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их создания или поступления.

В Мингорисполкоме реквизит «Регистрационный индекс» входящего документа состоит из порядкового номера документа, возрастающего в пределах календарного года, а исходящего документа - из индекса отдела документооборота и контроля 1/2, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, возрастающего в пределах календарного года (в рамках массива исходящих документов). Например:

1/2-4/1, где 1/2 - индекс структурного подразделения, 4 - номер дела по номенклатуре, 1 - порядковый номер документа.

Индексы исходящих и внутренних документов проставляются на установленном для них месте на бланке, а в документах, составленных без применения бланка, - рядом с датой документа.

Индексами распорядительных документов (решений, распоряжений) и протоколов являются их порядковые номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида в течение календарного года.

На документах, составленных совместно с другими организациями, проставляются порядковые регистрационные индексы, присвоенные документу каждой организацией-составителем, через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо) и указывается единая дата (самая поздняя дата подписания документа). Например:

Решение

24 июля 2012 г. № 14/21

33. Реквизит «Ссылка на индекс и дату входящего документа».

Ссылка на индекс и дату входящего документа располагается на бланке для писем и включает регистрационный индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.

34. Реквизит «Место составления или издания».

Место составления или издания документа располагается под реквизитами «Дата» и «регистрационный индекс».

35. Реквизит «Гриф ограничения доступа».

Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнем углу документа в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

36. Реквизит «Адресат».

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, отдельным должностным лицам и гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Например:

Министерство юстиции

Республики Беларусь

г. Минск-84

При адресовании документа в структурное подразделение без указания должностного лица наименование адресата пишут в именительном падеже. Например:

Минский городской

исполнительный комитет

Управление делами

При направлении документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата и указывается в дательном падеже. Например:

Главе администрации

Фрунзенского района

г. Минска

При направлении документа конкретному должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например:

Министерство образования

Республики Беларусь

Начальнику отдела кадров

Если адресат - лицо, имеющее воинское или ученое звание, ученую степень или другие звания, то они могут указываться в сокращенном виде перед фамилией.

При использовании формы обращения «господин» в начале и в середине фразы, а также в реквизите «Адресат» это слово может быть сокращено («г - н»).

Адресование документа гражданину, в том числе индивидуальному предпринимателю, осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 сентября 2004 г. № 000 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., № 000, 5/14830), вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:

г. Минск-121

При рассылке документа нескольким однородным организациям их названия следует указывать обобщенно. Наименование адресатов указывается в именительном падеже. Например:

Администрации районов г. Минска

Если документ направляют руководителям нескольких однородных организаций, адресат оформляют в дательном падеже. Например:

Главам администраций районов г. Минска

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам. Например:

г. Минск-73

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или организациям своей системы (он указывается на конверте).

Документ не должен содержать больше четырех адресов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.

При направлении документа нескольким адресатам (не более четырех адресатов) на документе, как правило, указываются все адресаты. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. Все экземпляры печатаются на бланках.

Если документ является ответом, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов; такому адресату направляется первый экземпляр документа.

При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа (в тексте документа дается ссылка на дату и номер поручения).

Каждая составная часть реквизита «Адресат» (наименование организации, его структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы получателя, почтовый адрес) должны начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей) адресата знаки препинания не ставятся, в середине строк - сохраняются. При написании адресата допускаются сокращения: п. я. (почтовый ящик), в. ч. (воинская часть), обл. (область), г. (город), с. (село), р-н (район), ул. (улица), пер. (переулок), просп. (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира). В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак «№» не ставится, при литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой (25а).

37. Реквизит «Гриф утверждения».

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения, если иное не предусмотрено законодательством.

Утверждение документов - особый способ введения документа в действие после его подписания, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан.

Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, или утверждение распорядительным актом (решением, распоряжением).

Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу и оформляются реквизитом «Гриф утверждения», который располагается в правом верхнем углу документа, состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия), даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель Минского городского исполнительного

комитета

Подпись Расшифровка подписи

01.04.2012

Если документ утверждается решением, распоряжением, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Решение Минского городского

исполнительного комитета

02.04.2012 № 000

Документ может быть утвержден несколькими должностными лицами (совместные документы организаций). В этом случае документ оформляется не на бланке, а на чистом листе бумаги и грифы утверждения располагаются на одном уровне в пределах площади, отводимой для реквизита «Наименование организации» (автора документа). Наименование организации включается в наименования должностных лиц, утверждающих документ.

Дата (число) утверждения в реквизите «Гриф утверждения» проставляется должностным лицом, утвердившим документ; месяц и год допускается оформлять с помощью технических средств прописными буквами без кавычек.

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек.

38. Реквизит «Резолюция».

Письменные указания руководителя о порядке исполнения или использования документа фиксируются в реквизите «Резолюция», включающем фамилию и инициалы ответственного и иных исполнителей, содержание поручения, срок исполнения. Резолюция подписывается (личная подпись) и датируется. Например:

Прошу подготовить проект

плана работы комиссии к 05.03.2012.

Подпись автора резолюции

Дата

В зависимости от содержания резолюции некоторые из составных элементов (задание, срок исполнения) могут отсутствовать. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Общие указания выражаются следующим образом: «К руководству», «К исполнению», «К сведению».

Резолюции с конкретными указаниями выражаются глаголом в повелительном наклонении или в неопределенной форме и адресуются подчиненным лицам. Например:

Срочно примите меры по обеспечению...

Подпись автора резолюции

Дата

Содержание резолюции должно быть сжатым, но достаточно ясным, четким, конкретным, содержать исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе. Недопустим, например, такой текст резолюции: «Решите, как условились», «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне», «Для ответа после разговора со мной» и т. п.

Резолюция может содержать указания нескольким лицам, а после нее может стоять ремарка, содержащая личное мнение о состоянии дел. Например:

(созыв)

Прошу подготовить заключение до 01.01.2013.

Подпись автора резолюции

Дата

Считаю, что проект требует доработки в части, касающейся организации работы с документами в комитете экономики.

Если в резолюции определяется несколько исполнителей, обязательно наличие указания на исполнителя, являющегося ответственным и представляющего итоговую информацию о выполнении поручения в целом. В случае отсутствия такого указания должностное лицо, указанное первым, является ответственным за выполнение задания.

Срок исполнения устанавливается руководителем исходя из содержания документа либо используются действующие типовые сроки исполнения определенных категорий документов.

В резолюции также определяется необходимость постановки на контроль всего документа либо его отдельных пунктов. Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения. Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты, следует указать номера контролируемых пунктов. Например:

К исполнению.

Для контроля п. п. 4, 5.

Подпись автора резолюции

Дата

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа. Если на документе несколько резолюций, их содержание не должно дублироваться, каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей. Например:

Прошу подготовить бюджетную

заявку по науке до 15.07.2012.

Подпись автора резолюции

Дата

(первая резолюция)

Подготовить проект сводного плана НИР на 2012 год до 01.07.2011.

Подготовить финансовые расчеты

к бюджетной заявке до 14.07.2012.

Подпись

Дата

(вторая резолюция)

Реквизит «Резолюция» размещается в правом верхнем углу первого листа документа ниже реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения». Если резолюций несколько, то их допускается располагать на любой свободной площади лицевой стороны листа документа, не задевая текста и полей. Чтобы выделить резолюцию, ее следует располагать под углом к линии строки.

Допускается прилагать к документу отдельный лист резолюций, оформленный с использованием технических средств, текст должен быть тщательно отредактирован, напечатан на бланке установленной формы без каких-либо исправлений и помарок. При этом помимо подписи указываются инициалы и фамилия автора резолюции, отметка о связи с основным документом (номер и дата документа, к которому относится данный лист резолюции).

Содержание резолюции с документа в обязательном порядке переносится в контрольно-регистрационную карточку документа специалистом отдела документооборота и контроля.

39. Реквизит «Заголовок к тексту».

Документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок.

Заголовок - краткое изложение содержания документа - как правило, состоит из одной фразы и должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа. Например: протокол (чего?) «заседания Ученого совета», решение (о чем?) «О внесении изменений в Устав предприятия», распоряжение (о чем?) «О награждении», должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту».

Заголовок образуется, как правило, с помощью отглагольного существительного в предложном падеже, начинается предлогом «о» и должен отвечать на вопрос «о чем?». Например:

О ходе выполнения комплексной программы.

На документах, текст которых печатается на бумаге формата А5, заголовок к тексту может отсутствовать. В заголовке разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемые в стандартах и классификаторах Республики Беларусь.

В документах большого объема могут составляться подзаголовки. Заголовки и подзаголовки помещаются в левой части листа перед текстом без кавычек и не подчеркиваются.

Реквизит «Заголовок к тексту» располагают от левого поля страницы после реквизитов бланка.

В конце заголовка точка не ставится.

40. Реквизит «Отметка о контроле».

Отметка о контроле располагается в левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначают буквой «К» или словом «Контроль». Данный реквизит проставляется специалистом отдела документооборота и контроля.

41. Реквизит «Отметка о наличии приложения».

Приложения к документам могут быть трех видов:

утверждаемые, согласовываемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (решениями, распоряжениями);

поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительными письмами или другими документами.

Приложения должны иметь все необходимые для документа элементы (наименование, заголовок, дату, отметки о согласовании, утверждении и т. д.). Приложения должны быть завизированы руководителем структурного подразделения.

Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагают после текста документа перед реквизитом «Подпись». О том, что к документу имеются приложения, может указываться и в тексте документа.

Сведения о наличии приложений к письмам оформляются в следующем порядке: если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить после текста перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров. Например:

Приложение: 1. Справка о подготовке школ к новому учебному году на 8 л.

в 2 экз.

2. Список школ на 3 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, полное наименование которого приводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется после текста перед подписью по форме. Например:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложения необходимо оформлять следующим образом. Например:

Приложение: письмо Минэкономики /3032 и приложение

к нему, всего на 7 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о приложении оформляется следующим образом. Например:

Приложение: на 5 л. в 2 экз., в первый адрес.

Не следует оформлять как приложения докладные записки, справки, акты, письма и другие документы, направляемые на основании содержащихся в распорядительных документах указаний. Например:

«Поручить администрациям г. Минска рассмотреть справку финансового управления Мингорисполкома и принять соответствующие меры.»

На этих документах никаких отметок, свидетельствующих об их связи с распорядительным документом, не делается.

42. Реквизит «Подпись».

Подпись - обязательный реквизит документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с их полномочиями, установленными законодательством или иными правовыми актами.

Решения Мингорисполкома подписываются председателем (в его отсутствие - первым заместителем председателя Мингорисполкома) и управляющим делами Мингорисполкома.

Исходящие документы на бланках Мингорисполкома подписываются председателем Мингорисполкома, его заместителями, управляющим делами Мингорисполкома в соответствии с установленным распределением обязанностей между председателем, заместителями председателя и управляющим делами Мингорисполкома (далее - распределение обязанностей). Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера подписывают заместители председателя Мингорисполкома, управляющий делами Мингорисполкома, руководители структурных подразделений Мингорисполкома, организаций, имущество которых находится в коммунальной собственности, их заместители, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы их прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

Письма представляются на подпись в двух экземплярах (подлинник и копия).

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, включая наименование организации (полное, если документ оформлен не на бланке, и видовое - на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Правила оформления подписи в организационно - распорядительных документах определены СТБ 6.38-2004.

Например:

Полное:

Председатель Минского городского

исполнительного комитета Подпись Расшифровка подписи

Видовое:

Председатель Подпись Расшифровка подписи

Документы могут подписываться двумя и более должностными лицами.

Подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Председатель Подпись Расшифровка подписи

Управляющий делами Подпись Расшифровка подписи

Если документ подписывается должностными лицами одного ранга, то их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Министр лесного хозяйства Министр экономики

Республики Беларусь Республики Беларусь

Расшифровка подписи Расшифровка подписи

В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии:

Председатель комиссии Подпись Расшифровка подписи

Члены комиссии Подпись Расшифровка подписи

Подпись Расшифровка подписи

Если должностное лицо, предполагаемая подпись которого внесена в проект документа, отсутствует, то документ подписывается лицом, исполняющим его обязанности, или заместителем. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: «и. о.», «зам.») за исключением случаев подготовки нормативных правовых актов. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Документы, принимаемые несколькими органами государственного управления (должностными лицами), подписываются в количестве, обеспечивающем хранение указанных документов с подлинными подписями во всех этих органах управления.

43. Реквизит «Гриф приложения».

Документы, утверждаемые, согласуемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (положения, уставы, инструкции и т. п.), являются не частью распорядительного документа, а самостоятельными документами, обретающими юридическую силу только с момента утверждения их Мингорисполкомом. Нормативное предписание об утверждении акта формулируется одним из следующих способов: «Утвердить прилагаемое положение о...», «Утвердить положение о... (прилагается)».