Инструкция по документационному обеспечению управления в Минском городском исполнительном комитете (стр. 5 )

обеспечению управления в Минском

городском исполнительном комитете

Форма бланка протокола

Государственный герб

Республики Беларусь

МІНСКІ ГАРАДСКІ ВЫКАНАЎЧЫ КАМІТЭТ ПРАТАКОЛ ________ № _________ г. Мінск

МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ ПРОТОКОЛ г. Минск

Приложение 5

к Инструкции по документационному

обеспечению управления в Минском

городском исполнительном комитете

Форма бланка для письма

Государственный герб

Республики Беларусь

МІНСКІ ГАРАДСКІ ВЫКАНАЎЧЫ КАМІТЭТ пр. Незалежнасці, 8; г. Мінск тэл. (0, Р/р № у філіяле № 000 ААТ “Белінвестбанк” г. Мінска, код 739 _______________ № __________ На № ________ ад ___________

МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ пр. Независимости, 8; г. Минск , Р/с № в филиале № 000 г. Минска, код 739

Приложение 6

к Инструкции по документационному

обеспечению управления в Минском

городском исполнительном комитете

Форма сводной номенклатуры дел горисполкома

Минский городской исполнительный комитет НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _____________№______ г. Минск на _________ год

УТВЕРЖДАЮ Председатель горисполкома Подпись Расшифровка подписи Дата

Индекс дела	Название раздела (подраздела) заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Номенклатура дел составлена на основании________________________________________

(название и выходные данные нормативных правовых актов,

_____________________________________________________________________________

использованных при определении сроков хранения дел)

Начальник управления делами Подпись Расшифровка

подписи

Наименование должности лица,

ответственного за ведение архивного дела

Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЭК горисполкома _______________№_____

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЭМК учреждения «Государственный архив Минской области _______________№_____

Приложение 7

к Инструкции по документационному

обеспечению управления в Минском

городском исполнительном комитете

Форма номенклатуры дел структурного подразделения

(общественной организации) горисполкома

Минский городской исполнительный комитет Наименование структурного подразделения (общественной организации) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _____________№______ г. Минск на _________ год

Индекс дела	Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Номенклатура дел составлена на основании________________________________________

(название и выходные данные нормативных правовых актов,

_____________________________________________________________________________

использованных при определении сроков хранения дел)

Наименование должности руководителя структурного подразделения (общественной организации)

Подпись

Расшифровка подписи

Наименование должности лица,

ответственного за ведение архивного дела

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 8

к Инструкции по документационному

обеспечению управления в Минском

городском исполнительном комитете

Форма итоговой записи к номенклатуре дел горисполкома

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в _________ году в Мингорисполкоме

По срокам хранения	Всего	В том числе
переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Начальник управления делами Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы

в управление делами

Наименование должности лица, передавшего сведения Дата

Подпись

Расшифровка подписи

Приложение 9

к Инструкции по документационному

обеспечению управления в Минском

городском исполнительном комитете

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела №__________

№ п/п	Дата документа	Индекс документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _____________________________________________________ листов документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ___________________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Дата

Подпись

Расшифровка подписи

Приложение 10

к Инструкции по документационному

обеспечению управления в Минском

городском исполнительном комитете

Форма листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _______

В деле подшито (вложено) и пронумеровано _______________________________________

(цифрами и прописью)

лист(ов), в том числе:

литерные номера

пропущенные номера:

+ листов внутренней описи

Особенности физического состояния и формирования дел	Номера листов
1	2

Наименование должности лица, составившего заверительную надпись Дата

Подпись

Расшифровка подписи

Приложение 11

к Инструкции по документационному

обеспечению управления в Минском

городском исполнительном комитете

Форма обложки дела

Ф. №______________________ Оп. №_____________________ Д. №______________________ Минский городской исполнительный комитет Управление делами Отдел по подготовке заседаний исполкома Дело № 1/1-05 Том 7 Распоряжения № 000р – 625р председателя горисполкома по основной деятельности. 02.07.2003 29.07.2003 На 200 листах Хранить постоянно Ф. №______________________ Оп. №_____________________ Д. №______________________

Приложение 12

к Инструкции по документационному

обеспечению управления в Минском

городском исполнительном комитете

Форма описи дел постоянного, временного

(свыше 10 лет) хранения и по личному составу

структурного подразделения (общественной

организации) горисполкома

Минский городской исполнительный комитет Наименование структурного подразделения (общественной организации)

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения (общественной организации) Подпись Расшифровка подписи Дата

ОПИСЬ № _______

дел ________________________
наименование категории дел

за ___________ год

№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Название раздела, заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6*	7

В данную опись внесено________________________________________________________

(цифрами и прописью)

дел с № _____ по № _____, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи Дата

Подпись

Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления делами Подпись Расшифровка подписи

Дата

___________________

Передал __________________________________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

Наименование должности работника, передавшего дела Дата

Подпись

Расшифровка подписи

Принял ___________________________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, ответственного за ведение архивного дела Дата

Подпись

Расшифровка подписи

* Графа 6 отсутствует в описях дел постоянного хранения.

Приложение 13

к Инструкции по документационному

обеспечению управления в Минском

городском исполнительном комитете

Форма акта о выделении к уничтожению

документов и дел, не подлежащих хранению

Минский городской исполнительный комитет АКТ ___________ № ____ г. Минск

УТВЕРЖДАЮ Председатель горисполкома Подпись Расшифровка подписи Дата

О выделении к уничтожению документов

и дел, не подлежащих хранению

На основании_________________________________________________________________

(названия и выходные данные нормативных правовых актов, использованных

_____________________________________________________________________________

при проведении экспертизы ценности)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы и дела фонда №

_____________________________________________________________________________

(название фонда)

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера номенклатур (описей) за год(ы)	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи	Количество дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого_________________________________ дел за__________________ год (ы)

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за____ год(ы) утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК отдела по архивам и делопроизводству главного управления юстиции Миноблисполкома

(протокол __________№_______)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу ценности Расшифровка

документов Подпись подписи

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЭК горисполкома ____________№ __________

СОГЛАСОВАНО* Протокол заседания ЭПК отдела по архивам и делопроизводству главного управления юстиции Миноблисполкома _____________ № ____________

Документы в количестве _________________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

весом _________________ кг сданы в ____________________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _______________ № _______________

Наименование должности работника

горисполкома, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности лица,

ответственного за ведение архивного

дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

_______________________________________________________________________

* Оформляется в актах о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК»

Приложение 14

к Инструкции по документационному

обеспечению управления в Минском

городском исполнительном комитете

Форма карты-заместителя дела

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Минский городской

исполнительный комитет

Дело № ______________________________________________________________________

(индекс по номенклатуре дел или номер по описи и заголовок)

Выдано ___________________ во временное пользование до _________________________

(дата выдачи) (дата возврата)

Выдал			Получил
	(наименование должности, подпись,			(наименование должности, подпись,
	расшифровка подписи лица,			расшифровка подписи лица,
	выдавшего дело)			которому выдано дело)

Приложение 15

к Инструкции по документационному

обеспечению управления в Минском

городском исполнительном комитете

Форма журнала учета размножаемых (копируемых) документов с ограничительным грифом «Для служебного пользования»

ЖУРНАЛ

учета размножаемых (копируемых) документов (изданий) с

ограничительным грифом «Для служебного пользования»

№ п/п

Дата поступления заказа и подпись лица, получившего документ для копирования

Фамилия исполнителя, сдавшего документ для копирования, и индекс его структурного подразделения

Наименование документа или его номер

Количество листов оригинала документа

Количество размноженных экземпляров

Дата, фамилия и подпись лица, получившего выполнен-ный заказ и оригинал документа

Приложение 16

к Инструкции по документационному

обеспечению управления в Минском

городском исполнительном комитете

Форма журнала решений Мингорисполкома и распоряжений председателя Мингорисполкома с ограничительным грифом «Для служебного пользования»

ЖУРНАЛ

учета решений Мингорисполкома и распоряжений председателя Мингорисполкома

с ограничительным грифом «Для служебного пользования»

№ п/п

Номер и дата документа

Кол-во экземпляров

Номер контроль-ного экз., сдаваемого в архив

Дата выдачи доку-мента

Номер экзем-пляра

Фамилия и иници-алы полу-чателя, подраз-деление

Подпись получателя

Приме-чание

Приложение 17

к Инструкции по документационному

обеспечению управления в Минском

городском исполнительном комитете

Форма журнала учета дел с ограничительным грифом «Для служебного пользования»,

поступивших в архив Мингорисполкома

ЖУРНАЛ

учета дел с ограничительным грифом «Для служебного пользования»,

поступивших в архив Мингорисполкома

№ п/п

Дата поступления дела

Подпись лица, принявшего дело

Индекс дела и год его форми-рования

Наименование дела

Кол-во листо в деле

Номер и дата сдаточной описи, в которую включено дело