Документ, оформленный с нарушением требований СТБ 6.38-2004, возвращается помощником председателя и помощниками заместителей председателя Мингорисполкома ответственному исполнителю для доработки.
88. Правильно оформленные и подписанные документы, предназначенные для отправки, передаются в отдел документооборота и контроля для их регистрации и отправки.
Перед регистрацией исходящего документа специалист отдела документооборота и контроля проверяет:
правильность оформления документа с использованием компьютерных технологий и размещения на нем всех необходимых реквизитов;
правильность адресования документа и наличие адреса;
наличие соответствующих подписей;
наличие виз на копиях документов, остающихся в деле;
наличие заверенных приложений к документу и соответствие количества их экземпляров количеству указанных в документе адресатов.
Документы, не соответствующие вышеизложенным требованиям, регистрации и отправке не подлежат и возвращаются ответственному исполнителю для доработки.
89. Документы, готовые к отправке, передаются в отдел документооборота и контроля в открытом виде с указанием почтового адреса или списком рассылки, если отправляются более чем в четыре адреса. Обработка и отправка документов производится, как правило, в день их подписания и не позже чем за два часа до окончания рабочего дня. Если подлежащий к отправке документ не подготовлен к указанному времени, исполнитель обязан предупредить об этом отдел документооборота и контроля.
Документы, имеющие срочный характер, обрабатываются немедленно.
90. Документы, отправляемые одному адресату, должны быть вложены в один конверт, на котором указываются почтовый адрес и наименование корреспондента.
91. Законвертированная корреспонденция в зависимости от срочности доставки адресату отправляется фельдсвязью или почтой.
Телеграммы передаются в отдел документооборота и контроля с приложением необходимого количества заверенных копий (по числу городов, других населенных пунктов, администраций районов г. Минска, указанных в адресе).
На заказную корреспонденцию составляется реестр рассылки, в котором работник отдела документооборота и контроля проставляет свою фамилию и дату отправки.
Реестры подшиваются в дела и хранятся в течение года.
92. Срочные документы регистрируются в установленном порядке и передаются адресату по электронным и иным каналам связи. Подлинник документа возвращается в отдел документооборота и контроля для отправки по почте или для приобщения к делу.
93. Отправка дополнительных экземпляров документа или замена разосланного ранее документа осуществляется только по указанию лица, подписавшего документ, или начальника отдела документооборота и контроля.
94. Документы на съемных машинных носителях (дисках, дискетах и др.) принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке. Копия сопроводительного письма помещается в дело на общих основаниях
95. Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в пределах Мингорисполкома.
Прохождение внутренних документов в Мингорисполкоме на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих.
Документы, подготовленные непосредственно в структурном подразделении Мингорисполкома, организации, имущество которых находится в коммунальной собственности, (инициативные письма, докладные записки, заключения, справки и т. п.) и адресованные руководству Мингорисполкома, регистрируются в данном структурном подразделении или организации.
Этим документам присваивается регистрационный индекс, состоящий из индекса структурного подразделения или организации, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, возрастающего в пределах календарного года. Например:
1/2-4/1, где 1/2 - индекс структурного подразделения, 4 - номер дела по номенклатуре, 1 - порядковый номер документа.
На документах, составленных совместно несколькими структурными подразделениями Мингорисполкома, проставляется регистрационный индекс, присвоенный документу основным структурным подразделением-исполнителем.
96. Протоколы совещаний у председателя Мингорисполкома, его заместителей оформляются структурным подразделением Мингорисполкома, организацией, имущество которой находится в коммунальной собственности, подготовившей совещание. Учитываются и контролируются данные протоколы в этих же структурных подразделениях Мингорисполкома, организациях, имущество которых находится в коммунальной собственности. Для отправки такой протокол передается в отдел документооборота и контроля с указателем рассылки и необходимым количеством копий протокола.
97. Докладные записки на имя руководства Мингорисполкома, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностными лицами, которым они направлены, после чего передаются в установленном порядке для исполнения в соответствующие структурные подразделения Мингорисполкома, организации, имущество которых находится в коммунальной собственности или подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел.
98. Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов на всех этапах прохождения осуществляется с обязательной отметкой в РКК.
Глава 7
АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
МИНГОРИСПОЛКОМА
99. Работа с полученной и созданной документацией сопровождается в Мингорисполкоме решением задач по ее учету, регистрации, контролю исполнения, в процессе выполнения которых проводится поиск и систематизация документов и содержащейся в них информации. Реализация указанных задач по обработке документации осуществляется с помощью АСУД.
АСУД создается с помощью автоматизированных средств обработки информации.
АСУД включает правила регистрации документов, информационно-поисковые массивы, комплекс классификаторов.
100. Автоматизированные картотеки обеспечивают пользователей информацией о всех зарегистрированных и контролируемых документах.
Картотеки размещаются на автоматизированных рабочих местах, объединенных в локальную сеть.
Поиск информации о документах может производиться в местах их регистрации, контроля исполнения и с автоматизированных рабочих мест непосредственно пользователей.
101. Работа по регистрации и контролю исполнения документов в автоматизированном режиме включает следующие основные операции:
ввод в РКК общих сведений о документе;
ввод задания (резолюции) по исполнению документа;
распечатку РКК;
ввод в РКК сведений о ходе исполнения документа;
корректировку хода и сроков исполнения документа (задания);
предупредительный контроль;
заполнение РКК по результатам исполнения документа;
поиск РКК по запросам;
обработку картотеки для получения статистических и аналитических отчетов о зарегистрированных и контролируемых документах.
102. Ввод информации в автоматизированные картотеки осуществляется непосредственно с документов в соответствии с принятыми формами РКК. Получение результатов обработки информации на экране дисплея и в печатном виде осуществляется в соответствии с принятыми формами представления сообщений и обобщающих сводок.
103. Отдел документооборота и контроля осуществляет справочную работу по всем поступающим документам. Структурные подразделения Мингорисполкома, организации, имущество которых находится коммунальной собственности, администрации районов г. Минска ведут справочную работу по документам, поступившим в их адрес и отправленным за подписью их руководителей, а также по документам, находившимся на исполнении.
104. Выходная информация при работе с картотеками представляется в форме, адекватной запросу пользователя. Пользователю могут выдаваться РКК, содержащиеся в картотеках, сообщения - ответы на запросы, обобщенные ведомости - отчеты, содержащие информацию, сгруппированную по определенным признакам.
105. Выходная информация рассчитана на передачу:
работникам отдела документооборота и контроля (сводки о зарегистрированных и поставленных на контроль документах, ходе и результатах их исполнения);
исполнителям (ответы на запросы, напоминания о приближении срока исполнения документа, сообщения об истечении срока исполнения и т. д.);
руководству Мингорисполкома и структурных подразделений, организаций, имущество которых находится в коммунальной собственности (сводки об объеме документооборота, тематике документов, справки о выполнении заданий, о состоянии исполнительской дисциплины и т. п.).
106. Выходные сообщения выдаются с заданной периодичностью (ежедневно, ежеквартально, ежемесячно и т. п.) по запросам пользователей.
При ведении автоматизированных картотек выходные ведомости могут выдаваться на экран дисплея и на печать (в форме машинограмм).
Выходная информация может доводиться до пользователей путем передачи информации по локальной вычислительной сети, передачи на дискетах, рассылки машинограмм или по телефону.
107. Обобщающие сведения группируются в выходных ведомостях по различным признакам и их сочетаниям:
по исполнителям;
по корреспондентам;
по видам документов;
по стадиям исполнения документов (выполненные, невыполненные, просроченные);
по вопросам и т. д.
108. Выходные формы в зависимости от назначения могут иметь различные названия (например, напоминания о приближении сроков исполнения документов, уведомления об истечении сроков исполнения документов, справки о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях и т. д.).
Глава 8
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
109. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в Мингорисполком документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений в РКК.
110. Регистрация документов служит для:
включения сведений о документах в АСУД;
формирования статистической отчетности.
111. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, договорные, переписка и др.), как создаваемые в Мингорисполкоме, так и поступающие из других организаций и от физических лиц независимо от носителей и способов записи информации (машинописные, машиночитаемые и т. д.).
112. Отдельной регистрации и учету подлежат следующие группы документов:
распорядительные документы по основной деятельности;
распорядительные документы по личному составу;
входящие документы;
исходящие документы;
внутренние документы;
обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.
113. Регистрация документов в Мингорисполкоме осуществляется с использованием различных регистрационных форм и технических средств на основе единых регистрационных данных: наименования документа, автора (корреспондента), даты, индекса документа, заголовка, исполнителя, срока исполнения, отметки об исполнении, места хранения. В случае необходимости этот перечень может дополняться (куратор, ход исполнения, индекс и рубрикатор по классификатору и др.). Регистрационные данные переносятся из документа в РКК без изменений (возможно использование общепринятых сокращений).
114. Документы регистрируются и индексируются в местах их создания или поступления (в отделе документооборота и контроля, в структурных подразделениях аппарата Мингорисполкома, организациях, имущество которых находится коммунальной собственности, работающих с соответствующими видами документации).
115. Индекс (регистрационный номер) служит главным учетным и поисковым признаком документа. Он указывает на принадлежность документа к конкретной классификационной группе и на порядковый номер в этой группе. Основой для индексации документов служит номенклатура дел Мингорисполкома.
Индекс должен иметь стабильное расположение составных частей.
116. Документы, зарегистрированные в Мингорисполкоме и переданные в структурные подразделения Мингорисполкома, организации, имущество которых находится в коммунальной собственности, вторичной регистрации не подлежат.
Глава 9
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
117. Контроль исполнения документов осуществляется с целью обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние документы, которые по своему характеру требуют решения (ответа) и имеют предписание о контроле председателя Мингорисполкома, его заместителей или управляющего делами. На контроль могут быть поставлены также устные поручения председателя Мингорисполкома, его заместителей и управляющего делами.
Предметом контроля являются содержащиеся в документах задания, поручения, решения, просьбы, предложения. Контролируемые задания и поручения отражаются также в резолюции документа.
118. Общее руководство организацией контроля фактического исполнения документов осуществляют председатель Мингорисполкома, его заместители, управляющий делами Мингорисполкома в соответствии с распределением обязанностей.
119. Ежедневный оперативный контроль за соблюдением сроков исполнения поступивших в Мингорисполком и изданных Мингорисполкомом документов, поручений по ним, а также поручений руководства Мингорисполкома осуществляют помощник председателя Мингорисполкома и помощники заместителей председателя Мингорисполкома.
В этих целях помощник председателя Мингорисполкома и помощники заместителей председателя Мингорисполкома:
ежедневно готовят (просматривают, систематизируют) и докладывают руководству переданную из управления делами корреспонденцию;
своевременно докладывают документы, поступившие из вышестоящих государственных органов, со сроками исполнения менее 10 дней и принимают меры по их немедленному доведению до исполнителей;
осуществляют контроль за соблюдением сроков подготовки ответов или информации по документам, поступившим из вышестоящих государственных органов, структурными подразделениями Мингорисполкома, организациями, собственность которых находится в коммунальной собственности, администрациями районов г. Минска, курируемыми председателем Мингорисполкома или его заместителями, докладывают об их исполнении и контролируют своевременность их отправки;
ежемесячно докладывают руководству Мингорисполкома сведения об исполнительской дисциплине курируемых структурных подразделений Мингорисполкома, организаций, собственность которых находится в коммунальной собственности, администраций районов г. Минска, готовят материалы для привлечения исполнителей к дисциплинарной ответственности за несвоевременное и некачественное исполнение.
120. Организацию оперативного контроля, систематическую проверку исполнения поступивших в Мингорисполком документов (за исключением обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц) осуществляет управление делами.
121. Отдел документооборота и контроля:
организует и осуществляет постоянный контроль за ходом выполнения указов, декретов, распоряжений Президента Республики Беларусь, распоряжений Администрации Президента Республики Беларусь, постановлений Совета Министров Республики Беларусь, протоколов заседаний Президиума Совета Министров Республики Беларусь, распоряжений Премьер-министра Республики Беларусь, решений Мингорисполкома, распоряжений председателя Мингорисполкома (далее - правовые акты), протоколов и поручений Президента Республики Беларусь, Премьер-министра Республики Беларусь и заместителей Премьер-министра Республики Беларусь, министерств и других государственных органов, поручений председателя Мингорисполкома и его заместителей (далее - служебные документы);
в соответствии с законодательством участвует в проверках деятельности структурных подразделений Мингорисполкома, организаций, собственность которых находится в коммунальной собственности г. Минска и администраций районов г. Минска в части организации делопроизводства;
систематически проводит анализ состояния исполнительской дисциплины.
122. Руководители структурных подразделений Мингорисполкома, организаций, имущество которых находится в коммунальной собственности, администраций районов г. Минска организуют исполнение документов, взятых на контроль отделом документооборота и контроля и направленных им на исполнение; документов, поступивших непосредственно в адрес структурных подразделений; внутренних документов, подготовленных этими же структурными подразделениями.
Контроль за исполнением таких документов возлагается на руководителей структурных подразделений Мингорисполкома, организаций, собственность которых находится в коммунальной собственности, администраций районов г. Минска.
123. Система контроля исполнения правовых актов, служебных документов и поручений по ним включает:
учет и постановку на контроль;
своевременное доведение до сведения исполнителей;
контроль за сроками исполнения;
проверку хода выполнения;
отчетность о результатах исполнения;
снятие с контроля, учет, обобщение и анализ результатов исполнения;
оценку состояния исполнительской дисциплины.
124. Учет и рассылку исполнителям иных правовых актов и служебных документов осуществляет отдел документооборота и контроля.
125. Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документа (решения, распоряжения, протокола).
Основным источником сведений, необходимых для ведения контроля, является резолюция на документе.
При отсутствии резолюции необходимые сведения выделяются из текста самого документа (исполнители, содержание задания, срок).
126. Сроки промежуточного контроля (контрольные даты для напоминания или доклада о ходе исполнения) определяются на основе резолюции руководителя (например, «докладывать еженедельно») или по усмотрению отдела документооборота и контроля с учетом общей продолжительности установленного срока
исполнения.
127. Сроки исполнения фиксируются в тексте документа или в резолюции к нему.
Сроки исполнения внутренних и исходящих документов исчисляются в календарных днях с даты их подписания (принятия, утверждения), а для поступивших - с даты поступления.
Срок исполнения документов может быть связан с определенными событиями, действиями, например: «Подготовить к заседанию Мингорисполкома».
Если дата исполнения приходится на нерабочий день, то сроком исполнения считается предыдущий рабочий день.
128. Сроки исполнения документов могут быть индивидуальными или типовыми.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководством Мингорисполкома исходя из срока, определенного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Если на контроль ставятся отдельные пункты документов, а общий срок контроля не указан, то сроком исполнения всего документа считается дата исполнения последнего по срокам пункта или дата представления последней информации по исполнению документа.
При отсутствии срока исполнения в документе или в резолюции исполнение осуществляется в соответствии с типовыми сроками.
В случае, когда срок исполнения нигде не указан, документ должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются правовыми актами государственных органов.
129. Решения и поручения Президента Республики Беларусь исполняются в порядке и сроки, предусмотренные распоряжением Президента Республики Беларусь от 01.01.01 г. № 000рп «О совершенствовании порядка прохождения документов, вносимых на рассмотрение Президента Республики Беларусь, и об усилении контроля за выполнением решений и поручений Президента Республики Беларусь» и распоряжением Президента Республики Беларусь от 01.01.01 г. № 224рп «О совершенствовании контроля за выполнением протоколов поручений Президента Республики Беларусь».
130. Изменение или продление сроков исполнения документов допускается с письменного разрешения председателя Мингорисполкома или его заместителя, установившего указанный срок. Приостановить исполнение документа или отменить его исполнение имеет право только должностное лицо, подписавшее документ. Сроки исполнения правовых актов, служебных документов и поручений по ним вышестоящих государственных органов могут изменяться только этими органами.
Продление срока оформляется не менее чем за 5 календарных дней до даты окончания исполнения или сразу же после получения задания.
При необходимости изменения срока выполнения задания исполнитель представляет на имя председателя Мингорисполкома или его заместителя, установившего этот срок, мотивированную просьбу о продлении исполнения задания с указанием нового срока, конкретных причин невыполнения или срыва сроков выполнения задания исполнителем, принятых мерах к виновным, в том числе мерах дисциплинарного взыскания. Если новый срок превышает один месяц, отдел документооборота и контроля имеет право запросить у исполнителя промежуточную информацию о ходе выполнения поручения.
131. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, зафиксированных в нем, сообщения результатов заинтересованным организациям или другого документированного подтверждения исполнения. В РКК документа делается отметка об исполнении.
Снятие с контроля правовых актов оформляется карточкой снятия с контроля, которая подписывается заместителем председателя Мингорисполкома, ответственным за контроль, после чего утверждается председателем Мингорисполкома.
132. Сведения о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях Мингорисполкома, организациях, имущество которых находится в коммунальной собственности, администрациях районов г. Минска представляются управлением делами на рассмотрение руководства Мингорисполкома.
Глава 10
РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЯ С ДОКУМЕНТАМИ
133. Исполнитель получает документы после их регистрации в соответствии с резолюциями руководства Мингорисполкома, руководства структурного подразделения Мингорисполкома, организации, имущество которой находится коммунальной собственности, с учетом распределения функциональных обязанностей.
134. Исполнитель знакомится с документами в день их поступления. Если документы имеют длительный срок исполнения (не менее 6 месяцев) и установлены даты промежуточного контроля, исполнитель сообщает в отдел документооборота и контроля о результатах каждого этапа выполненной работы.
135. При решении оперативных вопросов на безбумажной основе (по телефону, на личном приеме и т. д.) на исполненном документе и в регистрационно-контрольной карточке исполнитель делает отметку об исполнении. Например:
В дело 3-10
Вопрос решен по телефону
с начальником отдела
на совещании будет присутствовать
ведущий специалист .
Подпись исполнителя
Дата
136. При подготовке проекта документа исполнитель учитывает ранее изданные по данному вопросу документы и требования законодательства.
Подготовленный проект документа печатается и оформляется в соответствии с установленными требованиями, согласовывается с заинтересованными в установленном порядке.
Исполнитель несет ответственность за полноту, достоверность и своевременность сообщаемой информации.
Содержание проектов служебных документов не подлежит разглашению, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к их исполнению.
После согласования проекта исходящего документа он передается на подпись председателю Мингорисполкома или его заместителю, или управляющему делами, а затем на регистрацию и отправку.
Если документ является ответом, то документ-запрос подшивается в дело вместе с документом-ответом. В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет дело, в которое должен быть подшит документ. Исполнитель проставляет отметку об исполнении и направлении его в дело.
Глава 11
УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ОФОРМЛЕНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
С ГРИФОМ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА
137. Пользование информацией ограничивается законодательством в целях защиты сведений, распространение которых может нанести ущерб экономике государства, его обороноспособности, интеллектуальной собственности, а также чести и достоинству, личной и семейной жизни граждан.
138. Общий порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения определен Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 01.01.01 г. № 000.
139. К информации ограниченного распространения относятся несекретные сведения, распространение которых нежелательно для интересов деятельности Мингорисполкома, администраций районов, организаций коммунальной собственности г. Минска.
140. Под распространением понимается сообщение, публикация сведений в печати и иных средствах массовой информации, а также доведение материалов, содержащих указанные сведения, любыми другими способами (музеи, выставки, семинары, симпозиумы, ярмарки, тендеры и др.) до юридических и физических лиц, которым не предоставлено право ознакомления с ними, а также вывоз материалов, содержащих сведения ограниченного распространения, за границу или передача их иностранным гражданам.
141. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в данной главе.
142. Регистрация (учет) документов (изданий) с грифом ограниченного распространения («Для служебного пользования» (ДСП), «Не для печати» (НДП), «Не подлежит оглашению» (НПО) и др.) осуществляется главным специалистом отдела документооборота и контроля управления делами Мингорисполкома, ведущим учет несекретной документации.
143. Регистрации (учету) подлежат все документы (издания), имеющие гриф ограничения распространения. В этом случае к регистрационному индексу документа (издания) добавляются буквы «ДСП», «НДП», «НПО».
В регистрационно-контрольной карточке указываются количество поступивших (или отправляемых) экземпляров документа (издания), номера этих экземпляров и количество листов документа (издания).
Документы (издания) ДСП хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).
144. При направлении документов (изданий) в структурные подразделения Мингорисполкома, организации, имущество которых находится в коммунальной собственности, администрации районов г. Минска перед фамилией лица, которому направляется документ (издание), в учетной карточке указывается номер экземпляра передаваемого ему документа (издания) и дата его передачи.
Передача таких документов (изданий) производится под расписку лицу, назначенному ответственным в структурном подразделении Мингорисполкома, организации, имущество которой находится в коммунальной собственности, администрации района г. Минска за получение документов (изданий) с грифом ограниченного распространения.
Пересылка сторонним организациям осуществляется фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями либо с использованием защищенных систем электросвязи.
145. Документы (издания) с ограничительным грифом «Для служебного пользования» создаются (редактируются) в электронном виде и печатаются в структурных подразделениях Мингорисполкома. В правом верхнем углу первой страницы исходящих и внутренних документов (изданий), на обложке и титульном листе документа (издания) (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих информацию ограниченного распространения, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам (изданиям) проставляются ограничительный гриф и номер экземпляра.
В левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа каждого экземпляра документа (издания) работник, подготовивший данный документ (далее – исполнитель), должен указать фамилию исполнителя, номер телефона исполнителя, имя файла, количество отпечатанных экземпляров и дату печатания документа.
146. Необходимость проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования» определяется исполнителем, руководителем структурного подразделения, в котором подготовлен проект документа, или должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ.
Если один из пунктов документа имеет ограничительный гриф «Для служебного пользования», гриф присваивается всему документу.
При необходимости на этапе подготовки и разработки проекта документа он может иметь ограничительный гриф «Для служебного пользования», который снимается после утверждения (подписания) документа.
Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения или о снятии ограничительного грифа «Для служебного пользования», несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.
147. Листы журналов учета размножаемых (копируемых) документов (изданий) с ограничительным грифом «Для служебного пользования» (приложение 15); решений Мингорисполкома и распоряжений председателя Мингорисполкома с ограничительным грифом «Для служебного пользования» (приложение 16); дел ДСП, поступивших в архив Мингорисполкома (приложение 17), должны быть пронумерованы (черным графитовым карандашом в правом верхнем углу листа), прошнурованы и опечатаны. На последнем листе делается запись: «В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено мастичной печатью (количество листов прописью) листов». Опечатывание производится с помощью бумажной наклейки с оттиском печати таким образом, чтобы захватывались нити шнура прошивки дела. Запись заверяется подписью начальника управления делами с проставлением даты.
148. Учет решений Мингорисполкома и распоряжений председателя Мингорисполкома, имеющих гриф ограничения распространения, ведется отделом по подготовке заседаний исполкома управления делами (далее – отдел по подготовке заседаний исполкома) в картотеке регистрации решений и распоряжений без грифа.
Под регистрационным номером такого документа в карточке пишутся буквы ДСП, НДП, НПО.
Номера экземпляров рассылаемого адресатам решения или распоряжения записываются в указателе рассылки.
149. Рассылаемые отделом по подготовке заседаний исполкома материалы с грифом ограничения доступа к заседаниям Мингорисполкома подлежат возврату в указанный отдел. В отделе по подготовке заседаний исполкома ведется поэкземплярный учет рассылки и возврата этих материалов. По минованию надобности они уничтожаются работниками этого же отдела в установленном порядке.
150. При необходимости рассылки копий поступившего в Мингорисполком документа с грифом ограниченного распространения на копиях указывается номер поступившего экземпляра документа, дополненный (в скобках) порядковым номером экземпляра-копии (например: Экз. № 24(1), Экз. № 24(2) и т. д.). Если такие документы (издания) направляются по нескольким адресам, составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов, изданий.
Корреспонденцию с ограничительным грифом «Для служебного пользования» запрещается передавать по факсимильной и незащищенной электронной связи.
151. Размножение (копирование) документов (изданий) с грифом ограничения доступа, как правило, производится в бюро машинописной, копировально-множительной техники управления делами.
В бюро машинописной, копировально-множительной техники управления делами ведется журнал поэкземплярного учета размножения (копирования) документов (изданий) с грифом ограниченного распространения. Документы (издания) принимаются от специалиста и сдаются специалисту под расписку в журнале.
Печатание и размножение (копирование) документов (изданий) ДСП производятся в строго ограниченном количестве экземпляров.
Информация о размножении (копировании) с указанием даты, номеров экземпляров и адресатов заносится на оборотную сторону документа ДСП, помещаемого в дело по номеклатуре, и в его учетную карточку или к документу прилагается утвержденный указатель рассылки.
152. Исполненные документы с ограничительным грифом «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства.
Все документы и дела с грифом ограниченного распространения формируются в дела постоянного хранения.
Лица, не работающие в Мингорисполкоме, допускаются к ознакомлению с такими документами по разрешению управляющего делами Мингорисполкома или начальника управления делами.
Подлежащие уничтожению документы и дела должны в обязательном порядке уничтожаться по акту, измельчаться до степени, исключающей возможность прочтения текста, или сжигаться.
153. Запрещается пользоваться данными, содержащимися в документах (изданиях) с грифом ограниченного распространения в открытых выступлениях (в печати, по радио и т. д.).
154. О фактах утраты документов (изданий) с грифом ограниченного распространения немедленно ставится в известность управляющий делами Мингорисполкома и начальник управления делами.
155. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушения порядка обращения с документами (изданиями), содержащими такую информацию, работник структурного подразделения Мингорисполкома, администрации района, организации, имущество которой находится в коммунальной собственности г. Минска, может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
Ответственность за организацию и осуществление надлежащего учета, за хранение, размножение, использование и уничтожение документов (изданий) с грифом ограниченного распространения несут руководители структурных подразделений Мингорисполкома, главы администраций районов и руководители организаций, имущество которых находится в коммунальной собственности.
156. Контроль за состоянием работы с документами ограниченного распространения в структурных подразделениях Мингорисполкома, организациях, имущество которых находится в коммунальной собственности, администрациях районов г. Минска производится не реже одного раза в год специально создаваемой распоряжением председателя Мингорисполкома рабочей группой.
Раздел IV
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В МИНГОРИСПОЛКОМЕ, ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ИХ
НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ
Глава 12
СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
157. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
В делопроизводстве номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
158. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве Мингорисполкома составляется номенклатура дел (далее – сводная номенклатура дел) и номенклатура дел каждого структурного подразделения.
159. Сводная номенклатура дел составляется управлением делами на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме согласно приложению 6.
Сводная номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается начальником управления делами, согласовывается с главным специалистом управления делами Мингорисполкома, ответственным за ведение архивного дела, (далее – главный специалист управления делами) постоянно действующей экспертной комиссией Мингорисполкома (далее – ЭК) и утверждается председателем Мингорисполкома до 1 января года, на который составлена.
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 |
