Государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Волгоградский государственный медицинский университет»
Министерства здравоохранения Российской Федерации
(ГБОУ ВПО ВолгГМУ Минздрава России)
Кафедра русского языка и
социально-культурной адаптации
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
по самостоятельной работе для студентов
по дисциплине «Делопроизводство»
2012 год
УДК 651.4/9 (07)
ББК 81.2Р
Рецензенты
– зав. кафедрой документальной лингвистики и документоведения ВолГУ, д. филол. н., профессор
Составители: , ,
,
Утверждено на заседании цикловой методической комиссии предметов гуманитарного цикла «___» ________ 201___ г.
Методические указания по самостоятельной работе для студентов по дисциплине «Делопроизводство» для студентов факультета социальной работы и клинической психологии по специальности 080200 – «Менеджмент» / [и др.] – Волгоград: Издательство ВолГМУ, 2012. –с.
Пособие предназначается для студентов университета специальности 080200 – «Менеджмент», изучающих дисциплину «Делопроизводство». Целью пособия является учебно-методическое обеспечение процесса обучения делопроизводству.
Государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Волгоградский государственный медицинский университет»
Министерства здравоохранения Российской Федерации
(ГБОУ ВПО ВолгГМУ Минздрава России)
Кафедра русского языка и
социально-культурной адаптации
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
по самостоятельной работе для студентов
по дисциплине «Делопроизводство»
Оглавление
Пояснительная записка. 5
Тема «История развития государственного делопроизводства в России. Основные положения по документированию управленческой деятельности». 6
Тема «Унификация и стандартизация управленческих документов. Виды документов и их классификация». 11
Тема «Документирование деятельности коллегиальных органов. Документирование информационно-справочных материалов». 16
Тема «Язык и стиль служебных документов. Особенности официально-делового стиля. Нормативно-правовая база работы с документами конфиденциального характера» 21
Тема «Делопроизводство по устным и письменным обращениям граждан» 31
Тема «Организация работы с документами. Экспертиза цельности документов» 36
Тема «Делопроизводство с помощью компьютера. Электронный документооборот медицинского учреждения. Использование персонального компьютера в ведении делопроизводства». 41
Пояснительная записка
В процессе изучения дисциплины «Делопроизводство» студенты должны обладать уровнем практического владения официальным стилем русского языка.
Задачи самостоятельной работы:
· знать основные требования ГОСТа на оформление документов;
· знать порядок оформления и делопроизводства основных документов медицинского учреждения;
· владеть навыками и умениями в оформлении реквизитов документов различных типов;
· обладать навыками самостоятельного составления текста документа и делового письма.
В процессе внеаудиторной самостоятельной работы студенты развивают умения и навыки владения нормами современного делопроизводства.
Внеаудиторная самостоятельная работа выполняется в объёме 40 часов для студентов по специальности «Менеджмент».
Форма выполнения: в форме тестовых заданий.
Тестовые задания можно найти на сайте кафедры русского языка и социально-культурной адаптации.
Критерии оценки работ:
· «отлично» – при выполнении тестовых заданий нет ошибок;
· «отлично с недочёт.» – допускается 1-2 ошибки при выполнении тестовых заданий;
· «хорошо» - допускается до 4 ошибок при выполнении тестовых заданий;
· «хорошо с недочёт.» – допускается до 8 ошибок при выполнении тестовых заданий;
· «удовлетворительно» – допускается до 12 ошибок при выполнении тестовых заданий;
· «удовлетворительно с недочёт.» – допускается до 15 ошибок при выполнении тестовых заданий;
· «неудовлетворительно» – в работе допущено 16 и более ошибок.
Методические рекомендации по выполнению
тестовых заданий
Тема «История развития государственного делопроизводства в России. Основные положения по документированию управленческой деятельности»
Делопроизводство – неотъемлемая часть современного делового мира. Документооборот предприятия и организации регламентируется правовыми законами и стандартами. Российской делопроизводство начало формироваться с Древнерусском государстве и прошло длинный путь становления.
При выполнении заданий по данной теме необходимо использовать лекционный материал и материал практического занятия. Кроме того, рекомендуется следующая литература:
1. , Аксенов делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учебное пособие. – ИНФА-М, М., 2012.
б) дополнительная литература:
1., , Ковалева в учреждениях здравоохранения: – Волгоград, 2004.
2. и др. Работа с жалобами и обращениями граждан при оказании им медицинской помощи: – Волгоград, 2009.
Выполните тестовые задания
01. Древнерусское государство существовало до
1) до конца XV века
2) до конца XVII века
3) до начала XX века
02. Делопроизводство в период Древнерусского государства
1) служило государственным нуждам
2) документационно оформляло явления частной и общественной жизни людей
3) обслуживало международные отношения
03. Управленческие функции выполняли
1) специализированные органы с большим штатом сотрудников
2) отдельные должностные лица или органы либо вообще без сотрудников, либо с очень ограниченным штатом чиновников
3) чиновники, назначенные государем
04. Первоначально состав делопроизводителей пополнялся за счет
1) церковных псаломщиков и дьяконов
2) специально обученных чиновников
3) всех желающих
05. Документы начинают проходить стадии написания
1) чернописи и беловика
2) чернописи, редакции, беловика и согласования
3) чернописи, редакции и беловика
06. В период древнерусского делопроизводства устанавливаются такие элементы, как
1) скрепы, печати, мосты
2) реквизиты и визы
3) подписи и печати
07. Центром централизованного государства становится
1) Киевское княжество
2) Новгородское княжество
3) Московское княжество
08. Высшим учреждением централизованного государства является
1) Боярская дума
2) Государственная дума
3) Народное вече
09. Делопроизводство централизованного государства сосредоточилось в
1) канцеляриях боярской думы
2) приказных избах
3) монастырях
10. Техника приказного делопроизводства представляла собой
1) свиток из подклеенных друг к другу листов – столбец, столпик
2) многостраничный том дела
3) разрозненные документы
11. Основные виды документов приказного периода
1) приказы, указы, постановления
2) грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные
3) жалобы, претензии, приказы
12. Устаревшие приказные избы (приказы) были заменены
1) коллегиями, канцеляриями, ратушами
2) секретариатами
3) нотариальными конторами
13. Законодательной основой делопроизводства периода правления Петра I стал
1) Закон о делопроизводстве
2) Устав делопроизводителя
3) Генеральный регламент
14. Доминирующее значение в коллежских учреждениях получил
1) индивидуальный способ принятия решения руководителем коллегии
2) коллективный способ принятие решения присутствием коллегии
3) указ высочайшего лица
15. Особенность регистрации документов в коллежской системе делопроизводства заключалась в том, что
1) регистрация сопровождала документы в течение всего процесса производства дела и в архиве
2) документ регистрировался только при получении
3) документ регистрировался при сдаче его в архив
16. Генеральный формуляр – это
1) указ, регламентирующий процесс делопроизводства
2) образец оформления документа
3) перечень должностей делопроизводителей
17. Основным законодательным актом, определившим организацию и порядок работы центральных учреждений в период исполнительного делопроизводства стало
1) «Общее учреждение министерств»
2) Генеральный регламент
3) Закон о делопроизводстве
18. Руководителем министерства является
1) Государь
2) Министр и товарищ министра
3) Коллегия министров
19. Структурными подразделениями министерств являются
1) департамент, отделения, столы
2) отделы, объединения
3) канцелярии, коллегии
20. Единообразный порядок оформления документов установлен
1) Генеральным регламентом
2) Законом о делопроизводстве
3) Общим учреждением министерств
21. Экстракт – это
1) справка, в которой давались краткие извлечения из всех документов с указанием их даты и номера
2) вывод из основного текста документа
3) виза руководителя
22. Бланк – это
1) печатная основа документа
2) лист, в левом верхнем углу которого делались «бланковые надписи»
3) готовый документ с подписями и печатями
23. Унифицированные системы документации — это
1) комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям
2) правила оформления отдельных документов
3) набор реквизитов
24. Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда
1) необходимо регламентировать деятельность организации
2) необходимо регламентировать отношения между организациями
3) необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации
25. Распоряжения и указания издаются
1) по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов
2) при необходимости регламентировать деятельность предприятия
3) при необходимости принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации
26. Протоколы оформляются
1) при необходимости принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации
2) при ведении судебного заседания
3) на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, проектов постановления или решений, повестки дня и др.)
27. Управленческий документ подписывается или утверждается
1) руководителем организации или замещающим его должностным лицом
2) руководителем организации
3) ответственным составителем
28. Документы денежного, материального и кредитного характера подписываются
2) руководителем организации
3) руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер)
29. Унификация документов заключается в
1) установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций
2) единообразии условий хранения документа
3) соответствии требованиям организации
30. Документы-приложения могут быть
1) документы индивидуального характера
2) утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом; поясняющие или дополняющие содержание другого документа; направляемые с письмом в другие организации
3) документами, подписанными руководителем организации
Тема «Унификация и стандартизация управленческих документов. Виды документов и их классификация»
Документооборот современной организации или предприятия представляет собой набор унифицированных документов и документов, имеющих уникальное значение. Современное делопроизводство регламентируется ГОСТом, в котором отражены основные типы документов, правила их оформления. В современном делопроизводстве применяется ряд классификаторов, цель которых унифицировать процесс делопроизводства.
При выполнении заданий по данной теме необходимо использовать лекционный материал и материал практического занятия. Кроме того, рекомендуется следующая литература:
1. , Аксенов делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учебное пособие. – ИНФА-М, М., 2012.
б) дополнительная литература:
1., , Ковалева в учреждениях здравоохранения: – Волгоград, 2004.
2. и др. Работа с жалобами и обращениями граждан при оказании им медицинской помощи: – Волгоград, 2009.
Выполните тестовые задания
01. Отдельный элемент документа – это…
1) реквизит
2) шапка
3) поля
02. Действующим ГОСТом делопроизводства является
1) ГОСТ 6.38 – 90
2) ГОСТ 6.30 – 2011
3) ГОСТ 6.30 – 2003
03. Документ имеет юридическую силу при наличии
1) реквизитов, обязательных для данного вида документов
2) подписи руководителя и ответственного лица
3) гербовой печати организации
04. Изображение Государственного герба помещается
1) на верхнем поле распорядительных документов и писем
2) в конце документа
3) произвольно
05. Эмблема организации помещается
1) произвольно
2) в правом верхнем углу бланка
3) ниже государственного герба на верхнем поле документа
06. Изображение наград помещается
1) реквизит применяется на усмотрение составителя документа
2) реквизит не отменен, но в настоящее время в документах не применяется
3) реквизит отменен и в настоящее время в документах не применяется
07. Код организации присваивается
1) согласно основному положению предприятия
2) согласно Российскому классификатору предприятий и организаций
3) согласно ГОСТу
08. Код организации оформляется в виде цифр
1) в правой верхней части первой страницы документа
2) под наименованием организации
3) может не указываться в документе
09. Название вида документа должно соответствовать
1) ГОСТу
2) основному Положению об организации
3) содержанию документируемого управленческого действия
10. Дата подписания, издания документа, проведения совещания, коллегии, отправления или получения документа
1) оформляется арабскими цифрами
2) оформляется римскими цифрами
3) оформляется произвольно
11. Гриф ограничения доступа к документу помещается
1) под названием документа
2) в правой стороне верхней части первой страницы документа
3) в левой стороне верхней части первой страницы документа
12. Учет документов с грифом «Для служебного пользования» ведется
1) отдельно от других
2) вместе со всеми документами организации
3) в соответствии с распоряжением главы организации
13. Работа с документами с грифом «Секретно» ведется
1) по отдельной инструкции, выданной соответствующей организацией
2) по отдельной инструкции, с которой знакомы все работники, имеющие допуск к работе с этой группой документов
3) под наблюдением руководителя организации
14. Гриф утверждения документа оформляется
1) в конце документа
2) в правой верхней части первой страницы документа
3) произвольно
15. Гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» и
1) личной подписи лица, утверждающего документ, и даты
2) наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи
3) наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты
16. В состав резолюции должны входить следующие элементы:
1) фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата
2) фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения
3) содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата
17. Отметка о контроле. Срок исполнения документов, если он не указан,
1) определяется в одну неделю
2) определяется в один месяц или как указано в документе
3) делает документ недействительным
18. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:
1) Приложение: на 10 л. в 3 экз.
2) Приложения на 10 л. в 3 экз.
3) Приложения: на 10 л. в 3 экз.
19. В состав реквизита «Подпись» входят
1) наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись
2) наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка
3) наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка, дата
20. При визировании документа кроме личной подписи приводят
1) наименование должности и расшифровку подписи
2) дату
3) расшифровку подписи и ставят дату
21. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на
1) документы по общим и административным вопросам документы по функциям управления
2) документы управленческого и личного характера
3) документы, регламентируемые ГОСТом, и документы, составленные произвольно
22. По месту составления документы делятся на
1) внутригосударственные и международные
2) внутриведомственные и межведомственные
3) внутренние и внешние
23. По форме составления документы делятся на
1) индивидуальные, трафаретные и типовые
2) печатные и рукописные
3) простые и с приложениями
24. По срокам исполнения документы делятся на
1) срочные и бессрочные
2) срочные и несрочные
3) срочные и с открытой датой
25. По виду оформления документы бывают
1) подлинные, копии, выписки, дубликаты
2) продольные и вертикальные
3) печатные и рукописные
26. По юридической силе документы делятся на
1) действительные и недействительные
2) гражданские и уголовные
3) подложные и подлинные
27. По содержанию документы делятся на
1) гражданские и уголовные
2) простые и сложные
3) распорядительные и организационные
28. Подлинник — это
1) подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз
2) подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в нужном количестве
3) изначально составленный документ, составленные до согласования со сторонами
29. Копия — это
1) второй и последующие экземпляры документа
2) список с документа
3) повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника
30. При оформлении выписки обязательно
1) заверить ее подписями руководителя
2) надо указать, из какого документа она сделана
3) приложить ее к основному документу
Тема «Документирование деятельности коллегиальных органов. Документирование информационно-справочных материалов»
Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальных отношений, регламентируется ГОСТом и законодательством РФ. Часть документов принимается в процессе обсуждениями на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется. Большинство документов любой организации, создаваемых и поступающих извне, содержат информацию о фактическом положении дел в организации и на других предприятиях. Такая информация документируется и оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к документам данного вида.
При выполнении заданий по данной теме необходимо использовать лекционный материал и материал практического занятия. Кроме того, рекомендуется следующая литература:
1. , Аксенов делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учебное пособие. – ИНФА-М, М., 2012.
б) дополнительная литература:
1., , Ковалева в учреждениях здравоохранения: – Волгоград, 2004.
2. и др. Работа с жалобами и обращениями граждан при оказании им медицинской помощи: – Волгоград, 2009.
Выполните тестовые задания
01. Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется
1) постановлениями, решениями, распоряжениями
2) приказами, распоряжениями
3) уставом коллегиальных органов
02. Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с
1) составления устава коллегии
2) составления соглашения о совместной деятельности коллегиальных органов
3) плана работы на основе предложений членов соответствующего органа
03. Утвержденный план работы коллегиального органа
1) рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам
2) доводится до сведения всех сотрудников
3) оформляется и сдается для хранения в архив
04. В повестку дня рекомендуется включать
1) небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на заседании
2) неограниченное количество вопросов в зависимости от желания участников заседания
3) значимые, по мнению руководства, вопросы
05. Вопросы в повестке дня следует располагать
1) в хронологическом порядке
2) в порядке их важности и сложности
3) согласно утвержденному на заседании порядку
06. Постановка вопросов на обсуждение коллегиальных органов производится
1) по инициативе руководителя учреждения
2) не только по инициативе руководителя учреждения, но и по инициативе отдельных структурных подразделений
3) путем общего голосования
07. Материалы к заседанию представляются
1) непосредственно на заседании
2) заранее руководителям структурных подразделений
3) как правило, за три-пять дней руководителю учреждения
08. Материалы к заседанию после рассмотрения руководителем
1) направляются членам коллегиального органа
2) предоставляются участникам заседания непосредственно на нем
3) направляются руководителям структурных подразделений
09. Подготовительная работа по составлению доклада предполагает
1) проверку актуальности темы доклада
2) ознакомление с темой доклада руководителя учреждения
3) определение содержания и приемлемой формы
10. Целью составления служебных документов является
1) документирование деятельности
2) проверка юридической основы деятельности учреждения
3) информирование и убеждение
11. Логика доклада предполагает
1) описание событий в логической или хронологической последовательности; заключения; рекомендации
2) описание, причины возникновения ситуации, рекомендации по устранению последствий
3) история вопроса, актуальность проблемы, рекомендации
12. Логика текущего отчета предполагает
1) история вопроса, актуальность проблемы, рекомендации
2) констатация достижений к определенному времени; описание работы, которую осталось сделать; указание на проблемы, стоящие на пути завершения задания; определение путей решения проблем; рекомендации
3) описание событий в логической или хронологической последовательности; заключения; рекомендации
13. На структуру документа влияние оказывает
1) цель составления документа
2) правила оформления документа, предусмотренные ГОСТом
3) мастерство автора документа
14. Резюме документа — это
1) виза руководителя
2) краткое изложение сути документа
3) решение по вопросу, изложенному в документе
15. Цель вступления –
1) создать психологические предпосылки для восприятия документа
2) знакомство с автором документа
3) представить документ наиболее понятно и доступно
16. Основная часть доклада
1) строго регламентирована уставом учреждения
2) регламентируется ГОСТом
3) наиболее свободная с точки зрения составления и изложения часть документа
17. Выводы представляют в виде
1) простого списка четких положений
2) логически верных постулатов с аргументами
3) эмоционального итога выступления
18. Рекомендации — это
1) визы руководителя
2) предложения относительно действий, которые, возможно, потребуются в результате сделанных выводов
3) выводы, логически сделанные из основного изложения
19. Основные характеристики доклада, как и любого функционального документа, это
1) логичность, доказательность
2) эмоциональность
3) ясность, краткость, точность
20. Протокол — это
1) организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения
2) организационно-распорядительный документ, фиксирующий организационные вопросы учреждения
3) составная часть общего положения о предприятии
21. Вести протокол должен
1) руководитель организации
2) руководитель заседания
3) секретарь или специально назначенное лицо
22. На протоколе проставляется дата
1) заседания
2) окончательного оформления
3) подписания протокола
23. Справка — это документ, содержащий
1) краткое изложение документа
2) описание и подтверждение тех или иных фактов и событий
3) краткие выводы совещания, заседания и т. д.
24. Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его
1) о выполнении работы
2) о сложившейся ситуации
3) предстоящем совещании, заседании
25. Текст докладной записки делится на
1) 3 части
2) 2 части
3) Произвольное количество частей
26. Объяснительная записка — это
1) документ, в котором дано краткое изложение основного документа
2) документ, сопровождающий документ
3) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
27. Телеграмма — документ
1) передаваемый по каналам телеграфной связи
2) срочного срока исполнения
3) передаваемый по каналам телефонной связи
28. Акты составляются
1) постоянно действующими или назначаемыми распорядительным документом комиссиями
2) секретарем организации
3) главным бухгалтером организации
29. В акте отражаются факты
1) произошедшие за время работы комиссии
2) которые точно установлены лицами, подписывающими документ
3) документально подтвержденные
30. Форма акта
1) унифицирована
2) произвольна
3) регламентирована организацией
Тема «Язык и стиль служебных документов. Особенности официально-делового стиля. Нормативно-правовая база работы с документами конфиденциального характера»
Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована. Официально-деловой стиль сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткость, конкретностью, не допускать двусмысленности и т. д.
При выполнении заданий по данной теме необходимо использовать лекционный материал и материал практического занятия. Кроме того, рекомендуется следующая литература:
1. , Аксенов делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учебное пособие. – ИНФА-М, М., 2012.
б) дополнительная литература:
1., , Ковалева в учреждениях здравоохранения: – Волгоград, 2004.
2. и др. Работа с жалобами и обращениями граждан при оказании им медицинской помощи: – Волгоград, 2009.
Выполните тестовые задания
01. Текст документа должен состоять из
1) 2-х частей
2) 3-х частей
3) 4-х частей
02. Текст документа состоит из следующих логических частей
1) основная часть, заключение
2) введение, основная часть, заключение
3) основная часть, заключение
03. В документе делают ссылки на
1) литературу
2) события
3) другие документы
04. Выводы логическим элементом
1) являются
2) не являются
05. Главная логическая составная часть
1) заключение
2) введение
3) основная часть
4) доказательство
06. Прямое расположение документов
1) введение, доказательство, заключение
2) заключение, доказательство
07. Доказательства бывают
1) дедуктивные и индуктивные
2) дедуктивные
3) индуктивные
08. В тексте документа допускается наличие
1) диалектизмов
2) просторечных слов
3) терминов
4) неологизмов
09. Редко используются предложения
1) повествовательные
2) восклицательные
3) вопросительные
10. Сокращения в тексте документа
1) разрешены
2) запрещены
3) разрешены частично
11. В тексте документа отсутствуют
1) краткие прилагательные
2) глаголы 1-го и 2-го лица
3) личные местоимения 1-го и 2-го лица
12. В обратном порядке излагают
1) несложные документы
2) заявления
3) объяснительные
13. В косвенном активном заключении действие
1) возможно или ожидается
2) желается
3) невозможно
14. Активные заключения подразделяются на
1) активные и пассивные
2) прямые и косвенные
3) повествовательные и описательные
15. Выводы примыкают к
1) введению
2) основанию
3) доказательству
16. Залогом ясности документа является
1) объем документа
2) четкая структура
3) предварительная осведомленность читающего
17. Лексика документа предполагает наличие
1) использование самых простых слов
2) использование незнакомых слов, жаргона, двусмысленных фраз
3) использование неологизмов
18. В служебном документе (отчете) латинские выражения
1) используются
2) не используются
3) ограничений не существует
19. Все аббревиатуры должны быть объяснены
1) в сносках
2) в конце документа
3) в списке сокращений, помещаемым в начале документа, или в расшифровке при первом их употреблении
20. В каждом абзаце решающее
1) предложение после доказательства
2) первое предложение
3) не имеет значения
21. Дают понять о чем предложение
1) первые его слова
2) последние его слова
3) допускается свободное построение предложения
22. Следует стремиться к тому, чтобы в предложении было
1) не более 10 слов
2) не больше 20 слов
3) не более 30 слов
23. Представляя свое мнение, необходимо стремиться к тому, чтобы оно
1) вытекало из фактов, приведенных в документе, или подтверждалось ссылкой на внешний источник, авторитет которого вне сомнения
2) было преподнесено эмоционально-ярко
3) звучало обособлено или предваряло доказательства
24. Основная характеристика деловой речи – это
1) красиво выстроенный текст с применением метафорических средств выразительности
2) произвольно составленная речь
3) фразеологически устойчивая, наполненная готовыми языковыми формулами, трафаретами, штампами речь
25. Телеграмма пишется
1) лаконичным языком, короткими предложениями
2) с соблюдением четкой структуры
3) особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания
26. Рассуждение выражается
1) в логически последовательном ряде определений, суждений и заключений, раскрывающих внутреннюю взаимосвязь явлений или событий и доказывающих какое-то положение (тезис)
2) в общих рассуждениях по теме
3) экстракте тезисов, могущих служить доказательствами тезиса
27. Тексты сложных документов (отчеты, обзоры, справки и др.)
1) разделяют на части, разделы, подразделы, пункты, подпункты
2) разделяют на части, разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами в соответствии с требованиями ГОСТ
3) пишутся сплошным текстом с соблюдением логичности
28. Нумерация разделов производится
1) с применением специальных символов, напимер §
2) с помощью арабских цифр и включает номера соответствующих составных частей, более высоких, например: 1.1, 2и т. д.
3) с помощью римских цифр
29. Проявлению точности документов способствуют
1) ссылки и сноски
2) придаточные союзные предложения
3) разного рода уточнения и оговорки, ведущие к широкому употреблению обособленных оборотов, в том числе причастных и деепричастных, а также использование условных предложений, преобладание союзных связей над бессоюзием
30. Личный, субъективный момент
1) должен быть сведен к минимуму
2) приветствуются
3) отсутствуют
Тема «Современное деловое письмо. Деловое письмо зарубежному партнёру»
Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Несмотря на наличие современных форм связи, объем переписки даже в небольшом предприятии велик. Однако диапазон ситуаций, дающих повод для составления делового письма, небольшой, потому письма, как и остальные документы предприятия, составляются по особым нормам. Стандарты оформления письма российскому партнеру и зарубежному отличаются.
При выполнении заданий по данной теме необходимо использовать лекционный материал и материал практического занятия. Кроме того, рекомендуется следующая литература:
1. , Аксенов делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учебное пособие. – ИНФА-М, М., 2012.
б) дополнительная литература:
1., , Ковалева в учреждениях здравоохранения: – Волгоград, 2004.
2. и др. Работа с жалобами и обращениями граждан при оказании им медицинской помощи: – Волгоград, 2009.
Выполните тестовые задания
01. Деловые письма отражают в основном интересы
1) индивидуальные
2) групповые
3) индивидуальные и групповые
02. Технической базой официальной переписки является
1) документация
2) компьютерная база
3) Интернет
03. Совокупность реквизитов документа называется
1) набором реквизитов
2) формуляром
3) реквизитом
04. Документы могут содержать до... реквизитов
1) 20
2) 30
3) 40
05. Единственный документ, на котором не ставится название его вида
1) заявление
2) официальное письмо
3) приказ
06. Деловое письмо не должно занимать более
1) одной страницы
2) двух страниц
3) трех страниц
07. Вид обращения, цель которого обратить внимание на необходимость совершенствования работы
1) заявление
2) предложение
3) жалоба
08. Вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан
1) заявление
2) предложение
3) жалоба
09. Жалоба — вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан
1) заявление
2) предложение
3) жалоба
10. Порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса устанавливает
1) положение
2) акт
3) норматив
11. Все обращения регистрируются
1) в месяц обращения
2) в неделю обращения
3) в день обращения
12. Картотеки из РКК могут формироваться по
1) алфавитному
2) географическому
3) тематическому
4) дням недели
13. Установлен срок хранения предложений, замечаний, жалоб граждан и всех документов по их разрешению в
1) 3 года
2) 1 год
3) 5 лет
14. Делопроизводство по обращениям граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, организациях ведется от обработки других видов документов
1) вместе с другими документами
2) отдельно
15. Официальное письмо содержит, помимо основного текста, информацию
1) об адресате
2) аннотацию письма
16. Унифицированный стиль изложения в деловой переписке имеет свою социальную базу
1) коллективный характер производственных отношений
2) заботу о человеке
17. Бланк официального письма представляет собой
1) лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами
2) лист бумаги с воспроизведенными на компьютере постоянными элементами
3) произвольно составленный документ
18. Сокращенные наименования организаций при написании делового письма образуются
1) 2 способами
2) 3 способами
3) произвольно
19. Стандарт оформления международного делового письма регламентируется
1) ГОСТом
2) ИСО
3) ОКУД
20. Соотношение реквизитов российского и международных писем
1) 20 – 19
2) 19 – 19
3) 19 – 12
21. Требования к форматированию международного и российского делового письма
1) одинаковы
2) различны
3) специально не регламентируются
22. Текстовая часть международного письма включает
1) поле сведений об отправителе и адресате
2) поле сведений об отправителе
3) поле сведений об отправителе, адресате и поле ссылок
23. Поле адресата в международном и российском письме содержит соответственно
1) до 2 и до 4 адресатов
2) до 2 и 3 адресатов
3) до 4 адресатов в каждом виде
24. Поле ссылок предназначено для
1) сносок и сокращений
2) указания составителя
3) наименования документа, кода документа и пр.
25. Дополнительные сведения об отправителе международного письма могут быть размещены в
1) в нижней части документа
2) в верхней части документа
3) в сносках
26. Дополнительные сведения об отправителе международного письма могут быть размещены в
1) в нижней части документа
2) в верхней части документа
3) в ссылках
27. ИСО рекомендует цифровое оформление даты в последовательности
1) число – месяц (словом) – год
2) число – месяц (цифрами) – год
3) год – месяц (цифрами) – год
28. Почтовый адрес адресата в международном письме выравнивается
1) по левому краю
2) по центру
3) по правому краю
29. После вступительного обращения международного письма
1) знак препинания не ставится
2) ставится точка
3) ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США)
30. Внесение дополнительной информации в международное письмо после его подписания
1) не допускается
2) оформляется отдельным документом
3) оформляется в конце письма после подписи и начинается буквами P. S.
Тема «Делопроизводство по устным и письменным обращениям граждан»
В соответствии с Конституцией РФ все граждане РФ имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ. Делопроизводство по устным и письменным обращениям граждан имеет свои особенности и регламентируется Конституцией и прочими правыми актами.
При выполнении заданий по данной теме необходимо использовать лекционный материал и материал практического занятия. Кроме того, рекомендуется следующая литература:
1. , Аксенов делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учебное пособие. – ИНФА-М, М., 2012.
Б) дополнительная литература:
1., , Ковалева в учреждениях здравоохранения: – Волгоград, 2004.
2. и др. Работа с жалобами и обращениями граждан при оказании им медицинской помощи: – Волгоград, 2009.
Выполните тестовые задания
01. Порядок рассмотрения обращений граждан
1) регламентируется соответствующим законом РФ
2) регламентируется ГОСТом
3) не регламентируется
02. Предложение – это вид обращения
1) цель которого рекомендовать пути решения проблемы или обратить внимание на необходимость решения проблемы
2) направленный на реализацию предоставленных законом прав и интересов граждан
3) сообщающий о нарушениях субъективных прав
03. Заявление – это вид обращения
1) цель которого рекомендовать пути решения проблемы или обратить внимание на необходимость решения проблемы
2) направленный на реализацию предоставленных законом прав и интересов граждан
3) сообщающий о нарушениях субъективных прав
04. Жалоба – это вид обращения
1) цель которого рекомендовать пути решения проблемы или обратить внимание на необходимость решения проблемы
2) направленный на реализацию предоставленных законом прав и интересов граждан
3) сообщающий о нарушениях субъективных прав
05. Работа с обращениями граждан ведется
1) в соответствии с законом РФ
2) в соответствии с положением об организации
3) в соответствии с Типовым положением
06. Обращения граждан подаются в
1) организацию – объект жалобы
2) органы, компетентные в решение данного вопроса
3) непосредственно руководителю организации
07. Государственные и общественные органы, к ведению которых не относятся вопросы, поставленные в обращениях граждан, должны
1) пригласить эксперта
2) направить жалобы по принадлежности и уведомить об этом заявителя
3) проигнорировать обращение
08. Личный прием граждан обязаны проводить
1) должностные лица государственных и общественных граждан
2) уполномоченные лица
3) юристы организации
09. Прием граждан по личным обращениям проводится
1) в выходные дни и нерабочие часы
2) в течение рабочего дня
3) в строго установленные дни и часы, в том числе и в вечернее время
10. Сообщать гражданам о решениях, принятых по обращениям, должны
1) курьеры
2) почта России
3) руководители учреждений
11. О решениях, принятых по обращениям, должны сообщать гражданам
1) в письменной форме: письмом с уведомлением
2) в письменной форме
3) в устной или письменной форме
12. Работа с обращениями граждан ведется
1) отдельно от общего делопроизводства
2) параллельно с общим делопроизводством
3) не фиксируется в делопроизводстве организации
13. Обращения граждан регистрируются
1) в день получения
2) в течение 3 дней
3) в течение рабочей недели
14. Решение по обращению должно быть принято
1) в день обращения
2) в течение месяца
3) в течение неопределенного времени
15. Поступившему обращению присваивается регистрационный номер, состоящий из
1) даты поступления и порядкового номера
2) начальной буквы фамилии автора письма, порядкового номера поступившего документа и даты поступления
3) порядкового номера входящей корреспондениции
16. Направлять жалобы в организации, на которые подана жалоба
1) запрещается
2) разрешается, но рассмотрение жалобы инспектируется незаинтересованной организацией
3) рекомендуется
17. РКК – это
1) Российская кризисная комиссия
2) Регистрационная контрольная комиссия
3) регистрационная контрольная карточка
18. Предложения, заявления и жалобы граждан, по которым приняты промежуточные решения
1) снимаются с контроля после принятия первого промежуточного решения
2) не снимаются с контроля до принятия окончательного решения
3) контролируются только организацией, принимающей окончательное решение
19. Решение о снятии с контроля поступившего документа принимает
1) руководитель государственного органа, ответственного за рассмотрение жалоб
2) руководитель структурного подразделения, осуществляющего поиск решения
3) непосредственный исполнитель
20. Ответ на предложение, заявление, жалобу
1) отмечается в РКК
2) не отмечается в РКК
3) оформляется отдельным приказом
21. Хранение дел, содержащих жалобы, предложения и заявления граждан, осуществляется
1) исполнителем
2) должностным лицом, ведущим их делопроизводство
22. Срок хранения жалоб, предложений и заявлений
1) 1 год
2) 3 года
3) 5 лет
23. По истечении срока хранения дела
1) передаются в ведомственный архив
2) расформировываются
3) уничтожаются
24. Предложения, жалобы и заявления считаются разрешенными, если
1) истек срок рассмотрения обращения
2) принято решение хотя бы по одном вопросу
3) принято решение по всем вопросам
25. Для рассмотрения жалобы, предложения и заявления
1) разрешается выезд на место
2) запрещается выезд на место
3) автор обращения вызывается в орган, рассматривающий обращение
26. Содержание устного обращения
1) регистрируется в РКК
2) не регистрируется в РКК
3) переводится в письменную форму самим автором обращения на приеме у должностного лица
27. В случае, если текст обращения не поддается прочтению,
1) обращение игнорируется
2) ответ на него не дается и об этом сообщается автору обращения
3) автора обращения приглашают для составления нового обращения
28. Устный ответ на устное обращение граждан
1) не дается
2) дается, если изложенные факты очевидны и требуют проверки
3) дается, после проверки всех фактов
29. В ходе личного приема граждан в ответе может быть отказано, если
1) ранее обратившемуся был дан исчерпывающий ответ
2) обращение было сделано некорректно
3) суть обращения вызывает сомнения
30. Вопрос о возмещении убытков рассматривается
1) организацией, рассматривающей обращение
2) судом
3) конфликтной комиссией
Тема «Организация работы с документами. Экспертиза цельности документов»
Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждаются в тщательно продуманной организации. От четкости и оперативности движения и обработки документа зависит скорость получения информации, необходимой для любой управленческой работы. При этом важное значение имеет не только оперативность доступа к документации, находящейся в разработке в данный момент, но и организация хранения документов.
При выполнении заданий по данной теме необходимо использовать лекционный материал и материал практического занятия. Кроме того, рекомендуется следующая литература:
1. , Аксенов делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учебное пособие. – ИНФА-М, М., 2012.
Б) дополнительная литература:
1., , Ковалева в учреждениях здравоохранения: – Волгоград, 2004.
2. и др. Работа с жалобами и обращениями граждан при оказании им медицинской помощи: – Волгоград, 2009.
Выполните тестовые задания
01. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело
1) делопроизводство
2) документооборот
3) работа с документами
02. Документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе
1) внутренние
2) исходящие
3) входящие
03. Документы, поступающие из других организаций
1) внутренние
2) исходящие
3) входящие
04. Документы, отправляемые в другие организации
1) внутренние
2) исходящие
3) входящие
05. Конверты в адрес общественных организаций не принято вскрывать, их передают по назначению без обработки с пометкой
1) "секретарю"
2) "руководителю"
3) "лично"
06. Все подлежащие исполнению документы
1) регистрируются
2) передаются в структурные подразделения
3) вскрываются на месте
07. Ход движения документации контролируется
1) руководителем
2) секретарем
3) службой ДОУ
08. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с
1) копиями ответов
2) ответами
3) другими исполненными документами
09. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается
1) руководителем
2) секретарем
3) службой ДОУ
10. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться
1) в день регистрации.
2) специально назначенный день
3) раз в месяц
11. Учету подлежат
1)оригиналы документов
2)размноженные экземпляры
3)оригиналы документов и все их копии
12. Фиксация факта создания или поступления документа путем проставления в нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах это
1) учет документов
2) запись в журнале поступлений
3) регистрация документа
13. Служба ДОУ не регистрирует документы организации
1) документы специальных систем документации
3) написанные не по форме
14. Поступающие документы регистрируются
1) в день поступления
2) в день рассмотрения
3) в день ответа
15. Систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке
1) картотека
2) перечень дел
3) номенклатура дел
16. Составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций
1) типовая номенклатура дел
2) примерная номенклатура дел
3) конкретная номенклатура дел
17. Устанавливает примерный состав дел для заводимых в делопроизводстве организаций
1) типовая номенклатура дел
2) примерная номенклатура дел
3) конкретная номенклатура дел
18. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь
1) заголовок
2) индекс
3) печать
19. Ежегодно номенклатура уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие
1) с 1 января следующего года
2) с 1 сентября текущего
3) с 1 числа каждого месяца
20. При передаче особо ценных дел проверяется
1) наличие папок
2) количество листов в делах
3) наличие документов
21. Дела организации подлежат оформлению
1) при их заведении и по завершении года
2) при их заведении и по завершении дела
3) при завершении дела
22. Архивы бывают
1) личные и организационные
2) текущий, ведомственный и государственный
3) архив организации и корпоративные
23. Оформление дел может быть
1) полным или частичным
2) только полным
3) регламентировано руководителем организации
24. Дата на обложке дела соответствует
1) году заведения дела
2) году окончания дела
3) году заведения и окончания дела
25. Надписи на обложке дела производятся
1) черными светостойкими чернилами или тушью
2) шариковой ручкой
3) гелевой ручкой
26. На завершенные дела составляется
1) акт
2) опись
3) приказ
27. При обозначении календарной даты дела
1) дата пишется цифрами и расшифровывается словами
2) даты пишутся цифрами
3) дата пишется частично (месяц) словами и цифрами
28. Дела временного хранения
1) не подшиваются
2) подшиваются
3) дополняют дела длительного срока хранения
29. На дела долговременного и постоянного хранения описи
1) не составляются
2) составляются и прикладываются к каждому тому
3) составляются отдельно
30. Описи составляются в
1) в 1 экземпляре
2) в 2 или 3 экземплярах
3) в необходимом количестве экземпляров
Тема «Делопроизводство с помощью компьютера. Электронный документооборот медицинского учреждения. Использование персонального компьютера в ведении делопроизводства»
В последние годы все больше организаций приходит к необходимости автоматизации работы с документами. Современный информационных технологий предлагает широкий выбор программного обеспечения для осуществления этого. Автоматизированная система делопроизводства учреждения, предприятия, организации должна строиться на основе существующих схем работы с документами, целью которой является достижение наилучших результатов.
При выполнении заданий по данной теме необходимо использовать лекционный материал и материал практического занятия. Кроме того, рекомендуется следующая литература:
1. , Аксенов делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учебное пособие. – ИНФА-М, М., 2012.
Б) дополнительная литература:
1., , Ковалева в учреждениях здравоохранения: – Волгоград, 2004.
2. и др. Работа с жалобами и обращениями граждан при оказании им медицинской помощи: – Волгоград, 2009.
Выполните тестовые задания
01. Составной частью управления любой организационной системы является
1) делопроизводство
2) наличие папок с документацией
3) налаженная работа секретариата
02. Главная цель делопроизводства
1) создание документации
2) отправка писем и исходящих сообщений
3) информационное обеспечение управления
03. Для обмена информацией используются
1) компьютерные сети
2) почта
3) курьеры
04. Основные принципы организации современного делопроизводства
1) оперативность в составлении документа;
2)высокое качество документов
3) наличие документа
05. Продвижение документов происходит
1)в пространстве
2) во времени
3) от отправителя к адресату
06. Для управления движением и исполнением документов делопроизводственный персонал ведет
1) специальные журналы
2) картотеки
3) записи в самих документах
07. Информационная система охватывает всю информацию экономического объекта и является структурной единицей
1) низшего уровня
2) высшего уровня
3) среднего уровня
08. Цель разработки информационного обеспечения – это
1) повышение качества управления организацией
2) создание документации
3) управление организацией
09. В составе информационного обеспечения выделяется
1) внемашинное информационное обеспечение
2) внутримашинное информационное обеспечение
3) антимашинное информационное обеспечение
10. Классификация − это группировка объектов на
1) количественном уровне
2) информационном уровне
3) качественном уровне
11. Описательная система классификации это
1) дескрипторная система
2) фасетная система
3) иерархическая система
12. Условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам – это
1) знак
2) код
3) шифр
13. Группа методов, используемых в системах кодирования
1) классификационная
2) регистрационная
3) знаковая
14. Не требует предварительной классификации объектов
1) классификационное кодирование
2) порядковое кодирование
3) регистрационное кодирование
15. Разработка классификаторов состоит из
1) четырех этапов
2) трех этапов
3) двух этапов
16. Наименование предприятия, организации, работающего, оборудования; характеристику документа (ОКУД); наименование документа содержит
1) заголовочная часть
2) оформительская часть
3) содержательная часть
17. Подписи лиц, несущих юридическую ответственность за составление документа, содержит
1) заголовочная часть
2) оформительская часть
3) содержательная часть
18. Строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, в которых размещаются переменные реквизиты-признаки и количественно-суммовые реквизиты-основания
1) заголовочная часть
2) оформительская часть
3) содержательная часть
19. Для создания документов с помощью компьютера используются
1) текстовые редакторы
2) табличные редакторы
3) редакторы изображений
20. Информационное обеспечение представляет собой
1) наборы символов, соглашений и правил, которые используются для организации взаимодействия человека со средствами, реализующими информационный процесс и описания таких процессов
2) совокупность проектных решений по объемам, размещению, формам организации информации, циркулирующей в информационном процессе
3) совокупность механических, электрических, электронных и иных приспособлений, обеспечивающих реализацию информационного процесса
21. Система кодирования применяется для
1) ограничения доступа к информации
2) унификации хранения информации
3) замены названия объекта на условное обозначение (код) в целях обеспечения удобной и более эффективной информации
22. Штриховой код основан на
1) визуальных образах
2) принципе двоичной системы счисления
3) международных индексах предприятий
23. Первичный документ
1) включает определенный состав реквизитов-признаков, справочных и группировочных, и реквизитов-оснований, исходных и результатных
2) представляет собой подлинник документа
3) представляет собой черновик документа
24. Банк данных (БнД) – это
1) отдел архива
2) система специальным образом организованных данных (баз данных), средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных
3) даталогическое представление информационной модели
25. По способу доступа к данным БД разделяются
1) на БД с локальным доступом и БД с удаленным (сетевым) доступом
2) бумажные и виртуальные
3) индивидуальные и общие
26. Хранилище данных (data warehouse) – это
1) набор логически связанных между собой разделяемых данных (и их описаний), которые физически распределены в некоторой компьютерной сети
2) система специальным образом организованных данных (баз данных), средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных
3) автоматизированная информационно-технологическая система, которая собирает данные из существующих баз и внешних источников, формирует, хранит и эксплуатирует информацию как единую
27. Хранилище информации предназначено для
1) архивного хранения данных
2) хранения, оперативного получения и анализа интегрированной информации по всем видам деятельности организации
3) обмена данными
28. Прикладное программное обеспечение предназначено для
1) решения функциональных задач и работы пользователей
2) хранения, оперативного получения и анализа интегрированной информации по всем видам деятельности организации
3) автоматизированного информационно-технологического хранения данные из существующих баз и внешних источников
29. Интегрированные пакеты – это
1) современные информационные технологии
2) программное обеспечение, объединяющее несколько организаций
3) набор нескольких программных продуктов
30 AmiPro, WordPerfect, Лексикон – это
1) текстовые редакторы
2) табличные редакторы
3) средства презентационной графики
Учебное издание
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
для преподавателей к проведению практических занятий
по делопроизводству со студентами
2 курса факультета «Социальной работы и клинической психологии»
специальности «Менеджмент»
Тираж 50 экз.
Волгоградский государственный медицинский университет
Волгоград, пл. Павших борцов,1
Издательство ВолгГМУ
Волгоград,
