Аутсорсинг кадрового делопроизводства.
Кадровый аутсорсинг: быть или не быть?
Каждое предприятие стремится минимизировать затраты на управление непрофильными активами, которые не приносят прибыли, но жизненно необходимы для нормальной работы любой компании. Существует зависимость: чем крупнее компания, тем значительнее затраты, штат сотрудников и нагрузки на управленческий персонал, связанные с не основной деятельностью.
Среди явных плюсов внедрения аутсорсинговой модели ведения бизнеса специалисты называют:
- возможность для руководства сосредоточиться на ключевых бизнес-процессах;
- снижение операционных издержек или перевод их из категории постоянных в переменные;
- появление возможности перераспределения ресурсов;
- возможность использования передового мирового опыта в обеспечении непрофильных процессов.
Как видите, перспектива сэкономить время и средства на ведении такой трудоемкой не ключевой функции как кадровое делопроизводство, очень заманчивая.
Но, как и каждая заманчивая перспектива, таит в себе много ловушек и подводных камней.
Соблюсти закон
Как вы знаете, форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ. В настоящее время действуют утвержденные Постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 г. « О трудовых книжках ». Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, в соответствии с которыми ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них в порядке, определенном указанными нормативными актами. Для выполнения требований законодательства, работодатель приказом назначает лицо, ответственное за ведение трудовых книжек. В то же время, нигде в упомянутых нормативных документах не содержится требований о том, что лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должно являться работником организации.
Вопросы обработки, хранения и защиты персональных данных работника регулируются сразу несколькими федеральными нормативными правовыми актами:
- Трудовым кодексом РФ;
- Федеральным законом от 27.07.06 « Об информации, информационных технологиях и защите информации »;
- Федеральным законом от 27.07.06 « О персональных данных ».
Трудовой кодекс РФ определяет, что под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающихся конкретного работника. Под обработкой персональных данных работника - получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника. Этим же нормативным правовым актом установлено, что защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами. Причем работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также их правами и обязанностями в этой области.
Работодатель не вправе сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника. Исключения составляют случаи, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, либо в случаях прямо установленных федеральными законами. При этом работодатель обязан предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и потребовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица же, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности.
Установлено также, что порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов. Работодатель должен разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.
Федеральным законом РФ « Об информации, информационных технологиях и защите информации » прямо запрещено требовать от гражданина предоставления информации о его частной жизни и получать такую информацию помимо его воли, если иное не предусмотрено федеральными законами. Порядок доступа к персональным данным граждан устанавливается федеральным законом о персональных данных. Операторами и третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных.
Федеральный закон РФ « О персональных данных » регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных юридическими и физическими лицами, осуществляемой с использованием или без использования средств автоматизации, в том числе путем установления прав субъектов персональных данных и обязанностей операторов. Согласно указанному закону, оператором является юридическое или физическое лицо, организующее и осуществляющее обработку персональных данных.
Проанализировав в совокупности нормы федерального закона, касающиеся условий обработки персональных данных и согласия субъекта персональных данных на их обработку, можно прийти к выводу, что все действия по передаче функций обработки персональных данных организации - исполнителю могут быть осуществлены исключительно с согласия субъекта персональных данных, причем согласие это лучше всего получить в письменной форме.
Оформить документы
Итак, как мы видим из анализа нормативной базы, для того, чтобы соблюсти требования законодательства, предъявляемые к соблюдению прав работников как субъектов персональных данных и обеспечить их необходимую защиту, предприятию-работодателю необходимо:
- принять локальный нормативный акт, определяющий порядок ведения кадрового делопроизводства и порядок обработки персональных данных устанавливающий, что функции ведения кадрового делопроизводства могут быть переданы другой организации с соблюдением прав работников и требования по защите их персональных данных, ознакомить с ним каждого работника под роспись;
- уведомить работников о том, что функции кадрового делопроизводства передаются сторонней организации и получить их письменное согласие;
- заключить с организацией-исполнителем договор о передаче в аутсорсинг функций кадрового делопроизводства;
- заключить с организацией-исполнителем договор о конфиденциальности в отношении передаваемой информации с соблюдением требований действующего законодательства;
- на основании заключенных договоров издать приказ о передаче функций кадрового делопроизводства сторонней организации, ознакомить с ним сотрудников под роспись;
Лицензировать услуги по ведению кадрового делопроизводства не требуется.
Людмила Колотвина,
Журнал «Люди дела»
