ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ПОРЯДОК
ведения делопроизводства по обращениям граждан
в Федеральном агентстве по образованию
Москва
2006
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федерального
агентства по образованию
« 19 » октября 2006 г.
ПОРЯДОК
ведения делопроизводства по обращениям граждан
в Федеральном агентстве по образованию
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан в Федеральном агентстве по образованию (далее – Порядок) устанавливает в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 2 мая 2006 г. «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации», Регламентом внутренней организации Федерального агентства по образованию, Регламентом взаимодействия Федерального агентства по образованию с федеральными органами исполнительной власти единую систему ведения делопроизводства в Рособразовании.
1.2. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специально назначенных для этого должностных лиц.
Личную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан несут начальники структурных подразделений Агентства.
Они осуществляют контроль за состоянием этой работы в подразделениях и принимают меры к ее совершенствованию.
Все сотрудники являются ответственными за соблюдение той части Порядка, которая относится к кругу их обязанностей.
1.3. Вновь принятые сотрудники должны быть ознакомлены с требованиями настоящего Порядка.
2. Учет и регистрация
2.1. Поступающие письма граждан, в том числе по информационным системам общего пользования, подлежат учету в группе писем и приема граждан (группе писем) общего отдела Административного управления, если в письме указаны фамилия гражданина, направившего обращение, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, или содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем.
Письма граждан с надписью «лично» после прочтения адресатами в случае, если в них не содержится личной информации, а ставятся вопросы, требующие официальных ответов, передаются на регистрацию в установленном порядке.
2.2. Письменные обращения подлежат регистрации в течение трех дней с момента поступления в Рособразование. Регистрация писем производится только один раз и осуществляется в группе писем общего отдела Административного управления. Регистрации подлежат все письма граждан за исключением адресованных в общественные организации и с надписью «лично».
2.3. Письма, полученные во время приема, должны быть переданы в группу писем не позднее следующего рабочего дня.
2.4. Конверты к письмам граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения письма, а также в других необходимых случаях.
2.5. В правом верхнем углу поступившего письма ставится регистрационный индекс: первые две буквы фамилии автора обращения, порядковый номер и дата регистрации.
Например, ИВ-237
12.01.2006, где
ИВ – первые буквы фамилии заявителя (Иванов),
237 – порядковый номер письма,
12.01.2006 – дата регистрации.
2.6. Регистрация осуществляется на регистрационно-контрольных формах (РКФ) – традиционных или электронных карточках (приложение № 1), заполняемых в одном экземпляре.
2.7. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной формы указывается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений и на регистрационных формах ставится штамп «повторно».
Повторными следует считать обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
Письма граждан в зависимости от их содержания с регистрационно-контрольными формами передаются в секретариаты руководителя Агентства, заместителей руководителя и соответствующие структурные подразделения Агентства.
После рассмотрения обращений граждан руководством Агентства они возвращаются вместе с регистрационно-контрольными формами в группу писем для внесения резолюций в базу данных ЭВМ и передачи писем на исполнение в структурные подразделения.
Контрольные формы на письма граждан в структурных подразделениях носят временный характер; регистрационно-контрольные формы хранятся в них до исполнения писем в подразделениях, после чего с отметками об исполнении возвращаются в группу писем общего отдела Административного управления.
3. Передача писем на рассмотрение
3.1. Зарегистрированные письма в зависимости от их содержания передаются группой писем в секретариаты руководителя Агентства, заместителей руководителя и структурные подразделения Агентства через экспедицию.
Если в письме содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем. совершающем или совершенном, обращение подлежит направлению в надлежащий государственный орган в соответствии с его компетенцией.
3.2. Поступившие в секретариаты руководителей и структурные подразделения обращения граждан передаются на рассмотрение руководству Агентства или структурного подразделения в день их поступления.
В подразделениях передача писем на исполнение производится сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, с указанием в регистрационно-контрольных формах фамилий исполнителей.
3.3. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то первый из них является ответственным за исполнение всех поставленных в письме вопросов.
3.4. Передача письменных обращений из одного структурного подразделения в другое производится:
писем, адресованных руководителю Агентства, заместителям руководителя, - только по согласованию с группой писем Административного управления;
писем, адресованных в структурные подразделения, - по согласованию между руководителями подразделений с обязательной информацией группы писем.
4. Сроки исполнения писем граждан и
порядок их рассмотрения
4.1. Обращения граждан поступают в виде предложений, заявлений, жалоб.
4.2. Сроки исполнения обращений исчисляются в календарных днях с даты их поступления, а поступившие из вышестоящих органов государственной власти - со дня подписания сопроводительного письма.
Письменные обращения, поступившие в Рособразование, рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации.
Если в письмах из вышестоящих органов по обращениям граждан право созыва принадлежит другому органу исполнительной власти, то при установлении срока исполнения данного поручения он уменьшается на 5-7 рабочих дней.
Если последний день срока исполнения обращения приходится на нерабочий день, обращение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Письменные обращения, содержащие вопросы, не входящие в компетенцию Агентства, направляются им в 7-дневный срок по принадлежности, о чем сообщается заявителю.
В случае если поставленные на личном приеме вопросы не входят в компетенцию Агентства, даются необходимые разъяснения по обращению в соответствующие органы государственной власти.
4.3. Запрещается направлять обращения граждан для разрешения тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.
4.4. Для соблюдения установленных сроков
исполнения в письмах-запросах обязательно указывается срок представления ответа.
В целях сохранности подлинников обращений граждан, подлежащих возврату в органы, направившие обращение на рассмотрение и исполнение в Агентство, запрещается делать на них какие-либо пометки. При письмах-запросах следует направлять ксерокопии этих обращений.
4.5. Отсутствие непосредственного исполнителя (болезнь, отпуск, командировки и т. д.) не снимает с подразделения ответственности за своевременное и качественное исполнение обращений граждан.
4.6. В исключительных случаях при невозможности исполнить обращение в установленный срок ответственный исполнитель должен обратиться к руководству Агентства с письменной мотивированной просьбой о его продлении, согласованной с Административным управлением, но не более, чем на один месяц.
Сроки исполнения обращений граждан, по которым необходима подготовка ответов в вышестоящие органы, продлеваются только после согласования с этими органами с сообщением об этом лицу, внесшему предложение или подавшему заявление или жалобу.
4.7. Все сведения о ходе исполнения обращения (напоминание исполнителю, разрешение на продление срока, доклад руководству, запрос и т. п.) вносятся в регистрационно-контрольную форму в графу «Отметки о ходе исполнения».
5. Осуществление контроля за исполнением
обращений граждан
5.1. Контроль за исполнением обращений граждан устанавливается в целях обеспечения рассмотрения их в сроки, предусмотренные в разделе 4, и надлежащего решения содержащихся в них вопросов.
5.2. В целом система контроля должна быть поставлена так, чтобы обеспечить своевременное и качественное рассмотрение всех обращений граждан.
5.3. Контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан возлагается на группу писем общего отдела Административного управления и на должностных лиц, назначенных для этой работы начальниками структурных подразделений, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение писем и исполнение решений, принятых по обращениям граждан.
5.4. Контроль за рассмотрением обращений граждан, получением справочной информации осуществляется с помощью ЭВМ путем создания и поддержки базы данных «Письма граждан» в актуальном состоянии.
Группа писем еженедельно направляет машинные распечатки перечней писем граждан с истекшими сроками исполнения (просроченных) и подлежащих исполнению на текущей неделе в секретариаты заместителей руководителя Агентства и структурные подразделения, а также в Минобрнауки России.
5.5. Обращения граждан, направленные на места и другие организации для рассмотрения и ответа заявителям и в Агентство, не снимаются с контроля до получения соответствующей информации из этих организаций о результатах рассмотрения.
Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения.
5.6. Обращения граждан снимаются с контроля после полного решения поставленных в них вопросов, если по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству. Датой снятия с контроля является дата отправки ответа заявителю.
5.7. О всех случаях нарушения сроков исполнения лица, осуществляющие контроль в структурных подразделениях, еженедельно сообщают начальнику подразделения.
5.8. Начальники структурных подразделений или по их поручению другие должностные лица систематически анализируют и обобщают обращения граждан, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и
охраняемых законом интересов граждан, а также совершенствования работы Агентства, принимают меры по сокращению количества жалоб, уменьшению повторных обращений, выносят на рассмотрение руководителя Агентства и коллегии Агентства конкретные предложения, основанные на анализе поднимаемых в письмах трудящихся вопросов, организуют подготовку нормативных документов, выступления в печати по разъяснению проблем, затронутых в обращениях, представляют в группу писем материалы для анализа и обобщения и аналитические справки за истекший год к 15 января текущего года.
5.9. Группа писем ежеквартально направляет сводки об итогах работы с обращениями граждан (за истекший квартал до 15 числа месяца, следующего за окончанием квартала) руководителям структурных подразделений, обобщает результаты анализа обращений граждан по итогам года и предоставляет проект соответствующего доклада руководителю Рособразования для последующего направления в Министерство образования и науки Российской Федерации.
6. Оформление, отправка ответов и
формирование дел по письмам граждан
6.1. Ответы на обращения граждан дают руководители Агентства и начальники структурных подразделений. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной форме. Ответы на обращения, полученные по информационным системам общего пользования, направляются по почтовому адресу, указанному заявителем. Отправка по электронной почте или факсимильной связи, содержащего персональные данные заявителя и иную конфиденциальную информацию, не допускается.
6.2. Для составления ответа на письма граждан используются бланки Агентства и структурных подразделений форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм) с угловым штампом в соответствии с установленными правилами.
6.3. Пересылку писем по принадлежности, а также уведомление авторам целесообразно производить с помощью трафаретных бланков.
6.4. При адресовании фамилия заявителя пишется в дательном падеже.
Например, , ул. Гоголя, дом 5, кв.17, Москва, 123398
6.5. Ответы, составленные на основании нормативных документов, обязательно должны содержать тщательно проверенные ссылки на них (разновидность документа, автор, дата, номер и наименование).
6.6. Устанавливается следующий порядок визирования проектов ответов на обращения граждан, подготовленных за подписью руководителя Агентства и заместителей руководителя.
На 2-м экземпляре проекта ответа обязательны визы начальника структурного подразделения или отдела, в котором готовился ответ, непосредственного исполнителя, начальников структурных подразделений, участвовавших в его подготовке, с расшифровкой должностей и фамилий. Проекты ответов, направляемые на подпись руководителю Агентства, визируются также заместителями руководителя.
6.7. Ответы по обращениям граждан, направляемые в директивные и вышестоящие органы за подписью руководства Агентства отправляются только через группу писем.
6.8. Исходящим индексом отправляемого ответа является входящий индекс письма-обращения, после которого через дробь указывается индекс структурного подразделения и номер дела согласно номенклатуре дел подразделения.
Например, ИВ 273/1, где
ИВ - первые буквы фамилии заявителя (Иванов),
273 - порядковый номер письма,
13 - индекс структурного подразделения, в котором
исполнялось письмо,
6 - номер дела по номенклатуре дел подразделения, в
котором хранится копия ответа с письмом-обраще-
нием и другие материалы, относящиеся к рассмот-
рению данного письма,
11.01.2006 – дата отправки.
6.9. Обращения граждан должны быть возвращены после их разрешения должностным лицам, ответственным за ведение делопроизводства, со всеми относящимися к ним материалами для централизованного формирования дел в структурных подразделениях, формирование и хранение дел у исполнителей запрещаются. Лица, ответственные за осуществление делопроизводственных операций (в соответствии с п.1.2.), проверяют правильность оформления ответов (наличие подписи, даты, номера, адреса, виз на копии и др.) и вносят необходимые записи в регистрационно-контрольные карточки.
6.10. На каждом обращении граждан после окончательного решения и исполнения должна быть подпись «В дело», краткая запись об исполнении, личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
6.11. Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и порядком, установленным правилами по делопроизводству.
6.12. Дела по обращениям граждан формируются при большом объеме корреспонденции по алфавитному признаку или в хронологическом порядке при малом объеме.
Письма граждан и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их комплектность. Неразрешенные предложения, заявления и жалобы граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.
Обложка дела должна оформляться в соответствии с установленными правилами.
6.13. Дела, законченные производством, хранятся в структурных подразделениях в течение трех лет и уничтожаются по акту по истечении указанного срока.
6.14. Ответственность за сохранность и комплектность документов по обращениям граждан возлагается на начальников структурных подразделе-
ний Агентства и должностных лиц, работающих с данной категорией документов.
7. Организация приема граждан
7.1. В Федеральном агентстве по образованию прием граждан ведется в следующие дни и часы недели:
Руководитель последний четверг месяца
с 16.00 до 18.00
Заместители руководителя четверг с 16.00 до 18.00
Начальники управлений четверг с 16.00 до 18.00
Заместители начальников ежедневно, кроме предпразднич-
управлений, отделов и ных, праздничных и выходных
другие сотрудники Агентства дней, с 16.00 до 18.00
Сотрудниками Федерального агентства по образованию осуществляется прием граждан при наличии учетной формы, выданной приемной Административного управления Агентства (приложение № 2).
7.2. Личную ответственность за организацию приема граждан в управлениях и отделах Федерального агентства по образованию несут их начальники, а у руководства Агентства - работники секретариата.
7.3. Рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан, изложенных на личном приеме, ведется в том же порядке, что и писем граждан.
7.4. Сотрудники Агентства при рассмотрении обращений граждан обязаны внимательно разбираться в существе каждой жалобы и каждого заявления, создавая атмосферу объективного, принципиального, доброжелательного отношения к просьбам граждан; принимать меры для возможно более полного разрешения поставленных вопросов.
7.5. По результатам рассмотрения обращений граждан у руководителя Агентства и его заместителей учетные формы заполняются соответствующими сотрудниками секретариата.
Сотрудники Агентства, осуществляющие прием граждан, по результатам обращений заполняют учетные формы самостоятельно.
Заполненные учетные формы ежемесячно сдаются в приемную Агентства для их последующего обобщения и учета в работе.
7.6. Аналитические справки об итогах приема граждан в секретариатах и структурных подразделениях ежемесячно подготавливаются Административным управлением.
7.7. Заполненные формы учета приема граждан за истекший календарный год хранятся в приемной Агентства в течение текущего года, после чего сдаются в архив в соответствии с порядком, установленным номенклатурой дел и инструкцией по делопроизводству.
7.8. В случае, если во время приема граждан решение поставленных вопросов невозможно, принимается письменное обращение, которое после регистрации направляется на рассмотрение в соответствующие структурные подразделения Агентства.
8. Организация работы приемной Агентства
8.1. Работа по организации, учету и подведению итогов приема граждан возлагается на приемную Агентства. Порядок приема иностранных граждан устанавливается Управлением международного образования и сотрудничества.
8.2. Время работы приемной Агентства: понедельник - четверг с 9.00 до 18.00, пятница с 9.00 до 16.45.
8.3. Граждане, желающие пройти на прием в Федеральное агентство по образованию по личным вопросам, обращаются в приемную, сотрудники которой ведут регистрацию, выдают учетную форму для направления в соответствующие подразделения.
Учетная форма на прием к конкретному должностному лицу дает одновременно право посетителю на вход в здание.
8.4.Сотрудники Агентства дают консультации работникам приемной по их запросам.
Начальник Административного
управления
СОГЛАСОВАНО
Заместитель руководителя
Рособразования
«___» ___________2006 г.
Приложение
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ ФОРМА (Письма граждан) Корреспондент Адрес |
Индекс, дата поступления Индекс, дата ПГ-МОН Поручение Краткое содержание Подразделение-исполнитель Исполнитель Срок исполнения Характер исполнения Дата исполнения Подпись Отметка об исполнении |
Приложение
УЧЕТНАЯ ФОРМА ПРИЕМА ГРАЖДАН
Заполняется и хранится в приемной Федерального агентства по образованию
Дата___________ 200 __ г. на прием к________________________ комната № __________ этаж ________ Ф. И.О. посетителя ______________________________________________________________ Место работы (учебы)____________________________________________________ Должность______________________________________________________________ Адрес __________________________________________________________________ По вопросу ____________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ |
УЧЕТНАЯ ФОРМА ПРИЕМА ГРАЖДАН
Заполняется у должностного лица, осуществляющего прием, и передается в приемную
Федерального агентства по образованию
Дата___________ 200 __ г. на прием к_______________________ комната № _________ этаж ________ Ф. И.О. посетителя ______________________________________________________________ Результаты рассмотрения посещения ______________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Подпись ________________________________________________________ |
