Базы данных и делопроизводство

Учреждение образования «Брестский государственный университет имени »

Кафедра математического моделирования

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Базы данных и делопроизводство»
для студентов 1 курса специальности Бизнес-администрирование

Задание 1

Дать ответы на 2 теоретических вопроса. Вопрос выбирается из первой и второй частей в соответствии с последней цифрой номера зачетки (см. приложение ниже).

Задание 2

Дать краткую характеристику предприятия, организации, учреждения, в котором вы работаете (2-3 предложения). Описать документооборот этой организации: какие виды документов оформляются, какими отделами). Изобразить схему документопотока вашей организации.

Задание 3. Создание базы данных

1.  Изучить документооборот своей организации или структурного подразделения за определенный месяц.

2.  Создать базу данных документооборота, содержащую не менее трех таблиц связанных между собой, не менее 10 записей в каждой таблице.

3.  Создайте форму для заполнения регистрационно-контрольной карточки (далее РКК) документа (правила заполнения основных реквизитов РКК можно изучить в Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.01.2001 №4).

4.  Для таблиц вашей базы данных создайте запросы следующих типов:

-  на выборку данных из 2 таблиц;

-  на обновление данных в таблице;

-  на добавление данных в таблицу;

-  на удаление данных из таблицы;

-  на создание таблицы;

-  перекрестный запрос.

5.  Создайте отчет по данным таблиц.

6.  Подробно опишите каждое свое действие по 1-5 пунктам.

7.  Базу данных сохраните на электронный носитель (дискета, диск) в папке под Вашим именем (фамилия, имя, отчество); имя файла должно содержать название изучаемого предприятия или структурного подразделения. Укажите версию Microsoft Access, в которой создана ваша база данных. Электронный носитель необходимо подписать.

Контрольную работу оформить на листах формата А4, одинарный интервал, шрифт 14 пт. В конце указать список использованной литературы.

Сдавать – распечатанную контрольную работу и подписанный CD с базой данных.
Теоретические вопросы

Первая часть

1.  Структура и функции систем управления базами данных. Система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access.

2.  Понятие документооборота. Характеристики документооборота. Порядок прохождения и подготовки исполнения входящих документов. Порядок прохождения и подготовки исходящих документов. Порядок прохождения и подготовки исполнения внутренних документов.

3.  Пути совершенствования организации документооборота. Технологическая карта документооборота. Составление маршрутных карт технологического процесса.

4.  Регистрация документов. Номенклатура дел. Ее функции и принципы построения. Информационно-поисковая система по документам организации.

5.  Контроль исполнения документов. Виды контроля.

6.  Автоматизированные системы делопроизводства. Автоматизационные системы. Классы автоматизированных систем.

7.  Характеристики систем управления электронным документом. Функции системы управления электронными архивами. Функции систем автоматизации делопроизводства.

8.  Обзор систем электронного документооборота. Критерии оценки системы электронного документооборота.

9.  Информационная безопасность в документообороте. Понятие. Политика безопасности. Проблема информационной безопасности. Виды защиты информации (физическая защита, программные средства, административные меры защиты).

10.  Понятие конфиденциальной информации. Документооборот конфиденциальной информации.

Вторая часть

1.  Создание баз данных в Microsoft Access, ввод и редактирование данных.

2.  Установление связей между таблицами в Microsoft Access.

3.  Microsoft Access. Форматирование записей в таблицах и формах. Условное форматирование.

4.  Microsoft Access. Поиск, сортировка данных в таблице.

5.  Microsoft Access. Отбор данных (фильтр по выделенному, расширенный фильтр) в таблице.

6.  Microsoft Access. Формы ввода данных (автоформы). Реализация форм с помощью мастера. Реализация форм с помощью конструктора.

7.  Microsoft Access. Отчет вывода данных (автоотчет). Реализация отчетов с помощью мастера. Реализация отчетов с помощью конструктора.

8.  Microsoft Access. Запрос на выборку, запрос с параметром. Microsoft Access. Создание вычисляемых полей в запросе.

9.  Microsoft Access. Модифицирующие запросы (обновление, добавление, удаление).

10.  Microsoft Access. Перекрестный запрос

Учреждение образования
«Брестский государственный университет имени »

Юридический факультет

Заочная форма обучения

Специальность «Бизнес-администрирование»

1 курс, группа А

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

Дисциплина «Базы данных и делопроизводство»

1.  Создадим базу данных для отдела кадров предприятия.

2.  Она будет содержать 3 таблицы: Кадры, Приказы о приеме, Приказы об увольнении, Приказы о премировании.

3.  Каждая из таблиц будет содержать следующие поля:

Кадры		Приказы о приеме		Приказы об увольнении		Приказы о премировании
Код (ключ)		Код		Код		Код
Фамилия		Номер		Номер		Номер
Имя		Дата составления		Дата составления		Дата
Отчество		Дата приема		Дата увольнения		Размер премии
Должность

4.  Реализуем связи между этими таблицами. В таблице Кадры поле Код ключевое, а в остальных нет. Свяжем эти таблицы связью один ко многим. И заполним таблицы данными.

5.  Создадим запрос с информацией о сотрудниках, которых уволили: Приказ об увольнении.

6.  На основании этого запроса создадим форму Приказ об увольнении.

7.  Создадим запрос с информацией о сотрудниках, которых принимают на работу: Приказ о приеме.

8.  На основании этого запроса создадим форму Приказ о приеме. Если работник отдела кадров будет заполнять эту форму, то информация из нее будет поступать сразу в обе таблицы: Кадры, Приказ о приеме. Добавим в форме 12 работника.

9.  Создадим запрос на обновление Увеличим премии, увеличив все премии программистам на 30 000 руб. До этого их премии составляли:

После выполнения запроса, размер их премий станет:

10.  Создадим копию таблицы Кадры – Кадры1. А из таблицы Кадры удалим уволенных сотрудников с помощью запроса на удаление: Удаление уволенных.

11.  Создадим запрос на добавление уволенных сотрудников из таблицы Кадры1 в таблицу Кадры: Добавление.

12.  Создадим запрос Уволенные на создание таблицы Уволенные сотрудники.

13.  Создадим перекрестный запрос Премии, в котором будет отображаться информация о фамилии, имени, отчестве сотрудника, его должности и размере премий.

14.  Создадим отчет Кадры, который будет содержать информацию о том, с какой даты работают сотрудники.