Используя поле электронной таблицы можно в различных ее частях создавать разные таблицы, вставлять графические изображения, диаграммы и графики. Но более удобно разносить таблицы, графики и диаграммы по разным рабочим листам.
Рабочий лист - это отдельная электронная таблица. Каждый рабочий лист может содержать собственно таблицы пользователя, графики и диаграммы, а также программы на языке Visual Basic. Количество рабочих листов может быть любым, и ограничено только объемом доступной памяти компьютера. По умолчанию в Excel рабочие листы имеют имена "Лист 1", "Лист 2" и т. д. При желании можно переименовать рабочие листы, присвоив им более информативные имена, например, "Таблица расходов на командировку" или "Диаграмма затрат".
Рабочие листы, относящиеся к одной сфере деятельности целесообразно объединить в одну рабочую книгу.
Рабочая книга - это файл табличного процессора Excel. Рабочая книга должна содержать минимум один рабочий лист. По умолчанию вновь создаваемой рабочей книге присваивается имя "Книга" с порядковым номером, например "Книга1". Впоследствии название рабочей книги можно изменить, придерживаясь правил образования имен файлов. При записи на диск рабочей книги будет создан одноименный файл, например, для рабочих книг, содержащих таблицы, с расширением. XLS. В дальнейшем, загрузив в Excel такой файл, вы получите возможность работать со всеми таблицами, диаграммами и программами, которые содержит одноименная рабочая книга.
Каждая рабочая книга помещается в отдельном вторичном окне Excel. В Excel, как, например и в текстовом редакторе Word, можно одновременно открыть несколько вторичных окон, каждое из которых будет содержать свою рабочую книгу.
1.33. Перемещение по рабочему листу
На экране дисплея видна только часть рабочего листа, электронная таблица которого содержит 256 столбцов и 65536 строк. Просмотреть невидимую часть рабочего листа можно при помощи линеек прокрутки или клавиш управления курсором.
Как уже отмечалось, одна из ячеек рабочего листа является текущей и выделена рамкой. В начальный момент - это ячейка А1. Чтобы сделать текущей любую из ячеек видимой части рабочего листа достаточно щелкнуть по ней указателем мыши.
Ниже приведены комбинации клавиш, которые целесообразно применять для перемещения рамки по электронной таблице.
· ®¯ Перемещает на одну ячейку в направлении стрелки.
· CTRL+ Перемещает на верхнюю границу текущей области данных. Если рамка находится вне области данных или на верхней границе текущей области данных, то происходит перемещение на нижнюю границу стоящей выше области данных. Если выше нет других областей данных, то происходит переход в первую ячейку текущего столбца рабочего листа.
· CTRL+¯ Перемещает на нижнюю границу текущей области данных. Если рамка находится вне области данных или на нижней границе текущей области данных, то происходит перемещение на верхнюю границу стоящей ниже области данных. Если ниже нет других областей данных, то происходит переход в последнюю ячейку текущего столбца рабочего листа.
· CTRL+ Перемещает на левую границу текущей области данных. Если рамка находится вне области данных или на левой границе текущей области данных, то происходит перемещение на правую границу стоящей левее области данных. Если левее нет других областей данных, то происходит переход в первую ячейку текущей строки рабочего листа.
· CTRL+ ® Перемещает на правую границу текущей области данных. Если рамка находится вне области данных или на правой границе текущей области данных, то происходит перемещение на левую границу стоящей правее области данных. Если правее нет других областей данных, то происходит переход в последнюю ячейку текущей строки рабочего листа.
· HOME Перемещает в начало строки.
· CTRL+HOME Перемещает в начало рабочего листа.
· CTRL+END Перемещает в ячейку, которая лежит на пересечении правой границы самой правой области данных и нижней границы самой нижней области данных.
· PAGE DOWN Перемещает на один экран вниз.
· PAGE UP Перемещает на один экран вверх.
· ALT+PAGE DOWN Перемещает на один экран вправо.
· ALT+PAGE UP Перемещает на один экран влево.
Наиболее просто перейти к требуемой ячейке можно следующим образом:
· щелкните мышью по полю Имя строки формул ( левое поле пятой сверху строки);
· наберите адрес требуемой ячейки;
· нажмите Enter.
¿ Практикум.
ü Сделайте последовательно текущими ячейки D15, IV2, C145.
ü Сделайте текущей правую нижнюю ячейку рабочего листа. Каков ее адрес?
ü Вернитесь на начало рабочего листа.
1.34. Перемещение между рабочими листами
Для того чтобы переместиться на другой рабочий лист (сделать его окно активным) следует щелкнуть мышью по его ярлычку.
Если ярлычок нужного рабочего листа не виден, воспользуйтесь кнопками для перемещения по ярлычкам рабочих листов ( четыре кнопки в левом углу нижней строки окна рабочей книги).
· Первая кнопка - сдвиг на ярлычок первого рабочего листа;
· последняя кнопка - сдвиг на ярлычок последнего рабочего листа;
· вторая кнопка - сдвиг на один ярлычок рабочего листа влево;
· третья кнопка - сдвиг на один ярлычок рабочего листа вправо.
Для перемещения между рабочими листами можно использовать клавиатуру.
· CTRL+PAGE DOWN Перемещает на следующий лист в рабочей книге.
· CTRL+PAGE UP Перемещает на предыдущий лист в рабочей книге.
¿ Практикум.
ü Сделайте активным рабочий лист 3.
ü Вернитесь к рабочему листу 1.
1.35. Создание таблиц
1.35.1. Создание новой рабочей книги
При запуске Excel автоматически создает рабочую книгу под именем Книга1, а затем по мере открытия новых книг присваивает им имена Книга2, Книга3 и т. д. Уже сразу после запуска Excel можно начинать набор таблиц. В процессе работы, возможно, вам потребуется поместить таблицы в разных рабочих книгах, в результате у вас будет открыто несколько окон с малоинформативными заголовками. К тому же работа с несколькими окнами требует большего внимания и может показаться вам неудобной. Поэтому, если для работы вам нет необходимости держать открытыми несколько рабочих книг, целесообразно начинать создание новой рабочей книги с операции закрытия уже существующих (закрываемые рабочие книги с важной информацией, конечно, предварительно следует записать на диск).
Для закрытия активной рабочей книги выполните команду Закрыть меню Файл.
Если вы закрыли все рабочие книги, то у вас останется чистое рабочее окно.
Для создания новой рабочей книги:
· выполните команду Создать меню Файл;
· на панели Общие выберите Книга;
· щелкните по Ок.
Напомним, что рабочие листы в рабочей книге имеют по умолчанию названия Лист1, Лист2 и т. д. Названия рабочих листов можно изменить:
· вызовите контекстное меню работы с рабочими листами, щелкнув правой кнопкой мыши по ярлыку листа, название которого следует изменить;
· выполните Переименовать;
· введите новое название;
· нажмите клавишу Enter.
¿ Практикум.
ü Закройте все открытые на данный момент рабочие книги.
ü Создайте новую рабочую книгу. Какое имя ей присвоил Excel?
ü Переименуйте первый лист книги в "Объемы продаж".
1.35.2. Набор таблицы
Как вы уже знаете, при создании таблиц используется все поле электронной таблицы рабочего листа. На одном рабочем листе можно расположить несколько таблиц вместе с заголовками и любым другим поясняющим текстом.
В ячейки электронной таблицы вводят данные или формулы. Вставка формул будет рассмотрена в отдельной главе. При вводе чисел необходимо следить, чтобы каждое число занимало отдельную ячейку. При наборе текста, если он длиннее, чем размер столбца, он будет вставлен в следующие столбцы текущей строки, если они пустые. Если же следующий столбец заполнен, то набранный текст будет запомнен полностью, однако в таблице видимой останется только часть текста, уместившаяся в пределах столбца. Полностью содержимое такой ячейки можно будет просмотреть в строке формул, сделав эту ячейку текущей.
Для ввода данных:
· сделайте текущей ячейку, в которую будут введены данные, при этом адрес ячейки появится в поле имени строки формул;
· наберите данные, при этом вводимые данные появятся в строке формул;
· запомните набранные данные, это можно сделать несколькими способами:
Ÿ нажав Enter;
Ÿ щелкнув мышью в строке формул по кнопке с изображением зеленой галочки;
Ÿ сделав текущей другую ячейку.
В процессе ввода данных вы можете отменить набранные данные, щелкнув мышью в строке формул по кнопке с изображением крестика.
Если вы хотите исправить уже заполненную ячейку, то сделайте ее текущей с помощью клавиш управления курсором и нажмите F2 или просто дважды щелкните по этой ячейке мышью. Теперь вы можете исправить введенные данные. Можно также просто ввести данные заново, как это описано выше.
Для удаления данных из текущей ячейки нажмите клавишу Delete.
¿ Практикум.
ü Создайте на первом рабочем листе представленную ниже таблицу (пока обрамление таблицы выполнять не надо).
Объемы продаж компьютерной техники по филиалам в 2002 году (тыс. руб.).
Таблица 8.1.
Филиал | 1-ый кв. | 2-ой кв. | 3-ий кв. | 4-ый кв. |
Москва | 110758 | 153267 | 143224 | 134567 |
Санкт-Петербург | 95678 | 89656 | 101678 | 105678 |
Н. Новгород | 56789 | 76543 | 65789 | 76543 |
Екатеринбург | 65432 | 78325 | 58043 | 71395 |
Новосибирск | 70097 | 54341 | 69547 | 80547 |
Тюмень | 63258 | 49875 | 63254 | 73567 |
Владивосток | 51645 | 39543 | 60805 | 54675 |
Итого по кварталам | 513657 | 541550 | 562338 | 596972 |
ü Сохраните набранную таблицу в вашей рабочей папке в файле под любым именем.
ü Закройте окно вашей рабочей книги (команда Закрыть меню Файл).
ЗАНЯТИЕ № 9 "MS Excel: РЕДАКТИРОВАНИЕ и форматирование ТАБЛИЦ"
Продолжительность занятия: 2 часа.
Цель работы: научиться выполнять операции маркирования различных частей рабочего листа, изменять формат таблицы, вставлять и удалять строки, столбцы и ячейки, выполнять операции копирования и перемещения, заполнения смежных блоков.
1.36. Выделение ячеек
1.36.1. Выделение блока ячеек
Выделять одну ячейку не имеет смысла, т. к., сделав ее активной, вы тем самым ее и выделите.
Чтобы выделить блок ячеек с помощью мыши:
· установите указатель мыши в левый верхний угол блока;
· держа левую кнопку мыши, переместите ее указатель в правый нижний угол блока, затем отпустите мышь.
В процессе выделения в поле имени будет указываться размер блока. Выделенные ячейки окрашиваются в темный цвет, кроме текущей ячейки (левой верхней ячейки блока), которая останется белой.
Если вы хотите изменить уже сделанное выделение, нажмите клавишу Shift и щелкните мышью по новой правой нижней ячейке блока.
Чтобы выделить блок с помощью клавиатуры, надо нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, с помощью клавиш управления курсором перемещать выделяемую область в требуемом направлении.
1.36.2. Выделение несмежных блоков
Выделите блок ячеек, затем нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, произведите выделение несмежного (не имеющего общих столбцов или строк с ранее выделенным блоком) блока ячеек.
Перед тем, как нажать клавишу Ctrl, можно переместиться в любое место рабочего листа.
1.36.3. Выделение строк и столбцов
Для выделения полной строки электронной таблицы щелкните мышью по номеру-заголовку строки. Если необходимо выделить несколько строк, следует, держа нажатой левую кнопку мыши, переместить ее указателем по номерам выделяемых строк.
Аналогично выделяются полные столбцы, только в этом случае следует щелкать мышью по букве-заголовку столбца.
С помощью клавиатуры выделить текущую строку можно, нажав комбинацию клавиш Shift+Space. Для выделения текущего столбца следует использовать комбинацию Ctrl+Space. Для дальнейшего расширения выделения одновременно нажимайте клавишу Shift и клавиши управления курсором.
1.36.4. Выделение всего рабочего листа
Для выделения всего рабочего листа щелкните мышью по кнопке, находящейся на пересечении столбца номеров-заголовков и строки букв-заголовков в левом верхнем углу электронной таблицы. С помощью клавиатуры эту же операцию можно проделать, нажав Shift+Ctrl+Space или Ctrl+A.
¿ Практикум.
ü Все пункты задания выполните двумя способами: с помощью клавиатуры и с использованием мышки.
ü Выделите строку 5, затем столбец С электронной таблицы активного рабочего листа. Снимите выделение.
ü Выделите весь рабочий лист. Снимите выделение.
ü Выделите блок ячеек в таблице 8.1, содержащий объемы продаж за 2-ой и 3-ий квартал. Снимите выделение.
1.37. Изменение формата таблицы
1.37.1. Изменение высоты строк и ширины столбцов
Высота строки может регулироваться от 0 до 409 пунктов. Для изменения высоты строки:
· выделите строку или несколько строк;
· выполните команду Строка \ Высота меню Формат;
· в диалоговом окне Высота строки установите высоту строки в пунктах (если набрать 0, строка станет скрытой).
Целесообразно устанавливать высоту строки примерно на 25% больше размера шрифта. Например, если строка таблицы содержит строку текста с размером шрифта в 10 пунктов, то высота строки таблицы должна составлять не менее 12 пунктов (точное значение, которое используется в Excel как стандартное составляет 12,75 пт при высоте шрифта в 10 пт; нетрудно подсчитать, что это будет 27,5%).
Ширина столбца может составить от 0 до 255 символов ( стандартное значение 8,43). Для изменения ширины столбца:
· выделите столбец или несколько столбцов;
· выполните команду Столбец \ Ширина меню Формат;
· в диалоговом окне Ширина столбца установите ширину столбца в символах (если набрать 0, столбец станет скрытым).
Операцию изменения размеров столбцов и строк удобнее всего выполнить при помощи мыши. Для этого при изменении высоты строки переместите указатель мыши на нижнюю линию сетки строки в поле заголовков строк (указатель при этом примет вид двунаправленной по горизонтали стрелки). Затем, держа нажатой левую кнопку мыши, переместите линию сетки в нужном вам направлении. При изменении ширины столбца с помощью мыши следует перетаскивать правую границу столбца в поле заголовков столбцов.
Если вы передумали и хотите вернуть размеры столбцов и строк к стандартным, то:
· выделите строки (столбцы);
· выполните команду Строка \ Автоподбор высоты (Столбец \ Автоподбор ширины) меню Формат.
¿ Практикум.
ü Увеличьте в Таблице 8.1 в два раза высоту строк, содержащих сведения по филиалам в Н. Новгороде и в Екатеринбурге.
ü Измените ширину столбцов таблицы таким образом, чтобы максимально уменьшить ее размер по ширине.
ü Верните стандартный размер строк и столбцов.
1.37.2. Вставка и удаление ячеек, строк и столбцов
Перед тем как вставить пустые строки \ столбцы в уже существующую таблицу, выделите то количество строк \ столбцов, которое вы собираетесь вставить. При этом строки следует выделять ниже того места, куда вы намереваетесь произвести вставку, а столбцы - справа от этого места. Затем выполните соответственно команду Строки или Столбцы меню Вставка. Формат ячеек вставленного столбца будет таким же, как и у ячеек столбца, первого слева от вставляемого. Соответственно строки перенимают формат у полей первой лежащей выше строки.
Для вставки блока ячеек, после выделения однотипного по размеру блока, выполните команду Ячейки меню Вставка. При этом на экране появится диалоговое окно Добавление ячеек, в котором вы можете указать, куда следует сдвинуть выделенные ячейки: вправо, вниз или должна быть вставлена целая строка или столбец.
При удалении предназначенный к удалению участок таблицы также предварительно необходимо выделить. Затем выполните команду Удалить меню Правка. Если для удаления помечен только блок ячеек, а не полностью столбцы или строки, то на вашем экране предстанет диалоговое окно Удаление ячеек, которое позволит вам указать, какие из ячеек, расположенных рядом с помеченным блоком, передвинуть на его место. Здесь же можно указать, что следует удалить целую строку или столбец.
¿ Практикум.
ü В таблице 8.1:
Ÿ В середине столбца "2-ой кв." вставьте три пустых ячейки со сдвигом остальных ячеек столбца вниз.
Ÿ Отмените произведенную вставку.
Ÿ Добавьте справа от столбца "Филиал" столбец "Руководитель филиала". Заполните его.
Ÿ Добавьте пустую строку перед строкой "Тюмень". Затем удалите ее.
1.37.3. Заполнение фона ячеек
Отдельные части таблицы можно выделить, используя заполнение фона ячеек цветом или узором:
· Выделите блок ячеек.
· Выполните команду Ячейки меню Формат.
· Перейдите на панель Вид.
· Выберите Цвет и Узор в поле Заливка ячеек.
При изменении фона заполнения не следует увлекаться темными тонами, т. к. при выводе на печать такие участки таблицы будут плохо читаемы.
¿ Практикум
ü Оттените серым цветом ячейки, содержащие название таблицы 8.1., а также ячейки, содержащие итоговые данные по филиалам и кварталам.
1.37.4. Обрамление ячеек
По умолчанию границы ячеек в Excel разделены пунктирными линиями - сеткой. Для того чтобы таблица приняла подобающий ей вид, следует определить, какими линиями будет заменена сетка таблицы:
· Выделите блок ячеек, для которого задается обрамление.
· Выполните команду Ячейки меню Формат.
· Перейдите на панель Граница:
Ÿ в группе Линии задайте тип линии и ее цвет;
Ÿ в группе Все укажите тип границы: внешние (заданным видом линии выделенная область будет обрамлена по внешнему контуру), или внутренние (заданным видом линии будут обрамлены внутренние ячейки выделенной области);
Ÿ в группе Отдельные можно заданный тип линии установить для отдельных границ ячеек выделенной области.
При желании можно убрать разделительные линии сетки рабочего листа. Для этого:
· Выполните команду Параметры меню Сервис.
· Перейдите на панель Вид.
· Сбросьте флажок Сетка.
Для воспроизведения сетки флажок Сетка следует снова включить.
¿ Практикум
ü Выполните обрамление таблицы 8.1 линиями различного стиля по своему вкусу.
ü Уберите и снова включите разделительные линии сетки рабочего листа.
1.38. Операции с блоками
1.38.1. Копирование.
Напомним, что при выполнении операции копирования содержимое копируемого блока остается на прежнем месте в таблице и появляется на новом:
· Выделите блок ячеек, содержимое которого необходимо скопировать.
· Выполните команду Копировать меню Правка или щелкните мышкой по инструменту Копировать с изображением двух листов бумаги.
· Сделайте активной ячейку, которая будет левым верхним углом вставляемого блока.
· Выполните команду Вставить меню Правка или щелкните по инструменту Вставить с изображением папки и листа бумаги.
Для копирования с использованием технологии drag&drop:
· Выделите блок ячеек.
· Установите указатель мыши на рамку выделенного блока ( указатель при этом должен иметь свою обычную форму стрелки).
· Нажмите Ctrl и левую кнопку мыши (при этом рядом с указателем мыши появится символ + ) и перетащите рамку туда, куда предполагаете вставить блок.
1.38.2. Перемещение.
При перемещении выделенный фрагмент появляется на новом месте, исчезая со старого:
· Выделите блок ячеек, содержимое которого необходимо переместить.
· Выполните команду Вырезать меню Правка или щелкните мышкой по инструменту Вырезать с изображением ножниц.
· Сделайте активной ячейку, которая будет левым верхним углом вставляемого блока.
· Выполните команду Вставить меню Правка или щелкните по инструменту Вставить с изображением папки и листа бумаги.
Для перемещения с использованием технологии drag&drop:
· Выделите блок ячеек.
· Установите указатель мыши на рамку выделенного блока ( указатель при этом должен иметь свою обычную форму стрелки).
· Нажмите левую кнопку мыши и перетащите рамку туда, куда предполагаете вставить блок.
При копировании \ перемещении выделенный блок будет вставлен на выбранное место и, если данный участок таблицы содержит какие-то данные, они будут потеряны!!!
Кроме того, не забывайте, что скопированный или вырезанный блок сохраняется в буфере обмена Windows и может еще неоднократно быть использован для вставки в любое другое место таблицы.
1.38.3. Очистка.
Операция очистки ячеек, в отличие от операции их удаления, не удаляет выделенные ячейки из таблицы, а просто освобождает их от хранящихся в них данных:
· Выделите блок ячеек, которые необходимо очистить.
· Выполните команду Очистить меню Правка.
· Выполните команду Все (можно ограничиться очисткой только содержимого ячейки, видимого на экране, не удаляя формат ячейки, записанные в нее формулу или примечания).
Очистить выделенный блок можно, еще и просто нажав клавишу Delete.
¿ Практикум
ü В таблице 8.1:
Ÿ Скопируйте строки "Тюмень" и "Владивосток" в новое, пустое место рабочего листа.
Ÿ Очистите в таблице строки "Тюмень" и "Владивосток".
Ÿ Переместите копии строк "Тюмень" и "Владивосток" на старое место в таблице.
1.38.4. Заполнение смежных блоков.
В Excel существует возможность быстро скопировать содержимое блока ячеек (или одной ячейки) в рядом расположенные ячейки (слева, справа, вверху или внизу):
· Выделите блок ячеек.
· Установите указатель мыши на маленький черный квадрат в правом нижнем углу рамки выделенного блока (при этом указатель мыши примет форму крестика).
· Перетаскивая мышью крестик (тащить можно только по горизонтали или вертикали), распространите выделение на ячейки, куда вы хотите скопировать содержимое выделенного блока.
Операцию заполнения смежных блоков очень удобно использовать для копирования однотипных формул, например, при суммировании по столбцам или строкам.
Если в ячейку поместить число, а затем выполнить операцию заполнения смежных блоков держа нажатой клавишу Ctrl, то при движении вниз \ вправо ячейки будут заполняться числами на 1 большими числа из соседней ячейки. При движении вверх \ влево будет происходить уменьшение чисел на 1.
¿ Практикум.
ü Потренируйтесь с выполнением операции заполнения смежных блоков, это нам впоследствии очень пригодится:
Ÿ введите в одну из ячеек символ *.
Ÿ заполните символами * блок ячеек в пять строк и четыре столбца.
ü Заполните столбец A1:A10 числами от1 до 10:
Ÿ введите в ячейку A1 число 1;
Ÿ держа нажатой клавишу Ctrl, выполните операцию заполнения смежных блоков от ячейки A1 до ячейки A10.
занятие № 10 "ЭЛЕМЕНТАРНЫЕ РАСЧЕТЫ В EXCEL"
Продолжительность занятия: 2 часа.
Цель работы: научиться вставлять и редактировать формулы, выполнять арифметические операции с табличными данными, операции автосуммирования и вычисления процентов, изменять формат представления данных в ячейке.
1.39. Вставка и редактирование формул
Как уже упоминалось, любая ячейка Excel может содержать формулу. При этом в самой ячейке на экране компьютера будет отражена не формула, а результат ее выполнения.
Формула начинается со знака "=", в ее состав могут входить соединенные знаками операций константы, заданные своими адресами или именами ячейки, функции Excel. Для изменения приоритета выполнения операций допускается использование скобок. Список арифметических операций, определенных в Excel, приведен в таблице 10.1.
Арифметические операции Excel
Таблица 10.1.
Знак операции | Описание | Пример |
Арифметические операции | ||
+ | сложение | =E4+3,28 |
- | вычитание | =D5-45 |
* | умножение | =15*D5*G7 |
/ | деление | =F1/J3 |
% | взятие одного процента | =L3% |
^ | возведение в степень | =4^0,5 |
Максимальная длина формулы, которую можно вставить в ячейку, составляет 1024 символа. Для ввода формулы в активную ячейку:
· Начните набор формулы, нажав клавишу "=".
· Введите формулу.
· Закончите ввод формулы, нажав клавишу Enter или щелкнув мышью по кнопке с галочкой в строке формул.
Если вы хотите отредактировать уже введенную формулу, то можете сделать это несколькими способами.
· Дважды щелкните мышкой по ячейке, чтобы начать редактирование формулы, в ней содержащейся.
· Сделайте ячейку активной и нажмите F2.
· Сделайте ячейку активной и щелкните мышкой по строке формул.
Не забудьте закончить редактирование нажатием клавиши Enter или щелчком по кнопке с галочкой. Чтобы отменить произведенное редактирование, щелкните мышкой по кнопке с крестиком.
¿ Практикум.
ü Проверьте действие операций, выполнив примеры, приведенные в таблице 10.1. При этом проследите, чтобы влияющие ячейки содержали числовые данные.
1.40. Автосуммирование по столбцам и строкам
Наиболее простой и самой распространенной операцией в таблицах является операция суммирования по столбцам или по строкам. Настолько распространенной, что для вставки формулы, выполняющей эту операцию, в ячейку Excel предусмотрена специальная кнопка на стандартной панели инструментов с изображением знака суммы SS.
Для автоматической вставки формулы суммирования в ячейку:
· Выделите диапазон ячеек, предназначенных к суммированию.
· Щелкните по кнопке с изображением знака суммы.
Формула будет вставлена в ячейку, находящуюся ниже или справа от выделенного диапазона.
В сложных случаях, когда надо просуммировать, например, ячейки внутри таблицы, можно поступить иначе:
· сделайте текущей ячейку, в которую следует вставить формулу;
· щелкните по кнопке S - Excel выделит интервал для суммирования бегущей линией;
· если вас этот интервал не устраивает, выделите мышкой новый интервал;
· нажмите Enter.
Если необходимо организовать суммирование большого количества строк \ столбцов, стоящих в таблице рядом, то в этом случае удобно вставить формулу суммирования только в ячейку первого столбца \ строки, а в остальные ячейки формулы скопировать, используя операцию заполнения смежных блоков (см. раздел Заполнение смежных блоков). При копировании формул адреса влияющих ячеек будут автоматически изменены в соответствии с заголовком столбца \ строки.
¿ Практикум
ü В табл. 8.1, используя кнопку автоматической суммы:
Ÿ Вставьте в первую ячейку строки "Итого по кварталам" формулу суммирования содержимого ячеек столбца "1-ый кв.". Затем, используя операцию заполнения смежных блоков, скопируйте формулу суммирования в остальные ячейки строки.
Ÿ Добавьте в таблицу столбец "Итого по филиалам", вставьте в ячейки столбца формулы суммирования содержимого ячеек соответствующих строк.
Ÿ Подведите общий итог, сначала просуммировав итоги по кварталам, затем по филиалам. Проверьте сходимость результата.
ü Просмотрите вид формул, вставленных в ячейки столбца "Итого по филиалам" и строки "Итого по кварталам".
1.41. Формат данных, основные типы форматов
Для того чтобы отображаемые в ячейках данные имели определенный, удобный для пользователя вид, в Excel предусмотрена возможность задания формата представления данных для каждой ячейки таблицы.
Задание формата для хранимых в ячейках данных поможет вам в дальнейшем облегчить ввод данных в таблицу, придать ей удобочитаемый вид, а также предотвратить возможность переполнения ячейки. Формат задает вид отображения данных в ячейке, внутреннее представление данных в Excel может быть другим.
В MS Excel установка для ячеек наиболее часто используемых форматов автоматизирована с помощью следующих инструментов панели Форматирование.
· Инструмент Формат с разделителями устанавливает для ячейки числовой формат с целой и дробной частями, причем в целой части сотни, тысячи, миллионы и т. д. будут отделены пробелами, например: ,4356.
· Инструмент Денежный формат устанавливает для ячейки представление числа в форме денежной единицы, заданной в стандарте Windows (диалог Язык и стандарты панели управления Windows).
· Инструмент Процентный формат устанавливает для ячейки формат, который умножает число в ячейке на 100 и добавляет знак процентов.
· Инструменты Увеличить разрядность и Уменьшить разрядность позволяют соответственно увеличить или уменьшить точность представления числа, т. е. количество десятичных знаков после запятой. При изменении разрядности происходит округление числа.
¿ Практикум
ü Вставьте в одну из свободных ячеек рабочего листа число 17236,3475.
ü Применяя описанные выше форматы, добейтесь, чтобы число было выведено в ячейку в следующих видах:
Ÿ ,348
Ÿ ,35р.
Ÿ 1750%
ü Задайте денежный формат для ячеек таблицы 8.1, содержащих числовые данные.
ü Добавьте в таблицу 8.1 справа столбец "Итого в %", который бы содержал данные об объемах продаж по филиалам в процентах от общего объема. Для ячеек столбца задайте процентный формат. Вычисление процентов пока не производите.
1.42. Имя ячейки
Каждой константе (под константой в Excel понимается значение в ячейке, не начинающееся со знака равно), ячейке, интервалу или группе интервалов может быть присвоено имя:
· выделите область электронной таблицы, которой присваиваете имя;
· выполните команду Имя меню Вставка, затем команду Присвоить;
· в поле Имя наберите имя;
· выполните ОК.
Имя может быть в длину до 255 символов и содержать буквы, цифры, символы подчеркивания, точки, вопросительные знаки, символы “\” и “/”. Первым символом должна быть буква, или символ подчеркивания, или обратная косая черта “\”. Допускается кириллица. Не допускаются имена, совпадающие с адресами ячеек.
После определения, имя появляется в списке поля имени в строке формул. Теперь, например, чтобы сделать ячейку текущей или выделить интервал, достаточно щелкнуть по имени ячейки или интервала в списке поля имени.
Имена можно использовать как заменитель адресов ячеек, в частности в формулах.
1.43. Абсолютная и относительная адресации
Все адреса ячеек, которыми мы пользовались до сих пор, представляют собой относительные адреса. Это означает, что при копировании \ перемещении формул или при их переносе методом заполнения смежных блоков, адреса влияющих ячеек (адреса ячеек, входящих в формулы) будут изменены программой Excel в соответствии с тем, на какое количество строк \ столбцов была перенесена формула.
Пусть ячейка A1 содержит формулу =B5/C8. Скопируем формулу в ячейку В3 (адрес строки увеличится на 2, а адрес столбца увеличится на 1). Соответственно изменятся адреса влияющих ячеек, входящих в формулу. Т. е. в ячейке B3 мы получим формулу =C7/D10.
Чтобы при переносе формул не происходило изменение адресов ячеек, их следует записывать в форме абсолютного адреса. Строка \ столбец становится абсолютной ( не меняемой при переносах формул), если ее \ его заголовок начинается со знака доллара $.
В нашем примере, если в формуле ячейки А1 записать =B$5/$C8, то после переноса в ячейке B3 будем иметь: =C$5/$C10.
Имя, присвоенное ячейке, интервалу, или группе ячеек, является абсолютным адресом.
Довольно часто относительные адреса вызывают затруднения при выполнении однотипных расчетов. Рассмотрим следующий пример. Пусть мы имеем некоторый набор данных, содержащий сведения о количестве безработных по районам города ( таблица 10.2). Требуется рассчитать, какой процент безработных от общего числа по городу зарегистрирован в каждом районе.
Таблица 10.2.
А | В | С | D | |
1 | Район | Кол-во безработных | % | % |
2 | Ленинский | 15 678 | 28,96 | 28,96 |
3 | Промышленный | 20326 | #ДЕЛ/0! | 37,55 |
4 | Заднепровский | 18128 | #ДЕЛ/0! | 33,49 |
5 | Всего по городу | 54 132 | #ДЕЛ/0! | 100 |
Для подсчета процентов по Ленинскому району в ячейку С2 вставим формулу =B2/B5*100. Для подсчета по остальным районам распространим методом заполнения смежных блоков формулу из ячейки С2 в ячейки С3,С4 и С5. В результате, в этих ячейках мы получим сообщение Excel о том, что произошло деление на ноль. В самом деле, при переносе формулы из ячейки С2 в ячейку С3, она примет вид =B3/B6*100. А ячейка В6 пуста, что равносильно содержанию в ней нулевого значения.
Для корректного выполнения расчетов в данном случае следует воспользоваться абсолютной адресацией для ячейки В5. Вставим в ячейку D2 формулу =B2/$B$5*100. Теперь после распространения формулы на ячейки D3, D4, D5 результат будет правильным.
В формулах для подсчета процентов можно вместо адреса $B$5 использовать имя ячейки (конечно предварительно назначенное), например Всего. Тогда формула будет иметь вид =В2/Всего*100.
¿ Практикум
ü Отработайте рассмотренный выше пример с расчетом процентов.
ü Назначьте ячейке, содержащей итоговое количество безработных, имя Всего. Используйте это имя при расчете процентов.
ü Самостоятельно вставьте формулы для расчета процентов в ячейки столбца "Итого в %" таблицы 8.1.
Смоленский филиал РГОТУПС
Смоленск, 2002
ДЛЯ ЗАМЕТОК
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 |
