Инструкция по судебному делопроизводству (стр. 6 )

15.19. Порядок хранения и уничтожения вещественных доказательств - наркотических средств, психотропных веществ регламентируется статьями 28, 29 Федерального закона от 01.01.2001 N 3-ФЗ «О наркотических средствах и психотропных веществах», Постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 N 647 «О порядке дальнейшего использования или уничтожения наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, а также инструментов и оборудования, которые были конфискованы или изъяты из незаконного оборота либо дальнейшее использование которых признано нецелесообразным».

16. Порядок выдачи судебных дел и документов

16.1. Судебные дела выдаются для ознакомления в помещении судебного участка при предъявлении:

а) обвиняемыми, подсудимыми, осужденными, оправданными, лицами, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, потерпевшими, сторонами по делу, третьими лицами, законными представителями по уголовным, гражданским делам и делам об административных правонарушениях, гражданскими истцами, ответчиками по уголовным делам - документа, удостоверяющего личность, а их представителями, защитниками - также доверенности, оформленной в соответствии с требованиями законодательства;

б) адвокатами, выступающими по уголовным, гражданским делам и делам по административным правонарушениям, - ордера юридической консультации и удостоверения личности;

в) другими заинтересованными лицами, выступающими по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях, - документов, удостоверяющих личность и полномочия;

г) судьями и другими ответственными работниками вышестоящих судов, прокурорами, работниками системы Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации – удостоверения личности.

16.2. Ознакомление с делами должно проходить в помещении судебного участка в присутствии и под контролем секретаря судебного участка в условиях, которые исключают возможность изъятия, повреждения или уничтожения материалов дел.

Об ознакомлении с делом делается отметка в справочном листе формы №19.

По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения мирового судьи судебные дела направляются им в трехдневный срок заказной почтой или с рассыльным.

Секретарь судебного участка обязан контролировать возврат дел и не реже 1 раза в квартал докладывать мировому судье.

До возвращения дела на судебный участок требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке. В учетно-статистической карточке отмечается, когда, кому, и по какому запросу дело направлено, когда оно возвращено на судебный участок.

16.3. Учет выдачи и высылки дел, находящихся в архиве судебного участка, производится в соответствии с Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Республики Саха (Якутия) документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной начальником Центрального аппарата.

16.4. Подлинные документы из судебных дел и их надлежащим образом заверенные копии, представленные сторонами, а также письменные справки по делам выдаются секретарями судебного участка и работниками архива суда обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, потерпевшим и их представителям, лицам, участвующим в деле, и их представителям по гражданскому делу по письменному заявлению. Эти заявления приобщаются к делу.

Копии судебных постановлений по гражданскому делу, вступивших в законную силу, выдаются иным лицам, если их права и законные интересы нарушены судебными постановлениями, по письменному заявлению, в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными постановлениями.

Порядок выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных постановлений, вступивших в законную силу, устанавливается мировым судьей.

Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам с обязательным оставлением в деле копий, заверенных мировым судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на копии, оставленной в деле.

В случае направления документа почтой копия сопроводительного письма подшивается в дело.

16.5. Выдаваемые мировым судьей копии приговоров, решений, постановлений и определений по уголовным и гражданским делам, в том числе определений и постановлений, вынесенных вышестоящим судом, должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. В тех случаях, когда приговор, решение, определение, постановление были изменены вышестоящим судом, об этом следует указать в выдаваемой копии.

На копии также указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого мирового судьи находится дело.

Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка.

16.6. При подаче заявления о повторной выдаче копий решений, приговоров, судебных приказов, копий других документов из дела, выдаваемых мировым судьей, а также при подаче заявления о выдаче дубликатов исполнительных документов государственная пошлина уплачивается в соответствии с главой 25.3 Налогового кодекса Российской Федерации.

16.7. От уплаты государственной пошлины освобождаются физические лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы, - при подаче заявления о повторной выдаче копий решений, приговоров, судебных приказов, копий других документов из дела, выдаваемых мировым судьей, а также при подаче заявления о выдаче дубликатов исполнительных документов.

17. Составление и оформление служебных документов

17.1. Служебные документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке.

Текст служебного документа должен состоять из логически связанных частей: введения, обоснования и заключения. Во введении указываются события и факты, послужившие основанием для составления документа. Во второй части приводят разъяснения, соображения, расчеты и т. п., вызвавшие необходимость принятия тех или иных решений. В заключении формулируются выводы, предложения, просьбы, составляющие цель документа.

17.2. Документы должны быть изготовлены машинописным способом. Допускается рукописное изготовление документов представляемых от имени работника (личное заявление, объяснительная и т. д.).

17.3. Документы адресуются организации, ведомству, учреждению, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. При указании на документе адресата соблюдаются следующие правила:

наименование организации, ведомства, учреждения и их структурных подразделений указывается в именительном падеже

Центральный аппарат по организационному обеспечению деятельности мировых судей в Республике Саха (Якутия)

Финансово-экономический отдел

при направлении документа должностному лицу название организации, ведомства, учреждения указывается в именительном падеже, а должность и фамилии адресата – в дательном падеже

Министерство финансов

Российской Федерации

Управление делами

Ведущему специалисту

- при адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Начальнику Центрального аппарата по организационному обеспечению деятельности мировых судей в Республике Саха (Якутия)

- в состав реквизита «адрес» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи указывают в следующей последовательности:

- наименование адресата (наименование организации - юридического лица
или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

- название области, края, автономного округа (области), республики;

- страна (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

«Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

_________________________________

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

________________________________

Республика Саха (Якутия), г. Якутск,

документ не должен содержать более четырех адресатов; при направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки.

17.4. При ответах на запросы на бланке письма обязательно указывается дата и номер исходящего документа, а также дата и регистрационный номер документа, на который дается ответ.

17.5. Текст документа располагается между заголовком и отметкой о наличии приложения. Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации, не допускающим различных толкований.

Краткость содержания документа достигается за счет исключения повторений, непротиворечивости формулировок, употребления общепринятых сокращений.

Документы, создаваемые на основе документов вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них с указанием названия вида документа, наименования органа, издавшего документ, даты, номера и заголовка к тексту документа.

В соответствии с видом документа выбирается композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,5 см от левой границы текстового поля.

Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки и подзаголовки пишутся с прописной буквы, точка в конце не ставится.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой на конце.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце (например, 2.3.5.). В исключительных случаях подпункты могут обозначаться следующим образом: а), б), в) или 1), 2), 3).

Подпункты, нумеруемые арабскими цифрами с точками, начинают с прописной буквы и в конце ставят точку.

В тексте служебного письма допустимо использовать общепринятые законодательно установленные сокращения: СНГ, РФ, спецназ и др.; графические – г-н, кв. м. и др.

Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, п. п. - пункты и некоторые другие.

Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово «район» и «р.» и «р-н».

Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употреблены без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т. д. десятичного знака для типоразмеров, марок, продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.

Недопустимо использовать в тексте математический знак минуса перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом «минус». Недопустимо употреблять знаки номера и процента без цифр.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т. д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, , она и в дальнейшем должна писаться также.

17.6. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1. Копия решения... на 3 л. в 1 экз.

2. Исполнительный лист... на 1 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается, например:

Приложение: программа в 3 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо ОАО "Инструкшн" от 01.01.2001 N 02-4/156 и приложение к нему, всего на 3 л.

17.7. Под тестом документа либо под указанием о приложении документов слева печатается должность, а справа – инициалы и фамилия лица, подписывающего документ. Внизу на лицевой стороне или на обороте листа указывается фамилия исполнителя, номер телефона.

Служебные документы подписываются мировым судьей, а при его временном отсутствии на судебном участке, документы подписываются мировым судьей, временно его замещающим. Подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности запрещается.

При направлении документа нескольким адресатам подписываются все отправляемые экземпляры. Служебные документы должны подписываться разборчиво, без сокращений и росчерков. Дату подписания документа и, если необходимо, надпись «Лично» или указание о срочности проставляет лицо, подписавшее документ.

При подписании документов, составленных комиссией, указывают не должности лиц, составляющих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:

Председатель комиссии личная подпись

Члены комиссии: личная подпись

личная подпись

личная подпись

17.8. Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 4 межстрочными интервалами пт).

Наименование должности в реквизите "подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите "подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

17.9. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона, например:

В письмах иногородним адресатам может быть добавлен код города автора документа.

17.10. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется на основании действующих нормативных актов.

Печать проставляется таким образом, чтобы оттиск затрагивал подлинную подпись и название должности подписывающего.

Поправки, внесенные при подписании документа на первом экземпляре, переносятся исполнителем на остальные экземпляры. В подписанные служебные документы вносить какие-либо исправления и добавления запрещается.

На документах, заверенных гербовой печатью, подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.

17.11.Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов, предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается его содержание. В телеграмме не допускаются переносы слов, поправки и исправления.

Телеграмма печатается в двух экземплярах. Перед телеграфным адресом указывается категория телеграммы. Под текстом телеграммы указывается сокращенно должность, а также фамилия подписавшего телеграмму, а под чертой – фамилия и должность этого лица, адрес судебного участка без сокращений и дата отправления телеграммы.

17.12. Все подписанные документы отправляются только через секретаря судебного участка в установленном настоящей Инструкцией порядке. Секретарь судебного участка перед отправкой документа обязан: проверить правильность написания адреса, наличие указанных в документах приложений и подписей.

17.13. Каждый исходящий документ должен иметь копию, которая подшивается в соответствующий наряд или дело. Каждая копия письма должна быть подписана мировым судьи, в противном случае секретарем судебного участка должна быть сделана заверительная надпись: «Верно. Секретарь судебного участка», с проставлением подписи и даты.

17.14. Процессуальные документы составляются по правилам, предусмотренным процессуальным законодательством.

18. Порядок ведения нарядов, журналов

18.1. На судебном участке составляется номенклатура нарядов, книг и журналов. При ее составлении необходимо руководствоваться номенклатурой основных нарядов, предусмотренной Инструкцией (Приложение ) и типовой номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной 30.12.2008 г. Судебным департаментом при Верховном суде Российской Федерации.

18.2. Номенклатура составляется на каждый год не позднее ноября предшествующего года на основе изучения содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности мирового судьи.

18.3. В номенклатуру должны быть внесены все вновь заводимые наряды, книги и журналы учета делопроизводства, а также наряды, книги и журналы, законченные ведением в прошлом году.

Дополнения в номенклатуру вносятся с разрешения мирового судьи. Внесение в номенклатуру дополнений заверяется подписью секретаря судебного участка.

Вторые и последующие тома нарядов, книг и журналов вносятся в номенклатуру по мере их заведения. Если некоторые наряды, книги или журналы необходимо продолжать в следующем году, они переносятся в номенклатуру следующего года с указанием в соответствующей графе номенклатуры напротив наименования соответствующего наряда, книги или журнала, за каким номером они были учтены в предыдущем году.

18.4. Номенклатура нарядов, карточек, книг и журналов составляется секретарем судебного участка и утверждается мировым судьей, после чего подшивается в наряд «Номенклатура нарядов и журналов судебного участка».

18.5. Все исполненные служебные документы подшиваются в наряды, которые заводятся по предметному (тематическому) принципу с учетом сроков хранения документов. Наряды, как правило, заводятся на один год в соответствии с номенклатурой.

Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается в одном наряде в хронологическом порядке поступления и исполнения документов по данному вопросу.

Не разрешается подшивать в наряды неисполненные документы. Подшивка должна производиться систематически. Не допускается накапливание и длительное хранение не подшитых служебных документов.

18.6. Документы в наряд подшиваются так, чтобы сохранилась полная возможность свободного чтения текста, а листы не выступали за края обложки. В случаях, когда текст на документах расположен близко к краю листа, к такому листу для подшивки его в наряд (дело) подклеивается полоска бумаги.

18.7. На обложке наряда проставляется его номер и наименование согласно номенклатуре, полное название судебного участка, дата начала и окончания, количество листов и приложений, срок хранения в архиве. Если наряд состоится из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого наряда, а на последующих томах – номер очередного тома и номер наряда.

Наименование наряда должно быть кратким, ясным, и в то же время полно отражать содержание подшитых в нем документов. Присваивать нарядам наименования, которые не определяют содержание подшитых в них документов (например, «Разная переписка», «По разным вопросам» и т. п.) запрещается.

Если наряду нельзя дать одно общее наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов, подшитых в нем, или перечисления наиболее важных документов.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В ней указывается количество дел (томов, частей).

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.01.2001 N 70.

В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2010 года), о выделении дел к уничтожению и др.

Если в течение года на судебном участке возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в номенклатуре оставляются резервные номера.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел изменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения, с проставлением наименования должности лица, внесшего изменения, его подписи и расшифровки подписи.

18.8. На обложках книг (журналов) указываются те же данные, что и на обложках нарядов, кроме количества приложений. Каждая заводимая книга (журнал) должна быть пронумерована по листам.

Записи в книгах (журналах) учета производятся ручкой в строгом соответствии с предусмотренными графами. Всякое исправление должно быть оговорено и заверено подписью исправляющего лица. Никакие подчистки не допускаются.

18.9. Надписи на обложках нарядов, книг и журналов делаются ручкой, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем разрешается печатать на машинке.

19. Порядок хранения законченных судебных дел и материалов

19.1. Законченные судебные дела, материалы, исполнительные производства, наряды, журналы и картотеки хранятся на судебном участке.

19.2. При учете, хранении дел и других материалов на судебном участке соблюдаются требования, предусмотренные Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Республики Саха (Якутия) документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом начальника Центрального аппарата от 01.01.2001 года № 2-09/25. Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР , Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 000, Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.01.2001 г. № 70.

19.3. Для хранения дел и материалов на судебном участке составляется опись этих дел и материалов (форма № 57). Опись составляется в начале следующего календарного года до 10 января и подписывается мировым судьей и секретарем судебного участка.

19.4. На обложках дел и материалов, а также на учетно-статистических карточках и в регистрационных журналах проставляется архивный номер, за которым дело или материалы учтены по журналу, а также указываются срок хранения (год и месяц отбора для уничтожения) в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.01.2001 г. N 70. Судебные дела хранятся по годам в порядке архивных номеров.

19.5. Разрешение на передачу судебного дела на хранение дает мировой судья. При этом мировой судья проверяет все производство по делу, обращая внимание на реальное исполнение вступившего в законную силу приговора, решения, постановления, определения.

Разрешив отбор дел на хранение, мировой судья в левом верхнем углу наружной стороны обложки после проставления штампа «Архив» ставит дату и свою подпись, а также определяет год (дату), по которой дело включительно должно храниться на судебном участке, или делает надпись «постоянно», если дело подлежит постоянному хранению красных карандашом или ручкой.

Эти даты переносятся секретарем судебного участка в правый верхний угол учетно-статистических карточек красным карандашом или ручкой с чернилами (пастой) красного цвета.