Основы делопроизводства (стр. 2 )

Распоряжения могут быть изданы по следующим вопросам:

·  о передаче дел и документов увольняемыми сотрудниками

·  о применении правил работы с конфиденциальными документами

·  о сроках предоставления авансовой отчетности

·  о порядке использования служебного автотранспорта

·  о проведении ежегодной диспансеризации работников и т. п.

Распоряжение подписывают руководитель или по его поручению – заместители руководителя предприятия. Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам. Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

Распорядительная часть документа начинается словом «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)», напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки от границы левого поля. Часто в тексте распоряжения эти слова опускают, указывая только действие, например:

·  всем сотрудникам пройти инструктаж

·  работникам отдела кадров провести аттестацию

·  сотрудникам охраны пройти медкомиссию и т. п.

РАСПОРЯЖЕНИЕ

04.01.2012 № 5

О повышении квалификации

В связи с переходом на новую систему администрирования и предстоящей аттестации персонала

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Сотрудникам всех структурных подразделений пройти обучение на курсах Академии управления при правительстве Российской Федерации в 1 квартале 2013 г.

2. Руководителям структурных подразделений до 09.01.2013 предоставить в департамент по работе с персоналом списки сотрудников с предполагаемым сроком проведения занятий.

3. Начальнику департамента до 17.01.2013 согласовать и предоставить мне на утверждение сводный график проведения обучения сотрудников.

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора

Генеральный директор Подпись

(

Последний пункт распоряжения является, как правило, контрольным, т. е. указывается должностное лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением этого распоряжения.

Распоряжения нумеруются порядковым номером в пределах календарного года.

Существенно отличаются от распоряжений предприятий распоряжения, издаваемые государственными или муниципальными органами управления.

Например, распоряжение по городу – правовой акт, издаваемый единолично мэром, вице-мэром, премьером правительства, первыми заместителями премьера в пределах их компетенции, определённой законами и иными нормативными актами города. Руководитель в рамках своей компетенции, издаёт распоряжения, которые обязательны для исполнения всеми органами исполнительной власти города, а также органами городского (местного) самоуправления, хозяйствующими субъектами, независимо от их организационно-правовых форм, общественными объединениями, должностными лицами и гражданами, проживающими на территории города.

Распоряжения, затрагивающие непосредственно права и интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях и вступают в силу со дня их первой публикации.

Распоряжения предприятия по основной деятельности хранятся постоянно, по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет (статья 6 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»).

Постоянно хранят только те предприятия, которые являются источниками комплектования госархивов, другие хранят эти документы от 10 лет до ликвидации организации.

В дальнейшем «Перечень документов с указанием сроков хранения»

3.4. Решение.

Решение – документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач.

Текст проекта любого решения, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются состояние вопроса, цели и задачи решения. Если основанием к изданию решения является нормативный документ, то в констатирующей части указывается наименование, дата, номер и заголовок этого документа.

Распорядительная часть решения начинается словом «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛИ»), которые печатаются без разрядки, прописными буквами, отдельной строкой от границы левого поля.

Распорядительная часть документа должна содержать перечень мероприятий или действий, предписываемых решением, их исполнителей и сроки исполнения. В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения предприятия или должностные лица. Текст решения может делиться на пункты. Если решение вводит в текст какие – то документы, то они оформляются как приложения к решению.

Решения совета директоров, дирекции предприятия, собраний трудового коллектива, собраний акционеров, пайщиков хранятся постоянно (см. примечание 1) (статья 5 «перечня документов с указанием сроков хранения»).

РЕШЕНИЕ

общего собрания акционеров

27.01.2012 № 2

Общее ежегодное собрание акционеров в связи с перерегистрацией акционерного общества

РЕШИЛО:

1. Утвердить новую редакцию Устава со следующими изменениями:

В статье 8 «Управление Обществом» исключить пункт 4.

2. Утвердить новую редакцию Учредительного договора со следующими изменениями:

В статье 5 исключить пункт 3.

3. Исполнительному органу общества внести указанные изменения в учредительные документы и поручить зарегистрировать в соответствии с гражданским законодательством РФ до 15.02.2012.

Председатель общего собрания Подпись

Секретарь Подпись

3.5. Протокол.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. На коммерческом предприятии составляются протоколы заседания совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров, кредиторов и т. п.

Проведению заседания любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.

Протокол ведется во время заседания секретарём, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.

Протокол составляется на основании записей, произведённых во время заседания, представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протокол составляется на общем бланке или чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия, вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например: ПРОТОКОЛ … заседания кафедры экономических дисциплин.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель – фамилия и инициалы;

Секретарь – фамилия и инициалы;

Присутствовали – фамилии и инициалы присутствующих сотрудников в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более 10, указывается их общее количество.

В протоколах заседаний совета директоров указывают фамилии присутствующих членов совета, независимо от их количества.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чём?», например:

1.  О готовности к защите дипломных работ студентов – выпускников гр. Б – 91

Основная часть протоколов состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

После двоеточия в следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших через тире – краткое изложение текста выступления.

Если докладчик предоставил текст своего выступления, то после тире указывается: «текст выступления прилагается (приложение 1)».

Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой лаконичной форме.

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью. Текст постановления строится по образцу распорядительной части приказа.

Протокол подписывается председателем и секретарем. Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствовавшими на заседании.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседания совета директоров, протоколы общих собраний акционеров, протоколы собраний кредиторов.

губерния»

ПРОТОКОЛ

общего собрания акционеров

19.01.2012 № 1

Председатель:

Секретарь:

Присутствовали: акционеры губерния» (72 чел., что составляет 72 % голосов, см. приложение «Список присутствующих акционеров»).

Повестка дня:

Об увеличении уставного капитала губерния». Докладчик - президент И. В.

СЛУШАЛИ:

– краткое изложение содержания выступления

ВЫСТУПИЛИ:

– поддержал предложение об увеличении уставного капитала общества.

– предложил перенести время проведения годового отчета Правления с января на февраль после проведения аудиторской проверки.

РЕШИЛИ:

2.  Увеличить уставной капитал общества на 2 Два миллиона пятьсот тысяч) руб.

3.  Утвердить предоставленный Правлением общества проспект эмиссии
акций.

4.  Внести изменения в Устав губерния» в части увеличения уставного капитала до 7 Семь миллионов) руб. (Отв. )

5.  Годовое собрание акционеров проводить в первых числах февраля после аудиторской проверки. (Отв. )

В голосовании приняли участие 72 акционера. Решения приняты единогласно.

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

Председатель Подпись

Секретарь Подпись

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т. п., которые оформляются как приложения.

Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него.

Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся постоянно (см. примечания 1,2) (статья 5 «Перечня документов с указанием сроков хранения»)

3.6. Акты.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

Акты составляются в самых различных ситуациях:

·  акт приема работ по договору

·  акт приема – передачи документов

·  акт списания материалов

·  коммерческий акт и т. д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами предприятия. Если акт является внешним документом, он должен содержать справочные данные об организации.

Во вводной части акта указывается основание его составления, это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководителя, на какие – либо факты, события, действия.

Далее указывается состав комиссии: фамилия и инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих.

Акт может иметь заголовок, например, «Акт о недостаче товароматериальных ценностей» или «Акт приема – передачи документов с грифом «Конфиденциально».

В основной части акта излагаются цели, существо и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, предложении). Текст акта может делиться на пункты. Подпункты или иметь табличную форму. После текста и отметки о приложении указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия.

С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка («С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты»).

Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

Наиболее важные акты предприятия (о приватизации, о реорганизации или ликвидации, ревизий и проверок) хранятся постоянно (см. примечание 1) (статьи 22, 27, 36, 49 «Перечня документов с указанием сроков хранения»), другие (акты по второстепенным вопросам) – 5 лет.

3.7. Служебные, докладные записки.

Служебная, докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение какого – либо вопроса с выводами и предложениями.

Служебная записка – документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями предприятия или должностными лицами.

Служебная записка – документ официально не принятый, т. е. не включенный в классификацию документов РФ, тем не менее широко используемый в практике делопроизводства производственных задач смежных структурных подразделений предприятия.

Докладная записка, в отличие от служебной, направляется руководителю. Составляется она в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Служебная (докладная) записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и состоять из двух частей: в первой части излагаются факты, события, послужившие поводом к написанию докладной записки; вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Внутренние служебные (докладные) записки должны быть подписаны составителем (автором).

Служебные (докладные) записки внешние, направляемые в вышестоящие органы, хранятся постоянно, по оперативно-хозяйственной деятельности – 5 лет (статья 42 «перечня документов с указанием сроков хранения»).

Директору предприятия

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

07.04.2012 Резолюция руководителя

О дополнительном финансировании

заказа № 000

В связи с ростом цен на полиграфические услуги во II квартале 2012 г. и изменением сметы затрат прошу выделить дополнительно 800 тысяч руб. для завершения работ по заказу № 000.

Начальник отдела Подпись

Отметка об исполнении

3.8. Договоры.

Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие договоры (контракты).

Договор (контракт) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких – либо отношений. В договоре отражаются: характер сделки; условия поставки; сроки поставки; транспортировка; упаковка и маркировка; цена; качество; оплата, гарантии; права и обязанности сторон.

Заключение конкретного договора обычно начинается с предложения его заключить – направления оферты. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки. Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием).

При составлении договоров и их заключении следует уделять особое внимание:

·  четкой формулировке прав и обязанностей сторон;

·  возможности расторжения договора любой из сторон;

·  санкциям к каждой из сторон за невыполнение обязательств;

·  соответствие пунктов договора Федеральному Закону «О защите прав потребителей» и другим законодательным актам;

·  соответствию подписей, печатей, дат, юридических адресов.

При указании цены договора необходимо следовать требованиям ст. 317 ГК РФ, устанавливающей, что денежные обязательства должны быть выражены в рублях. Допускается упоминание иных валют, но только в формулировке «подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте». Несоблюдение этого правила может привести к признанию договора недействительным.

Составными частями договора являются:

·  название вида и заголовок документа (договор купли-продажи и т. д.)

·  дата, номер, место составления

·  наименования сторон (полные наименования организаций)

·  предмет договора

·  условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации

·  условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов

·  порядок сдачи-приема выполненных работ

·  ответственность сторон

·  гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства

·  переход права собственности и риски

·  порядок разрешения споров

·  юридические адреса
сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов)

·  подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов)

·  оттиски печатей предприятий-контрагентов

КОНТРАКТ

купли-продажи офисной мебели

07.02.2012 № 000

Москва

Фирма «Ашан», именуемая в дальнейшем Продавец, , действующего на основании Устава с одной стороны, и фирма «Алпи», именуемая в дальнейшем Покупатель, , действующего на основании доверенности № 63 от 01.01.2001 с другой стороны, заключили настоящий контракт о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ КОНТРАКТА.

1.1. Продавец продает, а покупатель покупает офисную мебель производства швейцарской компании «WAIL», именуемую в дальнейшем Товар, на условиях, определенных настоящим контрактом.

1.2. Количество и ассортимент товара определяется спецификацией, прилагаемой к контракту. Товар поставляется Покупателю в разобранном виде, если стороны не договорились об ином.

2. УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ И РАСЧЕТОВ.

2.1. Поставка товара производится в течение 3 дней после поступления денег на расчетный счет или в кассу Продавца. Поставка Товара в пределах Москвы осуществляется транспортом Продавца и за его счет.

2.2. Все платежи производятся в российских рублях. Сумма платежа, производимого Покупателем, пересчитывается по курсу ММВБ, установленному на дату платежа.

3. ЦЕНА.

3.1. Продажа Товара производится по ценам Продавца. Цена устанавливается в долларах США и включает стоимость упаковки, маркировки, страховые сборы, другие сборы и налоги.

3.2. Сумма, оплачиваемая Покупателем за Товар, составляет ______________ долларов США.

4. КАЧЕСТВО ТОВАРА.

Качество проданного товара должно соответствовать образцам, каталогу «Wail» и сертификату качества.

5. УПАКОВКА.

Упаковка должна обеспечивать полную сохранность товара, предохранять его от повреждений при транспортировке с учетом перевалок, а также предохранять товар от атмосферных воздействий.

6. СДАЧА-ПРИЕМ ТОВАРА.

6.1. Сдача-прием Товара оформляется подписанием Покупателем и Продавцом акта сдачи-приема при условии полной оплаты полученного Товара и отсутствии претензий сторон друг к другу.

6.2. Право собственности и риски переходят к Покупателю с момента подписания акта сдачи-приема.

7. САНКЦИИ.

7.1. За отказ от поставки Товара Продавец возвращает Покупателю все перечисленные ему платежи за данный товар, а также выплачивает ему неустойку в размере 10% стоимости непоставленного товара.

7.2. В случае обнаружения скрытых дефектов Товара Покупатель имеет право возвратить Продавцу некачественный Товар и потребовать его замены за счет Продавца.

7.3. За просрочку поставки или за недопоставку Товара в установленный срок Продавец уплачивает Покупателю за просрочку до 10 дней неустойку в размере 5%, за просрочку свыше 10 дней – неустойку в размере 7,5% стоимости непоставленного в срок Товара. Уплата неустойки не освобождает Продавца от обязанностей выполнения условий контракта.

8. ФОРС-МАЖОР.

Стороны могут быть освобождены от ответственности за невыполнение условий контракта в случае наступления форс-мажорных обстоятельств: военных действий, природных явлений, актов органов власти и управления, влияющих на выполнение контрактных обязательств. Сторона, пострадавшая от форс-мажорных обстоятельств, должна в течение трех дней известить другую сторону об их наступлении или окончании.

9. ПОРЯДОК РАЗРЕШЕНИЯ СПОРОВ.

Все споры или разногласия по данному контракту подлежат рассмотрению в арбитражном суде г. Москвы, решение которого становится обязательным для сторон.

10. СРОК ДЕЙСТВИЯ.

Контракт вступает в силу с даты его подписания обеими сторонами и действует до полного выполнения ими обязательств по данному контракту.

11. ДРУГИЕ УСЛОВИЯ.

Контракт может быть досрочно расторгнут по взаимному согласию или инициативе одной из сторон. Сообщение о расторжении должно быть отослано не позднее 3 дней до предполагаемой даты расторжения.

12. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И ПОДПИСИ СТОРОН:

ПРОДАВЕЦ ПОКУПАТЕЛЬ

______________________ _____________________

______________________ _____________________

______________________ _____________________

______________________ _____________________

Должность Подпись Должность Подпись

М. П. М. П.

Договоры (контракты) относятся к документам, которые являются важнейшими доказательствами в арбитражном суде в случае возникновения споров, разногласий. Оформлены они должны быть безукоризненно. Подписи сторон должны быть сделаны разборчиво, чтобы можно было однозначно установить автора подписи. Если текст договора составлен на нескольких листах, их необходимо пронумеровать и прошить. В ряде случаев подписывается каждый лист договора, чтобы исключить заявления недобросовестных партнеров о том, что они не знакомы с тем или иным листом.

Использовать факсимильную связь при подписании договора следует очень осторожно, особенно с новыми контрагентами. Обмен факсимильными договорами происходят лишь тогда, когда стороны давно и плодотворно сотрудничают. В арбитражном суде большое значение придаётся подлинной подписи и синей (фиолетовой) печати на договорах.

В случае согласования договора с различными службами или должностными лицами предприятия, экземпляр с визами остается на предприятии, а контрагенту передается экземпляр договора без виз. Подлинный экземпляр договора во избежание возможной потери или хищения лучше всего хранить в сейфе, а для текущей работы использовать ксерокопию документа.

Коммерческие документы (контракты) хранятся 5 лет после истечения срока договора или выполнения его условий (статья 391 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

Контракты с иностранными партнерами, с учетом разницы в сроках исковой давности других стран, следует хранить не более 10 лет. Договоры на большую сумму или имеющие важное значение могут быть переданы на архивное хранение.

3.9. Письма, факсы.

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве организаций письма превалируют над остальными документами.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т. д.

По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.

Письма инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т. п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.

К информационным условно относят письма, сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении договоров. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации (претензии по качеству товара), ответы на рекламации, кредитные письма и т. п.

В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков. Рекламация должна иметь копии документов, как правило актов, подтверждающих такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (L/C – Letter of credit), к которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товара или услуг.

В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо.

В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки.

Для составления писем, факсов используется специальный бланк письма. Он содержит следующие реквизиты:

·  Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города)

·  эмблему организации (при наличии герба не проставляется)

·  код организации (предприятия) по ОКПО

·  наименование вышестоящей организации (если она имеется)

·  наименование организации (предприятия)

·  справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, адрес электронной почты, Web –страницы в Internet, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату лицензии).

На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату документа, например:

_______ № _______ На № _______ от_______

На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:

·  адресат

·  заголовок к тексту

·  отметка о контроле

В письмах, факсах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

·  дата

·  номер

·  ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом)

·  заголовок к тексту, изложенный одной фразой

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма): предприятие (организация), структурное подразделение, должность, фамилия и инициалы, почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более чем четырем адресатам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адрес, которому направляется конкретный экземпляр.

Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать дату и номер ранее посланного письма.

Текст письма – должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, кратко и ясно.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:

«В связи с тем, что при получении груза 26.01.2005 по накладной № 000 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя, при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя … была установлена недостача … штук изделий на сумму) … (коммерческий акт )…».

Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например:

«Просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет…».

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составлять тексты различных писем.

Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:

· 

·  Господин Зорин

·  Игорь Леонидович

·  Уважаемый г-н Зорин

·  Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма)

Большинство писем продолжаются далее словами:

·  В связи с…

·  Согласно договору от … № …

·  Нами рассмотрены Ваши предложения

·  В соответствии с Вашей просьбой и т. д.

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

В письмах используют следующие формы изложения:

·  от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»)

·  от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»)

·  от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания не возражает»).

Если письмо оформлено на должностном бланке, то текст излагается от первого лица единственного числа : прошу …, направляю …, считаю необходимым… .

В зависимости от вида письма при составлении текста используют следующие обороты:

Отправка груза, документа

1.  Отправляем Вам…

2.  Направляю Вам…

3.  Высылаем Вам…

4.  В соответствии с Вашей просьбой направляем…

5.  Согласно нашей договоренности отправляем Вам…

Напоминание

6.  Напоминаем Вам, что…

7.  По истечении … срока предложение нашей фирмы теряет силу.

Подтверждение

4.  Концерн … получает подтверждение …

5.  Подтверждаю, что партия товара получена …

Извещение

6.  Сообщаем Вам, что …

7.  Ставлю Вас в известность, что …

8.  Извещаем Вас, что …

9.  Считаем необходимым поставить Вас в известность …

Просьба

1.  Мы будем благодарны, если Вы сможете …

2.  Нам хотелось бы получить …

3.  Мы очень заинтересованы в решении этого вопроса …

4.  К сожалению, в связи с временными трудностями предлагаем перенести решение вопроса на более поздний срок.

5.  В соответствии с нашей договоренностью просим Вас …

Благодарность

10.Мы признательны Вам …

11.Выражаем благодарность за …

12.С благодарность подтверждаем …

Вводные слова и обороты позволяют придать деловому письму различные оттенки. Например, если фразу: «Мы не можем заключить договор с Вашей фирмой …» дополнить «к сожалению», то отказ звучит не столь категорично и оставляет шанс для дальнейшего сотрудничества.

Наиболее распространенными ошибками при составлении писем являются:

·  в апреле месяце

·  польза от использования

·  следует учитывать следующие факторы

·  представление информации пользователю

·  данное явление проявилось

·  настоящим сообщаем

·  потребное количество товара

·  приложение: упомянутое на 3 листах

Если письмо составлено на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Письма могут заканчиваться фразами:

·  Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной

·  Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества

·  Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей

·  С уважением и т. п.

При составлении писем иностранным деловым партнерам необходимо учитывать, что они составляются по другим правилам. Существуют международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе и на реквизиты делового письма.

Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них.

Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 мм).

В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы (реквизит 1). Если компания малоизвестная и из названия не ясно, чем она занимается, может быть указан профиль ее деятельности, например, «фрахт судов», «организация туров», «продажа недвижимости», «научные разработки» и т. д.

Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа указывается адрес офиса, содержащий почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов и факсов, номера и телефоны представительств компаний и ее филиалов, номер декларации или регистрационной лицензии (реквизит 2).

Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля.

Ссылка (номер) документа (реквизит 3) может быть цифровой, буквенный или буквенно-цифровой, например:

·  Reference: 101

·  Ref: MS

·  Ref: MS/101

·  Ref: MS/AP/101, где

Reference (Ref) – ссылка; MS – инициалы автора; AP – инициалы секретаря или исполнителя; 101 – порядковый номер документа.

Если письмо является ответом, то в реквизите 3 указывается исходящий номер инициативного письма, например: Your reference 12.

Дата (реквизит 4) указывается буквенно-цифровым способом (без добавления «th» к числу), например:

17 August 2012.

Дата может проставляться у границы левого или правого поля документа.

Адрес получателя (реквизит 5) состоит из расположенных построчно:

·  имени и фамилии получателя

·  наименования компании

·  номера дома, улицы

·  города, почтового округа (индекса)

·  страны

Если в адресе не указана фамилия получателя, то эти сведения могут содержаться в отметке – указании конкретного лица, например: Attention: Mr. J.Moore, проставляемый после адреса.

При написании адреса чаще всего используется «открытая пунктуация», т. е. без запятых и точек.

Вступительное обращение (реквизит 6) пишут с новой строки, отступив от адреса четыре межстрочных интервала.

Деловое письмо начинается со слов «Dear…». В зависимости от того, кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы: