Основы делопроизводства (стр. 1 )

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации

Департамент научно-технологической политики и образования

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Красноярский государственный аграрный университет»

Хакасский филиал

ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

КУРС ЛЕКЦИЙ

для студентов ХФ ФГБОУ ВПО Крас ГАУ

по направлению 081100.62

«Государственное и муниципальное управление»

АБАКАН - 2013

Составитель

КУРС ЛЕКЦИЙ:

Основы делопроизводства

Предназначено студентам заочной формы обучения

по направлению 081100.62 –

Государственное и муниципальное управление

Печатается по решению учебно-методического Совета

ХФ ФГБОУ ВПО КрасГАУ

Рецензент: , к. э.н., доцент

ФГБОУ ВПО КрасГАУ Хакасский филиал, 2012

Содержание

1. Введение в дисциплину. Понятие документационного обеспечения и его роли в управлении. 4

2. Придание юридической силы документам на различных носителях, общие требования к оформлению документов. 5

3. Составление и оформление основных документов управления. 15

3.1. Устав. 15

3.2. Приказ. 15

3.3. Распоряжение. 20

3.4. Решение. 22

3.5. Протокол. 25

3.6. Акты. 28

3.7. Служебные, докладные записки. 29

3.8. Договоры. 31

3.9. Письма, факсы. 36

3.10. Должностная инструкция. 49

3.11. Положение. 54

4. Документы по личному составу. 60

4.1. Резюме. 63

4.2. Трудовые договоры.. 64

4.3. Приказы по личному составу. 69

4.4. Трудовые книжки. 70

4.5. Личные карточки. 73

4.6. Личные дела. 74

5. Организация работы с документами. 76

5.1. Обработка поступающих документов. 77

5.2. Обработка отправляемых документов. 80

5.3. Обработка внутренних документов. 81

5.4. Регистрация документов. 81

6. Составление номенклатуры дел. 82

7. Формирование и оперативное хранение дел. 84

Библиографический список. 86

 

1. Введение в дисциплину. Понятие документационного обеспечения и его роли в управлении.

Обработка документов в аппарате управления включает документирование информации, обработку информации, содержащейся в документах, и организацию работы с документами. Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

В процессе делопроизводства осуществляется фиксирование информации (документирование) и организация работ с документами. Под документированием понимается создание текстовых документов в сфере управления.

Документированием называется регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В управленческой деятельности документирование имеет особое значение – правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Одной из важнейших задач современного управления является рациональная организация работы с документами. Она базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка: анализ, подготовка и принятие решений, выполнение решений, учет и контроль принятых решений. Интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными и некачественными решениями столь существенны, что значение их организации становится первостепенным. При этом уровень знаний и умения руководителя в области организации делопроизводства становится определяющим для всей организации и достигаемых ею результатов.

Росархив и Росстандарт являются основными ведомствами, регулирующими документацию в общегосударственном масштабе. Как правило, они действуют в тесном контакте при решении всех основных вопросов управления документацией и делопроизводства. Им принадлежит определение направлений совершенствования документации и организации работы с ней.

В любой организации должно быть четкое разграничение функций и обязанностей между сотрудниками в соответствии с их квалификацией и служебным положением, в том числе и в сфере управления документацией.

Документирование любой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях информации по установленным правилам наличия и содержания конкретных фактов или действий.

Документирование осуществляется как на естественных, так и на искусственных (машинных) языках с использованием различных носителей (бумага, картон, магнитные ленты, диски, лазерные пластиковые диски и т. д.).

В каждой организации имеются структурно выделенное подразделение или должностное лицо, занимающиеся делопроизводством.

2. Придание юридической силы документам на различных носителях, общие требования к оформлению документов

Чтобы документ имел юридическую силу, в нем должно быть указано наименование организации или должностного лица – автора документа.

Текст документа должен не противоречить нормативно-правовым актам России, например, трудовому кодексу РФ и содержать достоверную информацию, соответствующую действительности.

При неправильном оформлении или отсутствии реквизитов, документ также не будет иметь юридической силы. Например, отсутствие подписи или даты делает документ недействительным. Вместе с тем, если в письме не будет заголовка или не указан исполнитель, это вызовет трудности в работе с письмом, но не повлияет на его юридическую силу.

К юридически значимым относятся следующие реквизиты:

·  подпись;

·  дата документа;

·  оттиск печати;

·  гриф утверждения документа;

·  регистрационный номер документа.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 № 24 – ФЗ, определяет понятие «документ» - «документированная информация», как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Требования к минимальному составу информационных элементов документов - реквизитов определяются ГОСТ Р 6«Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны, также, соответствовать требованиям Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти (приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации ).

При подготовке документов используются следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации – помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть 1, ст.5021).

02 – Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03 – Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

04 – код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 – код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)

08 - наименование организации-создателя документа

09 – справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов, факсов, счетов в банке; адрес электронной почты, Web – страницы в Интернете; номер и дату лицензии и др.

10 – наименование вида документа, составленного или изданного организацией должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно – распорядительной документации, например: ПРИКАЗ, АКТ, и т. п.

Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавными буквами, выделяется полужирным шрифтом и проставляется на всех документах, кроме писем.

11 - дата документа, реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования (далее по тексту - подписания). Указанные действия обязательно датируются, поэтому государственные стандарты определяют местонахождение даты каждого из них.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке.

В состав даты, как правило, входит указание года, месяца и числа. В части документов, например: электронных, телефонограммах, телеграммах и др., она дополняется указанием часов и минут.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 01.02.2005.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, в переписке с адресатами в США и в ряде других случаев предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования: 14 июня 2005 года или 8 марта 2005г. В остальных случаях цифровой: 14.06.2005 или 08.03.2005. Эти различия обусловлены сложившейся практикой, а также стремлением затруднить подделку даты.

В международных стандартах установлен способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число - 2005.06.14. Такой способ применялся на Руси в течение нескольких столетий и сохранился до настоящего времени в правовых документах (1948 г. ноября 20).

В российских нормативных актах не определены правила написания каких-либо других единиц измерения времени, хотя в конкретных документах дата может включать и столетия и быть указана с точностью до секунды.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида конкретного документа.

Все служебные отметки на документе, связанные с его созданием, прохождением и исполнением, например визирование, согласование, регистрация, написание резолюций и т. д., в обязательном порядке датируются. На документах, составленных совместно несколькими организациями или юридическими лицами, проставляется единая дата подписания. Если авторами документа проставлено несколько дат при его подписании (утверждении), то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата служит одним из поисковых признаков и обязательно указывается при оформлении юридически точных и полных ссылок на документ.

12 - регистрационный номер документа придает документу юридическую силу, подтверждая факт составления и отправки документа, и предназначен для учета, контроля за своевременным исполнением и организации системы поиска поступающих или создаваемых в организации документов.

Индекс документа должен состоять из порядкового номера (приказ № 1, протокол ), который при необходимости дополняется буквенными обозначениями, индексом по номенклатуре дел или другому классификатору - названий документов, вопросов деятельности, корреспондентов, исполнителей и др. Составные части индексов отделяются косой чертой, например: 148/12-15, где 148 - порядковый номер корреспонденции, 12-15 - индекс дела, где хранится документ. Цифровой индекс может быть дополнен буквенным, состав букв и их смысловое значение при этом определяется руководством организации, и должно доводиться до сведения сотрудников.

Например:

№ 1 – 3/11 (1 – номер структурного подразделения,

3 – номер дела по номенклатуре

11 – порядковый номер документа).

№ ОК – 3/15 (ОК – отдел кадров,

3 – номер дела по номенклатуре

15 – порядковый номер документа).

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа – включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

На № ___ от ___

Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма – ответа.

14 – место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации», например, на бланках школа секретарей» место составления «Москва» - не проставляется и т. п.

15 – адресат указывается в письмах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения. Должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минюст России

Департамент информатизации

и научно – технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

регионы»

или

АО «Электроцентромонтаж»

Главному бухгалтеру

16 – гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подпись, инициалы, фамилия и дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент

Личная подпись

Дата

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО «Электронные технологии»

Личная подпись

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименование утверждающего документа, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

акционеров

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИЖТ

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17 – резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой

«ТЕРМИКА» к 05.10.2012

Личная подпись

Дата

18 – заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чём, о ком?

К тексту документов, оформленных на бланках формата А 5, заголовок допускается не указывать.

19 – отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20 – текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», или «были», «находились» и т. д.).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй, заключительной – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления – просьбу без пояснения).

21 – отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров, например:

Приложение: положение о ХФ ФГБОУ ВПО КрасГАУ на 5 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об управлении кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива – 6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение отправляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут

«Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и распорядительного номера, например:

Приложение к приказу Росархива

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу Минздрава России

22 - подпись, включает наименование должностного лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке предприятия, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личную подпись и её расшифровку. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией, например:

Генеральный директор

Сибирская губерния» Подпись

Если документ составлен на бланке предприятия, то должность указывается сокращенно, например:

Генеральный директор Подпись

Гражданским кодексом РФ допускается не указывать первую букву отчества лица, подписавшего документ, например:

Мэр Подпись Ю. Лужков

При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Подпись

Главный бухгалтер Подпись

При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне, например:

Префект СВАО г. Москвы Префект ЦАО г. Москвы

Подпись Подпись

При подписании документов представителями различных организаций, их должности располагаются на одном уровне, например:

Генеральный директор Президент фонда

Сибирская губерния» социальной защиты

Подпись Подпись

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке, например:

Председатель комиссии Подпись

Члены комиссии Подпись Л. И Антонова

Подпись

Подпись

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные и местные органы власти и управления подписываются руководителем предприятия или, по его поручению, первым заместителем руководителя.

Документы, направляемые сторонним или подчиненным организациям, гражданам, подписываются руководителем предприятия, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы поля через один межстрочный интервал.

Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

23 – гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при правительстве Российской Федерации

Личная подпись

10.04.2005

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

24 – визы согласования документа: согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования, например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись

10.03.2012

Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременного составления документа. Как правило, виза ставится при согласовании документа внутри организации до подписания документа руководителем.

Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник отдела кадров

Подпись

01.07.2012

При наличии у работника, визирующего проект документа, возражений виза не проставляется.

Визы проставляются:

- для документа, подлинник которого остается в организации - в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа (приказа, распоряжения).

- для документа, подлинник которого отправляют из организации – в нижней части лицевой стороны последнего листа (ниже реквизита «подпись») копии отправляемого документа (письма).

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25 – оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

26 – отметка о заверении копии необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит заверительную подпись «Верно», должность лица, заверившего копию, подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:

Верно

Методист УМО

Личная подпись

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 – отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

(390-22) 2–35-56

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующее об его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29 – отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты).

30 – идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

3. Составление и оформление основных документов управления.

К основным документам управления относятся:

·  организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, учетная политика, штатное расписание, положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

·  распорядительные документы предприятия (постановления, приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

·  документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые договоры, личные дела, личные карточки ф. Т – 2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

·  финансово – бухгалтерские документы предприятия: главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, денежные документы (счета прибылей и убытков, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

·  информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных органов управления могут поступать на предприятия документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы государственных органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие договоры (контракты), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

3.1. Устав.

Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, её функции, задачи, порядок работы. Это основной организационный документ в деятельности учреждений, организаций и предприятий, различных организационно-правовых форм собственности.

3.2. Приказ.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

Приказы предприятия делятся на две группы:

·  приказы по основной деятельности (производственным вопросам) - это приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам

·  приказы по личному составу (персоналу предприятия), как правило, составляются в случае приема, увольнения или перевода работников предприятия.

Стадии подготовки приказов:

·  изучение существа вопроса

·  сбор необходимых сведений

·  подготовка проекта приказа

·  согласование проекта приказа

·  подписание руководителем.

Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя. Оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.

Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата подписания его руководителем. Нумерация приказов производится с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.).

Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.

Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «о чем?», например: «О реорганизации предприятия», «Об изменении оплаты отпусков» и т. п.

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей.

Первая часть - констатирующая: указывается основание издания приказа. Основанием для издания приказа являются:

·  нормативные документы государственных, муниципальных органов (правительства, налоговой инспекции и др.)

·  решения совета директоров, общих собраний акционеров

·  производственная необходимость.

Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Вторая часть приказа - распорядительная, начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ,

в ней пишут:

·  кому? (исполнителю или структурному подразделению)

·  что сделать? (указывают конкретную работу)

·  до какого числа? (сроки её окончания).

Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия лично.

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменяются.

Если приказ вводит в действие какие – либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится:

«Приложение к приказу директора ».

После составления текста приказа необходимо провести его согласование и подписание.

Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом
или другими должностными лицами предприятия. Согласование оформляется визой. Приказы подписываются руководителем или его заместителем, которым предоставлено такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Секретарь – референт или работник службы делопроизводства после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на стенде объявлений, на другом экземпляре, который идёт в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет «С приказом ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям для работы.

Аналогично происходит работа с такими управленческими документами, как решения и распоряжения.

Приказы по основной деятельности предприятия хранятся постоянно, приказы по личному составу – 75 лет, минус возраст; приказы по административно-хозяйственным вопросам (отпуска, командировки, взыскания, дежурства и т. п.) – 5 лет (статья 6 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»).

ПРИКАЗ

01.04.2012 № 5

Москва

О работе с документами в первом полугодии 2012 г.

В связи с низким качеством подготовки документов структурными подразделениями предприятия в первом полугодии 2012 г., предоставляемых на подпись руководству и слабым контролем за их исполнением

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.  Руководителям структурных подразделений повысить требовательность к качеству составляемых документов. Провести занятия в рамках технической учебы по правилам оформления документов (срок – до 10.07.2012).

2.  Службе документационного обеспечения управления подготовить план мероприятий по устранению негативных моментов в работе с документами, обратив внимание на меры по обеспечению сохранности документов предприятия и правилам их оформления.

Ответственный – начальник ДОУ , (срок – до 10.05.2012).

3.  Научно-техническому отделу разработать и внедрить автоматизированную систему контроля исполнения документов и поручений руководства предприятия (срок – до 10.08.2012).

4.  Системному администратору подготовить технические предложения по организации электронного архива документов предприятия и предоставить мне на рассмотрение до 10.09.2012.

5.  Контроль за исполнением приказа возложить на исполнительного директора .

Генеральный директор Подпись

(3

Приложение

к приказу Министерства

культуры

Российской Федерации

от 25 августа 2010 г. № 000

ПЕРЕЧЕНЬ

типовых управленческих архивных документов, образующихся

в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов	Примечание
1	2	3	4
6	Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним: а) по основной деятельности б) по личному составу в) по административно-хозяйственным вопросам	Пост. <1> 75 л. <2> 5 л.	<1> Присланные для сведения – до минования надобности <2> О предоставлении очередных и учебных отпусках, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 лет.
7	Проекты приказов, распоряжений	1 г.

3.3. Распоряжение.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения предприятия составляются по вопросам информационно – методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.