Основы делопроизводства (стр. 4 )

4.1. Резюме

Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе «Дополнительные сведения» может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, интересы претендента и т. д.

При необходимости резюме дополняют пунктами: цель (какую работу хотел бы получить претендент) и устраиваемая его заработная плата.

Резюме лиц, не принятых на работу, хранятся 1 год (статья 341 «Перечня документов с указанием сроков хранения»). Резюме работающих сотрудников хранятся в их личных делах или в отдельной папке и располагаются там по алфавиту фамилий.

Пример:

Резюме

11.03.1960 г. р.

АДРЕС: , Москва, 127322

ТЕЛ.: Р), Д)

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: женат, имею дочь.

ЦЕЛЬ: получение должности начальника отдела информационного обеспечения.

ОБРАЗОВАНИЕ: 1977 – 1982 – Московский институт стали и сплавов по специальности ЭЛЕКТРОННЫЕ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫЕ МАШИНЫ с присвоением квалификации

ИНЖЕНЕР-СИСТЕМОТЕХНИК.

– средняя школа № 27 (г. Москва).

По окончании школы получил свидетельство о присвоении квалификации ПРОГРАММИСТ.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ: с 1992 г. – до настоящего времени – начальник отдела информатики в финансовой компании «ФИН-ТРАСТ» (обеспечиваю программную поддержку деятельности компании и функционирование вычислительной техники).

С 1980 по 1982 г. – старший техник в Московском статистическом управлении.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: имею ряд публикаций в специальном журнале «Домашний компьютер».

Владею английским языком (читаю и перевожу со словарем).

По требованию могу представить необходимые рекомендации.

Подпись

4.2. Трудовые договоры

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим договором трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка данной организации.

В трудовом договоре указываются:

·  фамилия, имя, отчество работника и работодателя, заключивших договор

·  место работы (с указанием структурного подразделения)

·  дата начала работы

·  наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция

·  права и обязанности работника

·  права и обязанности работодателя

·  характеристика условий труда, компенсации и льготы работнику за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях

·  режим труда и отдыха

·  условия оплаты труда

·  виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью

Запрещается требовать от работника выполнение работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее обусловленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия.

Трудовые договоры могут заключаться:

·  на неопределенный срок

·  на определенный срок не более 5 лет 9срочный трудовой договор), если иной срок не установлен федеральными законами.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

При заключении трудового договора работник предъявляет работодателю:

·  паспорт или иной документ, удостоверяющий его личность

·  трудовую книжку за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства

·  страховое свидетельство государственного пенсионного страхования

·  документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу

·  документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний или специальной подготовки

·  справку с предыдущего места работы о заработной плате

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Трудовой договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр договора хранится на предприятии в кадровой службе, второй – у работника. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

В трудовом договоре помимо должностного оклада работника могут быть указаны различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера.

При заключении договора не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:

·  основания увольнения работника

·  дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством

·  введение для работников полной материальной ответственности, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Трудовые договоры могут включаться в состав личных дел работников предприятия и храниться 75 лет. Если личные дела не заводятся, договоры формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников. Трудовые договоры хранятся 75 лет (статья 338 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

Трудовой договор (на 3 – х страницах)

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СИГМА»

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

12.01.2012 Москва № 21

Закрытое акционерное общество «Сигма», именуемое в дальнейшем «ЗАО», , действующего на основании Устава, и , именуемая в дальнейшем «Секретарь», заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. принимается на работу по договору на должность секретаря коммерческого директора.

1.2. Секретарь выполняет свои обязанности в соответствии с настоящим договором и должностной инструкцией.

1.3. Работа по настоящему договору является основным местом работы Секретаря.

1.4. Секретарь подчиняется непосредственно коммерческому директору.

1.5. Секретарь принимается на работу с 12.01.2005 с прохождением двухмесячного испытательного срока.

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

Секретарь имеет право:

2.1. Самостоятельно решать в пределах своей компетенции организационные и административные вопросы, связанные с выполнением возложенных на него договорных обязательств.

2.2. Вносить предложения по совершенствованию работы ЗАО.

2.3. Взаимодействовать с подразделениями решения вопросов в соответствии с договорными обязательствами и должностными обязанностями.

Секретарь обязуется:

2.4. Обеспечивать выполнение поставленных задач и годового плана работы в соответствии со своей компетенцией.

2.5. Строго соблюдать договорные обязательства.

2.6. Аккуратно и бережно использовать имущество ЗАО.

2.7. Соблюдать трудовую дисциплину и Правила внутреннего трудового распорядка.

2.8. Выполнять требования службы безопасности по соблюдению конфиденциальности.

2.9. Соблюдать требования действующего законодательства, нормативных актов, приказов и распоряжений руководства ЗАО, указаний коммерческого директора.

:

2.10. Своевременно обеспечивать Секретаря нормативно-технической, юридической, экономической и иной документацией и информацией, необходимой ему для осуществления своих функций. Секретарю предоставляется информация о деятельности учетом ее сохранности и требований службы безопасности по конфиденциальности ее использования.

2.11. Предоставлять Секретарю для работы рабочее место. Оборудованное мебелью и необходимыми средствами связи и оргтехники.

2.12. Защищать интересы Секретаря в государственных, судебных и иных органах, в том числе нести издержки, связанные с защитой, если действия Секретаря были санкционированы ЗАО.

3. ОСОБЫЕ УСЛОВИЯ

3.1. Секретарь обязуется не распространять доверенные ему сведения, составляющие коммерческую тайну, полученные в связи с выполнением служебных обязанностей.

3.2. Секретарь:

·  ознакомлен с законодательством Российской Федерации о коммерческой тайне, предусматривающим ответственность за его нарушение

·  извещен, что объекты интеллектуальной собственности, созданные им в связи с выполнением служебных обязанностей или полученного от руководства задания, принадлежит ЗАО.

3.3. Секретарь согласен в порядке взаимозаменяемости по указанию руководства временно (не более одного месяца) обеспечивать выполнение функций, возложенных договором на другого сотрудника ЗАО.

3.4. переподготовку и повышение квалификации Секретаря по профилю деятельности предприятия.

4. ОБЕСПЕЧЕНИЕ УСЛОВИЙ РАБОТЫ, ОПЛАТА ТРУДА И СОЦИАЛЬНЫЕ ГАРАНТИИ

4.1. Секретарю устанавливается должностной оклад в размере 5800 руб. в месяц. При изменении оплаты труда в законодательном порядке размер оплаты Секретаря изменяется приказом генерального директора ЗАО.

4.2. Помимо должностного оклада Секретарю устанавливается надбавка к окладу в размере 15% и выплачиваются премии в соответствии с действующим в . Размер премий определяется генеральным директором в зависимости от финансового положения результатов работы Секретаря по представлению коммерческого директора.

4.3. Секретарю устанавливается ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 24 рабочих дня плюс один рабочий день за каждый год работы в ЗАО.

4.4. При уходе в отпуск Секретарю предоставляется материальная помощь в размере должностного оклада.

4.5. При постоянной полной или частичной утрате трудоспособности (инвалидности), в результате несчастного случая, связанного с выполнением служебных обязанностей, Секретарю предоставляются льготы, установленные законодательством РФ, и выплачивается из средств пособие в размере трех месячных должностных окладов.

4.6. Секретарю оплачиваются служебные поездки на городском пассажирском транспорте, за исключением такси, по предъявлению проездных документов и маршрутного листа.

4.7. При уходе на пенсию по возрасту секретарю выплачивается единовременное вознаграждение в размере двух должностных окладов.

4.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Секретарь несет дисциплинарную, материальную и другие виды ответственности в соответствии с законодательством РФ за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него настоящим договором и должностной инструкцией.

5.2. Неисполнение или ненадлежащее исполнение Секретарем своих обязанностей, в результате чего причинен материальный ущерб, может служить основанием для досрочного расторжения договора в соответствии с законодательством РФ.

5.3. Неисполнение или ненадлежащее исполнение настоящего договора, может служить основанием для досрочного расторжения договора в соответствии с законодательством РФ.

6. СРОК ДЕЙСТВИЯ И УСЛОВИЯ РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРА

6.1. Трудовой договор заключен на неопределенный срок.

6.2. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания сторонами.

6.3. По соглашению сторон в договор могут быть внесены изменения и дополнения путем подписания сторонами дополнительного соглашения.

6.4. На основании заключенного или измененного договора, а также в случае его продления или прекращения генеральным директором приказ.

6.5. Договор может быть расторгнут в следующих случаях:

·  по взаимному соглашению сторон

·  по инициативе Секретаря, при этом он обязан письменно известить генерального директора не позднее, чем за две недели до его расторжения

·  по инициативе основаниях, предусмотренных трудовым законодательством РФ.

6.6. Споры между сторонами по настоящему договору разрешаются в соответствии с законодательством РФ

6.7. Все вопросы, не урегулированные данным договором, подлежат разрешению в соответствии с законодательством РФ.

6.8. Трудовой договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон.

Генеральный директор Подпись Секретарь Подпись

М. П.

4.3. Приказы по личному составу

Приказы по личному составу оформляются в случае приема, увольнения и переводов сотрудников предприятия. Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Оформляются приказы по личному составу на бланке типовой межотраслевой формы № Т – 1 формата А4. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется кадровой службой, юрисконсультом
, другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия, и подписывается руководителем предприятия. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самим работником и содержит подпись работника и дату ознакомления. Приказ о приеме на работу объявляется работником под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы Т – 8.

В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья ТК РФ, соответствующая причине увольнения.

При отсутствии типовых бланков приказы о приеме и увольнении могут быть составлены на обычном листе бумаги.

По письменному заявлению работника предприятие обязано не позднее трех дней со дня подачи заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказов по личному составу; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы на данном предприятии). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (статья 62 ТК РФ).

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с…).

Приказы по личному составу хранятся 75 лет (статья 6 б «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

В процессе деятельности организации могут издаваться другие приказы о работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, командировках, дежурствам, обучении, отпусках и т. п., срок хранения которых не превышает 5 лет. Такие приказы имеют индекс

(№ 1 к, № 2 к…) и формируются в самостоятельное дело.

4.4. Трудовые книжки

Трудовые книжки на работников ведутся на всех предприятиях, организациях независимо от формы собственности. Порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления трудовых книжек и обеспечения ими устанавливается Правительством РФ.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (статья 66 ТК РФ). Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является основной.

При приеме на работу трудовую книжку предоставляют в кадровую службу предприятия.

На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы при предоставлении документа, подтверждающего работу по совместительству.

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

№

Фамилия Градова

Имя Нина

Отчество Витальевна

Дата рождения 12 мая 1972 г.

Образование высшее

Профессия, специальность экономист

Дата заполнения 9 октября 1997 г.

Подпись владельца книжки Градова

Подпись лица, ответственного

за выдачу трудовых книжек

М. П. З О Т О В А

разборчиво

На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя и отчество работника полностью без сокращений. Дата рождения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год (12 мая 1972 г.) Записи о работнике в трудовой книжке производятся на основании паспорта.

Сведения об образовании (среднее, среднее специальное или высшее) и специальности или профессии указываются на основании документов: аттестатов; дипломов; сертификатов; справок, если образование незаконченное высшее.

На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена.

Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с простановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия, например, .

Если предприятие изменило свое название, то делается запись отдельной строкой, например, АОЗТ «ГЭЗ» с 01.01.2003 переименовано в переименовано в .

В графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата приема (09.10.2000), в графе 3 – указание действия и должность («Принята на должность экономиста»; «Уволена по собственному желанию»; «Переведена на должность начальника отдела»), в графе 4 – основание (приказ л/с).

Все записи производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении, аккуратно, без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками трудового кодекса РФ и со ссылкой на соответствующие статью и пункт, например, «Уволен в связи с ликвидацией организации, ст. 81, п. 1 ТК РФ».

Ниже ставится подпись должностного лица, ее расшифровка и печать предприятия.

С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.

В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «сведения о работе», заводится вкладыш к ней.

При прекращении трудового договора предприятие обязано выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы). Если в этот день невозможно выдать работнику трудовую книжку в связи с его отсутствием, либо его отказом, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (статья 62 ТК РФ).

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Не востребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет (статья 342 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

Образец заполнения трудовой книжки.

Раздел «Сведения о работе»

Сведения о работе
№ записи	Д А Т А	Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)
	число	месяц	год
1	2	3	4
1 2 3	09 03 07	10 03 09	2000 2001 2005	Принята на должность экономиста в отдел маркетинга Переведена на должность начальника отдела маркетинга Уволена по собственному желанию, ст. 80 ТК РФ	Приказ от 01.01.2001 № 12 л/с Приказ от 01.01.2001 № 8 л/с Приказ от 01.01.2001 № 18 л/с

4.5. Личные карточки

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы № Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта в разделе 1 «Общие сведения» указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также перемещениях сотрудников указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

Главным разделом карточки является раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу».

Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, т. к. они служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

Заполняются личные карточки рукописным способом работником кадровой службы предприятия. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке.

Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составлена внутренняя опись, в которой указываются фамилии работников (в графе «Заголовок документа»). Срок хранения личных карточек – 75 лет (статья 339 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

4.6. Личные дела

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего – на руководителей и ведущих специалистов (при этом на всех сотрудников оформляют личные карточки ф. Т – 2).

В состав личного дела должны входить следующие документы:

·  внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле

·  анкета или личный листок по учету кадров

·  автобиография или резюме

·  копии документов об образовании

·  копии документов об утверждении в должности

·  характеристики или рекомендательные письма

·  трудовой договор

·  копии приказов о назначении, перемещении, увольнении

·  справки и другие документы, относящиеся к работнику

«Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле» содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

«Личный листок по учету кадров» содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:

·  паспорт

·  трудовая книжка

·  военный билет

·  документ об образовании

В графе «Образование» личного листка применяют формулировки: «начальное», «неполное среднее», «среднее», «среднее специальное», «незаконченное высшее», «высшее» - в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

В графу «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе берутся из трудовой книжки. В этой графе фиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.

В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен(а)», «вдовец (вдова)», «холост», («незамужем»), после чего перечисляются все члены семьи с указанием родства («отец», «мать», «жена», «муж», «сын», «дочь»). При этом указываются фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.

В практике оформления приема на работу часто используется «Анкета» - документ, аналогичный «Личному листку по учету кадров».

На коммерческих предприятиях поступающие на работу, как правило, предоставляют «Резюме».

При формировании личного дела в него помещают копии документов об образовании (аттестат, диплом, сертификат и др.). Копии можно снимать только с подлинников этих документов.

Трудовые договоры, заключенные с работником, могут входить в состав документов личного дела или храниться отдельно. В личное дело помещается полностью оформленный, подписанный директором и работником, заверенный печатью экземпляр договора.

Дополнение к личному листку по учету кадров – это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учету кадров (или анкеты). Этот документ включает: фамилию, имя, отчество работника и два раздела для внесения изменений (дополнений), оформленных в виде таблицы. В первом разделе фиксируются сведения о работе, о перемещениях по службе со ссылкой на приказы по личному составу.

Во второй раздел заносятся сведения об изменениях в профессиональной и личной жизни работника (например, изменение семейного положения, места жительства), в образовании, в повышении квалификации и т. п. При этом, все вносимые дополнения должны быть подтверждены соответствующими документами.

В личное дело могут быть включены такие документы, как списки изобретений, научных трудов и др. Запрещается при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.

Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке указываются полностью: фамилия, имя, отчество сотрудника.

Личные дела сотрудников предприятия хранятся работником кадровой службы в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

Рациональный порядок работы с личными делами установлен для государственных служащих. Личные дела госслужащих при переводе на новое место не заводятся, а пересылаются с прежнего места работы.

Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет, руководителей предприятия – постоянно (статья 337 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

5. Организация работы с документами

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Правила работы с документами на конкретном предприятии составляют систему делопроизводства.

Система делопроизводства устанавливается и закрепляется во внутренних организационно-распорядительных документах: инструкциях по делопроизводству, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, правилах работы с документами, приказах о распределении обязанностей, регламентах проведения работ и т. п.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии.

В крупных организациях, как правило, существует специальное структурное подразделение, главной задачей которого является централизованное документационное обеспечение управления. Называться оно может по-разному: управление делами, отдел документационного обеспечения (ОДОУ), общий отдел, канцелярия и т. п. В небольших организациях делопроизводственные функции возлагаются на секретаря руководителя организации.

В документационном обеспечении выделяют три основных группы документов:

Входящие документы, поступившие в ОДОУ из внешних организаций;

Исходящие документы, поступившие в ОДОУ из структурных подразделений для отправки во внешние организации;

Внутренние документы, поступившие в ОДОУ из структурных подразделений или от руководителя для рассылки или использования внутри организации.

5.1. Обработка поступающих документов

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Доставка документов в организации осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят:

·  первичную обработку

·  предварительное рассмотрение

·  регистрацию

·  рассмотрение руководством

·  направление на исполнение

·  контроль исполнения

·  исполнение документов

·  подшивку документов в дела.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки и целостность упаковки документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Одним из основных принципов организации работы с поступающими документами является их предварительное рассмотрение с целью рационального распределения по группам. Этот принцип нормативно закреплен в типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, п. 6.3.2.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:

·  требующие обязательного рассмотрения руководством

·  направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям

Какова в настоящее время методика распределения

поступающих потоков документов?

100% - поступающие потоки документов, из них

60 – 65% направляются на рассмотрение руководству организации, а

35 – 40% - в структурные подразделения организации

Первая группа документов, которую выделяет секретарь руководителя, еще не вскрывая конвертов, - конверты с пометкой «лично».

В инструкции по делопроизводству организации, как правило, закреплено предложение о том, что личная корреспонденция не вскрывается. Если же конвертов с пометкой «лично» много, то секретарь может устно договориться с руководителем о вскрытии этих конвертов.

Вторая группа – это документы секретарем не регистрируемые и отправляемые непосредственно в структурные подразделения. Секретарь составляет и подписывает перечень групп документов, которые регистрируются по месту их исполнения.