Основы делопроизводства (стр. 3 )

·  Dear Sir – если имя получателя неизвестно

·  Dear Madam – если имя получателя неизвестно

·  Dear Mr. Neit – господину, имя которого известно

·  Dear Mrs Fella – замужней женщине

·  Dear Miss Jones – незамужней женщине

·  Dear Ms Morrison – замужней или незамужней женщине

Заголовок письма (реквизит 7) указывается после вступительного обращения.

Заголовок обозначается:

·  RE – сокращение слова «regardin» (относительно)

·  In re –сокращение сочетания «In regard to» (касательно)

·  Sibject. – (предмет, тема, вопрос)

·  Подчеркиванием.

Письмо иностранному партнеру

RIVER BANK HOUSE 67.UPPER THAMES STREET

London, EC 4 V 3AN

Your ref: RM/si Our ref: TB/ap/175 Telefon: 01 lines)

Fax

E-mail: river @ bank. gb

Mr R. Morrison

P/ Marlow & CO. LTD 17 May 2012

21 Bird Street

London E1 6 TM

Dear Mr. Morrison

Order 345

Unfortunately We have not received the computers “OPTIMA 133” which were a part of this order yet. We would be grateful if you could deliver these as soon as possible or refund our money.

We look forward to hearing from you.

Do not hesitate to call us.

Yours sincerely

Подпись

T. Barker

Manager

Encl. Order 345

Carbon copy M. Pryor

Перевод на русский язык

РИВЕР БАНК (1) 67, АППЭ ТЕМЗ стрит, (2)

Лондон, ЕС 4 V ЗАН

Ваш номер: RM/si Наш номер: ТВ/ар/175 (3) Телефон:01 линий)

Факс

E-mail: river @ bank. gb

Господину Моррисону 17 мая 2012 (4)

П. Марлоу & К. Лтд

21 Берд Стрит (5)

Лондон Е 1 (6) ТМ

О заказе № 000 (7)

К сожалению, мы до сих пор не получили компьютеры «ОPTIMA-133», которые являются частью нашего заказа. Мы будем благодарны, если Вы сможете их отправить как можно скорее, а если нет, то в этом случае верните полученные от нас деньги. (8)

Ждем Вашего ответа.

Вы можете позвонить нам в любое время.

Искренне Ваш (9)

Подпись (10)

Т. Баркер

Управляющий

Прил. Копия заказа 345 (11)

Прайеру (12)

Например:

RE: Выставка «Информтехника 2012»

или

Оплата по контракту № 000/128.

Заголовок – необязательный реквизит, его указание является скорее правилом хорошего тона. Заголовок встречается, главным образом, в официальной переписке по юридическим вопросам.

Текст (реквизит 8) может печататься как от границы левого поля (современный вариант), так и с отступом начала каждого абзаца – с красной строки (классический вариант).

Абзацы, как правило, отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом, что облегчает восприятие содержания письма. Кроме того, основные предложения письма могут быть выделены шрифтом, подчеркиванием и т. п.

В переписке с иностранными деловыми партнерами часто используются следующие обороты:

·  Мы только что вышли на рынок с новой продукцией…

We have just launched a new product…

·  Мы являемся ведущими производителями этого товара…

We are the leaving manufacturers for this article…

·  В течение последних лет мы специализировались…

For the last years we specialized in…

·  Прилагаем технические спецификации и инструкции по эксплуатации…

We enclose technical specifications and directions for use…

·  Сейчас мы предлагаем более широкий перечень услуг…

We offer now more comprehensive service…

·  Дополнительные детали можно получить, направив запрос…

Further details can be obtained on request…

·  Мы отгрузим товары в ближайшее время…

We shall have the goods shipped as soon as possible…

·  Груз должен быть упакован…

The consignment should be packed…

·  Просим отгрузить первую партию товара…

Please dispatch the part of the order…

·  Будем признательны, если Вы вышлете самолетом…

We should be obliged if you could send us by air…

·  Сожалеем о непредвиденной задержке…

We are sorry for this unforeseen delay…

·  Пожалуйста, незамедлительно свяжитесь с нами, как только появится необходимость в дополнительной информации…

Please do not hesitate to contact us if you need any further information.

Текст письма, как и в российской деловой переписке, также не превышает одной страницы.

Через два межстрочных интервала после текста письма указывается «заключительная формула вежливости» (реквизит 9). Она должна соответствовать по форме приветствию и положению (званию) получателя письма.

Если письмо начинается словами: Dear Mr/Mrs/Miss/Ms, то заканчиваются выражением: Sincerely yours (искренне Ваш).

Если в приветствии слова: Dear Sir/Sirs/Madam, то окончание: Yours faithfully (преданный Вам).

Первое сочетание используется в деловой переписке гораздо чаще, особенно в официальных письмах.

В качестве окончания письма могут также использоваться следующие словосочетания:

Yours truly (искренне Ваш)

Best wishes (наилучшие пожелания)

После «заключительной формулы вежливости» делается не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма

(реквизит 10).

Ниже подписи указывается её расшифровка: имя и фамилия. На следующей строке - должность лица, подписавшего документ. Должность не указывается, если письмо подписано руководителем компании.

Перед подписью может стоять отметка «р. р.» (от имени) или «Per pro» (по доверенности) в том случае, когда подчиненные подписывают документ по поручению руководителя.

Если к письму имеются приложения (реквизит 11), то они указываются следующим образом:

Enclosure (приложение): Order № 34

или сокращением

Encl: Contract № 11/Si 15

При направлении копий письма («cardon copy» или «СС») нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым они отправлены (реквизит 12).

Для быстрого и грамотного составления несложных писем и перевода их на английский язык можно использовать программу «Письмовник» компании «Медиа Лингва». При его использовании составитель отвечает на вопросы, а компьютер автоматически формирует текст письма на русском и английском языках.

Рекламные письма имеют существенные отличия от традиционных деловых писем как в оформлении, так и в тексте. Обязательными компонентами их являются описание рекламируемых товаров или услуг и подробный адрес организации-отправителя с телефоном/факсом, электронной почтой, указанной на бланке или в тексте письма. При составлении рекламного письма на первый план выходят такие критерии как внешний вид (дизайн) документа, свободная форма изложения, отсутствие штампов. Такое письмо должно быть оригинальным и по форме, и по содержанию.

Рекламное письмо

V o I x

ТОП-АРТ-ГАЛЕРЕЯ

Уважаемые господа!

Скоро 8 марта…

Возможно, Вы уже задумывались о том, как сделать этот праздник для своей возлюбленной незабываемым, каким подарком продемонстрировать ей своё отношение.

Салон Тоp-Art-Gallery «Voix» на Кутузовском проспекте, специально к 8 марта приготовил новые аксессуары из Парижа.

Мы рады помочь Вам в выборе этих исключительных по изяществу подарков, которые своей красотой оставят яркий след в сердце вашей счастливой избранницы.

С искренней симпатией,

директор салона

Подпись Надежда Набережнева

Кутузовский 23 *****

Факс – документ, полученный с помощью факсимильного аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс является, по сути, копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов (контракты, прайс-листы, акты) и приложения к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсы в большей степени являются разновидностью переписки между деловыми партнерами, организациями, поэтому факсом будем условно называть письмо, полученное посредством факсимильного аппарата.

Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма, только в реквизите «адресат» указывается номер телефакса получателя письма.

Факс

10:17 0:12 FROM: INEX 2280979 ТО: 2381529 Р 01/01

INB

Акционерный коммерческий банк Генеральному директору

«ИНЕКСБАНК» школа имени Репина»

стр. 2 факс

Москва, Россия, 120440

Тел. (4

Факс

E-mail: ineks @ *****

23.05.2012 № 1 – 5/29

На № _____ от ___________

!

Сообщаем Вам, что 01.07.2012 Арбитражным судом г. Москвы АКБ «Инексбанк» признан банкротом. Открыто конкурсное производство. школа имени Репина» является дебитором «Инексбанка» с суммой задолженности 500 000 (Пятьсот тысяч) руб. по кредитному договору -КД – 00.

Прошу Вас письменно известить нас о сроках погашения долга до 00.00.2012.

В случае отказа мы будем вынуждены обратиться в судебные органы о принудительном взыскании задолженности.

Конкурсный управляющий Подпись

Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат (телефакс) у верхней кромки листа, являются: дата и время передачи; её длительность; (код) отправителя; № телефакса, с которого передана информация; № телефакса получателя; количество страниц.

3.10. Должностная инструкция.

Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудников предприятия. С помощью этого документа можно равномерно распределять нагрузку в трудовом коллективе, ввести персональную ответственность за выполнение должностных обязанностей.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Трудовой договор и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения и утверждается заместителем директора или руководителем предприятия.

Должностная инструкция содержит следующие разделы:

Общие положения

Функции

Должностные обязанности

Права

Ответственность

В разделе 1 (Общие положения) устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные лица, которыми он руководит.

В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности работника.

В разделе 3 (Должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые работником.

В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник.

В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел, регулирующий производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.

Должностная инструкция составляется в трех экземплярах: первый экземпляр хранится в кадровой службе, второй – у руководителя подразделения, третий - у работника.

Хранятся должностные инструкции постоянно по месту разработки, в других организациях – 3 года (статья 35 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

Примерная должностная инструкция секретаря-референта.

МАВР» УТВЕРЖДАЮ

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Генеральный директор

Подпись

12.10.2

Секретаря-референта

генерального директора

1.  ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.  Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется приказом генерального директора.

1.2.  Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

1.3.  Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору предприятия.

1.4.  В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

·  действующим законодательством РФ;

·  Уставом предприятия;

·  Положением о структурных подразделениях;

·  правилами трудового распорядка;

·  приказами (указаниями) руководства предприятия;

·  нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

·  настоящей должностной инструкцией.

1.5.  Секретарь должен знать:

·  структуру организации, направление её деятельности, распределение обязанностей между заместителями генерального директора, фамилии руководителей структурных подразделений, вышестоящую организацию, фамилии её руководителей, основные организации-партнеры и их руководство;

·  государственные стандарты по оформлению управленческих документов;

·  правила орфографии и пунктуации, инструкцию по делопроизводству;

·  правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

·  деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию;

·  правила ведения телефонных переговоров;

·  иностранный язык, терминологию по тематике деятельности организации, основы редактирования;

·  правила техники безопасности и противопожарной защиты;

·  приемы оказания первой медицинской помощи.

1.6.  Секретарь должен уметь:

·  составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;

·  пользоваться средствами связи и организационной техникой;

·  работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, OUTLOOK, LOTUS$

·  пользоваться базой данных;

·  пользоваться возможностями Интернета;

·  принимать и передавать документы по факсимильной связи электронной почте, выполнять копировальные работы;

·  редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

·  вести деловые переговоры.

1.7.  Во время отсутствия секретаря-референта генерального директора его замещает секретарь структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

2.  ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ.

Основной задачей секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности генерального директора. Для этого секретарь-референт:

2.1.  Ежедневно в установленные сроки
получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада генеральному директору.

2.2.  Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с генеральным директором.

2.3.  По указанию генерального директора планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.

2.4.  Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения.

2.5.  Готовит по поручению генерального директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений.

2.6.  Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись генеральному директору.

2.7.  Готовит по поручению генерального директора тексты его выступлений, отчетов и докладов, выполняет их редактирование, организует перепечатку и считку этих документов.

2.8.  Еженедельно готовит для генерального директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.

2.9.  Следит за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составляет тематические обзоры по ним и информирует генерального директора.

2.10.  Контролирует сохранность документов в приемной генерального директора, правильность формирования дел.

2.11.  По указанию генерального директора ведет подготовку совещаний, обеспечивает оформление и хранение протоколов.

2.12.  Выполняет устные и письменные переводы, обеспечивая при этом точное соответствие переводов лексическому, стилистическому и смысловому содержанию оригиналов, соблюдения установленных требований в отношении используемых научных и технических терминов и определений. Осуществляет редактирование переводов.

2.13.  Организует выполнение указаний и поручений генерального директора по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа - и железнодорожных билетов, размещению командированных.

2.14.  Организует работу приемной, регулирует поток посетителей, самостоятельно решает вопросы о возможности приема.

2.15.  Контролирует подготовку дел секретариата к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

3. ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан:

3.1. Сохранять конфиденциальность информации.

3.2. Выполнять распоряжения руководства.

3.3. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов.

3.4. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

3.5. Обеспечивать сохранность документов.

4. ПРАВА

Секретарь-референт генерального директора имеет право:

4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений за информацией по вопросам подготовки документов.

4.2.Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.

4.3.Вносить руководству предложения о наказаниях и поощрениях работников секретариата.

4.4.Визировать проекты документов, представляемых на подпись генеральному директору.

4.5.Принимать участие в подборе и расстановке кадров технического персонала секретариата.

5.  ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт генерального директора несет ответственность за:

5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.

5.2. Несохранность конфиденциальной информации.

5.3.Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.

5.4.Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

5.5.Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

6.  ВЗАИМОСВЯЗИ

Секретарь-референт генерального директора в своей деятельности взаимодействует:

·  со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов;

·  с юридической службой
по вопросам согласования проектов распорядительных документов;

·  с вышестоящими организациями, со сторонними организациями, организациями власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов генерального директора.

Зам. директора Подпись

С инструкцией ознакомлена

Секретарь-референт Подпись Дата

3.11. Положение.

Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).

Положения бывают двух видов:

·  типовые, разрабатываемыми государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий, например: «Типовое положение об отделе кадров»;

·  индивидуальные, разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии, например: Положение о персонале МАВР»

Отдельную группу составляют положения о проведении каких-либо мероприятий: смотров-конкурсов, аукционов, тендеров, например: положение о конкурсе «Лучший программист».

Положение составляется на общем бланке организации.

Положение должно иметь:

·  наименование вида документа

·  дату

·  номер

·  заголовок к тексту

·  гриф утверждения

·  текст

·  подписи составителей

·  печать (при необходимости)

Датой положения является дата его утверждения руководителем или вышестоящим органом. Заголовок положения отвечает на вопрос

«о чём?», например: «Положение о Государственном реестре».

Текст положения может состоять из следующих разделов:

·  общие положения

·  задачи и функции

·  управления и структура

·  права и обязанности

·  контроль деятельности

·  служебные контакты

·  ответственность

Типовые и индивидуальные положения хранятся постоянно по месту разработки и утверждения, другие – 3 года после замены новыми (статья 13 «перечня документов с указанием сроков хранения»).

Положение о структурном подразделении

МАВР»

УТВЕРЖДЕНО

Приказом директора

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе документационного обеспечения

(службе делопроизводства)

1.  Общие положения

1.1. Отдел документационного обеспечения является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется исполнительному директору (заместителю директора) предприятия.

1.2. Отдел документационного обеспечения возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность приказом директора предприятия.

1.3. В своей деятельности отдел документационного обеспечения руководствуется Уставом предприятия, настоящим положением, стандартами и нормативно-методическими документами по делопроизводству.

2.  Задачи

2.1. Обеспечения единого порядка организации и ведения делопроизводства в подразделениях предприятия, унификация форм документов, создание образцов документов предприятия.

2.2. Регистрация и учет документов, ведение справочно-информационной работы по документам предприятия.

2.3. Внедрение новых информационных технологий в работе с документами.

3.  Структура

3.1. Структура и штаты отдела документационного обеспечения утверждаются генеральным директором предприятия с учетом специфики работы и объема документооборота.

3.2. В состав отдела документационного обеспечения входят: группа (участок) обработки входящих документов, группа (участок) исходящих документов, группа контроля, экспедиция, копировально-множительное бюро.

4. Функции

4.1. Организация делопроизводства на предприятии в соответствии с федеральными стандартами и нормативно-методическими документами Росархива и предприятия.

4.2. Организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях предприятия.

4.3. Прием, регистрация, учет хранение и рассылка поступающей, отправляемой и внутренней документации, оперативный поиск и выдача информации по документам.

4.4. Рассмотрение и проверка оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству предприятия.

4.5. Организация контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства предприятия.

4.6. Обеспечения соответствующего режима доступа к документам, имеющим гриф конфиденциальности, и использования информации, содержащейся в них.

4.7. Составление сводной номенклатуры дел предприятия, контроль за правильным формированием и оформлением дел в структурных подразделениях.

4.8. Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий на предприятии.

4.9. Разработка нормативно-методических документов по ведению делопроизводства на предприятии (инструкций по работе с документами, бланков служебных документов, унифицированных форм документов предприятия).

4.10. Участие в работе экспертной комиссии предприятия в работе поп подготовке к передаче в архив документов, имеющих долговременные (постоянные) сроки хранения, выделенные к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

4.11. Проведение мероприятий по повышению квалификации сотрудников предприятия, работающих с документами.

4.12. Оформление командировочных документов, регистрация командировочных сотрудников.

5. Права

5.1. Проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, вносить по итогам проверок предложения и рекомендации их руководителям для принятия соответствующих мер.

5.2. Требовать от руководителей структурных подразделений справок, информации, документов, других материалов, необходимых руководству предприятия, а также информации об исполнении документов, поручений и заданий руководства.

5.3. Возвращать в структурные подразделения на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных ГОСТом правил оформления.

6. Ответственность

6.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных на отдел задач и функций несет руководитель отдела.

6.2. Степень ответственности других работников отдела устанавливается должностными инструкциями.

7. Служебное взаимодействие

7.1. С руководителями структурных подразделений предприятия – по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения документов, подготовки и предоставления, необходимых руководству предприятия документов, использования служебной информации.

7.2. С юридическим отделом - по вопросам подготовки проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений, договоров, контрактов и др. документов.

7.3. С отделом кадров – по вопросам подбора, прием, увольнения, повышения квалификации и расстановки работников отдела.

7.4. Со службой материально-технического обеспечения – по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами.

7.5. С отделом информатизации – по вопросам проектирования, эксплуатации и внедрения автоматизированных информационных систем.

7.6. В пределах своей компетенции осуществляет взаимоотношения с другими организациями по вопросам работы с документами.

Исполнительный директор Подпись

4.1. Справка.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.

В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия обязано по просьбе сотрудника выдавать справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы (статья 62 ТК РФ).

Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты.

В правом верхнем углу предоставляется место предоставления справки в именительном падеже, например: отделение милиции, школа № 21.

На справке должна обязательно стоять дата её подписания, подпись и печать. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре.

Справка о зарплате работника

Эмблема № 21

МАВР»

Адрес, телефон

СПРАВКА

04.01.2012 № 5

работает дизайнером отдела рекламы МАВР» с окладом 6200 рублей.

Директор Подпись

Главный бухгалтер Подпись

Одним из вариантов является справка, составляемая по запросам руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал. Такие справки могут быть внутренними и внешними документами. Справки, предназначенные для руководителя предприятия, и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель).

Справки, составляемые по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке.

Сведения по нескольким вопросам делятся на разделы (по числу вопросов). Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй – подшивается в дело. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Справки по основной деятельности предприятия с важными выводами и предложениями могут храниться постоянно (статья 39 «перечня документов с указанием сроков хранения»).

4.2. Объяснительная записка.

Объяснительные записки составляются по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.

Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки должны иметь дату, указание адресата и подпись составителя.

Объяснительная записка

Отдел ценных бумаг

Заместителю директора

банка «Кедр»

04.03.2012

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Сводный отчет отдела за III квартал 2005 г. не был представлен в указанный срок в связи с повреждением факс-модемной связи и отсутствием отчетных данных филиалов банка.

Начальник отдела Подпись

В зависимости от важности освещаемого вопроса объяснительные записки могут храниться от 1 года до 5 лет (статьи 343, 413 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

4. Документы по личному составу.

На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. К документам по личному составу относят документы, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников. К таким документам относятся:

·  трудовые договоры, заключенные предприятием с работником

·  приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника)

·  трудовые книжки

·  личные карточки формы Т – 2

·  личные дела

·  лицевые счета по заработной плате

С 2001 года введены в действие обновленные унифицированные формы документов:

·  приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. Т – 1)

·  личная карточка (ф. Т – 2)

·  учетная карточка научного работника (ф. Т – 4)

·  приказ (распоряжение) о переводе (ф. Т – 5)

·  приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. Т – 6)

·  приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф. Т – 8)

Типовые формы распространяются на предприятия всех форм собственности на всей территории Российской Федерации.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

Например, при рассмотрении трудового спора в суде большое значение имеет не только соответствие документов трудовому законодательству, но и их оформление по установленным правилам. Даже при верном применении трудового законодательства кадровая служба предприятия нередко проигрывает судебные споры с работниками из-за ошибок в документах (отсутствии каких-либо реквизитов или их неправильном оформлении).

Для документационного оформления работы с персоналом, кадровая служба предприятия должна вести следующие документы и учетные формы:

·  штатное расписание (форма № Т – 3)

·  структура и штатная численность предприятия

·  правила внутреннего трудового распорядка

·  положение о персонале предприятия

·  должностные инструкции работников предприятия

·  положения о структурных подразделениях

·  положение об аттестационной комиссии предприятия

·  книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

·  книга регистрации приказов (по личному составу и по отпускам)

·  табели учета рабочего времени

·  графики отпусков (форма № Т – 7)

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» – ФЗ относит к категории конфиденциальной информации.

Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов в следующей последовательности:

·  резюме

·  анкета

·  трудовой договор с работником

·  приказ о приеме

·  запись в личной карточке ф. Т – 2 и личном деле

·  запись в трудовой книжке

Копии приказа о приеме, по усмотрению организации, могут быть направлены в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.

Увольнение работника производится в следующей последовательности:

·  заявление работника об увольнении

·  приказ об увольнении

·  запись в личной карточке ф. Т – 2 и личном деле

·  запись в трудовой книжке

·  закрытие лицевого счета по заработной плате

Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю (статья 80 ТК РФ). Кадровая служба готовит проект приказа об увольнении и предоставляет на подпись руководителю. После подписания приказа делается запись об увольнении в трудовой книжке работника и его личной карточке ф. Т – 2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

При переводе работника на другую должность в рамках предприятия порядок оформления документов производится в следующей последовательности:

·  приказ о переводе на другую должность

·  запись в личной карточке ф. Т – 2 и личном деле

·  запись в трудовой книжке

·  запись в лицевом счете по заработной плате

Руководитель предприятия издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и личной карточке ф. Т – 2. Копии приказов направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

При рациональном организованном делопроизводстве приказы о приеме, переводе и увольнении составляются в одном экземпляре. В бухгалтерии только знакомятся с приказом, проставляя отметку: «с приказом ознакомлен» и возвращают приказ в отдел кадров. Личные дела не заводятся за исключением руководителей, т. к. вся необходимая информация о работнике содержится в личной карточке ф. Т – 2.