Основы делопроизводства (стр. 5 )

Примерный перечень этих групп документов:

·  письма, присланные в копии для сведения;

·  телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;

·  сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;

·  графики, наряды, заявки;

·  учебные планы, программы, копии;

·  поздравительные письма и пригласительные билеты;

·  бухгалтерские документы;

·  печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

·  формы статистической отчетности.

Перечень утверждается руководителем. Периодически в него могут вноситься изменения.

Третья группа – это документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Четвертая группа документов составляет порядка 60% (– 20 – 15 = 60), которые и направляются секретарем на рассмотрение руководства организации.

Однако наиболее рациональна система распределения поступающих потоков документации, когда руководству организации на рассмотрение поступает не 60-65% документов, а 10 – 15%, а в структурные подразделения организации направляется 85 – 90%.

100% - поступающие потоки документов, из них

10 – 15% направляются на рассмотрение руководству организации, а

85 – 90% - в структурные подразделения организации

Каким же образом достичь такого результата, и каковы здесь задачи секретаря?

Чтобы это осуществить, в организации необходимо применить метод делегирования полномочий. Это означает, что руководитель организации поручает (делегирует свои полномочия) одному из опытных работников регистрировать оставшиеся 60-65% поступающих документов и распределять их следующим образом: 10-15% - руководству организации, 45-50% - в структурные подразделения. С этой целью руководитель организации издает приказ (распоряжение), где назначает должностное лицо, ответственное за подобное распределение документации, перечисляет группы документов, подлежащие распределению этим должностным лицом, доводит до сведения руководителей структурных подразделений, что эти документы должны исполняться без резолюции руководителя, на основании отметки назначенного им должностного лица.

Такая рациональная система распределения поступающих документов способствуют более оперативному их исполнению и, что самое главное, освобождает руководство организации от рассмотрения ненужной для него документации.

После предварительного распределения поступающих потоков документов секретарь регистрирует необходимые группы документов и отправляет их на рассмотрение руководству и исполнение в структурные подразделения или конкретным должностным лицам/

Документы регистрируются в день их поступления. Как правило, это требование инструкции по делопроизводству секретарями выполняется. Но вот второе требование инструкции – документы рассматриваются руководителем организации в день поступления – зачастую не соблюдается по различным причинам. В процессе рассмотрения документа руководитель накладывает свою резолюцию.

В резолюции в качестве исполнителей может быть указано несколько должностных лиц или структурных подразделений. Ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в резолюции первым, однако все исполнители отвечают за качество результата. Это правило должно быть зафиксировано в инструкции по делопроизводству.

Рассмотренные руководителем документы возвращаются секретарю, а он вносит содержание резолюции в регистрационно-контрольную форму (далее - РКФ), а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии, размноженные секретарем.

Если к документу имеется многостраничное приложение, оно передается поочередно всем исполнителям.

При рассмотрении руководитель ставит некоторые группы документов на контроль, о чем секретарем делается отметка на документе и РКФ.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируется по тем же правилам, что и письма, а затем передается на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается и передается должностному лицу, которому она адресована.

Поступившие оригиналы документов с электронной копией должно иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

5.2. Обработка отправляемых документов

Отправляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

·  составление проекта документа исполнителем;

·  проверка правильности оформления проекта документа;

·  согласование проекта документа;

·  подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

·  регистрация документа;

·  отправка документа адресату

·  подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Документы, отправляемые организацией, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется секретарем в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.97.№ 000.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Телеграммы, составленные в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 28.08..97 № 000.

Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

5.3. Обработка внутренних документов

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:

·  составление проекта документа исполнителем;

·  проверка правильности оформления проекта документа;

·  согласование проекта

а на этапе исполнения – прохождению поступающих документов.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу
для проверки для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем секретарю, который контролирует правильность их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

Копии подписанных руководителем распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

5.4. Регистрация документов.

Регистрация документа – запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Документ, подлежащий регистрации, получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Затем этот номер проставляется на документе.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т. е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником, например, секретарем - референтом.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

Может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая регистрируется в структурных подразделениях.

При регистрации каждой группы документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается в рамках одного года, с 1 января по 31 декабря, начиная с номера № 1 (или № 01).

6. Составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел обеспечивает систематизацию документов в делопроизводстве, представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их учета и обеспечения сохранности.

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатура является необходимой для правильного формирования документов в дела, учета дел и оперативного их использования.

Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии.

В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» («дирекция», «отдел документационного обеспечения управления», «общий отдел»), ему присваивается индекс «1». Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов (2, 3 и т. д.).

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например, в индексе соответствует секретариату, а 2 – порядковому номеру дела).

В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: протоколы, приказы. После них указываются переписка и другие информационно-справочные документы.

Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.

Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

·  название вида документа (приказы, договоры, протоколы);

·  краткое содержание («Переписка с по строительству автостоянки»);

·  дата (период) к которому относятся документы дела («Приказы по основной деятельности за 2006 г.»);

·  слова «копии», если дело сформировано из копий документов (например, «Решения Совета директоров за 2006 г. Копии»).

Номенклатура дел учебно-методического отдела вуза

Индекс	Заголовок дела (тома)	Кол-во дел	Срок хран., статья по перечню	Примечание
06	УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ
06-01	Нормативные акты по вопросам образования. Приказы и инструктивные письма министерства образования Российской Федерации по учебно-методическим вопросам. Копии		До минования надобности Ст.1 б
06-02	Государственные образовательные стандарты по (направлениям) специальностям		До минования надобности
06-03	Графики расписания занятий, экзаменов		6 лет
06-04	Учебные планы по специальностям		До минования надобности
06-05	Обзорные (оперативные) учебные планы		1 год
06-06	Нормативные акты университета. Копии		До минования надобности ст.1 б.
06-07	Положение об учебно – методическом отделе		До минования надобности ст.1 б.
06-08	Должностные инструкции сотрудников. Копии		До минования надобности	Подлинник в отделе кадров
06-09	Приказы ректора по учебно-методической деятельности. Копии		До минования надобности <1>
06-10	Приказы ректора по личному составу студентов. Копии		75 лет, ст. 6 б.
06-…	……
06-15	Расписание занятий очного отделения		5 лет
06-16	Расписание занятий заочного отделения		6 лет
06-…	…….

7. Формирование и оперативное хранение дел.

Делом является совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел руководства предприятия проводит, как правило, секретарь-референт или другой специально назначенный работник службы делопроизводства под непосредственным контролем руководителя предприятия.

Формирование дел осуществляется в соответствии в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия.

Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

·  в дело помещаются документы, работа по которым завершена;

·  документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

·  документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

·  документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

·  каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.);

·  в дело формируются, как правило, документы одного года;

·  в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также проекты документов, черновики документов;

·  документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности, т. е. только что исполненные документы будут подшиты в папке сверху;

·  Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело;

·  Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

Договоры предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие договоры, заключенные между предприятиями, вторую – трудовые договоры (контракты) с работниками.

Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы по личному составу предприятия формируются по алфавиту фамилий сотрудников.

Документы ограниченного доступа с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» формируют отдельно от остальных документов предприятия.

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения.

При формировании дел используются скоросшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов и на годовую подшивку документов, а также папки-файлы, позволяющие подшивать в 2-3 раза больше.

С момента заведения и до передачи в архив предприятия или госархив дела хранятся по месту их формирования. Такое хранение называют оперативным хранениям документов в делопроизводстве.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение одного года – трех лет, а затем сдаются в архив.

Библиографический список

1. Основная литература

1.  Гринберг, обеспечение управления: электронный учебник / . – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2011.

2.  Бородина, в бухгалтерском учете: учебное пособие / . – М.: ИНФРА-М, 2008. – 304 с.

3.  Кирсанова, делопроизводство: учебное пособие / . - 4-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2011. – 312 с.

4.  Крюкова, управленческой деятельности: учебное пособие / . – М.: ИНФРА-М, 2008. – 268 с.

5.  Кузнецов, : учебно-справочное пособие / . - 4-е изд. – М.: Дашков и К, 2007. – 520 с.

2. Дополнительная литература

6.  Чуковенков, оформления документов: комментарий к ГОСТ Р 6.30 – 2003 / . – М.: Велби, 2004. – 216 с.

7.  Богатая, и бухгалтерия: учебно-практическое пособие / . – М.: Дело, 2007. – 360 с.

8.   

3. Методические указания, рекомендации и другие материалы к занятиям

9.  Сафронова, управленческой деятельности: методические указания для выполнения контрольной работы / . – Абакан.: Хакасское книжное издательство, 2009. – 10 с.

10.  Сафронова, управленческой деятельности: курс лекций / . - Абакан: Хакасское книжное издательство, 2006. – 88 с.

11.  Рогожин, обеспечение управления: учебно-практическое пособие / . – М.: Велби, 2006. – 384 с.

12.  Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти: Утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 01.01.01 года № 000.

13.  ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: Принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 01.01.01 г. .

14.  ГОСТ 7.1 – 2003. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления.

15.  Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Приложение к приказу Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 000.