Планирование ресурсов и составление бюджета (стр. 4 )

1). Подробное описание арендуемого оборудования.

2). Обоснование необходимости аренды каждой единицы оборудования для реализации Программы.

Подтверждением аренды оборудования являются договоры, коммерческие предложения или прайс-листы (от не менее 3 поставщиков), копии которых можно представить вместе со сметой.

Пример. Затраты на аренду дорогостоящего оборудования

Использование офисного оборудования,
инвентаря и других материально-технических средств

№	Наименование мероприятий	Материально-технические ресурсы	Расчет объемов
1.	Подготовка текста договора Составить план работ	Компьютер Принтер Ксерокс Телефон, факс	5 час 20 листов 10 листов 5 час
2.	Сформировать рабочие группы	Компьютер Принтер Телефон, факс	5 часа 10 листов 15 часов
3.	Проведение семинаров Проведение «круглого стола» по результатам проекта	Медиапроектор Компьютер Видеокамера	30 часов 30 часов 10 часов
4.	Работа по проекту Подготовка печатного издания	Компьютер Принтер Ксерокс Телефон, факс	50 часов 20 листов 100 листов 20 часов
5.	Написание финансовых и содержательных отчетов	Компьютер Принтер Телефон, факс	10 часов 50 лисов 5 часа
	ИТОГО	Компьютер Принтер Ксерокс Медиапроектор Видеокамера Телефон, факс	100 часов 100 листов 110 листов 30 часов 10 часов 45 часов

I% – процент использования офисного оборудования

Если 3 месяца	12 недель* 5 рабочих дней* 8часов	480 раб. часов
Если 6 месяцев	6*22,5*8	1080 раб. часов
Среднестатистическое количество рабочих дней – 22,5, а продолжительность рабочего дня – 8 часов.
	Использование техники для проекта в % от общего количества рабочих часов
Компьютер Медиапроектор Видеокамера Телефон, факс	100 /480*100=20,8% 30 /480*100=6,25% 10 /480*100=2,08% 45 /480*100=9,38%
	Использование техники для проекта в % от общего потребления организации за тот же промежуток времени
Если 3 месяца	Общее количество копий за тот же промежуток времени – 1000 листов Общее количество принятых листов по факсы за тот же промежуток времени – 1000 листов
Принтер Ксерокс	100 /1000*100%=10% 110 /1000*100%=11%

·  Использование собственного оборудования

Расчет расходов в данном случае производится на основании амортизационных начислений.

Кам (норма амортизации)= 1/Эп(эксплуатационный период в месяцах)*100%

Sам (сумма амортизации) = Sк (стоимость компьютера) * Кам *Nм(количество месяцев эксплуатации компьютера в проекте)*I%

Эп = 5 лет = 60 месяцев

Sк = 20000руб.

Кам = 1/60*100%=1,67%

Sам = 20000*1,67%*3*20,8%=208,4руб.

·  Использование арендуемого или привлеченного оборудования

Расчет ведется на основе прайс-листов, счетов (не менее трех поставщиков).

Текущие затраты (услуги связи, Интернет, оплата расходных материалов и канцтоваров, малоценного оборудования и инвентаря)

Наименование затрат	Кол-во	Стоимость за одну шт.	Из бюдж. средств (тыс. руб.)	Из собств. ресурсов (тыс. руб.)	Всего (тыс. руб.)
1.
ИТОГО:

8-1. Связь и коммуникации – указываются затраты на услуги электронной почты и Интернет, а также почтовые расходы и междугородние переговоры. Рассчитывается по формуле:

Сумма в руб. в месяц * кол-во месяцев

Обоснование затрат включает:

1). Обоснование необходимости затрат на связь и коммуникацию для реализации Программы.

2). Обоснование суммы затрат для реализации Программы

3). В случае если в смете Программы предусматриваются затраты на междугородние переговоры, то необходимо обоснование необходимости таких затрат.

Подтверждением являются договоры, коммерческие предложения или прайс-листы (от не менее 3 поставщиков), копии которых можно представить вместе со сметой. Количество месяцев не должно превышать период выполнения Программы.

8-2. Расходные материалы, канцелярские принадлежности – указываются канцелярские принадлежности и расходные материалы. Рассчитывается по формуле:

Сумма в руб. в месяц * кол-во месяцев

Обоснование затрат включает:

1). Описание приобретаемых расходных материалов и канцелярских принадлежностей и обоснование их необходимости для реализации Программы.

2). Обоснование необходимого количества расходных материалов и канцелярских принадлежностей для реализации Программы.

Подтверждением являются договоры, коммерческие предложения или прайс-листы (от не менее 3 поставщиков), копии которых можно представить вместе со сметой. Количество месяцев не должно превышать период выполнения Программы.

8-3. Услуги банка

Включаются услуги банка по операциям со средствами субсидии. За счет предоставляемой субсидии услуги банка не финансируются. Расходы на услуги банка при реализации Программы должны быть учтены за счёт собственных ресурсов.

Пример. Текущие затраты

Бумага и тонер-картриджи требуются для печати необходимых для проекта документов, сдачи отчетности.

Интернет необходим для получения электронной почты, работы с порталами.

Канцтовары потребуются в процессе работы всех членов команды проекта.

Затраты на оплату транспортных расходов

Указываются все затраты на проезд исполнителей и участников Программы; на доставку участников и благополучателей Программы до места проведения мероприятия и т. д., на перевозку грузов, аренду автомобилей и т. д. Рассчитывается на основании фактической собранной информации.

Стоимость проезда в руб. * кол-во поездок * кол-во человек

Описание транспортного средства	Стоимость проезда перевозки (тыс. руб.)	Кол-во поездок	Кол-во человек	Из бюдж. средств (тыс. руб.)	Из собств. ресурсов (тыс. руб.)	Всего (тыс. руб.)
1.
ИТОГО:

Обоснование затрат включает:

1). Обоснование необходимости оплаты транспортных затрат для реализации Программы.

2). Подробное описание маршрута планируемых поездок, кол-ва человек, а также стоимости проезда.

Подтверждением транспортных затрат являются договоры, коммерческие предложения или прайс-листы (от не менее 3 поставщиков), копии которых можно представить вместе со сметой.

Пример. Затраты на оплату транспортных расходов

Проездной билет на метро (для волонтеров) 350 руб./мес. (*9 мес.*5 человек)

Затраты на оплату услуг сторонних организаций

Указываются затраты, связанные с оплатой сторонних организаций, участвующих в проведении мероприятий

Наименование работ, товаров, услуг	Кол-во	Стоимость единицы (тыс. руб.)	Из бюдж. средств (тыс. руб.)	Из собств. ресурсов (тыс. руб.)	Всего (тыс. руб.)
1.
ИТОГО:

Обоснование затрат включает:

1). Подробное описание приобретаемой услуги, работы, товаров и ее стоимости.

2). Обоснование необходимости оплаты услуг сторонней организации для реализации Программы.

Подтверждением затрат на оплату услуг сторонних организаций являются договоры, коммерческие предложения или прайс-листы (от не менее 3 поставщиков), копии которых можно представить вместе со сметой.

При наличии типографских расходов – указываются расходы на печать публикаций, рекламно-издательские расходы, печать и тиражирование учебных пособий и т. д.

Обоснование затрат включает:

1). Список планируемых изданий с указанием объема печатного издания, формата, наличия иллюстраций.

2). Обоснование необходимого количества изданий/публикаций для реализации Программы.

Подтверждением является договор с типографией или калькуляция затрат, копии которых можно представить вместе со сметой.

Оценка эксперта

Как правило, все начинается с формального анализа заявок на соответствие условиям конкурса, который проводят сами чиновники или нанятые для этих целей эксперты. На этой стадии учитываются:

·  сроки подачи документов

·  комплектность заявки

·  наличие всех необходимых подписей и печатей

·  а также соответствие заявки тематическим приоритетам конкурса. При этом рамка, как правило, задается широкая.

Участникам предлагается инициировать проекты в определенной сфере (образование, здравоохранение, культура, экология и т. д.), или исследовать любые аспекты гражданского общества, или предлагать инициативы по поддержке любых незащищенных граждан, или вообще делать все что угодно, лишь бы от имени молодежных организаций.

Конкурсы с четкими тематическими приоритетами встречаются редко. На федеральном уровне так работает, например, Фонд поддержки детей, находящихся в трудной жизненной ситуации. Через него финансируются вовсе не любые проекты по поддержке любых категорий детей, столкнувшихся в своей жизни с трудностями. Тематическими приоритетами финансирования проектов в рамках конкурса фонда являются: профилактика семейного неблагополучия и социального сиротства детей, восстановление благоприятной для воспитания ребенка семейной среды, семейное устройство детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей; социальная поддержка семей с детьми-инвалидами для обеспечения максимально возможного развития таких детей в условиях семейного воспитания, их социализации, подготовки к самостоятельной жизни и интеграции в общество; социальная реабилитация детей, находящихся в конфликте с законом (совершивших правонарушения и преступления, осужденных за совершенные преступления, в том числе условно осужденных, закончивших отбывать наказание), профилактика безнадзорности и беспризорности детей, преступности несовершеннолетних, в том числе рецидивной.

Это упрощает отбор заявок на втором этапе, когда нужно не просто проверить проекты на соответствие тематическим приоритетам, а выбрать среди них те, что лучшим образом отвечают целям конкурса.

Прошедшие предварительный отбор заявки в лучшем случае передаются зарекомендовавшим себя экспертам для качественной оценки. В худшем – оцениваются самими чиновниками и нанятыми на роль оценщиков лояльными экспертами.

Поддержанные заявки проходят финансовую экспертизу, после которой сумма предоставленного финансирования может оказаться значительно меньше запрашиваемой.

На оценку эффективности распределения государственных средств через конкурсы в России закладываются минимальные деньги (чаще такая расходная строка отсутствует вовсе). В цивилизованных странах расходы на эти цели могут достигать 10% бюджета конкурса.

Сами заявки и координаты их авторов редко размещаются в публичном доступе (как и отчеты о том, как организации осуществили поддержанные проекты). Это сужает возможности участия в экспертизе проектов представителей гражданского общества и порождает возможности для злоупотреблений.

По мнению экспертов, так называемое «отмывание» денег или необходимость, например, отчитаться за выполнение какой-либо программы проведением конкурса – не единственные и, может быть, даже не основные причины непрозрачности распределения средств. У чиновников нередко не хватает компетенции для организации отбора претендентов на финансирование, а также времени и сил на изучение специфики этой деятельности. Другие просто выгорели – сомневаются, что с имеющимися проблемами (одним из инструментов решения которых и являются конкурсы) можно справиться в обозримом будущем. Поэтому при проведении конкурсов они предпочитают обходиться минимальным количеством ресурсов (как человеческих, так и финансовых).

Критерии оценки бюджета

1. четко разграничиваются средства, получаемые от донора и из других источников.

2. соответствует описательной части заявки.

3. сумма достаточна для обеспечения всех работ, указанных в описательной части заявки.

4. подробен.

5. включает все статьи, финансируемые донором.

6. включает все статьи, финансируемые из других источников (в том числе из собственных ресурсов заявителя).

7. включает все виды работ на добровольной безвозмездной основе.

8. отделяет расходы на пособия и налоги от заработной платы.

9. включает оплату консультантов и других работников по контракту.

10. отделяет оплату труда от прочих прямых расходов.

11. включает все непрямые расходы, если нужно.

12. учитывает текущий уровень инфляции.

И др.

При оценке способности организации-исполнителя реализовать программу (проект) с учетом материально-технической, кадровой и финансовой базы организации-заявителя эксперт дает ответы на вопросы (один из вариантов экспертизы проектов)

№	Параметры	Оценка
1.	Предшествующий опыт работы организации-исполнителя свидетельствует о ее способности осуществить программу (проект) такого масштаба с запланированным бюджетом
2.	Приложенные к программе (проекту) документы подтверждают обоснованность и выполнимость бюджета программы (проекта)
3.	Представленные документы (балансовый отчет, пояснительная записка с указанием видов, направлений и объемов оказания услуг и предпринимательской деятельности и др.) подтверждают наличие собственных денежных средств и доходов, указанных в качестве источника, предусмотренного бюджетом программы (проекта)
4.	Организация – исполнитель в состоянии привлечь запланированные дополнительные финансовые и материальные ресурсы, необходимые для реализации программы (проекта)
5.	Представленные документы подтверждают участие в реализации программы (проекта) организаций-соисполнителей и наличие у них собственных ресурсов, привлекаемых к реализации программы (проекта)
6.	Наличие собственных материально-технических ресурсов, необходимых для реализации программы (проекта)
7.	Представленные финансовые документы свидетельствуют об отсутствии финансовых задолженностей
8.	Сотрудники организации-исполнителя обладают достаточной квалификацией для реализации программы (проекта)
9.	Доля расходов по программе (проекту) на административно-управленческие цели не превышает 20% от общей суммы запрашиваемых средств.
10.	Наличие привлеченных средств
	Итого
ЛИБО:	ДА/НЕТ
1	Статьи расходов по Программе в полной мере соответствуют запланированным мероприятиям
2	После завершения Программы обязательно потребуется дополнительное финансирование, без которого эффект выполнения Программы существенно снизится
Если в пункте 2 выбрано «НЕТ», то пропустите пункты 3 и 4 и переходите к пункту 5.
3	Источники требуемого после завершения Программы дополнительного финансирования определены
4	Имеются основания считать, что требуемое после завершения Программы дополнительное финансирование будет обеспечено
5	В бюджете Программы имеются значительные (достаточно крупные) статьи расходов, которые могут быть сокращены без ущерба для результата
6	Указанные в бюджете цены являются реальными (не завышенными)
7	Расходы по Программе обоснованы
8	Общая сумма затрат по Программе соответствует запланированным результатам
9	Программа обладает достаточным уровнем «прозрачности», доходы, расходы и реализация Программы могут быть проконтролированы

Примеры оценки экспертов

·  Документов, подтверждающих участие соисполнителей нет. О какой квалификации сотрудников организации можно говорить, если для проведения основного мероприятия запрашивается более 100 тысячи рублей для оплаты привлеченных специалистов. Автор текста проекта не сочла возможным прокомментировать затраты по бюджету.